Indsamlingsdagen. Landsindsamling 22. april Koordinators vejledning

Transkript

1 Indsamlingsdagen Landsindsamling 22. april 2018 Koordinators vejledning 1

2 Indhold Materialer... 3 Bestilling af materialer til dagen... 4 Returnering af materialer... 5 Håndtering af indsamlingshjerterne (indsamlede midler)... 6 Hvis I selv tæller op (har en lokal bankaftale)... 6 Vigtigt at vide, når du selv tæller op... 6 Afhentning og optælling v. Loomis... 7 Registrering i LIS på dagen... 7 Hvilke oplysninger skal registreres på dagen?... 7 Hvis du har computer med på dagen... 8 Hvis der dukker nye indsamlere op på selve dagen... 8 LIS-vejledning... 9 Hvis du ikke har computer med på dagen... 9 Hvis der dukker nye indsamlere op på selve dagen... 9 Support på dagen Af hjertet tak for din indsats Denne vejledning er til dig, der har valgt at være koordinator ved Hjerteforeningens Landsindsamling den 22. april Vejledningen er en hjælp til at håndtere indsamlingsdagen bedst muligt. Det kan variere hvor mange opgaver, du har mulighed for at påtage sig som koordinator. Der kan være opgaver, der fremgår af denne vejledning, som ikke er din opgave. Dette er en aftale mellem dig og din indsamlingsleder eller Hjerteforeningens regionale frivilligkonsulent. I så fald kan du naturligvis se bort fra de opgaver, du ikke står for. Er du i tvivl, beder vi dig kontakte din respektive regionale frivilligkonsulent. Se kontaktinformationer på sidste side. Tak for din indsats. Med venlig hilsen Hjerteforeningen 2

3 Materialer Følgende materialer har du brug for på indsamlingsdagen: Materialer til indsamlingsstedet Hjerteforeningen-plakat (sendes af LIS-teamet) Plakat, som viser donationsmulighederne (sendes af LIS-teamet) Balloner og tattoos til uddeling til børnene/oppyntning (sendes af LIS-teamet) Materialer til koordinatorer Keyhanger plus plastlomme til navneskilt (sendes af LIS-teamet) Materialer til indsamler Indsamlingshjerter (sendes af LIS-teamet) De leveres med labels og nummer påsat. Af labels fremgår tydeligt MobilePay nummer samt mulighed for SMS donation. Alle hjerter er nummereret tydeligt med et 5-cifret nummer (hjerteid). Indsamlervejledning (sendes af LIS-teamet) 135 stk flyers til uddeling ved husstandene (sendes af LIS-teamet) Flyers leveres i bundter af 135 stk. Indsamler bedes om at uddele dem til alle både hvor der er folk hjemme, og hvor der ikke 3

4 er, da der reklameres for Hjerteforeningens indsamlingsshow, Hjertegalla, som sendes samme aften på TV Charlie. Net/mulepose til indsamler (sendes af LIS-teamet) Tilladelse ved indsamling v. DSB station Har en indsamler valgt at samle ind ved en DSB station, skal du huske, at indsamler skal have en særlig tilladelse med. Tilladelsen findes på LIS-systemet under fanebladet Materialer og i underpunktet Tilladelser (printes af koordinator). Ekstra ruter og Blanket til nye indsamlere (15 stk), hvis der kommer nye indsamlere Dette finder du på LIS-systemet under fanebladet Indsamlere (printes af koordinator). Bestilling af materialer til dagen Bestilling af materialer sker i LIS-systemet. Alle ordrer skal være afgivet tidligst d. 19. marts og senest d. 23. marts 2018, da LIS-teamet ellers ikke kan garantere, at materialerne når frem i tide. Vi har gjort det let for dig. Når du logger ind i LIS-systemet og klikker på knappen Bestilling af materialer, vil din ordre være prædefineret ud fra det aktuelle antal indsamlere i dit lokalområde. Hertil tillægges ca. 50 % ekstra materialer. På denne måde tager vi så vidt muligt højde for tilgangen af indsamlere frem til d. 22. april. 4

