ExpressShipper BRUGERVEJLEDNING

Transkript

1 ExpressShipper BRUGERVEJLEDNING Ver. 1.7 Marts 2015

2 INDHOLD 1 SHIPPPING MANAGER Status på forsendelser FORSENDELSER Opret en ny forsendelse Forsendelser uden for EU (Internationale forsendelser) Commercial Invoice (proforma faktura) Ændre en forsendelse Slette en forsendelse ADRESSEBOGEN Opret ny adresse Ændre en adresse Slette en adresse TEMPLATES MANIFEST COLLECTION Collect og manifest samtidigt TRACKING AF FORSENDELSER PRISOPSLAG Ad-hoc price check Ændring af valutaen for prisopslag TILFØJ NY NUMMERSERIE ADVANCED SHIPPING NOTIFICATION (ASN) PRINTER OPSÆTNING... 30

3 1 SHIPPPING MANAGER Shippping manager er det første skærmbillede man møder, når ExpressShipper startes. Her kan man se de forsendelser, der er oprettet i ExpressShipper, samt deres status Forsendelser og deres status 2. Filtrering efter dato. Her vælges hvor langt tilbage man ønsker, at forsendelser skal være synlige i shipping manager 3. Søg efter forsendelse 4. Status visning Vælg hvilke forsendelser du ønsker, at kunne se i shipping manager ud fra deres status. 5. Menu til de forskellige funktioner i programmet 6. Menu til adressebogen, indstillinger etc. 1.1 STATUS PÅ FORSENDELSER Forsendelser skifter status, når der printes og laves manifest. Dette vises i shipping manager vha. forskellige ikoner. betyder at forsendelsen er gemt, men der er ikke printet nogle dokumenter Der er printet dokumenter på forsendelsen Der er printet et manifest og forsendelsen er klar til afhentning af TNT. (forsendelsen kan ikke længere ændres eller slettes) Ver. 1.7 Page 3 of 34

4 2 FORSENDELSER 2.1 OPRET EN NY FORSENDELSE 1. I Shipping Manager klikkes på add consignment 2. Udfyld nu fragtbrevet som illustreret i nedenstående Her vælges en template (skabelon), såfremt en sådan er oprettet (se afsnit 5 om templates). 2. Vælg afsender. 3. Vælg modtager fra adressebogen, eller opret en ny modtager ved at klikke på address book 4. Ønsker man afhentning et andet sted end afsender adressen vælges det her eller indtastes ved at klikke på collect from 5. Såfremt forsendelsen skal leveres et andet sted end hos modtager vælges eller indtastes en leveringsadresse i deliver to 6. Her vælges den korrekte service kode. Hvis man har valgt en template vil dette allerede være korrekt udfyldt 7. Her vælges tillægsservices, såfremt man ønsker dette. 8. Her kan man vælge afsender eller modtager betaler samt afhentningsdato. Modtager betaler kræver at modtageren er kunde hos TNT. 9. Her kan man indtaste en reference, som kan bruges i forbindelse med tracking i både ExpressShipper og på Dette kunne f.eks. være et faktura- eller ordre nummer. Referencen kan ses på den efterfølgende faktura fra TNT. 10. Brug dette felt, hvis vores chauffør skal have specielle instruktioner i forbindelse med leveringen. F.eks. forsendelsen skal leveres ved den røde port. 11. Vejledning vedr. emballering af TNT forsendelser 12. Tjek prisen inden du opretter forsendelsen (kræver at du har indtastet alle påkrævede data i forsendelsen) 13. Mulighed for oprettelse af et retur fragtbrev (Kontakt TNT såfremt du har behov for denne mulighed) Ver. 1.7 Page 4 of 34

5 3. Efter fragtbrevet er udfyldt, klikkes på next 4. På nedenstående side indtastes pakkens detaljer, såsom beskrivelse af indhold, vægt og volumen. Ved indenrigsforsendelser og forsendelser inden for EU er det ikke nødvendigt, at udfylde consignment currency (valuta), consignment value (værdi) og tariff code. Disse skal dog udfyldes ved forsendelser uden for EU Currency skal kun udfyldes ved forsendelser uden for EU 2. Value skal kun udfyldes ved forsendelser uden for EU 3. Indtast beskrivelsen af forsendelsens indhold. Kolli antal. Vægt og dimensioner eller total volumen. Ved flerkolli forsendelser indtastes kolli antal i feltet quantity, men kun hvis begge kolli har ens vægt og volume Ved flerkolli forsendelser hvor vægt og volume er forskellig, klikkes på add package. Dette giver en ny linje, hvor forsendelsens detaljer kan indtastes. 5. Fragtbrevet er nu udfyldt. Klik på print for at gemme og udskrive forsendelsens dokumenter (label) Ver. 1.7 Page 5 of 34

