Indhold 5. REVISIONSVEJLEDNING 7. LANDSBYGGEFONDEN Marts Side 1. INDBERETNINGSPLIGTEN 2

Transkript

1 LANDSBYGGEFNDEN Marts 2008 RETNINGSLINIER FR BLIGATRISK ELEKTRNISK INDBERETNING AF REGNSKABER FRA ALMENE BLIGRGANISATINER G SELVEJENDE INSTITUTINER. Indhold Side 1. INDBERETNINGSPLIGTEN 2 2. BAGGRUND Regler Leverandørsystemer Pc-program Revisorattest 3 3. KRAV TIL INDBERETNINGEN Regnskaber Data Procedure Ansvar 7 4. DIGITAL SIGNATUR 7 5. REVISINSVEJLEDNING 7 Biiag: 1. Datalinie lay-out for indberetnings-fiier 8 2. Kontrolbilag for organisationsregnskab Kontrolbiiag for afdelingsregnskab Kontrolbiiag for sideaktivitetsregnskab 12

2 2 RETNINGSLINIER FR BLIGATRISK ELEKTRNISK INDBERETNING AF REGNSKABER FRA ALMENE BLIGRGANISATINER G SELVEJENDE INSTITUTINER 1. INDBERETNINGSPLIGTEN. Den elektroniske indberetningspligt gælder for almene boligorganisationer samt selvejende institutioner (fremover benævnt boligorganisationer) og omhandler indberetning af godkendte ~rsregnskaber,jf. lov om almene boliger m.v. 25, stk. 1 og 4. Indberetningen af godkendte rsregnskaber følger reglerne i driftsbekendtgørelsen og skal senest finde sted 6 m~neder efter regnskabsperiodens udløb. Den elektroniske indberetning skal ske via Landsbyggefondens hjemmeside: Ved indførelse af obligatorisk elektronisk regnskabsindberetning bortfaldt indsendelsen til fonden af regnskaber p~ papir. Dog skal bestyrelsens ~rsberetning og revisionsprotokollen fortsat indsendes p~ papir. Den tilsynsførende kommunalbestyrelse skal fortsat modtage regnskaber p~ almene boligorganisationer, men kan kræve edb-indberetning. papir fra 2. BAGGRUND. Den obligatoriske elektroniske indsendelse af regnskaber er et led i en forbedret regnskabsgennemgang hos Landsbyggefonden, s~ledes at afdelinger og/eller boligorganisationer med økonomiske problemer bedre kan udsøges og forholdsregler iværksættes. Regnskaberne bliver indlagt i fondens database og er tilgængelige for alle via fondens hjemmeside. De indberettede regnskabsdata vil samtidigt danne grundlag for data til statistiske form~1 i fonden samt Velfærdsministeriet m.fj Regler. Det direkte grundlag for den obligatoriske indberetningspligt er almenboligloven og bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. (p.t. 70, 72, stk. 4 og 76 stk. 2) Leverandørsystemer o.l. Landsbyggefonden har i samarbejde med repræsentanter for boligorganisationerne været i kontakt med et flertal af de leverandører og lignende, der har udviklet og vedligeholder edb-regnskabsprogrammer specielt beregnet for almene boligorganisationer. De har alle erklæret sig villige til at tilrette deres systemer, s~ledes at disse kan medvirke til at overføre data Pc-program. For at tilgodese de boligorganisationer, der ikke benytter edb-systemer i forbindelse med regskabsaflæggelsen og/eller ikke benytter et leverandørsystem

