Pædagogisk IT. Vejledning i Office 365 til elever og deres familier. Version 4 Side 1. Kan udfyldes for at hjælpe med at huske

Transkript

1 Navn: Uni-login: Uni-login kode: Office365 Kan udfyldes for at hjælpe med at huske Version 4 Side 1

2 Indledning Velkommen til denne vejledning i Office 365, som introducerer på de Københavnske folkeskoler i skoleåret Denne vejledning er målrettet eleverne og deres familier og lavet til at hjælpe dem med at komme i gang med at bruge Office365 s muligheder hjemme. Office365 er en såkaldt sky-tjeneste, som lader eleverne arbejde med Office-pakkens programmer som Word, PowerPoint, Excel og OneNote både i miniversioner på nettet og som de store versioner installeret på egen computer eller ipad. Office365 er uafhængig af den enhed, som den enkelte elev logger sig ind på - det kræver kun en internetforbindelse. Det betyder, at skolearbejde kan laves, hvor den enkelte elev befinder sig, om det så er i skolen, hjemme eller i sommerhuset. Eleven kan komme til sine dokumenter, lige meget hvor han eller hun befinder sig. Ydermere kan eleven dele dokumenter med både sine kammerater og lærere, samt lave gruppearbejde i det samme dokument samtidigt. Ved siden af denne vejledning vil der også blive udarbejdet vejledningsvideoer, som kan findes på Videoerne er knyttet til afsnittene i denne vejledning., Københavns Kommune Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Indholdsfortegnelse Office 365 førstegangs login Opsætning af Office 365 bruger OneDrive... 6 Vigtigt om OneDrive Åbne OneDrive Oprette en mappe i Onedrive Åbne en mappe i OneDrive Omdøbe en mappe i OneDrive Slette en mappe i OneDrive Oprette et dokument i OneDrive Åbne et dokument i OneDrive (for blot at se det)... 8 Version 4 Side 2

3 2.3.2 Åbne et dokument i OneDrive (for at redigere det) Omdøbe et dokument i OneDrive Slette et dokument i OneDrive Deling af filer og mapper Deling af et dokument eller mappe (metode 1) Deling af et dokument eller en mappe (metode 2) Fjern deling af et dokument eller mappe (metode 1) Fjern deling af et dokument eller mappe (metode 2) Installation af Office Installation af Office pakken Windows 7, 8, 8.1 og Mac i Windows 7, 8 og på imac, Macbook Air og Macbook Pro Tablets, herunder ipad, iphone, Android, Windows Phone For den avancerede bruger Oprette et link til Office365 på Skrivebordet Åbne et dokument i OneDrive og ud i Word på computeren Synkroniser OneDrive ned på egen computer Jeg har Office 2013 installeret som beskrevet tidligere Jeg har ikke Office 2013 installeret At flytte filer rundt i min OneDrive og overføre filer Åbne med Stifinder Afinstallation af Office pakken i Windows i Windows 8 og på imac, Macbook Air og Macbook Pro Ikoner til Office pakken (Windows 8 og 8.1) A Ofte stillede spørgsmål Version 4 Side 3

4 1 Office 365 førstegangs login For at komme i gang med at bruge Office 365 første gang, skal dit login opsættes. I denne proces kan du blive stillet nogle standardspørgsmål ang. land, sprog og tidszone. Vi anbefaler at denne opsætning foretages på en Windows eller Mac computer (ikke ipad eller telefon), således at selve opsætningen ligger klar til de efterfølgende opsætninger, og før man tager mobile enheder i brug. 1.1 Opsætning af Office 365 bruger 1. Åbn en internet browser og gå til 2. Klik på Log på øverst til højre 3. Klik på Arbejde, skole eller videregående uddannelse 4. Indtast dit Office365 mail-adresse som er bundet til dit UNI-login-navn fx Bent1253@undervisning.kk.dk 1 og tryk enter 5. Office365 detekterer nu, at du hører ind under Københavns Kommune og videresender dig til en ny loginside 6. Indtast dit UNI-login i formen fx Bent1253 og alm. UNI-login kode 7. Følg evt. instruktioner på skærmen Bemærk at processen godt kan tage lidt tid og at der kan forekomme ændring i loginfasen Figur 1 Windows 7 browser - Login på webside klik på Log på øverst til højre 1 Unilogin brugernavn efterfulgt Version 4 Side 4

