KOM GODT I GANG MED DB SCHENKERS ebooking

Transkript

1 KOM GODT I GANG MED DB SCHENKERS ebooking Denne manual er en hjælp til brugere af DB Schenkers ebooking. I manualen gennemgås punkt for punkt, hvorledes du booker dine europæiske eksport-landtransporter via vor ebooking Service. Derudover kan du i manualen få svar på en række af de hyppigst forekommende spørgsmål, vi har haft i forbindelse med booking over internettet. Indholdsfortegnelse 1. HVOR FINDER DU EBOOKING? FORDELENE VED EBOOKING? OPRETTELSE AF NY BOOKING HVORDAN BENYTTES STATUSVÆRKTØJET? HVORDAN OPRETTES LASTELISTER? ÆNDRING AF DE ADMINISTRATIVE OPLYSNINGER SUPPORT HVEM SKAL DU KONTAKTE, HVIS DU HAR BRUG FOR HJÆLP?

2 1. Hvor finder du ebooking? For at komme ind på vor ebooking skal du gå via vor hjemmeside ker.dk/log-dk-dk/start.html Til højre på skærmbilledet findes fanebaldet eservice klik på det og vælg derefter myschenkerland login. Når du er logget ind (vindue 1) kan du gå direkte på ikonet ebooking, hvorfra du kan booke alle dine eksportlandtransporter. Kodeord er personligt og skal ændres for hver 90. dag. Hvis du som virksomhed har flere brugere, der skal bruge bookingsystemet, skal hver bruger have sit eget Bruger-ID samt kodeord. Der skal være én fra din virksomhed som administrator. Det er denne person, der sørger for at oprette de enkelte brugere i virksomheden. Dette login får du ved at kontakte os - se kontaktinfo på sidste side. Vindue 1 3

3 Vindue 2 Når du har indtastet dit Brugernavn og kodeord, vil du se nedenstående (Vindue 2). Ikonerne viser, hvilke værktøjer din virksomhed er sat op til. Du har mulighed for at uploade et adressekartotek se under ikon ebooking Address Upload hvis du vælger den, kommer du ind på denne side se Vindue 2A. Vindue 2A Se hvordan filen skal bygges op, tryk på HELP her fremkommer en beskrivelse se Vindue 2B. 4

4 Vindue 2B Når filen er dannet og gemt på computeren, kan den sættes ind i File. Vælg under Address Type, hvilket registre der skal opdateres. Replace Addresses bruges, hvis filen skal erstatte et helt kartotek blot sæt flueben i denne boks. Når der skal laves en booking til DB Schenker A/S, vælges ikon ebooking hvor startsiden vises se Vindue 2C. 1. Opret booking 2. Opret standardsending 3. Status på booking (her kan du få vist en status på de bookinger, der tidligere er foretaget) 4. Lastelister 5. Administration (her kan du ændre administrative oplysninger (f.eks. oprette ny bruger, ændre adgangskoder eller adresseinformationer)) 6. Få svar på de hyppigst forekommende spørgsmål (findes p.t. kun på engelsk) 7. Download en brugermanual 5

5 Vindue 2C 2. Fordelene ved ebooking? Varer kan bookes med både dato og tidspunkt for afhentning Mål på kolli kan indtastes for præcis beregning af sendingernes omfang Mulighed for indtastning af flere oplysninger, bl.a. ønsket forsikringssum Farligt gods (med farenummer etc.) kan bookes Indtastes shipperreference, printes denne også på labels Løbende status på booking CMR-fragtbrev kan også udskrives i systemet Det er gratis at benytte sig af DB Schenkers ebooking Service, som tilmed reducerer fejl og forsinkelser. 6

6 3. Oprettelse af ny booking For at foretage en ny booking, vælg Opret booking jf. Vindue 2C Når du har valgt Opret booking, ses selve bookingsiden jf. Vindue 3, hvor oplysningerne om den transport, du ønsker at booke, skal indtastes. OBS! Såfremt du ofte booker transporter med nogenlunde identiske transportinformationer, kan du med fordel gå via Status på booking-værktøjet jf. Vindue 2C og kopiere tidligere indtastede bookinger. Læs mere herom i afsnit 4, s. 10. Du kan også vælge at benytte muligheden for at oprette en Standardsending jf. Vindue 2C. Vindue 3 7

