Side 1 af 18 Aabenraa Andelsboligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 2. november 2016, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18

2 Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Orientering fra nedsatte udvalg Medlemsanliggender Love og cirkulærer Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Else Bonde, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Ingen Side 2 af 18

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 31. august 2016 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato august 2016 (NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt (NKE) BILAG Restance i procent oktober 2016 (NKE) 2.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje oktober 2016 (NKE) 2.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere - oktober 2016 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB september 2016 (AM) BILAG Oversigt venteliste AAAB oktober 2016 (AM) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål september 2016 (AM) BILAG ledige lejemål oktober 2016 (AM) BILAG tab tomgang (NKE) BILAG tab fraflytning (NKE) 2.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 3. oktober (MM) Side 3 af 18

4 2.8 Investeringsaftale - Sydbank BILAG Investeringsprofil udskrevet BILAG Månedsrapport udskrevet 24. oktober Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. BILAG Status AAAB BILAG Status alle selskaber Under punkt 2.1. Råbalance, var der en drøftelse af fordelingsregnskaber ctr. individuelle afregninger. 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) Der henvises til punkterne 4.2. og Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling (AMS) Side 4 af 18

5 4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er udarbejdet og godkendt af revisor. Status: Skema C fremsendes til Kommunen og Landsbyggefonden til viderebehandling. (AMS). (gentagelse) Fordeling af støttet og ustøttet arbejder - under udarbejdelse. (AMS). 4.2 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Godkendt på afdelingsmødet den Ansøgning egen trækningsret - til godkendelse og underskrift - se bilag. Tilskud egen trækningsret kr ,00. BILAG - Underskrift ansøgning Tilskud i den angivne størrelse kunne ikke imødekommes. Økonomidirektøren har udarbejdet en konsekvensberegning, hvor den på afdelingsmødet godkendte huslejekonsekvens, kan overholdes ved et tilskud fra egen trækningsret på kr Bestyrelsen bevilligede tilskud fra egen trækningsret på kr (AMS) Side 5 af 18

6 4.3 Afdeling 14 Sandved 9-29 og Tagudskiftning Godkendt på afdelingsmøde den Ansøgning egen trækningsret - til godkendelse og underskrift. Tilskud egen trækningsret kr ,00. BILAG - Underskrift ansøgning Tilskud i den angivne størrelse kunne ikke imødekommes. Økonomidirektøren har udarbejdet en konsekvensberegning, hvor den på afdelingsmødet godkendte huslejekonsekvens, kan overholdes ved et tilskud fra egen trækningsret på kr Bestyrelsen bevilligede tilskud fra egen trækningsret på kr (AMS) 4.4 Afdeling 15 Petersborg Nye badeværelser faldstammer. Godkendt på afdelingsmøde den Status: Der bliver i øjeblikket taget lånetilbud hjem og så skal det videre til Kommunen, når tilbuddene engang er kommet. (JPD) (Gentagelse) Status: Intet nyt. Ansøgning egen trækningsret - til underskrift. BILAG - Underskrift ansøgning Ansøgning underskrevet. 4.5 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Godkendt på afdelingsmøde 26. april Godkendt på org.best.mødet Side 6 af 18

7 Boligorganisationens eget bidrag: Andel kapitaltilførelse 200 t.kr. Egen trækningsret på 320 t.kr. - (søges) samt fritagelse for indbetalinger til dispositionsfonden. Byggeudvalgsmøde den 1. november 2016, hvor første oplæg fra byggeherrerådgiver fremlægges. Indstilling 4.6 Renoveringsprojekt afdeling 18, Hørgård Etageadskillelse over krybekælder m.m. Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 13. september 2016 og supplerende undersøgelser kan sættes igang. BILAG Landsbyggefonden besigtigelse, AAAB, afdeling 18 BILAG Referat Landsbyggefondens besigtigelse afdeling 18 Indstilling 4.7 Renoveringsprojekt afdeling 20, Frueløkke / 390A-420B Projektet sat i bero, da der ikke længere er graverende tomgang i afdelingen. Punktet udgår til næste møde. Indstilling Til orientering. 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Den 2. august, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget og man vil vende tilbage, når der engang er "overblik" på området. Side 7 af 18

8 Til orientering Intet at referere. 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup Projekt organisering med underskrift - se bilag. BILAG Projekt organisering Til orientering 6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Administrationen opfordres til at fremskynde en tilbagemelding.(jp) (gentagelse). Status: Se bilag BILAG - Skrivelse ved Compass BILAG Stisystem Høje Kolstrup BILAG Oversigt over stier vedligeholdelse Høje Kolstrup BILAG Skrivelse tilsendt Aabenraa Kommune Det skal bemærkes at lyset alene er tændt på den del der beror på Kolstup Boligforenings matrikel - ikke på s matrikel. (LCW) Side 8 af 18

9 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering vedrørende personaleforhold samt økonomi kreds I kredsregi har der været afholdt arbejdsweekend for kredsrepræsentantskabet samt kredsweekend konference med 3. kreds. Der afholdes kredsmøde medio januar Styringsdialog Aabenraa Kommune/Aabenra Andelsboligforening Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og AAAB den 23. november Næste styringsdialogmøde forventes afholdt ultimo oktober/primo november Der afholdes fællesmøde alle boligorganisationer- til 25. august Referat se bilag. Link til referat: Mandag den 23. november BILAG Referat fra fællesmøde 25. august 2016 Side 9 af 18

