SOLRØD KOMMUNE. Digitaliseringsstrategi

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE Digitaliseringsstrategi September 2012

2 1. Frmålet med digitaliseringsstrategien Digitalisering er nået til et mdenhedspunkt, hvr digitalisering rækker udver anvendelse i de bagvedliggende administrative prcesser, til nu gså at favne selve mødet mellem brgeren g kmmunen. F.eks. i sklernes undervisning g sm teknlgi på ældre- g sundhedsmrådet men gså i frm af at brgerne i højere grad betjener sig selv digitalt. Digitalisering mlægger g redefinerer den kmmunale service g pgaveløsning markant i de kmmende år. På mange måder står vi verfr en revlutin, sm vil frandre vres rganisatin, faglighed, kmmunestyre g den ffentlige sektr. Digitaliseringen udfrdrer vres hidtidige rganisatriske tænkning, styring g kultur, ligesm det stiller krav til kmpetencer g øknmi. Fr at kunne navigere i dette, har Slrød Kmmune brug fr en samlet, krdineret g ambitiøst digitaliseringsstrategi. Dels fr at sikre at det er kmmunens kernepgave, sm er mdrejningspunktet g sm udvikles g ikke teknlgien i sig selv. Dels fr at bevare verblikket ver de mange muligheder g gøre s i stand til at priritere vres øknmiske g menneskelige ressurcer til den digitalisering, sm giver kmmunen størst nytte. Frmålet med digitaliseringsstrategien er derudver: At udgøre det fælles fundamentet fr hele den digitale udvikling i Slrød Kmmune. Digitaliseringsstrategien skal frankres g realiseres, g løbende tilpasses så den mdsvarer fælleskmmunal g egen udvikling. At samle de verrdnede strategiske mål g beslutninger, sm skal bringe Slrød Kmmune videre sm digital kmmune, g sm skal bidrage til at visinerne fr Slrød Kmmune sm lkalsamfund g sm rganisatin nås. 2. Det digitale landkrt i sin helhed Strategien mfatter hele Slrød Kmmune, sm den verliggende strategi fr digitaliseringen på de enkelte mråder. I/A erne på de enkelte mråder skal således krdinere g sikre, at den sektrspecifikke digitalisering er i verensstemmelse med den verrdnede strategi. Digitalisering bruges sm fællesbegreb fr al teknlgiudnyttelse. Frståelsen af digitalisering er derudver ikke blt den tekniske installatin, men gså rganisatinens g den enkelte udnyttelse g integratinen af it i effektivisering g kvalitetsudvikling af pgaveløsningen, arbejdsprcesser g rganiseringen. Det digitale landkrt kan i hvedtræk illustreres på følgende måde: 1

3 Fundamentet fr al digitalisering er it-infrastrukturen (blå) i frm af netværk internt i kmmunen g eksternt til internettet, servere til afvikling af systemer g prgrammer, den enkelte pc er mv. Dertil kmmer sikkerheds-infrastruktur. Den administrative digitalisering (rød) er digitalisering, sm traditinelt sker bagved g efter mødet med brgerne/den enkelte bruger, g mfatter: Tværgående løsninger i frm af kntrpakken (wrd, excell, utlk mv.), ESDH (Acadre) g infrmatinsprtal (Slnettet). Sagsbehandlingsløsninger (fagsystemer) på hvert fagmråde. Tværgående løsninger g sagsbehandlingssystemer er så vidt muligt (teknlgisk g øknmisk) bundet sammen af integratiner, således at relevante systemer genbruger plysninger g dkumenter g derved effektiviserer pgaveløsningen. Digitalisering på velfærdsmråderne (lilla) er digitalisering, sm benyttes i det direkte møde mellem brgeren g institutinen fx i lån af bibliteksmaterialer, undervisningen g sm teknlgi i ældreplejen. Selvbetjening g infrmatin på hjemmesiden (grøn) er den digitalisering, sm brgeren bruger direkte i sit møde med kmmunen uden at kmmunen er med i selve mødet. 3. Afsæt fr de strategiske mål g beslutninger fr digitaliseringen De strategiske mål g beslutninger fr digitaliseringen tager sit afsæt i: Visinerne fr Slrød Kmmune sm lkalsamfund g sm rganisatin. Hidtidig digitalisering. Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi samt Sundhedsaftalens fælles ITindsatser på tværs af Regin Sjælland g kmmunerne i reginen. 2

