Brug af Office365 med Onedrive, nyeste Officepakke mv

Transkript

1 Egedal Gymnasium og HF september 2014 Brug af Office365 med Onedrive, nyeste Officepakke mv Dette dokument beskriver, hvordan du kan opnå adgang til nogle resurser i skyen og hente ny software. Hvordan logger jeg ind på Office365? Hvordan får jeg adgang til min Outlook og mit Onedrive, også første gang? Hvordan uploader jeg filer til mit 1 TB Onedrive? Hvordan inviterer jeg andre til at med- redigere i et dokument online? Hvordan deler jeg et dokument eller mappe med andre, med læse- rettigheder eller redigere- rettigheder? Hvordan får jeg installeret den nyeste office- pakke via Onedrive- linket? 1) Gå ind på linket og indtast dit uni- c brugernavn efterfulgt (eks: jens0382@egegym.dk ) og indtast også din uni- c kode. Se nedenfor. Figur 1: log ind på Office365 med dit Uni-login På Ipad kan du med fordel benytte linket

2 Her kommer du ind på Skolebordet. Benyt links i den blå bjælke over Skolebords- ikonerne, 1 Egedal Gymnasium og HF september 2014 hvor der står Outlook, Calendar,...Klik på de tre prikker i højre side af denne linje. Vælg her Onedrive. Vælg så at skifte til pc- visning ved at klikke på de tre prikker nederst til højre på skærmen. Følg så denne vejledning videre frem... 2) Nu er du inde på en del af Office365, nemlig Outlook Web. Se figur 2 nedenfor.

3

4 Figur 2: Office 365 Outlook du skal især bruge Outlook og Onedrive På figur 2 ser du den Outlook Web, der er en del af Office 365. Er det første gang, du logger ind, skal du i Outlook først vælge placering (Danmark) og tidszone (København). Følg anvisningerne på skærmen. I Outlook modtager du invitationer fra andre, der er logget på O365, og som ønsker at du bliver medforfatter til et dokument, som de nu skriver på. Klik på det medfølgende link, og du er allerede i gang med at redigere samme dokument! Du kan få videresendt dine mails i denne Outlook til en anden mailadresse ved at klikke på det lille tandhjul øverst til højre på fig. 2. Vælg her indstillinger i undermenuen. Se fig. 3 nedenfor. 2 Egedal Gymnasium og HF september 2014

5

6 Figur 3: Videresend Outlook Web mails Klik på forbundne konti, scroll ned til videresend min til:, skriv den mailadresse, du vil videresende til. Husk gem! 3) Klik så på Onedrive (se fig. 2). Herved kommer du ind på Onedrive med 1 TB ledig plads. Advarsel: hvis det er første gang du logger ind, kan der gå op til flere minutter inden dit Onedrive er oprettet! Der advares med: Vi er næsten klar. Prøv at klikke på Onedrive-fanen for at se, om du kan komme ind. Du havner nu på dokumenter-siden på Office365, se figur 4. 3 Egedal Gymnasium og HF september 2014

7

8 Figur 3: Dokumenter på Office365 her placerer du dine egne dokumenter Figur 4: Ny fil-vinduet 4) Her kan du gemme filer, også de større af slagsen. Opret evt. mapper til formålet (Klik på ny, og vælg ny mappe se figur 5). Gå nu ned i denne mappe og upload dine filer. Klik på Upload (se figur 4) og følg anvisningerne på skærmen. Alternativt kan du i stifinderen markere en eller flere filer på din computer og trække dem ind i det med rødt markerede område (se figur 4) 4 Egedal Gymnasium og HF september ) Når du så skal dele en fil med enkelt- brugere, lærerne eller klasser, skal du klikke på de tre prikker lige

9 Figur 5: Dele-egenskaber for dokument efter dokument- navnet. Nederst i det frem- komne vindue (figur 6) klikker du på DEL. I den fremkomne dialogboks (figur 7) skal du invitere enkeltpersoner eller klasser. Skriv fx 2013x, hvis du vil dele filen med elever i 2.x (vent til klassen er fun- det...). Ved personnavne skriver du fx fornavnet (mindst 3 bogstaver) og vælger så blandt de frem- komne forslag...

