- en manual fra Skolekonsulenterne.dk. Versionsdato: Oktober En god kontorpakke! Opdateret til OpenOffice 3

Transkript

1 - en manual fra Skolekonsulenterne.dk Versionsdato: Oktober 2008 En god kontorpakke! Opdateret til OpenOffice 3

2 Indholdsfortegnelse Generelt om manualer fra Skolekonsulenterne.dk...4 OpenOffice Denne manual...5 OpenOffice (OO) vs Microsoft Office (MSO)...5 Hjælp!...5 Hent programmet...6 Filformater...7 PDF'er i OO...7 Lav en PDF'er...7 Åbn / gem...8 Gem som...9 Tekstbehandling...10 Værktøjslinjer...10 Indsætte billeder...10 Ombrydning...11 Billeder fra nettet...11 Avanceret omgang med billeder...12 Regneark...13 Sum-funktion...13 Gennemsnit...13 Funktionsguide...14 Tilpas udskrift...14 Diagrammer...15 Præsentation...17 Kom i gang...17 Brugerfladen...17 Indsæt billede...18 Egenskaber for billeder og andre objekter...18 Diasovergang...19 Brugerdefineret animation...20 Interaktion...21 Udskriftfaciliteter...22 Tegning...23 Arbejdsfladen...24 Indsæt et billede...25 Placer og skaler objekter præcist...26 Justering...27 Billeder...28 Overskriftsværktøj...29 Tekst...29 Fritekst...29 side af 33

3 Tekst i tekstramme...29 Lag...30 Lækre detaljer...30 Forbindelse...30 Dubliker...31 Ton over...32 Afslutning...33 side af 33

4 Generelt om manualer fra Skolekonsulenterne.dk Manualerne er som udgangspunkt bygget op omkring både teori/teknik og praktisk arbejde. Som regel kan man finde beskrivelse af (stort set) alle menupunkter og evt. værktøjer i værktøjslinjer i det pågældende program. Materialet er løbende under udvikling derfor også versionsdatoen på forsiden af materialet. Vi bestræber os på, at manualerne både er teknisk og sprogligt korrekte. Manualerne må frit kopieres og distribueres men de må under ingen omstændigheder ændres eller på anden måde manipuleres! Vi anbefaler at man udskriver i farver, da alle billeder og illustrationer er i farver. Finder man fejl / mangler i materialet, er man meget velkommen til at skrive en mail til os. Skriv på esk@toender.dk eller br2@toender.dk. Angiv meget gerne: Hvor har du manualen fra? Hvilken versionsdato har manualen og giv også gerne en vurdering af materialets kvalitet! I forbindelse med al viderebrug og spredning skal du gøre licensvilkårene for dette værk klart for andre. Alle disse vilkår kan frafaldes, hvis du får tilladelse af rettighedshaveren. Nothing in this license impairs or restricts the author's moral rights. side af 33

5 OpenOffice 3.0 OpenOffice 3.0 er sidste nye udgave af programpakken indeholdende applikationer til at lave tekstbehandling, regneark, præsentationer, vectortegninger (layout) og databaser. OpenOffice er en 100% gratis programpakke, som frit må bruges af alle såvel private som i erhvervsøjemed. OpenOffice er såkaldt OpenSource, hvilket vil sige at alle har adgang til selve kildekoden bag programmet. I praksis betyder det hurtige fejlretninger m.m. Denne manual I denne manual vil vi lave en kort introduktion til de 4 hovedprogrammer i pakken, nemlig tekstbehandling, regneark, præsentationer og tegning. Vi håber at manualen kan vise, hvordan arbejdsflowet i OO minder meget om man arbejder i lignende programmer, f.eks. fra Microsoft og at manualen samtidig kan understrege hvor stærkt OO i virkeligheden er! Hvorfor betale for en programpakke, når man kan få de samme funktioner ganske gratis?? OpenOffice (OO) vs Microsoft Office (MSO) Den største forskel på disse programpakker er... prisen! Dermed ikke sagt at OO er en komplet kopi af MSO men det ligner meget. OO er tilmed i stand til at åbne filer fra MSO samt at gemme i MSO-format. I kontorpakkerne handler meget om kompetencer og at kunne flytte disse. Der er utroligt mange funktioner, der altid er helt ens, uanset om man bruger OO eller MSO. Tænk f.eks. på disse funktioner: På samme måde med de fleste menufunktioner. OO er altså ikke en helt ny verden blot et bud på en stærk og gratis kontorapplikation!! Hjælp! I alle programmerne i pakken er der en stor hjælpesektion den er på dansk og vi opfordrer alle til at bruge den. Hjælpefunktionen kan være med til at læse såvel store som små opgaver i det daglige arbejde med OO. Vælg menuen Hjælp eller tryk på tasten F1 side af 33

