Vejledning selvbetjening virksomheder - tilskudsanmodninger for personer i jobrotation.

Transkript

1 SKS Applikation Service ApS Vejledning selvbetjening virksomheder - tilskudsanmodninger for personer i jobrotation. Redigeret 4. februar 2014 SKS Applikation Service ApS Åstrupvej Hjørring T: E: info@sks-as.dk CVR-nr

2 Dokumentversioner Version Dato Forfatter/redigeret af Beskrivelse Jeppe Andersen Brugervejledning for jobrotationsmodulet til virksomheder Jeppe Andersen Ajourføring i forhold seneste release. Indholdsfortegnelse 1. MENUERNE BRUGER-ADMINISTRATION: 2 3. JOBROTATION Menu: Ansøgning Oprette ansøgningen Ansat Ledig vikar Underskrift Ansøgningen i øvrigt Anmodning Det ansøgte timetal Menuen Udbetalinger 8 Side 1 af 9

3 1. MENUERNE. Applikationen består af 3 menuer. Brugeren vælger den ønskede menu for at få adgang til den ønskede applikation. 2. BRUGER-ADMINISTRATION: Bruger-administration har 2 undermenuer: Brugerliste: Liste over brugere i virksomheden der har adgang til systemet Opret bruger: Her kan virksomheden oprette en ny bruger eller slette en gammel. Bemærk: Nye brugere (dvs. virksomhedens bruger nr. 2 og efterfølgende brugere) skal banke på til systemet ved første logon, hvorefter virksomhedens systemadministrator (bruger nr. 1, jf. afsnit 2.1)kan autoriserer den nye bruger under punktet brugeradministration Side 2 af 9

4 3. JOBROTATION. Jobrotationsmodulet består af 3 menupunkter. KLIK på jobrotation : 3.1. Menu: Ansøgning. Ansøgningsmenuen er omdrejningspunktet for aftalen om jobrotation mellem virksomheden og kommunens jobcenter. Herunder kan man se hvilke jobrotationsprojekter som er aftalt mellem parterne, rette i dem eller oprette (ansøge jobcentret) om et nyt jobrotationsprojekt, jf. de 3 knapper. Hvis man skal redigere i (dvs. ændre) et eksisterende projekt er det også muligt at dobbeltklikke på projektet. Bemærk venligst: Anmodnings-knappen er grå et ud og kan ikke anvendes dette skyldes, der er redigeret i aftalen uden begge parters (virksomhed eller jobcenter) efterfølgende har underskrevet aftalen. Så snart begge parter har undertegnet aftalen, fremkommer knappen og det er muligt at lave en anmodning (jf. afsnit 3.2. Anmodning). Under Underskrift JC og Underskrift virk. kan man hvem der mangler at underskrive i ovennævnte tilfælde har virksomheden ikke underskrevet de sidste korrektioner på aftaleblanketten. Side 3 af 9

5 Oprette ansøgningen. Det er vigtigt at kontrollere, at det er de korrekte kontaktoplysninger der er angivet om virksomheden. Forkerte eller manglende information (f.eks. i virksomhedens kontaktpersons kontaktoplysninger) bør rettes. Virksomhedsdata er hentet fra virksomhedens registrering i CVR registeret Ansat. Under ansøgningens punkt med data på de(n) ansatte er der 5 knapper. Alt afhængigt af om der ligger en aktuel funktion under knappen er knapperne fremhævet eller grå et ud. Øverst til venstre ses totalen for timeregnskabet i aftalen, samt det godkendte timetal Skal der tilføjes en ansat, klikkes på Tilføj, herefter fremkommer følgende: Felterne under de fremhævede felter skal som minimum udfyldes, bemærk at under Uddannelsens navn skal tilføjes både uddannelsens navn og uddannelsesinstitutionens navn. Har den ansatte en kort (KVU) eller mellemlang (MVU) uddannelse, skal det angives i dette felt (jf. vejledningen): Side 4 af 9

6 Ved tilendebragt registrering klikkes på Godkend Ledig vikar. Det er som udgangspunkt jobcentret som opretter de ledige (som vikarer) på projektet, men virksomheden har også muligheden via knappen Tilføj. Som virksomhed (og arbejdsgiver) kan man eksempelvis rette i en ansat vikars periode. Der er 3 knapper. Er der en ledig vikar som stopper i ansættelsen, før det aftalte sluttidspunkt, klikkes på Rediger eller man kan dobbelt klikke på vedkommende når den er valgt dvs. grøn som ovenfor. oplysninger om den ansatte gemmes via knappen OK Ved tilendebragt registrering klikkes på Godkend Underskrift. Når de ønskede registreringer og rettelser i de ansatte og vikarernes forhold er registreret, skal aftalen underskrives digitalt for at gemme og bekræfte aftalen over for kommunen. Det gøres ved at klikke på knappen Gem/underskriv, jf. Efterfølgende fremkommer denne lille advis og betydningen af underskriften: Side 5 af 9

7 Ansøgningen i øvrigt. Øverst på ansøgningen er der et kommentarfelt, jf: Ved at klikke på vises loggen over jobrotationsaftalens ændringer, som eksempelvis her: I loggen over projektets ændringer ses hvem, hvad og hvornår der er registreret ændringer Anmodning. Det er virksomhedens ansattes timer som er en forudsætning for en udbetaling, men jobrotationsydelsen udbetales til de ansatte vikarer (der som bekendt var ledige forud for ansættelsen). Side 6 af 9

8 Når der skal søges jobrotationsydelse klikkes på Anmodning Derefter fremkommer følgende skærmbillede. Under de 2 ved Ansat og Ledige kan man ved at klikke på tegnet se hvem der er tilknyttet projektet og hvilke perioder ansættelserne drejer sig om. Angiv perioden, ved start- og slutdato for anmodningen. En anmodning skal dokumenteres ved at Uploade lønsedler på de(n) ansatte vikar. Klik på og vedhæft de(n) lønseddel som skal bruges til dokumentationen. Når filen med lønseddel(erne) er uploadet kan de ses, jf.: Side 7 af 9

9 Det ansøgte timetal. Virksomheden skal søge jobrotationsydelse på den enkelte ledige. Dette gøres ved at udfylde timetallet i feltet Anmodet timer, jf. nedenstående hvor der er søgt om 473,6 timer. Bemærk: Der kan ikke søges om flere timer end dem der er i perioden og er der tidligere udbetalt for vedkommende i perioden vil det blive afvist, jf.: I ovenstående konkrete tilfælde er timerne tidligere udbetalt. Når det korrekte timetal er registreret klikkes på og anmodningen ligger umiddelbart efter i kommunen som en anmodning der er klar til udbetalings sagsbehandling Menuen Udbetalinger Under dette menupunkt kan virksomheden se sine anmodninger, samt deres status i forhold til sagsbehandlingen i kommunen. Menuen har som udgangspunkt valgt status Anmodet, jf. nedenstående. Denne status viser de(n) anmodning(er) som er sendt fra virksomheden, men endnu ikke sagsbehandlet i kommunen (typisk udbetalt). Status kan ændres med til- eller fravalg, jf.: Side 8 af 9

10 Hvorved visningen ændres og de tidligere anmodninger, som er sagsbehandlet vises jf.: Side 9 af 9