- Nye medarbejdere. Information og nyheder om planlægning

Transkript

1 - HVOR STÆVNER VI HEN? - SIMPLEX ÅRSMØDE PÅ SIKKER KURS I ALLE FARVANDE -»DAGEN DERPÅ«- HVOR SKAL VI GEMME DET HEN? - GOD MAD KRÆVER GOD PLANLÆGNING - DEN HOLDER OG DET GØR PRISEN OGSÅ - CINTRA PAYROLL SERVICES KLAR TIL AT»SØSÆTTE«TimePlan - Nye medarbejdere Nr. 10 Information og nyheder om planlægning SIMPLEX A/S 10. udgave August 2007

2 K o l o f o n Tid & Ressource udgives til kunder og samarbejdspartnere, af Simplex A/S Redaktør: Uwe Krüger Udgivet af: Simplex A/S Danmark Hovedkontor: Nibevej 48 DK-9200 Aalborg SV Telefon: Telefax: simplex@simplex.as Salgsafdeling Jylland: Telefon: Mobil: uk@simplex.as Salgsafdeling Sjælland: Telefon: Mobil: sh@simplex.as Oplag: 1000 eksemplarer Produktion: EMAZE NEW MEDIA Tryk: EMAZE NEW MEDIA T e r m i n e r 14. september 2007 Kaptajnen på MS Simplex indbyder til reception på Nibevej 48, 9200 Aalborg. Anledning: Henrik Baasch markerer sin 50-års fødselsdag (opgraderes til version 5.0) og fejrer samtidig»kobberbryllup«med TimePlan (12½ år). 31. oktober 2007 ERFA-gruppemøde HRTS (ny) Afholdes hos Århus Lufthavn november 2007 Administratorkursus Danmark. Nærmere information vedr. arrangementet udsendes særskilt 13. november 2007 ERFA-gruppemøde Sverige. Afholdes hos ILVA i Malmø november 2007 Administratorkursus Sverige. Nærmere information vedr. arrangementet udsendes særskilt. 5. marts 2008 ERFA-gruppemøde Danmark. Afholdes hos jem & fix i Vejle. HVOR STÆVNER VI HEN? Den seneste tids massive opkøb eller igangværende forhandlinger om køb af frivillige kæder har sat nogle tanker i gang hos redaktøren mens jeg stavrede rundt til»tall Ship s Race«og ventede på sommerens komme. Kapitalfondene ser mulighederne, og går målrettet efter de frivillige kæder, som har potentialet for at skabe vækst og, ikke mindst, indtjening. Men, som måske ikke formår at omsætte potentialet i resultater. Om årsagen er manglende evne til at erkende, at den enkelte butiksejer»ikke kan være den bedste til alting«eller»for mange kaptajner, styrmænd og rorgængere«eller, slet og ret,»hvem der skal bestemme kursen«er uvis. Sikkert er, at kapitalfondene indtil videre har vist evner til at»rette op på skuden sætte en ny kurs og skabe succes«. Hvis vi skal tro på medierne, som, f.eks. DetailBladet, Børsen m.fl., ligger grunden til kapitalfondenes succes i evnen til at definere målet, bestemme kursen, og selvfølgelig: Investering i det fornødne navigationsudstyr. De samme medier påstår, at de fleste frivillige kæder ville kunne opnå den samme succes, blot man kunne opnå enighed om kursen! Takket være en målrettet kaptajn på»ms Simplex«blev redaktions-rorgængerens maritim-filosofiske betragtninger stoppet her. TimePlan s fordele med fokusområderne Arbejdstidsplanlægning Tidsregistrering og HR-administration: - er tilgængelige for både enkeltstående virksomheder, medlemmer og/eller»styrmænd«hos frivillige kæder og kapitalkæder - dækker præcis det behov, som den enkelte bruger eller kæden har - med TimePlan s fleksible modul-, funktionalitets- og udvidelsesmuligheder kan du altid sætte et ekstra sejl til, når behovet opstår - overenskomster, varslingsregler og ikke mindst organisationsstrukturen kan opsættes så de matcher ekspansion og nye markeder, så TimePlan kan tilpasses præcis den kurs, din virksomhed vil sejle, når som helst, hvor som helst God fornøjelse med læsningen og god vind fremover for både skude, skonnert og tremaster i de nationale og internationale farvande. Med venlig hilsen Dit TimePlan team 2