3 med mulighed for dataoverførsel via Internet, har Landsbyggefonden ladet udarbejde et pc-program til hjælp ved indberetningen p~ elektronisk form via Internet. Pc-programmet, der kaldes BLIS (Boligorganisationernes & Landsbyggefondens IndberetningsSystem), vedligeholdes af Landsbyggefonden og stilles til r~dighed uden vederlag for boligorganisationer, selvejende institutioner, deres revisorer og andre tilknyttede samt de tilsynsførende kommuner. Programmet kan hentes p~ Landsbyggefondens hjemmeside: Revisorattest. Landsbyggefonden har, efter drøftelse med flere revisorer, der fungerer indenfor den almene sektor, ladet udarbejde et forslag, der kan danne grundlag for revisors arbejde i forbindelse med revisors attestation af de regnskabsinformationer, der indberettes elektronisk. Der henvises til revisionsvejledning under pkt KRAV TIL INDBERETNINGEN Regnskaber. Årsregnskaber for almene boiigorganisationer, deres enkelte afdelinger, forretningsførerorganisationer, andelsselskaber samt selvejende institutioner skal indberettes i overensstemmelse med de kontoplaner ink!. spørgeskemaer for henhoidsvis organisation og afdeling, der er gældende jævnfør driftsbekendtgørelsen. Regnskaberne indeholder udover resultatopgørelse, balance og revisors p~tegning de foreskrevne faste noter. Noter uden fastlagte opstillingskrav er dog begrænset i indberetningssystemet for at undg~ unødigt kapacitetsbrug. Videreg~ende specifikationer i de "frie" noter henvises til særligt specifikationshæfte eller til revisionsprotokollen. Bestyrelsens ~rsberetning og udskrift af revisionsprotokollen skal medsendes p~ papir. Der skal afleveres en fil for hvert ~rsregnskab, der indberettes. Flere regnskaber pr. fil er dog tilladt, hvis regnskaberne umiddelbart følger hinanden uden "tomme" linier mellem regnskaberne Data. pbygningen af datafilerne skal være ens uanset om data indrapporteres ved hjælp af et leverandørsystem eller ved hjælp af BLIS PC-program. Filerne for henholdsvis boligorganisation og afdeling er opbygget ens, men med forskelligt informationsindhold. Filerne skal opbygges som semikolon (;) separerede filer, hvorfor der ikke m~ forekomme semikolon (;) i de data, der indrapporteres, da dette tegn benyttes til at afgrænse de enkelte felter i filen. For begge filtyper gælder, at de er opbygget med tre forskellige datalinietyper (recordtyper) : En hoveddatalinie (Header record), der identificerer selskab/afdeling, regnskabs~r, skematype m.m. En række detaildatalinier (Detail records), der indeholder regnskabs- og spørgeskema-informationer. En slutdatalinie (Trailer record), der markerer filens afslutning.

4 4 Datalinie lay-out for de forskellige datalinietyper er beskrevet i bilag 1: " Datalinie lay-out for indberetnings-filer", hvor der ogs~ er anført korte kommentarer til indholdet af de enkelte felter. Det skal bemærkes, at der ved den elektroniske indlæsning ikke skal indrapporteres standardkontoplanens og spørgeskemaernes kontonumre og ledetekster, men alene den reelle regnskabsinformation. I regnskabsnoter hvor ledetekst ikke er fastsat, skal de tilhørende tekstfelter udfyldes og indrapporteres, s~fremt der er beløb til indrapportering. Hver detaildatalinie indeholder et "D" i felt 1, linienummer i felt 2, et blankt felt 3, et ident nummer i felt 4, en linjetype i felt S, og seks felter til tal/tekstinformationer som felt Informationerne indrapporteres i detaildatalinierne med reference til et ident nummer, der er unikt. Linjetypen afgør, hvorledes informationerne i de seks tal- og tekstinformationsfelter skal opfattes. Nedenst~ende skema viser sammenhængen mellem linjetyper og informationerne i de seks felter til tal/tekstinformationer: Informationstype Linjetype Forkortet Benytter følgende talnavn /informations felter Statuskonti Skonto Sk F6 q F7 Sammentællinq af statuskonti Ssum Ss F6 q F7 Driftskonti Dkonto Dk F7, F8 oq F9 Sammentællinq af driftskonti Dsum Ds F7 F8 q F9 Antals anqivelse Antal An Fl0 Dato angivelse Dato Da Fl0 Fri tekst Tekst Te F11 Markerinq (valqmuliqheder) Markerinq Ma F11 For hoveddataliniens vedkommende gælder, at Skematype-navn og -versionsnummer fastlægges af Landsbyggefonden, der ogs~ fastlægger ident numre m.m. Som alternativ til semikolon separerede filer, kan XML anvendes som filformat. Formatet skal overholde XML definitionen, som findes i Infostrukturbasen p~ Procedure. Proceduren i forbindelse med indberetningen illustreres ved et af tre nedenst~ende alternativer, idet datafangsten kan ske p~ forskellige m~der: Via indtastning i det af Landsbyggefonden udarbejdede pc-program, BLIS, der genererer datafiler og dokumentation. Ved at boligorganisationens edb-system genererer datafiler og dokumentation direkte i det fastlagte layout. Via delvis overførsel af datafiler fra boligorganisationens edb-system til pcprogrammet BLIS, hvor indberetningen færdiggøres (manuelt) og hvorefter BLIS genererer datafiler og dokumentation. Boligorganisationen indberetter regnskabsfilen via:

