Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED

Transkript

1 Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune 11. september 2018 Side 1. Mødedato: 11. september 2018 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. 14:00 Mødested: Mødelokale Rådhuset Fraværende: Leif Serup, Dikra Birkemose, Louise U.B. Djærnes, David Nordstrøm, Tom K. Andersen. For Christina Kaas Larsen deltog Jette Vejby For Joan Kristensen deltog Pernille Horne Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget og Økonomi september AM-drøftelse Fokus på kerneopgaven - proces- og tidsplan 4 4 Kvartalsvis sygefravær 1. og 2. kvartal Forslag til mødeplan til Hovedudvalget Eventuelt og punkter til kommende møde 9

2 Hjørring Kommune 11. september 2018 Side P Budget og Økonomi september 2018 Sagsfremstilling På mødte samles op på indtrykkene fra Budgetseminaret den 4. september. Bemærkninger fra Hovedudvalget til budgettet indleveres den 11. september, så disse kan indgå i 1. behandlingen. Økonomiudvalget afvikler møde den 12. september og Byrådet førstebehandler den 19. september. Bilag til dette punkt lægges særskilt under møde den 4. september som kaldes Budgetproces. Det indstilles, Drøftes. Beslutning Orientering v/tommy Christiansen. Medarbejdersiden har indgivet deres bemærkninger til budgettet som sendes til Økonomiudvalget efter mødet. Bilag Udtalelse fra medarbejderside i HU til budget 2019

3 Hjørring Kommune 11. september 2018 Side G AM-drøftelse Sagsfremstilling Hovedudvalget behandlede på sit møde den 19. juni 2018 emnet Arbejdsmiljødrøftelse del, hvor der var bilag vedr. Arbejdstilsynets besøg, arbejdsskadestatistikken samt en kort status om arbejdsmiljødagene. Arbejdet med kerneopgaven var også til drøftelse, da det det også var en del af indsatsområdet i 2017/2018. Ud fra udvalgets drøftelser og konklusioner foreslås - der under hensyntagen til de ressourcer, der skal anvendes - følgende indsatsområder i det kommende år: fortsat arbejde med fokus på kerneopgaven, herunder formidling og støtte til afdelinger, der ønsker det samt opfølgning. Det videre arbejde og indsatsen i øvrigt behandles på nærværende møde i et særskilt dagsordenspunkt. indledende screening af data om arbejdsulykker med henblik på at afklare, om der skal ske en tilbundsgående undersøgelse af forskelle på incidens (ulykker pr. antal beskæftigede) dels i de forskellige forvaltninger og dels med sammenligning mellem forvaltninger. En tilbundsgående undersøgelse kan blive omfattende, hvorfor der foreslås en forudgående screening for at danne sig et overblik over mulige gevinster i forhold til indsatsen. fortsat fokus på introduktion af nyansatte med henblik på at forebygge arbejdsulykker. Arbejdstilsynets statistik viser, at en forholdsvis stor del af arbejdsulykker sker bland nyansatte med op til et års anciennitet på arbejdspladsen. I 2017 var det i lidt over hver femte ulykke i Hjørring Kommune en nyansat, der kom til skade. Den fortsatte fokus vil ske bl.a. via artikler i nyhedsbreve til arbejdsmiljøgrupper mv. Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter og godkender indsatsområderne for det kommende år. Beslutning Udvalget fulgte indstillingen.

4 Derudover drøftede udvalget det forebyggende arbejde i forhold til registreringer af hændelser som ikke medfører fravær. Det aftaltes at tage emnet med som forslag til indlæg på arbejbejdsmiljødagene. Endelig aftalte udvalget at arbejdspladserne mindes om opgaven via nyhedsbrev. Hjørring Kommune 11. september 2018 Side P Fokus på kerneopgaven - proces- og tidsplan Resumé Hovedudvalget besluttede sit seneste møde, at arbejdet med kerneopgaven skal sættes i gang på samtlige arbejdspladser med udgangspunkt i det procesmateriale, en arbejdsgruppe under HU har udarbejdet. Arbejdet med kerneopgaven erstatter de tidligere trivselsmålinger og vil fordre en opmærksomhed fra både ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter ikke mindst på arbejdspladsniveau. Tilgangen med fokus på kerneopgaven matcher i øvrigt ledelseskommissionens anbefaling om, at offentlige ledere skal sikre, at værdiskabelse for borgere og samfund er det centrale omdrejningspunkt for organisationen. Proces og tidsplan HU er opgavestiller i den videre proces, mens projektstyringen ligger hos Arbejdsmiljø og MED. Der vedlægges nu en proces- og tidsplan, der beskriver, hvordan arbejdet igangsættes og gennemføres. Proces- og tidsplanen består af et notat om Kerneopgavearbejdet de næste faser forslag til tidsplan