5 Figur 2 Windows 7 browser - Indtastning af adresse i formen Bent1253@undervisning.kk.dk Figur 3 Windows 7 browser - Indtastning af UNI-login Version 4 Side 5

6 2 OneDrive Velkommen til OneDrive - Din nye USB-nøgle i skyen. Når du er logget ind på Office 365 kan du oprette, redigere og dele mapper og dokumenter i OneDrive, der følger med dit Office365 login. Det betyder, at du med fordel kan bruge O365 i forbindelse med skolearbejdet, fordi du ikke længere er afhængig af en USB-nøgle med dine dokumenter eller være i nærheden af en computer, hvor Office-pakken er installeret. Du kan arbejde med dine dokumenter og opgaver fra en hvilken som helst computer med internetforbindelse. Vigtigt om OneDrive Den OneDrive, som kommer med Office365 fra Københavns Kommune, er en OneDrive for Business. Det er vigtigt at vide, at denne OneDrive for Business på ingen måde kan kobles til en OneDrive, som elever måtte have i forvejen og gennem andre kanaler. Jeg vil i denne vejledning referere til elevernes OneDrive for Business blot som OneDrive 2.1 Åbne OneDrive For at åbne dit nye OneDrive skal du kun bruge en browser, fx Internet Explorer eller Firefox. Det betyder, at uanset hvor du befinder dig, så kan du åbne dine dokumentet (i skolen, derhjemme, hos en klassekammerat, i sommerhuset osv.). 2.2 Oprette en mappe i Onedrive Det anbefales at starte med at lave en simpel mappe-struktur, så det er nemmere at finde det rigtige dokument, som der skal åbnes i fremtiden. Et eksempel på en mappe-struktur kan være, at oprette en mappe for hvert fag (dansk, engelsk, tysk, matematik osv.) og inde i hver mappe oprette en mappe med elevens nuværende klassetrin (1. klasse, 2. klasse, 3. klasse osv.). Hvis I bruger OneDrive og Office365 i klassen, kan det være, at din lærer bestemmer en bestemt måde, det skal være på. Dansk Hovedmappe for faget Dansk 1 klasse Mappe for alle dokumenter fra 1. klasse Dansk Word-dokument 1 Word dokument lavet i Dansk i 1. klasse Dansk Word-dokument 2 Word dokument lavet i Dansk i 1. klasse Dansk Word-dokument 3 Word dokument lavet i Dansk i 1. klasse Version 4 Side 6

7 2 klasse Mappe for alle dokumenter fra 2. klasse Dansk Word-dokument 1 Word dokument lavet i Dansk i 2. klasse Dansk Word-dokument 2 Word dokument lavet i Dansk i 2. klasse Dansk Word-dokument 3 Word dokument lavet i Dansk i 2. klasse 3 klasse Mappe for alle dokumenter fra 3. klasse Osv. Engelsk Hovedmappe for faget Engelsk Tysk Hovedmappe for faget Tysk Matematik Hovedmappe for faget Matematik Eksempel på mappestruktur 3. Gå ind i den mappe, hvor du vil oprette en ny mappe, ved at klikke på mappenavnet 4. Klik på ny og vælg Ny mappe 5. Indtast navnet på den nye mappe og klik Gem Åbne en mappe i OneDrive 3. Venstreklik på den mappe, som du gerne vil åbne Omdøbe en mappe i OneDrive 3. Gå ind i den mappe hvor mappen, du vil omdøbe, befinder sig 4. Klik i feltet til venstre for mappen, så der kommer et lille flueben, og klik Administrer 5. Klik på Rediger egenskaber 6. Indtast det nye navn for mappen og klik Gem Slette en mappe i OneDrive For at slette en mappe skal du overveje, om du virkelig vil slette den pågældende mappe. Når mappen er slettet, flyttes den og indholdet til Papirkurven i menuen til venstre, hvor du efterfølgende kan gendanne den eller slette den permanent. 3. Gå ind i den mappe, hvor mappen du vil slette befinder sig 4. Klik i feltet til venstre for mappen og klik Administrer 5. Klik på Slet og vælg Ok Version 4 Side 7

