DOKUMENTER - OPRET EGEN MAIL/BREVSKABELON. Mail/brev til dine kunder via C&B

Transkript

1 DOKUMENTER - OPRET EGEN MAIL/BREVSKABELON Mail/brev til dine kunder via C&B

2 INDHOLD Indhold 1 Indledning 2 Opret din egen mail/brev skabelon 3 Send din mail til sælger 7 Oprettelse af bat filer (internethop) 9 FAQ 11 Spørgsmål: Hvordan opretter man eget brev, som KUN skal udskrives som brev? 11 Spørgsmål: Hvorfor kommer der ikke en mail ud, men kun et brev? 11 Spørgsmål: Kan mine kollegaer benytte de breve jeg opretter 11 Spørgsmål: Hvordan opretter jeg en ny aktivitet til sagen og tilknytter mit eget dokument/program? 11

3 INDLEDNING I C&B er alle breve omlagt til ny flet. Når du vil oprette dine egne breve, anbefaler vi at du tager udgangspunkt i et dokument der er i ny flet. Denne vejledning er til brug for oprettelse af din egen mail/brevskabelon, som kan udskrives fra dine sager. Du kan f.eks. sende en julehilsen eller eventmail til dine sælgere eller købere. Alle mails/breve, der flettes fra C&B systemet er oprettet som mail. Dvs. at der vil blive dannet en mail når modtagere har mailadresse, hvis modtagere ikke har mailadresse dannes et brev. Når du skal oprette din egen mail/brevskabelon anbefales det, at du tager udgangspunkt i et eksisterende dokument, med samme modtager som du ønsker, at din mail eller dit brev skal sendes til. Du finder eksisterende dokumenter under fanen Faste oplysninger / Dokumenter. Tekst til C&B Inden du starter skal du være opmærksom på, at det ikke altid er hensigtsmæssigt, at kopiere tekst direkte fra et Word dokument og ind i C&B tekstfelter. Kopier teksten ind i Notesblok, så teksten bliver renset for skjulte koder, og derefter kopiere teksten fra Notesblok til C&B tekstfelt HUSK du kan trykke F2 for at få flere redigerings muligheder. Bemærk at egne dokumenter, IKKE bliver vedligeholdt af CB systemer, og der er ikke support på egne dokumenter. Processtyring Hvis du benytter processtyring i C&B, skal du være opmærksom på, at de dokumenter hvis navn er med STORE bogstaver er processtyringsbreve. Hvis du vælger at lave dit eget dokument på baggrund af et processtyringsbrev, vil processtyringen vælge dit dokument fremfor C&B dokumentet. Har du et konkret spørgsmål, er du selvfølgelig velkommen til at rette henvendelse til vores support. God fornøjelse.

4 OPRET DIN EGEN MAIL/BREV SKABELON Under Faste Oplysninger / Dokumenter finder du det dokument, du vil kopiere fra. 1: Marker dokumentet Tomt brev til sælger. Du kan med fordel søge i søgefeltet. HUSK - dokumenter med blokbogstaver er til brug for processtyring. Det anbefales at du vælger som vist. 2 2: Klik derefter på Kopier. 1 Brevskabelon Du kan se at det valgte dokument er i ny flet, ved at der er fluebensmarkering i benyt ny flet 3 4 3: Navn og beskrivelse Giv dit dokument et navn, så det er genkendeligt, når det skal udsøges. F.eks. julehilsen2014.rtf 6 4: Emne Skriv evt. en tekst i emnelinjen, så vil den fremgå i emnelinjen på en mail. 5 5: Modtager (mail til) Her er der allerede valgt en aktør som skal modtage mailen/brevet. Når man har valgt Tomt brev til sælger, er det sælger, der flettes som modtager. 6: Tryk Rediger dokument for at redigere brevskabelonen

5 7: Modtager - brevskabelonen har flettefeltet ModtagerBrev, der fletter modtageren af mailen/brevet 7 8: Overskrift Brev skabelonen har flettefeltet OverskriftLinie, som fletter overskriften til mailen/brevet. 9: Brødtekst Her tilføjer du din egen tekst. Tryk F2 8 Skabelonen har afslutningstekst med flettefelter. HUSK - Du kan trykke F2 når du står i feltet, for at redigere feltet og få adgang til bl.a. flettefelter : Tryk F2 så kan du redigere brødteksten. Til højre kan du se flettefelter som du kan benytte. Markér det flettefelt, du vil benytte og tryk Indsæt forneden. 10 Skabelonen er sat op til skrifttype Verdana /10 pkt. Når du har redigeret færdigt, tryk Gem/Luk HUSK - IKKE at kopiere fra word dokument, kopier over i Notesblok først og derfra over i C&B

6 Mailskabelon 11: Tryk Rediger mail for at redigere mailskabelonen 11 Mail skabelon - her benyttes som udgangspunkt kun brødtekst. 12: Brødtekst Her tilføjer du din egen tekst. Tryk F2 Mailskabelonen har afslutningstekst med flettefelter, samt signatur-flettefelt. Du kan overføre brødtekst fra brevopsætningen, ved at trykke på Overfør brødtekst fra brev. OBS du skal herefter manuelt sætte flettefeltet til Signatur op igen. Du finder flettefeltet ved at trykke F2 12

