Hovedbestyrelsen - Arbejde og ansvar

Transkript

1 Hovedbestyrelsen - Arbejde og ansvar Formålet med denne håndbog er er at samle og ajourføre oplysninger og gode arbejdsgange i forbindelse med bestyrelsens arbejde og ansvar for Dansk ICYE. Den er først og fremmest et arbejdsredskab for bestyrelsen. Ideen er at håndbogen skal være så let tilgængelig som mulig, og den både skal sikre at bestyrelsen kommer hele vejen omkring, og skal benyttes til overlevering og introduktion til nye medlemmer af bestyrelsen. Langt det meste af det, der står i håndbogen er generelle beskrivelser, og der er selvfølgelig plads til fornyelse og andre aktiviteter i bestyrelsen, end dem der er nævnt her. Lands-/Hovedbestyrelsen - Arbejde og ansvar 0 Bestyrelsens opgave 1 De enkelte poster Formand/kvinde Næstformand/kvinde Kasser Menig medlem Generalsekretæren 4 Arbejdsgangen Arbejdsmetoder Resolutioner Arbejdsgrupper Repræsentations på ICYE-lejre Møde med enkelte udvalg Velkommen til bestyrelsen (Ny i bestyrelsen - infomøde) Opstartsmøde for bestyrelsen Bestyrelsesmøder/dagsorden 8

2 3.5 Kulturkolben (frivillig/co-worker weekend) Kursusweekend Generalforsamling 10 De forskellige udvalgsposter i bestyrelsen Forretningsudvalget SAFU/DUF Internationale 11 Bestyrelsen og sekretariatet 12 Hvad man får som medlem 13 Ressourcer og supportmateriale Bestyrelsens opgave Bestyrelsen beskæftiger sig med områder såsom organisationens økonomi, drift, den overordnede politik og organisationens struktur. Bestyrelsen er mellem generalforsamlinger den højeste myndighed. Den er ansigtet udadtil både på lokalt, europæisk og globalt plan. Bestyrelsen fungerer som sparringspartner for udvalgene og repræsenterer deres interesser og behov bedst muligt. Bestyrelsens arbejde er styret af organisationens vedtægter. Dette er en vejledning af, hvordan bestyrelsen arbejder i Dvs. bestyrelsen kan internt aftale, hvordan den arbejder og denne beskrivelse er blot vejledende. Find vedtægter her: Bestyrelsen har en officiel ICYE-gmail (bestyrelsen.icye@gmail.com), hvor der er tilkoblet et google-drev. Alt bestyrelsens arbejde skal laves i dette drev og alt tidligere arbejde kan forefindes i dette drev. Hovedopgave: Organisationsudvikling Medlemspleje Medarbejderpleje Udviklingsmuligheder for de frivillige Kommunikationsarbejde 1

3 Planlægning og afholdelse af møder, kulturkolbe, generalforsamling og andre arrangementer 2. De enkelte poster Alle de enkelte poster er ansvarlige i overlevering af postens arbejdsgang til personen, der overtager. 2.1 Formand/kvinde Formanden er den øverste ansvarlige i organisationen. Dvs. at formanden i sidste ende er den der tegner organisationen (sammen med næstformand og kasser) og er den der udadtil repræsenterer organisationen. Formandens opgaver løses på ad hoc basis, men rent konkrete opgaver og pligter er følgende: Være den ordførende for organisationen overfor omverdenen Deltage på internationale møder både regionale- og internationale ICYE-møder Deltage på relevante møder, hvor dansk ICYE skal repræsenteres såsom: DUF, ÅUF eller andet Udforme formandens beretning til Generalforsamlingen Sætter dagsordenen på bestyrelsesmøder Er født ordstyrer på bestyrelsesmøder Gennem bestyrelsen at sikre den langsigtede planlægning af organisationen Ansvar for at foreningens vedtægter til enhver tid bliver overholdt Formanden skal være behjælpelig overfor medlemmer med at løse evt. konflikter i forhold til bestyrelsen, interessegrupper, udvalg, lokalforeninger eller andre medlemmer på en saglig måde og i overensstemmelse med foreningensvedtægter Formanden har et fysisk eller telefonisk møde hver anden uge med generalsekretæren. Dette gøres for at sikre, at bestyrelsen er velorienteret om organisationens drift og status, herunder økonomi Formanden er del af forretningsudvalget sammen med næstformand og kasser Formanden kan uddelegere visse pligter, f.eks. i forbindelse med bestyrelsesmøder eller repræsentantskab, helt eller delvist til andre bestyrelsesmedlemmer men er stadig i sidste ende ansvarlig for at disse bliver udført. 2

