Programplan - Vejledning

Transkript

1 Prgramplan - Vejledning Januar 2014

2 Indhld 1. HVAD ER PROGRAMPLAN FORMÅL MED PROGRAMPLAN HVEM MODTAGER PROGRAMPLAN UDARBEJDELSE AF PROGRAMPLAN SKABELON... 3

3 1. Hvad er prgramplan Prgramplanen viser et verblik ver prgrammets samlede leverancer frdelt på de enkelte prgrambølger samt sammenhængen (afhængigheder) mellem prjektleverancer g den kritiske vej fr hvrnår hvilke leverancer, resultater g gevinster skal være leveret/pnået fr at der ikke pstår kritiske frsinkelser. Prgramplanen samler alle væsentlig plysninger m prgrammets samlede plangrundlag. Det gælder prjektplaner fr prgrammets prjekter, prgrammets kvalitetsplan, risikplan, kmmunikatinsplan, mbiliseringsplan g implementeringsplan. Prgramplanen er samtidig udgangspunktet fr en detaljeret planlægning af prjektleverancer, resultater g gevinster samt styring af afhængigheder fr hver enkelt prgrambølge. Planen fr den enkelte bølge udarbejdes frud fr hver prgrambølge g dkumenteres i den detaljerede bølgeplan. 2. Frmål med prgramplan Frmålet med prgramplanen er (ligesm med prjektplanen i et prjekt) at skabe en sammenhængende plan, der kan anvendes til at skabe verblik ver, hvrnår hvilke aktiviteter skal igangsættes g dermed afhængigheder på tværs af g ressurcetrækket i prgrammet/prjekterne. Prgramplanen er det styringsmæssige grundlag fr, at prgrammet løbende kan styre g følge p på prgrammets fremdrift i frhld til de planlagte prgram- g prjektleverancer. Samtidig skal prgramplanen sikre, at prgrammet kan følge p på risici, hændelser g kvalitet samt interne prjektafhængigheder i prgrammet. 3. Hvem mdtager prgramplan Prgramplanen skal primært anvendes af prgramlederen (assisteret af prgramsekretariatet) sm værktøj til styring g ledelse af prgrammet. Prgramplanen skal kmmunikeres til det samlede prgram fr at sikre et fælles billede af afhængigheder i prgrammet g det samlede prgramfrløb. 4. Udarbejdelse af prgramplan Prgramplanen skal primært udarbejdes af prgramlederen. Dkumentet påbegyndes i starten af fasen præcisering af prgram umiddelbart efter udarbejdelsen af fremtidsmdellen. Prgramplanen færdiggøres ved afslutning af samme fase med et resumé af de enkelte detailplaner i prgrammet. 5. Skabeln Afsnit 2 - Milepælsplan fr prgram- g prjektleverancer Dette afsnit skal vise et verrdnet verblik ver de centrale milepæle fr leverancer på både prgram- g prjektniveau frdelt på prgrammets bølger. Overblikket bruges til prgramledelsens leveranceplanlægning g -styring g løbende pfølgning på prjekt- g prgramleverancer. Samtidig angives hvedaktiviteter på prgrammets frskellige styringsmråder der gennemføres, så mrådet kan styres iht. prgramstrategierne. Ved detailplanlægningen af hver prgrambølge skal den detaljerede bølgeplan indehlde en tidsplan fr hver prgrambølge. Prgrambølgens tidsplan specificeres i en MS Prject tidsplan sm bilag til den detaljerede bølgeplan. Den fællesstatslige prgrammdel 3 Vejledning til prgramplan