5 OBS! Har du brug for ekstra materialer herudover, beder vi dig tage fat i din indsamlingsleder og/eller den respektive regionale frivilligkonsulent, som vil have ekstra suppleringsmaterialer. Se kontaktinfo på sidste side eller under Stamdata i LIS-systemet. Note! Net/mulepose til indsamler er sponsoreret og dermed en begrænset vare. Løber vi derfor mod forventning tør for denne vare, fremsendes poser med Hjerteforeningens logo i stedet. Bestillingen afgives i LIS-systemet. For nærmere instruks, se da LIS-vejledningen under fanebladet Materialer i underpunktet LIS-systemet. Materialerne leveres med GLS. Husk at indtaste leveringsadresse i LIS-systemet på forsiden. Det er en god idé, at I koordinerer med indsamlingslederen i jeres kommune, da det kan være, at det giver mening, at materialerne leveres til ét sted frem for flere steder. Returnering af materialer Følgende returfølgeseddel vil være vedlagt, når du modtager dine materialer. Der vil endvidere være vedlagt returlabels til at sætte på kasserne, når du skal sende materialer retur. Vi anbefaler, at du genbruger samme kasser/emballage til at sende retur. Når du har pakket kasserne med returmaterialer og har sat labels på, skal kasserne afleveres ved en GLS-pakkeshop nær dig ( Der er betalt for returnering af materialer. Følgende materialer skal sendes retur: Indsamlingshjerter Returfølgeseddel 2018 Vi vil gerne have materiale retur, som du har i overskud fra indsamlingen. Derfor giver vi dig mulighed for at returnere materialet på en nem måde. Det eneste materiale, vi gerne vil have retur, er indsamlingshjerter. Plakaterne, keyhangers/nøglekæder, balloner og tatoveringer kan I beholde. Vejledning til indsamler samt husstandsflyers skal smides ud. Sådan returnerer du 1. Pak overskudsmaterialet ned i emballagen, som du modtog materialet i. 2. Udfyld denne returfølgeseddel med antal af materialer, som du returnerer. 3. Luk kassen forsvarligt og sæt returlabelen på, som du modtog sammen med materialet. 4. Find din nærmeste GLS pakkeshop og aflever pakken. Du kan finde en oversigt over GLS pakkeshop på: Du bedes aflevere returpakken senest d. 30. april 2018 i en GLS pakkeshop. Mangler du returlabels, kan du kontakte 5

6 Hjerteforeningens samarbejdspartner (Rosendahls distribution) på eller tlf Det er også her, du skal rette henvendelse, hvis du har spørgsmål omkring din returforsendelse. Følgende materiale sendes retur (udfyld antal): Antal Varenavn Varenr. LIS 2018 indsamlingshjerte med MP Håndtering af indsamlingshjerterne (indsamlede midler) Hvis I selv tæller op (har en lokal bankaftale) Aftalens art kan variere, f.eks.: Optælling i lokal bank på indsamlingsdagen. Optælling i lokal bank mandag/tirsdag efter indsamlingsdagen. Pengene skal være sat ind på Hjerteforeningens konto senest den 24. april Husk at notere distrikt-navn og postnummer ved overførslen. Husk at registrere optalt beløb per hjerte i LIS-systemet under registrering ud for rette HjerteID. Vigtigt at vide, når du selv tæller op Hvis I først går I banken dagen efter landsindsamlingen, skal I opbevare pengene i et aflåst rum/skab. Hvis der er en lokal bankaftale: må du gerne åbne og optælle indsamlingshjerterne, såfremt to personer tilsammen er til stede. må du gerne åbne indsamlingshjerterne på stedet og give indsamler besked om beløb med det samme. Herefter afleverer du én pengepose i banken. I dette tilfælde er det dog MEGET vigtigt, at du husker at registrere de enkelte beløb i LIS-systemet ud for rette hjerteid. Indsamlingshjertet er nummereret (et fem-cifret tal på siden af hjertet) ved modtagelsen. Når hjertet tømmes, skal du registrere det optalte beløb ud for indsamlers navn/hjerteid. Dette gøres i LIS-systemet. Hvis I ikke kan registrere direkte i LIS fx fordi I står nede i banken skal I huske blanket over indsamlere, som kan printes ud af LIS. Her er informationerne om indsamler, og her kan I 6