8 2.3 Oprette et dokument i OneDrive Nu skal vi så i gang med at skrive vores første dokument. I det forrige afsnit stiftede du bekendtskab med at oprette en ny mappe, ved at klikke på knappen Ny i dit OneDrive, men før du klikker på knappen igen, er der en vigtig regel, vi skal huske på. Man kan kun oprette mapper eller dokumenter i den mappe, som man befinder sig i. Det betyder, at det er vigtigt, at du starter med at gå ind i den mappe, som du gerne vil oprette dokumentet i. 3. Gå ind i den mappe, hvor du vil oprette en ny mappe 4. Klik på ny og vælg fx Word-dokument Office 365 åbner nu et nyt Word-dokument med navnet Dokument. Dokumentet gemmes automatisk undervejs. Klik på dit navn i den sorte linje for at lukke dokumentet eller klik på browserens tilbageknap Åbne et dokument i OneDrive (for blot at se det) 3. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet befinder sig 4. Klik på dokumentet Åbne et dokument i OneDrive (for at redigere det) 3. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet befinder sig 4. Klik på dokumentet 5. Klik på Rediger dokument øverst på siden og vælg Rediger i Word online. Du vil nu få en miniversion af Word op i browseren, hvor du kan redigere dit dokument. Dokumentet gemmes automatisk, og der er derfor ingen gem knap Omdøbe et dokument i OneDrive 3. Åbn dokumentet, som du vil omdøbe 4. Klik på Rediger dokument og Rediger i Word online Version 4 Side 8

9 5. Klik på dokumentets navn øverst i den sorte linje 6. Skriv dokuments nye navn og afslut ved at trykke enter Slette et dokument i OneDrive For at slette et dokument, skal du overveje om du virkelig vil slette det pågældende dokument. Når dokumentet er slettet flyttes det Papirkurven i menuen til venstre, hvor du efterfølgende kan gendanne det eller slette det permanent. 3. Gå ind i den mappe, hvor mappen, du vil slette, befinder sig 4. Klik i feltet til venstre for mappen, så der kommer et lille flueben, og klik Administrer 5. Klik på Slet og vælg Ok Version 4 Side 9

10 3 Deling af filer og mapper Med Office 365 er der åbnet en mulighed for at dele dokumenter og mapper med lærerne og eleverne på din skole. Dette betyder at hvis du deler et dokument med fx din lærer, så kan han giver hjælpende kommentarer eller rette direkte i en opgave, som du har afleveret. Derudover kan du også dele et dokument med en gruppe elever og tillade, at I alle sammen kan skrive i det på samme tid. Det kan i mange situationer være rigtig smart. Når du skal dele et dokument eller en mappe, skal du overveje om du vil tillade om modtageren må få lov til at redigere eller kun få vist det delte. Hvis du giver lov til at redigere ved deling af en mappe, kan modtageren også oprette og slette dokumenter / undermapper i den delte mappe, ligesom han redigere alle dokumenterne. Når først en mappe eller et dokument er blevet delt med dig, vil det optræde i venstre menu i dit Onedrive under Delt med mig. 3.1 Deling af et dokument eller mappe (metode 1) Når du deler et dokument eller en mappe vil det efter et øjeblik optræde på modtagerens Delt med mig liste. For at undgå, at Delt med mig -listen bliver lang, kan du med fordel dele en hel mappe, fx dele Dansk -mappen med din dansklærer, Engelsk -mappen med din engelsklærer osv. (se afsnit 2.2 Oprette en mappe i Onedrive ). 3. Klik på tandhjulet øverst til højre og derefter Vis båndet 4. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet eller mappen du vil dele befinder sig 5. Klik i feltet til venstre for mappen eller dokumentet, så der kommer et flueben, og klik Filer og derefter Del (grønt ikon) 6. Marker den gruppe, som du vil dele med og klik Hent a. Hvis du klikkede Elever kan du evt. vælge en klasse før du klikker Hent 7. Marker den eller de personer, som du vil dele med og klik på > 8. Kør ned i bunden af vinduet og vælg om de valgte må Læse eller Skrive i det delte 9. Skriv evt. en besked og klik Del Deling af et dokument eller en mappe (metode 2) 3. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet eller mappen, du vil dele, befinder sig 4. Klik i feltet til venstre for mappen eller dokumentet, så der kommer et flueben, og tryk Del 5. Skriv navnet på den eller de personer, du vil dele med og vælg dem fra rullemenuen, der kommer frem. Inkluder alle mellemnavne og efternavne. OneDrive skal have lidt hjælp, da den søger mellem rigtig mange mennesker Version 4 Side 10

