Evalueringsrapport med kontaktliste

Transkript

1 Arbejdsgruppe- Medlemmer afvikling Jacob Klingert Jacobsen Jesper Bech Johnny Palle Mathiasen Leif Sørensen JJ JB JM LS Organisation E mail Mob. Arrangør - Scandinavian Beach Polo World Cup 2015 Helsingør Kommune Center for Kultur, Idræt og Byudvikling Eventkoordinering Helsingør Kommune, Center for Teknik og Miljø P. Service Helsingør Kommune, Center for Teknik og Miljø P. Service jacob@copenhagenpoloopen.dk Jbe03@helsingor.dk jpm57@helsingor.dk Lso57@helsingor.dk Palle Mandrup PM Arrangør af Hornbæk Havnefest pallemandrup@gmail.com Martin Howardsen Beredskabsinspektør, Nordsjællands Brandvæsen mhow@nsbv.dk Bjarne Persson BP Skovløber Naturstyrelsen (ejer af areal) bper@nst.dk Louise Sandberg (Søren Buhl) LS SB Arrangør - Scandinavian Beach Polo World Cup 2015 Head of Global Marketing Ilse Jacobsen louise@copenhagenpoloopen.dk Har valgt ikke at deltage i evalueringen Zep Andersen ZA Produktionsleder - Eventive zep@eventive.dk Kim Olausson Anders Brahe KO Politiassistent v. Planlægningsenheden, Nordsjællands Politi Politiassistent v. Planlægningsenheden, Nordsjællands Politi kuj002@politi.dk Abr012@politi.dk Morten Juhl Koch MK Driftsleder, Nordsjællands Park og Vej mju59@nspv.dk Kurt Hansen KH Lokalbanen Nordsjælland Har ikke deltaget i evalueringen Tim Falck Weber Skovfoged, Friluftsliv, Naturstyrelsen tfw@nst.dk Bichoy Tadros BT Ejer, Café SunSpot Bichooo79@yahoo.com Laura Gade Rasmussen (Anders Gregersen) (Rasmus Engeborg) Arbejdsgruppemedlem mer turisme og markedsføring LR Kommunikationskonsulent, Helsingør Kommune Ejer, Strandpavillonen Ejer, Café Hornbæk Strand VisitNordsjælland ansvar lra12@helsingor.dk Har valgt ikke at deltage i evalueringen Har valgt ikke at deltage i evalueringen Berit Elmark BE Chefkonsulent VisitNordsjælland bel@visitnordsjaelland.com Olav Berntsen OB Formand Hornbæk Turistforening danfo@ .dk Camilla Kjærsgaard CK Kommunikationsansvarlig VisitNordsjælland ckj@visitnordsjaelland.com Annette Sørensen AS Direktør VisitNordsjælland aso@visitnordsjaelland.com

2 Indhold Story...3 Evalueringsrapport...3 Generel afvikling...3 Organisering og tidsplan...4 Beredskab, vagter og samaritter (separat eval. møde)...4 Forsyning, el vand osv...4 Politi Tilladelser og forbehold (separat eval. møde)...4 Affald, toiletter og rengøring...5 Adgangsforhold og parkering...6 Kommunikation (Helsingør Kommune og VisitNordsjælland)...6 Markedsføring og overnatningsmuligheder...6 KPI (Key Point Indicators) Har vi nået målene...6