6 Hent programmet Der er flere måder at få programpakken på man kan rekvirere en konsulent-dvd (se mere på eller man kan downloade hele programpakken på da.openoffice.dk ca. 100 megabytes. Den officielle hjemmeside for hele projektet (international): side af 33

7 Filformater Vi anbefaler på det kraftigste, at man anvender OO's egne filtyper og ikke gemmer konsekvent som.doc (MSO) eller lignende. Det er også vores anbefaling, at alle brugere (f.eks. på en skole) bruger programmet såvel på arbejds- som private maskiner. Enhver oversættelse mellem programpakker er en konvertering man risikerer at resultatet ikke er 100% tilfredsstillende! PDF'er i OO På flere punkter er OO stærkere end MSO og her er et af punkterne: Direkte eksport til PDF-filer (er dog kommet som plugin til MSOffice2007) PDF = Portable Document Format PDF'er har nogle indlysende fordele, specielt når man lægger PDF'erne på sine hjemmeside, på skolens intranet m.m.: Alle kan læse dokumentet Alle kan printe dokumentet Dokumentet ser ud præcist som da du lavede det uanset modtagerens tekstbehandlingsprogram m.m. Ingen kan ændre i dokumentet Eneste krav er den gratis: Adobe Acrobat Reader, som man finder gratis på nettet (eller på konsulent-dvd'en) NB! Man kan ikke redigere i et dokument af PDF-typen. Arbejdsgangen er derfor altid følgende: 1. Lav dit dokument, regneark eller lignende 2. GEM på helt normalvis 3. Lav nu din PDF'er Vi anbefaler at man ALTID bruger PDF'er de steder, hvor modtageren ikke har behov for at kunne redigere i dokumentet! Lav en PDF'er Du kan enten bruge Filer - Eksporter som PDF eller knappen PDF eller Bemærk dog: Knappen til PDF bruger altid de sidst anvendte indstillinger, som angivet under Eksporter som PDF. I de fleste tilfælde er det helt ok, men der kan være tilfælde, hvor man bør kigge lidt på indstillingerne (f.eks. hvis høj kvalitet på billederne er altafgørende). side af 33

8 Vi anbefaler at man bruger pdf-knappen - har man brug for mere avancerede muligheder, anvendes Filer - Eksporter som PDF På da.openoffice.dk kan man finde en kort (men meget uddybende) manual omkring avanceret brug af PDF-funktionen! Åbn / gem Når man åbner en fil i OO, foregår det som i alle andre programmer under Windows XP: eller Det vigtige er blot at se de mange filtyper, OO kan importere: side af 33

9 Gem som... Som vi har skrevet ovenfor, anbefaler vi at man altid anvender OO's eget format. Der kan dog være tilfælde, hvor det er nødvendigt at gemme i f.eks. MSO-format. Vælg Filer - Gem som side af 33

10 Tekstbehandling I det følgende vil vi gennemgå de grundlæggende operationer i tekstbehandlingsprogrammet i OO. Værktøjslinjer Arbejder man meget med billeder, tabeller eller lignende, kan det være en fordel at aktivere nogle ekstra menubjælker: Her kan man slå til / slå fra efter behov! Indsætte billeder I OO kan man naturligvis arbejde med billeder. Vælg Indsæt - Billede - Fra fil Du kan nu indsætte et billede, du har gemt på din harddisk. side af 33

11 Ombrydning Når man har indsat et billede, er det godt at kende til Ombrydning. Ombrydning kan man tilgå på flere måder her vist en mulighed: Højreklik på billedet, vælg Ombrydning Billeder fra nettet Vi anbefaler at man kigger på her er mange og flotte billeder, som man uden problemer (og helt lovligt) kan kopiere og indsætte i sit dokument. Et eksempel: side af 33

12 Avanceret omgang med billeder Når man arbejder med billeder i bl.a. tekstbehandlingsprogrammet, får man faktisk mulighed for at anvende avancerede værktøjer på sine billeder. Når man markerer et billede, vil billedemenuen dukke op: (dukker menuen ikke op, vælg da Vis - Værktøjslinjer - Billede ) Uden at gå i dybden skal blot fremhæves nogle muligheder: Gennemsigtighed Omfarvning Filtre (magi!) og farve/lys-justering Eksempler: side af 33

13 Regneark Regnearket i OO fungerer på alle væsentlige områder præcist som f.eks. MSO. I det følgende vil vi beskrive nogle af de grundlæggende funktionaliteter. Sum-funktion I MSO kender de fleste Auto-sum funktionen og denne genfinder vi også i OO. Her står vi i A9 og vælger Sum-funktionen det giver følgende resultat: Et klik på Enter (Return) eller det grønne rettetegn så er den operation i hus!! Gennemsnit I OO hedder funktionen (formlen) for gennemsnit MIDDEL. Her vist som eksempel: Vi ønsker middelværdien (gennemsnittet) for cellerne D1 og D2 formlen i D3 hedder således =middel(d1:d2) side af 33

