TUSIND TAK, fordi du hjælper med husstandsindsamlingen

Transkript

1 TUSIND TAK, fordi du hjælper med husstandsindsamlingen Kære indsamlingskoordinator Tusind tak, fordi du vil være en del af Gigtforeningen og Scleroseforeningens husstandsindsamling i Region Midtjylland og Region Hovedstaden søndag den 11. september Gigtforeningen og Scleroseforeningen kæmper begge for at gøre livet bedre for mennesker, som lever med en kronisk sygdom. Årsagerne til både sclerose og autoimmune gigtsygdomme er ukendte, og der findes i dag ikke behandlinger, der kan kurere sygdommene. Derfor er det vigtigt, at vi står op for mennesker med gigt og sclerose den 11. september og samler så mange penge som muligt ind til forskning uden din hjælp kunne det ikke lade sig gøre. Held og lykke med indsamlingen i dit område! Mange venlige hilsner Mette Bryde Lind Direktør i Gigtforeningen Klaus Høm Direktør i Scleroseforeningen August /10

2 INDHOLD DIN ROLLE SOM INDSAMLINGSKOORDINATOR...3 FØR INDSAMLINGEN...4 Sådan kan du rekruttere indsamlere... 4 Materialer til rekruttering... 4 Antal indsamlere... 4 Kontakt til indsamlerne... 4 Indsamlingslokale... 5 Ruter... 5 Hvis du har supermarkeder som ruter i dit område... 5 Lokal synlighed... 6 Forplejning til indsamlerne... 6 Modtagelse af materialer til indsamlingsdagen... 6 PÅ INDSAMLINGSDAGEN...7 Klargøring af lokale... 7 Materialer... 7 Indsamlerne på dagen... 7 Diplom... 8 Penge... 8 Indberetning af indsamlet resultat... 8 Tak til indsamlerne... 8 EFTER INDSAMLINGEN...9 Indtastning... 9 Materialer... 9 Evaluering... 9 KONTAKT TIL INDSAMLINGSTEAM...9 VÆRD AT VIDE...9 TJEKLISTE /10

3 DIN ROLLE SOM INDSAMLINGSKOORDINATOR Som koordinator er du med fra start til slut. Du bliver en del af et værdsat hold på ca. 200 indsamlingskoordinatorer i Region Midtjylland og Region Hovedstaden. Denne vejledning giver dig hjælp og gode råd til at gennemføre husstandsindsamlingen i dit område. Og husk du står ikke alene med opgaverne. Du får hjælp, inspiration og støtte fra indsamlingsteamet. Og du er altid velkommen til at tage fat i os, hvis du har spørgsmål eller brug for sparring. Vi træffes på indsamling@vistaaropforhinanden.dk eller telefon Dine hovedopgaver er at: Danne et lille team, som kan hjælpe dig Hjælpe med at rekruttere indsamlere til dit lokalområde Skabe lokal synlighed og opmærksomhed om indsamlingen Finde et indsamlingslokale Finde sponsorer til forfriskninger til indsamlerne Holde indsamlerne orienteret via Stå for den praktiske afvikling på indsamlingsdagen Evaluere husstandsindsamlingen Hvis du er indsamlingskoordinator i et område med ekstra mange ruter, skal I helst være flere om at dele det. Her vil det være en fordel, at I aftaler en indbyrdes arbejdsfordeling, som gør planlægningsarbejdet og løsningen af opgaverne lettere for jer alle. Måske synes I, det er mest praktisk at finde et fælles mødested måske foretrækker I at dele området op i flere. Du kan se, om der er flere koordinatorer i dit område via dit login på 3/10

