ANBEFALINGER TIL RAMMEAFTALER FOR RÅDGIVERYDELSER

Transkript

1 ANBEFALINGER TIL RAMMEAFTALER FOR RÅDGIVERYDELSER

2 Denne pjece er målrettet offentlige myndigheder, der overvejer at udbyde en rammeaftale for rådgiverydelser 1. > Er der behov for at udbyde en rammeaftale for rådgiverydelser? Rådgiverydelser er komplekse ydelser, der dækker alt fra rådgivning ifm. byggeprojekter til analyser, som afdækker mulige effektiviseringsgevinster, evalueringer af indsatser, bistand til organisationsændringer, kommunikationsplaner mm. Det er derfor ikke en helt enkel opgave at udbyde rammeaftaler for rådgiverydelser. Der kan være mange grunde til, at en offentlig ordregiver vælger at udbyde en rammeaftale for rådgiverydelser, eksempelvis for at afløfte udbudspligten. Der findes desværre eksempler på rammeaftaler, der ikke benyttes, eller hvor aftalerne ikke giver det rette match mellem rådgivere og kunder. Der er derfor god grund til at vurdere, om der er behov for en rammeaftale. 1 Rådgiverbranchen forholder sig her til rammeaftaler generelt, og ikke til SKI s rammeaftaler. 2

3 I hvilke tilfælde er en rammeaftale en mulig løsning? Kendskab til eget behov på udbudstidspunktet Hvor mange opgaver bliver der behov for i perioden? En dårlig løsning Kender præcist behov. Der vil være god tid til at for berede et almindeligt udbud, hvis behovet er kendt på forhånd. Få opgaver. En mulig løsning Kender ikke præcist behov. Mange opgaver. Dermed undgår ordre giver besværet med løbende udbud. Kvantitativ spidsbelastning Kendt jævn belastning. Forudser peaks men ikke hvornår. På den måde er ordre giver garanteret leveringssikkerhed. Et alternativ til en rammeaftale er eksempelvis at benytte de nye muligheder i udbudsloven. Opgaver under tærskelværdierne skal ikke længere annonceres, og kan ressourceeffektivt købes ved at indhente et par tilbud, med mindre der er tale om opgaver med klar grænseoverskridende interesse. Hvis ordregiver beslutter sig for at udbyde en rammeaftale, er det samtidig vigtigt at være bevidst om omfanget af rammeaftalen, og hvad den betyder for konkurrencen på markedet. Rammeaftaler af en vis volumen, hvor leverandørens omsætningsvolumen er et krav til prækvalifikationen, gør det vanskeligere for mindre leverandører at byde på opgaven. På den måde kan de offentlige udbydere gå glip af bud fra ellers kompetente aktører, og der kan opstå en risiko for at lukke markedet. 3

4 > Hvordan skal man udbyde en rammeaftale for rådgiverydelser? Når man har valgt at udbyde en rammeaftale, bør ordregiver overveje, hvilken type rammeaftale der er mest hensigtsmæssig, hvordan rammeaftalen udarbejdes, og hvordan man bedst tildeler opgaverne. For alle typer rammeaftaler anbefales det, at: > > Der er proportionalitet mellem transaktionsomkostningerne og kontraktsummen. De samlede transaktionsomkostninger bør maksimalt udgøre f.eks. 10 pct. af kontraktsummen. > > Der skal være proportionalitet i kravene til referencer. Der er mange eksempler på krav om, at leverandørens referencer maksimalt må være tre år gamle. Typisk løber rammeaftalerne over fire år. Hvis man som leverandør ikke er kommet på en rammeaftale, kan det derfor være vanskeligt at tilvejebringe referencer, når man byder på en ny rammeaftale. Ved at stille denne type krav, risikerer ordregiver dermed at lukke konkurrencen. 4

5 > > Der er sammenhæng mellem omsætningen og antallet af leverandører på rammeaftalen. Max. tre til fem leverandører er en god leveregel. Hvis ordregiver på forhånd ved, at man kun vil benytte én leverandør, bør man ikke have flere på rammeaftalen. > > Der er klare overskrifter på delaftalerne. Det er vigtigt, at overskrifterne på de enkelte deltaftaler i en rammeaftale er præcise og ikke dækker over mange typer opgaver. Skarpe overskrifter, der tydeliggør, hvad man kan købe på den pågældende delaftale, er centralt. På den måde skabes gennem sigtighed både for indkøber og tilbudsgiver. > > Sikre sig at slutbrugerne af rammeaftalen har nogle forholdsvis ensartede behov mv. Rådgiverydelser skal altid tilpasses den enkelte kundes konkrete behov. 5

