Odense Renovation A/S Udbud for afhentning og bortskaffelse af klinisk risikoaffald og medicinaffald i Odense Kommune

Transkript

1 Odense Renovation A/S Udbud for afhentning og bortskaffelse af klinisk risikoaffald og medicinaffald i Odense Kommune Udbudsbetingelser (UB) Dato: d. 7. januar 2013

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING 4 2. TILBUDDET TILBUDDETS INDHOLD TILBUDETS GYLDIGHED 5 3. KRITERIER FOR TILDELING AF ORDRE 5 4. TILBUDSVILKÅR 5 5. KONTAKTOPLYSNINGER - ODENSE RENOVATION A/S 7 6. BESKRIVELSE AF OPGAVEN INDLEDNING DEFINITIONER YDELSENS OMFANG INDSAMLING OG BORTSKAFFELSE AF KLINISK RISIKOAFFALD INDSAMLING OG BORTSKAFFELSE AF MEDICINAFFALD APOTEKERORDNINGEN LEVERING AF EMBALLAGER FORBEHOLD FOR AFVIGELSER 9 7. KRAV TIL TILBUDSGIVER KRAV TIL MATERIEL KRAV TIL MANDSKAB INSTRUKTION AF MANDSKAB LOVGIVNINGSMÆSSIGE RAMMER KRAV TIL MODTAGEANLÆG KRAV TIL PLANLÆGNING BESKRIVELSE AF YDELSEN FREMGANGSMÅDE REGISTRERING AF YDELSER TRANSPORT OG BORTSKAFFELSE/BEHANDLING AF AFFALD ADMINISTRATION ERSTATNINGSANSVAR ØKONOMI 14 side 2 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

3 10.1. ENHEDSPRISER BETALING PRISREGULERING DOKUMENTATION BODSORDNING VED FEJL OG MANGLER KONTRAKTENS VARIGHED BILAG BILAG 1 DOKUMENTATION/AFREGNINGSGRUNDLAG 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 3 af 16

4 1. Indledning Odense Renovation A/S udbyder hermed følgende opgave til interesserede tilbudsgivere: Afhentning af affald fra tre kommunale indsamlingsordninger i Odense Kommune, samt bortskaffelse af affaldet til godkendte modtageanlæg, inkl. levering af emballager. Udbudet omfatter følgende ordninger: 1. Ordning for klinisk risikoaffald (henteordning) 2. Ordning for medicinaffald (henteordning) 3. Ordning for apoteker (apotekerordning), i form af afhentning og bortskaffelse af medicinaffald og kanylebokse fra private borgere (bringeordning) Opgaven udbydes efter EU-reglerne for udbud (direktiv nr. 2004/18/EF, implementeret i Danmark med bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011). Opgaven udbydes som et offentligt udbud. Nærværende udbudsbetingelser (UB) skal læses i sammenhæng med tilbudshæftet (TBH), der også indeholder tilbudslisten (TBL) og tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG), samt udkast til kontrakt (UK). 2. Tilbuddet 2.1. Tilbuddets indhold Følgende oplysninger skal være med i tilbuddet, for at det kan komme i betragtning: 1. En tro-og-love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt gæld til det offentlige (moms og skat) 2. Reviderede regnskaber for de seneste 2 år 3. Mindst to referencer fra tidligere, tilsvarende opgaver 4. Udfyldt tilbudshæfte TBH med tilhørende bilag 5. Udfyldt tilbudsliste TBL med enhedspriser (angives excl. moms) Hvis der vedlægges bilag, skal det anføres i TBH, hvilket punkt bilagene hører sammen med. Hvis tilbudsgiver agter at benytte sig af underentreprenører, skal der vedlægges samme dokumentation for disse. Fremsendelse af tilbud Tilbud skal indsendes i ét eksemplar til Odense Renovation A/S. Tilbudet sendes pr. mail til ofd@odenserenovation.dk, og i emne-feltet skrives følgende tekst: Tilbud Klinisk risikoaffald og medicinaffald i Odense. - Att.: Ole Fuglsang Tilbudet skal fremsendes således, at det er Odense Renovation A/S i hænde senest: torsdag d. 21. februar 2013 kl (tilbudsdagen). side 4 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

