Vejledning til indtastning af vestindiske arkivalier

Transkript

1 Vejledning til indtastning af vestindiske arkivalier Version 1, sidst opdateret i juni 2015 Indhold Vejledning til indtastning af vestindiske arkivalier... 1 Indtastningsvejledning til Matriklerne for St. Croix, St. Thomas og St. Jan... 2 Indtastningsvejledning til Kopibog for skrivelser til kongen, Fra start til færdigindtastet

2 Indtastningsvejledning til Matriklerne for St. Croix, St. Thomas og St. Jan (Læs også teksten Fra start til færdigtastet sidst i dette dokument). Når du indtaster matriklerne, skal du overholde nedenstående regler: 1. Er dokumentet en forside, bagside eller tomt, markeres dette ved at sætte mærke i feltet ja. Indtastningen kan nu gemmes, uden af du skal udfylde obligatoriske felter (mærket med *). 2. Matriklerne indeholder mange informationer, men kun følgende oplysninger skal indtastes i de tilhørende felter (se evt. vedlagte figurer 1 og 2): 3. Sektionen Øverst på siden : a. Årstal: Optræder normalt kun på forsiden. Er der ikke noget årstal øverst på siden, lades feltet tomt. b. Folio: Dvs. opslagets/dobbeltsidens nummer. Er der ikke noget folionummer i et af dokumentets hjørner, lades feltet tomt. c. Byens navn/ Øens navn: Optræder ikke på alle sider. Hvis både øens navn og byens navn optræder, skrives kun byens navn. Hvis ingen af delene optræder, lades feltet tomt. 4. Sektionen Gadenavn eller kvarterets navn : a. Gadenavn eller kvarter: Optræder ikke på alle sider, men dog oftest. Kvarter betyder geografisk område (distrikt). Se evt. figur 1 og 2. St. Croix var inddelt i 9 kvarterer, St. Thomas i 8 kvarterer og St. Jan i 5 kvarterer (se nedenfor). Byerne, Charlotte Amalie på St. Thomas, samt Christiansted og Frederiksted på St. Croix havde også kvarterer. Optræder både navn på bykvarter og gadenavn, skrives kun gadenavn. Optræder der ikke hverken gadenavn eller navn på kvarteret afkrydses tomt felt. b. Ejers navn, evt. husnr. og plantagenavn/husnavn: Indtastningen af hvert navn indledes med et bullet point, som afsættes ved at trykke på knappen længst til venstre af de fire knapper over tekstfeltet. Oplysningerne tastes i den rækkefølge, de forekommer, f.eks. ejers navn, husnr., plantagenavn/husnavn. Ejers navn optræder altid, men de øvrige oplysninger optræder ikke nødvendigvis. Se evt. figur 1 og 2. Optræder der et husnummer, skal der sættes et semikolon (;) både før og efter nummeret, også hvis det står sidst. Dvs. at 12 skrives som ;12;. i. Når oplysningerne om ejers navn osv. er tastet, markeres alle personnavne med fed skrift (marker teksten med musen og tryk på knappen B ), mens alle stednavne markeres med kursiv (marker teksten med musen og tryk på knappen I ). Navne på institutioner, som f.eks. Landkassen eller De Mæhriske Brødre, markeres som navne med fed. Optræder der andre oplysninger sammen med ovenstående, f.eks. titler ( enke, commandant, Junior osv.) eller anden info, som f.eks. gift med Jan Jansens enke, skal disse oplysninger også indtastes under samme bullet point. Optræder der person- eller stednavne blandt disse oplysninger, skal de også markeres med hhv. fed og kursiv som angivet ovenfor. 5. Sektionen Anden tekst : a. Nogle gange optræder der i margin på skemaet yderligere oplysninger. Disse oplysninger kan skrives i dette felt. Det er ikke obligatorisk, men disse oplysninger kan være vigtige. 6. Navne på personer skrives som angivet. Det vil sige: stavemåder bevares, selvom de kan forekomme forkerte. Dansk Vestindien var multinationalt og derfor optræder der navne på mange forskellige sprog, som kan være stavet på meget forskellige måder 7. Stednavne skrives som angivet. Hjælp til at identificere stednavne kan evt. hentes i James William McGuire: Geographic Dictionary of the Virgin Islands of the United States (1925) 8. Felter markeret med rød stjerne * er obligatoriske, og skal udfyldes. Kan du ikke udfylde et obligatorisk felt, sætter du et flueben i feltet Tomt felt. 9. Al anden tekst i dokumentet, som skal medtages ifølge ovenstående, indtaster du også som angivet, selvom stavningen kan forekomme forkert. 2