6 2.2 FORSENDELSER UDEN FOR EU (INTERNATIONALE FORSENDELSER) Ved forsendelser uden for EU skal der indtastes en valuta, værdi og tarif kode. Disse indtastes i consignment currency, consignment value og tariff code, samt afkrydses customs controlled feltet. Nedenstående er et eksempel på en forsendelse, der sendes uden for EU. Når forsendelsen gemmes og udskrives, vil systemet spørge dig, om du ønsker at klargøre en commercial invoice (proforma faktura) Anvender du din egen faktura, kan du svare nej til dette spørgsmål og de påkrævede forsendelsesdokumenter printes (label og fragtbrev). Ønsker du at benytte ExpressShipper til din proforma faktura kan du læse her om i næste afsnit. Ver. 1.7 Page 6 of 34

7 2.3 COMMERCIAL INVOICE (PROFORMA FAKTURA) Ønsker man at anvende ExpressShipper til udarbejdelse af proforma faktura klikkes på knappen commercial invoice 1. Udfyld detaljerne for proforma fakturaen. Specielt artikel informationerne er vigtige at udfylde korrekt 2. For at gemme faktura og forsendelsen klikkes enten på save eller print NB. For en nærmere forklaring af udfyldelse af proforma faktura henvises til vores hjemmeside Ver. 1.7 Page 7 of 34

8 2.4 ÆNDRE EN FORSENDELSE NB. En forsendelse kan kun ændres, så længe der ikke er printet et manifest for dagen. 1. Dobbeltklik på forsendelsen I Shipping Manager eller vælg den givne forsendelse og klik på edit consignment 2. Data i forsendelsen kan nu ændres. Klik på Save for at gemme forsendelsen, eller Print for at gemme og udskrive en ny label. Ver. 1.7 Page 8 of 34

9 2.5 SLETTE EN FORSENDELSE NB. En forsendelse kan kun slettes, så længe der ikke er printet et manifest for dagen. 1. I Shipping Manager markeres forsendelsen og der klikkes derefter på delete consignment 2. Klik herefter på yes for at bekræfte sletningen. Ver. 1.7 Page 9 of 34

10 3 ADRESSEBOGEN Adressebogen i ExpressShipper åbnes ved at klikke på address book menuen i bunden af programmet. Her kan oprettes 3 forskellige adresse typer. Disse er: Sender address - Der kan oprettes flere afsender adresser, hvis man har flere kundenumre Receiver address Modtager adresser Collection address Afhentningsadresser Delivery address Ver. 1.7 Page 10 of 34

11 3.1 OPRET NY ADRESSE 1. Vælg den adressetype du ønsker at oprette ved at klikke på address group. 2. Klik på knappen add address 3. Indtast alle adresse oplysninger. Account number (TNT Kundenummer) er påkrævet ved afsender adresser eller forsendelser, hvor man ønsker, at modtager skal betale. County behøver man ikke udfylde ved indenrigsadresser, men bruges i nogle lande. NB. De Danske speciale karakter (Æ,Ø,Å) understøttes desværre ikke i ExpressShipper. Dette er specielt vigtigt ved bynavne. (Ø skrives som O, Å som A og Æ som Ae.) 4. Udfyld kontaktdetaljer ved at klikke på manage contacts. Herefter klikkes på add contact 5. Indtast kontaktdetaljer. Hvis adressen udfyldes kan den anvendes til advanced shipping notification (se afsnittet om Advanced shipping notification) Ver. 1.7 Page 11 of 34

12 3.2 ÆNDRE EN ADRESSE 1. Vælg adresse type ved address group og dobbeltklik på adressen, eller markér adresse og klik på edit address 2. Ret herefter oplysningerne og klik på OK for at gemme ændringerne Ver. 1.7 Page 12 of 34

13 3.3 SLETTE EN ADRESSE 1. Vælg først adressetypen ved at klikke på address group 2. Marker adressen i adresse bogen og klik på delete address 3. Klik herefter yes for at bekræfte sletningen Ver. 1.7 Page 13 of 34

