Inspirationsdag Brug af skolens sider

Transkript

1 Inspirationsdag Brug af skolens sider Lisbeth Jørgensen og Susanne Baunelund Jørgensen VEU konsulenter November 2012

2 Hvorfor bruge skolens sider? Overblik over tilmeldinger/indkaldelser/aflysninger Besparelse af porto, hvis mail er valgt som informationskanal af virksomheden. (Evt. indhente mail fra ledige) Efterkomme virksomhedens ønske mht. fremsendelse af indkaldelse Virksomheden kan se indkaldelsen på virksomhedens side Kursisten kan se indkaldelsen på kursistens side

3 Hvordan kommer vi i gang med skolens sider? Projektgruppe, en tovholder på opgaven En eller flere personer som skal indsætte flettefelter i brevene (installeret BI Publisher) Et eller flere breve (et standard brev) Skal ledige/beskæftigede have samme brev? Udskrivning af logo i breve (kræver gode farveprint) Dokumentarkiv contra hent fra PC Digital signatur for at benytte skolens sider Evt. en superbruger i skolens sider

4 Oracle BI Publisher Desktop Et tilføjelsesprogram til Word til udarbejdelse af indkaldelsesbreve Flemming Madsen (UNI-C)

5 BI Publisher Desktop er gratis software fra Oracle BI Publisher er et tilføjelsesprogram til Word fra Oracle.com BI Publisher bruges til indkaldelsesbreve på EfterUddannelse.dk BI Publisher Desktop er gratis og nemt at downloade og benytte UNI Cs licens til EfterUddannelse.dk dækker også din skoles installation af BI Publisher Desktop Du behøver kun at downloade BI Publisher Desktop til én pc Du kan nøjes med én brugerkonto til et password, der giver tilladelse til download Du kan fravælge Oracles eventuelle nyhedsbreve Du finder en vejledning til BI Publisher på AdmSys under EfterUddannelse.dk

6 Download af BI Publisher bliver til et faneblad i Word

7 BI Publisher Desktop downloades fra

8 til Windows 7 og til Windows XP

9 Opret en brugerkonto før download

10 Klik Kør og Next for at installere programmet

11 Import af xsd-fil til flettefelter i Word Du downloader FletteSchema.xsd-datastrukturfil til BI Publisher Desktop Filen ligger på AdmSys > EfterUddannelse.dk > Dokumenter > Skabeloner Du loader FletteSchema.xsd under fanebladet BI Publisher (el. Tilføjelsesprogrammer ) i Word Du indsætter flettefelter og tekst i et alm. word-dokument og gemmer dit brev som rtf Datastrukturfilen (FletteSchema.xsd) er skabt til Windows XP I Windows 7 kan du indtil videre bruge UNI Cs skabeloner til breve, eller du kan bruge et rtf-dokument, der er lavet på Windows XP Du finder brevskabeloner og vejledning til BI Publisher på AdmSys > EfterUddannelse.dk > Dokumenter > Skabeloner / Vejledninger

12 Load XML Schema vælg FletteSchema.xsd

13 Insert Field indsæt flettefelter og brevtekst

14 Brev påbegyndes i word-dokument men gemmes som rtf

15 Påbegynd dit brev i et alm. dokument og gem det som rtf Du laver dit brevet med tekst og flettefelter i et almindeligt worddokument Du gemmer dit brev som rtf Du bør så vidt muligt indsætte dit logo mv. i sidehoved og sidefod Du bør vær opmærksom på at dit brev højst bør fylde 1-2 MB Hvis det er større, kan du få problemer med at uploade det Du ser størrelsen ved at højreklikke på rtf en og gå ind i Egenskaber