3 SIMPLEX ÅRSMØDE 2007 Frokost i skoven blev det ikke derimod havde vi travlt i det naturskønne Rebild Bakker: Bordet rundt, hvad gik tiden med for den enkelte, og især status på den netop frigivne TimePlan version 5.0 fyldte rigtig meget. Som nogle af de væsentlige milestones kan der nævnes: - Teamwork, forbedring af nødvendige tekniske installationer, og frem for alt, fastholdelse og forbedring af vores gode kunderelationer er et af vores primære målsætninger Der blev tid til gode og intense diskussioner, bordets glæder og lejlighed til at glæde sig over et flot budget/regnskabsresultat med en forbedring på 33% i forhold til sidste år. Der blev arbejdet med målsætningen for næste år: Både budget, udvikling, administration og visioner. - Udvidelse af telefon- og teknisk/ driftssupport samt en nødvendig styrkelse af den administrative afdeling, dvs. en udvidelse af medarbejderstaben og optimering af teknisk installation blev som følge af dette besluttet - Målsætningen for TimePlan-udviklingen for det næste år blev besluttet: - frigivelse af Ferie/Feriefridagsmodulet - Optimering af: lønsumsberegning opsætning af frie felter (som stamdatafelter) statistikmodulet - Udvikling af kursus- og kompetencemodul - Udvikling af automatisk/dynamisk planlægning Derudover indeholdt agendaen emner lige fra optimering af vores nye hjemmeside til intern uddannelse, så tiden»i skoven«fløj af sted. Årsmødet blev traditionen tro afsluttet med»social samvær og udfordring«. Peter og vores»pro«sætter alle sejl til for at indvi os i golfspillet s hemmeligheder. 3

4 PÅ SIKKER KURS I ALLE FARVANDE Tid & Ressource Overenskomster, Collective Agreements, Avtal, Tarifverträge og, last but not least»european Working Time Directive«det kræver en god styrmand og måske endda en lods, at undgå klippeskærene i form af nationale, lokale, interne og ikke mindst Europæiske regler og arbejdsmarkedsregler. Med TimePlan er din virksomhed på sikker kurs. Overenskomst-kartotekerne kan sættes op til at matche de respektive landes, regioners, fagområders eller virksomheders/ lokalaftalers arbejdsregler præcis. Overholdelse af de oprettede regler overvåges automatisk af TimePlan:»Hands-Free!«Men mere end det komplekse regelsæt som nationale, regionale, lokale aftaler, eller f.eks. EWTD kræver lidt mere. Flere kunder har henvendt sig og spurgt om TimePlan efterlever EU s arbejdstidsregler jf. direktiv 2003/88/EF, bedre kendt som EWTD (European Working Time Directive). TimePlan efterlever naturligvis EU s arbejdstidsregler med hensyn til varslinger og rapporteringer. Reglerne opsættes under varslingsregler i TimePlan. En af TimePlan s stærkeste sider er håndteringen af varslingsregler og komplekse overenskomster/aftaler. Link: Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2003/88/EF af 4. november 2003 TimePlan s Varslingsregler er et helt unikt værktøj til nem og automatisk kontrol af reglerne. Et nærmest ubegrænset antal regler kan sættes op og knyttes til overenskomster/medarbejdergrupper hvilket sikrer enorm fleksibilitet og mulighed for finjustering i henhold til regler og aftaler. EWTD we are ready.»dagen DERPÅ«Det lyder lidt som»tømmermænd«men den 20. marts 2007, hvor hele Simplex holdet mødtes var bestemt ikke præget af»hangovers«og saltmangel. Tværtimod, vi mødtes i strålende humør, selv vi alle var»lettere medtaget«af den seneste tids anstrengelser op til frigivelsen af TimePlan 5.0 den 19. marts. Efter et vel overstået»5.0-salgsmøde«skulle den hidtil mest omfattende og banebrydende TimePlan opdatering»fejres