Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED

Transkript

1 Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 14:00 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Lokale 428 Rådhuset Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget og økonomi 2 2 Ansøgning om ændring af MEDstruktur - Hjemmeplejen 3 3 Nedsættelse af arbejdsgruppe 4 4 Eventuelt og punkter til kommende møde 6

2 Hjørring Kommune Side P Budget og økonomi Sagsfremstilling Der orienteres om den nuværende situation. Opfølgning på mødedeltagelse i forhold til budgetprocessen. Det indstilles, Drøftes Beslutning Billedet for økonomien har ikke ændret sig over sommerferien. Der skal således ikke findes yderligere besparelser ud over det der allerede er sat i gang. Billedet for 2019 afhænger af udligningsreformen, som man håber tegner fornuftigt, så tiden kan bruges til at forberede 2020 og 2021 idet disse år vil blive præget af demografien. Da billedet ikke er ændret, aflyses temamødet den 30. august. Den 6. og 7. september tages de næste drøftelser på budgetseminar. Der kan i øvrigt følges med i Økonomiudvalgets dagsorden til 9. august.

3 Hjørring Kommune Side P Ansøgning om ændring af MEDstruktur - Hjemmeplejen Sagsfremstilling Distriktsleder Jette Hust Larsen har fremsendt ansøgning om ændring af MEDstrukturen for Hjemmeplejen. (Se ansøgning) Distriktets afdelinger reduceres fra den 1. september 2017 til 6 afdelinger med hver deres leder med budget og personaleansvar. Som følge af dette skal MEDstrukturen for Distriktet også tilpasses, så der fremover er 6 afdelingsmed. (ArbejdspladsMED) Processen blev drøftet på ekstraordinært Distriktsmøde 13. marts, hvor den nye struktur blev præsenteret i forslag. For at sikre medindflydelse og gennemsigtighed var alle triader fra arbejdspladserne inviteret med til mødet for at deltage i drøftelserne. På mødet aftaltes den videre proces og kommunikation omkring organisationsændringen. (Se bilag med referat og præsentantion af struktur) I Distriktet er der indgået aftale om, at alle der er valgt ind i de nuværende 8 afdelingers afdelingsmed i dag, fortsætter i de nye 6 afdelingsmed pr. 1/9-17, indtil der nedsættes nye MEDudvalg pr. 1/1-18. Dette for at sikre, at alles procedurer, bestemmelser og aftaler bliver kendte af alle, samt at det passer med det nye valg, der er i efteråret Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter ansøgningen med henblik på at godkende den nye MEDstruktur i Hjemmeplejesøjlen. Beslutning Hovedudvalget udtalte sig positivt om processen og inddragelsen i forhold til ændringen i MEDstrukturen. Ansøgningen godkendtes herefter og sekretariatet sender svar til DistriktMEDudvalget.

4 Bilag Hjørring Kommune Side 4. Ansøgning fra DistriktMED Hjemmeplejen - organisationsændring Medmennesker vision fra Distriktmøde marts 2017 Referat fra Ekstraordinært Ditrikts MED Marts P Nedsættelse af arbejdsgruppe Sagsfremstilling På Hovedudvalgets møde i juni fulgte udvalget op på temadagen vedr. trivselsmåling og kerneopgave. Udvalget var enige i, at der skal ske noget nyt i forhold til det tidligere arbejde med trivselsmålingen. De overordnede linjer drøftedes og det blev fastlagt, hvilke emner som ønskes inddraget i næste skridt. For at involvere de næste niveauer skal der på dette møde nedsættes en arbejdsgruppe bestående af ledere af medarbejdere og medarbejderrepræsentanter på arbejdspladsniveau. I sammensætningen skal der tages hensyn til bredde både i forhold til fagområder og arbejdspladsernes størrelse. Arbejdsgruppen skal ud fra Hovedudvalgets overvejelser fremlægge forslag til procesplan og de værktøjer, som arbejdspladserne anbefales at anvende i arbejdet med trivsel. Gruppen sekretariatbetjenes af Arbejdsmiljø og MED. Øvrige input fra Hovedudvalgets møde i juni som skal indgå i projektet: Arbejdet med at skabe klarhed over kerneopgaven skal foregå på arbejdspladsniveau, så der skabes en fælles forståelse her MED-udvalgene skal tænkes ind som aktører i arbejdet Der skal være en åbenhed for, at igangsættelse sker på et tidspunkt, der passer til arbejdspladsen eller området og altså ikke nødvendigvis samtidigt i hele organisationen Det er nødvendigt, at arbejdspladserne får mulighed for at kunne trække på hjælp, hvis man f.eks. går i stå med processen

