Vejledning til "Henstandsordning"

Transkript

1

2 1. AFGRÆNSNING AF HENSTANDSORDNINGENS VIRKEOMRÅDE SAMTYKKEERKLÆRING ANSØGNINGEN SAGSBEHANDLING SAGSBEHANDLINGSTIDER AFSLAG PÅ HENSTANDSORDNING KLAGER OVER AFSLAG BEVILLING AF HENSTANDSORDNING HÅNDTERING AF PERSONFØLSOMME OPLYSNINGER HÅNDTERING OPBEVARING DESTRUKTION/SLETNING VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER DEN REGISTREREDES RETTIGHEDER MISLIGHOLDELSE INFORMATION... 6 S / D / 3.0 Side 2 af 6

3 1. Afgrænsning af henstandsordningens virkeområde Byrådet i Haderslev Kommune har besluttet at Hadeslev Spildevand a/s skal tilbyde husejer henstand med tilslutningsbidrag, såfremt de opfylder bestemte kriterier. Tilslutningen skal være omfattet af spildevandsplanen, der træder i kraft 1. januar Grundejere hvor tilslutninger er foretaget tidligere, kan ikke opnå henstand efter denne ordning. Ejendommen skal være beliggende på landet og være omfattet af spildevandsplanens definition af kloakering i det åbne land. Tilslutningen må alene omfatte tilslutning af husholdningsspildevand. Det vil sige, der må ikke ledes tag-/overfladevand til kloakeringen. Grundejeren har hverken likvider, friværdi i egen bolig eller andet, og har dermed ikke mulighed for at stille sikkerhed for lån i boligen. Såfremt ejendommen ejes af flere (ægtepar, samlevende eller samboende) skal samtlige ejere opfylde kriterierne for at få henstand. I det følgende dækker ejeren over samtlige ejere af ejendommen. Når der nævnes ansøger i det efterfølgende omfatter dette også samtlige ejere. Henstand kan maksimalt løbe over 60 måneder (fem år) jævnfør byrådets beslutning. Der kan tidligst ansøges om henstand når, der er modtaget informationsbrev fra Provas, at der skal kloakeres på grunden. I Haderslev Kommunes Spildevandsplan kan man se information om, hvornår det er hensigten at kloakere de enkelte områder. Henstandsordningen omfatter kun spildevandstilslutning til offentligt kloak. Etablering på egen grund er ikke omfattet af ordningen. 2. Samtykkeerklæring Behandlingen af henstandsordningen medfører, at Provas får indblik i oplysninger, der er omfattet af reglerne om personfølsomme oplysninger. Provas skal have skriftligt samtykke fra ejeren af ejendommen, for at kunne behandle de indkomne oplysninger. Samtykket gives ved, at ejeren af ejendommen underskriver samtykkeerklæringen, og indsender den til Provas via henstand@provas.dk eller pr. post att.: Henstandsordning. Der kan læses mere i Oplysninger om hvordan Haderslev Spildevand behandler dine personoplysninger (kan hentes på 3. Ansøgningen For at kunne komme i betragtning til henstandsordningen, skal der afleveres et udfyldt ansøgningsskema (kan hentes på under Privat - Spildevand og Henstandsordning.) Ansøgningsskemaet skal være korrekt udfyldt og underskrevet. Det er vigtigt, at der vedlægges den beskrevne dokumentation helst i form af kopier. Alt modtaget dokumentation returneres til ansøgeren, når det er scannet og arkiveret hos Provas. Er der mangler i udfyldelsen i form af underskrifter eller dokumentation stoppes sagsbehandlingen, og ansøger kontaktes for at bringe materialet i orden. Oplysninger afgives på tro og love, hvilket betyder, at de informationer, der er afgivet, er korrekte og fuldstændige. S / D / 3.0 Side 3 af 6