på behørig vis«. Det blev til et par gode dråber»boblevand«og lidt tale, efterfulgt af en god middag. Der blev tid til at»nyde en god cigar«inden vi kastede os ud i nye udfordringer på restaurantens keglebane. Især programmørerne viste en fantastisk evne til at rydde»problemerne«(her i form af kegler) af vejen. Der blev kun vindere i denne dyst: Holdet, som stod nederst på score-tavlen efter en tæt og sveddrivende turnering, vandt rigelig erfaring til den næste match. Efter en rigtig god dag var vi alle klar til nye udfordringer. 4

5 HVOR SKAL VI GEMME DET HEN? SIKKERHEDSKOPIERING AF DATA SPILD AF TID OG RESSOURCER? Fortsættelse fra Tid & Ressource nr. 8. (Andet afsnit af 3, fortsættes i næste nummer) Af Flemming Larsen, TimePlan programmør. Uanset backup-form er det meget vigtigt at pointere, at det ikke nytter noget at lave sikkerhedskopiering hver dag, og så at placere samtlige backup-medier på hylden umiddelbart ved siden at en server eller arbejdsstation, da en brand, som før nævnt, kan ødelægge alle data og dermed har sikkerhedskopiering været nytteløst. Enten skal medierne placeres i et brand- og vandsikret skab eller også skal medierne (seneste kopi eller uge kopi) placeres på en anden geografisk lokation, f.eks. i en bankboks. For korrekt sikkerhedskopiering af de enkelte programmer og data, bør man rette henvendelse til leverandøren af programmet. Sikkerhedskopiering skal helst gøres til en daglig rutine i virksomheden og ikke en opfattes som en byrde eller arbejdsbelastning. Enhver virksomhed kan med fordel udarbejde et sikkerhedsdokument, som beskriver hvordan sikring af data udføres. Den kan bl.a. indeholde: 1. Hvem er ansvarlig for den daglige sikkerhedskopiering 2. Hvad er proceduren i tilfældet af, at der skal reetableres data 3. Hvordan reetableres data 4. Hvem sørger for vedligeholdelse af sikkerhedskopierings hardware og medier En anden vigtig ting at nævne i dette afsnit er, at man efter at have etableret sikkerhedskopiering og har lavet den første kopiering også laver en reetablering på en test installation for at sikre at data faktisk kan reetableres. Der har været virksomheder, som har haft den overbevisning, at deres sikkerhedskopiering var tip-top, men da der så skulle reetableres data efter et nedbrud, så var medierne tomme eller data kunne ikke reetableres og der er sikkert nogle endnu derude! Under alle omstændigheder, så vil en reetablering af data betyde, at man vil miste de ændringer der er foretaget imellem den sikkerhedskopi der skal reetableres og tidspunktet for nedbruddet, forudsat at det er en komplet reetablering. ERFA-GRUPPEMØDER EN SUCCES I FREMDRIFT ERFA-gruppemøderne er en succes både i Danmark og Sverige. På grund af det store efterspørgsel blev det under Simplex årsmøde besluttet, at oprette yderligere 2 Erfagrupper, i første omgang under dansk flag»hotel, Restauration, Transport og Service«, med Svend Holm som penneførende Simplex-repræsentant, samt»detail 2«, med Simplex»styrmand«Thomas Wettendorf. Der arbejdes med etableringen af disse 2 ERFA-grupper, og forberedelser til de første gruppemøder, der forventes afholdt i løbet af september De eksisterende ERFA-grupper i Sverige og Danmark fortsætter deres aktiviteter uforandret. Sverige»førte an«med afholdelsen af årets første svenske ERFA-gruppemøde den 18. januar 2007, hos SIBA AB i Gøteborg. Præsentation af SIBA AB og deres anvendelse af TimePlan; Præsentation af TimePlan 5.0 og, ikke mindst, status og udviklingsplaner på både TimePlan og Simplex blev suppleret med livlig erfaringsudveksling på tværs af de 17 deltagere fra 10 virksomheder. Herunder blev der fremlagt konkrete ønsker til programmet, som naturligvis siden hen kommer alle TimePlan brugere til gode. Det 6. ERFA-gruppemøde i Danmark blev afholdt hos Magasin Du Nord i Kongens Lyngby, den 14. marts Med tak for værtskabet til Magasin Du Nord kan vi konstatere, at også dette ERFA-gruppemøde blev en succes. 