11 6. Vælg om de valgte må Læse eller Skrive i det delte 7. Skriv evt. en besked og klik Del 3.2 Fjern deling af et dokument eller mappe (metode 1) 3. Klik på tandhjulet øverst til højre og derefter Vis båndet 4. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet eller mappen, du vil fjerne delingen fra, befinder sig 5. Klik i feltet til venstre for mappen og klik Filer og derefter Del (grønt ikon) 6. Marker den eller de personer i højre del af skærmen, som du ikke ønsker at dele med, og klik < 7. Kør ned i bunden af vinduet og vælg om de valgte må Læse eller Skrive i det delte 8. Skriv evt. en besked og klik Del Fjern deling af et dokument eller mappe (metode 2) 3. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet eller mappen du vil dele befinder sig 4. Tryk på de to små mænd ved siden af dokumentnavnet 5. Kig på listen med navne og klik på kan se / kan redigere ved siden af navnet, du ikke vil dele med mere 6. Vælg Stop deling Version 4 Side 11

12 4 Installation af Office Med dit Office 365 login har du også mulighed for at hente og installere Office-pakken på din egen computer og tablet, således at du har nemmere adgang til dine dokumenter og kan arbejde med den fulde pakke, der har flere funktioner end den miniversion af Office, du kan finde i browseren. Det anbefales at du bruger Office 365, når du skal oprette mapper i dit OneDrive, deler dokumenter og mapper og er flere, der skriver i det samme dokument ved fx projektarbejde. Du kan bruge Office-pakken, når du skal finpudse dokumentet, fx indsætte indholdsfortegnelse, placere billeder og tabeller, samt arbejde med spalter, eller når du bare arbejder alene. 4.1 Installation af Office pakken Windows 7, 8, 8.1 og Mac 2. Klik på Indstillinger (lille tandhjul øverst til højre) og Indstillinger for Office Klik på Software i menuen til venstre 4. Klik på Installer nederst på siden i Windows 7, 8 og Klik Kør nu på det pop-up vindue, der kommer frem 6. Følg vejledningen på skærmen på imac, Macbook Air og Macbook Pro 5. Gå ind i Finder og klik på MicrosoftOffice2011.dmg 6. Klik på Office Installer (Dansk) 7. Følg vejledningen på skærmen Når Office 2011 er installeret på computeren, bliver du spurgt om Hvordan vil du gerne starte? (sort skærm med tre valgmuligheder) 8. Klik på Log på et eksisterende Office 365-abonnement 9. Indtast din Office 365 (UNI-login@undervisning.kk.dk) og klik på Næste 10. Indtast dit UNI-login og kode 11. Bekræft dit navn 12. Klik Ja til at holde Office opdateret, Nej til at deltage i forbedringsprogrammet og Fortsæt 13. Klik på Udført 4.2 Tablets, herunder ipad, iphone, Android, Windows Phone. 1. Åbn en browser på din enhed (telefon eller tablet) og log ind på Office Klik på Indstillinger (lille tandhjul øverst til højre) og Indstillinger for Office Klik på Software i menuen til venstre Version 4 Side 12

13 4. Klik på Telefon og tablet i menuen til venstre 5. Klik på den enhed fra listen, som du vil installere på, fx ipad 6. Klik på Hent apps og du videresendes til en side for den pågældende enhed 7. Vælg den app, som du gerne vil hente og klik på den Du sendes nu videre til App Store eller Google Play afhængig af enhed. Bemærk, at det kan være nødvendigt at hente apps ne OneDrive og Office for mobile via Google Play, hvis man har en Android-enhed. Se da bort fra ovenstående vejledning, hvis du oplever problemer. Version 4 Side 13