4 4. Sagsbehandling Provas foretager en behandling af ansøgningen, når samtlige dokumenter er modtaget. De modtagne oplysninger kontrolleres mod offentlige registre i det omfang, det er muligt. Manglende oplysninger vil blive vurderet i forhold til tro og love erklæringen. Sagsbehandlingen følger en fastlagt procedure, og afsluttes med en afgørelse på baggrund af en konkret vurdering i forhold til de udstukne kriterier. 4.1 Sagsbehandlingstider Provas bestræber sig på nedenstående sagsbehandlingstider. Omkring sommerferieafholdelsen i juli og august vil der kunne forekomme længere sagsbehandlingstider, men i så fald vil der blive oplyst herom på Max. 5 arbejdsdage efter modtaget ansøgning m.v. fremsendes bekræftelse af modtagelse. o o Er der ikke modtaget samtykkeerklæring informeres ansøgeren om, at sagsbehandling ikke kan påbegyndes, og der fastsættes en frist på 14 dage til at fremsende denne. Er der umiddelbart mangler i dokumentationen indeholder bekræftelsen en liste over det manglende materiale, og der gives en frist på 14 dage for indsendelsen heraf. o Det modtagne materiale scannes og returneres til ansøgeren. Max. fire uger fra modtagelsen af ansøgningsmateriale vil Provas have truffet en afgørelse og meddelt denne til ansøgeren. 4.2 Afslag på henstandsordning Afslag på henstandsordningen gives såfremt, der ikke leves op til kriterierne udstukket af Haderslev Kommunes byråd. Alle tre kriterier, på ejendommen skal være opfyldt: Tilslutningen skal være omfattet af spildevandsplanen, der er trådt i kraft 1. januar Grundejere hvor tilslutninger er foretaget tidligere, kan ikke opnå henstand efter denne ordning. Ejendommen skal være beliggende på landet og være omfattet af spildevandsplanens definition af kloakering i det åbne land. Tilslutningen må alene omfatte tilslutning af husholdningsspildevand. Det vil sige, at der ikke må ledes tag-/overfladevand til kloakeringen. Det fjerde kriterie vedrørende ansøgerens økonomi kan være vanskeligere entydigt at afgøre. Vurderingen foretages ud fra følgende: Hvis der er friværdi i ejendommen, andre ejendomme, køretøjer eller andre værdier, der ikke er belånt, og det er mere end ubetydelige summer, vil det tale for et afslag. Der vil dog blive taget hensyn til, om værdier er mulige at realisere, eller om der blot er tale om værdier, der reelt ikke er muligt at veksle i penge. Ejerens indkomst skal være beskeden. Endvidere indgår, hvorfra indkomsten kommer; om det er en permanent overførselsindkomst, midlertidig overførselsindkomst eller lønindkomst. Mangler der informationer, der enkeltvis eller samlet vurderes væsentlige til afdækning af ansøgerens indkomst og formue, kontaktes ansøgeren for at få materialet fremskaffet. Ansøgeren skal gøres opmærksom på, at undlades det at fremskaffe S / D / 3.0 Side 4 af 6