10 Figur 6: Inviter personer eller hent et link.. 6) Når modtager- ne skal finde filen, skal de kigge i deres One- drive, og i venstre side klikke på Delt med mig (se fig.4). Herved ser du alle de filer, andre har ønsket at dele med dig. NB: vær dog opmærksom på, at der kan gå timer inden den delte mappe eller fil kan ses af modtageren!! Fortæl evt. dem, der 5 Egedal Gymnasium og HF september 2014 skal bruge mappen eller filen, at de omgående efter delingen modtager en Outlook- mail med et link, hvor de straks kan tilgå den delte mappe eller fil. NB: Hvis en anden bruger deler en fil eller mappe med en gruppe hvor du er medlem, vil du modtage en mail i Outlook med et link til filen eller mappen. Men du vil ikke kunne se

11 filen eller mappen under delt med mig i Onedrive! Hvis du gerne vil dele filen eller mappen, skal du følge linket fra Outlook og invitere dig selv til at dele! Her kan du altså selv styre invitati- onen til delingen. Hvis du ikke kan se din fil eller mappe, kan du få en hold- eller klassekam- merat til at invitere dig til at dele filen eller mappen.. 7) I samme dialogboks kan du også oprette et link til din fil, der så kan sendes til fx en klasse. Brug fx Outlook (fig. 2). Indsæt linket i mailen (Sæt ind...) Under Til.. vælger du fx 2013x, hvis du vil sende linket til elever i 2.x. Du kan så kopiere linket og sende det fx via Lectio!. 8) Flere skriver i samme dokument samtidigt i Word Online. Hvordan nu det? Du er på Dokumenter- siden af Office365. Se fig. 4. Her klikker du på Ny. Herved fremkommer vinduet med mulighederne, der ses på fig. 4. Klik på Word- dokument (surprise). Du skal så først navngive dokumentet, se figur herunder Herefter åbnes Word Online, se figur nedenfor 6

12 Egedal Gymnasium og HF september 2014 Nu kan du invitere personer til at medredigere dokumentet ved at klikke på Del, se den røde markering på figuren ovenfor. Herved fremkommer en dialogboks, som tillader dig at invitere personer til at medredigere, i stil med fig. 7. De inviterede vil se et link i deres Outlookmappe. Hvis den inviterede allerede er logget ind på o365, kommer denne direkte til dokumentet, hvis der klikkes på linket. Dog skal man herefter vælge at redigere dokumentet, og herunder vælge rediger i Word Online. 9) Hvis du vil installere den nyeste version af Officepakken, skal du klikke på det lille tandhjul i højre hjørne af Dokumenter- vinduet, se figur 8. Her vælger du Indstillinger for Office 365. Figur 7: Indstillinger for Office 365 Herved får du vinduet figur 9 på skærmen.

13 7 Egedal Gymnasium og HF september 2014 Figur 8: Installer ny software: klik på software! Klik så på software herved får du mulighed for at installere ny software, fx den nyeste Office- pakke. Se figur 10 nedenfor.

14 Figur 9: Installer ny software også Lync! Inden du installerer, skal du være opmærksom på hastigheden på det net, du er tilkoblet. Hvis den er lav, kan det tage nogle timer at hente office- pakken!! Vælg så et andet sted/net at køre installationen. 8 Egedal Gymnasium og HF september 2014 NB: hvis du allerede har Office 2007 eller Office 2010 installeret på din computer, skal du klikke på konfiguration af skrivebord, se figur 9. Her får du mulighed for at opdatere din Officeinstallation til den nyeste. Hvis du har en telefon eller tablet, du vil installere programmer på, vælger du telefon eller tablet i menuens venstre side, se figur 11. Her kan du fx vælge Office mobile... Figur 10: installer software på andre mobile enheder...

15 Du kan maksimalt installere softwaren på 5 enheder. God fornøjelse! Datavejlederne /BN 9