5 Hjørring Kommune 11. september 2018 Side 5. Proces- og tidsplanen handler om forløbet med at sætte arbejdet på arbejdspladser i gang og den opfølgning, der sker undervejs og efter. Der er udarbejdet en hjemmeside med relevante redskaber, som arbejdspladserne kan bruge. Via redskaberne på hjemmesiden kan arbejdspladser komme igennem de delprocesser, der er relevante for netop dem, og som kan sætte dem i gang med eller støtte dem i at have fokus på kerneopgaven../. Værktøjet bygger på arbejdsgruppens arbejde og er testet på flere arbejdspladser. Hjemmesiden er under konstruktion, men det foreløbige resultat kan ses på denne og de underliggende sider. AKUT-midler, anden økonomi samt tidsforbrug Formandskabet for HU Tommy Christiansen og Karen Margrethe Bak har afsat kr af AKUT-midlerne (det resterende beløb for denne overenskomstperiode) til implementering af arbejdet med at beskrive og udvikle kerneopgaven på arbejdspladsniveau. Tidsforbruget både lokalt og til internt konsulentarbejde - til denne opgave, vil formentligt svare til den, der har været brugt på trivselsmålingen, dog vil lederne på arbejdspladserne have mulighed for at vælge tidspunkt for og omfang af arbejdet, så det passer ind i forhold til andre aktiviteter. HU har allerede besluttet, at det er område MED-udvalgene, der beslutter på hvilket niveau kerneopgaven skal defineres, og at drøftelserne skal ske i arbejdsfællesskaber fastlagt af MED-udvalget på arbejdspladsniveau. Det betyder i praksis, at hvis et Område MED-udvalg f.eks. beslutter, at kerneopgaven skal defineres på arbejdspladsniveau, så kan man gå i gang. Direktionen har forholdt sig til ressourceforbruget og besluttet, at den primære proceshjælp skal ydes af Arbejdsmiljø og MED, så afdelingen kan holde

6 overblikket over implementering og følge op undervejs samt at principperne for proceshjælpen gives jf. notatet, hvor det er beskrevet, at det drejer sig om hjælp-til-selvhjælp. Hjørring Kommune 11. september 2018 Side 6. Det indstilles, at Hovedudvalget godkender notat samt proces- og tidsplan godkender, at AKUT-midlerne i videst muligt omfang anvendes til at støtte implementering af opgaveløsningen på arbejdspladsniveau Beslutning Indledning og gennemgang v/kurt Larsen. Udvalget drøftede igangsætningen af opgaven. I maj-juni ses på om der er arbejdspladser, som ikke har arbejdet med opgaven. Udvalget var enige i at det er vigtigt at holde hele MEDorganisationen aktiv i forhold til opgaven. Det kan blandt andet ske via direkte kontakt eller nyhedsbreve for at sikre projektets fremdrift. På baggrund af erfaringer fra medarbejdersiden skal der gøres opmærksom på at processen kan opleves lang. Ledere og MEDudvalg på arbejdspladser opfordres til at afsætte den tid der er tilstrækkelig efter behovet på de lokale forhold. I forhold til udmøntning af AKUTmidler skal der være opmærksomhed på at nogle arbejdspladser har brugt en del tid i afprøvningsperioden. Gerne et overblik til kommende møde over, hvad der kunne indgå som indsatser, der dækkes af midlerne. Bilag Kerneopgavearbejdet de næste faser_til HU Tidsplan - kerneopgavearbejdet_til HU

7 Hjørring Kommune 11. september 2018 Side P Kvartalsvis sygefravær 1. og 2. kvartal 2018 Sagsfremstilling Kvartalsvis sygefraværsstatistik fremlægges for Hovedudvalget til drøftelse. Gennemgang v/lillian Andersen Løn og personale. Det indstilles, Drøftes. Beslutning Indledning v/tommy Christiansen Medarbejdersiden spurgte ind til hvordan man tæller fraværet i forhold til fx. delvis sygefravær. Det kunne oplyses at det alene er antal sygetimer der tælles. Udvalget drøftede hvordan Projekt Tidlig Indsats bliver anvendt samt organisationens kendskab til projektet. Det kunne oplyses at, der netop er opslået en temadag for ledere vedr. sygefravær, hvor der blandt andet bliver oplyst om Tidlig Indsats. Der har allerede vist sig stor søgning til temadagen, som formentlig vil blive gentaget. Herudover indarbejdes information om Tidlig Indsats også i introforløb. OmrådeMED BFU oplyste endvidere fra deres temadag for OmrådeMED vedr. sygefravær, hvor blandt andet Københavns Kommune holdt oplæg om deres arbejde med sygefravær på individ og organisationsniveau. Udvalget tog tallene for Hjørring Kommune til efterretning og kigger på emnet igen til november, når der kommer en tilbagemelding fra Områderne på deres iagtagelser. Bilag Kvartalsstatistik-1-og-2-kvartal-2018