14 5 For den avancerede bruger I dette afsnit vil jeg komme ind på nogle af de funktioner, som er lidt sværere end de andre afsnit. Det anbefales ikke at bruge følgende funktioner på computere, der bruges af flere brugere - fx computere på skolen. Funktionerne er primært brugbare på private maskiner. Disse funktioner er med til at gøre det lidt nemmere at arbejde med Office Oprette et link til Office365 på Skrivebordet For at gøre arbejdet med Office365 lidt nemmere, kan vi lægge et link ud på computerens skrivebord til Office365, således skal du kun logge ind med dit UNI-login og ikke skrive din Office365 mail hver gang. 1. Åbn en browser og gå ind på Office 365 loginsiden 2. Indtast din Office365 i formen UNI-login@undervisning.kk.dk Du viderestilles nu til den side, hvor du skal indtaste dit UNI-login a. Såfremt der kommer et popup-vindue frem til at indtaste UNI-login, luk denne ved at trykke på ESC-tasten 3. Høreklik med musen og vælg Opret genvej 4. Accepter oprettelsen af genvejen på skrivebordet 5.2 Åbne et dokument i OneDrive og ud i Word på computeren Vi kiggede i pkt på at åbne et dokument, så det kunne redigeres i Office 365 (Word online). I visse situationer kan det være en fordel at åbne dokumentet i Office-pakken, der er installeret på computeren, da der er flere funktioner i denne installation. 3. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet befinder sig 4. Klik på dokumentet 5. Klik på Rediger dokument og Rediger i Word 6. Indtast UNI-login@undervisning.kk.dk og UNI-loginkode efterfulgt af almindeligt UNIlogin, når du bliver spurgt Version 4 Side 14

15 5.3 Synkroniser OneDrive ned på egen computer Denne funktion gør det muligt at få adgang til dit OneDrive direkte i computerens stifinder, uden at du skal logge på Office365 først. Nøjagtig som i computerens dokument mappe. Dette virker dog kun på Windows computere og altså ikke på Mac. Den nævnte app skulle komme til Mac inden årets udgang. 3. Klik på synkroniser Jeg har Office 2013 installeret som beskrevet tidligere. 4. Klik på Synkroniser nu 5. Klik Ok til at Onedrive for Business-appen må oprette forbindelse til internettet 6. Indtast din Office 365 (UNI-login@undervisning.kk.dk) og klik på Næste 7. Indtast din UNI-login kode og sæt et flueben i Forbliv logget på 8. Godkend hvor OneDrive bliver synkroniseret ned på computeren og klik Synkroniser nu 9. Der vil blive oprettet en mappe i din stifinder, der hedder OneDrive for Business. Alt, hvad du gør i denne mappe, vil også blive ændret i din OneDrive på nettet Jeg har ikke Office 2013 installeret 4. Klik på Hent den OneDrive for Business-app, der passer til mig 5. Følg vejledningen på skærmen for at få app en installeret 6. Klik Ok til at OneDrive for Business-appen må oprette forbindelse til internettet 7. Indtast din Office 365 (UNI-login@undervisning.kk.dk) og klik på Næste 8. Indtast din UNI-login kode og sæt et flueben i Forbliv logget på 9. Godkend hvor OneDrive bliver synkroniseret ned på computeren og klik Synkroniser nu 10. Der vil blive oprettet en mappe i din stifinder, der hedder OneDrive for Business. Alt, hvad du gør i denne mappe, vil også blive ændret i din OneDrive på nettet 5.4 At flytte filer rundt i min OneDrive og overføre filer Åbne med Stifinder Hvis du skal flytte et dokument eller en mappe i dit OneDrive eller kopiere flere filer fra en usbnøgle eller computeren op i dit OneDrive, kan du med fordel bruge denne funktion, men den virker desværre kun på Windows computere og altså ikke på Mac. 3. Klik på fanen Bibliotek øverst til venstre 4. Klik på Åbn med Stifinder Version 4 Side 15