5 5 Boligorganisation, administrationsselskab og revisor skal logge sig på ved hjælp af brugernavn/adgangskode eller digital signatur. Boligorganisation og revisor har mulighed for at angive forskellige roller for virksomhedens ansatte - f.eks. for de underskriftsberettigede. Efter login administreres hele indberetningsproceduren som vist på det efterfølgende diagram. Regnskabsfilen tjekkes for system- og regnskabsmæssige fejl. Ved fejl afvises filen og boligorganisationen modtager en fejlmeddelelse med angivelse af fejl, som skal rettes. Når filen kan indlæses uden fejl, er filen klar til revisors attestation. Revisor logger ind og kan ved hjælp af digital signatur attestere at kontrol bilagets tal er i overensstemmelse med det reviderede regnskab. Herefter overfører boligorganisationen det attesterede regnskab til fondens regnskabsdatabase. Det er fortsat muligt for boligorganisationen at give revisor adgang til at foretage den elektroniske regnskabsindberetning - det sker i forbindelse med login.

6 6 Landsbyggefonden Log på som boligorganisation. Indlæs/ret regnskab. Klar tii indberetning Afvist - klar til ny indberetning Systemmæssig regnskabskontrol Klar - send til revisor Log på som boligorganisation. Send regnskaber til revisor. Send til revisor Afventer revisor Log på som revisor. Godkend/afvis kontrolbiiag. Klar tii overførsel Log på som boligorganisation. verfør tii LBF regnskabsdatabase. verfør regnskab ndberetninq qodkend ffentlig søgning og visning. Revisorgodkendelse Regnskabsdatabase