8 P Hjørring Kommune 11. september 2018 Side Forslag til mødeplan til Hovedudvalget 2019 Sagsfremstilling Mødeplan 2019 tager udgangspunkt i tidligere års mødeplan, samt de justeringer som løbende er kommet til. Foreslåede ændringer: Møderne i juni og august konverteres til 2 timers møder med budget og økonomi på dagsorden. Møderne lægges fra kl En time reserveres til medarbejdersiden til opfølgning efter mødet. Derudover foreløbig reservation af tidspunkt for møde med Økonomiudvalget 12. juni kl Forslag til mødeplan 2019: 29. januar formøde medarbejderside marts formøde medarbejderside maj formøde medarbejderside juni Møde med Økonomiudvalget 18. juni Kort møde - Budget på dagsordenen - (medarbejderside fra ) 13. august Kort møde - Budget på dagsordenen - (medarbejderside fra ) 10. september formøde medarbejderside november formøde medarbejderside 9-12 Datoerne er allerede forhåndsreserveret i kalenderen, men tilrettes de justeringer som aftales på dette møde. Det indstilles, Drøftes med henblik på at fastlægge mødeplanen for kommende år. Beslutning Godkendt.

9 Hjørring Kommune 11. september 2018 Side P Eventuelt og punkter til kommende møde Sagsfremstilling Allerede kendte punkter til mødet i november: Budget og økonomi Næste skridt i opfølgning på inspirationsseminar Områdernes tilbagemelding i forhold til sygefraværsstatistik Politik vold/mobning Årsplan 2019 Beslutning Ingen bemærkninger.

10 Udtalelse fra medarbejdersiden i Hovedudvalget vedr. budget Medarbejdersiden i Hovedudvalget har deltaget i byrådets budgetseminar i foråret og igen her 4. september. Der er enighed om, at det har været tilrettelagt som en åben proces med høj grad af medarbejderinddragelse. både på udvalgs- og byrådsniveau. Det er med bekymring, at vi ser konsekvenserne af den økonomisk situation, som vi befinder os i. Konsekvenserne af budgettet er omfattende for både borgere og medarbejdere. For at skabe størst mulig tryghed, er det vigtigt, at i som politikere står ved konsekvenserne af beslutningerne og melder klart ud til borgerne om de serviceforringelser, der kommer i forbindelse med besparelserne. Medarbejdere der møder borgerne, er ofte dem der står på mål for det serviceniveau, der er besluttet politisk. De får brug for meget tydelig politisk lederskab og også at ledere på alle niveauer er medvirkende til udmøntning. I praksis vil der være en risiko for, at medarbejderne tager kritik fra borgere til sig og at det dermed kommer til at påvirke arbejdsmiljøet for den enkelte. Her bliver det vigtigt, at lederne tager opgaven på sig og sørger for, at det ikke bliver et individuelt problem, men i stedet løftes til et organisatorisk og behandles derefter. Vi anerkender som det ses ovenfor at processen i budgetlægningen har været inddragende på de øverste organisatoriske niveauer. Det væsentlige for både politikere og de øverste ledere er nu at sørge for, at implementeringen af budgettet gennemføres i en videre proces, hvor MED-udvalg på de næste niveauer inddrages i udmøntningen. Hermed sikrer vi, at ledelserne inddrager medarbejderne i en forventningsafklaring om, hvad vi kan nå med de ressourcer der er tilbage til at udføre opgaverne forsvarligt. I forhold til de besparelser, der angives som rammebesparelser, vil vi pointere, at det også stiller store krav til at ledere formidler ændret serviceniveau til borgere og sikrer, at medarbejderne arbejder i forhold til: At der gives ro og tid til implementering af budgettet. I arbejdet med implementeringen er det vigtigt, at drøftelserne foregår lokalt og med inddragelse af MED, for derved at opnå mere holdbare løsninger. Dette giver større ejerskab i opgaveløsningen. At der på trods af besparelser ikke gives afkald på kompetenceudvikling af medarbejdere til de fremtidige kommunale udfordringer, herunder arbejde med digitalisering. Som politikere har I en forpligtigelse til at opretholde et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladserne. Med de store besparelser der er lagt op til, skal der et særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Erfaringer viser, at et dårligt psykisk arbejdsmiljø og manglende trivsel giver øget sygefravær, stress og kan forringe kvaliteten i opgaveløsningen. Vi forventer samlet set, at politikere og ledere sikrer en sammenhæng mellem krav og ressourcer og forventer, at ledere fortsat regelmæssigt drøfter dette i relevante MED-udvalg. Hjørring, den 11. september 2018 Medarbejdersiden i Hovedudvalget.

11

12 Kerneopgavearbejdet de næste faser Hovedudvalget godkendte på sit møde den 19. juni arbejdsgruppens arbejde og forslag til procesmateriale. Dette notat beskriver faserne gennem forløbet og giver sammen med tidsplanen et overblik over, hvad der skal gøres. Det konkrete arbejde på arbejdspladserne kan ske ved hjælp af et værktøj, der er udviklet til formålet og som vil kunne findes på kommunens hjemmeside. De beslutninger, der blev truffet på mødet i forlængelse af arbejdsgruppens fremlæggelse, var følgende: Udvalget tilsluttede sig arbejdsgruppens forslag om, at processerne i arbejdet med kerneopgaven igangsættes på samtlige arbejdspladser med udgangspunkt i det materiale, der er udarbejdet og under hensyntagen til den forskellighed organisationen rummer. Hovedudvalget er opgavestiller i processen, mens Arbejdsmiljø og MED ejer indsatsen, der nu skal iværksættes på samtlige arbejdspladser. Der er ikke krav om samtidighed i arbejdspladsernes håndtering, men det blev aftalt, at der skal fastsættes en bagkant. På dette tidspunkt skal arbejdspladserne have monitoreret, hvad man har gjort og hvilke resultater, det har givet. Denne monitorering skal være en del af den årlige arbejdsmiljødrøftelse, der gennemføres på arbejdspladsniveau. Arbejdsmiljø og MED skal indsamle data behandlet i MED-udvalg over arbejdspladsniveau. Direktionen fastlægger, hvordan proceshjælpen tilbydes gennem Arbejdsmiljø og MED. Der er altså nu truffet en række beslutninger og en milepæl er nået. Der udestår dog et par faser mere, før projektet kan sættes i gang på alle arbejdspladser i hele kommunen. arbejdspladser, der har fokus på kerneopgaven, har en højere grad af tilfredshed hos medarbejderne og samtidig et lavere fravær Fase 1: Forankring I første fase tilrettes materialet, de sidste rammer og aftaler med Direktion og HU fastlægges. Materialet redigeres og forberedes til formidling Det udarbejdede procesmateriale gennemgår en sidste redigering på baggrund af de gennemførte test på arbejdspladserne. Desuden gøres materialet tilgængeligt på hjemmeside, og der udarbejdes materiale, der kan understøtte processen (f.eks. powerpoints, der kan tilpasses lokalt mv.). Materialet skal evt. desuden suppleres med anbefalinger til ledere, arbejdsmiljørepræsentanter mv. om arbejdsgang, mulighed for at få hjælp undervejs mv.

13 2 Direktionen tager stilling til styring og procesanvendelse For at sikre maksimal ledelsesmæssig opbakning drøfter Direktionen emnet. Her fastlægges også principperne for brug af proceshjælp fra Arbejdsmiljø og MED fastlægges. Det foreslås, at alle forespørgsler om brug af proceshjælp indledningsvist sker til Arbejdsmiljø og MED, da afdelingen dermed kan samle et overblik over de arbejdspladser, der søger hjælp, forsøge at finde mønstre for, hvad det er, der søges hjælp til og i det hele taget holde snor i processen. Det enkelte område bestemmer selv - jf. det materiale, som Hovedudvalget har godkendt - om der skal fastlægges en overordnet definition af kerneopgaven for området eller i hvilken udstrækning det lægges ud til arbejdspladserne. Principperne for brug af proceshjælp foreslås at være arbejdspladser/arbejdsfællesskaber, der ønsker proceshjælp, henvender sig til Arbejdsmiljø og MED Arbejdsmiljø og MEDs anbefaler følgende trappe for proceshjælp ud fra hjælp til selvhjælp - princippet: o vejledning til leder o vejledning til arbejdsmiljøgruppen og/eller MED-udvalg o tilbud om konsulentbistand arbejdet med trivsel er ikke noget, der skal henlægges til en undersøgelse hvert tredje år det skal foregå hele tiden Fase 2: Formidling I anden fase gives der chef og ledergrupper mulighed for at få yderligere information, og der skal være tilbud om, at ledergrupper, MED-udvalg mv. kan få et kort oplæg om arbejdet og procesværktøj. Kommunikation til chef- og ledergrupper Det enkelte område-med drøfter, om der skal fastlægges en overordnet definition af kerneopgaven for området eller om det skal lægges ud til arbejdspladsernes MED-udvalg. Arbejdsmiljø og MED tilbyder deltagelse i leder- og MED-møder i den udstrækning, det måtte ønskes. Såfremt der er enighed om det, kan der arrangeres områdevise informationsmøder for ledere/tr/amr, der kan finansieres af AKUT-midler. Der kan i denne sammenhæng eventuelt overvejes frikøb af enkeltmedlemmer fra arbejdsgruppen til at deltage i disse møder. Formålet med den indledende informationsaktivitet er at få skabt en ensartet, overordnet tilgang til arbejdet med kerneopgaven i MED-udvalg, på arbejdspladser og arbejdsfællesskaber.