16 5. Din computer åbner nu din OneDrive i dens egen stifinder, og du kan trække og slippe filer her, som du er vant til. Du kan også trække filer ind i mappen for at uploade dem til OneDrive 5.5 Afinstallation af Office pakken I forbindelse med installation af Office pakken, kan det være en god ide, at afinstallere en evt. ældre Office pakke til at starte med. Derudover følger der meget ofte en prøve-udgave af Officepakken med nyindkøbte computere, som mister funktioner efter 30 dage. Disse kan også være gode at komme af med først. Uanset grunden til at afinstallere Office-pakken er det altid en god ide at tage backup af dine dokumenter for at være helt sikker på, at der ikke sker noget under afinstallationen i Windows 7 1. Klik på Start og Kontrolpanel 2. Klik på Fjern et program eller Programmer og funktioner (afhængig af opsætning) 3. Marker Office-pakken i program-listen og klik Fjern 4. Følg afinstallations guiden på skærmen i Windows 8 og Stryg ind fra højre kant af skærmbilledet og klik på Søg 2. Skriv Kontrolpanel i søgefeltet og klik på Kontrolpanel 3. Klik på Programmer og funktioner (afhængig af opsætning) 4. Marker Office-pakken i program-listen og klik Fjern 5. Følg afinstallations guiden på skærmen på imac, Macbook Air og Macbook Pro 1. Træk Office-pakken ned i Papirskurven 5.6 Ikoner til Office pakken (Windows 8 og 8.1) Med Windows 8 og 8.1 bliver der introduceret en ny startmenu kaldet Metro Style. Når du installerer Office 2013 på en Windows 8 eller 8.1 computer bliver ikonerne til Word, Excel, PowerPoint osv. ikke lagt på computeren skrivebord eller på forsiden af computerens Metro Style. Du kan få ikonerne således: 1. Sørg for at Office 2013 er installeret 2. Hvis du er på computerens skrivebord, så klik på Windows tasten for at gå ind i Metro Style Version 4 Side 16

17 3. Før musen ned under Tilesene til venstre indtil der fremkommer en pil, der peger nedad og klik på denne 4. Find Word 2013 på listen over installerede programmer 5. Højreklik på ikonet for Word og vælg Pin to taskbar 6. Gentag pkt. 4 og 5 for resten af Office pakken (fx Excel, PowerPoint og OneNote) Version 4 Side 17

18 A Ofte stillede spørgsmål Q: Hvad er Office 365? A: Office 365 er en platform, hvor den enkelte elev og lærer kan oprette sine Office dokumenter og få adgang til dem både på skolen og i hjemmet. Office 365 forkortes O365. Q: Hvad er forskellen på Office 365 og Office-pakken (fx Office 2007)? A: Office-pakken er et program, som installeres på en computer, hvorimod Office 365 ligger i skyen. Dvs. at eleven ikke er afhængig af at skulle transportere sine dokumenter mellem skolen og hjemmet, men blot logge ind på Office 365 og fortsætte sit arbejde. Q: Kan jeg downloade Office-pakken på min hjemmecomputer? A: Ja, alle elever får tildelt fem licenser til brug på privat computer i hjemmet (Windows og Mac), derudover er der udviklet apps til IOS og Android. Q: Hvilke enheder virker Office 365 på? A: Office 365 virker på flere forskellige enheder herunder Windows computere, Mac-computere, Windows tablets, ipad og iphone (IOS), Android tablets og telefoner. Det anbefales selvfølgelig at vælge den enhed, der giver bedst mening i den givne situation (fx skrive længere opgaver på en computer el. tablet og bruge mobiltelefoner at vise stikord ved mundtlig fremlæggelse). Q: Jeg kan ikke se et delt dokument eller mappe under Delt med mig? A: Når man deler et dokument eller mappe med nogen bliver der sendt en til den Outlook, som er en del af pakken (se øverst i den blå linje), men dokumentet dukker først op under Delt med mig efter ca minutter. Hvis dokumentet lige er blevet delt med dig, kan du klikke på linket i den modtagne , indtil dokumentet optræder under Delt med mig. Hvis du har kunnet se dokumentet under Delt med mig tidligere, prøv at spørge den, der deler med dig om de har fjernet delingen med dig. NB: Hvis du flytter et dokument til en anden mappe forsvinder delingen automatisk. Version 4 Side 18