7 Ansvar. Det påhviler boligorganisationen, uanset hvilken datafangst-måde, der benyttes, at sikre, at de indberettede data er korrekte, fuldstændige og overholder formkravene for fil layout m.m. Ved gentagne fejl eller manglende opfyldelse af indberetningsforpligtigelsen kan den tilsynsførende kommunalbestyrelse for boligorganisationens regning indsætte en midlertidig forretningsfører til opfyldelse af indberetningskravet. 4. DIGITAL SIGNATUR Ved anvendelse af digital signatur er en boligorganisation ansvarlig for opdeling af signaturerne i en ledelsesgruppe (gruppe A), hvor anvendelsen alene kan ske efter tegningsreglerne i boligorganisationens vedtægter og en administrativ gruppe (gruppe B), hvor anvendelsen alene kan ske efter bestemmelser i boligorganisationens forretningsgangsbeskrivelser. - Revisor anvender digital signatur efter revisionsforordningerne og revisionsfirmaets forretningsgange. Anvendes digital signatur i modstrid med ovennævnte bestemmelser, vil fonden ikke acceptere den pågældende indberetning. 5. REVISINSVEJLEDNING Når boligorganisationen har indlæst en regnskabsindberetning via fondens hjemmeside, får revisor adgang til indlæsningssystemet. Revisor logger på ved hjælp af brugernavn/adgangskode eller digital signatur og får dermed adgang til at attestere dem elektroniske regnskabsindberetning. Boligorganisationen kan give revisor adgang til at foretage den elektroniske regnskabsindberetning. Ved boligorganisationens indlæsning af den elektroniske regnskabsindberetning er den gennemgået for system- og regnskabsmæssige fejl i forhold til de fejltjek Landsbyggefonden foretager på det aktuelle tidspunkt. Der dannes kontrolbilag for organisationsregnskabet og for afdelingernes regnskaber - se eksempler i bilag 2: "Kontrolbilag for organisationsregnskab", bilag 3: "Kontrolbilag for afdelingsregnskab", bilag 4: "Kontrolbilag for sideaktivitetsregnskab". Kontrolbilaget indeholder visse hovedtal fra den elektroniske regnskabsindberetning. Revisor attesterer, at kontrolbilagets tal er i overensstemmelse med det reviderede regnskab. Det attesterede regnskab indberettes derefter af boligorganisationen til fondens regnskabsdatabase. Landsbyggefondens bestyrelse 8. februar forelagt Socialministeriet (Velfærdsministeriet) 13. februar Jesper Nygfird, formand

8 Bilag 1. 8 RECRD LA Y-UT FR INDBERETNINGS-FILER pbygning af fil til indberetning af regnskabsdata til LBF Revideret den; Rettelser ijorlzoltl til sidst udsendte skrivelse er markeret med Fed - Kursiv. Der skal afleveres en fil for hvert regnskab indeboldende følgende records: Header - Detail - Trailer. Filen skal afleveres på disketter, CD-rom eller en tape ~ 1/4" Unix-streamer tape. Filerne kan også overføres via e-post til adressen; Ibf-regnskab@lbf.dk Filerne skal opbygges som semikolon (;) separeret fil. Semikolon må derfor ikke forekomme i de indberettede data. Decimalseparator er overalt i filen.(punktum) pbygning affilen skal være således; rdforklaring; Felt Tekst Header: I H 2 Linjenummer 3 Selskabsnummer 4 Afdelingsnummer 5 Skematype 6 Version Positioner ~ tal eller bogstaver. Cifre ~ tal (inel. evt. decimaler) Værdi Kommentar 1 position 6 cifre. Start med 4 cifre 5 cifre. Minimum 3 cifre 4 positioner Regnskaber 2007 og senere: SEL4[01' se/skabsl'egllskabel' AFD4[01' a[delillgsl'eglls/wbel' SID4[l' sideaktivitetsafl/elillgel' 3 positioner Ikke skemaets linienr., men filens. Indsæt foranstillede -er Blank hvis det er et selskabsregnskab. Indsæt foranstillede -er Fastlægges af LBF. Skal være; For regnskaber med start efter SEL3 for selskabsregnskaber AFD3 for afdelingsregnskaber S1A3 for afdeling Ekst.ejsadmin. SIF3 for afdeling pf.+drift.feriebol. SIH3 for afdeling Tekn.rådg.+håndv. SlV3 for afdeling Indskud i a.virk. Til fri disposition. Kan anføres med tal eller bogstaver. Dog ikke æøå. 7 Regnskabsår 4 cifre BS Felt 7 Ved forskudt regnskabsår, er regnskabsåret ~ del år hvor regnskabet starter Eksempel; En header for el selskabsregnskab, for selskab 000 I i regnskabsåret 200 l ser således ud; H;; l ;;SEL3;XXX;200 l En header for afdelingsregnskab, for selskab 000 l og afdeling i regnskabsåret 200 I ser således ud; H;0;0001;00100;AFD3;XXX;2001 Detail: ID 2 Linjenummer 3 4 Ident nr. 5 Linietype l position 6 cifre. 8 pos.incl. 3 dec.( ) Decimaltegn er punktum (.) Hvert tal unikt. 10 positioner Skonto (statuskonto) Ssum Dkonto (driftskonto) Dsum Ikke skemaets linienr., men filens. Anvendes ikke mere, men positionen skal være der. Hver linie i et regnskab far et idenlnr. af LBF jfr. udsendte kontoplaner) = Felt 6 og F 7 ~ Felt 6 og F 7 = Felt 7, F8 og F9 = Felt 7, F8 og F9