3 10. Anvendte forkortelser i dokumentet indtastes som angivet. Ønsker du at skrive forkortelsen ud, hvilket du er meget velkommen til, angiver du dette i parentes. Hvis der i et personnavn f.eks. står Geo: kan du skrive Geo: (George) i transskriptionsfeltet. 11. Datoer indtaster du, som de står i dokumentet. 12. Optræder ordene ditto, do, ibid., II, for at fortælle at et person- eller stednavn er identisk med det ovenstående, gentager du hele ordlyden fra det felt ansøgeren henviser til. 13. Kan du ikke læse en sætning eller et enkelte ord i en sætning skriver du [kanikkelæses]. 14. Du behøver ikke taste hele siden på én gang, men vi anbefaler, at du gør det (se teksten Fra start til færdigindtastet sidst i dette dokument). Du får nemlig kun point for at have fuldført en hel side. 15. Feltet Dine kommentarer : a. Har du bemærkninger til det indtastede, kan du skrive dem her. Dette gælder også, hvis du har baggrundsviden om de personer eller steder, som optræder på den aktuelle side. Du skal være opmærksom på, at dine bemærkninger vil blive synlige på hjemmesiden. Navne på kvarterer i Dansk Vestindien: b. St. Croix, 9 kvarterer: Compagniets kvarter, Dronningens kvarter, Kongens kvarter, Prinsens kvarter, Westende kvarter, Ostende kvarter A, Ostende kvarter B, Nordside kvarter A, Nordside kvarter B. c. St. Thomas, 8 kvarterer: Oost Ende kvarter, Røde Huck kvarter, Frenchmans Bay kvarter, Nye kvarter, Store Nord Side kvarter, Lille Nord Side kvarter, Syd Side kvarter, Vestende kvarter. d. St. Jan, 5 kvarterer: Cruz Bay kvarter, Maho Bay kvarter, Reef Bay kvarter, Coral Bay kvarter, Oost Ende kvarter. Har du kommentarer til vores vejledning, hører vi meget gerne fra dig. Du kan enten skrive til os på crowd@sa.dk (husk at angive i emnefeltet hvilken arkivsamling det drejer sig om) eller ringe på

4 Fig. 1: Dette skal tastes Gadens navn: Kongens Gade Byens navn: Christiansted Ejers navn og husets navn: Jomfruerne Ferralls Huus, A.C. Weyle 4. Frue S.E. Goold 1. Husnummer: 12 Folionummer: 2 4

5 Fig. 2: Dette skal tastes Folionummer: 1 Ejers navn: Johan Arnolt Montenacqs plantage Westen for Byen (På denne side optræder hverken byens/øens navn, navn på gade/kvarter, husnummeret eller navnet på plantagen) 5

6 Indtastningsvejledning til Kopibog for skrivelser til kongen, (Læs også teksten Fra start til færdigtastet sidst i dette dokument). Når du indtaster skrivelserne i kopibogen, skal du overholde nedenstående regler: 1. Er dokumentet en forside, bagside eller tomt, markeres dette ved at sætte mærke i feltet ja. Indtastningen kan nu gemmes, uden af du skal udfylde obligatoriske felter (mærket med *). 2. I modsætning til matriklerne skal skrivelserne til kopibogen indtastes i deres helhed (med små undtagelser). Se den grafiske vejledning nedenfor (figur 1) ang. navnene på forskellige elementer i teksten. 3. Sektionen Øverst på siden : a. Folionummer: Dvs. opslagets/dobbeltsidens nummer. Det findes normalt i opslagets øverste højre hjørne. Vær opmærksom på, at der ved siden af folionummeret kan forekomme et andet nummer skrevet med blyant. Det skal ikke indtastes. Er der ikke noget folionummer, afkrydses tomt felt. 4. Sektionen Rapport : a. Indberetningsnummer: er altid angivet med no. f.eks. no. 12. Er der ikke noget indberetningsnummer afkrydses tomt felt. b. Dato: angives dd-mm-ååå, dvs. f.eks Er der ikke noget indberetningsnummer afkrydses tomt felt. c. Kopibogsnummer: er der ikke noget indberetningsnummer afkrydses tomt felt. d. Brødtekst: Er selve teksten i skrivelsen. Den skal tastes i sin helhed (mere herom i pkt. 6-14). Fortsætter teksten på den/de følgende folioside(r), indtastes på skabelonen for denne/disse side(r) kun folionummeret i sektionen øverst på siden, mens felterne indberetningsnummer, dato og kopibogsnummer afkrydses som tomt felt. e. Oversættelse til engelsk: Her kan du vælge at skrive en engelsk oversættelse af den danske brødtekst. Ønsker du ikke at skrive en oversættelse, skal du afkrydse tomt felt. 5. Sektionen Kommentarer: a. Har du bemærkninger til det indtastede, kan du skrive dem her. Dette gælder også, hvis du har baggrundsviden om de personer eller steder, som optræder på den aktuelle side. Du skal være opmærksom på, at dine bemærkninger vil blive synlige på hjemmesiden. 6. Felter markeret med rød stjerne * er obligatoriske, og skal udfyldes. Kan du ikke udfylde et obligatorisk felt, sætter du et flueben i feltet Tomt felt. 7. Navne på personer skrives som angivet. Det vil sige: stavemåder bevares, selvom de kan forekomme forkerte. Dansk Vestindien var multinationalt og derfor optræder der navne på mange forskellige sprog, som kan være stavet på meget forskellige måder. 8. Stednavne skrives som angivet. Hjælp til at identificere stednavne kan evt. hentes i James William McGuire: Geographic Dictionary of the Virgin Islands of the United States (1925) 9. Al anden tekst i dokumentet, som skal medtages ifølge ovenstående, indtaster du også som angivet, selvom stavningen kan forekomme forkert. 10. Anvendte forkortelser i dokumentet indtastes som angivet. Ønsker du at skrive forkortelsen ud, hvilket du er meget velkommen til, angiver du dette i parentes. Hvis der i et personnavn f.eks. står Geo: kan du skrive Geo: (George) i transskriptionsfeltet. 11. Datoer indtaster du, som de står i dokumentet. 12. Kan du ikke læse en sætning eller et enkelte ord i en sætning skriver du [kanikkelæses]. 13. Du behøver ikke taste hele siden på én gang, men vi anbefaler, at du gør det (se teksten Fra start til færdigindtastet sidst i dette dokument). Du får nemlig kun point for at have fuldført en hel side. 6

