Ny medarbejderportal - rådgivning

Transkript

1 Ny medarbejderportal - rådgivning Info Version 2 Url Tender type Tender Payment condition Cash on delivery Publish date 6/6/2011 1:13 PM Bid due date 6/21/ :00 AM Document due date 6/21/ :00 AM Change date 6/6/2011 1:13 PM Opening date 6/21/ :00 AM Delivery condition DDP Delivered Duty Paid Delivery addresses Denmark Buyer Company Lejre Kommune Address Lyndby Gade 19, Lyndby Zip/city 4070 Kirke-Hyllinge Denmark Version changes Uploadet word-udgave af Bilag 1 - Kravspecifikation. Description I henhold til Tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr af 7. december 2010) 15 a, stk. 1, nr. 2 jfr. lovens 15 c og d annonceres hermed kontrakt på projektledelse af og konsulentydelse til opsætning, implementering og idriftsættelse af en intranetløsning baseret på Microsoft SharePoint Server 2010 med standard CAL. Tilbuddet skal også omfatte gennemførelse af workshops og oplæring. Procedure: "Meld din interesse" ved at trykke på teksten oppe i ikonlinjen. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal du udfylde en registrering af dit firma. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter du har meldt din interesse skal du oprettes i Mercell dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind skal du trykke på "My Mercell" øverst til venstre for at se/downloade alle informationer. Page 1 of 8

2 CPV codes Code Description Intranet network Networking, Internet and intranet software package Networking software package Internet and intranet software package Networking, Internet and intranet software development services Networking software development services Internet and intranet software development services World wide web WWW site design services World wide web WWW site operation host services. Announcements Date Name Description Page 2 of 8

3 6/16/ :11 PM Svar på spørgsmål fra leverandør Spørgsmål til opgave beskrivelsen Hvad er forskellen mellem opsætning kontra implementering begge ord fremgår af teksten og ser LK noget forskelligt i dem? Opsætning dækker over den indledende fase, hvor hoved- og afdelingssites, brugere og administratorer oprettes i løsningen efter en struktur, der stemmer overens med LKs organisationsstruktur. Implementering dækker over næste fase, hvor leverandør i samarbejde med LK finder en passende indholdsstruktur, således alle sites er klar til redigering for portalredaktører. Hvad ligger der i ordet "idriftsættelse"? Kan dette uddybes yderligere? Efter endt testperiode (jf. krav 91) og eventuelle rettelser skal løsningen være klar til brug. Flere steder nævnes effektivisering som et formål med den nye medarbejder portal er der opstillet mål for den ønskede effektivisering og nuværende performance? Dette gælder områderne: 1. Effektivisering af administrative arbejdsgange. Hvilke tænkes her på og hvad er mål kontra nuværende situation? Den nuværende løsning fungerer praktisk talt som opslagstavle og understøtter ikke arbejdsgange i nævneværdig grad. Derfor er udgangspunktet nul, men vi ønsker at kunne måle på den fremtidige løsning. Understøttelse af arbejdsgange kræver at leverandør (i samarbejde med LK) kan finde passende måder at udnytte løsningens funktionalitet hvor det er relevant. Dette kunne være ved benyttelse og opsætning af godkendelsesworkflow, projektrum, mødebooking, skabeloner, vejledninger og lignende. 2. Effektiv søgning. Hvad menes der her med effektiv? Kort responstid. Mulighed for filtrering på indholdstype, dato, relevans, forfatter etc. 3. Hvilke specifikke arbejdsgange blandt ledelse og medarbejdere ønskes mere effektive. Hvad er målet og hvor ligger den nuværende performance? Se besvarelse på a. Page 3 of 8

4 Hvilke fagsystemer ønskes at kunne tilgås fra medarbejder portalen? 1. Hvilken teknologi benytter de valgte fagsystemer? Der vil i første omgang ikke være tale om at skulle specialudvikle snitflader til fagsystemer, men der kunne være tale om at kunne starte fagsystemer via "genveje" og integration med iframe eller lignende. Hvilke programmer ønskes at kunne tilgås fra medarbejder portalen? Se forrige svar. Som udgangspunkt vil det være de programmer som er tilgængelige via Citrix - Office, KMD-løsninger, Blanketter etc. Findes der allerede definerede KPI er for det nuværende intranet og går disse igen for den nye medarbejderportal? Er der alternativt defineret en række nye og hvis ja hvilke? Der er ikke defineret KPI'er for nuværende intranet. Hvor skal undervisningen af administratorer og webredaktører foregå? I LK. LK sørger for lokaler og forplejning. I forhold til muligheden om mundtlig fremlæggelse af tilbud, er dette så bestemt af LK eller skal tilbudsgiver selv melde ind? Hvis tilbudsgiver selv skal melde ind på denne mulighed, hvornår er så fristen for dette? Ønske om mundtlig fremlæggelse sendes til yube@lejre.dk senest d. 20. juni. Spørgsmål til kravspecifikationen Ang. punkt 2 Findes der mockup/design/wireframe af hvad der menes med "overskuelig måde"? Page 4 of 8

