Hvem kan stille op til valg? Alle medarbejdere i selskabet kan stille op til valg.

Transkript

1 Information om medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer Hvem kan vælges til bestyrelse, og hvad er formålet med medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer? Hvad går arbejdet som bestyrelsesmedlem ud på? Hvad er mine rettigheder og pligter? Hvad er et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem? Et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem er et medlem af bestyrelsen, der er valgt af de ansatte på virksomheden. I selskaber, der i de seneste 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne ret til at vælge et antal medlemmer til selskabets ledelsesorgan og suppleanter for disse svarende til halvdelen af de øvrige ledelsesmedlemmer. Generalforsamlingen for Udvikling Fyn har besluttet, at indgå en frivillig ordning indtil ovenstående forpligtigelse gælder. Det betyder, at medarbejderne i selskabet kan vælge 2 medarbejderrepræsentanter til selskabets bestyrelse pr. 1. januar Det er frivilligt, om medarbejderne i et selskab vil vælge repræsentanter til bestyrelsen. MEDudvalget har på medarbejdernes vegne taget beslutning om at benytte sig af denne ordning. Til dette formål er der nedsat et valgudvalg, der skal fastsætte proces og tidspunkt for valg af medarbejderrepræsentanter og suppleanter. Hvad er formålet med at have medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer? Formålet med medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer er at få indsigt og indflydelse på beslutningerne i bestyrelsen. Bestyrelsen bliver også beriget ved at have repræsentanter med fra medarbejderne. De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer deltager i virksomhedsledelsen på lige fod med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Virksomhedens overordnede strategi besluttes i bestyrelsen og det er væsentligt at beslutningsgrundlaget er så nuanceret som muligt. Her kan du som medarbejderrepræsentant gøre en forskel. Du har fra dit daglige arbejde blandt andet viden om driften, kender samarbejdsparterne og ved måske hvad markedet efterspørger. Hvem kan stille op til valg? Alle medarbejdere i selskabet kan stille op til valg. Ved medarbejder forstås en person over 15 år, der for et selskab udfører arbejde som lønmodtager, medmindre vedkommende er registreret (eller anmeldt til registrering) i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens it-system som medlem af selskabets direktion eller som direktør i et selskab inden for koncernen, eller permanent har sit arbejde uden for EU/EØS Hvilke opgaver har bestyrelsen? Bestyrelsen beslutter de overordnede retningslinjer for selskabets drift og udvikling. Bestyrelsen skal tage stilling til ekstraordinære forretningsmæssige dispositioner som for eksempel større investeringer og fusioner. 1

2 Bestyrelsen skal ikke være involveret i den daglige drift. Den daglige drift varetages af den direktion, som bestyrelsen har ansat. Bestyrelsen skal føre tilsyn med direktionens ledelse af selskabet. Er jeg repræsentant for medarbejderne i bestyrelsen? Selvom du er medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem, er formålet ikke at repræsentere kollegerne i bestyrelsen. Dine opgaver i bestyrelsen, adskiller sig ikke fra de opgaver, som de øvrige bestyrelsesmedlemmer har. Din force som bestyrelsesmedlem er, at du har en indsigt i den daglige drift, som de bestyrelsesmedlemmer, der er valgt af generalforsamlingen ikke har. Den indsigt er væsentlig for de beslutninger som bestyrelsen skal træffe. Huskeliste for nyvalgt medarbejderrepræsentant i selskabsbestyrelsen. Få selskabets vedtægter udleveret og læs dem. Det forudsættes at du kender dem. Få selskabets forretningsorden udleveret og læs den. Det forudsættes at du kender den. Læs bestyrelsesprotokollerne. Helst så langt tilbage som du kan. Det giver et overblik over, hvilke sager der har været behandlet og hvilke interessemodsætninger der er i bestyrelsen. Få fat i regnskaberne for de sidste 5 år. Læs dem så godt du kan og stil spørgsmål til direktionen. Regnskaberne kan du altid få i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Læs revisionsprotokollen igennem og stil spørgsmål, hvis revisoren har gjort bemærkninger. Se i aktiebogen, aktionærfortegnelsen og i den særlige protokol for bestyrelsesmedlemmers og direktørens eventuelle aktier i selskabet. Få et overblik over selskabets struktur og målsætninger. Få et overblik over den lovgivning, som vedrører den eller de primære aktiviteter, som selskabet udfører. Check at du er registreret som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Check om selskabet har tegnet en bestyrelsesmedlemsforsikring. Du skal være opmærksom på, at selskabet har pligt til at stille den fornødne bistand til rådighed, hvis du ikke umiddelbart kan gennemskue regnskaber eller andre oplysninger. Hvordan forløber et bestyrelsesmøde? Forud for hvert bestyrelsesmøde skal du modtage en indkaldelse med en dagsorden og det fornødne bilagsmateriale. Du kan anmode om yderligere materiale, hvis du har brug for det. Som bestyrelsesmedlem deltager du i drøftelserne på bestyrelsesmøderne og du har krav på svar på de spørgsmål du har. Du bør være aktiv i bestyrelsesarbejdet og du har ret til at stille spørgsmål og kræve et punkt sat på dagsordenen. På hvert møde skal du se revisionsprotokollen. Hvis der er nye tilføjelser i revisionsprotokollen, skal den underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer. Hvis du har spørgsmål til revisionsprotokollen eller regnskaberne i øvrigt, som du ikke kan få tilstrækkeligt svar på, har du ret til at kræve, at revisor er tilstede under et bestyrelsesmøde. Der skal føres en bestyrelsesprotokol over drøftelserne på bestyrelsesmødet. Denne bestyrelsesprotokol underskrives af dem der deltog i mødet. Du og de øvrige der deltager i møderne har krav på at få ført afvigende synspunkter til protokollen. Bestyrelsesprotokollen er et dokument, som godt kan være forskelligt fra det egentlige referat. 2