7 VIGTIGT: Ad 1: Ny funktion Plus-ikonet ved siden af felter åbner op for flere muligheder eller tilføjer flere linjer. Ad 1a: Ad 2: Ad 3: Ad 4: Ad 5: Ad 5a: Ad 6: Ad 6a: Ad 7: Ad 8: Ad 9: Ad 10: Ad 11: Ad. 12: Felter med * skal udfyldes. Under Modtager indtaster du modtagersnavn. Hvis du allerede har modtager i eget adresseregister vil denne poppe op når du skriver de første bogstaver. Du kan også tilføje Ny ved at indtaste info og trykke på Gem (punkt 4). Herefter kan du fortsætte med at indtaste de øvrige transportinformationer. Landekode og postnummer vælges, hvorefter du får oplyst hvilke adresser/vejnavne som er mulige indenfor angivne postnummer. Vor Online Booking gør det muligt at gemme navn og adresse på ofte benyttede modtagere samt afhentnings-/leveringssteder. For at gemme en ny adresse skal du huske at afkrydse feltet "Gem". Hvis du senere har brug for at ændre adressen, skal Administrationsværktøjet jf. Vindue 2C benyttes. Adresse til højre skal kun udfyldes, såfremt leveringsadressen eller afhentningsadressen er forskellig fra modtagers eller afsenders "normale" adresse. HUSK at angive, om det er en leveringsadresse eller en afhentningsadresse. Såfremt det er en ny adresse, kan du også trykke på Ny og indtaste info og derefter trykke på Gem. Ud for hver varelinje er der nu mulighed for indtastning af dimensioner (mål på kolli). Det skal altid angives i meter. Hvis der er flere varelinjer, er det vigtigt, at man indtaster mål og vægt på hver varelinje. Som udgangspunkt foreslår siden automatisk dagen i morgen som afhentningsdato, men vær opmærksom på, at vi har faste tidsfrister for seneste bookingtidspunkt. Bookingfristen varierer, afhængigt af til hvilket land du booker din transport. Vor køreplan kan ses under faneblad Scheduling Vindue 2 her kan du downloade trafikplaner med informationer om afgangsdage, transporttider og bookingfrister for transporter til de enkelte destinationer i Europa. Mulighed for indtastning af dato og afhentningstidspunkt for godset. Ved specialtransporter (f.eks. køl og frys) skal dette udspecificeres i feltet "Forsendelsesinstruktioner". Mulighed for indtastning af flere oplysninger, bl.a. ønsket forsikringssum. Ved valg af COD (Cash On Delivery/Efterkravsforsendelser) skal beløb indtastes, og valutaenhed vælges. Når du vælger NÆSTE, vil en COD-instruktion blive åbnet i pdf-format. Bookingen er først gældende, når denne instruktionsformular er udfyldt og faxet til Schenker A/S. (Pdf-filer kræver, at programmet Acrobat Reader er installeret hos dig - gratis download på Mulighed for booking af Forsikring sæt flueben i boksen. Og kontakt efterfølgende dit lokale Schenker kontor med faktura. Mulighed for booking af Food Related sæt flueben i boksen. Mulighed for booking af farligt gods (med farenummer etc.). Ved forsendelser til Tyskland skal der under afsnittet The following can be requested for this route tages stilling til om forsendelserne skal sendes som classic, speed eller fix day (jf. vindue 3A). Tryk på spørgsmålstegnet for at få en beskrivelse af hvert produkt. 8

8 Vindue 3A 4. Når bookingsiden er udfyldt med alle nødvendige informationer, vælges NÆSTE (knappen nederst til venstre). En ny side med oversigt over alle de informationer, du har indtastet, vil nu blive vist jf. Vindue 4. 9