14 4 TEMPLATES En template er em skabelon af et fragtbrev, hvor nogle oplysninger er udfyldt på forhånd. Disse kan anvendes til at gøre oprettelsen af forsendelser mere enkel og hurtig. I ExpressShipper er det muligt at oprette op til 50 forskellige skabeloner. Sender man ofte forsendelser, hvor nogle af informationer er ens kan man med fordel benytte templates. I nedenstående vises hvordan en template oprettes og anvendes. 1. I Shipping manager afkrydses feltet template. Dobbeltklik herefter på en template. F.eks. template1 2. Udfyld nu de felter du ønsker skal være en del af skabelonen. I nedenstående eksempel er service koden Express valgt. Ver. 1.7 Page 14 of 34

15 3. På denne side har vi udfyldt en godsbeskrivelse, væg og mål som kunden ofte anvender. 4. Klik på save og giv skabelonen et navn. 5. I Shipping Manager klikkes igen på afkrydsningsfeltet template for at skjule visningen af templates Ver. 1.7 Page 15 of 34

16 6. Klik på add consignment for at oprette en ny forsendelse og vælg skabelonen som vist i nedenstående 7. Servicekoden Express vælges nu automatisk. Resten af fragtbrevet udfyldes for at færdiggøre forsendelsen. Ver. 1.7 Page 16 of 34

17 5 MANIFEST Når alle forsendelser for dagen er oprettet, skal der udskrives et manifest og forsendelsesdata skal sendes til TNT. Dette gøres på følgende måde 1. I shipping manager klikkes på manifest knappen 2. Vær sikker på, at send data for manifested consignments er afkrydset således, at alle forsendelsesdata sendes til TNT 3. Klik submit for at udskrive manifestet NB. Efter manifestet er udskrevet vises følgende besked. Det betyder, at TNT har modtaget data på forsendelsen. Modtager du en fejl, bedes du kontakte TNT så fejlen kan udbedres. Ver. 1.7 Page 17 of 34

18 6 COLLECTION Collection funktionen i ExpressShipper bruges når man ikke har en fast afhentning med TNT, men i stedet booker, når der er forsendelser til afhentning. Funktionen skal dog også bruges for kunder med fast afhentning, såfremt man ønsker forsendelses afhentet et andet sted. For at booke en afhentning klikkes på knappen collection som findes i Shipping Manager. 1. Vælg hvornår forsendelsen skal afhentes i collection times Klik herefter på collect. 2. Der bookes nu en afhentning og forsendelsen får tildelt en booking reference. Dette nummer kan også ses ud for forsendelsen i Shipping Manager. NB. Når forsendelsen er booket (collected), vises en besked collection request successfull. Får du en fejbesked, bedes du kontakte TNT, da forsendelsen så sandsynligvis ikke er booket til afhentning Ver. 1.7 Page 18 of 34

19 6.1 COLLECT OG MANIFEST SAMTIDIGT Det er muligt at indstille ExpressShipper til at vise collection samtidigt med man laver sit manifest, samt modtage en booking bekræftelse på . Dette gøres på følgende måde: 1. Klik på configuration i menuen i bundet af programmet 2. Klik på connection settings og vælg fanebladet collection 3. Afkryds display collection on manifest screen og vælg tidsrum for afhentningen 4. Afkryds automatically request booking confirmation . (Disse sendes til afsenderen, så vær sikker på der er lagt en ind på kontaktpersonen for afsender i adresse bogen) 5. Klik Ok for at gemme indstillingerne. Ver. 1.7 Page 19 of 34

20 7 TRACKING AF FORSENDELSER Efter en forsendelse er afhentet og modtaget hos TNT er det muligt at tracke den. Følgende funktioner bruges til tracking: Track selected bruges til at hente tracking data ned på en enkelt forsendelse. Marker forsendelsen først Track all henter tracking data ned for alle forsendelser Track history viser en oversigt over alle forsendelser og deres tracking status. Nedestående eksempel viser tracking af en forsendelse vha. track selected Ver. 1.7 Page 20 of 34

21 Efter tracking data er hentet ned, vises status i Shipping Manager. Efter forsendelsen er leveret hos modtageren vil man også kunne se en kop af POD en (proof of delivery). Denne vil være tilgængelig i nedenstående skærmbillede. Det er her nødvendigt, at tracke forsendelsen igen for at hente de seneste hændelser ned. Ver. 1.7 Page 21 of 34

22 8 PRISOPSLAG I ExpressShipper er det muligt at få oplyst prisen på en forsendelse, inden du sender den af sted. Dette kan gøres på følgende måde 1. Opret en ny forsendelse og vælg afsender, modtager, service kode. Indtast vægt, kolli antal og mål. 2. Klik på check price i menuen til venstre. Der hentes nu en pris ned som vises ud for price guide feltet. Ver. 1.7 Page 22 of 34

23 3. Prisen kan også ses i Shipping Manager ud for den givne forsendelse. Ver. 1.7 Page 23 of 34

