Referat fra det 28. bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Møgelkær. Fraværende:

Transkript

1 Referat fra det 28. bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Møgelkær Dato: 24. april 2012 Sted: Møgeltoft 20, Viborg Deltagere: Martin Kristensen (MK) Karina Zinck Kærsgaard (KK) Jeppe James Olsen (JJO) Hans Jørn Jul (HJJ) Bo Sørensen (BS) Fraværende: Mads Vestergaard (MV) Per B. Jørgensen (PBJ) Dagsorden: 1. Indskrivning, at referatet fra bestyrelsesmødet den 9. april 2012 er godkendt af den tidligere bestyrelse 2. Indskrivning, at referatet fra årets ordinære generalforsamling afholdt tirsdag den 10. april 2012 er godkendt af den nye bestyrelse den 16. april Evaluering af generalforsamlingen 4. Orientering om overdragelsesforretningen i forhold til tidligere kasserer er afholdt den 18. april Drøftelse om status for og videreførelse af underudvalgene: a. Udvalg for veje- og stier, herunder hvorledes opgaven om 1. Planlægning mv. af beslutningen om chikaner ved Møgelparken Øst 2. Indhentelse af tilbud om leverandør af vintervedligehold for 2012/13 tilrettelægges mest hensigtsmæssigt 3. Udarbejdelse af fælles plan for hele området i forhold til opsættelse af chikaner b. Udvalget for fællesarealer og legeplads 1. Orientering om møde med Bach Gruppen den 16. april Planlægning af overdragelsesforretningen og fremtidig vedligehold af fællesarealet 3. Undersøgelse af behov mv. for gelænder ved trapper på legepladsen c. Arrangementsudvalget d. Andre områder/udvalg 6. Gensidig orientering 7. Drøftelse af muligheden for at fastfryse beløb for at opnå renteindtægter 8. Stillingtagen til praktisk håndtering af bestyrelsesarbejdet: a. Hvorledes skal vi håndtere fremtidige større kopieringsopgaver b. Andet

2 9. Drøftelse/planlægning af kommende arrangementer og aktiviteter (bl.a. Sankt Hans Aften, oliering af legeplads/legepladsdag og Fastelavn) a. Skal der fremadrettet ske en deltagerbetaling? 10. Fastsættelse af dato for næste bestyrelsesmøde 11. Eventuelt Referat fra mødet: Ad 1) Ad 2) Ad 3) Referatet fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt og underskrevet forud for generalforsamlingen af den tidligere bestyrelse. Referatet fra årets ordinære generalforsamling afholdt tirsdag den 10. april 2012 er godkendt af den nye bestyrelse den 16. april 2012, og det er omdelt til alle medlemmer og lejere i foreningen. Bestyrelsen var enig om, at generalforsamlingen forløb efter omstændighederne godt. Forplejning ændres fremadrettet til kage i stedet for sandwich, hvilket burde medføre en lille besparelse. Ad 4) Orientering om at der er afholdt overdragelsesforretningen i forhold til tidligere kasserer den 18. april Banken har modtaget besked om at foreningen har valgt en ny formand og fremsendt kopi af referat fra det 27. bestyrelsesmøde og generalforsamlingen. Der ud over kunne det konstateres at antallet af manglende betalinger er nedbragt fra tre til to. Advokatfirma for inddrivelse af de to sidste kontingentbidrag kontaktes af BS i samarbejde med PBJ. Fremadrettet vil der på hvert bestyrelsesmøde indgå et punkt der hedder gensidig orientering fra kassereren, hvor foreningens økonomi vil blive fremlagt. Ad 5a) Marin Kristensen fortsætter som formand for udvalget for veje og stier. Hvis der er medlemmer, som ønsker at deltage i udvalget, kan henvendelse ske til formanden for udvalget eller via mail: info@moegelkaerviborg.dk. Bestyrelsen opfordrer således alle interesserede medlemmer til at rette henvendelse for deltagelse. Der vil snarest muligt blive fejet på alle veje og stier efter vinterens grusning. 1) Planlægning mv. af beslutningen om chikaner ved Møgelparken Øst - arbejder MK og JJO videre med. De er ansvarlige for at søge om godkendelse hos kommunen og fremlægge forslag til forskellige typer af chikaner og udgifterne forbundet med de forskellige løsninger. 2) 2011/12 s vintervedligehold blev drøftet. MK og udvalget er ansvarlig for indhentelse af tilbud om leverandør af vintervedligehold for 2012/13. Det skal undersøges om det er muligt at få en fast pris set i lyset af et gennemsnit af de seneste års udgift.