16 Du skal gemme billeder til logo som jpg eller png i Paint Du bør komprimere billeder til logo mv. så de fylder mindre Du kan tjekke billedtypen ved indsættelse i Paint den bør være af typen jpg eller png Paint er et standardprogram i Windows under Tilbehør Du kan ikke anvende billeder af typen bmp Typen bmp forsvinder ved generering og brevet modtages uden logo Du kan i stedet gemme en kopi af billedtypen bmp som jpg eller png Du skal evt. formindske logoet i Paint til den længde og bredde du ønsker dit logo skal have under Billede > Stræk/vrid Du bør så vidt muligt indsætte logo og billeder i sidehovedet og sidefoden af brevet, hvor længde og bredde kan finjusteres

17 Et tilsyneladende mindre logo af typen bmp

18 kan være af en meget stor opløsning til tryksager

19 Gem bmp-billedet som jpg eller png

20 Fra 6,47 MB til 106 KB. Logoet beholder dimensionerne

21 Ændringen ses ikke. Logoet skal nu formindskes i Paint

22 Logo i sidehovedet og ingen nedtoning hos modtager Logo og tekst i sidehovedet nedtones for at tydeliggøre placeringen Det har sit normale udseende hos modtager af indkaldelsesbrevet Du kan bruge en tekstboks eller tabel, hvis du har noget som skal stå på samme linje i hver sin side af brevet Fx en venstrestillet tekst og et billede eller en tekst i højre side Du finder tabeller i Word under faneblad Indsæt > Tabel > Indsæt tabel Du bør højrestille markøren før du indsætter tabellen og tilpasser størrelsen Tabeller er lette at arbejde med og kanten om teksten kan fjernes

23 Lidt om teksbokse Du finder tekstbokse i Word under faneblad indsæt > Figurer > Tekstboks Du tegner tekstboksen med den markør, du får frem Tekstbokse fortolkes som billeder, og de kan gøre brevet for stort Din opsætning af tekst i tekstboksen kan afvige fra det modtagne (genererede) brevs opsætning Forsøg dig frem eller undgå opsætning med tekstbokse

24 Tekst i tekstboks fortolkes som billede ved generering

25 Vejledninger findes på AdmSys. Spørgsmål fra salen? Du finder vejledning til download af BI Publisher på AdmSys under EfterUddannelse.dk > Dokumenter > Vejledninger Du finder vejledning til indsættelse af billeder i breve og billedoptimering på AdmSys under EfterUddannelse.dk > Dokumenter > Vejledninger Har du spørgsmål om download og billeder i breve?

26 Opbygning af brevskabelon Karina Brokær, EASY-A konsulent

27 Opbygning af brevskabelon Du kan finde inspiration til breve på admsys

28 Opbygning af brevskabelon Vejledningerne i indsættelse af flettefelter findes på BI Publisher Desktop vejledning Kom godt i gang med at generere breve vejledning Udarbejdelse af breve til Åbent værksted og fag med flere perioder (split)

29 Skolens sider På skolens sider har du mulighed for at få overblik over tilmeldinger, manglende indkaldelser, aflysninger, valgt informationskanal, nye tilmeldinger både digitale og manuelle (EASY). Der findes følgende faner: Holdoversigten Tilmeldingsoversigten Dokument/skabelonarkiv

30 Virksomhedens/kursistens side Vejledningerne til virksomhedens/kursistens side findes på Brugerguide til kursister og medarbejdere Brugerguide til virksomheder og enkeltkursister NemID medarbejdersignatur eller digital signatur med rettigheden Ret til at administrere VEU-kurser for at tilgå virksomhedens side NemID (nøglekort) for at tilgå kursistens side

31 Tips Indsættelse af tekstboks, i stedet for at benytte tab-tasten Filnavnet kan se på virksomhedens/kursistens side, samt ved afsendelse på mail Kun Skabelon til indkaldelsesbrev tæller i blokken Udsendte indkaldelsesbreve Kun Skabelon til indkaldelsesbrev sender også en SMS Ved aflysning må du ikke benytte Skabelon til indkaldelsesbrev, men benyt Skabelon til andre breve

32 Har du så spørg løs

33 Tak for i dag