Spørgsmål/svar er opdateret den 8. april 2016.

Transkript

1 Version 1.0 LEMVIG KOMMUNES 1. UDBUD AF SPECIALKØRSEL SPØRGSMÅL/SVAR TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål/svar er opdateret den 8. april 2016.

2 Nr. Spørgsmål Svar Besvarelsesdato 1. Er Lemvig Kommunes 1. udbud af specialkørsel at betragte som et eu-udbud? Hvis ja, er der så ikke nogle tidsfrister som udbyder IKKE overholder i henhold til lovgivningen på området? Ringkøbing-Skjern kommune gik i udbud d. 18/3/2016 med specialkørslen i kommunen, dette udbud kører som et rent eu-udbud under Midttrafik, og der er sidste frist for afgivelse af bud d. 26/4/2016. Da det ikke er betegnet som et hasteudbud, har udbyder altså givet byder en frist på mere end 35 dage til at afgive bud. Dette harmonerer fint med reglerne på området. I Lemvig kommunne har man tilsyneladende glemt denne regel??? Eller er det et hastudbud? Tidsfristerne er lige lovlig korte, og bærer faktisk præg af, at man hos Midttrafik og Lemvig Kommune havde en klar forventning om at man kunne køre de to udbud under et. Det er ikke noget jeg finder på, det har stået i et bestyrelsesreferat fra Midttrafiks bestyrelse, og må derfor tages for gode varer. 2. I det aktuelle udbud af Lemvig Kommunes 1. udbud af specialkørsel er udbudsbekendtgørelsen dateret den 05/04/2016 og tilbudsfristen ifølge udbudsmaterialet den 25/04/2016 kl Det giver en tilbudsfrist på 21 dage. Denne tilbudsfrist er Lemvig Kommune har valgt at udbyde kørslen selv i stedet for at lægge kørslen over til Midttrafik, hvorfor der ikke er en sammenhæng til den nævnte udbudsprocedure vedr. Ringkøbing-Skjern Kommune. Udbuddet er et EU-udbud og gennemføres i overensstemmelse med Udbudsloven. Minimumsfristen for tilbudsafgivelse i et offentligt EUudbud er 35 dage, jf. Udbudsloven 57. Men hvis ordregiveren har anvendt en forhåndsmeddelelse, kan minimumsfristen reduceres til 15 dage (Udbudslovens 57, stk. 3). Lemvig Kommune afsendte den 24. februar 2016 en forhåndsmeddelelse, hvori der blev orienteret om udbuddet. Forhåndsmeddelelsen kan ses her: Udbudsbekendtgørelsen blev afsendt 31. marts 2016 med tilbudsfrist 25. april 2016 og overholder således Udbudslovens minimumskrav på 15 dage. Se svar på spørgsmål nr. 1. Lemvig Kommune vil ikke udskyde fristen til et senere tidspunkt.

3 efter min opfattelse ikke passende og lever umiddelbart heller ikke op til minimumfristen på 35 dage. Vil Lemvig Kommune / Midttrafik udskyde tilbudsfristen til et senere tidspunkt. 3. Rettelse til udbudsbetingelserne Frist for spørgsmål og svar Der er en fejl i udbudsbetingelserne, idet fristen for indsendelse af spørgsmål rettelig skal være den 14. april Lemvig Kommunes frist for at offentliggøre svar på spørgsmål/rettelsesblade er den. 18. april 2016 Rettelserne af datoerne vil være medtaget i en ny version af udbudsbetingelserne, såfremt der senere viser sig at komme flere rettelser til udbudsbetingelserne. 4. Udbud offentliggjort 5/4-2016, frist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet er 8/ Mener udbyder virkelig at det er en fair tidsfrist? Se svar til spørgsmål 3. Er det hensigtsmæssigt at afholde informationsmateriale om udbuddet, efter fristen for indsendelse af spørgsmål til udbuddet er overskredet? 5. Vil udbyder redegøre for, hvilke tanker der ligger bag sammensætningen af de enkelte pakker? Det virker underligt, at der i næsten alle pakker stilles krav, om materiel af en størrelse som ikke benyttes af de aktuelle aktører. 6. Har udbyder lavet en specialaftale med brugerne og hjemmeplejen? Hvis man skal kunne overholde Ordregiver har vurderet, at sammensætningen af de enkelte pakker og kravene til materiel giver en hensigtsmæssig afvikling af kørslerne. Der vil blive lavet aftaler med brugere og institutioner vedr. tilrettelæggelsen af kørslen.

4 tidsfristerne, på især en af pakkerne, kræver det fuldt samarbejde fra alle involverede parter. Hvilket service niveau forventer udbyder? Er det kørsel fra kantsten til kantsten eller? Serviceniveauet fremgår af udbudsmaterialet. Der henvises bl.a. til Kontraktens Bilag Der tillades køretøjer med en max alder på henholdsvis 10 og 15 år. Hvordan passer det sammen med Lemvig Kommunes tanker om grøn energi og virke? Hvilken standard forventer udbyder af køretøjerne? En 14 år gammel minibus kan vel have svært ved at leve optil såvel den sikkerhed og miljøstandard, man med rette kan forvente i 2016? Vil udbyder foretage kontrol af køretøjer såvel inden kontraktstart som undervejs? 8. I forbindelse med dette udbud skal byder samt evt underleverandører, udfylde et ESPD dokument. Hvad er konsekvensen af at en byder svarer "JA" til nedenstående spørgsmål på ESPD dokumentet? "Har den økonomiske aktør eller en virksomhed der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren?" Spørgsmålet er ikke relevant i forhold til tilbudsafgivelsen i dette udbud, hvorfor spørgsmålet ikke vil blive besvaret. Dette fremgår af udbudsmaterialet. Der henvises bl.a. til Kontraktens pkt. 18 samt bilag 2. Ordregiver vil foretage kontrol i det omfang, det vurderes nødvendigt. Den citerede formulering relaterer sig til en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 136, stk. 1, nr. 2, hvorefter ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, såfremt en eventuel konkurrencefordrejning ikke kan undgås ved mindre indgribende foranstaltninger. Konsekvensen af at svare ja til spørgsmålet i ESPDdokumentet vil være, at ordregiver skal anmode om dokumentation fra tilbudsgiver, hvori tilbudsgiver skal redegøre for, at tilbudsgiver er pålidelig, selv om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrunden, jf. udbudslovens 138, stk. 1. Ordregiver skal vurdere om den indkomne dokumentation er tilstrækkelig.

5 9. Hvis jeg læser udbudsmaterialet korrekt, skal evt underleverandører være kendt og godkendt af udbyder? Betyder det så i praksis at en byder, ved nedbrud på driftsmateriel ikke kan få hjælp, af en kollega med det rigtige materiel, men som ikke har valgt at byde på kørslen? Ifølge Kontrakten pkt. 7 skal underleverandører være godkendt af Kommunen. Ved forhold af kort varighed som nedbrud på driftsmateriel har leverandøren mulighed for at træffe aftale med en anden trafikudøver om kørslens gennemførelse, jf. Kontraktens pkt Såfremt nedbruddet har længerevarende karakter, vil den pågældende anden trafikudøver skulle godkendes af Kommunen som underleverandør.