Arbejdsgange i RSYD med formuleret behov for digitalisering

Transkript

1 Arbejdsgange i RSYD med formuleret behov for digitalisering Målet med præsentationen: Overblik over behov, ejerskab og løsninger Udveksling af idéer: tænk, jeg har da egentlig et behov, der ligner hvis de kan, så kan jeg også Bemærk Fokusér på fællestræk frem for forskelle Visualisér, hvad Digital Post/Fjernprint/NemSMS kan bidrage med i den konkrete arbejdsgang Tænk overliggeren højt: Hvordan skulle det virke, hvis data skulle flyde direkte fra borgere og samarbejdspartnere til de systemer, der er involveret?

2 Bibliotek over arbejdsgange Arbejdsgang Afdeling Kontakt Fokuserede henvendelser OUH Reumatologisk afdeling Øzlem Polat Underskrevet ansættelses- og udd. aftale OUH Lægelig videreuddannelse Øzlem Polat Generel sikker kommunikation Psykiatri- og Socialstaben Ulla Wernberg-Møller PSP-samarbejde Psykiatri- og Socialstaben Ulla Wernberg-Møller Dokumenterede forsendelser HR Jura/HR Overenskomst og Løn Susanne Wind Indgående meddelelser fra banker og virksomheder Regnskab og Finans Jenny Jasykiewicz Høringssvar Regional Udvikling Jacob Sønderskov Weber Håndtering af indkaldelsesbreve/aftalebog Ansøgning om behandling på et andet hospital demo af Capevo løsning Sygehus Lillebælt Visitationsteamet Charlotte Toft-Petersen Lena Christiansen Tina Overgaard Lundsgaard

3 OUH Reumatologisk afdeling: Fokuserede henvendelser Borger Medicin/Blodprøvesedler Bekræft tid Svar på blodprøver Send Medicin/Blodprøvesedler? Bestilling/ændring af tid? Svar på blodprøver? Ring venligst? Fordeling til Faggruppe OUH Reumatologisk afdeling EPJ

4 OUH Lægelig videreuddannelse: Underskrevet ansættelses- og udd. aftale OUH Lægelig Videreuddannelse Underskrevet ansættelsesog udd. aftale Arkiv Ansættelsesog udd. aftale til underskrift Uddannelsessøgende læge

5 Psykiatri: Generel sikker kommunikation Borger Ad hoc Ad hoc RSYD Psykiatri Arkiv

6 Psykiatri: PSP-samarbejde Operativgruppeansvarlig Dagsorden Referat Bilag Akut RSYD Bosted Psykiatri Politi Kommune Stab Arkiv

7 22. februar 2012 Behov for sikker kommunikation i psykiatrien

8 Kommunikation med patienter/pårørende Hvornår? Klager Borgerhenvendelser 8 Ansøgningssager

9 Patienter/pårørende fortsat.. Hvorfor? Borgerens retssikkerhed Sagsbehandlingstid Civil ulydighed Det sker alligevel, så lad os sikre det!

10 Kommunikation med andre myndigheder Hvornår? PSP-samarbejde Samarbejde mellem jobcentre og psykiatriske afdelinger ift. patientens forsørgelsesgrundlag mv. Retssager (kommunikation mellem retten, advokater og psykiatriens administration)

11 Andre myndigheder fortsat Eksempel på status for kommunikation i PSP i dag: Udsendelse af dagsorden pr. brev Tilføjelser til dagsorden kan ikke nå at komme med: betyder at der ikke er mulighed for at aftale en indsats før næste møde. Referater med indsatsen sendes ud efterfølgende med post

12 Hvad er så vores behov? Ift. patienter/pårørende: Mulighed for direkte mailkorrespondance fra sagsbehandler til borger Ift. eksterne myndigheder: Mulighed for en direkte, sikker mailadresse hos alle medarbejdere med behovet ikke kun én adresse pr. afdeling.

13 Regnskab og Finans: Indgående meddelelser fra banker og virksomheder Bank A Bank B Bank C Virk A Virk B Kommune Handels nota Handels nota Handels nota VEU VEU Dagpenge RSYD CVR Regnskab og finans Arkiv Hosp A Hosp B Inst C $ Konto A $ Konto A $ Konto A

14 HR Jura og HR Overenskomst og Løn: Dokumenterede forsendelser HR Ansættelsesbreve Indkaldelser til f.eks. Tjenstlig Samtale Referater Advarsler, opsigelser Almindelig korrespondance Arkiv Dokumentation for afsendelse/ modtagelse Høringssvar Almindelig korrespondance Medarbejder

15 Regional udvikling: Høringssvar Borger/ Borger/ Virksomhed Borger/ Virksomhed Borger/ Virksomhed Borger/ Virksomhed Virksomhed 'Høring af forslag til råstofplan 2012' Bekræftelse Bekræftelse Bekræftelse Bekræftelse Bekræftelse Arkiv Høringssvar Høringssvar Høringssvar Høringssvar Høringssvar Regional Udvikling