5 Første skridt i den videre proces kan være at udarbejde et forslag til en konkret guideline/procesplan med forslag til, hvordan arbejdspladserne kan arbejde med kerneopgave og trivsel. Det skal være en model som leder arbejdsladserne igennem processen. Konceptet bør afprøves på arbejdspladser af forskellig størrelse inden det fremlægges som tilbud for den øvrige organisation Hovedudvalget vil gerne kunne følge, om der er progression i arbejdet med kerneopgave og trivsel på arbejdspladsniveau. Det kan f.eks. ske ved en opsamling af, om dialogen sker. Det skal overvejes, hvordan denne opsamling kan foregå både i respekt for organisationens forskellighed, arbejdspladsernes mulighed for selv at kunne vælge arbejdsmetode mv. Hjørring Kommune Side 5. Der skal være opmærksomhed på, hvilke ændringer dette vil få for arbejdet med APV, herunder den psykiske APV. Tidligere har APV været håndtereret af arbejdsmiljøgrupperne uden en opdeling i fysisk og psykisk APV. Det foreslås, at Hovedudvalget beder Arbejdsmiljø og MED om at udarbejde et notat, der beskriver, hvilke konsekvenser, det får, at arbejdsmiljøgrupperne nu igen skal lave "samlet APV" for de væsentlige arbejdsmiljøproblemer på arbejdspladsen. Sekretariatet har udarbejdet forslag til sammensætning af arbejdsgruppen samt kommissorium, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at Hovedudvalget nedsætter en arbejdsgruppe, der ud fra de aftalte kriterier kan arbejde videre med opgaven Arbejdsmiljø og MED anmodes om en beskrivelse vedr. APV Beslutning Tommy Christiansen indledte og udvalget drøftede herefter kommisoriet og forslaget til arbejdsgruppen. Der var ønske om at styregruppens opgaver skulle tydeliggøres i kommisoriet. Sekretariatet beskriver og indsætter dette. Derudover kom udvalget med input til beskrivelsen af arbejdsgruppens opgaver, som ligeledes indarbejdes i kommisoriet.

6 I forhold til sammensætningen af arbejdsgruppen aftalte udvalget en let korrigeret sammensætning. Medarbejdersiden vender tilbage til sekretariatet med forslag herpå. Hjørring Kommune Side 6. Bilag Kommissorium - arbejdsgruppe værktøjer kerneopgave - udkast P Eventuelt og punkter til kommende møde Sagsfremstilling Kendte punkter til kommende møde: Budget og økonomi AM-drøftelse 2 AKUT-midler Røgfri miljøer Evaluering af frivillighed 1. personalepolitik - 1. gennemsyn Årshjul og mødeplan Det indstilles, Drøftes. Beslutning Næste møde er den 12. september. Budgetpunktet til dette møde vil dreje sig om opfølgende spørgsmål til budgetseminaret. Hovedvægten på mødet vil ligge på Arbejdsmiljødrøftelse 2. Jette Steen Jensen spurgte hvem der overtager pladser i arbejdsgrupper efter udtrædelse af Hovedudvalget. Medarbejdersiden aftaler dette indbyrdes.