3 Story I uge 30 inviterede Hornbæk Havnefest og Scandinavian Beach Polo World Cup 2015 gæster såvel som borgere til at nyde fire døgn med underholdning, sport, mad og fest i verdensklasse. Vel overstået og med mange blandende tilbagemeldinger (mestendels positive) skal der nu evalueres med henblik på en gentagelse af succesen i Evalueringsrapport Nedenstående evalueringsrapport har til formål at give et overblik over delementerne i et givent arrangement før, under og efter afviklingen. Det er i bund og grund, hvad der gik godt, og hvor vi skal have fokus på udbedring ved en gentagelse af arrangementet eller ved nye arrangementer. Generel afvikling Generel status på planlægning og afvikling hvad gik godt og hvad var en udfordring? Polo platformen er god. Økonomien tilfreds. Kommer igen næste år. Plads til forbedringer. Gentages i 2016 i weekenden uge31. Arrangementet rykkes en uge primært grundet pladsen. Næste år samme areal. Spillerne tilfredse. Det bedste arrangement spillerne har været med til ift. andre events rundt om i verden. Havreholm Slot og polo var et givtigt lokalt samarbejde. Udfordring generelt i Uge30 alt booket på restauranter. Adgangsveje en udfordring (se også punktet adgangsveje ) Hornbæk Havnefest - Største udfordring flaskehals ved transport. Generelt gik det ganske fornuftigt. Der var ikke plads til flere gæster. Café Hornbæk Strand Ifølge arrangørerne af Polo og Havnefest, var det en stor udfordring for både SunSpot, Polo og Havnefest, at der var givet tilladelse til Open Air Dance v. Cafe Hornbæk Strand. Der har været utallige klager og lovovertrædelser på hjørnet (jf punkt politi og beredskab ). Der var generelt udfordringer med dørmænd, afspærring og entre som konfliktede med indholdet i den kommunale tilladelse. Fx var det aldrig blevet oplyst at arrangøren ønskede at kræve entre for gennemgang til Hornbæk Strand til stor frustration for strandgæster og betalende polo gæster. En afspærret offentlig vej, blev også kommenteret af Brandmyndighederne, der frygtede for manglende adgang til Hospital og stranden. Café Sunspot Forpagteren Bischoy Tadros kommenterer der manglede vagter på stranden. Bischoy stod ca. 96 timer på stranden over weekenden grundet manglende sikkerhed. Der var helt mørkt på stien fra hjørnet til polo. Bischoy stoppede en tyv civil anholdelse. Generelt hilser Bishoy Polo velkommen igen næste år JJ PM Restauratør RE har ikke kommenteret på bemærkningerne BT Stor ros til alle instanser for håndtering og opbakninger til tilladelser og samarbejde fra polo

4 Organisering og tidsplan Tidsplan Blev deadlines overholdt i forbindelse med planlægning og afvikling? Deadlines ift. tilladelser, opsætning og nedtagning? - Der har blandt alle arrangørerne pånær Havnefest, været en udfordring ift. deadlines for ansøgninger og tilladelser til beredskab, politi, kommune mv. det er arrangørerne opmærksomme på og har lært af til næste år. Alle Udfordringer ift. organiseringen? - Naturstyrelsen skal inviteres ind fra start. De er lodsejere og myndighed på arealerne for polo og delvist havnefest - Der skal til næste år ansøges om tilladelsen til dispensation til kystbeskyttelseslinjen primo 2016 til Polo - Samarbejdet mellem Naturstyrelse og Helsingør Kommune er ved at blive struktureret, eftersom det har været genstand for en forsøgstilgang omkring organiseringen af store events i Naturstyrelsen er kommet med en række påbud til næste år - Strandareal må ikke bruges til parkering - Taxaservice afleverede personer ved stranden ikke tilladt - Grundet vejrforhold blev betondæk brugt til transport ikke tilladt - Toiletter ved Sunspot ikke rengjorte efter aftale - Kommandovejene er blevet etableret i 2015 og det har alle parter lært af - Naturstyrelsen opfordrer arrangørerne til at ansøge om tilladelse til dispensation fra kystbeskyttelseslinjen for en periode af tre år - Bemærkning fra arrangørerne af Uge 31 Hornbæk Turistforening - næste år 2016 kræver en stor koordineringsindsats. 140 aktiviteter. Der har aldrig været så mange turister til Uge30 og Uge31 som i Dette forventes øget i JB/ / OB Beredskab, vagter og samaritter Brandtilladelser - Brandvæsenet foretog inspektion af Polo som er et nyt og stort arrangement Polo havde styr på opsætning, tilladelser, arrangementet osv. Der var taget forbehold og erfaring. Bemærkning - Arrangøren var svær at komme i kontakt med. - Der ønskes en kontaktliste over myndigheder, arrangørerne, embedsmænd osv. Adgangsveje til brandstation - Ingen udfordringer generelt. Bemærkning udtryk for bekymring for afspærret vej v. Café Hornbæk Strand grundet adgangsforhold til Hospital og Strand. Tvivlsomt at afspærringer og mennesker kan fjernes inden for få sekunder. / Politi Tilladelser og forbehold dato Job ansvarlig Politiets vurdering af overholdelse af ekstraordinære tilladelser generelt: - Ift. afspærringer ved Café Hornbæk Strand og konflikter heraf. Politi har ingen bemærkninger - Ift. afspærringer ved Café Hornbæk Strand og konflikter heraf. Brandvæsen havde mindre kommentar (jf. punkt Beredskab, vagter og samaritter)