5 materialet, så medfører det afslag på henstand. Undlader ansøgeren at efterkomme dette indenfor den givne frist, stoppes sagsbehandlingen, og der gives afslag med baggrund i manglende oplysninger. 4.3 Klager over afslag Provas afgørelse er endelig. Er ansøgeren ikke tilfreds med afgørelsen, kan den alene indbringes for det civilretslige system. 4.4 Bevilling af henstandsordning Såfremt Provas godkender ansøgningen om henstandsordning, modtager ansøgeren brev vedlagt: Gældsbrev i to eksemplarer Standardiserede europæiske forbrugerkreditoplysninger ÅOP (Årlige Omkostninger i Procent) med tilhørende amortiseringsplan. Ansøgeren skal returnere et eksemplar af gældsbrevet i underskrevet stand med vitterlighedsvidner. Det er en betingelse for etableringen af henstanden, at Provas modtager gældsbrevet retur i underskrevet stand. 5. Håndtering af personfølsomme oplysninger Formålet med behandling af grundejeres økonomiske oplysninger er at vurdere, om den enkelte grundejer opfylder betingelserne for at opnå aftale om henstand med betaling af tilslutningsbidrag til Provas. 5.1 Håndtering Adgangen til den enkelte grundejers økonomiske oplysninger afgrænses, uanset om der er tale om fysisk eller elektronisk lagrede dokumenter. Oplysninger vil alene være tilgængelige for den begrænsede personkreds i Provas, som behandler ansøgninger om henstand med betaling af tilslutningsbidrag, og som konkret har med behandlingen af den enkelte grundejers ansøgning at gøre. De personer, der behandler ansøgninger i Provas, er uddannet i at håndtere fortrolige oplysninger. 5.2 Opbevaring Dokumenter og oplysninger vedrørende ansøgninger om henstand scannes og arkiveres i sikkert arkiv i DocuNote Provas ESDH system. Dokumenter på papir opbevares udelukkende hos Provas, fra modtagelsen frem til scanningen, hvorefter de returneres til ansøgeren. I forbindelse med sagsbehandlingen vil der kunne være behov for, at have dokumenter på print. Når sagsbehandlingen er tilendebragt makuleres de printede dokumenter. Når modtagne dokumenter eller printede dokumenter ikke er i brug opbevares de i aflåst skab. S / D / 3.0 Side 5 af 6

6 5.3 Destruktion/sletning Oplysninger opbevares af Provas indtil det tidligste af følgende tidspunkter: i. I tilfælde af, at der gives afslag på anmodning om henstand, destrueres/slettes dokumenter m.v. senest fem år efter afslaget. Opbevaringen i fem år er begrundet i, at kunne dokumentere afgørelsen, såfremt der efterfølgende rejses civilretslig indsigelse. ii. Når eventuel aftale om henstand med betaling af tilslutningsbidrag er endelig afviklet, dvs. når gælden i henhold til henstandsaftalen er fuldt og endeligt indfriet. Herefter vil oplysningerne blive destrueret eller slettet. Såfremt den registrerede ejendomsejer tilbagekalder sit samtykke, og dette sker, inden der er givet afslag eller bevilget henstand, sletter eller destruerer Provas oplysninger om den registrerede ejendomsejer. 5.4 Videregivelse af oplysninger Provas videregiver alene personoplysninger, såfremt dette kan ske i henhold til gældende ret, herunder særligt persondataloven, og i så fald vil videregivelse ske i overensstemmelse med disse regler. Et eksempel på lovlig videregivelse er f.eks., at kommuner kan kræve oplysninger for at tjekke i forhold til socialt bedrageri. 5.5 Den registreredes rettigheder Den registrerede ejendomsejer har ret til indsigt i de oplysninger, der behandles om dem, ret til indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne, og ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, som viser sig, at være urigtige, misvisende eller som strider mod loven, jævnfør reglerne i persondatalovens 31, 35 og 37 Hvis en registreret ejendomsejer ønsker at gøre brug af disse rettigheder eller retten til at tilbagekalde et samtykke, kan den pågældende rette skriftlig henvendelse til Provas, Fjordagervej 32, 6100 Haderslev, eller ved til henstand@provas.dk. 6. Misligholdelse Såfremt en betaling udebliver ud over 10 dage, eller der sker ejerskifte af den ejendom, hvortil stikledningen er etableret, er hele gælden straks forfalden til betaling. Det samme gælder, hvis låntager dør eller erklæres konkurs. Hvis betaling ikke sker, sendes sagen til inkasso. 7. Information Hvis der er behov for yderligere information kontakt økonomimedarbejder Helle Boel Frederiksen eller koordinator Jannie B. Westergaard. S / D / 3.0 Side 6 af 6