7

8 VISION»»» Borgernes foretrukne leverandørvalg i Hjørring Kommune»» Kvalitetsbevidst virksomhed» Fleksibel virksomhed AKTIVITET OMSORG PLEJE Hirtshals Afd. leder Anita Thomsen Nat Løkken Afd. leder Mie Kjelgaard PRINCIPPER I TILPASNINGEN Tæt ved lige store afdelinger Medarb. samlet pr. afdeling Medarb. følger borgerne Sygepl. organiseres, så de passer til hj.pl. Grænse flytning skal give mening Adm./Økonomi afventer Serviceleder Henrik Hornstrup Frandsen Hjørring by m/ opland Hjørring Nord Afd. leder Ann Brix Lytzen Rengøring Team/Vellingshøjcentret Østergade 56 Hjørring Syd Afd. leder Birthe Knudsen Skovgården/Tårs Hjørring Vest Afd. leder Karina Nielsen Vesterlund Faglig afd. leder Dorthe Korsgaard Larsen (bygger bro) Vellingshøjcentret MÅL Synlig organisation Godt arb. miljø for ledere og medarbejdere Høj faglighed på medarbejder og ledelses niveau (fokus på den lærende organisation) Fleksibel organisation med hurtig tilpasning til efterspørgsel Ensartet service i hele virksomheden Sindal Afd. leder Lene Baier FREMTIDENS HJEMMEHJÆLP (TVÆRFAGLIGE KONFERENCER) Sikre tværfaglighed SSH/SSA/Sygepl./Terap. Sikre SOSU faglighed Relationel koordinering Sygepl./Terap. har kendskab til Teamets borgere

9 Referat fra Ekstraordinært Distrikts MED Hjemmeplejen Mødetidspunkt: Mandag den kl Formøde: kl Vellingshøjcentret med deltagelse af Jette Husth. Mødested: Vellingshøjcentret Deltagere: Mie Kjeldgaard, Jette Husth, Lene Baier, Dorthe Lund Rishøj, Elsebeth Nielsen, Linda Bækby, Henrik Hornstrup Frandsen, Mette Gørler, Helle Kristensen, Karen Lassen.. Gæster: Triade fra alle afdelinger i Hjemmepleje området. 1. Drøftelse på baggrund af en fremlæggelse af en organisations tilpasning i Med Mennesker. Bilag: Foreløbig Udkast til tilpasning af Organisations model 2017 for Medmennesker Beslutning: Organisations udkastet blev drøftet og taget til efterretning af Distrikts Med samt Triaderne. - Der aftales Tætte triade møder udvidet med Service leder og alle i administrationen. - Udmelding om ændringen Der aftales en udmelding ang. leder organisering og afdelingsleder for faglig udvikling i Medmennesker. Dette til lederne tirsdag middag, og derefter laves et skriv til info skærme til alle afdelinger, samt der udmeldes i alle 7 afdelinger onsdag morgen. - Geografi opdeling arbejdes der videre med i Geografi gruppen, hvor der sidder medarbejder rep. Og ledere fra Hjemmepleje og Sygeplejeområdet. Jette Husth, Områdeleder, Marts 2017