5 Hvis en tilbudsgiver ønsker det, kan denne også fremsende sit tilbud pr. brev. Fristen er da den samme som for tilbud pr. . Alle tilbud åbnes samlet hos Odense Renovation A/S umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Det bemærkes, at tilbudsgiver eller deres repræsentanter ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud Tilbudets gyldighed Tilbudsgiverne skal vedstå deres tilbud mindst 60 dage efter tilbudsdagen. 3. Kriterier for tildeling af ordre Ordren vil blive tildelt den tilbudsgiver der samlet set afgiver det økonomisk mest fordelagtige bud, hvor følgende delkriterier er anvendt (listet i prioriteret rækkefølge): Pris: 80 % Driftssikkerhed: 20 % Pris (80 %) vurderes ud fra følgende: Laveste samlede konkurrencesum (hhv. post Sum 3 i tilbudsliste TBL) Driftssikkerhed (20 %) vurderes ud fra følgende: Navn og adresse på fast modtageanlæg, hvor det kliniske risikoaffald normalt skal afleveres Navn og adresse på alternativt modtageanlæg, hvis det første modtageanlæg er forhindret i at modtage det kliniske risikoaffald Navn og adresse på øvrige modtageanlæg (vævsaffald, medicinaffald, batterier, kviksølvholdigt affald) Bud på indsættelse af reservemandskab og materiel, så normal drift kan opretholdes uden forsinkelser (reaktionstid for indsættelse af ny chauffør og reaktionstid for indsættelse af ny bil) Mindst to referencer fra tidligere, tilsvarende opgaver, der viser tilbudsgiverens erfaring med denne slags opgaver 4. Tilbudsvilkår Nedenfor nævnte dokumenter (samlet benævnt udbudsmateriale) danner, sammen med almindelig gældende ret (herunder EU-reglerne for udbud), grundlag for afgivelse af tilbud. a) Nærværende udbudsbetingelser (UB) med bilag: 1. Beskrivelse af datafelter 2. Odense Kommunes regulativ for erhvervsaffald ordning for klinisk risikoaffald Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 5 af 16

6 3. Odense Kommunes regulativ for erhvervsaffald ordning for medicinaffald b) Tilbudshæfte (TBH) med tilhørende tilbudsliste (TBL) c) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) d) Udkast til kontrakt (UK) Alle de nævnte dokumenter kan downloades fra Odense Renovation A/S hjemmeside Hvis der mangler dele af udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver omgående henvende sig til Odense Renovation A/S. De tilbudte enhedspriser skal omfatte samtlige krav og ydelser i dette udbudsmateriale. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Hvis der er uklarheder i dette materiale eller tvivlsspørgsmål hos tilbudsgiverne, er der mulighed for at stille spørgsmål om dette. Spørgsmål besvares kun skriftligt. Spørgsmål skal fremsendes pr. til Pia S. Rasmussen på mail psr@odenserenovation.dk senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, og vil blive besvaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Hvis der kommer spørgsmål senere, vil de blive besvaret, hvis det er muligt at svare inden 6 dage før tilbudsfristens udløb. Det afhænger af spørgsmålenes karakter og kompleksitet. Spørgsmål og svar sendes pr. i anonymiseret form til samtlige aktører, der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet. side 6 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