9 Vindue 4 5. I Vindue 4 er det muligt at tjekke en ekstra gang, om alle de informationer, du har indtastet, er korrekte, inden du godkender. Fra denne side har du desuden mulighed for følgende: Print af labels: Når du indtaster en ebooking, er det muligt samtidig at udskrive standardlabels med modtageradresser og stregkoder direkte på din egen printer. Du behøver altså ikke selv at fremstille en label, og stregkoden bevirker, at du senere vil være i stand til at søge/tracke dit gods online helt ned på kolliniveau. 10

10 For at undgå unødvendig ventetid, mens det ønskede antal labels bliver oprettet, er det muligt at få tilsendt pdf-filen med labels til en -adresse efter dit valg. Det anbefales at anvende denne funktion, da hastigheden ved dine ebookinger forøges væsentligt. Systemet vil altid spørge efter en adresse. Såfremt du ikke har en -adresse, vi kan sende pdf-dokumentet til, så afkryds i stedet feltet Ingen . Pdf-dokumentet åbnes herefter med det samme, men der kan godt gå et par minutter, før det vises på skærmen. Har du ikke behov for en label på godset, skriv "0" ud for Antal labels til udskrivning. 6. Hvis du er tilfreds med bookingen, vælger du BEKRÆFT BOOKING (knappen nederst til venstre). Hvis informationerne ikke er korrekte, vælg da TILBAGE for at komme tilbage til bookingsiden. Ret derefter de forkert indtastede oplysninger, og vælg NÆSTE endnu en gang. Vælg derefter BEKRÆFT BOOKING, hvis oplysningerne nu er korrekte. 7. Når du har valgt BEKRÆFT BOOKING, er din booking registreret hos Schenker A/S, og du vil nu se Vindue 5. Hvis du ønsker at gemme referencenummeret, kan en kopi af denne side udskrives. Referencenummeret er dit unikke sendingsnummer og skal oplyses ved al korrespondance med Schenker A/S vedrørende den pågældende sending. OBS! Når bookingen først er sendt, kan du ikke ændre i oplysningerne. I tilfælde af ændringer skal du derfor kontakte DB Schenker A/S pr. telefon/fax eller pr. for at få ændret bookingen. Via Status på booking jf. Vindue 2 kan du se, hvem der behandler din booking hos Schenker A/S. 11

11 Vindue 5 12

12 4. Hvordan benyttes statusværktøjet? På alle de transporter, du har booket online, har du mulighed for at tjekke status. Det gør du ved at vælge Status på booking jf. Vindue 2 på førstesiden/menuen. Når Status på booking er valgt, vises en liste over samtlige transporter, du har booket via EBooking jf. Vindue 6. Vindue Ad 1: I statusværktøjet kan du vælge at få listen over bookinger sorteret efter dato, afsenders reference eller modtagers reference. Derudover kan du vælge kun at få vist bookinger: 1. foretaget inden for et bestemt tidsinterval. 2. med en bestemt modtager. 3. med en bestemt status, f.eks. alle leverede sendinger. OBS! Du kan selvfølgelig godt vælge flere sorteringskriterier samtidig. Ad 2: Ad 3: Ad 4: Ved at klikke med musen på Bookingreferencen vises alle de informationer, du selv har indtastet vedrørende den pågældende booking jf. Vindue 5. Ved at klikke med musen på Schenkers bookingreference vises den pågældende bookings tracking-status jf. Vindue 7. Status på booking står som enten: Venter: Som udgangspunkt vil status altid være i Venter, hvilket betyder, at vi har modtaget de bookinginformationer, du har indtastet. Accepteret: Så snart en af vore medarbejdere har tjekket de tilsendte informationer, vil status ændres til Accepteret. Din booking vil samtidig få tildelt et Bookingreference-nummer, hvormed du kan tracke din sending (jf. punkt 3), og hvoraf det vil fremgå, hvem af vore medarbejdere der behandler din booking. Leveret: Når sendingen er leveret til modtager, vil der under status stå Leveret. Annulleret af Schenker: Såfremt en booking er blevet slettet af DB Schenker A/S, uden at noget er sat i produktion, vil der i status stå Annulleret af Schenker. Såfremt dette er en fejl, bedes du kontakte dit lokale DB Schenker A/S-kontor så hurtigt som muligt. Ad 5: Du kan benytte KOPIER-funktionen som skabelon for oprettelse af nye bookinger. Denne funktion er meget tidsbesparende, hvis man har bookinger, hvor transportinformationerne stort set er identiske. 13