26 deltagere fra 16 virksomheder og organisationer fik bl.a. en præsentation af Magasin s vision, en orientering om overenskomstforhandlingerne 2007 og ikke mindst en præsentation af anvendelsen af TimePlan hos Magasin. Derudover præsenterede Simplex udviklings-planen for TimePlan og Simplex for 2007/2008. Det var en spændende og udbytterig dag for alle deltagere, inklusive Simplex repræsentanter og som sædvanlig kommer resultaterne alle TimePlan brugere til gode idet erfaringerne fra ERFA-gruppemøderne efterfølgende afspejles i TimePlan. 5

6 GOD MAD KRÆVER GOD PLANLÆGNING Fazer Amica er verdensmester i levering af god mad Simplex er verdensmester i levering af god planlægning Siden 1995, altså gennem de seneste 12½ år, har Simplex, i samarbejde med arbejdsmarkedets partner og ikke mindst vores kunder, udviklet og leveret løsninger til bemandingsplanlægning, primært til virksomheder og kapitalkæder indenfor detail. Som eksempler på virksomheder der i dag anvender TimePlan til bemandingsplanlægning nationalt, i Norden og Europa, kan nævnes: Netto, Silvan, Stark, 3x34, Bauhaus, Jysk, G.E.C. Gad, Ikea, Stadium, Panduro Hobby, Arnold Busck, Idé Møbler, MaxiZoo, Capella Toys, ComputerCity, jem & fix, Harald Nyborg, TOP-TOY, Sonofon, Magasin samt en lang række andre detailkæder og butikker. Et nyt segment, hotel- og restaurationsbranchen, har efterspurgt løsninger til bemandingsplanlægning, og i 2005 blev der indgået aftale med Hilton Copenhagen Airport og Scandic Copenhagen om levering af TimePlan.»Jeg er både glad for, og stolt over, at Fazer Amica, i forbindelse med udskiftning af det nuværende løn- og restaurantsystem har valgt TimePlan til bemandingsplanlægning, HR-administration og overførsel af data til lønsystemet. Det er en for mig en fornøjelse at byde velkommen til Fazer Amicas Restaurantchefer som nye brugere af TimePlan«, siger Account Manager Svend Holm fra Simplex. Med TimePlan får Restaurantcheferne et brugervenligt planlægningsværktøj nemt at lære, hurtigt at bruge og effektivt i drift. Alle arbejdstider og alt fravær, indtastet i TimePlan, overføres automatisk til lønsystemet og danner efterfølgende baggrund for beregning af lønnen til den enkelte medarbejder. I TimePlan er det endvidere muligt»at holde styr«på optjent og afviklet ferie samt feriefridage efter gældende regler. Fra den 30. maj og ca. 15 dage frem, blev der gennemført uddannelse af 150 Restaurantchefer og Sekretærer. Uddannelsen foregik med»hands on«, hvor der blev arbejdet»live«med den enkelte restaurants bemandingsplanlægning. Alle planer, udarbejdet på kurserne, var tilgængelige, da deltagerne dagen efter loggede på TimePlan»hjemme«i egen restaurant.»i Simplex ser vi frem til samarbejdet med Fazer Amica. I forbindelse med implementering og uddannelse i TimePlan, har vi oplevet en meget professionel og engageret holdning fra alle medarbejdere ved Fazer Amica. Det er et godt udgangspunkt for det fortsatte samarbejde«; afslutter Svend Holm. DEN HOLDER OG DET GØR PRISEN OGSÅ TimePlan - den fleksible»multivan«. Det er dig selv og dit aktuelle behov som bestemmer - billedlig talt: Cabriolet - Limousine - Multivan - eller noget indimellem? Bogstavelig talt: Arbejdstidsplanlægning - Tidsregistrering - HR-administration, Lidt mere? Lidt mindre? Flere afdelinger? Medarbejdere? Budgetkontrol? 