7 5. Kontaktoplysninger - Odense Renovation A/S Ordregiver: Odense Renovation A/S Adresse: Snapindvej 21, 5200 Odense V Telefon: info@odenserenovation.dk Kontaktperson vedr. udbuddet: Ingeniør Pia S. Rasmussen psr@odenserenovation.dk Dir. tlf.: Beskrivelse af opgaven 6.1. Indledning Klinisk risikoaffald og medicinaffald skal afhentes efter behov, dog mindst en gang om året, da der ikke må opstå lugtgener og unødig stort oplag. I forbindelse med evt. afhentningsfrekvens skal der tages hensyn til opholdstid under transport, behandling samt opbevaring. På Odense Universitetshospital skal der afhentes klinisk risikoaffald alle hverdage, og Odense Universitetshospital skal desuden have mulighed for at foretage bestillinger og få afhentet klinisk risikoaffald i weekender og på helligdage Definitioner Klinisk risikoaffald er farligt affald, som ved direkte kontakt kan indebære en særlig risiko ved håndtering. Klinisk risikoaffald er: skærende og stikkende genstande, som har været brugt i patientpleje eller behandling samt i forbindelse med behandling af dyr smitteførende affald i øvrigt, som indeholder eller kan indeholde mikroorganismer fra diagnostik og behandling af patienter samt fra forsøgsdyr vævsaffald (patologisk affald) er affald af alle genkendelige vævs- og legemsdele samt andet affald, hvor uigenkendelighed efter behandling skønnes hensigtsmæssig af æstetiske grunde Klinisk risikoaffald skal ved afhentning være fordelt i to fraktioner, hhv. klinisk risikoaffald og vævsaffald (patologisk affald). Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 7 af 16

8 Medicinaffald er bl.a. fejlproduceret medicin eller medicinrester der ikke har været i kontakt med patienter, herunder: sprøjter med medicin uden kanyle (for eksempel insulinpenne) salver flydende medicin tabletter og kapsler infusionsvæsker m.m Ydelsens omfang Indsamling og bortskaffelse af klinisk risikoaffald Opgaven drejer sig om indsamling af klinisk risikoaffald og vævsaffald fra omkring 250 virksomheder i sundhedssektoren i Odense Kommune. Langt den største af disse er Odense Universitetshospital. I 2011 (de senest kendte data) blev der indsamlet ca kg klinisk risikoaffald og kg vævsaffald fra disse virksomheder. Disse affaldsmængder fordelte sig på afhentninger. Det indsamlede affald transporteres til et godkendt modtageanlæg, hvor det bortskaffes. Vævsaffald håndteres og bortskaffes separat til et godkendt modtageanlæg Indsamling og bortskaffelse af medicinaffald Virksomheder der er tilmeldt ordningen, skal i forbindelse med afhentningen af klinisk risikoaffald også have afhentet medicinaffald. I 2011 blev der hentet ca kg medicinaffald fra Odense Kommune. Medicinaffaldet skal holdes adskilt fra det kliniske risikoaffald og bortskaffes på godkendt modtageanlæg Apotekerordningen I Odense Kommune er der ca. 8 apoteker (med tilhørende apotekerudsalg) som tager imod medicinaffald og brugte kanyler fra de private husstande. Apotekerne skal holde deres eget affald adskilt fra det de modtager fra de private husstande. Det er kun brugte kanyler og medicinaffald fra de private husstande, der er omfattet af denne ordning og udbud. Affaldet afhentes efter behov Levering af emballager Ud over grundydelsen afhentning og bortskaffelse af affald skal virksomheder og apoteker tilmeldt ordningerne have mulighed for, men ikke pligt til, at bestille og få leveret: UN-godkendt opbevaringsemballage UN-godkendt transportemballage Labels Herunder UN-godkendt kanylebokse, som også kan anvendes i apotekerordningen. side 8 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

