PROJEKTOPGAVE UDEN LØBENDE YDELSER SKI 02.16

Transkript

1 DANMARKS NATIONALBANK PROJEKTOPGAVE UDEN LØBENDE YDELSER SKI 02.16

2 Præsentation af mig selv, Danmarks Nationalbank og Nationalbankens ITafdeling (1/2) Mig selv Rune Holmgaard Rathje Baggrund som IT-ingeniør og HD i organisation og ledelse Ansat i Nationalbanken i 6 år som projektleder Arbejder hovedsageligt med procesprojekter, men har været ansvarlig for en række forskellige (også tekniske) projekter samt diverse indkøb (bl.a. på SKI 02.16) Nationalbanken Er en selvejende organisation Har ca. 550 medarbejdere i alt Har som overordnede formål: Stabile priser: Nationalbanken bidrager til at sikre stabile priser, dvs. lav inflation. Det gøres ved at indrette pengepolitikken efter en fast kronekurs over for euroen. Sikre betalinger: Nationalbanken medvirker til, at kontante og elektroniske betalinger afvikles sikkert. Det sker ved at udstede sedler og mønter samt sørge for, at pengeinstitutterne kan afvikle indbyrdes betalinger. Stabilitet i det finansielle system: Nationalbanken bidrager til at sikre stabiliteten i det finansielle system. Det gøres ved at overvåge den finansielle stabilitet og betalingssystemer, producere finansiel statistik og forvalte statens gæld.

3 Præsentation af mig selv, Danmarks Nationalbank og Nationalbankens ITafdeling (2/2) Nationalbankens IT-afdelingen Har godt 60 medarbejdere til både drift og udvikling Gennemfører mange forskelligartede projekter og opgaver Systemer internt og hos driftsleverandører

4 Hvorfor SKI Hvorfor SKI Projektets kendetegn Budget oversteg DKK 2 mio. og dermed skulle vi i udbud Komplekst projekt med nyt forretningsområde Havde ikke de nødvendige resurser og kompetencer internt til hhv. kravspecifiering og projektgennemførelse Stram deadline, hvorfor EU-udbud ikke var et alternativ

5 Plan for udbud Plan for gennemførelse af udbud Medio maj 2013 blev udarbejdelsen af materiale igangsat 25. juni blev udbudsmaterialet sendt ud 21. august var der tilbudsfrist 5. september blev kontrakten underskrevet

6 Omfang af udbudsmateriale og indkomne tilbud (1/2) Omfang af udbudsmateriale Bilag C.1.A Kundens opgavebeskrivelse 13 sider hvoraf ca. én side var reel opgavebeskrivelse, resten beskrev det it-miljø, løsningen skulle fungerer i, hvilke kompetencer vi mente, der var brug for, og hvilken projektledelsesmetode der skulle anvendes mv. Øvrige bilag var meget overkommelige

7 Omfang af udbudsmateriale og indkomne tilbud (2/2) Indkomne tilbud Modtog 4 tilbud inden 21. august 2013 kl Stor spredning i størrelse og kvalitet i tilbuddene Modtog tilbud på alt fra ca. 20 sider til 150 sider. Tilbudsgiver 1 Tilbudsgiver 2 Tilbudsgiver 3 Tilbudsgiver 4 Kvalitet (60 %) Delkriterium: Projektforslag og CV Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Tilfredsstillende Særdeles godt Delkriterium: Understøttelse af den agile metode Godt Tilfredsstillende Særdeles godt Særdeles godt Pris (40 %) Laveste pris 17 % lavere end højeste pris Højeste pris 3 % højere end laveste pris 3 % højere end laveste pris

8 Udfordringer og erfaringer med SKI (1/2) SKI er overskuelig at anvende Vores udfordringer lå ikke i forbindelse med gennemførelse af udbuddet, men i vores generelle forhold til ændringer Nationalbanken: Forventer en høj grad af formalisme Anvender Prince2 som projektmodel Vi kræver høj grad af styring igennem foruddefinerede produkter, hvorfor vi bad leverandørerne om deres beskrivelse af, hvordan den agile metode og Prince2 kunne sameksistere i projektet Internt brugte vi desuden en betragtelig indsats på selv at diskutere sameksistensen af de to modeller, og hvorledes vi så projektet organiseret Derudover var det en udfordring, at leverandøren ikke forpligter sig til at levere en specifik leverance, men blot til at levere en given ydelse (timer). (Leverandøren hjælper med at fastlægge opgavens nærmere omfang efter kontraktindgåelse)

9 Udfordringer og erfaringer med SKI (2/2) Derudover fandt vi ud af, at: vi skal anmode potentielle tilbudsgivere om kvittering på, at de havde modtaget udbudsmaterialet der skal bruges mere end en uge på evaluering og udarbejdelse af accept/afslag det er nødvendigt at forhånds allokere teknikere og andre relevante resurser til evalueringen af de indkomne tilbud

10 Husk jeres jurister SKI har udarbejdet en række skabeloner og indgået rammeaftalerne, men: Det er os der gennemfører udbuddene, der skal sikre, at de gennemføres korrekt Der skal foreligge saglige og objektive begrundelser for valg af leverandør