1 af 3 eller 3-ién måske lidt ekstra af det hele? Valget er dit, med TimePlan. Du bestemmer farten, og om/eller hvornår cabriolet en skal have tag - (eller lad) på, for at klare opgaven og lidt til. Simply clever? Det synes vi i hvert fald selv. Og hvis du står og er lidt usikker med hensyn til din virksomheds behov, er det ikke mærkeligt når man tager i betragtning hvor mange valgmuligheder du har ved at kombinere de forskellige modulsammensætninger og virksomhedsrelateret funktionalitet. Ét er dog sikkert: Uanset hvilken TimePlan løsning du vælger,»husker den alle regler«.også dem, du selv sætter op. Du investerer aldrig i mere, end du har brug for. Og kan oftest tjene investeringen hjem i løbet af det første år. Og herefter»opnå«en pæn besparelse hvert år, ved at spare og optimere ressourcer. Forenkle og forkorte administrative processer, få overblik, undgå konflikter. Du kan starte i det små - og udbygge systemet efter behov -.Lego? EU-norm? NCAP-Crash-test? Hvis Time- Plan var en bil ville den nok tage de allerfleste stjerner hjem i alle relevante tests,»trafiksikkert«. TIME PLAN TIME PLAN PRØVEPLADER? Lån et TimePlan modul»på prøveplader«billigere end»gule«: Det koster dig nemlig præcis»nul KRONER«! Mere»afgiftsfri«kan det vel ikke gøres? Simplex tilbyder alle TimePlan abonnements- eller lejekunder at udvide engagementet med et ekstra modul i en begrænset lejeperiode (3 mdr.) KVIT OG FRIT og finde ud af, om modulet tjener sig selv hjem (dét er vi sikker på). Lønbudget, statistik, feriesaldostyring. Ring 6

7 »NYE«TIMEPLAN ADMINISTRATORER I DANMARK OG SVERIGE Nybagte TimePlan-Diplomadministratorer»stævnede ud«fra administratorkurserne i Falkenberg, Sverige (24.og 25. april) og Fangel Kro ved Odense i Danmark, den 1. og 2. maj Et par hårde, men også fornøjelige dage var tætpakket med emner som ændringer i version 5.0,»værktøjslinjer«,»udskriftsdesign«,»medarbejder-stamkort og -udskrifter«,»fraværstyper«,»funktioner,klargør løn«,»løneksport formler«,»lønfordeling«,»overenskomster«og»historik«. Efter dagenes dont kunne de nybagte administratorer drage hjem, tungt læsset med nyttigt og værdifuldt viden om funktionalitet og muligheder i TimePlan. Mangfoldig positivt respons efter kurserne gør det klart for Simplex at vi fortsætter på samme kurs. FØRSTE FORHANDLER I ENGLAND CINTRA PAYROLL SERVICES KLAR TIL AT»SØSÆTTE«TimePlan Igennem længere tid og ad flere omgange har medarbejdere fra det anerkendte britiske lønfirma Cintra Payroll Services gennemgået et intenst træningsforløb i Time- Plan. Med stor succes, så Cintra s tekniske chef og en konsulent nu har en tilbundsgående viden om TimePlan s funktionalitet og anvendelsesmuligheder. Der var enighed om, at TimePlan har unikke fordele i forhold til det engelske marked. Cintra Payroll Services vil komplementere deres lønsystem med forhandling af Time- Plan i Storbritannien. I løbet af nogle meget lange og meget udbytterige dage blev Cintra s TimePlan setup tilpasset til de krav som det engelske marked, ud fra Cintra s kendskab, stiller. Simplex A/S blev derved»noget klogere«omkring regler på det engelske marked. Simplex A/S ønsker Cintra»god vind«og ser frem til et fortsat godt og frugtbart samarbejde med Cintra Payroll Services. Tips & Tricks For nu at blive lidt i det»maritime«: Vores lille troldmand har travlt i kabyssen og brygger spændende Tips & Tricks, som han efterfølgende sender per til TimePlan brugere. Har du endnu ikke modtaget hans»flaskepost«med tips, tricks og inspiration til arbejdet med TimePlan, kan du rekvirere»tips&tricks«på simplex@simplex.as 7