9 Det kan ikke forudses, i hvor høj grad disse ydelser vil blive benyttet, så det opgivne antal er et skøn Emballage Tilbudsgiveren skal kunne levere de UN-godkendte emballager og labels, som der er behov for hos de affaldsproducerende virksomheder. I tilbudslisten er angivet de størrelser, som er standard, og som der skal angives en enhedspris på. Hvis der i kontraktperioden hos enkelte kunder opstår behov for andre størrelser, skal disse også kunne leveres. Tilbudsgiveren opgiver i givet fald sin enhedspris for en sådan emballage. Emballager skal kunne leveres inden for 24 timer ved akut bestilling. Tilbudsgiver har ansvaret for at de UN-godkendte emballager overholder holdbarheden efter gældende regler. Opbevaringsemballagen til klinisk risikoaffald skal være gul eller have et gult låg. Transportemballage til udlevering skal mærkes med Odense Renovation A/S logo, evt. i form af en label. Labels udleveres af Odense Renovation A/S. Det påhviler tilbudsgiveren at sikre, at det valgte modtageanlæg kan modtage emballager i de dimensioner, som tilbudsgiver agter at anvende. Der må ikke anvendes emballager der er større end 700 liter. Tilbudsgiver skal udfærdige en beskrivelse af de emballager og labels som han har tænkt sig at benytte. For emballage skal beskrivelsen indeholdende produkttype, materiale, farve, størrelse, udformning, UN-godkendelse m.m. En beskrivelse af labelerne skal indeholde udformning, farve, størrelse, antal meter pr. rulle eller antal labels pr. ark m.m Forbehold for afvigelser Virksomhederne kan søge dispensation fra kommunens indsamlingsordninger. Det betyder, at det samlede antal virksomheder, der skal have afhentet klinisk risikoaffald og medicinaffald i denne ordning, kan blive mindre end angivet. Ligeledes kan Odense Renovation A/S ikke på forhånd garantere, at mængden af affald i udbudsperioden vil svare til den, som blev indsamlet i Krav til tilbudsgiver Tilbudsgiveren skal inden kontraktens indgåelse være registreret som indsamlingsvirksomhed i det nationale affaldsregister hos Miljøstyrelsen, da tilbudsgiver overtager ansvaret for transporten- og bortskaffelsen af det indsamlede affald ved afhentning. Herudover skal tilbudsgiveren besidde eller indhente andre nødvendige tilladelser, som kræves i forbindelse med arbejdets udførelse. Ved kontraktens underskrift fremsender den vindende tilbudsgiver kopi af gældende tilladelse til godskørsel for fremmed regning og gyldigt ADR-bevis, samt en anfordringsgaranti på kr. excl. moms fra tilbudsgivers pengeinstitut. Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 9 af 16