14 Funktionsguide Selv en konsulent kan blive forvirret og glemme hvordan var det nu lige.... I regnearket er der derfor en funktionsguide, så man kan finde nøjagtigt den funktion/formel, man har behov for. Her kan man se alle funktioner, vælge kategorier m.m. - læg mærke til, at funktionen beskrives i højre del af funktionsguiden. Tilpas udskrift Når man udskriver et regneark, sker det ofte at standard-udskriften fordeles over flere sider og det er træls! Her kan man i OO tilpasse sin udskrift, så man får det ønskede resultat. Vælg Filer - Vis udskrift Vælg derefter knappen Nu kan man tilpasse udskriften helt som ønskeligt under fanebladet Ark : side af 33

15 Diagrammer En vigtig del i anvendelsen af regneark er oprettelsen af diagrammer. Også denne funktionalitet er naturligvis indbygget i OO og på en nem måde! 1. Markér de celler du vil medtage i diagrammet 2. Vælg knappen Diagram Der dukker nu et lille diagram op på skærmen (kan gøres mindre/større efterfølgende!) + værktøjerne til at definere diagrammet! 4. Nu skal der træffes diverse valg gør dine valg og tryk Næste side af 33

16 Tryk til slut på Opret og dit diagram er færdigt!! side af 33

17 Præsentation Præsentationer på skærm/på web m.m. bliver stadig en større del af projektopgaver og i det hele taget arbejdet i skolen. Samtidig ser man præsentationer brugt i alle afskygninger og indenfor alle områder af den private sektor. Præsentationsprogrammet i OO minder på de fleste områder om MS PowerPoint og man kan da også både importere fra/eksportere til MS PowerPoint. Kom i gang Når man åbner programmet præsenteres man for en valgbox. Man kan vælge blot at klikke Opret for at få en tom præsentation, eller man kan vælge at starte fra en skabelon etc. Brugerfladen Dias Arbejdsområder Layout m.m. side af 33

18 Indsæt billede Man kan bruge knappen Indsæt billede fra fil eller Indsæt - Billede - Fra fil Egenskaber for billeder og andre objekter Ved at højreklikke på et billede, en tegning etc., får man mange valgmuligheder - Vi vil henlede opmærksomheden på Placering og størrelse, Streg og Flade. Her er gode muligheder for at få nøjagtigt de indstillinger, man har brug for. Et eksempel: Man har flere billeder og vil gerne have dem i samme størrelse det gøres under Placering og størrelse side af 33

19 Diasovergang Man kan vælge mellem et hav af overgange fra dias til dias. I diasoversigten højreklikkes på det dias, man vil lave en overgang til. Man kan også blot klikke på det valgte dias og finde fanebladet Diasovergang i værktøjskassen. side af 33

20 Brugerdefineret animation Alle kender den effekt, hvor billeder eller tekst kommer rullende, flyvende eller imploderende ind på skærmen. Denne funktionalitet hedder i OO Brugerdefineret animation. 1. Vælg dit objekt (tekst, billede...) ved at klikke 1 gang på det (venstre mus) 2. Vælg fanebladet Brugerdefineret animation Du får nu et væld af muligheder: side af 33

21 3. Klik på Tilføj... og du får de mange flotte muligheder: Interaktion Det er selvfølgelig også muligt at lave en funktion, hvor noget sker, hvis man klikker på et billede eller en tekst. Denne funktionalitet hedder Interaktion. 1. Vælg dit objekt (tekst, billede...) ved at klikke 1 gang på det (venstre mus) 2. Højreklik og vælg Interaktion side af 33

22 3. Vælg din interaktion og du er færdig Udskriftfaciliteter Når man har lavet et slideshow vil man måske gerne lave uddelingskopier etc. Her har vi lånt fra HJÆLP : side af 33

23 En anden god funktion er at kunne tilpasse et dias til en given størrelse, f.eks. A4: Tegning Tegnedelen af OO er et vector-baseret tegneprogram. Det vil i praksis sige, at man kan oprette tegninger, der kan skaleres uden kvalitetstab. Programmet kan dog også bruges som et alternativ til f.eks. MS Publisher og det er den vinkel, vi her vil kigge på! Programmet er aldeles glimrende når der skal laves plakater, collager m.m. - og elever elsker at arbejde med det! I det følgende skal vi gennemgå et par af funktionaliteterne. side af 33