4 FØR INDSAMLINGEN Den vigtigste opgave inden indsamlingsdagen er at rekruttere tilstrækkeligt med indsamlere. Sådan kan du rekruttere indsamlere: Op til indsamlingen annoncerer vi efter indsamlere via vores magasiner, sociale medier, hjemmesider, s og telefonopkald. Du kan støtte dette arbejde ved at rekruttere indsamlere i dit lokale område. Blandt andet kan du opfordre familie, venner, kolleger og naboer til at gå en rute. Rigtig mange vil gerne hjælpe de skal bare spørges. Du kan starte med at spørge din nære omgangskreds. Når vi kommer hen i august, kan du udvide din rekruttering til også at række ud over dit eget netværk. De fleste vil nemlig typisk først binde sig 5-7 uger før selve indsamlingsdagen. Når du rekrutterer indsamlere, er det lettest, hvis de selv tilmelder sig på for så kan de selv vælge den rute, som passer dem bedst. De skal helst meldes til så hurtigt som muligt, så både du og vi kan følge med i, hvor mange indsamlere vi har på plads i de enkelte områder. Kontaktdata på dine indsamlere finder du via koordinatorlogin. HUSK: Børn under 13 år må kun samle ind sammen med en voksen. Unge mellem 13 og 18 år må gerne samle ind to og to eller i følge med en voksen. Materialer til rekruttering Som opbakning til din lokale rekruttering stiller vi følgende materialer til rådighed: Facebook-posts, som du kan dele Forslag til mailtekst Rekrutteringspostkort Plakater Når materialerne er klar, får du besked pr. om, hvornår du vil få dem leveret og forslag til, hvordan du kan bruge dem. Antal indsamlere Antallet af ruter angiver, hvor mange indsamlere der er brug for i dit område. I områder med ekstra mange ruter vil I typisk være flere koordinatorer. Som tommelfingerregel er 30 indsamlere pr. koordinator passende men det kan naturligvis variere. Vi hjælper selvfølgelig med at rekruttere indsamlere, hvis det er vanskeligt at finde tilstrækkeligt mange i dit lokalområde. Kontakt til indsamlerne Vi anbefaler, at du løbende holder kontakt med indsamlerne, så deres motivation til at møde op på indsamlingsdagen er i top. Fra indsamlingsteamet vil vi sende 4/10

5 dig nogle tekster, som du kan videresende pr. mail til dine indsamlere. Men du er selvfølgelig også meget velkommen til at supplere med de informationer, som du synes, de kunne have glæde af at modtage op til indsamlingsdagen. HUSK: Det er lettest at bruge indsamlingssystemet, når du sender mails ud til dine indsamlere. Under listen med dine indsamlere finder du link til at sende mail. Indsamlingslokale Som koordinator er det også din opgave at finde et egnet lokale, hvor du og dine indsamlere kan mødes søndag den 11. september. Lokalet skal helst ligge centralt. Et sted, som er let at komme til og let at finde. Der skal være et bord eller skranke, hvor du kan have plads til de materialer, som skal udleveres til indsamlerne, og hvor du kan optælle de indsamlede penge. Det vil også være fint, hvis der er adgang til et toilet. Hvis det er muligt at bruge indsamlingslokalet som leveringsadresse til indsamlingsbøsser og andet materiale, som vi sender 1 2 uger før indsamlingsdagen, slipper du for at have ulejlighed med at transportere det. Når du har fundet et egnet lokale, beder vi dig om at indtaste adressen i indsamlingssystemet på så indsamlerne kan se, hvor de skal møde op på dagen. Ruter Du kan se de ruter, som er tilknyttet dit område i indsamlingssystemet. Her kan du også følge med i, hvilke ruter der er optagede, og hvilke der er ledige. Hvis der er ekstra mange ruter i dit område, vil vi bestræbe os på at finde flere koordinatorer, så I kan deles om det. Du kan også selv finde koordinatorer at dele dit område med. Erfaringen fra andre organisationer siger, at det er mest hensigtsmæssigt, hvis du som koordinator er ansvarlig for ca. 30 ruter. Hvis I er flere om at dele et område, kan I måske også fordele nogle af opgaverne imellem jer. Du kan se, hvem der i øvrigt er koordinatorer i dit område på koordinatorlogin. Det vil være en stor fordel, hvis du med dit lokalkendskab kan vurdere, hvilke ruter i dit område, det vil være bedst at få dækket først, så der kommer så mange penge som muligt i indsamlingsbøsserne. På samme måde må du gerne bede os om at få slettet ruter, som du mener er dårlige det kan f.eks. være ruter med få spredte private husstande eller industriområder, som du ikke mener, det kan betale sig at besøge. Skriv blot til vores mailadresse, indsamling@ vistaaropforhinanden.dk, så sørger vi for, at ruten ikke kan vælges. Det er ikke alle ændringer, vi kan love at få gennemført inden indsamlingsdagen. Men vi vil sætte stor pris på, at du melder alle ændringsønsker ind til os, så kan vi få dem ændret til næste års indsamling. Send alle dine ændringsønsker til indsamling@vistaaropforhinanden.dk. Hvis du har supermarkeder som ruter i dit område Langt de fleste ruter er gader med private husstande. Men der kan også være ruter, som ligger ved et velbesøgt supermarked. Sådan en lokalitet kan være god at besætte, hvis du f.eks. har indsamlere med gangbesvær. Vi vil bede dig om, at du i forvejen lige går forbi og hilser på bestyreren og fortæller, at vi 5/10

