Hvad er SkyDrive Pro og hvordan bruges det?

Transkript

1 Hvad er SkyDrive Pro og hvordan bruges det? Et SkyDrive Pro bibliotek kan anses som en brugers personlige drev i organisationens SharePoint Online (SPO) løsning. Når dokumenter gemmes på SkyDrive Pro er det kun dig der kan se dem det er dog let at dele dokumenter med kollegaer og tilgå dem dem via smartphones. SkyDrive Pro er en del af SPO, som bliver gjort tilgængeligt som en tjeneste via organisationens Office 365 abonnement. Med SPO får hver bruger tildelt 25GB lagringsplads disse bliver ikke modregnet organisationens totale SPO lagringskapacitet. SkyDrive Pro gør det muligt at: - Gemme og organisere private dokumenter og andre filer på en sikker placering i SPO. - Dele filer og foldere med andre brugere i din organisation og give dem adgang til at læse og redigere indhold. - Dele filer og foldere med eksterne kontakter. - Synkronisere SkyDrive Pro biblioteket lokalt så du kan tilgå filerne når du er offline. NB: I båndet af Office 365 vil man se SkyDrive som en forkortelse af SkyDrive Pro. SkyDrive Pro er tilgængelig fra enhver lokation i Office 365, uafhængigt om man står i Outlook (webmail), websteder (SharePoint Online) eller Administrationsportalen (gælder kun for administratorer). OBS: SkyDrive Pro må ikke forveksles med SkyDrive (også kaldet SkyDrive Free ), som er en forbruger-version af SkyDrive. SkyDrive free er en helt separat teknologi som er gratis og følger med i en Microsoft-konto (@hotmail.com-/@live.dk-konti). For denne vejlednings skyld, har vi valgt at kalde SkyDrive Pro for SkyDrive. Hvad er fordelene ved SkyDrive En af fordelene ved SkyDrive er at alt indhold automatisk bliver sikkerhedskopieret sideløbende med organisationens SPO løsning. Man slipper derved for dén bekymring af at ens dokumenter skulle gå tabt. Med filer uploadet til SkyDrive har man tilgang til sine filer overalt, uanset hvor man er. Det kræver blot internet adgang. Samtidig har en bruger mulighed for at køre Office On Demand, hvilket er den fulde version af diverse Office-programmer, uden at de er installeret på den computer det tilgås fra. Vælger man at synkronisere sit SkyDrive bilbiotek ned lokalt på computeren, får man fordelene af at man altid har adgang til vigtige filer, både når man er online og offline. Hvordan kommer jeg i gang med SkyDrive For at komme godt i gang med SkyDrive bør man uploade sine egne mest vigtige filer og dokumenter, som man hyppigt arbejder på. Det anbefales kun at overføre filer i form af billeder eller alle typer Office-dokumenter og lign. Bemærk: En enkelt fil ikke må overskride 25MB. Med SkyDrive findes der forskellige metoder at uploade en fil på. Bl.a. vha. træk og slip - metoden, oprettelse af nyt dokument direkte fra SkyDrive, og traditionelt at vælge dokumenter fra ens fysiske drev, på computeren. Adactit Guide Sidst opdateret: Side 1

2 Sådan gør du for at uploade filer til SkyDrive: 1. Log ind på Office 365 ( med dine egne brugeroplysninger 2. Tryk SkyDrive i båndet 3. Du kan vælge at overføre et dokument/fil ved at a. Trykke Nyt dokument Overfør en eksisterende fil, eller b. Trække og slippe en fil fra computeren over i SkyDrive. Hvordan deler jeg mine dokumenter på SkyDrive Du kan let dele dit SkyDrive indhold med enten kollegaer eller eksterne personer. Dette gøres fra SkyDrive, i Office 365. Sådan gør du for at dele filer fra SkyDrive: 1. Naviger til den pågældende fil eller folder du ønsker at dele Adactit Guide Sidst opdateret: Side 2