16 Sygehus Lillebælt: Håndtering af Indkaldelsesbreve/aftalebog Patient? Portal Aftalebog Indkaldelse Opfølgning Medicin Sygehus Lillebælt

17 Visitationsteamet: Ansøgning om behandling på et andet hospital Borger Ad hoc Ansøgning RSYD Visitationsteam RSYD Hospital Journal, Lab-data, Journal, Lab-data, Privat Hospital Arkiv

18 Den Regionale Visitation i Region Syddanmark Sundhedsfagligt uddannet personale, primært sygeplejersker Vejleder patienter der er henvist til sygehus, om frit sygehusvalg (off. sygehuse) og udvidet frit sygehusvalg (privathospitaler), ventetider, rettigheder mm. Afklarer og afgør om betingelserne for at få behandling på et privathospital, betalt af regionen, er opfyldt. Administative opgaver i forbindelse med omvisitering telefonhenvendelser henvendelser via kontaktformular årligt Ca. 75 % af alle henvendelser ender ud i et tilbud om behandling andet sted end der hvor patienten oprindeligt var henvist til.

19 Der er behov for at Visitationen kan kommunikere skriftligt om følsomme data med privathospitaler og patienter. Kommunikationen skal kunne foregå sikkert, simpelt og lettilgængeligt. Sikker Usikker Sygehus Patient Visitationen Privathospital

20 Hvad nu hvis Både borgere og privathospitaler brugte Digital Post? Hvis data kunne flyde direkte til og fra fagsystemerne og arkivet? Pointen er: Lad os bruge lejligheden til at flytte borgerne over på den digitale kanal, når de selv henvender sig til os - hvis: 1. Det er smart for os 2. Det er smart for borgeren De næste slides illustrerer, hvordan det kunne se ud

21 Borger ønsker visitering til andet hospital Det ser borgeren: Det gør systemet: Når borgeren klikker på linket til formularen nederst til højre, kalder systemet NemLoginservicen

22 Sikker login: Det ser borgeren: Det gør systemet: Når borgeren er færdig med Nem-ID login en, så henter systemet borgerens CPRnummer, navn m.v, og kalder Dokumentboks servicen

23 Hvis borger IKKE modtager Digital Post fra RSYD?

24 Har Digital Postkasse: Det ser borgeren: Det gør systemet: Dokumentboks-servicen bekræftede at borgeren er tilmeldt, nu kaldes den igen for at spørg om modtagelse af indhold fra Region Syddanmark Velkommen, Sten. Vi kan se du allerede bruger Digital Post på Borger.dk. Det er godt, for det gør det meget nemmere for os at kommunikere sikkert med dig om dine fortrolig helbredsoplysninger, og det forkorter sagsbehandlingstiden væsentligt. Vi tjekker lige, om du nu også er sat op til at modtage meddelelser fra Region Syddanmark.

25 Modtager indhold fra RSYD: Det ser borgeren: Det gør systemet: Du er opsat til at modtage Digital Post fra Region Syddanmark. Du kan nu indtaste dit ønske om visitation til operation på et alternativt hospital. Vær opmærksom på at både kvittering for indsendelse af din forespørgsel, samt alle efterfølgende henvendelser til dig i denne sag fremsendes til din Digitale Postkasse under borger.dk Systemet går videre til formularen, og forudfylder de data om borgeren, den kender fra NemLogin og Dokumentboks: Navn Mobilnummer Sådan finder du din Digitale Postkasse på Borger DK

26 Klar til indtastning af data Det ser borgeren: Det gør systemet: Når borgeren er færdig med at indtaste data, gør systemet flg.: En kvittering med de indtastede data til borgerens Digitale Postkasse på Borger.dk En XML-fil sendes til Region Syddanmarks system VISPA til håndtering af visitering til andre hospitaler. VISPA videreudvikles til automatisk at kunne oprette en sag baseret på oplysningerne i XML-filen

27 Afslutning af processen Det ser borgeren: OBS: Det ser sagsbehandleren!! Tak for din henvendelse. Den har hos os fået sagsnummeret VI1234. Brug det, hvis du henvender dig telefonisk vedrørende denne sag. En bekræftelse er sendt til din Digital Postkasse på Borger.dk. Du kan skrive til os ved at bruge Besvarfunktionen i Dokumentboks. Sådan finder du din Digitale Postkasse på Borger DK Sagen er oprettet i VISPA. Systemet videreudvikles, så sagsbehandler fra sagen kan skrive direkte til borgerens Digital Post, eller sende en SMS til borgerens NemSMS. På samme måde kan der kommunikeres direkte til og fra sagen til andre myndigheder og privathospitaler