4 2.2 Næstformand/kvinde Næstformandens formelle funktion er at være det bestyrelsesmedlem, der overtager formandsposten dersom formanden skulle afgå i utide. Derfor skal næstformanden være velinformeret om organisationens drift og status. Næstformanden har et tæt samarbejde med formanden og bistår formanden i formandens opgaver. Næstformanden forventes at opretholde et godt overblik over organisationens status, drift, arrangementer etc. Næstformanden er medlem af forretningsudvalget. Næstformandens opgaver kan uddelegeres til andre bestyrelsesmedlemmer. 2.3 Kasser Kasserens hovedrolle i bestyrelsen er at, være medlem af forretningsudvalget og at varetage organisationens økonomi. Dette indebære: Have et overblik over organisationens regnskab og budget Udforme kasserens beretning til generalforsamlingen En stor del af den økonomiske varetagelse er delegeret til den daglige drift på kontoret. Derfor fungerer kassereren mere som supervisor og har overblik end egentlig udformning af budget og regnskab. 2.4 Menig medlem Det meniges medlems hovedrolle er at bistå bestyrelsens arbejde. Dette gøres ved: Indgå i bestyrelsens arbejdsgrupper Varetage uddelegerede opgaver fra formand, næstformand og kasser Give sin mening til kende på bestyrelsesmøder Deltage på så mange af organisationens arrangementer som muligt 2.5 Generalsekretæren Generalsekretæren deltager i reglen på bestyrelsens bestyrelsesmøder. Generalsekretæren har ikke stemmeret på bestyrelsesmøder. Generalsekretæren fungerer på bestyrelsesmøder som: 3

5 Repræsentant for kontoret/sekretariatet Rådgivende og diskuterende på dagsordenens punkter Den som har viden vedrørende den daglige drifts status Påminder bestyrelsen om presserende sager 3. Arbejdsgangen 3.1 Arbejdsmetoder Bestyrelsen benytter forskellige redskaber/metoder/opgaver til at varetage bestyrelsesarbejdet. I det følgende er hver enkelt beskrevet: Resolutioner Arbejdsgrupper Repræsentation på ICYE-lejre 4

6 3.1.1 Resolutioner Se resolutionsforklaring: Resolutioner er bestyrelsens arbejdsområder for indeværende bestyrelsesår. De bliver fastsat og vægtet til generalforsamling. Bestyrelsen arbejder med resolutioner på følgende måde: Udformning af aktionsbeskrivelser udfra hver enkelt resolution (hvordan vil bestyrelsen gribe denne opgave/problematik an i løbet af året?) Typisk på første bestyrelsesmøde Løbende opfølgning/evaluering på resolutionernes aktualitet Løbende opfølgning/evaluering på arbejdet med resolutioner både internt i bestyrelsen og eksternt til organisationens medlemmer Et halvt år inde i bestyrelses året udformer bestyrelsen et dokument med resolutionerne, hvor der ved hver resolution står beskrevet bestyrelsens foreløbige indsats. Det samme dokument benyttes til generalforsamlingen for at vise, hvad bestyrelsen har gjort for at opfylde resolutionen det indeværende år. I samarbejde med lokalforeningerne igangsætter bestyrelsen et resolutions-arrangement i februar, hvor medlemmer har mulighed for at udforme resolutioner til næste generalforsamling. På dette arrangement er resolutionerne for pågældende år også til stede. Bestyrelsens medlemmer forsøger såvidt muligt at sprede sig ud i lokalforeningerne og bistå arrangementet Arbejdsgrupper Bestyrelsens arbejde med resolutioner organiseres i arbejdsgrupper, der igangsættes på opstartsmøde weekenden. Afhængig af resolutionernes natur organiseres arbejdsgrupper ofte omkring en eller grupperede resolutioner. Arbejdsgrupperne kan både være en ny gruppe eller en gruppe fra forhenværende år med et langsigtet mål. Arbejdet i arbejdsgrupperne indebærer: Arbejdsgruppernes mål og arbejdsgang besluttes internt i gruppen og meldes ud til bestyrelsen. Arbejdsgrupperne opretter en handleplan (LFA-matrix) og årshjul med mål, deadline, arbejdsgang og hvem der gør hvad Update fra de forskellige arbejdsgrupper er et fast punkt på dagsordenen 5

7 Arbejdsgrupperne skal til hvert bestyrelsesmøde forberede en update til bestyrelsen Arbejdsgrupperne skal løbende forholde sig til resolutionerne de arbejder ud fra. En arbejdsgruppe kan, hvis det giver mening, inddrage co-workers eller personale fra kontoret i sit arbejde. Hvem og hvor mange der er i hvert enkelt arbejdsgruppe aftales internt i bestyrelsen Repræsentations på ICYE-lejre For at øge gennemsigtigheden og bestyrelsens kontakt med de frivillige, så deltager mindst 1 bestyrelsesmedlem på hver lejr. Hvem der har ansvaret for at være til stede på de forskellige lejre bliver fastsat i begyndelsen af året i forbindelse med planlægningen af bestyrelsesmøderne. Repræsentation på lejren indebærer at man er tilgængelig og synlig overfor medlemmerne - dette kan gøres på mange måder: Tage imod hjemkomst om fredagen og være hele organisationens repræsentant Ved uformelt at svæve over vandene og snakke med de frivillige om, hvad der rører sig over weekenden Deltage på forskellige sessions Ved e.g. at afholde en session om hvad bestyrelsens laver, som fx fyraftensmøde med formanden. Derudover skal man håndtere forskellige klager, hvis de opstår, og assistere lejrudvalget med den overordnede opgaveløsning. Afholde møde med værtsfamiliegruppen, i fald de er repræsenteret. Bestyrelsesrepræsentanten på lejr skal have god tid, idet der er en stor effekt af den uformelle interaktion med medlemmerne. Bestyrelsesrepræsentanten kan derfor ikke være ansvarlig for et helt program eller varetage en stor opgave på lejren Møde med enkelte udvalg Hvis der i indeværende bestyrelsesår er udvalg, der kræver støtte fra bestyrelsen. Så kan bestyrelsen arrangere møde med det enkelte udvalg. Dette kan gøres ved: Invitere udvalget med til bestyrelsesmødet Udvælge repræsentanter fra bestyrelsen som varetager denne støtte Deltage på udvalgets møde 6

8 Bestyrelsen kan også invitere flere udvalg med til samme møde i så fald, det giver mening. Møde med de enkelte udvalg er oftest placeret på en bestyrelsesweekend. 3.2 Velkommen til bestyrelsen (Ny i bestyrelsen - infomøde) Inden den nye bestyrelses opstartsmøde afholder en repræsentant fra forretningsudvalget et ny i bestyrelsen møde såfremt der har været en stor udskiftning af bestyrelsesmedlemmer. På dette måde introduceres nye bestyrelsesmedlemmer for: - Organisationens struktur (tegn organisationen øvelse) - Forholdet mellem sekretariat og bestyrelse - Kommunikationsplatforme: Mail, trello, skype, facebook - Krav til bestyrelsesmedlemmer - Deltagelse - Introduktion til værktøjskassen/virtuel telefonbog/google docs - Introduktion til bestyrelseskontrakt - Arbejdsmetoder: Årshjul, dagsordenstype, nyt fra bestyrelsen De nye bestyrelsesmedlemmer skal medbringe computere, så de kan afprøve de forskellige platforme. 3.3 Opstartsmøde for bestyrelsen Opstartsmøde for bestyrelsen er bestyrelsens kick-off møde og indeholder mange opstartsprocedure. Opstartsmødet er en weekend ofte i et sommerhus og datoen skal helst placeres så tidligt som muligt efter generalforsamlingen. Generalsekratæren deltager ofte om lørdagen. Weekendens dagsorden skal indeholde: Bestyrelsens forretningsorden Hvornår er vi beslutningsdygtige Hvordan diskutere vi Hvordan afholdes møderne Hvordan kommunikere vi: facebook, - koder på mails, Bestyrelseskontrakt Dagsordensformalia: Referat, nyt fra bestyrelsen, to-do liste. Årshjul, googlekonto Sommerferiehjælp på kontoret 7

9 Datoer for resten af årets bestyrelsesmøder Deltagelse på årets 4 lejre (mindst et bestyrelsesmedlem) Resolutions introduktion Resolutioner prioriteres ud fra hvor mange stemmer de har fået. Resolutioner diskuteres igennem enkeltvis, og på baggrund heraf konstrueres arbejdsgrupper og gruppernes mapper oprettes i bestyrelsens google drev Introduktion af LFA-matrix og handleplan Arbejde i oprettede arbejdsgrupper Forventningsafstemning i arbejdsgrupperne Præsentation af LFA - planerne Oprettelse og planlægning af hvem er din bestyrelse skriv til internus Sociale aktiviteter såsom teambuilding/navnelege osv. Faste dagsordenspunkter 3.4 Bestyrelsesmøder/dagsorden Til dagsordenen på bestyrelsesmøderne diskuteres både presserende sager, den igangværende udvikling og den langsigtede udvikling. Faste punkter på bestyrelsesmødernes dagsorden Siden sidst Update på bestyrelsens arbejdsgrupper Update fra frivilligheds og organisationskonsulent om udvalg og lokalforeningernes situation Update fra kontoret af den deltagende generalsekretær Økonomi og budgetorientering Evt. Afslutning To-do liste (til efter mødet) Link til årshjul Dagsordensskabelon: Klik her 8

10 3.5 Kulturkolben (frivillig/co-worker weekend) Formålet med kulturkolben er en behandling og diskussion af et større tema. Dette tema udspringer ofte af diskussioner på generalforsamling eller resolutionsbeskrivelserne fra det pågældende år. Temaet er ofte bredt og omhandler organisationsudvikling og ICYE s værdier og mål. Kulturkolben er der, hvor co-workere i Dansk ICYE finder ud af noget nyt om dem selv som dansk ICYE ere. Kulturkolben forløber over en weekend, den første weekend i oktober, og består af: Lørdag arrangeret af bestyrelsen med efterfølgende Co-worker fest Co-workerfesten kan efter aftale med bestyrelsen arrangeres af et udvalg Søndag en arbejdsdag for udvalgene arrangeret af bestyrelsen i samarbejde med udvalgskoordinatorer (målet er at styrke samarbejde på tværs af udvalg og skabe forståelse for udvalgenes opgave) Ideer til mulige temaer: Hvad er kultur Hvad er kulturudveksling Hvem er Dansk ICYE og hvor er ICYE på vej hen Hvordan hænger organisationen sammen Hvad er en organisation Hvad er frivillighed Hvilke typer frivillige har vi i Dansk ICYE Eksempel på program til kulturkolbe: Klik her 3.6 Kursusweekend Formålet med kursusweekenden er øvelse og træning af basale færdigheder som co-worker i dansk ICYE. Kursusweekenden er diametralt modsat kulturkolben, da der her fokuseres på konkrete metoder, viden, færdigheder og kompetencer som en co-worker skal bruge for at udføre sit frivillige arbejde i Dansk ICYE. På kursusweekenden er der flere sideløbende moduler, som kan ændre sig fra år til år samt faste moduler som går igen. Modulerne kan enten være hel- eller halvdagsmoduler. Heldagsmoduler er både før og efter frokost, hvor halvdagsmoduler er før frokost eller efter frokost. Der er kun program for lørdagen, hvor søndag indeholder rengøring og brunch, hvorefter folk tager hjem ca

11 Faste moduler: Introkursus for nye co-workere (Nye co-workere er alle co-workere der er startet i Dansk ICYE, det indeværende år) Dansk ICYE struktur, mål og værdier De forskellige udvalg Ansvarsposter Co-workeres muligheder, ansvar og arbejdsgang ICYE ude i verden Planlægnings- og organiseringskursus for koordinatorer og lokalforeningsformænd Forskellige moduler, der kan ændres år for år: Oplægs- og undervisningsteknik (facilitering) Kompetenceafklaring Problemløsning og konflikthåndtering Lederskab Førstehjælp Teambuildings-teknikker PR, reklame og artikelkursus Entreprenørskab og eventplanlægning Internship på kontoret Menneskeretighedsudvikling Didaktik/planlægning og udformning af sessioner Programudvikling Madkursus Ved deltagelse på kursusweekenden åbnes dørene fredag klokken 18.00, men kursisterne skal møde op senest lørdag klokken 9.00 ellers refunderes transporten ikke. Sessionerne starter typisk klokken 9.30 lørdag. Der planlægges ofte et kort oplæg fredag klokken af en interessant taler. 3.7 Generalforsamling Læs vedtægter. Her findes forklaring på punkter til generalforsamlingen. 10

12 Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter: Valg af dirigent. Godkendelse af dagsorden. Valg af referent. Valg af stemmetællere. Vedtagelse af forretningsorden for generalforsamlingen. Bemærkninger til referat for sidst afholdte generalforsamling. Formandens beretning. Kassererens beretning og fremlæggelse af årsregnskab. Oplysning om lokalforeningernes og udvalgenes arbejde Indkomne forslag. Vedtagelse af resolutioner. Fastsættelse af kontingent. Vedtagelse af budget. Personvalg Valg af revisor. Eventuelt. Bestyrelsen finder forinden generalforsamlingen en mulig dirigent. Generalforsamlingen har indtil videre været afholdt på ICYE kontoret i Aarhus. Her er det tradition at der til aftensmad bliver serveret sushi Arbejdsdag inden generalforsamling Bestyrelsen kan gøre brug af at afholde generalforsamlingen over 2 dage. Dette afhænger af, hvor meget indhold, der er på den pågældende generalforsamling. Ofte bruges arbejdsdagen inden generalforsamlingen til at introducere og diskutere de foreslåede resolutioner, opfølgning på årets resolutioner, lave årshjul for de enkelte udvalg, introduceres til bestyrelsens strategi eller andet Opfølgning på årets resolutioner 11

13 4. De forskellige udvalgsposter i bestyrelsen 4.1 Forretningsudvalget Forretningsudvalget er den højeste myndighed mellem bestyrelsesmøder. Forretningsudvalget består af formand, næstformand og kasser. Forretningsudvalget har meget sjældent møder, men afgør sager over mail eller telefon. Forretningsudvalget forestår foreningens drift. Forretningsudvalget træder til når: Der kræves stillingtagen eller beslutning til presserende sager, der ikke kan vente til næstkommende bestyrelsesmøde Afgørelser af økonomisk støtte til udvalg/frivillige/andet der ønsker støtte til kurser, oplæg, møder etc. 4.2 SAFU/DUF DUF står for Dansk Ungdoms Fællesråd. Organisationer i DUF arrangerer sig i klynger/familier. Dansk ICYE er repræsenteret i SAFU, der står for Samrådet For Ungdomsudveksling. I SAFU er lignende udvekslingsorganisationer såsom: YFU, CISV, AFS. ICYE-repræsentanter i SAFU er ansvarlige for: Samarbejde med de øvrige repræsentanter i SAFU ICYE s politiske repræsentant i DUF-samarbejdet Deltagelse på delegeretmøde, SAFUmøder og andre møder der synes relevante 4.3 Internationale Bestyrelsen deltager på ICYE s internationale møder. Dette varetages af formanden, men kan delegeres til andre bestyrelsesmedlemmer. Internationalt deltager repræsentanter fra bestyrelsen på: Den internationale generalforsamling hvert 2. år De europæiske regionsmøder hvert år Relevante trainings, strategiske partnerskaber og andet 12