24 8.1 AD-HOC PRICE CHECK Det er også muligt at tjekke priserne på forskellige services og destinationer ved at anvende Ad-hoc price check funktionen. 1. I Shipping manager klikkes på ad-hoc price check 2. Vælg afsender og modtager land og indtast bynavn og postnummer på modtageren. Ønsker man en pris på alle tilgængelige services til destinationen, skal feltet service ikke ændres. Ellers kan man vælge en bestemt service. 3. Indtast kolli antal, vægt og mål på forsendelsen og klik på price 4. Prisen vises nu for hver som vist i eksemplet herunder NB. Priserne, der vises herover er baseret på full rate priser og blot et eksempel Ver. 1.7 Page 24 of 34

25 8.2 ÆNDRING AF VALUTAEN FOR PRISOPSLAG Valutaen der vises ved prisopslag kan ændres på følgende måde: 1. Klik på configuration i bunden af skærmen og vælg connection settings 2. Klik på fanebladet pricing og vælg den ønskede valuta f.eks. Danish Krone. Klik OK for at gemme. 3. Næste gang du laver et prisopslag vises prisen i denne valuta Ver. 1.7 Page 25 of 34

26 9 TILFØJ NY NUMMERSERIE Hver gang man opretter en forsendelse tildeles denne et TNT fragtsbrevsnummer. Dette gøres ud fra en nummerserie, der er lagt ind i ExpressShipper. Når man er ved at løbe tør for numre og gemmer en forsendelse vil nedenstående billede komme frem. For at få tildelt flere numre gøres følgende. 1. Kontakt TNT kundeservice på Tel eller send en til: [email protected]. 2. Husk at angive dit TNT kundenummer samt registreringsnummer på ExpressShipper installation. 3. Registreringsnummeret finder du under configuration og add consignment range Ver. 1.7 Page 26 of 34

27 4. Du vil herefter få oplyst en nummerserie, som du tilføjer i de tomme felter.. 5. Til sidst klikkes Ok for at vende tilbage til Shipping Manager. Ver. 1.7 Page 27 of 34

28 10 ADVANCED SHIPPING NOTIFICATION (ASN) Når denne funktion er aktiveret sendes en notifikation til dine modtagere, hver gang der er en forsendelse på vej til dem. Funktionen aktivere på følgende måde 1. Klik på configuration i menuen i bunden af programmet 2. Klik på connection settings of vælg fanebladet shipping 3. Aktiver ASN på de adressetyper du ønsker skal modtage en notifikation. 4. Klik Ok for at gemme indstillingen NB. ASN fungerer kun ved adresser, hvor der er udfyldt en adresse for kontaktpersonen (Se afsnit 3 om adressebogen for mere information). Funktionen aktiveres, når der printes manifest og sendes data til TNT Ver. 1.7 Page 28 of 34

29 Følgende er et eksempel på en ASN . From: To: Subject: Advanced Shipping Notification for Consignment Number TNT is pleased to advise you that TNT A/S has arranged for a shipment to be collected from them on 20- Feb-2015 and delivered to FIRMA MODTAGER The Shipment has a TNT CONSIGNMENT NOTE NUMBER: To be able to check the status of the shipment simply click here >> Track my Shipment and more detailed information on the consignment will be available. If MEDIC SPORT has provided a reference, this reference can be used to track the consignment. SHIPMENT TO : FIRMA MODTAGER MODTAGERVEJ 1 KOLDING 6000 DK SHIPMENT FROM : AFSENDER AFSENDER VEJ 1 KOLDING 6000 DK PIECES: 1 WEIGHT: KG SHIPMENT REFERENCE: DESCRIPTION: If you would like to find out about the many ways TNT helps you to track your shipment, or if you would like to know more about the services provided by TNT, simply connect to and select your country at any time. Ver. 1.7 Page 29 of 34

30 11 PRINTER OPSÆTNING 1. Printeropsætningen indstilles ved at klikke på configuration i bunden af programmet. Vælg herefter document printer setup 2. Dobbeltklik på en dokument type eller klik på edit document Ver. 1.7 Page 30 of 34

31 3. Vælg printer, paper (papirstørrele) og source (bakke). Klik herefter Ok for at gemme indstillingen. 4. Benytter du den samme printer til alle forsendelsesdokumenter, kan du med fordel klikke på apply selected to all. Her ved vælges den printer til alle dokumenter. Ver. 1.7 Page 31 of 34

32 Ver. 1.7 Page 32 of 34

33 Ver. 1.7 Page 33 of 34

34 TNT KUNDESERVICE: