Mødedato: Lørdag, den 5. marts 2005 kl

Transkript

1 1 Dansk Orienterings-Forbund Til Til orientering for Hovedbestyrelsen og stab Klubber og medlemmer Kredsbestyrelser og kredsudvalg DOFs udvalg DOFs revisorer Referat af Repræsentantskabsmødet 2005 Mødested: Slagelse Vandrerhjem Mødedato: Lørdag, den 5. marts 2005 kl Dirigent: HV Jensen, (HVJ) Referat: Preben Schmidt, Generalsekretær (PS) Dagordenen Optælling af repræsentanter 45 klubber var forhåndsanmeldt 2 klubber meldte afbud. 84 stemmer var repræsenteret. 78 personer med taleret deltog i repræsentantskabsmødet. Vi var 91 personer i alt. a) Valg af dirigent og sekretær HV Jensen og Preben Schmidt blev valgt. Dirigenten takkede for valget og konstaterede at repræsentantskabsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Derefter blev dagsordenen og stemmereglerne gennemgået. b) Foredrag eller teknisk indlæg. Hvilket DOF vil vi have? Kim Folmann Jørgensen og Preben Schmidt fulgte op på den nu opløste udviklingsgruppes ideer, tankegang og anbefalinger. c) Beretning om forbundets virksomhed ved formanden og de faste udvalgsformænd Ole Husen fremlagde årsberetningen Ole Husen henviste til den skriftlige beretning, og omtalte det meget uheldige forløb omkring testløbet i Sorø Sønderskov. Vigtigheden af klare skriftlige tilladelser blev understreget, og det blev indskærpet at kontrollanterne skal se de skriftlige aftaler med skovejerne. Ingen må vige udenom her, uanset hvor godt man kender hinanden. Formanden pegede herefter på Plan 2007, som forsat er grundlaget for vores elitesatsning frem imod WOC2006. Vi får megen ros for det elitearbejde, der udføres

2 2 og den eliteorganisation vi har opbygget. På langt sigt har elitearbejdet en stor uddannelsesmæssig betydning. Herefter fremhævede formanden arbejdet i Udviklingsgruppen. Et arbejde alle havde været med til at sætte i gang på sidste repræsentantskabsmøde. Der var gjort et stort arbejde, som løbende var lagt frem til åben debat. Alligevel synes kommunikation stadig at være et stort problem i forbundet, hvilket tydeligt var kommet frem på kredsrepræsentantskabsmøderne. Her blev der udtrykt stor frustration over, at det går for hurtigt i forbundet og der ikke gives tid til den nødvendige folkelige debat om større nye tiltag. Som eksempler blev nævnt budget 2005 og den større omrokering af og udvidelse af antal ansatte. Forløbet omkring budget 2005 og omstrukturering af de ansatte kunne være gjort anderledes. Der var truffet nogle valg omkring proceduren, som han som formand stod inde for, men efterfølgende erkendte ikke havde været heldige. Da stillingen som leder på Sekretariatet blev ledig, åbnede der sig nogle nye muligheder. Man ønskede ikke at lægge de enkelte ansattes forhold ud til en offentlig debat, og kom herved til at fremstå som lukkede. Utilfredsheden omkring budgetproceduren havde samme årsag. Det blev herefter dokumenteret, at selve lønudgifterne før og efter omlægningen ikke væsentligt har ændret sig. Vedtaget ny ansættelsesstruktur 2005 på HB-møde 11/12-04 Sammenligning Lønudgifter/opgaver Breddeandel før efter før efter - Generalsekretær ,0 0,5 - Breddekonsulent ,0 1,0 - Sportschef ,3 0,3 - Kortkonsulent ,5 0,25 - Landstræner ,0 0,0 - Redaktør ,0 0,0 - Bogholder ,0 0,0 Kr. / Årsværk ,8 2, ,25 Alle er afrundet og brutto uden DIF eller TD-tilskud. Det blev samtidig understreget, at en stor del af lønudgifterne enten helt eller delvist dækkes via vores aftaler med TD og DIF og at omrokeringen styrker breddearbejdet. OH sluttede af med at love en tættere kommunikation fra HB, men påpegede også klubbernes pligt til at følge med i bladet og på hjemmesiden. Det er således her i foråret 2005 at HB påbegynder den politiske proces omkring forbundets elitearbejde efter WOC 2006, med henblik på en fremlæggelse og vedtagelse på repræsentantskabsmødet i Michael Dickenson, kortudvalget, henviste til den skriftlige beretning og vedkendte sig sin rolle og sit medansvar for den reduktion i stillingen som kortkonsulent, der blev resultatet af omrokeringen. Efter den nye kortpolitik nu har fjernet kortene fra kontoret og decentraliseret selve kortproduktionen er der i fremtiden ikke opgaver til en fuldtidsansat. I fremtiden vil konsulentopgaverne fortrinsvis være koncentreret omkring grundmaterialer, uddannelse, kvalitetskontrol og koordinering. Der var følgende kommentarer til formandens beretning:

3 3 Ib Konradsen efterlyste som forhenværende medlem af økonomiudvalget den selvfølgelige information. Han bestred ikke HB/FU s ret til at overtage budgetproceduren, men savnede en information herom. Budskabet i hans kritik var, at et lavt informationsniveau kunne ses som et udslag af selvtilstrækkelighed og manglende respekt for klubber, kredse og frivillige. Samtidig så han klare tendenser til en centralisering og pegede på risikoen herved. Erik Øhlenschlæger, forhenværende formand for Østkredsen, efterlyste en åben debat om antallet af ansatte. Han spurgte samtidig om der ikke burde være en sammenhæng imellem nyt løbsreglement og lovændringerne vedrørende ny struktur. Formanden svarede hertil, at løbsreglement 2006 vil blive udarbejdet på sædvanlig vis og fremlagt til klubhøring i efteråret Reglementet er et HB-anliggende, mens lovene vedtages af repræsentantskabet. Han så ingen særlig grund til kæde de to ting sammen og udskyde lovændringerne af den grund. Ellis Sommer, OK Øst, støttede Ib Konradsens kritik og efterlyste tid til debat. Med hensyn til de ansatte påpegede hun, at organisationen ikke var stor nok til så mange ansatte og at det ikke var udgiftsneutralt som skemaet antydede, idet flere hoveder gav flere udgifter til kørsel, telefon etc. Lars Jeppesen, Odense OK, savnede oplysningerne om udvidet skovadgang i beretningen. Fyn har mange private skove, og derfor store problemer med adgang til skovene. De nye regler om administration af skovkontoen stillede han spørgsmål til. En bundgrænse på kr. og 50 kr. kunne ikke accepteres. Et løb i Langesø kostede normalt kr. Klaus Olsen, HB, svarede at de var pr. arrangement og loftet på kr. pr. arrangement og 50,- kr. pr. start var den grænse man havde sat for sager der kunne klares lokalt uden hans medvirken. Asger Kristensen, Herning OK, stillede spørgsmål ved det fornuftige i den solidariske skovkonto. Jørn Simonsen, Ballerup OK og ny formand for Østkredsen, understregede vigtigheden af dialog og tæt kommunikation imellem HB og klubberne. Dybest set var der opbakning til en enklere struktur og en omlægning til projekter, men det gik for hurtigt. Der var for stor risiko for, at regional ekspertise gik tabt og derfor behov for en overgangsordning. Antallet af ansatte vækker bekymring og de fremviste lønudgifter passede ikke med de for 2005 budgetterede tal. Formanden svarede hertil, at 2005 budgettet er højere fordi der sker en omstilling og tallene således først slår igennem i Oversigten viser to normale år. Det er korrekt, at omkostningsdækning til kørsel og rejser ikke er med i oversigten. Herefter blev mødet afbrudt - Hædersbevisninger og priser Ærestegn: Kai Ø. Laursen, Aalborg OK og Tom P. Neesgaard, KIFU Organisatoren: Dan Haagerup, EOC 2004 Silvablokken: Jan Hausner, OK. SG Årets løber: Mikkel Lund, Faaborg OK Årets træner: Mads Ingvardsen, Farum OK Årets kort: Haunstrup, Egon Mathiasen. Herning OK Godt Idrætsmiljø for børn: Horsens OK, OK Snab, Allerød OK, Skærmen OK, OK Pan og Aarhus 1900.

4 4 Efter frokost blev mødet genoptaget: Jørn Andreasen, OK 73 Gladsaxe, forespurgte om det er DOF s politik, når eliteløberne på en samling fejrer den borgerlige valgsejr og omtaler det på hjemmesiden. Helge Lang Pedersen, Eliteudvalget, svarede nej til spørgsmålet, men fandt at begivenheden og omtalen kunne rummes indenfor den margin, man må give de unge og i øvrigt målrettede mennesker, der bruger det meste af deres tid på sporten. Beretningen blev enstemmigt godkendt. d) Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab 2004 Helge Søgaard fremlagde regnskab 2004 Revisionspåtegning er blank. Regnskabspraksis følger regnskabsloven og regler opstillet af DIF og TD. Der blev fremhævet: Indtægterne i 2004 var særligt høje som følge af EOC2004 og Nordic Meeting. Overskridelserne på Ledelse og Sekretariat skyldes mange små enkeltposter. Ledelse: Væsentlige budgetoverskridelser (hele tkr.) Repræsentantskabsmøde (2 dage) + 12 HB og FU Møder + 24 Ordens- og Amatørudvalget + 5 IOF og NORD samarbejdet + 13 Udviklingsgruppen + 13 Sekretariat: Væsentlige budgetoverskridelser (hele tkr.) Kontorvikar +113 Fotokopiering - 38 IT omkostninger (nyindkøb) + 17 Småanskaffelser (inventar m.v.) + 64 Revision og regnskab + 16 Set over seneste 3 år Ledelse og Sekretariat: l (hele tkr.) Ledelse Sekretariat Det samlede resultat blev et overskud på kr imod et budgetteret underskud på kr Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Budget for 2005 Helge Søgaard, HB fremlagde budget for indeværende år. Budget udviser et underskud på kr under forudsætning af, at de forhøjede løbsafgifter, som HB har vedtaget, godkendes af repræsentantskabet. Herefter fremlagde Helge Søgaard, med dirigentens tilladelse på dette sted i dagsordenen: Budgetskitse 2006 Udgangspunkt

5 5 Særlige poster i 2006: - Løn bogholder - fuld effekt af deltidsansættelse Løn breddekonsulent - fuld effekt løn kortkonsulent 1/2-tid virkning hele året Forhøjet løbsafgift - virkning hele året Fremgang i medlemmer 500 stk. af kr Yderligere breddepulje i 2006 tkr. 300 p.a Reduktion af eliteudvalgets budget - WOC i DK Nettoeffekt af WOC (afgift - skovadgang) +100 Samlet regulering +592 Estimeret resultat Budget 2005 og budgetskitse 2006 blev taget til efterretning. Herefter fremlagde Helge Søgaard de af HB vedtagne løbsafgifter til godkendelse. Thomas Lindschouw, Faaborg OK fremlagde ændringsforslag 1 og Ellis Sommer, FIF Hillerød & OK Øst, Birkerød, ændringsforslag 2 og 3. Dirigenten besluttede, at forslagene skulle sættes under afstemning, således at der først skulle stemmes om det ændringsforslag, der provenumæssigt lå længst fra det oprindelige forslag fra HB. Ændringsforslag 2 fra FIF Hillerød og OK Øst, Birkerød blev således sat under afstemning først. 14 stemte for, 58 imod og 9 tilkendegav at de hverken stemte for eller imod. Forslaget afvist. Herefter blev ændringsforlag 1 fra Faaborg OK, svarende til de for 2004 gældende takster sat under afstemning. 53 stemte for, 21 imod og 8 tilkendegav at de hverken stemte for eller imod. Forslaget vedtaget. Herefter er nedenstående løbsafgifter gældende for år eller mere Løbsafgift Kr. 10,- pr. deltager Forhøjet Kr. 25,- løbsafgift pr. deltager 20 år eller mindre Kr. 10,- pr. deltager Kr. 18,- pr. deltager Øvrige forslag, herunder forslag stillet af OK HTF om ikrafttrædelsestidspunkt, bortfaldt. e) Fastsættelse af klubkontingent Helge Søgaard fremlagde forslag til uændret klubkontingent i 2005.

6 6 Grundbeløb Pr. klub 21 år eller mere og er aktiv A-klub Kr. 600,- Kr. 215,- pr. medlem B-klub Kr. 600,- Kr. 25,- C-klub Kr. 600,- Kr. 0, år og er aktiv Kr. 90,- Kr. 25,- Kr. 0,- 0-7 år eller er passiv Kr. 0,- pr. medlem Kr. 0,- Kr. 0,- Medlem Vedtaget enstemmigt. f) Behandling af indkomne forslag 1. Beslutningsforslag Stillet af FIF-Hillerød/ OK. Øst v/ Tage V. Andersen På dirigentens opfordring blev ordet vedtagelse udskiftet med godkendelse. Beslutningsforslaget:(citat) FIF Hillerød og OK Øst foreslår (.), at nye løbsafgifter til DOF fremover ikke får virkning før tidligst 4 måneder efter godkendelsen. De 4 måneder svarer til bestemmelserne i IOF s reglement pkt (og i DOF s) for hvor lang tid før stævnet indbydelsen skal sendes ud ved et WRE-arrangement. Ingen ønskede ordet. Forslaget blev sat under afstemning. 78 for, 1 imod og 3 tilkendegav at de hverken stemte for eller imod. Forslaget vedtaget 2. Lovændringer Stillet af HB. Dirigenten bestemte rækkefølgen. a) at 5.1.c om forbud imod deltagelse i offentlige orienteringsløb udenfor DOF/DIF udgår. Ingen ønskede ordet. Enstemmigt vedtaget b) at det juridiske system forenkles 6.1 og 12.6.a Lars Vedel Jørgensen gjorde indsigelse imod formuleringen af punkt idet han ønskede en afklaring i forhold til Samtidig ønskede han som en betingelse for at han kunne stemme for forslaget, at der blev etableret en egentlig dommeruddannelse og en ny procedure der i højere grad sikrede uvildighed ved udpegning af dommere, samt at ikrafttræden først skulle ske når dette var på plads f.eks. den 1. juli Mødet blev afbrudt.

7 7 HB ændrede formuleringen ved at tilføje i pkt.: Eksklusion af en klub skal efterfølgende indbringes for repræsentantskabet til godkendelse. Om ikrafttræden blev det tilføjet: Ændringerne i 6.1 og 12.6.a træder i kraft den 1. juli HB gav samtidig tilsagn om, at der snarest og inden 1. juli 2005 vil blive etableret tilbud om en egentlig dommeruddannelse samt at der vil blive set nærmere på proceduren for dommerudpegning. Forslaget blev herefter sat under afstemning. 73 stemte for, 1 imod og 7 tilkendegav at de hverken stemte for eller imod. Forslaget vedtaget c) at enkelte redaktionelle konsekvensændringer foretages Dirigenten gennemgik ændringerne. Ingen ønskede ordet. Enstemmigt vedtaget d) At der ændres i forbundets lovbestemte ledelse 7.1 og 7,2 samt 10 e) at alle permanente udvalg og stabsudvalg udgår af strukturen, idet opgaverne fremover løses af de ansatte og indenfor ansvarsområder, hvor organisationsformen er fri. 9 & 10 f) at hovedbestyrelsen indenfor rammer godkendt af repræsentantskabet, (indsatsområder) får til opgave at udvikle orienteringsidrætten og forbundet. 8.8 og 9.11.d. Jørn Simonsen tilkendegav overfor HB at han med støtte af klubber i Østkredsen på mødet ville stille et ændringsforslag til punkt d, e og f, om en overgangsordning, der foreskrev at alle tre kredses udvalg skulle have repræsentation i alle 5 ansvarsområder. HB ønskede ikke en midlertidig mellemløsning, og valgte derfor at trække sine forslag til lovændringer vedrørende strukturen, idet en løsning af den samlede struktur henvises til den tidligere nedsatte projektgruppe, der skulle se nærmere på den fremtidige opgavefordeling i forbundet. Forslaget bortfaldt. 3. Beslutningsforslag Nyt indsatsområde Flere nye medlemmer - stillet af HB HB foreslår repræsentantskabsmødet (Citat) at der straks nedsættes en tværgående styregruppe, der indenfor de ovennævnte rammer leder indsatsområdet under reference til generalsekretæren/hb. I styregruppen deltager repræsentanter fra Bredde, Børn & Unge, Staben samt klubber. Opgaverne løses i projektgrupper, der gerne må være geografisk sammensat, så arbejdet kan blive effektivt, frem for geografisk repræsentativt. Ingen ønskede ordet.

8 8 Enstemmigt vedtaget g) Valg af nedennævnte personer for en 2-årig periode 1. Formand (lige år) Ole Husen ikke på valg 2. Næstformand (ulige år) Kim Folmann Jørgensen på valg 3. Økonomiformand (lige år) Helge Søgaard ikke på valg 4. Formand for Voksen- og Klubudviklingsudvalg (lige år) Lars Vendelbjerg for et år. 5. Formand for Børne- og ungdomsudvalget (ulige år) Ingen opstillet HB bemyndiges til snarest at besætte pladsen. 6. Formand for Eliteudvalget (ulige år) Helge Lang Pedersen 7. Formand for Konkurrenceudvalget (lige år) Klaus Olesen ikke på valg 8. Formand for kortudvalget (ulige år) John Holm HB tiltrædes yderligere af de 3 kredsformænd. h) Valg af a. 3 revisorer, heraf 1 statsautoriseret. Steen Iversen, PricewaterhouseCoopers Palle Møller Nielsen Knud Erik Pedersen b. 1 revisorsuppleant Kjeld Simonsen i) Valg af 1. Formand for Appeludvalg Søren Hviid 2. 2 medlemmer til Appeludvalg Karl Johan Clemmesen Gunnar Tamberg 3. 2 suppleanter til Appeludvalg Anne Grethe Birk Jacobsen Klavs Madsen

9 9 j) Orientering om Hovedbestyrelsens udpegning af formænd for en række udvalg: Ole Husen meddelte at hovedbestyrelsen ikke havde listen klar. Spørgsmålet ville blive drøftet på det efterfølgende HB-møde og udpegningerne vil blive meddelt på hjemmesiden og i referatet hurtigst muligt. Blev taget til efterretning. k) Eventuelt Ib Konradsen påpegede at han nu i 3 år havde ventet på svar fra forbundets ledelse omkring en a jourføring af hæftet: DOF s organisation Arbejdsfordeling i DOF. Formanden takkede Michael Dickenson, Henrik Thomsen og John Aasøe for deres indsat i HB gennem mange år. Dirigenten afsluttede med at takke repræsentantskabet for den gode tone og konstruktive debat. Vi mødes igen til repræsentantskabsmøde 2006, lørdag søndag den marts 2006, på Vejle Fjord. Referat Preben Schmidt, Esbjerg, den 11. marts 2005 Godkendt HV Jensen, Odense, den 23. marts 2005 Original bekræftes herved: Odense den Esbjerg, den