9 9 BS Trailer: NB: 6 Sidste års tal 7 Dette års tal 8 Budget indevær.år 9 Budget næste år 10 Antal Nummer Dato II Tekst Markering Felt Antal Nununer Dato Tekst Markering K = Kolonneoverskrifter m.v. 12 positioner 12 positioner 12 positioner 12 positioner 16 positioner 16 positioner 16 positioner 40 positioner l position =Felt 10 ~Felt 10 ~Felt I ~Felt Il =Felt 11 DelU1e linietype skal ikke indberettes. oplyses i hele inel. evi. ørebeløb oplyses i hele oplyses i hele skrives: ÅAÅÅMMDD (ikke ledetekst) J eller x ~ ja. N eller blank ~ nej. l = Irrelevant Alle tal skal indberettes uden fortegn uanset om de står i debet eller kredit. Kun hvis et tal optræder anderledes end forventet må der sættes - (minus) foran. Debet og kredit fremeår af de udsendte kontoplaner. l T l position 2 Linjenummer 6 cifre Ikke skemaets linienr., men filens. 3 Anvendes ikke mere, men positionen skal være der. Konto nr., Notemarkering og ledetekst skal IKKE indberettes. Linietype I stedet for at skrive linietypen helt ud kan man nøjes med de to første positioner: Skonto Ssum Dkonto Dsum Antal Nummer Dato Tekst Markering Sk Ss Dk Ds An Nu Da Te Ma Værdierne for danske tegn (ÆøAæøå) Værdierne angives i Hexadecimal Æ 92 ø 9D Å 8F æ 91 ø 9B å 86 (Gælder ikke for ASI400 systemerne ved fremsendelse af tape)

10 Bilag Hentet fra Ident nr :-io.ooifog-- l!1}1.q9 _ []J CJ Boligorganisation Revisors attestation ved fremsendelse af regnskab. Vedlagt fremsendes diskette/cd-rom indeholdende revideret og godkendt regnskab for nævnte boligorganisation for nævnte regnskabsår. (exel. eventuelle særskilte specifikationer af noter uden fastlagt opstilling) Filer indeholdende revideret og godkendt regnskab for nævnte boligorganisation for nævnte regnskabsår er d.d. overført til Landsbyggefonden via Internettet på adressen: Ibf-regnskab@lbf.dk (exel. eventuelle særskilte specifikationer af noter uden fastlagt opstilling) Regnskabsår: 2001 LBF-nr.----2Q..!.L Navn: Flemmings Boligselskab til test :":55-1:0'-0:;'--- : l~?_!,g~_q _ Kontrolposter: Bru Ucadministration sudgifter Samlede ordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Arets overskud Udgifter og evt. overskud i alt Administrationsbidrag egne afdelinger. Hovedaktivitet Samlede ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter i alt Arets underskud Indtægter og evt. underskud i alt. Næste ars Dette års budget budget (hele Dette års tal (hele 1.000) 1.000) Anlægsaktiver i alt msætningsaktiver i alt Aktiver i alt Boligforeningsandele Garantikapital Dispositionsfond pskrivningshenlæggelser Arbejdskapital Egenkapital i alt Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt (ill03~efl(j+ ; ; ; Dispositionsfond. Bundel del "1ff63~Ef50--- Dispositionsfond. Disponibel del (is05-z6(j+ --i i ; i ; l!~_q,?_~9.jarbejdskapital. Bundel del Arbejdskapital. Disponibel del Sum Dette års tal Sum af samtlige tallslutkontroltal 2.3g / g.1791 Sted og dato Boligorganisationen Sled og dato Revisors attestation