6 > Hvornår fungerer en rammeaftale godt? Baseret på erfaringer fra DI Rådgivernes medlemmer har DI Rådgiverne følgende konkrete anbefalinger til, hvordan en rammeaftale kan fungere godt i praksis: 1 Invitér til indledende præsentation Når udbudsprocessen går i gang, anbefales dialog, og når rammeaftalen er indgået, anbefales det, at ordregiver faciliterer, at leverandørerne og mulige kunder kan præsenteres og mødes. 2 Markedsfør rammeaftalen internt Rådgiverindkøb foretages ofte forskellige steder i de offentlige forvaltninger. Derfor er det vigtigt, at den ansvarlige for rammeaftalen markedsfører aftalen internt og skaber bredt kendskab til den. 3 Benyt rammeaftalen Der er megen usikkerhed om, hvad virksomhederne reelt kan omsætte på en rammeaftale. Under tiden bliver virksomhederne stillet beløb i udsigt, som ikke viser sig at have hold i virkeligheden 2. Leverandørerne skal geare deres 2 Jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens analyse Offentlige indkøb vioa centrale rammeaftaler, april 2015 svarer 54 pct. af de adspurgte virksomheder, at de oplever, at omsætningen ikke lever op til forventningerne. 6

7 forretninger til at kunne levere ift. den ramme, der er blevet udstukket, og det kan ende som ren spildtid, hvis ordregiverne kun i begrænset omfang køber ind på aftalen. 4 Dialog og forventningsafstemning Ordregiver bør klart beskrive, hvad man ønsker. Ordregiver bør f.eks. løbende give feedback til leverandørerne på aftalen, så der opbygges større viden hos leverandørerne, end der gør ved løbende enkeltvise udbud. Det giver mulighed for bedre kvalitet. 5 Indfør en løbende proces for anvendelse af rammeaftale samt feedback til hver enkelt leverandør, hvis aftalen ikke benyttes Det kan være problematisk, hvis en rammeaftale ikke benyttes. Der er tale om et alvorligt ressourcespild især for leverandørerne, men også for ordregiver. Derfor bør det følges nøje, om aftalen benyttes, og hvis ikke kan der f.eks. med passende intervaller følges op med udgangspunkt i følgende spørgsmål: > > Er det en tilfredsstillende aftale for ordregiver? > > Evaluering og tilbagemelding til leverandøren om, hvorfor aftalen ikke benyttes? 7

8 > Best practice Vi præsenterer her en række eksempler på meget velfungerende rammeaftaler, som er godt forberedt og designet, så både ordre- og tilbudsgiver undgår unødvendige transaktionsomkostninger.

9 SKAT s rammeaftale for kommunikationsydelser på 50 mio. kr. > > Der er fuld transparens om, hvad der ligger af opgaver > > SKAT har investeret i at skabe gode relationer til leverandørerne, hvilket gør leverandøren i stand til at yde mere målrettet rådgivning Socialministeriets rammeaftale for konsulentydelser fra 2014 > > Kommunikation til leverandørerne om kommende opgaver, hvilket giver mulighed for planlægning > > Feedback til leverandørerne > > Aftalen er ikke CV-fokuseret, men virksomhedsfokuseret, det vil sige de medarbejdere, der er ansat i virksomheden, kan arbejde på rammeaftalen, og leverandørerne behøver ikke få nyansatte godkendt til rammeaftalen Ceicad-programmet, Region Hovedstadens rammeaftale om energirenovering > > Begrænsede tildelingskriterier: Leverandørerne skal levere en liste over nøglemedarbejdere, som godkendes i forbindelse med tildeling af rammeaftalen. Tilbudskriterierne i forbindelse med de efterfølgende miniudbud er begrænset til, at leverandørerne skal levere en angivelse af de nøglemedarbejdere, de ville stille med til at løse opgaverne, og et estimeret timetal > > Dialog og information om de opgaver, der ligger i pipeline 9

10 > Leverandørernes ansvar En god indkøbskultur er et fælles ansvar. DI Rådgiverne anbefaler, at virksomhederne skal: > > opfylde de krav, der er beskrevet i udbudsmaterialet. > > ikke påtage sig opgaver, som de ikke kan løfte. Eksempelvis hvis opgaven er for stor. > > undlade at klage eller søge aktindsigt, med mindre dialogen med ordregiver ikke fører til en løsning. > > byde på opgaverne efter rammeaftalens regler. Fra DI Rådgivernes side bliver der gjort en stor indsats for at styrke og vejlede leverandørsiden med det formål at sænke transaktionsomkostningerne både for leverandørerne men også for ordregiverne. Læs mere om vores anbefalinger og best practice eksempler på IKA har tilsvarende interesser, når det gælder om at sænke transaktionsomkostningerne for begge parter. 10

11

12 DI Rådgiverne repræsenterer 700 virksomheder inden for rådgivningssegmentet. Vores medlemmer har lang erfaring med salg til det offentlige marked, herunder på rammeaftaler. Vi ligger derfor inde med viden om området, som vi meget gerne deler. Det kunne eksempelvis være i form af sparring i forbindelse med udvikling af en ny rammeaftale. IKA er en forening af offentlige indkøbere og har eksisteret i 30 år. IKA har medlemmer repræsenteret af alle kommuner i Danmark, alle Regioner, Selvejende institutioner, ministerielle institutioner, forsyningsselskaber, boligselskaber, statslige instanser. Alle der er udbudspligtige kan blive medlem af IKA. IKA ønsker at være knudepunktet for offentligt indkøb samt det foretrukne sted for kompetenceudvikling DI Rådgiverne DIRaadgiverne@di.dk raadgiverne.di.dk Tlf IKA foreningen af offentlige indkøbere charlotte@ika.dk Tlf