10 Tilbudsgiveren er erstatningspligtig for al skade, som tilbudsgiver selv eller dens mandskab måtte forvolde på materiel, personer, privat eller offentlig ejendom under arbejdets udførelse. Odense Renovation A/S forbeholder sig ret til at føre stikprøvevis kontrol med tilbudsgiverens udførelse af opgaven, herunder ret til at inspicere tilbudsgiverens materiel og kontrollere godkendelser o. lign. Tilbudsgiver skal acceptere, at der kan blive isat tracking-udstyr (ipad) i køretøjerne, hvis Odense Renovation A/S ønsker det Krav til materiel Klinisk risikoaffald og medicinaffald skal indsamles med dertil godkendt udstyr. Af hensyn til chaufførernes arbejdsmiljø skal tilbudsgiver råde over passende løfteudstyr, så manuelle løft begrænses mest muligt. Alle køretøjer skal opfylde gældende regler i færdselsloven. Herudover skal de køretøjer, som tilbudsgiveren vil anvende til opgaven, kunne opfylde Odense Kommunes miljøregler (emissionskrav i miljøzone samt tomgangsregulativ). Det kræves derfor, at køretøjet enten mindst er udstyret med en Euro-5 motor eller har påmonteret et partikelfilter. Dette skal dokumenteres ved kontraktens underskrift. Tilbudsgiveren skal sikre, at hans materiel til enhver tid er sikkerheds- og driftsmæssigt forsvarligt og i lovlig stand. Alle omkostninger hertil afholdes af tilbudsgiveren. Tilbudsgiveren skal holde de benyttede køretøjer behørigt forsikrede, ligesom al ansvars- og ulykkesforsikring for mandskabet påhviler ham. Hvis der er vægt på køretøjerne, skal de kalibreres efter gældende regler, således at afregningen for det afhentede affald altid er retvisende. Ved kontraktens underskrift skal der fra tilbudsgivers side foreligge dokumentation for at vægten er blevet kalibreret senest 6 måneder inden datoen for kontraktens underskrift. Tilbudsgiver skal have telefon og en adresse til modtagelse af bestillinger, og desuden skal tilbudsgiver have en PC med adgang til internettet, da bestillinger på sigt muligvis vil foregå gennem Odense Renovation A/S database. Odense Renovation A/S vil afsætte tid til vejledning i brugen af denne database, hvis det bliver aktuelt Krav til mandskab Mandskabet har over for tredjemand tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de bliver bekendt med ved udførelsen af opgaven. Dette gælder også eventuelle undertilbudsgivere. Tavshedspligten ophører ikke ved tilbudsgivers ophør eller ved mandskabets eventuelle fratræden. Tilbudsgivers mandskab skal kunne forstå, tale og læse dansk i et omfang, der gør dem i stand til at kommunikere med andre i udførelsen af deres arbejde. Tilbudsgivers mandskab skal som minimum have de samme vilkår - herunder overenskomstmæssige vilkår - som gælder for tilsvarende medarbejdere i Danmark. Tilbudsgiveren er ansvarlig for, at hans mandskab udviser god opførsel under udførelsen af arbejdet. Hvis Odense Renovation A/S modtager gentagne, berettigede klager side 10 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

11 over en eller flere medarbejdere, kan Odense Renovation A/S forlange, at vedkommende bliver fjernet fra opgaven i Odense Kommune. Tilbudsgiveren skal omgående indsætte nødvendigt ekstra mandskab, såfremt det daglige mandskab ikke er i stand til at udføre ydelserne i den takt, bestillingerne kommer ind. Forsinkelse eller afvisning af kørsler, der begrundes med afspadsering, sygdom, barsel, ferie m.v. accepteres ikke. Hvis en kørsel ikke kan udsættes, forbeholder Odense Renovation A/S sig ret til at lade kørslen udføre af en anden vognmand. Hvis en sådan uopsættelig kørsel udføres af en anden vognmand til en højere pris end tilbudsgivers, bliver tilbudsgiver debiteret differencen i den månedlige afregning. Tilbudsgiver skal kunne kontaktes pr. telefon eller i Odense Renovation A/S almindelige åbningstid, så problemer, tvivlstilfælde m.m. løbende kan løses. Åbningstiderne er 8-15 på hverdage. Uden for åbningstiden (eller i øvrigt) skal tilbudsgiver kunne nås på et vagttelefonnummer, som skal angives. I weekenderne skal det være muligt at få afhentet inden for 2 timer ved akutte tilfælde. Odense Renovation A/S forventer, at tilbudsgiver er rede til at indgå i en åben dialog om eventuelle arbejdsmiljøspørgsmål af fælles interesse. Arbejdet skal tilrettelægges så det udføres bedst muligt på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde, ud fra vurdering af arbejdsmiljøforholdene. Entreprenøren skal gøre sig bekendt med forholdene på afhentningsstederne navnlig adgangsforhold således at der i tilbudsprisen er taget højde for at arbejdet udføres arbejdsmiljømæssigt korrekt. Chauffører skal bære eller have adgang til relevant sikkerhedsudstyr (handsker, arbejdstøj med reflekser, sikkerhedssko). Ved afhentning i klinikker skal de iføre sig rent, hvidt arbejdstøj (fx en kittel) af æstetiske årsager Instruktion af mandskab Det anvendte mandskab skal have modtaget de nødvendige instruktioner til at håndtere klinisk risikoaffald og andet farligt affald, dvs. viden om egne arbejdsmiljøforhold ved afhentning, transport og aflæsning samt viden om forholdsregler ved uheld. Chauffører, der udfører denne opgave, skal til enhver tid have et gyldigt ADR-bevis. Beviset skal forevises ved kontraktens underskrift. Hvis der skiftes chauffør i kontraktperioden, skal ADR-bevis for den nye chauffør fremvises Lovgivningsmæssige rammer Arbejdet skal udføres efter den til enhver tid gældende lovgivning. De vigtigste regler er nævnt nedenfor: Lovbekendtgørelse nr. 879 af 26. juni 2010 (miljøbeskyttelsesloven) Bekendtgørelse nr af 12. december 2011 om affald Lovbekendtgørelse nr af 7. oktober 2010 om arbejdsmiljø Bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse Odense Kommunes regulativ for erhvervsaffald ordning for klinisk risikoaffald (er vedlagt som del a) pkt. 2 af det samlede udbudsmateriale) Odense Kommunes regulativ for erhvervsaffald ordning for medicinaffald (er vedlagt som Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 11 af 16