11 Bilag Revisors attestation ved fremsendelse af regnskab. [TI Vedlagt fremsendes diskette/cd-rom indeholdende revideret og godkendt regnskab for nævnte boligorganisationfafdeling for nævnte regnskabsår. (axel. eventuelle særskilte specifikationer af noter uden fastlagt opstilling) [:=J Filer indeholdende revideret og godkendt regnskab for nævnte boligorganisatiani afdeling for nævnte regnskabsår er d.d. overført til Landsbyggefonden via Internettet på adressen: (exel. eventuelle særskilte specifikationer af noter uden fastlagt opstilling) Hentet fra Ident nr Regnskabsår: 2001 :-4()10~()('-ii-1 : :8oligorganisation LBF-nr Navn: Flemmings Boligselskab til test r40-20~ooo-('-ii-l i.~9_2!,9_~0 jafdeling LBF-nr Navn: ~G",l,-.a"'f"'d"'el"'in"'g"t"il-"te"s"-t _ KontroJposter: Nettokapitaludgifter ffentlige og andre faste udgifter alt Variable udgifter i alt Henlæggelser i alt Ekstraordinære udgifter I alt r5i-40~o1o-": i L~!_~9,9_~9.JArets overskud Udgifter og evt. overskud i alt rdinære indtægter Ekstraordinære indtægter Arets underskud Indtægter og evi. underskud i alt Anlægsaktiver i al! msætningsaktiver i alt Aktiver i alt Planlagt og periodisk vedligehold. Istandsættelse ved frafl. A-ordning Fælleskonto (B-ordning) Indvendig vedligeholdelse (B-ordning) Tab ved lejeledighed og frafi. Andre henlæggelser Underskud i alt Finansiering af anskaffelsessum Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Sum Sum af samtlige tal/slutkontroltal Dette års Næste års budget (hele budget (hele Dette års tal 1.000) 1.000) Dette års tal I Sidste års tal I / Sted og dato Boligorganisationen Sted og dato Revisors attestation

12 Bilag [KJ D Revisors attestation ved fremsendelse af regnskab. Vedlagt fremsendes diskette/cd-rom indeholdende revideret og godkendt regnskab for nævnte boligorganisation/afdeling for nævnte regnskabsår. (exel. eventuelle særskilte specifikationer af noter uden fastlagt opstilling) Filer indeholdende revideret og godkendt regnskab for nævnte boligorganisationl afdeling for nævnte regnskabsår er d.d. overført til Landsbyggefonden via Internettet på adressen: Ibf-regnskab@lbf.dk (exel. eventuelle særskilte specifikationer af noter uden fastlagt opstilling) Hentet fra Ident nr Regnskabsår: 2001 r3010~(fo(fog-1 i iboligorganisation r3020~(f-og -: LBF-nr Navn: Flemmings Boligselskab til test i_~9_~!,9_~9 jafdeling LBF-nr Navn: Administration af plejehjem m.v. Kontrolposter: Produktionsomkostninger i alt Administrationsomkostninger i alt Renteudgifter m.v. i alt verskud før ekstraordinære poster Ekstraordinære udgifter i alt [~9.~~}@:::::JArets overskud Udgifter og evt. overskud i alt Nettoomsætning efter fradrag af evt. moms Andre driftsindtægter i alt Renteindtægter m.v. i alt Ekstraordinære indtægter Arets underskud Indtægter og evt. underskud i alt Materielle anlægsaktiver i alt Finansielle aktiver i alt msætningsaktiver i alt Aktiver i alt Driftskapital pskrivninger ReselVer verført overskud eller tab Egenkapital I alt Hensættelser i alt Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt- Sum Dette års Næste års budget (hele budget (hele Dette års tal 1.000) 1.000) Delte års tal I Sidste års tal I Sum af samtlige tal/slutkontroltal / Sted og dato Boligorganisationen Sted og dato Revisors attestation