4 1) I skabelnen indsættes diagrammer fr hver prgrambølge, der viser den tidsmæssige sammenhæng mellem prgramleverancer g prjekter. Diagrammet kan fx udarbejdes i Pwerpint eller lign., der fr hver prgrambølge viser den tidsmæssige sammenhæng mellem prgram- g prjektleverancer. Både prgram- g prjektleverancer skal angives. Ved prgramleverancer frstås fx leverancer der udspringer af prgramstrategierne dvs. fx leverancer ift. interessentstyring, ressurcestyring, styring af kvalitet eller hvrnår prgrammets gvernance er på plads, prgramdkumentatin er udarbejdet etc. Derudver kan prgramleverancer fte mfatte gennemførelse af udbud g tværgående implementeringsleverancer jf. prgrammets strategier fr udbud g implementering. Prjektleverancer er fx, hvrnår hvilke prdukter i et prjekt er klar til anvendelse. 2) Derefter udfyldes tabellen fr hver af prgrammets bølger med plysninger m milepæle fr prgramleverancer g prjekter. Der skal angives infrmatiner fr disse parametre: Leveranceniveau (prgram, gevinster, prjekter g transitin) Startdat hvrnår påbegyndes arbejdet med at udarbejde leverancen Slutdat hvrnår frventes den endelige leverance at være færdig Milepælsdat angiv milepælsdater fr relevante delleverancer Milepælsbeskrivelse beskriv hver milepæl, så det er klart, hvad den indebærer. 3) I skemaet til sidst i afsnittet angives de centrale aktiviteter fr hvert styringsmråde, sm prgrammet planlægger at gennemføre fr at kunne styre gevinstrealisering, interessenter, ressurcer, emner g risici, kvalitet, pfølgning g kntrl, afhængigheder g dkumentknfiguratin. Aktiviteter kan fx være møder, gdkendelser, test, kntrller, høringer m.v. Til sidst angives i samme skema i hvilken prgrambølge, aktiviteterne finder sted, g m aktiviteterne gentages på tværs af bølger. Afsnit 3 - Opdeling af prgrammet i bølger I dette afsnit redegør prgrammet på et verrdnet niveau fr pdelingen af prgrammet i de valgte bølger g fr den knkrete placering af alle centrale prjekt- g prgramleverancer i g på tværs af prgrammets bølger. Angiv de verrdnede bevæggrunde g ratinaler fr at gennemføre prgrammets frandringer i de valgte bølger. Fx hvrfr udbud g anskaffelser ligger i bølge 1, teknisk implementering i bølge 2 g rganisatrisk implementering i bølge 3. Hvis en alternativ gennemførelsestakt har været vervejet kan det gså angives, hvrfr denne ikke blev valgt. Beskriv derefter i skemaet a) navn g prjektreference fr hver enkelt leverance g b) beskriv fr hver leverance ratinalet fr den knkrete leverances levering i den valgte bølge, herunder evt. sammenhæng til øvrige leverancer. Afsnit 4 - Styring af afhængigheder I dette afsnit angives en: Oversigt ver indbyrdes afhængigheder Beskrivelse af den verrdnede plan fr styring af afhængigheder Oversigt ver 1-5 mest centrale afhængigheder Oversigten ver afhængigheder skal give et verblik ver hvilke leverancer, der verlapper eller er tidsmæssigt afhængige af hinanden. Oversigten skal anvendes til at planlægge, hvrdan fr- Den fællesstatslige prgrammdel 4 Vejledning til prgramplan