13 Ad 6: UDSKRIV-knappen giver mulighed for at udskrive ekstra labels. Vindue 7 14

14 5. Hvordan oprettes lastelister? For alle de transporter, du har booket online, er det muligt at oprette lastelister. Disse lastelister er en hurtig og nem måde at forsyne dit lager med en tjekliste over, hvilke varer der skal udleveres til Schenker A/S chauffør på en bestemt dag. Når du ønsker at oprette en lasteliste, skal der i menuen vælges Lastelister jf. Vindue 2C på førstesiden/menuen. Du kan nu enten vælge at oprette en ny lasteliste eller åbne og udskrive en allerede gemt lasteliste jf. Vindue 8. Lastelisten indeholder for hver booking information om: - Modtagers navn og adresse - Bookingreference - Afsenders reference (kan benyttes til at tracke sendingsstatussen via internettet) - Leveringsbetingelser - Mærke og nummer for de enkelte kolli - Antal kolli i alt - Vareart - Vægt og volumen Vindue 8 Sådan opretter du en ny lasteliste 1. Først skal du søge efter de bookinger, der skal indgå på din lasteliste (som udgangspunkt vises en liste over de seneste 7 dages bookinger). Du kan vælge at søge en liste frem på baggrund af følgende kriterier: en periode, en modtager og/eller en bestemt bookingstatus. Når de ønskede søgekriterier er valgt, så tryk på knappen START for at få vist listen over bookinger, der overholder de valgte søgekriterier. 2. På listen skal du markere de bookinger, der skal indgå på din lasteliste. 3. I feltet Lasteliste: vælges derefter Ny for at oprette en ny lasteliste med de valgte 15

15 markeringer/bookinger. Herefter vises et blank felt, hvor et navn/id for din lasteliste kan indtastes. 4. For at gemme lastelisten, tryk på knappen TILFØJ. 5. For at udskrive, tryk på knappen UDSKRIV. Denne funktion åbner en udskriftsvenlig pdf-fil (åbning kan godt tage lidt tid), som du nu kan printe og videredistribuere. Sådan åbner og udskriver du en allerede gemt lasteliste 1. I feltet Lasteliste: skal navnet vælges på den lasteliste, du ønsker at udskrive. Derefter trykkes på knappen START for at se listen over bookinger, der er medtaget i den gemte lasteliste. 2. Marker dernæst de bookinger, der skal indgå på udskriften af din lasteliste. 3. Tryk på knappen UDSKRIV. Denne funktion åbner en udskriftsvenlig pdf-fil (åbning kan godt tage lidt tid), som du nu kan printe og videredistribuere. 6. Ændring af de administrative oplysninger Vor ebooking giver dig mulighed for at gemme navn og adresse på de modtagere samt afhentnings- /leveringssteder, som du ofte benytter. Via Administration er det muligt at oprette/redigere/slette i dit adresseregister. I punktet Ændre standardindstillinger har du mulighed for at ændre opsætningen for labeludskrivning og få sendt en pdf-fil med dine labels direkte til din mailadresse. Du kan vælge at kopiere en af dine tidligere sendinger og genbruge disse oplysninger i en ny sending. Er der felter, du ikke ønsker at få kopieret til din nye sending, kan du fravælge disse i Kopivalg under Administration. Vindue 9 16

16 7. Support Hvem skal du kontakte, hvis du har brug for hjælp? Har du spørgsmål eller brug for supporthjælp til myschenkerland-portalen, så kontakt os endelig via nedenstående kontaktinfo nederst på siden. Har du spørgsmål angående dine sendinger, bedes du i statusværktøjet Status på booking jf. Vindue 2C og Vindue 6 tjekke, hvilken af vore medarbejdere der behandler din booking, og kontakte den pågældende person. Du kan se, hvilken DB Schenker A/S-afdeling der behandler din booking ud fra de tre første bogstaver i dit Bookingreference-nummer (CPH = København/Hvidovre, AAR = Aarhus, KOL = Kolding, ODE = Odense og AAL = Aalborg). 17