5 Det anses som leverandørens opgave at give et bud på en overskuelig præsentation af nyhedsområder. Ang. krav 1 Hvor mange kategorier af nyheder finder der ca.? Pt. kun en. Vi regner med at skulle oprette nyhedskategorier for hver afdeling, samt en global nyhedsliste. Der kan dog komme flere til. Hvordan skal denne liste af kategorier vedligeholdes, skal den vedligeholdes eller må brugere selv skrive hvad de ønsker? Administrator vedligeholder nyhedskategorier. Brugere skal have tvungne abonnementer og skal kunne vælge mellem andre. Ang. krav 2 Hvad er en ledende redaktør? Hvor mange forskellige typer af webredaktører findes der i den nye portal? Der skal kun være administratorer og redaktører. Kan relationen mellem en alm. webredaktør og en ledende redaktør udledes fra et sted/system (f.eks. AD?) eller skal dette bygges ind i den kommende løsning? Hvis det skal bygges ind i den kommende løsning, hvordan er det så tænkt at relationen skal være? Medarbejder i forhold til leder? Eller i forhold til fagområde? Andet? Ang. krav 3 Findes der et design eller illustrationer for dette? Nej Ang. krav 7 Hvilke tags muligheder findes der? Skal denne liste kunne vedligeholdes eller kan web redaktøren frit vælge at skrive hvad man vil? Tags skal kunne redigeres og helst være prædefineret Ang. krav 11 Findes der mockup/design/wireframe på hvordan dette krav ønskes løst? Alternativ en use-case som beskriver flow? Nej Ang. punkt 2.4 Findes der mockup/design/wireframe på hvordan brugervenlighed og overskuelighed ønskes implementeret? Metode udarbejdes i samarbejde med leverandør Ang. krav 20 Her nævnes en portalredaktør er der forskel på Page 5 of 8

6 denne brugertype i forhold til en webredaktør/redaktør? Se krav 72 Ang. krav 37 Her nævnes dokumenter kan LK komme med en komplet liste af filtyper som skal være indekseret? Der skal som minimum være tale om indeksering af gængse filtyper. Ang. krav 39 Kan LK uddybe den type af statistik som ønskes for søgninger i medarbejder portalen? Som minimum rangliste for anvendte søgeord. Ang. krav 49 Hvor mange tidligere versioner ønsker Lejre kommune at kunne gendanne? Alle? De seneste 10? Noget helt andet? Der er ikke noget fast krav. Ang. krav 52 Hvor mange forskellige skabeloner og formularer drejer dette krav sig om? Er det muligt at se eksempler på typiske skabeloner og formularer brugt i dag? Der ligger ikke noget endeligt antal. Der anvendes pt. ikke formularer og de eksisterende sideskabeloner vil ikke være relevante at genbruge. Ang. krav 55 Når der skrives at kalenderen skal kunne vise indhold fra medarbejderes kalendere, menes der så direkte integration mellem medarbejderes elektroniske arbejdskalender (f.eks. Outlook) og medarbejderportalen? Ja. Altså således at private entries i Outlook kan "publiceres" til et offentligt område på medarbejder portalen? Hvilket kalender system og hvilken version benytter medarbejdere i dag? MS Office Outlook 2003 SP3 / MS Exchange Server 2003 (opgraderes snart til 2010) Ang. krav 72 Her beskrives 3 typer af brugere på medarbejder portalen men er der forskellige typer af redaktører (f.eks. ledende redaktør) og administratorer? Nej. Og hvis ja kan dette blive uddybet? Ang. krav 76 Kan vi få en liste over fagsystemerne der ønskes Page 6 of 8

7 tilkoblet? Se besvarelse 4. Ang. krav 85 Hvor mange dokumenter drejer migreringen sig om og lever rettighedsstrukturen op til det ønskede i krav 65? Er det muligt at se denne struktur? Det drejer sig om et mindre antal dokumenter (præcise antal vides ikke). Vi kan ikke fremvise strukturen, men der er tale om 13 menupunkter med dertilhørende undersider, hvoraf de fleste er dokumentlister. Ang. krav 90 Ønskes dokumentation på dansk eller engelsk? Som udgangspunkt foretrækkes dansk, men engelsk går også an. Ang. krav 92 Hvor mange fagområder i LK skal inddrages og hvor mange personer fra hvert område? Der vil være tale om ca. 12 personer fra hvert område. Page 7 of 8

8 6/15/ :46 AM Mundtlig præsentation Ønske om mundtlig fremlæggelse skal sendes til senest d. 20. juni. Vi melder tilbage med eksakt tidspunkt til interesserede d. 21. juni. Fremlæggelse afholdes 22. juni på rådhuset i Lyndby, Lyndby Gade 19, 4070 Kr. Hyllinge. Venlig hilsen Yukio Bergholdt Webmaster Lejre Kommune Venlig hilsenyukio BergholdtWebmasterLejre Kommune / Demands 1 Funktionalitet Kvaliteten for tilbudsgivers redegørelse for efterlevelse af funktionalitetskravene angivet i kravspecifikationen Kvaliteten for tilbudsgivers redegørelse for efterlevelse af funktionalitetskravene angivet i kravspecifikationen 2 Projektforløb og organisering - Hvorvidt tilbudsgiveren har detaljerede og troværdige planer for projektledelse og organisering af projektet. - Hvordan tilbudsgiver vil efterleve det projektforløb og den udviklingsmetode der lægges op til. - Hvorvidt tilbudsgiveren har detaljerede og troværdige planer for projektledelse og organisering af projektet. - Hvordan tilbudsgiver vil efterleve det projektforløb og den udviklingsmetode der lægges op til. 3 Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer 4 Referencer - Dokumentation (CV, certificeringer e.l.) for tilbudsgivers undervisers uddannelse og faglige kvalifikationer. - Dokumentation (CV, certificeringer e.l.) for tilbudsgivers undervisers uddannelse og faglige kvalifikationer. Referencer til tidligere intranetløsninger og kvaliteten heraf Referencer til tidligere intranetløsninger og kvaliteten heraf Page 8 of 8