4 3. 1 Afsæt i visinerne Slrød Kmmunens strategiske mål g beslutninger m digitaliseringen tager sit første afsæt i kmmunens visin fr lkalsamfundet g fr rganisatinen, herunder ledelsens fælles fremtidsbillede. I byrådets visin fr Slrød Kmmune sm lkalsamfund vil digitalisering kunne bidrage til at indfri visinen m: en dynamisk kmmune det bedste sted at leve g b i hvedstadsmrådet. En velfungerende b-kmmune med rden i øknmien g med gde rammer fr vres brgere... Digitaliseringen har derudver en aktie i at bidrage til at indfri følgende elementer i visinen fr Slrød Kmmune sm rganisatin:..understøtte et mderne g demkratisk samfund ved at være åben, enkel g kmmunikerende. skaber effektivitet, helhed g kvalitet til gavn fr brgerne. Vi løser pgaver tæt på g i dialg med brgerne baseret på brgernes medansvar. være i udvikling, så kmmunen kan leve p til g præge mverdenens krav g frventninger. fasthlde g tiltrække kmpetente ledere g medarbejdere i en decentral rganisatinsstruktur. Digitalisering er yderligere adresseret i Ledelsens fælles fremtidsbillede:..skabe rammer fr nytænkning g at udvikle en innvativ rganisatin, herunder gennem digitalisering at mlægge den kmmunale service g pgaveløsning. Sm en gd g kmpetent arbejdsplads skal medarbejdere g ledere være fælles m, at udvikle s i takt med nye mål g pgaver bl.a. med digital kmpetenceudvikling. Vi vil være bedre til at udnytte den digitale udvikling meget mere. 3.2 Afsæt i hidtidige digitalisering Slrød Kmmune har gennem årene investeret løbende i digitalisering, g har ikke et efterslæb i sin digitale udvikling. It-budgetterne er relativt rbuste, med dg udfrdret af et stigende behv fr nye investeringer. En str del af disse er affødt af ny lvgivning, den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi g sundhedsaftalen. Ledere g medarbejdere har gde it-kmpetencer g en parathed til at frøge disse løbende sm en del af sin faglighed. Der er imidlertid et stigende behv fr flere ressurcer, der har en teknisk g rganisatrisk frståelse af pgaven med at implementere nye it-løsninger, hvis Slrød Kmmune skal få fuld effekt af investeringer i disse. It-rganisatinen er smal g velfungerende, med såvel en central sm decentral frankring. Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi aktualiserer imidlertid et behv fr øget tværgående krdinering, styring g gennemsigtighed på ITmrådet, så ressurcerne bruges på de mråder, hvr det giver størst værdi fr den samlede rganisatin. Samtidig med at der er brug fr en krdineret indsats, 3

5 sm dels løfter rganisatinens samlede niveau fr digitalisering, dels udjævner det nuværende uensartede niveau på tværs af rganisatinen. Endelig har Slrød Kmmune et digitalt interesseret Byråd, sm går fran, g ønsker at investere i digitaliseringen. Ligesm kmmunen er kendetegnet ved en veluddannet, digital beflkning, gså blandt de lidt ældre. 3.3 Afsæt i Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi Slrød Kmmunes tredje afsæt er en klar tilslutning til Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi g langt de fleste indsatsmråder i denne. Indsatsmråderne giver gd mening g muliggør både kvalitetsudvikling g stre effektiviseringer. Slrød Kmmune bekender sig gså til vigtigheden af, at kmmunerne skal rykke sm en samlet sektr fr derigennem at bevare et reelt kmmunestyre. Slrød Kmmune har gennem tilslutning til Den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi gså tilsluttet sig denne strategis hvedfrmål: Skabe øknmisk råderum fr kmmunerne gennem effektivisering. Knkret er målet, at strategiens initiativer bidrager til råderummet med 2 mia. kr. m året i 2015 g fremefter Udvikle den kmmunale service, så det frtsat er kmmunerne, der sætter dagsrdenen fr en mere attraktiv kmmunal sektr - attraktiv fr brgere, virksmheder g medarbejdere. Dertil kmmer enighed i principperne fr Digital Ledelse, sm mhandler: En stærk fælleskmmunal frpligtelse til fælles beslutninger, investeringer g løsninger sektren skal rykke samtidig! Standardiserede løsninger g arbejdsprcesser Parathed til at investere i it Parathed til at høste gevinsterne både ift. brgerbetjeningen g internt i rganisatinen. Dertil kmmer, at Slrød Kmmune gennem indgåelse af Sundhedsaftalen mellem Regin Sjælland g kmmunerne i reginen har frpligtiget sig til at udmønte en række knkrete indsatser med henblik på at styrke den digitale kmmunikatin mellem sygehusvæsenet, praksislægerne samt kmmunerne. 4. De verrdnede strategiske mål g beslutninger De helt verrdnede strategiske mål g beslutninger fr Slrød Kmmunes digitale udvikling er: Slrød Kmmune skal klart ligge i den gde ende af digitale kmmuner, men ikke sm en frntløberkmmune med (dyr) egenudvikling. 4