6 samler ind søndag den 11. september, og at vi gerne vil samle ind foran supermarkedet. Fra indsamlingsteamet modtager du et brev, som du kan aflevere i supermarkedet. Brevet fortæller om baggrunden for vores indsamling. Husk at tjek, om de har åbent den søndag. Lokal synlighed I ugerne op til den 11. september gør vi opmærksom på indsamlingen via sociale medier og egne medier. Du vil få materialer fra indsamlingsteamet, som du kan bruge til at skabe synlighed i dit område. Vi leverer: Plakater Rekrutteringspostkort Forud for leveringen modtager du en mail om, at materialerne er på vej til dig. Det vil være fint, hvis du kan hjælpe med at støtte op om synligheden. Har man hørt om indsamlingen på forhånd, er der større chancer for, at man også tilmelder sig som indsamler eller giver et bidrag, når man bliver mødt af en indsamler på selve dagen. Vi sørger for at kontakte både landsdækkende, regional- og lokalpressen. Ønsker du selv at kontakte pressen, kan du få pressematerialer hos Indsamlingsteamet. Vi sender plakater til dig forhåbentlig kan du få lov at hænge dem op i butikker, på virksomheder og i offentlige institutioner. Og måske også få de lokale handlende til at udlevere rekrutteringspostkort til deres kunder? Forplejning til indsamlerne Der kan godt være lidt ventetid for indsamlerne på indsamlingsdagen, når de skal have udleveret deres indsamlingsbøsse og rute, og når de afleverer de indsamlede penge sidst på dagen. Måske har nogle også taget deres børn med på dagen. Derfor kan det være hyggeligt, hvis du kan få sponsoreret lidt forplejning til indsamlingsdagen. Det kan f.eks. være kage, frugt, slik, vand, kaffe, te eller juice. REMA 1000 sponsorerer vandflasker. Du får snarest at vide, hvordan de kan afhentes. Modtagelse af materialer til indsamlingsdagen Du vil modtage de materialer, som du skal bruge på selve indsamlingsdagen, ca. 1 2 uger før den 11. september Når de leveres, må du meget gerne tjekke, at du har modtaget det antal, du forventede. Hvis du mangler noget, skal vi bede dig om hurtigst muligt at give os besked, så vi kan sende ekstra ud til dig. Alle materialer leveres i dagtimerne mellem kl Det er vigtigt, at du forud for udsendelsen får anført din leveringsadresse i indsamlingssystemet, så vi sender materialerne til det sted, som er mest praktisk for dig. Leveringsadressen taster du blot ind på koordinatorlogin. 6/10