7 Har du kommentarer til vores vejledning, hører vi meget gerne fra dig. Du kan enten skrive til os på (husk at angive i emnefeltet hvilken arkivsamling din henvendelse drejer sig om) eller ringe på

8 Fig. 1: Dette skal indtastes Kopibogsnummer Brødteksten Dato (dag, måned, år) Folionummer (opslagsnr.) Indberetningsnummer 8

9 Fra start til færdigindtastet Sidst opdateret i okt Fra et dokument bliver lagt ud til indtastning, til det præsenteres som færdigtransskriberet, skal det igennem fire led. Se evt. illustrationen på næste side. Vi har valgt denne proces for dermed at sikre den højeste kvalitet af vores fælles indsats. Alle dokumenter er selvfølgelig synlige for alle gennem hele processen, og dine indtastninger kan læses af alle fra det øjeblik, du klikker gem dokument. 1. Dokumenter med status af transskriber er ledige og kan åbnes og indtastes af alle, der er tilmeldt en samling. For eksempel samlingen Krigene 1848 og Du behøver ikke at vælge det første ledige dokument på listen, men kan frit vælge mellem samtlige ledige dokumenter. Du kan vælge at indtaste et dokument fra start til slut og derefter klikke på gem dokument. Eller du kan vælge at indtaste noget af dokumentet og derefter gemme din indtastning som kladde: gem som kladde. Dokumenter, der enten er ved at blive indtastet eller gemt som kladde, optræder som optaget. En kladde tilhører dig, og den kan ikke redigeres af andre, fra det øjeblik, du klikker på gem som kladde og 24 timer frem. Herefter låses dokumentet automatisk op, og får igen status som delvis indtastet med mindre du indenfor de 24 timer har været inde og gemme din indtastning som kladde. Der er ingen begrænsninger på, hvor mange gange du kan gemme en indtastning som kladde. 2. Når du er færdig med at indtaste et dokument og derefter klikker gem dokument, sendes du videre til næste ledige dokument, mens din indtastning sendes til en korrekturlæser. Indtastninger, der ikke er korrekturlæste, er markeret som mangler korrektur. Indtil dine indtastninger er blevet korrekturgodkendt, kan kun du og korrekturlæserne åbne og foretage ændringer i din indtastning. 3. Vi kan alle blive i tvivl om, hvad der står dokument, alle laver slåfejl og fire øjne er bedre end to. Derfor bliver der læst korrektur på alle indtastninger. Når dine indtastninger er blevet korrekturgodkendt, kan du ikke længere redigere i din indtastning. Også korrekturlæsere har mulighed for at gemme en indtastning som kladde. Indtastninger der er gemt af en korrekturlæser har også status af optaget og kan kun redigeres af den korrekturlæser, der har gemt indtastningen som kladde. En korrekturlæser kan efter samme regler som i indtastningen gemme en kladde i 24 timer (se punkt 1). 4. Når en indtastning er korrekturgodkendt, kan indtastningen kun ændres af en redaktør. Det vil sige de projektansvarlige medarbejdere på Rigsarkivet. Normalt vil redaktøren kun blive opmærksomme på fejl, hvis en gæst på hjemmesiden gør os opmærksom på fejlen. Herefter kan redaktøren vælge at rette fejlene selv, eller genåbne dokumentet og give det en status af delvis indtastet eller mangler korrektur. 9

10 Ledig Optaget Delvis indtast et Mangler korrektur Færdig 10