10 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. 8.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Status (JPW) - Intet nyt. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse ) (Gentagelse ). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). (gentagelse). Status: Se bilag, mail korrespondance. BILAG Byggetilladelse Sandved 45 BILAG Planskitse Sandved 45 BILAG - Restgæld BILAG Mailkorrespondance af 12. maj 2016 BILAG Mailkorrespondance af 3. oktober 2016 Til orientering Side 10 af 18

11 8.3 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Ekstraordinær generalforsamling afholdes onsdag den 26. oktober Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: Kort orientering om tariffer samt ændring af vedtægter. 8.4 BL Almene boligdage 2017 BL, "Almene Boligdage" med tema "Vi udvikler velfærdssamfundet" den 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus - se bilag. BILAG BL, Almene Boligdage 8.5 AAAB 75 års jubilæum 2016 Overrækkelse pengegaver til "Et hjerte for alle". Takkekort er sendt ud. BILAG Takkekort BILAG Takkekort bidrag til Et hjerte for alle BILAG Kort overrækkelse til Et hjerte for alle BILAG - Gaveopgørelse bidrag til Et hjerte for alle BILAG - Gaveopgørelse AAAB, 75 år - information ved Søren Duus (planlægningsudvalg) Generel tilfredshed med arrangementet, og stor tak til deltagere. 8.6 You See YouSee TV Boks og procedure i forbindelse med til og afmeldinger ifm. lovændring. - Se bilag. (JPW) BILAG YouSee TV boks og procedure BILAG - TV-boksen BILAG - TV-boksen Side 11 af 18

12 Der indstilles til at ved genoprettelse af signal til nuværende lejer pålægges gebyret lejeren og ved ny tilflytter indstilles til at afdelingen bærer udgiften. Endvidere indstilles der til at udvide aftalen til at omfatte Tv boksen, hvilket forlænger nuværende aftale med 1 år frem til under forudsætning af at aftalen godkendes så den kan træde i kraft pr Godkendt som indstillet.(jpw) 9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2016: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2017: Udgivelsesplan se bilag. BILAG Udgivelsesplan 2017 Til orientering Side 12 af 18

13 10 Medlemsanliggender 10.1 Medlemsanliggender 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4216 Nyttig viden om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp henvendt til ansatte i almene boligorganisationer 4316 Ny lov om e-cigaretter 4416 Støtte til husstandsvindmøller og 1 MW-pulje 4516 Regulering af maksimumhuslejen Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? Link BL informerer: Landsbyggefonden orienterer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 716 Selvbetjeningsløsningen Stamdata i forbedret version 717 Markedsføring af boligportalen, danmarkbolig.dk nye initiativer 718 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag Byggeriets begreber gør definitioner af IKT nemt tilgængelige 720 Udearealer i de almene boligafdelinger Statens Administration visse opgaver overgår til Udbetaling Danmark 1. oktober Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Side 13 af 18

14 12 Beboeranliggender Intet at referere. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer Side 14 af 18

15 13.4 Arbejdsmiljøgruppe Der er afholdt møde i arbejdsmiljøgruppemøde den 13. oktober Samarbejdsudvalg Der er afholdt møde i samarbejdsudvalget den 13. oktober Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: Torsdag den 2. marts Side 15 af 18

16 14 Håndværkergården 14.1 Administration Indstilling 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde afholdt i FU-udvalget den 3. oktober Næste møde i FU-udvalget den 12. december Afdelingsanliggender 15.1 Ordinære afdelingsmøder 2017 Mødeplan for afdelingsmøder BILAG Mødeplan afdelingsmøder 2017 BILAG Foreløbig dagsorden 2017 Til godkendelse. Godkendt som indstillet. Side 16 af 18

17 16 Fælleskurser Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl , Scandic, Sønderborg Vedligholdelse og fraflytning - Afvikles hvert 2. år Torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag den xx.xx Eventuelt Drøftelse om Hjertestarter og økonomi, Else følger op. Drøftelse om sponsorat på Høje Kolstrup. 18 Andet Anne Grethe fraflytter boligforeningen 1. april Kalender Ejendomsfunktionær Bent Hagensen, 60 år den 19. november Næste møde(r) Møderække 2. halvår 2016 Onsdag 2 november kl kl Lørdag 3 december kl Fælles juleafslutning KB og AAAB Arrangør: KB Onsdag 14 december kl kl Fælles best.møde AAAB og KB Forslag til møderække 1. halvår 2017 Torsdag 2 Februar kl Onsdag Torsdag 5 6 April April kl kl Onsdag Torsdag April April kl Fælles best.møde AAAB og KB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 24. maj 2017 kl , Guldbjergparkens festsal Side 17 af 18

18 Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Mandag den 12. december 2016, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 9. marts 2017 kl , Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 7. juni 2017 kl Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (program og referat udarbejdes af inspektør) Sikkerheds rundgang i afdelinger Sikkerhedsrundgang er gennemført den Sikkerhedsrundgang er gennemført den xx.xx.2016 BL, Almene Boligdage og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Århus Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 20. maj 2017 Aabenraa, den 2. november 2016 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 18 af 18