10 Fokus på kerneopgave middel til trivsel Hovedudvalget vil sætte ledere og medarbejdere på kommunens arbejdspladser i stand til at sætte fokus på kerneopgaven for derved bl.a. at øge trivsel og arbejdsglæde. Kerneopgaven er den overordnede opgave, en given organisatorisk enhed har for at skabe værdi for borgerne. Ovenstående er professor Peter Hasles definition, hvor han fremhæver to vigtige pointer: flyt fokus fra det medarbejderne laver til effekten af deres indsats løft formålet med indsatsen fri af den enkelte faggruppes bidrag og fokusér på, hvordan alle faggrupper indgår i løsningen af én overordnet fælles opgave For at hjælpe arbejdspladserne skal der udarbejdes nogle konkrete værktøjer til at styre proces og dialog. Med henblik herpå nedsættes der under Hovedudvalget en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen skal bestå af ledere og medarbejdere på arbejdspladsniveau og repræsentere både store og små arbejdspladser og dække bredt organisatorisk og arbejde ud fra følgende kommissorium: Formål Arbejdsgruppen skal udvikle og afprøve værktøjer til brug for den proces og dialog om kerneopgaven og trivsel, som skal finde sted på arbejdspladsen samt fremsætte forslag om, hvordan dette arbejde på mindst mulige bureaukratiske måde kan monitoreres. Resultat Gruppens arbejde skal resultere i, at der kan stilles relevante værktøjer til rådighed for kommunens ledere, medarbejderrepræsentanter, MED-udvalg mv. i arbejdet med at sætte fokus på kerneopgaven. Organisation Gruppen refererer til Hovedudvalget og sekretariatbetjenes af Arbejdsmiljø og MED. Tidsramme Værktøjerne skal være udviklet og afprøvet senest xx.xx og resultatet fremlægges for Hovedudvalget på møde den xx.xx. 20xx. Indsats Det forventes, at arbejdsgruppen skal afholde 3-4 møder samt medvirke til afprøvning. Sekretariatet udarbejder dagsorden, indkalder til møder og laver beslutningsreferat af møderne samt udkast til materiale, der skal behandles. Arbejdsgruppen skal tage udgangspunkt i de beslutninger og den ramme, Hovedudvalget har bestemt på sit møde i juni måned: arbejdet med at skabe klarhed over kerneopgaven skal foregå på arbejdspladsniveau MED-udvalgene skal tænkes ind som aktører i arbejdet

11 der skal være åbenhed for, at igangsættelse ikke nødvendigvis sker på et tidspunkt, der passer til arbejdspladsen eller området og altså ikke nødvendigvis samtidigt i hele organisationen det er nødvendigt, at arbejdspladserne får mulighed for at kunne trække på hjælp, hvis man f.eks. går i stå i processen første skridt i den videre proces kan være at udarbejde forslag til konkret guideline med forslag til, hvordan arbejdspladerne kan arbejde med kerneopgave og trivsel. Det skal være en model, som leder arbejdspladserne igennem processen. konceptet bør afprøves på arbejdspladser af forskellig størrelse inden det fremlægges som tilbud for den øvrige organisation Hovedudvalget vil gerne kunne følge, om der er progression i arbejdet med kerneopgave og trivsel på arbejdspladsniveau. Det kan f.eks. ske ved en opsamling af, om dialogen sker. Det skal overvejes, hvordan denne opsamling kan foregå både i respekt for organisationens forskellighed, arbejdspladsernes mulighed for selv at kunne vælge arbejdsmetode mv. Hovedudvalget konstaterer, at ændringerne vil få betydning for arbejdet med APV, herunder den psykiske APV. Arbejdsmiljø og MED udarbejder et notat vedr. dette særskilt til Hovedudvalget. Arbejdsgruppens sammensætning Område Arbejdsplads Navn funktion BSU Hirtshals Skole Rasmus Vørs Carlsen Skoledistriktsleder BSU Børnehuset Sindal Mette Pedersen Faglig leder BSU Dyregården Ferdinand Anita Ziegler Pedersen Arbejdsmiljørepræsentant SÆH Højene/Tversted industrireng. Ann Brix Lytzen Afdelingsleder SÆH Poulstruplund Niels Winther Sørensen Arbejdsmiljørepræsentant SÆH Bålhøjcentret Maria Larsen Afdelingsleder SÆH Hjemmeplejen Miranda Kroes Kjærsgaard Arbejdsmiljørepræsentant AMO Unge og uddannelsesafdelingen Britt Manniche Afdelingsleder AMO Adm. og service Charlotte Husum Arbejdsmiljørepræsentant TM IOD Jacob Schou Pedersen Arbejdsmiljørepræsentant TM Allan Elsnab Olesen Arbejdsmiljørepræsentant