7 13: Tryk F2 Så kan du redigere brødteksten. Til højre kan du se flettefelter som du evt. kan benytte. Marker det flettefelt, du skal benytte og tryk Indsæt forneden. 13 Skabelonen er sat op til skrifttype Verdana /10 pkt. Når du har redigeret færdigt, tryk Gem/Luk HUSK - IKKE at kopiere fra word dokument, kopier over i Notesblok først og derfra over i C&B

8 SEND DIN MAIL TIL SÆLGER Nu er dit dokument færdigt, og det kan sendes ud til flere modtagere på en gang. En god ide er, først at teste dokumentet på en sag, så du kan se om du er tilfreds med indholdet. Test af din mail/brevskabelon X: Marker en sag, vælg Udskriv, Rediger, og vælg dokumentet på listen Du får nu dokumentet op på skærmen, så du kan læse det igennem. Hvis der er rettelser, skal du huske at redigere både dokumentet og mail, samt teste det igen. x Send din mail/brevskabelon Når dokumentet er, som du ønsker, kan du sende det til flere på følgende måde: 1 1: Gå til din sagsoversigt og markér de sager, hvor sælgerne skal have mailen/brevet. 2 2: Tryk på Udskriv. 3: Vælg - Udskriv/Send mail, så sendes den mail til dem der har mailadresse og danner et brev til dem, der har postadresse. 3 OBS Ved 2 sælger der sammen skal have en mail, skal mailadresse registreres på begge sælger og ikke kun den ene, ellers dannes der en mail og et brev.

9 4: Vælg dit dokument. Søg i søgefeltet efter det navn du gav dokumentet. 4 OBS Under kommunikation/ s, fremgår de mails der er sendt afsted.

10 OPRETTELSE AF BAT FILER (INTERNETHOP) Hvis man vil oprette en aktivitet der åbner en hjemmeside, kan du oprette et program, som du tilknytter en ny aktivitet. Når du udfører aktiviteten, vil den tilknyttede hjemmeside åbne op i en browser. 1: Gå til Faste oplysninger / Dokumenter og marker et Program f.eks. BBR.bat, og tryk på kopier. Du kan med fordel søge i søgefeltet efter BAT. 1 2: Tryk på Filer (den blå mappe) 2 3: Marker filen og træk den ud på skrivebordet for at rette den til. 3

11 4: Højre klik på filen og vælg rediger. Filen åbner nu i en notesblok 4 5: Ret stien til 5 Når der er rettet til tryk på krydset og tryk Gem Højre klik på filen på skrivebordet og omdøb f.eks. OIS.bat 6: Træk nu filen ind i mappen igen. Der ligger nu to filer, slet den gamle så der kun ligger en fil. 6 7: Tryk på kuglepennen, så du kan redigere Navn og Beskrivelsen. 7 Herefter er det let for dig at genkende dit eget program (hop til internetside).

12 FAQ Spørgsmål: Hvordan opretter man eget brev, som KUN skal udskrives som brev? Svar - Du opretter din egen skabelon som nævnt i vejledningen. Inden du tilretter dokumentet, skal du gøre to ting: 1 - Type skal ændres til dokument 2 - Datakilde skal være xobrevmailsag Herefter kan du trykke Rediger dokument og rette til. Spørgsmål: Hvorfor kommer der ikke en mail ud, men kun et brev? Svar - Tjek om modtageren har en mailadresse der er gyldig og denne er korrekt noteret, ingen mellemrum etc. Hvis der er to sælger, har de begge mailadresse? Der kan også være fravalgt at modtageren skal have mail. Spørgsmål: Kan mine kollegaer benytte de breve jeg opretter Svar - De dokumenter du opretter får et butiks id, og dine kollegaer i denne butik, kan benyttes brevene. Spørgsmål: Hvordan opretter jeg en ny aktivitet til sagen og tilknytter mit eget dokument/program? Svar - På sagen under opgaver kan du trykke Ny. Tilret aktiviteten med dato og opgavenavn, nederst i billeder kan du trykke tilføj og du vil få vist en dokumentliste. I søgefeltet kan du udsøge dit dokument/program, marker og tryk ok. Når aktiviteten udføres vil dokumentet eller hjemmesiden åbne. Spørgsmål: Hvad sker der hvis der er flere sælgere, og den ene har mailadress, og den anden ikke har? Svar Der bliver dannet en mail til den person der har mailadresse, og et brev til den der ikke har mailadresse. Hvis sælger 1 og sælger 2 skal have en mail samlet, skal de begge have en mailadresse. Tast evt. den samme mail ind på både sælger 1 og sælger 2. Hvis der er 2 sælger og de ingen mailadresse har og har forskellige adresser, kommer der to breve ud et til hver. Breve/mails til et firma, hvis der er tilknyttet en att: person til firmaet, vil brevet blive stilet til att: personen, og maile vil tilgå att: personen. Hvis en person/firma har en mailadresse, men ikke ønsker pr. mail kan man på personen sætte et flueben i ønsker korrespondance pr. brev.

13 C&B SYSTEMER A/S Helgeshøj Allé Taastrup Support Telefon: