CCT - Arbejde og ansvar

Transkript

1 CCT - Arbejde og ansvar Formålet med denne håndbog er er at samle og ajourføre oplysninger og gode arbejdsgange i forbindelse med CCT s arbejde og ansvar på Dansk ICYEs lejre og generelt. Den er først og fremmest et arbejdsredskab for udvalget. Ideen er at håndbogen skal være så let tilgængelig som mulig, og den både skal sikre at udvalget kommer hele vejen omkring, når de laver programmer på lejren og en håndbog der kan benyttes til overlevering og introduktion til nye medlemmer af udvalget. Langt det meste af det, der står håndbogen er generelle beskrivelser, og der er selvfølgelig plads til fornyelse og andre aktiviteter i udvalget, end dem der er nævnt her. 1. Udvalgets opgave Ankomst (on arrival) Midtvejsevaluerings lejr Final evaulation lejr/goodby/end of stay aktiviteter Programmer for EVS i samarbejde med PR-udvalg (#PRICYE) 6 2. Koordinatorens opgave 6 3. Budget 7 4. Udvalget og sekretariatet 7 5. Hvad man får som medlem 7 6. Ressourcer og supportmateriale 8 1

2 1. Udvalgets opgave Cross Cultural Trainers planlægger lejrprogrammet for de udenlandske volontører. Udvalget udarbejder forskellige workshops for de udenlandske volontører, der kan omhandle teambuilding med andre volontører, forventninger til opholdet i Danmark eller at lære den danske kultur bedre at kende. Udvalget har også til formål at sørge for, at de udenlandske volontører evaluerer og reflekterer over deres ophold i Danmark på lejrene. CCT har en officiel ICYE-gmail (CCT.icye@gmail.com), hvor der er tilkoblet et google-drev. Hovedopgave: Alt CCT s arbejde skal laves i dette drev og alt tidligere arbejde kan forefindes i dette drev. Ankomst (On arrival) og orientation lejr Midtvejs evaluerings lejr (Mid-term) Final-evaluation/Goodbye lejr Programmer for EVS i samarbejde med #PRICYE 1.1 Ankomst (on arrival) CCT s sessioner/program på ankomstlejren skal inkludere sprogstudier, fortolkning af danske skikke, svar på praktiske spørgsmål (valuta, transportmuligheder, kommunikationsformer, mail etc.), ICYE s regler og begrundelser herfor, strukturen af Dansk ICYE: Bestyrelsen, kontoret, co-workers, KG, KP, lokalforeningsarrangementer og hvilke lokalforeninger exchangeen tilhører. Ankomstlejren er begyndelsen på en orientationsperiode, der skal forstås som begyndelsesfasen af en års-lang oplevelse, hvor gensidig tillid skabes mellem organisationen og voluntøren. På lejren skal det gøres klart at Dansk ICYE ikke er hans/hendes tjener eller chef, men at organisationen består af en gruppe mennesker, der vil samarbejde om at forbedre deres oplevelse i Danmark. CCT skal allerede på ankomst-lejren spotte de voluntører, der har brug for mere opmærksomhed og støtte, samt melde dette videre til de støttende organer: Sekrateriatet og KG. I løbet af lejren skal voluntøren hjælpes med at identificere ICYE s formål, eksempelvis ved direkte involvering i workshops og aktiviteter på lejren såsom landerunder og præsenter dit land. CCT s program på ankomstlejren kan ydermere indeholde nationale problematikker, der relaterer sig til den ovenstående beskrivelse af ICYE programmet, eksempelvis: frivilligt arbejde, 2

3 indvandring, det danske politiske system, arbejdskultur, civilsamfund, racisme/xenophobia, menneskerettigheder, socialt arbejde som temaer for diskussioner i løbet af udvekslingsåret. Aktiviteterne på ankomstlejren skal fokuseres om følgende emner: interkulturel læring Frivillighed/volunteering Information om Danmark som værtsland Detaljeret information om værts(familie) situationen og voluntørens arbejde og placering Dansk ICYE s regler og regulativer Voluntørens rettigheder og opgaver Program og aktiviteternes outline skal altid genovervejes på baggrund af inputs fra voluntører fra evaluerings lejren året forinden. CCT kan hvert år forsøge at nytænke og inkorporere nye ideer og aktiviteter. Pga. Tidsbegrænsning på lejrene skal CCT overveje en balance mellem strukturerede og informelle sessioner. Undervurder ikke vigtigheden i at give voluntøren fri-tid og fremskyndelse af at de organisere deres egne aktiviteter. Til forberedelse (metode, sessioner etc.) af Ankomstlejren tjek: ICYE tool-kit i vidensbanken Praktisk Guide for ICYE/EVS Trainings Midtvejsevaluerings lejr Midt-vejs lejren er et vigtigt stadie for volontørerens oplevelse, her har Dansk ICYE mulighed for at være up-to-date med volontørernes oplevelse. Udover at summativt evaluere voluntørens oplevelse er der her også muligt for formativt at planlægge den resterende tid i Danmark. Hovedformålet af CCT s program på midtvejslejren er at blive opmærksom på og diskutere forskellen mellem den teoretiske viden (f.eks. ved interkulturel læring) overfor den praktiske erfaring og hvordan denne viden og støtte fra diverse arrangementer. Hvordan de har benyttet sig af KP er og om det har haft indflydelse på den personlige oplevelse indtil videre. Ligeledes bliver det muligt for sekretariatet at møde de enkelte volontører. 3

4 Aktiviteterne på lejren skal indeholde: Interkulturel læring (teori vs. praksis) Frivilligt arbejde/volunteering (teori vs. praksis) Planlægge den resterende periode Dansk ICYE support (KP, KG, Sekretariatet) Det følgende er nogle forslag til emner, der kan diskuteres i løbet af midtvejs-lejren: *Interkulturel læring (teori vs. praksis Konfliktløsning i praksis: Hvordan virkede det? hvorfor, hvorfor ikke? Fordomme og selv-perception: hvilke stereotyper passer med virkeligheden? Kommunikation: Dens rolle i at opnå en succesfuld oplevelse Danmarks kultur og voluntørens oplevelse: evaluer på pre-depature og post-arrival training *Frivilligt arbejde/volunteering Forventning af voluntør vis-a-vis voluntør arbejde: Finde indikatorer for at måle fremskridt ved at matche voluntørens forventninger versus hans/hendes oplevelse Voluntørens mål og objektiver: Hvad er blevet opnået? Stemmer oplevelsen overens med disse mål og objektiver? hvad kunne ændres, for at dette lykkes bedre? Voluntørens arbejdsplads forventninger: stemmer disse overens med voluntørens erfaring/oplevelse? hvad kunne ændres, for at dette lykkes bedre? Problemløsnings metoder: analyse og evaluering ICYE/EVS programmet Evaluering af programmet struktur og funktion mål vs. virkelighed fremtidig udvikling Til forberedelse (metode, sessioner etc.) af midtvejslejren tjek: Vidensbanken ICYE tool-kit i vidensbanken Praktisk Guide for ICYE/EVS Trainings 4

5 Det anbefales at midt-vejs lejren er linket til en midlertidig, relevant problemstilling i landet. Dette ses som en fortsat kontinuitet af processen i at hjælpe voluntøren til at få en dybere forståelse af problemstillingen og kulturen der har en effekt på det dansk samfund generalt og ungdommen især. 1.3 Final evaulation lejr/goodby/end of stay aktiviteter CCT s programmer/sessioner på voluntørens sidste lejr er en integral del af voluntørens oplevelse/erfaring og denne erfaring bliver både behandlet af CCT og af ICYE organisationen i hjemkomstlandet. Slut evalueringen skal foretages både mundtlig og skriftlig. Evaluering skal dække oplevelsen i relation til ICYE s værdier og formål ligeså meget som opfyldelse af de individuelle forventninger. Hovedformålet er at udføre en evaluering på hvordan ICYE/EVS programmet mødte voluntøren og hans/hendes forventninger og hvordan voluntørens erfaring i løbet af udvekslingsåret har hjulpet ham/hende i at styrke deres tilhørsforhold til ICYE s værdier og mål. Fokus af denne evaluering skal baseres på resultaterne og manglerne af den interkulturelle læringsproces, relationen mellem voluntøren og hans/hendes værtsfamilie, voluntørens arbejde, voluntørens venskab og Dansk ICYE s arbejde. End-of-stay aktiviteterne skal også hjælpe voluntøren med at realisere at den udenlandske oplevelse er ved at nå sin ende. De skal forberedes på at koble af og returnere til deres hjemland. Aktiviteterne skal indeholde: Forventninger vs. oplevelse/erfaring Interkulturel kompetence Frivilligt arbejde Icye s programme support Forberedelse for return Til forberedelse (metode, sessioner etc.) af midtvejslejren tjek: Vidensbanken ICYE tool-kit i vidensbanken Praktisk Guide for ICYE/EVS Trainings 5