12 del a) pkt. 3 af det samlede udbudsmateriale) Hvis der i kontraktperioden sker ændringer i nogen af ovennævnte regler, er det til enhver tid de seneste tilpasninger og opdateringer der er gældende Krav til modtageanlæg Tilbudsgiveren skal i tilbudshæftet (TBH) angive, hvilke modtageanlæg han vil aflevere det kliniske risikoaffald og vævsaffaldet på. Det kræver en særlig miljøgodkendelse at afbrænde klinisk risikoaffald, og tilbudsgiveren skal derfor bekræfte, at modtageanlægget har en sådan særlig miljøgodkendelse, samt bekræfte, at det har en aftale med den pågældende tilbudsgiver. Tilbudsgiveren skal gøre rede for, på hvilket alternativt modtageanlæg han kan komme af med det kliniske risikoaffald, hvis det faste modtageanlæg er ude af drift. Tilbudsgiveren skal også angive, hvilke modtageanlæg han vil aflevere medicinaffaldet, batterierne og det kviksølvholdige affald til. Følgende skal angives i et bilag om hvert enkelt modtageanlæg: generelle virksomhedsdata, herunder navn, adresse, kontaktperson, CVR-nr, P-nr, listepunkter og tilsynsmyndighed m.m. bekræftelse om gyldig miljøgodkendelse, navnlig vedr. Bilag 3, pkt. 5 i Forbrændingsbekendtgørelse nr af (kravet om, at klinisk risikoaffald skal tilføres ovnen, uden at det blandes med andet affald, og uden direkte håndtering ) Tilbudsgiver skal sikre at modtageanlægget hver måned sender en opgørelse til Odense Renovation A/S over modtagne mængder klinisk risikoaffald, vævsaffald, medicinaffald, batterier og kviksølvholdigt affald fra virksomheder i sundhedssektoren i Odense Kommune Krav til planlægning Ved kontraktens start får tilbudsgiveren udleveret en liste over alle de virksomheder, som Odense Kommune har kendskab til, samt oplysninger om hidtidig afhentningsfrekvens. Ud fra listen skal tilbudsgiveren planlægge sine afhentninger. Når afhentningerne er planlagt, sendes planlægningen til Odense Renovation A/S, som lægger oplysningerne ind i en database. 8. Beskrivelse af ydelsen 8.1. Fremgangsmåde I princippet er der metodefrihed til at planlægge og udføre opgaven, men følgende skal iagttages: Ruterne planlægges, så chaufføren i dagene mandag til fredag kan foretage afhentning på Odense Universitetshospital. Om mandagen foretages afhentning om formiddagen, tirsdag til fredag foretages afhentninger om eftermiddagen efter kl side 12 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