5 - Politiet oplevede generelt mindre forseelser*. Dette var forventet, men politiet vil alligevel være endnu synligere til stede næste år - Selve ansøgningsdelen og bevillingsdelen telte, fødevarer osv. skal være i orden og falde tidligere (gælder alle arrangørerne) - Oprettelse af KST der spekuleres i at oprette KST i Der skal oprettes myndighedskort ift. politi og beredskab hvor og hvordan man sætter ind. *Rapporteret episoder fra Politiet inkluderer bl.a. - Der blev observeret stoffer på stranden - Der manglede SSP, vagter eller politi på stranden - Der blev handlet stoffer på Hornbæk Skole det er blevet fortalt, at det var udefrakommende - Loyal To Familia og Hells Angels blev afvist til Polo - Der var udfordringer med bål på stranden af unge mennesker. Vagt kan også forhindre uautoriseret bål. Det var en del af briefinger til beredskab. Hvis det er et større problem, kan kommunen forhindre bål på stranden - Der var en smule problemer og hærværk ift. parkering - Registreret hændelser Torsdag, fredag, lørdag og søndag bl.a. optræk til ballade v. entre v. cafe Hornbæk Strand og generelt i bybilledet - Parkering forbudt på handicap i hele byen - Torsdag blev der observeret salg af stoffer fra køretøj - Fokuspersoner/utilpassede unge observeret fredag og lørdag nat - Spiritusbilister - Trusler om vold mod tjenestemænd i funktion - ikke alvorligt // PM/JB / / Affald, toiletter og rengøring Placering og brug af offentlige toiletter og skraldespande - Opsætningen blev brugt, men erfaringen viser, at mindre kunne gøre det JB/MK Rengøring af offentlige arealer - Arrangørerne af fester ved StrandPavillonen, Café Hornbæk Strand og generelt på Øresundsvej havde ikke overholdt sine oprydningspligter, hvilket betød ekstraudgifter for Helsingør Kommune til Nordsjællands Park og Vej på kr. Kommentar fra Center KIB Generelt fungerede samarbejdet med NSVP ikke optimalt. Der var flere ekstraudgifter, som ikke var bestilt og der ikke var nærmere specifikation på. JB/MK/JM JB Kommunikation Kommunikation af praktiske forhold - Stor ros til kommunens indsats med breve og virksomhedsbesøg til lokale erhvervsdrivende og detailhandel samt andre interessenter JB - Der er ikke modtaget en eneste klage til Helsingør Kommune fra borgere eller erhvervsdrivende JB/JM Adgangsforhold og parkering Parkeringsplan Oprettelse af ekstra p-pladser - Ikke umiddelbart nødvendigt med de ekstra oprettede p-pladser ved Hornbæk IF og Cirkusplads JB/JM