5 sinkelser frebygges, g hvrdan ressurcer kan allkeres til særligt vigtige leverancer, sm er nødvendige fr at andre leverancer kan igangsættes, ibrugtages m.v. Det handler både m at kunne styre tidsmæssige afhængigheder mellem leverancer g indhldsmæssige afhængigheder; dvs. sikre at alle brikkerne i sidste ende passer sammen. Beskrivelsen af den verrdnede plan fr styring af afhængigheder kan fx beskrive, hvilke aktiviteter prgrammet planlægger fr at sikre, at afhængigheder håndteres bedst muligt, evt. gennemførelse af krdinatinsmøder, fall back plan fr allkering af ekstra ressurcer til nødlidende prjekter, sm er vigtige fr, at andre aktiviteter/prjekter kan igangsættes, resultater kan pnås når systemer/løsninger eller nye rganisatiner er implementeret m.v., gevinster kan høstes eller m prjekter evt. sættes i ber i tilfælde af frsinkelser. Planen tager afsæt i afhængighedsstrategien i ledelsesprduktet prgramstrategier. Oversigten ver de væsentligste afhængigheder navngiver den enkelte afhængighed g angiver håndtering, tidsplan g ansvarlig. Væsentlige afhængigheder kan fx være afhængigheder, hvr prgrammet har mest på spil, hvis leverancer, frandringer, resultater g gevinster ikke kan leveres til aftalt tid, pris, mfang g kvalitet. Håndtering angiver, hvilke aktiviteter, der gennemføres fr at frhindre uønskede frsinkelser, øgede mkstninger, lavere eller udeblivende gevinster etc. Oversigten er retningsgivende fr, hvr ledelsen særligt skal dedikere tid, ressurcer, kmmunikatin m.v., så prgrammets verrdnede fremdrift kan frløbe planmæssigt. Afsnit 5 risici g emner Afsnittet skal give prgramledelsen et verblik ver de centrale elementer i planen fr at håndtere prgrammets risici g emner i frhld til leverancer, aktiviteter, tilhørende milepæle g ansvarsfrdeling på tværs af prgrammets bølger. Risici, emneplaner g aktiviteter skal hldes inden fr de beskrevne rammer i prgrammets strategi fr risici g emner, hvr fx risikkategrier, frm g mfang af dkumentatin g håndtering på prgram- eller prjektniveau kan være angivet. Risici I skemaet m risici angives følgende plysninger: Navnet på risiken Den eller de mulige knsekvenser fr prgramplanen (fx frsinkelse, dårlig kvalitet, ledelse, styring m.v.) Den eller de mitigerende aktiviteter, der gennemføres fr at håndtere risiken Daten fr hvrnår de mitigerende aktiviteter udføres Den ansvarlige fr at udføre aktiviteten Overblikket ver de væsentligste risici er et udpluk af de mest centrale risici, sm er angivet i prgrammets risikregister. Relevante aktiviteter fr at håndtere risici kan fx være afhldelse af en wrkshp mellem prgramleder g den ansvarlige fr styring af risici fr at knkretisere, hvad der skal til fr at indfri strategiske mål, principper g styring af prgrammets arbejde med risici. En aktivitet kan gså være et møde mellem alle, der har ansvaret fr at håndtere knkrete risici, fr at vurdere m mitigeringsplanerne er gde nk. En aktivitet kan gså være sikring af prcedurer fr identificering, vurdering, planlægning g implementering af risici. Emner I skemaet m emner angives følgende plysninger: Den fællesstatslige prgrammdel 5 Vejledning til prgramplan