6 2. Koordinatorens opgave En koordinator af et udvalg i Dansk ICYE er den ansvarlige person i udvalget. En koordinator kan delegere sine opgaver mellem medlemmerne af udvalget, men koordinatoren er bestyrelsens og sekretariatets primære kontaktperson. Koordinatorens opgaver: Ansvar: Den primære kontakt til sekretariatet og bestyrelsen Styre udvalgets , google-konto og kalender Deltagelse i planlæggelse af lejre, co-worker weekend(kulturkolben) og lignende Ansvarlig for at bede om hjælp Uddeling af poster i udvalget (f.eks. Budget-ansvarlig) Ansvarlig for at løbende informere kontoret om, hvem der er Co-worker i udvalget Udvikling: Langtidsplanlægning af udvalgets arbejde vha. Årshjul, LFX-matrix eller andet. Se værktøjskassen: Sørge for at udvalget samarbejder med andre relevante udvalg Ansvarlig for at alle i udvalget kender udvalgets opgave og rolle i Dansk ICYE Være up-to-date på at alle i udvalget har relevante opgaver Overblik over medlemmernes frivillighedsstatus (Hvem er stadig aktiv? Hvem er på vej ud?) Lave en strategi for hvervning af nye medlemmer Implementere nye metoder og forholde sig til krav fra DUF, ICYE, Bestyrelsen, kontoret eller andet Sørge for at udvalget er repræsenteret til Dansk ICYE generalforsamling (f.eks. ved at skrive resolutioner i udvalget eller deltage på lokalforeningsarrangement op til generalforsamlingen). Overlevering: Ansvarlig for overlevering af viden til næste koordinator Igangsætte en plan for overlevering i samarbejde med bestyrelsen Spotte mulige kandidater i eget udvalg 6

7 Når en koordinator forlader Dansk ICYE eller fratræder sin post som koordinator er det muligt at efterspørge en anbefaling fra sekretariatet og bestyrelsen, som kan benyttes i en jobansøgning. 3. Budget Udvalget har et årligt budget. Budgettets beløb kan afhentes på kontoret Udvalget skal internt vælge et medlem til at være budgetansvarlig. Den budgetansvarlige kan til enhver tid henvende sig til office@icye.dk og bede om en oversigt for indeværende år. Budgetttet dækker bl.a. Transport t/r til lejrplanlægningsmøder Transport til møder Forplejning på møder Eventuelle aktiviteter uden for udvalget Retningslinjer for refusion og forplejning: ansk-icye.pdf 4. Udvalget, KG og sekretariatet CCT har som udgangspunkt ansvaret for at gruppens opgaver løses til tiden, og på en tilfredsstillende måde. Sekretariatet, herunder specielt frivillig konsulenten, har en støttende funktion, og kan som sådan inddrages i forhold til udvalget. Sekretariatet bruges primært på områder som hjælp til rekruttering af nye medlemmer, bindeled på tværs af udvalg, servicering i forhold til regnskab, refusion af udgifter, hjælp - hvis muligt - til relevante sessions på lejre mm. Sekretariatet har en støttende funktion i forhold til konflikter med exchangees, værtsfamilier og projekter. Denne støtte sker på foranledning af CCT eller andre involverede udvalg. I de tilfælde hvor CCT ikke har kapacitet til at løse opgaven, kan sekretariatet, efter anmodning eller ved eget initiativ gå ind og løfte disse for udvalget. 7

8 CCT skal i de tilfælde hurtigst muligt sørge for at de nødvendige ressourcer tilvejebringes, så opgaven kan gå tilbage til udvalget. 5. Hvad man får som medlem I CCT får du styrket og udviklet dine kompetencer inden for kommunikation, undervisning og planlægning. Du får rig mulighed for at øve dit engelske sprog, da alle workshops på lejrene foregår på engelsk. Du er med til at bygge bro mellem forskellige kulturer, og du er med til at styrke internationale venskaber. Din kreativitet kommer også på prøve, da du yderligere skal være med til at planlægge sociale og underholdende indslag på lejrene. 6. Ressourcer og supportmateriale Vidensbanken: Practical Guide for ICYE/EVS Trainings in EU & Partner Countries: If relevant and available, the following materials should be provided to the volunteers and/or used during the programme on Vidensbanken : * Document about the country, maps, articles, films and/or documentaries on contemporary issues * ICYE Federation s Guide for exchangees, (if not received by exchangees in home country) * Host NC s rules and regulations * On cultural shock to be found under Part V CD-ROM Other Resource Materials T-KIT on Intercultural Learning of CoE T-KIT on International Voluntary Service International Youth Workers Guide by Cameron Sang Problem Solving and Crisis Management: Section 4 Cultural Adjustment Process, by Jun Pirotta-Maruyama 2002) Klosterport 4A, 3.sal DK 8000 Århus C tlf icye@icye.dk CVR