13 Ud over de planlagte afhentninger kan der løbende komme ordrer om ekstra afhentninger. Odense Renovation A/S forsyner løbende tilbudsgiveren med disse oplysninger via ipad, og tilbudsgiveren udfører dem løbende sammen med de planlagte afhentninger. Tilbudsgiveren skal ved afhentning visuelt kontrollere, at affaldet er emballeret korrekt. Tilbudsgiveren har pligt til at lade affaldet stå, eller sikre at virksomheden straks foretager omemballering, hvis emballeringen ikke er i orden. Ved afhentning overtager tilbudsgiver ansvaret for transporten og bortskaffelsen af affaldet. Tilbudsgiveren skal straks give Odense Renovation A/S og virksomheden besked om afviste afhentninger på grund af manglende tilgængelighed, forkert emballering, defekt emballage m.v. Hvis virksomheden på adressen er lukket eller ophørt, skal Odense Renovation A/S have besked om dette straks. Tilbudsgiveren kan vælge at samle indsamlet klinisk risikoaffald på egen omlasteplads, inden det afleveres på et modtageanlæg. Hvis tilbudsgiver vælger at bruge denne løsning, skal han dokumentere, at alle krav til opbevaring (herunder opholdstid, krav til nedkøling og ingen tilgængelighed for uvedkommende) er opfyldt. Når en måned er gået, er afregningsgrundlaget skabt for ydelserne i den pågældende måned via registreringer på ipad, der løbende samler de udførte ydelser i måneden i Odense Renovation A/S database. Oplysninger om ydelserne er som nævnt i bilag Registrering af ydelser Tilbudsgiveren registrerer de ydelser, der er foretaget hos hver enkelt virksomhed. Det registreres pr. virksomhed, hvor mange kg hhv. klinisk risikoaffald, vævsaffald (patologisk affald) og medicinaffald, der er afhentet. Derudover skal antal afhentet emballage, for de enkelte typer registreres. Registreringer foretages via ipad Transport og bortskaffelse/behandling af affald Tilbudsgiver kommer til at køre ordningen som indsamler og har det fulde ansvar under udførelsen af arbejdet og under transport af det indsamlede affald. Tilbudsgiver skal selv sørge for at alle krav i forbindelse med transportdokumentation er opfyldt. Tilbudsgiveren har også det fulde ansvar for, at behandlingen af det kliniske risikoaffald, vævsaffald, medicinaffald, batterier og kviksølvholdigt affald foregår korrekt. Når køretøjet er fyldt, køres affaldet til et godkendt modtageanlæg for den pågældende type affald Administration Alle henvendelser om afhentninger og levering af transportemballage skal rettes til Odense Renovation A/S. Tilbudsgiveren må således ikke foretage afhentninger på direkte bestilling fra en virksomhed uden om Odense Renovation A/S. Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 13 af 16