7 PÅ INDSAMLINGSDAGEN Indsamlingsdagen er naturligvis højdepunktet. Det er dagen, hvor alle forberedelserne skal munde ud i en flot indsamling, som giver nye muligheder for støtte til forskning i gigt og sclerose. Klargøring af lokale På indsamlingsdagen er du den gode vært, som sikrer, at alle får en god oplevelse ud af at være med på holdet. Derfor er det også godt, hvis materialerne ligger klar, når indsamlerne dukker op, og at der er en god og hyggelig stemning i lokalet. Materialer På indsamlingsdagen får du brug for følgende materialer Disse får du af os: Indsamlingsbøsser ID-mærkater til registrering af indsamler og rutenummer, som skal sættes på bøsserne Flag Plakater Diplomer Informationsfolder til indsamlerne Informationsbrev til indsamlere, som samler ind ved et supermarked (afleveres i butikken, som i forvejen er orienteret om indsamlingen) Ark til registrering af indsamlerne og deres indsamlingsresultat 2016 Disse skal du selv sørge for: Printede ruter som du selv printer og medbringer (hvis du ikke har mulighed for selv at printe ruterne, kan du skrive til os senest den 29. august på indsamling@vistaaropforhinanden.dk. Så printer vi og sender dem til dig. Men jo før du giver os besked jo bedre.) Sakse/knive til at åbne indsamlingsbøsserne, når pengene skal tælles op Tuscher/kuglepenne til anførelse af indsamlet beløb på diplomerne Tape eller lignende til ophæng af plakater Indsamlerne på dagen Vi har tilladelse til at samle ind mellem kl den 11. september. Typisk henter indsamlerne bøsserne mellem kl og afleverer dem igen mellem kl Du vurderer selv, hvilke tidsrum som er bedst til udlevering og modtagelse af bøsserne i dit område. Der kan godt være pres på, når indsamlerne møder op om formiddagen, og igen når de kommer retur med indsamlingsbøsserne. Her er det godt, hvis du har et par hjælpere, som kan byde dem velkommen, svare på spørgsmål og tilbyde dem lidt at drikke og spise. Når du sender indsamlerne afsted, er det en god ide, hvis de får dit mobilnummer med, så de kan ringe, hvis der opstår forhindringer eller spørgsmål på ruten. 7/10

8 Der kan godt dukke ikke-tilmeldte indsamlere op på indsamlingsdagen, og det vil være en god ide at have et par ekstra ruter i reserve, og at der er mulighed for at registrere de nye indsamlere på dagen. Vi sender ekstra indsamlingsbøsser med, så der er nok til alle. Vær opmærksom på, at alle indsamlere er dækket af indsamlingens forsikring. Diplom Som en ekstra tak til indsamlerne modtager, dem som ønsker det, et diplom, når de vender retur med indsamlingsbøssen. På diplomet kan du anføre det indsamlede beløb og navn på indsamler. Penge Når indsamlerne vender retur med indsamlingsbøsserne, skal pengene tælles op. Der skal være to personer til at tælle op og ikke fra samme husstand. Samtidig skal du anføre det indsamlede beløb på registreringsarket ud for den enkelte indsamler. Vi har indgået en aftale med et pengetransportfirma, som vil stå for opsamling af de indsamlede penge fra i alt 14 centrale opsamlingssteder på indsamlingsdagen. Når pengene er talt op, skal du køre til nærmeste opsamlingssted, hvor du kan aflevere dem. Adresse og tidspunkt for aflevering vender vi tilbage med. Har du allerede aftalt at aflevere de indsamlede penge i en lokal bank, holder du blot fast i aftalen og giver os besked. Har du ikke mulighed for at køre til nærmeste opsamlingssted, kan du kontakte os, så finder vi sammen en løsning. Opsamlingssteder i Region Midtjylland: Holstebro - Horsens - Herning - Viborg - Randers - Silkeborg - Grenaa - Aarhus Opsamlingssteder i Region Hovedstaden: Helsingør - Hillerød - Frederikssund - Ballerup - Valby - Gentofte Indberetning af indsamlet resultat Senest kl på indsamlingsdagen skal indsamlingsteamet modtage besked om det totale indsamlede beløb i dit område. Det oplyser du lettest ved at indtaste beløbet på Hvis du ikke har adgang til indsamlingssystemet, kan du i stedet ringe til os på telefon At det skal gå så hurtigt skyldes, at vi samme dag sender en pressemeddelelse ud om det samlede beløb. Desuden skal vi have lagt det på begge foreningers hjemmeside, da en masse af vores medlemmer venter spændt på resultatet af vores første regionale husstandsindsamling. Tak til indsamlerne Vi håber, at du på indsamlingsteamets vegne vil give en varm tak til alle indsamlerne for, at de står op for mennesker med sclerose og gigt. Vi er glade og taknemmelige for deres indsats og for at de vil være med til at gøre Gigtforeningen og Scleroseforeningens regionale husstandsindsamling til en succes! 8/10