3 2. Tryk på hængelåsen ( ) og derefter Inviter personer 3. Indtast navnet, eller adressen, på den person(er) du ønsker at dele med. Vælg enten om personen kan få lov at se eller redigere dokumentet. Du kan også påkræve at brugeren skal logge ind for at kunne se/redigere dit dokument. 4. Tryk Vis indstillinger, i bunden, for at vælge at Send en invitation via mail Når dokumenter, eller mapper, er blevet delt, vil hængelås-ikonet ændre sig til to mænd ( ). Ved klik på dét ikon kan man kontrollere hvem, et specifikt dokument er delt med. Man vil herfra kunne stoppe en evt. deling med en given person. 1. Tryk på pilen ved siden af personens navn ( ) og derefter Stop deling 2. Tryk Gem ændringer Hvordan synkroniserer jeg mit SkyDrive Det kræver som minimum Office Pro Plus 2013 at kunne synkronisere sit SkyDrive ned lokalt på computeren. Har du en tidligere version af Office-pakken, gå venligst videre til afsnittet SkyDrive Pro Synkroniseringsklient, længere nede i denne artikel. Adactit Guide Sidst opdateret: Side 3

4 Sådan gør du for at synkronisere dit SkyDrive bilbiotek: 1. Log ind på Office Gå til SkyDrive 3. Tryk Synkronisering 4. Du vil derefter blive mødt af følgende besked: 5. Herefter vil du kunne tilgå, se og åbne dine dokumenter via Windows stifinderen. Du vil også lettere kunne uploade dine filer til SkyDrive, blot ved at gemme nye filer i denne synkroniserede mappe. SkyDrive Pro Synkroniseringsklient SkyDrive Pro Synkroniseringsklienten er en tjeneste som følger med i Office Kører man derimod med en tidligere version af Office end dét, skal man benytte sig af separat SkyDrive Pro synkroniseringsklient, for at få mulighed for at synkronisere SkyDrive med computeren. SkyDrive Pro Synkroniseringsklienten kan hentes og installeres herfra. OBS: Versionen som downloades og installeres skal være tilsvarende din nuværende version af Office-pakken enten x86 (32-bit) eller x64 (64-bit). Du kan finde ud af hvilken version du har installeret ved at gå til Filer Konto, i et vilkårligt Office program. Når SkyDrive Pro Synkroniseringsklienten er installeret og downloadet, skal man følge vejledningen i afsnittet Hvordan synkroniserer jeg mit SkyDrive. Adactit Guide Sidst opdateret: Side 4

5 Stop synkronisering af SkyDrive Ønsker du ikke længere at dit SkyDrive bibliotek skal synkroniseres med din computer, kan du vælge at afbryde synkroniseringen, vha. SkyDrive Pro-applikationen. Sådan gør du for at stoppe synkronisering af et SkyDrive bibliotek: 1. Højre klik SkyDrive ikonet ( ) i Windows proceslinjen 2. Tryk Stop synkronisering af en mappe 3. Marker dit SkyDrive bibliotek (typisk kaldet SkyDrive på Firmanavn) og tryk Stop synkroniseringen 4. Tryk Ja i advarslen Dette stopper synkroniseringen af SkyDrive på Fimanavn permanent. Er du sikker? Grænseværdier for SkyDrive Hvor mange elementer kan jeg synkronisere? Du kan synkronisere op til elementer i SkyDrive-biblioteket. Hvad er størrelsesbegrænsningen på at downloade filer? Fra et SharePoint bibliotek (som SkyDrive bygger på) kan du downloade filer op til 2GB i filstørrelse. Hvad er grænseværdierne for filer og mapper? Filnavne kan maksimalt være 128 karaktere Mappenavne kan have op til 256 karaktere Mappenavn/filnavn kombinationer kan have op til 260 karaktere Ugyldige tegn Du kan ikke uploade filer med filnavne, der indeholder nogen af følgende tegn: \ / : *? < > # { } % ~ & Ugyldige filtyper Du kan ikke uploade OneNote-filer, eller filer med filtype-endelsen.tmp eller.ds_store. Derudover er det ikke tilladt at uploade desktop.ini, thumbs.db eller eh-thumbs.db filer. Ydermere kan du ikke uploade filtyper, der blokeres på SharePoint-websteder. Hvis din organisation kører SharePoint server, kan listen over blokerede filer variere afhængigt af hvad administratoren angiver. Hvis din organisation kører SharePoint Online, er standardlisten over blokerede filer fast og kan ikke ændres. Hvis du vil se en liste over de blokerede filtyper, så klik følgende link: Link (engelsk site). Adactit Guide Sidst opdateret: Side 5