7 tilføje beløb, hvorefter I kan taste det ind i LIS, når I kommer hjem. Indsamlingshjerterne kan åbnes fx med en gammeldags brødskærermaskine eller en brødkniv. Pas på fingrene og husk skærebræt. Afhentning og optælling v. Loomis Inden Loomis ankommer, skal I have sat et klistermærke med stregkode på alle indsamlingshjerterne. Dette er for at spare tid på ruten. Stregkoderne leveres sammen med resten af materialet til indsamlingsdagen. Indsamlingshjerter afleveres til Loomis uåbnede. Du må meget gerne sætte tape over hullet inden Loomis kommer, så vi er sikre på, at der ikke falder mønter ud. Loomis ankommer i henhold til fremsendte kørselsplan. Med mindre, du er den første på ruten, bliver du ringet op af Loomis før ankomst. Det er ikke muligt at ændre på tidspunktet for afhentning. Loomis kører igen, hvis du ikke er på adressen, når de ankommer. I så fald skal du selv gå i banken og overføre pengene til os. Som koordinator kvitterer du for afhentning v. Loomis. Loomis står for optælling af hjerterne. Samlet oversigt med beløb pr. hjerte leveres af Loomis til LIS-teamet, som herefter indtaster oplysningerne i LIS-systemet. Derefter vil det være muligt for koordinatorer og indsamlingsleder at se indsamlede beløb. Derfor kan gå op til to uger fra indsamlingsdagen, før den enkelte indsamler får besked om hvor meget, han/hun samlede ind. Resultatet sendes automatisk til indsamler via , når det er tastet ind i systemet. Der kan gå op til to uger fra indsamlingsdagen. Registrering i LIS på dagen Du skal som koordinator registrere oplysninger i LIS-systemet, uanset om du har en computer med ud på indsamlingsstedet eller ej. Det er meget vigtigt, at vi får alle oplysninger registreret i LIS-systemet, da det er fra dette system, vi tæller op og sender besked til alle indsamlerne. Registrér alt under fanebladet Registrering via dit koordinator-login til LIS-systemet. Hvilke oplysninger skal registreres på dagen? Du skal registrere følgende oplysninger for hver enkelt indsamler på dagen: HjerteID (fem-cifret tal), som er på indsamlingshjertet, du udleverer til indsamlerne. 7