24 Arbejdsfladen Bemærk specielt oversigtsdelen til venstre, arbejdsfladen til højre og det faktum, at man i oversigten kan danne sig et indtryk over indholdet på siderne. Det gør det meget nemt at finde den rigtige side, hvis man har lavet flere. Et klik åbner øjeblikkeligt den valgte side! side af 33

25 Indsæt et billede Man vælger enten Indsæt og Billede eller klikker på ikonet Man vælger nu sit billede! Bemærk at Forhåndsvisning skal være slået til, før man ser billedet til højre! side af 33

26 Placer og skaler objekter præcist Billedet vil vi nu placere nøjagtigt midt på siden og tone det ned en slags vandmærke. Klik en gang på det indsatte billede, så trækpunkterne kommer frem. Billedet er nu aktiveret, dvs. det er det objekt, vi nu vil arbejde med.1 Træk til en passende størrelse læs først her: Trækker man i punkterne, vil billedet deformeres. MEN holder man ctrl-tasten nede mens man trækker i et punkt, vil sideforholdet holdes som i originalbilledet!! Altså en forstørring / formindskning uden derformation! Størrelsen kan helt præcist fastlægges ved at aktivere billedet (1 klik) og derefter eller ganske enkelt klikke F4 Bemærk at man her kan indtaste præcis størrelse, vælge rotation, hældning m.m.!! 1 Denne fremgangsmåde gælder alle objekter (tekst, grafik, billeder m.m.) side af 33

27 Justering Dette gøres nemt i tegneprogrammet! Aktiver billedet (1 klik på det) og vælg så værktøjet til justering. Eller i bundlinjen Justeringsindstillingerne kan bruges til mange ting bl.a. til følgende: og det er slet ikke uden evner!! (man vælger flere objekter v. at holde shift-tasten nede, mens man klikker på dem enkeltvis!) side af 33

28 Billeder Der er 2 muligheder enten den indbyggede, forprogrammerede funktion: I dette eksempel bliver billedet dog for lyst og ikke særlig pænt. Vi vælger derfor at bruge glasset (gennemsigtighed) til formålet og indstiller den %vise gennemsigtighed f.eks. 75. Nu har vi fået lavet vores baggrund! Som man måske kender det fra Publisher, kan vi stadig flytte rundt på billedet, ændre størrelsen, osv. osv. Menulinjen til brug ved billeder er unik og giver rigtig mange muligheder f.eks. også i forhold til lys, kontrast og farvemætning. Her mener vi blandt andet at OpenOffice er rigtig stærkt! side af 33

29 Overskriftsværktøj Til dette formål anvender vi FontWork-galleriet! Vælg den ønskede effekt! Dobbeltklik herefter på teksten på skærmen og skriv din egen overskrift! Tekst Man kan selvfølgelig tilføje tekst i Tegning. Fritekst Med tekst-værktøjet valgt, klikker vi et tilfældigt sted på skærmen. Der kan nu skrives frit og tekstboksen udvides i forhold til det vi skriver / i forhold til hvornår vi laver liniebrud! Størrelsen på tekstboksen kan redigeres ved at trække i trækpunkterne. Tekst i tekstramme Hvis man vil arbejde med en mere fast størrelse a la en spalte, laver man en tekstramme til formålet. Man vælger simpelthen tekstværktøjet og trykker + trækker så en ramme i den ønskede størrelse på skærmen. Størrelsen på tekstboksen kan dog stadig redigeres ved at trække i trækpunkterne! side af 33

30 Lag Til slut vil vi gøre lidt ud af mulighederne for at arbejde med lag altså at bestemme hvad der er forrest, hvad der er bagerst etc. Til dette har vi arranger-funktionen Man aktiverer det objekt, man gerne vil manipulere og vælger derefter placeringen! Enkelt men meget brugbart! Lækre detaljer Der er mange muligheder i programmet ikke mindst som tegneprogram...denne del beskæftiger vi os ikke med her, men viser i stedet et par detaljer i forhold til yderligere DTP! Uden særlig præsentation viser vi et værktøj og et muligt resultat! Forbindelse F.eks. kan man lave dette: side af 33

31 Dubliker Har man brug for mange af en slags eller måske bare noget der ligner (f.eks. samme figur, men drejet 10 grader), kan man bruge funktionen dubliker!! Helt fantastisk! F.eks. til dette: Bemærk at der er tale om enkeltobjekter, som kan flyttes enkeltvis!! Farveskrift + rotation m.m. og det i ét hug!! Antal kopier efter ønske, her 4! side af 33

32 Ton over side af 33

33 Afslutning Vi håber at have kastet lidt lys over OO som nævnt i indledningen. Alle ønskes god og billig fornøjelse med OpenOffice! Skolekonsulenterne.dk side af 33