6 Navnet på emnet Den eller de mulige knsekvenser fr prgramplanen (fx frsinkelse, dårlig kvalitet, ledelse, styring m.v.) Den eller de mitigerende aktiviteter, der gennemføres fr at håndtere emnet Daten fr hvrnår de mitigerende aktiviteter udføres Den ansvarlige fr at udføre aktiviteten Indsæt prgrammets mest vigtige emner, sm allerede er frekmmet. Inputtet til skemaet kmmer fra prgrammets emnelg. Herefter angives, hvrdan de indtrufne emner påtænkes at blive håndteret, så negative knsekvenser fr prgrammets gennemførelse minimeres bedst. Beskriv fx hvem, der inddrages på hvilket niveau g på hvilken måde. Der kan være frskel på niveau g måde, alt efter hvr alvrlig emnet er fr prgrammet. Afsnit 6 - Kntrl g pfølgning På baggrund af prgramstrategierne angives milepæle fr gennemførelse af kntrl- g pfølgningsaktiviteter undervejs i prgrammets faser. Milepæle skal særligt mfatte kntrller g pfølgning ift. gevinster, interessenter g kvalitet samt kntrl- g pfølgning på henhldsvis prgrammets tidsplaner g prgrammets øknmi. Beskriv følgende: Milepæle - fr kntrller g pfølgning hvilke kntrl- g pfølgningsaktivitet udføres Dat - hvrnår gennemføres aktiviteten (samt i hvilken prgrambølge) Ansvarlig - hvem er ansvarlig fr, at aktiviteten gennemføres sm planlagt Milepælsplanen fr kntrl g pfølgning bør suppleres af en detaljeret kntrl- g pfølgningsplan med evt. tilhørende Micrsft Prject-plan, hvr det fremgår, hvem der udfører hvilken kntrl- g pfølgningsaktivitet g hvrnår. Afsnit 7 - Reviews ved afslutning af prgrambølger Sm angivet i ledelsesprduktets skabeln angives eventuelle interne g/eller eksterne reviews, sm gennemføres fr at undersøge, m prgrammet følger de retningslinjer g de planer, sm er besluttet fr prgrammet. Review efter afsluttet prgrambølge er frivilligt men anbefalet i den fællesstatslige prgrammdel. Risikvurdering i Statens IT-prjektråd ved vergangen til fasen ledelse af prgrambølger kan give anledning til review i frbindelse med gennemførelse af prgrammets bølger. I skemaet angives: Frmål hvrfr gennemføres reviewet hvem ønsker reviewet gennemført, hvad er årsagen, hvad skal det bidrage til m.v.? Omfang hvad er kmmissriet fr reviewet, hvr mange mråder, rller m.v. skal undersøges, fx m prcedurer g kvalitetsplitikker følges, m transitin g implementering frløber sm planlagt, m gevinstrealiseringen følger planen, eller m prgramrganisatinen stadig er frmålstjenstlig fr at pnå de ønskede frandringer. Tidspunkt hvrnår gennemføres reviewet, evt. frdelt på frskellige delmråder af prgrammet? Den fællesstatslige prgrammdel 6 Vejledning til prgramplan

7 Deltagere - hvem deltager i reviewet g hvilke rller g pgaver har de? Afsnit 8 - Ressurcebehv Dette afsnit indehlder et estimat fr hele prgrammets ressurcebehv frdelt på hver planlagt prgrambølge. Estimatet skal både dække ressurcebehvet fr prjekter g fr prgramledelse, prgramsekretariat, løsningsfrum, styregruppe etc. Strategien fr anvendelse af prgrammets ressurcer er beskrevet i ledelsesprduktet prgramstrategier. Den detaljerede planlægning g styring af prgrammets ressurcer, herunder i de enkelte prjekter i hver prgrambølge, bør beskrives i en særskilt bølgeplan på både prgram- g prjektniveau. Overblikket ver den samlede ressurceplan skal fremgå i denne samlede prgramplan. I skemaet estimeres ressurcebehvet fr hver bølge pdelt på følgende kategrier: Prjekt/prgramaktivitet angiv til hvilken prjekt- eller prgramaktivitet ressurcen skal anvendes. Hvedleverance angiv hvilken leverance, sm ressurcen skal arbejde på. Start g slutdat angiv start- g slutdat fr hvrnår ressurcen skal anvendes. Ressurcekategrier angiv hvilke af følgende kategrier, sm ressurcen hører under: Prgramledelse (antal årsværk) Prgramsekretariat (pdelt på prfiler g antal årsværk) Løsningsfrum (pdelt på prfiler gantal årsværk) Prjektledere (antal årsværk) Prjektdeltagere (antal årsværk) Frretningsspecialister (antal årsværk) It-arkitekter (antal årsværk) Øvrige specialister pdelt på typer (antal årsværk) Ressurcer i alt Den fællesstatslige prgrammdel 7 Vejledning til prgramplan