14 5. Budget Udvalget har et årligt budget. Budgettets beløb kan afhentes på kontoret Udvalget skal internt vælge et medlem til at være budgetansvarlig. Den budgetansvarlige kan til enhver tid henvende sig til og bede om en oversigt for indeværende år. Budgetttet dækker bl.a. Transport t/r til lejrplanlægningsmøder Transport til møder Forplejning på møder Eventuelle aktiviteter uden for udvalget Retningslinjer for refusion og forplejning: ansk-icye.pdf 6. Bestyrelsen og sekretariatet Hvem der gør hvad og arbejdsrelationen mellem bestyrelsen og sekretariatet varierer i forhold til tid og kontekst. Kort beskrevet står bestyrelsen for den visionære og langsigtede planlægning, hvor kontoret står for det administrative og den daglige drift. Den primære kontakt mellem bestyrelsen og kontoret er organisations og frivillighedskonsulent og generalsekretæren. Der er således behov for samarbejde og udveksling mellem bestyrelsen og kontoret uden at bestyrelsen laver micro-management på kontorets arbejde. Dette gøres på følgende måde: Generalsekretæren deltager på de fastlagte bestyrelsesmøder Organisations- og frivilligkonsulent udformer beskrivelse til bestyrelsen op til hvert bestyrelsesmøde Hver anden uge har generalsekretær og et FU-medlem (ofte formand/kvinde) et kort møde om organisationens nuværende situation 13

15 Hvis bestyrelsen opretter arbejdsgrupper tilkobles den relevante person fra kontoret til arbejdsgruppen. Bestyrelsen og kontoret er i et agent-principalforhold. Dette vil sige at bestyrelsen er øverste myndighed og delegeret ansvar videre til sekretariatet. Bestyrelsen er og har ansvar for: Den øverste myndighed mellem generalforsamling Arbejdsgiveren Ansigt udadtil Legitimitetsbeslutning Sætter rammerne Repræsenterer organisationen Supportfunktion i form af Struktur og strategiudvikling Sekretariatet er og har ansvar for: Det administrative arbejde Den daglige drift Supportfunktion i form af Støtte Spørgsmålet er fortsat, hvor ligger ansvaret i en krisesituation? Hvem tager ansvaret og hvordan? I en realistisk verden har kontoret delegeret opgaver til kontoret, men hvis kontoret ikke løser opgaven så rykker ansvaret tilbage til bestyrelsen. 7. Hvad man får som medlem Som bestyrelsesmedlem får du et stort ansvar. Du står i spidsen for en spændende ungdomsorganisation, hvor du har mulighed for at kaste dig over konkrete udviklingsområder og vil have stor indflydelse på organisationens videre udvikling. Som bestyrelsesmedlem tilegner du dig viden om alle grene af organisationen og arbejdet i Dansk ICYE, både nationalt og internationalt. 14

16 8. Ressourcer og supportmateriale Vidensbanken: Practical Guide for ICYE/EVS Trainings in EU & Partner Countries: If relevant and available, the following materials should be provided to the volunteers and/or used during the programme on Vidensbanken : * Document about the country, maps, articles, films and/or documentaries on contemporary issues * ICYE Federation s Guide for exchangees, (if not received by exchangees in home country) * Host NC s rules and regulations * On cultural shock to be found under Part V CD-ROM Other Resource Materials T-KIT on Intercultural Learning of CoE T-KIT on International Voluntary Service International Youth Workers Guide by Cameron Sang Problem Solving and Crisis Management: Section 4 Cultural Adjustment Process, by Jun Pirotta-Maruyama 2002) 15

17 16 Klosterport 4A, 3.sal DK 8000 Århus C tlf icye@icye.dk CVR