6 Parkeringsplan - Ensretningen fungerede om dagen rigtig godt om dagen og blev rost af lokale såvel som myndigheder, men var et mareridt logistisk ift. opsætning og nedtagning af skilte - Der blev lukket parkeringspladser på Ndr. Strandvej for at få trafikken til at glide - Ca. 16 afgifter blev udskrevet til ulovligt parkerede - Skilte blev stjålet, hvilket resulterede i en merudgift til Nordsjællands Park og Vej på ca kr. Offentlig transport Ekstra indsættelser? - Movia og Lokalbanen så sig ikke nødsaget til at indsætte ekstra materiel KH JB/JM JM JM JM/LS Forsyning, el vand osv. Vandforsyningsudfordringer? - Vand til Heste, opvask osv. Der opstod udfordringer på vandforsyningen. Både i forhold til eksisterende aftale med Café Sunspot, men også da ukendte gerningsmænd saboterede vandforsyningen - El-forsyning i samarbejde med Hornbæk Havnefest fungerede godt. ZA ZA Markedsføring og overnatningsmuligheder Markedsføring - Medieanalysen viser, at det havde en annonceværdi af 2.3 mio. kr. - Reach 5,1 mio. personer på sociale medier, 1,7 mio. personer i trykte medier og 1,5 mio. personer i online medier Indkvartering, pakketering og dialog med hoteller - VisitNordsjælland bedre vilkår og bedre opbakning til polo fra hoteller. Få gjort mere ud af samarbejdet med hotellerne og leverandører. Evt. sommerhuse. - Havreholm Slot havde eksklusiv aftale med Polo, hvilket har givet en hel fantastisk indtjening - De mange ryttere, VIP gæster og andet, der deltog, har i et forsigtigt estimat betydet et turismeforbrug på ca. 5 mio. kr. Ligeledes melder Hornbæk Turistforening om de bedste turistuger nogensinde i uge 30+31, ligesom gæster, der er gået forgæves, har beklaget sig over, at der var udsolgt på alle restauranter. CK CK BE BE/JJ KPI (Key Point Indicators) Har vi nået målene Målsætning om ca gæster til polo og ca til havnefest Målsætning om bred nationalsynlighed (ikke nærmere defineret) Målsætning om en estimeret effekt på 4,5 mio. kr.(se udregningsværktøj) - Langt over forventning på det offentlige areal til polo trods vejret =9.000 gæster v Polo - VIP omkring 900 personer til Polo - Havnefest i år fredag kunne der ikke være flere. Der var over fredag aften på pladsen. Ca fordelt over de tre dage Kommentarer til arrangementet i 2016: - Større for det offentlige publikum, mere underholdning, flere detaljer vi gør det! JJ/LS PM/CB JJ/LS Alle

7 Note: Skøn på estimeret turismeøkonomisk effekt baseret på 2015 Antal personer Gennemsnitligt antal overnatninger Antal Turismedage Døgnforbrug (kr.) Turismeomsætning (kr.) Deltagere og trænere Udenlandske * ,- Tilrejsende * ,- danskere Lokale Presse Udenlandske Ca * ,- Tilrejsende Ca * ,- danske Lokale Officials, tekniske stabe o.l. Udenlandske * ,- Tilrejsende * ,- danske Lokale ,- Frivillige Udenlandske ,- Tilrejsende * ,- danske Lokale Tilskuere Udenlandske ca ** ,- Danske ca ** ,- VIP billet ,-*** ,- I alt Ca ,- *Døgnforbruget for tilrejsende deltagere er et konservativt skøn baseret på det gennemsnitlige døgnforbrug for en feriegæst boende på hotel i DK, og der er således ikke taget højde for ekstra omkostninger forbundet med deltagelsen (deltagergebyr, transport, opstaldning af heste osv.) **Døgnforbruget for turister/tilskuere er baseret på et generelt døgnforbrug for henholdsvis udenlandske og danske endagsturister i DK dvs. ekskl. overnatning og forbrug v. events. Vi sætter estimatet konservativt, da vi ikke kan vurdere den procentvise del af tilrejsende tilskuere til hh. polo, UGE31 eller generelt strandbesøg ***Døgnforbruget for VIP gæsterne er baseret på ovenstående endagsturister. Dertil kommer prisen på VIP billetten på 1.500,- kr. som bl.a. inkluderer forplejning og underholdning Inklusiv afledte effekter skaber én million kr. i turismeforbrug i gennemsnit kr. i værditilvækst, kr. i skatteindtægter og 1,2 job (årsværk). Alle tal er fra VisitDenmarks nyeste officielle turismeregnskab Turismens Økonomiske Betydning i Danmark 2013 og Sport Event Denmarks analyser af den turismeøkonomiske effekt ved større sportsbegivenheder fx Made in Denmark.