3 Er arbejdet i bestyrelsen en del af min arbejdstid? I Udvikling Fyn A/S er det besluttet, at den tid du bruger som medarbejdervalgt medlem i selskabets bestyrelse, er en del af din arbejdstid. Den aftale er indgået med MED-udvalget, og er under forudsætning af at antallet af medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer fortsat 2 eller derunder. Har jeg ret til honorar, for mit arbejde som medarbejdervalg bestyrelsesmedlem? Du har ret til honorar for dit arbejde i bestyrelsen, hvis de øvrige medlemmer af bestyrelsen får honorar. Alle bestyrelsesmedlemmer skal som udgangspunkt have det samme honorar. Det er dog tilladt kun at give bestyrelsesformanden honorar. Bestyrelsesformanden kan også have ret til et særligt honorar, typisk det dobbelte af, hvad de øvrige medlemmer af bestyrelsen får. Bestyrelsesmedlemmer der har en særlig ekspertise eller har tabt arbejdsfortjeneste kan i ganske særlige tilfælde få et større honorar, hvis de kan dokumentere deres specialviden eller tabte arbejdsfortjeneste. Men deres specialviden skal virkelig være speciel, da de aktionærvalgte bestyrelsesmedlemmer ofte er valgt ind i bestyrelsen netop på grund af deres særlige viden. Der foreligger ikke honorar for bestyrelsesarbejdet i Udvikling Fyn A/S. Har jeg som suppleant for et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem, ret til at deltage i møderne? Hvis den du er suppleant for, melder afbud til et møde, er bestyrelsesformanden ikke forpligtet til automatisk at indkalde dig til mødet. Du har ret til at deltage i mødet i stedet, hvis bestyrelsesmedlemmet har ønsket, at få sin suppleant indkaldt. Den du er suppleant for, skal give bestyrelsesformanden besked om, at du skal deltage i stedet for, og formanden er forpligtet til at indkalde dig til mødet. Det kan eventuelt stå i vedtægterne eller i forretningsordenen, hvornår en suppleant skal indkaldes. De medlemmer af bestyrelsen der vælges af generalforsamlingen, behøver ikke at have suppleanter. Den du er suppleant for, bør løbende orientere dig om, hvad der foregår på bestyrelsesmøderne, da du med kort varsel kan blive indkaldt til et bestyrelsesmøde. Som suppleant har du samme rettigheder og pligter som det medarbejdervalgte bestyrelsesmedlem. Hvad må jeg som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem orientere min suppleant om? Du bør løbende orientere din suppleant om, hvad der foregår i bestyrelsen. Hvis bestyrelsen mener, at der er et emne, som du ikke må orientere din suppleant om, skal bestyrelsen konkret have taget stilling til, at din suppleant ikke må orienteres. Bestyrelsen må ikke generelt forbyde, at du holder din suppleant orienteret om, hvad der foregår i bestyrelsen. Hvem skal jeg som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem være loyal overfor? Du er valgt til at varetage selskabets interesser på lige fod med de bestyrelsesmedlemmer der er valgt af generalforsamlingen. Samtidig er du i den specielle situation, at du er valgt af dine kolleger. Hvis en kollega spørger dig om, hvad der foregår i bestyrelsen, skal du henvise til de informationskanaler, som hele bestyrelsen har et ansvar for bliver etableret. Hvis du bliver 3

