Babylon bestyrelsesmøde 3/ Til stede. Introduktion

Transkript

1 Babylon bestyrelsesmøde 3/ Til stede Jonas, Anders, Marie, Joyce, Eleonora, Daniel (referent) Opsamling af alle projekter og opgaver Introduktion Kører alle projekter, planer, tråde igennem som foreningen har på bedring. Få et overblik over arbejdsmængden. Formanden indleder punktet med at fortælle om hvad vi har planlagt at målet for foreningen skal være dette år: foreningen og dennes egne medlemmer. Det vil sige, vi har fokus på projekter der skaber værdi for forenings drift og egne medlemmer. GERF: - Visionkampagne 2014 Helios Live: - Skovhytte Scenarier: - Babylon Junior - Superhelte - Games of Thrones Events: - Faraos Cigarer - Orker på rådhuspladsen - Muskelsvind Fonden Andet: - Udlejning af udstyr, bl.a. radioer - Indkøb af bil - Lokaler - Evt Tempus Vivo - Orientering og præsentation Formanden præsentere hvordan arbejdsmetoden er i bestyrelsen. Efterfølgende præsentere det enkelte bestyrelsesmedlem sig. Babylon bestyrelsesreferat side 1 af 5

2 Helios spilgang Nyt siden sidst Hvilke events og arrangementer er sket i foreningen siden sidste bestyrelsesmøde. En kort evaluering af hver enkelt arrangement Ganske fin spilgang med omkring 100 deltagere. Daniel var ude med sin datter og kigge lidt. Der var en enkelt misforståelse med hvordan et plot skulle udspilles, men bortset fra det blev der spillet stort ritual, kampe og hygge om bålet. GERF spilgang Rasmus Teilmann meldte sig syg. Kasper Frost Holde kontaktede Jonas Berthelsen, da vi ikke vidste om vi havde kapacitet til forældrekontakten. Kasper havde styr på briefing, spil, plot og jonglerede med forskellige hatte i løbet af dagen. Som altid havde han styr på og overblik over afholdelsen af kampagnen. Marie Sommer holdt morgenmøde for de faste indtjekkere og indskærpede vigtigheden af at få noteret alle oplysninger på folk. Efterfølgende virkede det. Madholdet var velforberedte. Der blev delt sandwich ud, som bla. bestod af hjemmebagt brød. De fik lejlighed til hele to pauser, hvor de kunne sidde lidt ned og snakke med alle andre. Der var et enkelt uheld, for en frivillig. Han fik en dyb flænge over det ene øjenbryn og der blev ringet til Janus, madfar og førstehjælpsansvarlig, valgte at droppe turen på skadestuen efter al for lang ventetid. Men den frivillige har det godt. Han fik lejlighed til at spise en hel del flere sandwich ;) Vi sluttede spillet 1 time før tid, grundet kulden. I stedet sad vi sammen i hytten og snakkede warstories og drak varm saftevand. Der var i alt omkring de 100 spillere på dagen. Generalforsamling Foreningen har aldrig kørt en mere smurt generalforsamling. Efter kun 1,5 time var alle punkter gennemført og de ca. 30 deltagere kunne forlade Telefonfabrikken med god stemning. GERF Hokus- Pokus: kampagner i fokus! Behandling af alle punkter omhandlende vores kampagner Logistik opgave Der er udtrykt ønske fra logistik- folkene til GERF om at få bedre styr på pavillon- teltene. Derfor sikre Joyce at GERF- logistik- ansvarlig Bob og Babylon- logistik- ansvarlig Frederik får snakket sammen og sikret der bliver ændret i tingene til noget der virker bedre. Rasmus Teilmann Energien for at være øverste leder af GERF er ved at sippe af. Derfor har han kontaktet vores formand med ønske om at der stille og roligt søges efter en afløser. Thomas igangsætter projektet. I øvrigt kunne der meget godt bruges flere frivillige, hvilket der også bliver arbejdet videre på. Der blev omtalt hjælp fra fritidsklubber, forældre, og lignende. Tyrolerhuset kælderen Der har været tvivl om hvornår vi må gøre brug af kælderlokalet igen. Jonas undersøger sagen. Babylon bestyrelsesreferat side 2 af 5