9 EFTER INDSAMLINGEN Tak til dig! Nu er der ikke mange opgaver tilbage, før vi er i mål Vi vil endnu engang takke dig for din indsats som koordinator. Vi håber, du havde en god og positiv dag med indsamlerne, og at det var sjovt at møde dedikerede mennesker, som gerne ville samle ind til forskning i gigt og sclerose. Vi håber at se dig igen til næste år! Indtastning Vi vil bede dig om at taste de indsamlere, som dukkede op på dagen uden på forhånd at være tilmeldt, ind i indsamlingssystemet notere de indsamlere, som ikke dukkede op på indsamlingsdagen. taste vigtige informationer om ruterne fra indsamlerne, så vi kan få dem rettet inden næste indsamling. Du modtager efterfølgende en kort tekst om indsamlingen, hvoraf både de regionale og det lokale indsamlingsresultat fremgår. Du kan aflevere den til lokalpressen og til sponsorerne og dine hjælpere, som jo også har bidraget til indsamlingen på en positiv måde. Materialer Brugte indsamlingsbøsser og øvrige materialer smides bort. Ubrugte indsamlingsbøsser afleveres til Indsamlingsteamet eller destrueres på forsvarlig vis. Evaluering Det er meget vigtigt for os, at du besvarer evalueringsskemaet, som du modtager på . Det er, som du ved, første gang vi gennemfører en regional husstandsindsamling derfor er det vigtigt at få at vide, hvilke ting der kan gøres bedre til næste år. KONTAKT TIL INDSAMLINGSTEAM Hvis du har spørgsmål eller brug for sparring, er du altid velkommen til at kontakte os. Vi træffes på mail indsamling@vistaaropforhinanden.dk og telefon VÆRD AT VIDE Du kan få svar på flere spørgsmål på under Værd at vide som indsamler og indsamlingskoordinator nederst på siden. 9/10

10 TJEKLISTE FØR INDSAMLINGENSDAGEN Rekruttering af indsamlere Kontakt til indsamlere Lokal synlighed Find hjælpere Find og indtast indsamlingslokale Kontakt til eventuelle supermarkeder Indtast leveringsadresse for materialer Forplejning til indsamlere Tjek leverede materialer Print ruter PÅ INDSAMLINGSDAGEN Klargør lokale og materialer Modtag og registrer indsamlere Informer om seneste tilbagekomst med bøsserne Optæl og aflever indsamlede penge Tak til indsamlerne og udlevering af diplom Indberet indsamlet beløb EFTER INDSAMLINGSDAGEN Udsend meddelelse til presse, sponsorer og hjælpere Bortskaf brugte indsamlingsbøsser mv. Evaluering 10/10