4 spurgt om et emne, som du ved ikke må refereres udenfor bestyrelsen, kan du blive nødt til at sige, at det må du ikke udtale dig om. Da dine kolleger kan have en forventning om, at de kan få bedre informationer af dig, kan du komme i et dilemma. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du må orientere om et emne, der har været behandlet i bestyrelsen, skal du kontakte bestyrelsesformanden, inden du fortæller om emnet. Hvem skal orientere medarbejderne om arbejdet i bestyrelsen? Alle referater fra bestyrelsesmøderne i Udvikling Fyn A/S ligger offentlig tilgængelige på selskabets hjemmeside. Derudover er det nærmeste leders ansvar at orientere om, hvad der er taget af væsentlige beslutninger på seneste møde. Har jeg tavshedspligt som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem? Som bestyrelsesmedlem har du tavshedspligt i forhold til de oplysninger du får kendskab til i bestyrelsesarbejdet. Tavshedspligten gælder oplysninger, som det kan skade selskabet at meddele til dine kolleger eller andre på et givent tidspunkt. Du kan ikke blive pålagt en generel tavshedspligt om alt, hvad der foregår på bestyrelsesmøderne. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du må referere et emne fra bestyrelsesmødet, skal du bede bestyrelsen tage stilling til og helst notere i bestyrelsesprotokollen, hvis et emne ikke må refereres. De emner, der er forbundet med en tavshedspligt, må du ikke delagtiggøre andre i. Hvis du har brug for, at drøfte et emne, som du har tavshedspligt om, kan du kun fortælle det til et menneske, som ifølge lovgivningen har tavshedspligt. Fx. en advokat hos din fagforening. Hvilket ansvar har jeg som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem? Du har både et strafferetligt ansvar og et erstatningsretligt ansvar. Ansvaret er det samme, uanset om du er medarbejdervalgt bestyrelsesmedlemmer eller valgt af generalforsamlingen. Som udgangspunkt hæfter alle bestyrelsesmedlemmerne for fejl begået af bestyrelsen. Dette såkaldte solidariske ansvar har du kun, hvis bestyrelsen har handlet samlet. Kun de, der har stemt for en beslutning, kan gøres ansvarlige. Du kan frigøre dig fra ansvaret, hvis du kan bevise, at der ikke er noget at bebrejde dig. Hvis bestyrelsen er ved at træffe en beslutning, som du mener er helt uforsvarlig, kan du bede om, at dit standpunkt bliver skrevet ind i bestyrelsesprotokollen. Dette er særligt vigtigt, hvis der ikke skal stemmes om beslutningen. Dette vil i de fleste bestyrelser blive anset som et drastisk skridt. Vil du være helt sikker på at undgå et ansvar, skal du melde dig ud af bestyrelsen. Dette skal ses som en allersidste udvej, som kun yderst sjælden er relevant. Det strafferetlige ansvar kan du som bestyrelsesmedlem blive pålagt, hvis du eller selskabet overtræder straffeloven eller særlove på området. Særlove er for eksempel aktieselskabsloven, hvor der for eksempel er regler om tavshedspligt og regler om at sende oplysninger til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og at indlevere regnskabet til tiden. Hvis Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ikke modtager oplysningerne eller regnskabet inden fristens udløb, skal du betale en bøde. En anden særlov er arbejdsmiljøloven, hvor selskabet skal sørge for, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Straffen kan være bøde, hæfte eller fængsel alt efter hvor grov overtrædelsen er. 4

5 Det erstatningsretlige ansvar kan du som bestyrelsesmedlem blive pålagt for dine skadegørende handlinger efter dansk rets almindelige regler. Det vil sige at skadevolderen skal erstatte tabet. Du skal betale erstatning, hvis du har handlet forsætligt eller uagtsomt. Kun hvis man ikke kan bebrejde dig noget, bliver du ansvarsfri. Der er kun få domme om emnet. Dette skyldes dels, at et ansvar sjældent rettes mod bestyrelserne og dels, at mange krav ikke når frem til domstolene, men løses ved forlig. Så vidt vides, er der endnu ikke et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem der er blevet idømt et erstatningsretligt ansvar. Et strafferetligt ansvar ses sjældent. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer - hvilken indflydelse har de? De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer har samme rettigheder og pligter som de generalforsamlingsvalgte. Og mange af dem føler selv, de har stor indflydelse, selv om de højst kan udgøre en tredjedel af bestyrelsen. Det er en af hovedkonklusionerne i en undersøgelse foretaget af Caspar Rose og Hans Kurt Kvist, Handelshøjskolen i København. // Udarbejdet med inspiration fra IDA mmjo/