Vejled i g til Mester ail og værge ail

Transkript

1 Vejled i g til Mester ail og værge ail Sådan sendes mestermail og værg Indhold Mestermail... 2 Opsætning... 2 Eksempler... 3 Eksempel 1 (manglende firma mailadresse):... 3 Eksempel 2 (mail om fravær):... 3 Eksempel 3 (mail om sygdom):... 4 Værg Opsætning... 5 Support... 6 Senest redigering version 2, næste redigering senest december

2 Mestermail Mestermail er en service der sender en mail til en elevs mester, hvis eleven bliver fraværsregistreret, mens eleven er på skoleophold (EUD uddannelser). Formålet med servicen er, at holde mestre opdaterede på deres elevers fravær på en hurtig og nem måde. Mestermail-servicen kører 1 gang pr. dag. Vi anbefaler, at skolen anvender et tidspunkt i intervallet (16:30-17:30). Servicen er et tilbud til de skoler, der anvender fraværsregistrering igennem UDDATA+. Opsætning Servicen køres for hver elevafdeling, der abonnerer på denne. For hver elevafdeling angives: Om der skal startes med at køre en test (hvilket vi anbefaler, da man herved ser, hvilke beskeder der vil komme til mestre). Hvis der skal køres test angives en testmail (typisk lederen for afdelingen). Når drift startes op angives desuden: Mail der sendes fra (og som derfor modtager eventuelle besvarelser) F.eks. [email protected] Mail der sendes kopi til (som kun anvendes til arkiv) F.eks. [email protected] Ideen er at skolen tjekker postkasser, der anvendes som sendt fra, for derved at kunne håndtere eventuelle besvarelser. Erfaringen er at det vil være sjældent, at der kommer besvarelser. Postkasser der anvendes til kopi anvendes kun til arkiv, hvis man vil se, hvad der er sendt på en bestemt dato, eller alle mails vedrørende en bestemt elev. Når jobbet kører for den enkelte afdeling undersøges følgende: Hvilke elever i afdelingen, der har en aftale den pågældende dag, har fået registreret fravær for mere end 5 minutter siden. For hver af disse elever findes fraværet og årsagen til fravær. Er der ingen årsag angivet vises teksten 'Ukendt' som årsag. Bemærk at 'Ukendt' som fraværsårsag vil reducere AUB-bidraget hvis der ikke angives årsag før næste AUB-indberetning. Hvis elevens mester har angivet en kontaktmail sendes til denne. Herudover sendes til den kopi-mail der er angivet for afdelingen. Hvis elevens mester ikke har en kontaktmail sendes kun til den kopi-mail, der er angivet for afdelingen. Emnefeltet bliver her 'Manglende firma-mailadresse for: <Elevens navn> (<elevens uddannelse>). Af mailen fremgår det så, hvilken mester det drejer sig om. Det er vigtigt at lærerne fraværsregistrerer før det tidspunkt der sendes, idet fraværsregistreringer der foretages efterfølgende ikke bliver sendt til mester. Der gives heller ikke besked om ændringer på tidligere registreringer. Senest redigering version 2, næste redigering senest december

3 Eksempler Eksempel 1 (manglende firma mailadresse): Fra: [email protected] [mailto:[email protected]] Sendt: 20. september :31 Til: [email protected] Emne: Manglende firma-mailadresse for : Jacob xxx xxx (Gastronom) Storby den Til: Storby-Steak Storby Hovedgade 28 Fravær tirsdag den 20. september registreret for: Jacob xxx xxx Lektioner Fraværsårsag 2 Ukendt Eksempel 2 (mail om fravær): Fra: [email protected] [mailto:[email protected]] Sendt: 20. september :31 Til: [email protected] Emne: Besked om fravær for: Svend xxx xxx (Gastronom) Storby den Til: Storby-Tapas ApS Storby Hovedgade 15 Fravær tirsdag den 20. september registreret for: Svend xxx xxx Lektioner Fraværsårsag 2 Ukendt Senest redigering version 2, næste redigering senest december

4 Med venlig hilsen Elevadministrationen Storbyskolen Storby Hovedgade 10 Bemærk: Dette er en automatisk genereret mail Eksempel 3 (mail om sygdom): Fra: [email protected] [mailto:[email protected]] Sendt: 20. september :31 Til: [email protected] Emne: Besked om fravær for: Nataliia xxx (Ernæringsass.) Valby den Til: Sundheds- Og Omsorgsforvaltningen Storbygade 50 Att: Ingrid Ingridsen Fravær tirsdag den 20. september registreret for: Nataliia xxx Lektioner Fraværsårsag 3 Sygdom Med venlig hilsen Elevadministrationen Storbyskolen Storby Hovedgade 10 Senest redigering version 2, næste redigering senest december

5 Bemærk: Dette er en automatisk genereret mail Værg Værg er en service, der sender en mail til værgen, hvis eleven bliver fraværsregistreret. Formålet med servicen er, at sørge for at elevens værge er informeret om fravær på en hurtig og nem måde. Værg servicen kører 1 gang pr. dag. Vi anbefaler, at skolen anvender et tidspunkt i intervallet (16:30-17:30). Servicen er et tilbud til de skoler, der anvender fraværsregistrering igennem UDDATA+. Opsætning Servicen køres for hver elevafdeling, der abonnerer på denne. For hver elevafdeling angives: Om der skal startes med at køre en test (hvilket vi anbefaler da man herved ser hvilke beskeder der vil komme til værgen) Hvis der skal køres test angives en testmail (typisk lederen for afdelingen) Når drift startes op angives desuden: Mail der sendes fra (og som derfor modtager eventuelle besvarelser) F.eks. [email protected] Mail der sendes kopi til (som kun anvendes til arkiv) F.eks. [email protected] Ideen er at skolen tjekker postkasser, der anvendes som sendt fra, for derved at kunne håndtere eventuelle besvarelser. Erfaringen er, at det vil være sjældent, at der kommer besvarelser. Postkasser, der anvendes til kopi, anvendes kun til arkiv, hvis man vil se, hvad der er sendt på en bestemt dato, eller alle mails vedrørende en bestemt elev. Når jobbet kører for den enkelte afdeling undersøges følgende: Hvilke elever i afdelingen er sat op til, at der skal sendes mail til værgen, har fået registreret fravær for mere end 5 minutter siden. For at der bliver sendt en mail skal følgende gælde: Eleven må ikke være fyldt 18 år. Der skal oprettes en 'kontakt-oplysning' for eleven med kontakttype 'Ø' og med kode_nr = 'VFM' (Værge Fravær Mails) Der skal findes en gyldig mailadresse på personens værge. For hver af disse elever findes fraværet og årsagen til fravær. Er der ingen årsag angivet vises teksten 'Ukendt' som årsag. Senest redigering version 2, næste redigering senest december

6 Der bliver sendt til den angivne værg . Herudover sendes til den kopi-mail der er angivet for afdelingen. - Hele vejen rundt Det er vigtigt at lærerne fraværsregistrerer før det tidspunkt der sendes, idet fraværsregistreringer der foretages efterfølgende ikke bliver sendt til mester. Der gives heller ikke besked om ændringer på tidligere registreringer. For at anvende ovenstående muligheder skal man kontakte UDDATA ([email protected]) med angivelse af hvilken elevafdeling samt hvilke mailadresser, som skal tilknyttes servicen. Support Hvis denne vejledning eller andet giver behov for support, kan vi kontakts på Tlf.: eller [email protected] Senest redigering version 2, næste redigering senest december