3 3) Der skal udarbejdes en fælles plan for hele området i forhold til opsættelse af chikaner. MK og JJO udarbejder forslag til ordlyd til hjemmesiden hvor der gives en frist for hvornår forslag/ønsker med begrundelser fra medlemmerne skal være indkommet, således at udvalget har noget at arbejde videre med. Oplægget sendes til KK. Ad 5b) Hans Jørn Jul har påtaget sig rollen som formand for udvalget for fællesarealer og legeplads. Hvis der er medlemmer, som ønsker at deltage i udvalget, kan henvendelse ske til formanden for udvalget eller via mail: info@moegelkaerviborg.dk. Bestyrelsen opfordrer således alle interesserede medlemmer til at rette henvendelse for deltagelse. 1) Den 16. april blev der afholdt møde med Bach Gruppen ved Lene Christensen, hvor fællesarealet blev gennemgået. Bach Gruppen går i gang inden for de næste par uger. 2) Planlægning af overdragelsesforretningen og fremtidig vedligehold af fællesarealet Når fællesarealet fra Bach Gruppen overdrages deltager bestyrelsen med KK, JJO og HJJ. Den nuværende kontrakt med HedeDanmark blev drøftet, og udvalget skal indhente tilbud på fællesarealet som i løbet af foråret overdrages til foreningen fra Bach Gruppen, alternativt skal en samlet kontrakt drøftes med HedeDanmark. 3) På generalforsamlingen blev fremlagt et forslag om undersøgelse af behov mv. for gelænder ved trapper på legepladsen. Bestyrelsen synes at det er et godt forslag som der arbejdes videre med. For at holde udgifterne i ro undersøges det, om der i medlemskredsen er en håndværker, som vil stille sig til rådighed herfor. Eventuelle materialer betales af foreningen. Nuværende medlemmer fra de to udvalg fortsætter uændret. Hvis nuværende medlemmer af de to udvalg ikke længere ønsker at deltage i udvalget, anmodes der om, at dette meddeles til formanden for udvalget eller via mail: info@moegelkaerviborg.dk. Ad 5c) Ad 5d) Ad 6) Alle i bestyrelsen er med i arrangementsudvalget. Ingen. Siden sidste bestyrelsesmøde har der ikke været henvendelse fra grundejerforeningens medlemmer. Der er udarbejdet høringssvar vedrørende VVM undersøgelse rute 26 som er sendt til Vejdirektoratet. Hørringssvaret kan læses på foreningens hjemmeside under nyheder. Der er ligeledes fremsendt indsigelser til Viborg Kommune vedrørende ansøgning om dispensation fra lokalplan nr Brevet kan læses på foreningens hjemmeside under nyheder. KK har haft kontakt til Viborg Kommune, som har oplyst, at de grønne områder på de tre parceller som ejes af Møgelparken ApS ved Niels Kristensen ikke indgår i foreningens fællesarealer, hvorfor der ikke skal ske overdragelse til foreningen for drift og vedligehold. Dette er Niels Kristensen efterfølgende blevet orienteret om af KK. Viborg Kommune har oplyst, at

4 Møgelparken ApS ønsker, at politikerne ved Viborg Kommune tager stilling til om foreningen skal opdeles. Foreningen vil få mulighed for at gøre indsigelser herimod, når sagen lægges op til politikkerne. Viborg Kommune har ligeledes oplyst til KK, at arealet ved parcellen med punkthusene ejes af Bach Gruppen, og arealet indgår således heller ikke i foreningens fællesarealer, hvorfor der ikke skal ske overdragelse til foreningen for drift og vedligehold. KK har dog anmodet Bach Gruppen om oprydning og græsslåning af arealet mod cykelstien. Ad 7) Ad 8) Bestyrelsen drøftede muligheden for at fastfryse beløb for at opnå renteindtægter. Kassereren undersøger muligheden for aftaleindlån uden risiko. a) BS kan være behjælpelig ved større kopiopgaver. b) De tidligere procedure i bestyrelsesarbejdet fortsætter uændret. Ad 9) Oliering af legeplads bestyrelsen besluttede, at man endnu engang vil indkalde til en arbejdsaften, hvor frivillige kan oliere legepladsen i sensommeren. BS er ansvarlig herfor. Tøndeslagning til fastelavn fastholdes og planlægges i god tid før fastelavn. Der er indkommet forslag om far-tønde. Sankt hans blev planlagt Bestyrelsen besluttede at flytte placering til den ubebyggede grund Møgelparken mod stamvejen/busvejen for at få hele området i grundejerforeningen med, og da det forventes at arealet, hvor der tidligere er afholdt Sankt Hans, skal reetableres i løbet af de næste uger, og derfor ikke er egnet til arrangementet. Praktisk: Hvem gør hvad: KK: sange, slik, grill, evt. båltaler og infomail HJJ: juice, øl, vand JJO: pølser, brød og snobrød-dej MK: brænde og afklaring af mulighed for pølsevogn Tilmeldingsfristen sættes til den 11. juni. Der henstilles til, at alle tilmelder sig, således at der er slikposer til alle børn, da der sidste år kom betydeligt flere end der var tilmeldt, og der var to børn, som ikke fik slikposer på trods af, at de var tilmeldte. a) Det blev drøftet om der fremadrettet skal ske en deltagerbetaling ved arrangementerne. En enig bestyrelse fastslog at administration heraf vil være for tung, men at omkostningerne ved arrangementerne holdes i ro. Ad 10) BS havde et ønske om fastsættelse af datoerne for alle bestyrelsesmøder, og det blev besluttet, at BS fremsender forslag om datoer. Næste møde er den 13. juni kl hos Jeppe James Olsen, MP 62

5 Forslag til mødedatoer: kl hos MV kl hos HJJ kl hos MK kl hos BS Ad 11) Intet.