8 Antal personer, som gik på ruten. Dvs. at vi registrerer alle personer, der går med på en rute inklusiv den indsamler, der er tilmeldt. OBS: Børn under 11 år tæller ikke med. Om indsamlingshjertet er afleveret, når indsamler kommer tilbage fra ruten. Hvis I tæller op, så indtast også beløb på selve dagen hurtigst muligt. Tæller I op dagen efter, gør I det selvfølgelig dagen efter. Hvis en indsamler ikke møder op, skal dette registreres. Hvis du har computer med på dagen Registrering af tilmeldte indsamlere Alle felter udfyldes løbende ved udleveringen af hjerter, samt når indsamlere kommer tilbage fra deres rute og afleverer deres hjerter. Når du sender indsamlere afsted: Her udfyldes hjerteid ud for den enkelte indsamler. Når indsamlerne kommer tilbage: o Her udfyldes, at hjertet er afleveret og hvor mange personer, som gik ruten (OBS! Børn under 11 år tæller ikke med). o Beløb indsamlet og Send beløb udfyldes, når du tæller pengene op. o Husk at trykke Gem. o Du skal trykke på Send beløb til indsamler, hvorefter indsamler modtager en med det indsamlede beløb. o Får du afhentet penge af Loomis, skal du ikke udfylde Beløb indsamlet og Send beløb til indsamler. Hvis der dukker nye indsamlere op på selve dagen Forberedelse Du skal sørge for, at have nogle kopier af Blanket til nye indsamlere med på dagen i tilfælde af, at der dukker nye indsamlere op. Blanketten skal du printe ud på forhånd, så du hurtigt kan tage imod nye indsamlere. Blanketten kan printes ud fra LIS under fanebladet Indsamlere. Der skal udfyldes én blanket pr. indsamler, så print ca. 15 stk. til dagen. Frie ruter kan du printe fra fanebladet Ruter. På dagen Udfyld blanketten sammen med indsamler, og send dem godt afsted. Tast oplysningerne ind i LIS-systemet, når du har et ledigt øjeblik. Oplysningerne kan du taste ind, når der er tid. Det skal dog gøres på dagen. OBS! De nye indsamlere skal oprettes på samme måde, som man tilmelder indsamlere via Her bruger du oplysningerne, som indsamler har skrevet på Blanket til nye indsamlere. 8

9 Uanset om du udfylder håndskrevne blanketter eller tilmelder direkte ind i systemet, er det meget vigtigt, at oplysningerne bliver tastet ind i LIS samme dag (22. april). LIS-vejledning Har du brug for mere hjælp ift. LIS-systemet? Så se vejledningen om LIS, hvor der er et helt afsnit om registrering på dagen (s.9). Klik her for at komme til vejledningen. Du kan også downloade vejledningen via LIS-systemet under menupunktet Materialer og undermenuen LIS-systemet. Hvis du stadig har spørgsmål, kontakt da den regionale frivilligkonsulent eller LIS-teamet. Hvis du ikke har computer med på dagen Du skal huske at printe listen over samtlige indsamlere i dit distrikt ud og medbringe på dagen. Listen finder du under fanebladet Indsamlere via dit koordinator-login. Med denne liste kan du notere alle oplysninger, når du uddeler indsamlingshjerter, og efterfølgende i ro og mag taste alle oplysningerne ind, når du kommer hjem (OBS! Skal indtastes samme dag). Når du sender indsamlere afsted: Her udfyldes hjerteid (fem-cifret tal på siden af hjertet) ud for den enkelte indsamler. Når indsamlerne kommer tilbage: Her udfyldes, at hjertet er afleveret og hvor mange personer, som gik ruten (OBS! børn under 11 år tæller ikke med). Beløb indsamlet og Send beløb til deltager udfyldes kun, hvis du selv tæller pengene op. Tælles pengene først op dagen efter, skal du efterfølgende indtaste oplysningerne i LISsystemet. Husk altid at notere HjerteID og beløb, når I tæller op. Får du afhentet penge af Loomis, skal du ikke åbne hjerterne og ikke udfylde Beløb indsamlet og Send beløb til indsamler. LIS-teamet sørger for at skrive disse oplysninger ind, hvorefter indsamler får en med beløb indsamlet. Hvis der dukker nye indsamlere op på selve dagen Se beskrivelse på s. 8 af, hvordan du kan forberede dig på dette. 9

10 Support på dagen Generel Hjerteforeningens hovednummer: Frivilligkonsulenter Region Nordjylland Charlotte Møller Bolivard: / charlottemb@hjerteforeningen.dk Region Midtjylland Anette Dincher Nielsen: / anetten@hjerteforeningen.dk Region Syddanmark John Jørgensen: / johnj@hjerteforeningen.dk Region Hovedstaden Martin Walsøe: / mwalsoee@hjerteforeningen.dk Region Sjælland Charlotte Enghusen Andersen : / ceandersen@hjerteforeningen.dk 10