6 Slrød Kmmune baserer sig på fælles udviklede løsninger under hensyntagen til at de er funktinelt bedst g et øknmisk frsvarligt valgt. Alle digitale investeringer har en Business Case, sm pstiller investeringsmål, g sm beskriver frventede gevinster g mkstninger. Alle parametre er værdifulde g har betydning fr beslutning m en digital investering. Business casen skal sikre, at der frmuleres g realiseres såvel kvantitative mål (fte i krner g øre) sm mere kvalitative mål fr kvalitet, service g arbejdsfrhld. Det er ikke et krav, at alle digitale investeringer fuldt ud skal kunne hentes hjem sm effektiviseringer i krner/øre, men den realistiske gevinst pnås. Effektiviseringsgevinster kan tilfalde både I/A erne g fællesskabet fr at kunne finansiere de digitale investeringer eller kmmunekassen. En business case er således en gensidig aftale mellem ansvarlige I/A er g Sekretariat / it g direktinen m hvilke kvalitative g kvantitative gevinster, sm den digitale investering skal indfri. En business cases mål fr gevinster kan naturligvis ændres, hvis frudsætningerne viser sig anderledes. I frlængelse af business case indgåes aftaler mellem I/A eren g Team it m samarbejdsfrløbet, herunder afklaringen af rller, ansvar g pgaver. Beslutning m digitale investeringer skal ske sm tværgående pririteringer, således ressurcerne bruges til de behv, sm giver størst nytteværdi fr Slrød Kmmune. Behv/investeringer, sm er mfattet af den fælleskmmunale digitaliseringsstrategi pririteres sm udgangspunkt før anden digitalisering. Dg skal de fælles indsatsmråder have en tilstrækkelig vlumen g derved nytteværdi ift. Slrød Kmmune. Ledere på alle niveauer skal have g løbende udvikle digitale ledelseskmpetencer. Det betyder bl.a. at lederne skal: Kunne se g igangsætte frandringer, hvr digitaliseringens muligheder udnyttes på nye måder både ift. kvaliteten verfr brgeren, pgavernes indhld g udførelse g derved gså krdinatin g samspil. Udvise vilje g parathed til at afvikle eksisterende arbejdsgange g måder at udføre pgaver på, så effektiviseringer pnås gså når man sm leder selv af en del af prcessen. Kunne håndtere effektiviseringskravet knstruktivt g åbent. Alle medarbejdere skal sm en del af deres faglighed løbende udvikle digitale kmpetencer, sm gør dem i stand til øge deres faglighed samt effektivisere egen g kllegaers pgaveløsning. Medarbejderne skal verfr brgere g kllegaer kunne være digitale ambassadører fr mrådets digitalisering. 5

7 Organisatinen mkring digitalisering skal være udfrmet, så den understøtter Slrød Kmmunes digitale udvikling bedst muligt. Organiseringen skal være krdineret fr hele kmmunen, frankret i den eksisterende ledelsesstruktur, medarbejderbåret i relevante grupper samt have en central tværgående ledelses- g udviklingskraft tæt på direktinen. Samspillet mellem institutiner/afdelinger g Team it skal være præget af et partnerskab, hvr institutinen/afdelingen er tvhlder fr implementering af ny digitalisering, men på frhånd aftaler g får den tekniske bistand fra Team it. 5. Knkrete mål g pgaver Knkrete mål g pgaver knyttet til udmøntningen af digitaliseringsstrategien fremgår af versigtsarket Digitaliseringsstrategiens knkrete mål g pgaver. Hvr digitaliseringsstrategien er en verrdnet ramme fr Slrød Kmmunes digitale udvikling beskriver versigtsarket mere detaljeret, hvrdan rammen udfyldes g målene udmøntes i praksis. Oversigtsarket er et dynamisk dkument, der løbende pdateres g udbygges i takt med at nye mål g initiativer sættes i værk. 6