14 Odense Universitetshospital skal som undtagelse have mulighed for at kunne bestille direkte ved akutte forhold f.eks. i weekenderne. 9. Erstatningsansvar Tilbudsgiveren hæfter for de skader, som firmaets vogne og udstyr måtte forvolde på tredjemands ejendom. Alle skader skal straks anmeldes til Odense Renovation A/S. 10. Økonomi Enhedspriser Der skal afgives tilbud på alle de priser, som står anført i tilbudslisten. Der skal angives priser på følgende: afhentning af klinisk risikoaffald, vævsaffald og medicinaffald, for afhentning af hhv. 1 kasse, 2 kasser eller flere, samt en særskilt afhentningspris for Odense Universitetshospital kg-priser for bortskaffelse af hhv. klinisk risikoaffald, vævsaffald, medicinaffald, batterier og kviksølvholdigt affald enhedspriser for forskellige emballager diverse enhedspriser for labels pris for levering af emballager og labels en timepris jf. listepunkterne i tilbudslisten. Priserne anført i tilbudslisten skal dække den fulde værdi af det arbejde, der er omfattet af den pågældende enhedspris. I de angivne priser skal være indregnet alle tilbudsgiverens omkostninger og tillæg til f.eks. administration, fortjeneste, veje-, læsse- og aflæsningstid, generelle risici, møder med Odense Renovation A/S, samt alle afgifter, gebyrer m.v. Der ydes ikke særskilt betaling for ekstra kørsel forårsaget af trafikomlægninger, hastighedsregulerende foranstaltninger, gravearbejde m.m., eller ekstra ventetid ved omemballering af defekt emballage på en adresse. Det ekstra besvær skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser. Herudover ønskes en timepris på hverdage til ekstraordinære kørsler (f.eks. akut afhentning af ekstra, uforudset klinisk risikoaffald og medicinaffald). Alle priser og summer skal angives uden moms Betaling Odense Renovation A/S afregner månedsvis bagud med tilbudsgiveren for de ydelser, som er foretaget i løbet af den foregående måned (afhentning af affald, levering af emballage). Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage Prisregulering Alle priser reguleres årligt (første gang pr. 1. januar 2014) og fremadrettet på grundlag af Danmarks Statistiks BYG7 - lastbilkørsel, som dækker regulering af omkostninger til materiel og mandskab. Ved side 14 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk

15 reguleringen anvendes det senest offentliggjorte indextal. Pr. 1. november 2012 var indexet på 174, Dokumentation Dokumentation for udførte ydelser bliver løbende registreret i de udleverede ipads, og der afregnes månedsvis bagud på basis af disse Bodsordning ved fejl og mangler For hver væsentlig fejl eller mangel der er sket under udførelsen af opgaven, kan Odense Renovation A/S opkræve en bod på 1.000,00 kr. excl. moms pr. tilfælde. Væsentlige fejl og mangler kan fx være manglende afhentning ved akut bestilling, forsinkede afhentninger, afhentning af defekte emballager uden omemballering, aflevering af klinisk risikoaffald til et ikke-miljøgodkendt modtageanlæg, sammenblanding af affald fra andre ordninger eller kommuner m.v. Uanset bod er tilbudsgiveren stadig forpligtet til så hurtigt som muligt at udbedre de fejl og mangler, der udløste boden. Hvis fejl og mangler ikke udbedres, kan Odense Renovation A/S på tilbudsgiverens regning lade en anden entreprenør udføre arbejdet. 11. Kontraktens varighed Tilbudsgiver anses ikke at have fået opgaven overdraget, før gyldig kontrakt er returneret til Odense Renovation A/S i underskrevet stand, og de forlangte bilag er vedlagt. Opgaven starter pr. 1. april 2013 og slutter 31. december Aftalen kan dog forlænges på uændrede vilkår to gange for ét år ad gangen. Hvis Odense Renovation A/S ønsker at gøre brug af denne option, skal selskabet meddele tilbudsgiver dette senest 3 måneder før kontraktens udløb, dvs. senest d. 30. september 2016 og 30. september Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk side 15 af 16

16 12. Bilag Bilag 1 Dokumentation/afregningsgrundlag Liste over oplysninger til månedlig afregning De data, der løbende registreres i ipad en under udførelse af dagens arbejde, bliver gemt i nedenstående felter. Hver måned sender Odense Renovation A/S afregningsgrundlag til entreprenøren, og på grundlag af den opsamlede dokumentation sender entreprenøren en faktura pr. til faktura@odenserenovation.dk. Felt Type Beskrivelse Dato DD-MM-YYYY dato for ydelse ID-nr. tekst Virksomhedens kundenummer Kode tekst Kode for ydelsen/affaldet/emballagen Navn tekst Beskrivende tekst til Kode Antal tal Antal enheder af koden (stk. eller kg) Pris (excl. moms) tal Enhedspris for ydelsen/affaldet/emballagen Moms tal Total tal Pris + moms side 16 af 16 Odense Renovation A/S Snapindvej Odense V info@odenserenovation.dk