3 Institution medlemskaber Thomas har haft dialog med nogle klubber der gerne vil ud til GERF, men det er svært at nå rundt økonomisk. Der er givet tilladelse til at Thomas, Joyce og Brian går i dialog med klublederne og fremfinder en fornuftig model med fokus på at klubberne har råd til at komme ud, samt at vi kan få oprettet så mange medlemmer som muligt. Helios Live Fullrate Daniel er ved at oprette trådløst internet, som skal testes i både Geel skov og Radiomarken. Opdateret To- Do liste Gennemgang af vores to- do liste på facebookgruppen Asbjørn vandt legen mest på baggrund af de spændene punkter han har. Scenariet BattleGround Intet nyt Scenariet Babylon Junior Opdateret på projekter Daniel er kommet i gang igen med projektet. Han har Joyce som sparringspartner / nosse- sparker. Første opgave er at få nogle unge arrangører ind i projektet, samt lave reklame for scenariet. Game of Thrones Arrangørende har valgt at udskyde scenariet til Vi glæder os Noget om Superhelte Første testrunde er kørt, og Joyce arbejder videre scenariet. Der arbejdes efter at næste spiltest laves med frivillige fra foreningen, med efterfølgende øl. Projektet kører på skinner. Krigslive 10 hold Projektet er for alvor sat i gang, og der bliver åbnet for tilmeldningen i starten af denne uge. Målet er at få syet baretter og bukser til alle deltagerne noget der falder til foreningen efter Krigslive. Bestyrelsen vil gerne bakke op om projektet med omkring 5.000,- Projekt 539 mini scenarier Daniel Wiegell og Tais arbejder på miniscenarierne. Joyce er i gang med at finde datoer til hvornår Hospitalet er ledig. Babylon- orker på Rådhuspladsen Arrangementer den næste tid Alle tilladelser er på plads, og der bliver varmet lidt drikke til de deltagende. Det ser ikke ud til de bliver mange første gang, men nu er en ny tradition født. Babylon bestyrelsesreferat side 3 af 5

4 Kampagnerne- møder- hinanden event Udskudt til efter Tempus Vivo s generalforsamling. Joyce har bolden. Intet nyt Økonomi Muskelsvind- fonden Event Opsummering: vi skal stille med 16 personer til Grøn Koncert i Næstved. Vi får 50,- pr. mand pr. time. Datoen er 26. Juli. Daniel har bolden. Faraos Cigar- fødselsdag Daniel har fået aftale på plads med Faraos, og arbejder på eventet. Lokaler Andet Det indledende arbejde med lokalerne er gået igang, der er en vej til at nå de ønskede Helleruplokaler, men det er en stor udfordring. Jonas orienterer om hans samarbejde med Anders Berner om at få lokaler. Tempus Vivo Tempus generalforsamling har valgt at arbejde med muligheden for at lukke forening og lægge kampagne samt udstyr hos Babylon. I den forbindelse er medlemmer af Babylon bestyrelse i dialog med deres bestyrelse. - Punktet er til orientering om situationen, samt diskuterer Babylons fordele og ulemper i sagen. Jonas og Joyce tager til generalforsamling den 16. februar. Der opfordres til at bestyrelsen møder op, såfremt de kan. Under denne generalforsamling skal et endelig besluttes om Tempus Vivo kampagnen skal lægges under foreningen, eller om det skal gå af en anden vej. Projektet bliver gennemgået i detaljer og bestyrelsen bakker op om projektet. Dog skal der en jurist over sagen for at sikre Babylon ikke kan risikere at hænge på nogle regninger. Sunfall Arrangørene har spurgt om samarbejde med Babylon. Det der ønskes er brug af vores (forhåbentlig kommende) bil, lån af udstyr fra foreningen og kunne bruge vores navn. Foreningen får tilbage at alle deltagere bliver medlemmer i foreningen. Sunfall bliver en aktivitet under Babylon også regnskabsmæssigt. Overskudet bliver doneret til Bifrost. - Vi skal diskuterer og evt godkende oplægget. Oplægget er godkendt. Babylon bestyrelsesreferat side 4 af 5

5 Punkter skubbet til næste møde Fordeling af arbejdsopgaver Punkt i forlængelse af overstående. Evt bliver dette udskydt til sidst på mødet, hvor vi har gennemgået punkterne Babylon bestyrelsesreferat side 5 af 5