8 DIREKTØRENS KLUMME Den 19. marts 2007 er helt sikkert en dato, jeg vil kunne huske i mange år frem det var frigivelsesdatoen for TimePlan version 5.0! De første 5 måneder af versionens levetid er nu gået og TimePlan version 5.0 har vist sit værd. Det kan ikke undgås, at der vil opstå fejl, når ændringerne er så gennemgribende i funktionalitet og brugerflade som ved denne nye version af TimePlan. Vi har fået indberettet fejl, fra de kunder der straks opgraderede til version 5.0, og vi har selv fundet fejl. En vigtig ting for succes ved frigivelsen af TimePlan 5.0 har været, at vi var forberedt på at der ville blive indberettet fejl. Når»det gode skib TimePlan«i perioden er kommet ud af kurs, er alle sejl blevet sat for hurtigst muligt at komme på ret kurs igen. En stor tak til alle vores engagerede, og til tider tålmodige kunder, som har søsat TimePlan version 5.0. Når jeg skriver, at alle sejl er blevet sat, har det kunnet lade sig gøre, fordi alle medarbejdere hos Simplex har ydet en ekstra stor indsats, været ekstraordinært engagerede og utroligt fleksible. De er årsagen til, at den nye TimePlan har klaret skærene godt TAK til hele besætningen. TimePlan version 5.0 er den bedste version nogensinde, og markeds bedste program til udarbejdelse af arbejdstidsplaner. Men udviklingen stopper ikke her! På årsmødet 2007 blev den næste tids sømærker besluttet, kursen blev lagt og alle i besætningen kender sine opgaver. Den 14. september 2007 er også en speciel dato for mig jeg fylder 50 år den dato. Jeg har svært ved at forstå, at jeg bliver femti år, men spejlet, mine børns alder og min dåbsattest fortæller mig det er korrekt. Samme måned har TimePlan 12½ års jubilæum hvor er de år blevet af? OK, når jeg ser den første version af TimePlan og så version 5.0 kan jeg godt se at der er brugt mange år på udvikling. Dog ser selve Planlægningsbilledet stor set ens ud. Tilfældigt eller hvad? Marts 2007, TimePlan version 5.0 September 2007, Henrik Baasch 50. Man kan med rette sige at jeg er på vej til at blive opgraderet til nyeste version! Disse højdepunkter markeres med en reception fredag den 14. september, hvor det vil glæde mig at møde kunder, forretningsforbindelser, venner og naturligvis firmaets medarbejdere. Jeg ønsker alle kunder og læsere rigtig»god vind«med venlig hilsen Henrik Baasch Nye medarbejdere Den 7. maj 2007 til vores årsmøde var den første (uofficielle) arbejdsdag for Silas Dahl Jensen Hansen. Silas, som er født den 22. marts 2007, er som søn af Silvana Hansen og Ejnar Dahl Jensen selvskrevet til at indgå i det engagerede TimePlan-team. Om det bliver som konsulent, ligesom Silvana eller om Silas vil gå i faderens fodspor som programmør er endnu uvis. På sin»første arbejdsdag«forholdt Silas sig bemærkelsesværdig rolig. Han gjorde dog lejlighedsvis opmærksom på at spisetider skulle overholdes. Den 14.september 2007 fylder Simplex direktør, Henrik Baasch 50 år. Samtidig har TimePlan 12½ års jubilæum. Vi har valgt af fejre Henrik s»opgradering til version 50«samt»TimePlan s kobberbryllup«sammen med kunder, forretningsforbindelser, venner og medarbejdere, som vi glæder os til at møde til en uformel og festlig RECEPTION På dagen, den 14. september 2007, kl. 13:00 til kl. 16:00 på adressen Nibevej 48, 9200 Aalborg SV Med venlig hilsen Dit TimePlan-team & Henrik Baasch 8