14 3 Fase 3: Forløsning Når det er fastlagt, på hvilket niveau kerneopgaven skal defineres og alle relevante har fået den fornødne information, kan arbejdspladserne/arbejdsfællesskaberne gå i gang. Arbejdspladserne går i gang og der er ikke krav om fælles starttidspunkt. De enkelte arbejdspladser afklarer selv tidspunktet for, hvornår man vil gå i gang med arbejdet. Det kan afklares af leder sammen med MED-udvalget. Ledere på arbejdspladser/arbejdsfællesskaber skal i samarbejde med MED-udvalget a) tage stilling til, hvordan og i hvilken udstrækning, de procesværktøjer, der er udarbejdet til formålet skal anvendes a. delproces 1, 2 og 3 for arbejdspladser, der ikke har arbejdet med kerneopgavedefinition tidligere og skal have skabt et fælles billede af deres kerneopgave b. delproces 3 til de arbejdspladser, der har defineret kerneopgaven og er tydelige ift. hvordan de forskellige faggrupper og funktioner bidrager til løsningen af kerneopgaven. b) afklare a. hvordan lederen skal være processtyrer i forløbet evt. sammen med en medarbejderrepræsentant eller b. om der er brug for sparring eller proceshjælp (henvendelse til Arbejdsmiljø og MED) Muligheden for at hente hjælp findes i hele processen. Der er med andre ord mulighed for at arbejdspladser/ledere/amr/tr kan henvende sig til Arbejdsmiljø og MED i hele forløbet, hvis man har brug for det. Proces 1 og 2 behøver ikke nødvendigvis blive gennemført i sit fulde omfang hvert år, mens proces 3 er en kontinuerlig proces, som arbejdsfællesskaberne skal forholde sig til og udvikle på. er der forhold, der ikke fungerer eller påvirker opgaveløsning og trivsel negativt, skal det håndteres, når det opstår Hovedudvalget har besluttet, at der skal fastsættes en bagkant på hvilket tidspunkt arbejdspladserne skal have arbejdet med kerneopgaven som beskrevet af arbejdsgruppen. Det foreslås, at bagkanten fastsættes til den 15. september Arbejdsmiljø og MED vil i forløbet kontakte arbejdspladser stikprøvevis for at få en fornemmelse af, om der samlet set er fremdrift.

15 4 Arbejdspladserne vil blive bedt om at beskrive, hvilken indsats de har lavet og hvilken effekt, det har haft. Det skal ske som del af en årlig arbejdsmiljødrøftelse og videresendes til det overliggende niveau, der får til opgave at samle disse informationer. Arbejdsmiljø og MED har opgaven med at indsamle og systematisere en tilbagemelding til Hovedudvalget i løbet af efteråret Samlet set altså et forløb som i denne skitse:

16 Tidsplan - arbejde med fokus på kerneopgaven Fase 1: Forankring Materialet forberedes til hjemmeside Tekster, indhold, layout, videomateriale produceres, gode eksempler Hjemmeside gøres færdig Udarbejdelse af kort vejl./anbefaling til ledere/amr mv. Principper for brug af proceshjælp besluttes Orientering om, at definition af kerneopgave skal ske på et Område MED-udvalgsmøde Drøftelse og godkendelse af proces og tidsplan september A&M A&M A&M A&M DIR DIR HU aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar Fase 2: Formidling Chef-niveauer drøfter i relevant omfang opgaven og muligheden for at støtte op A&M Område-MED udvalg drøfter niveau, hvorpå kerneopgaven skal defineres - Evt. information til ledergrupper om Område-MED og chefers beslutning om kerneopgavedef.* Chefer Tilbud om sparring og information om processer/håndtering til ledergrupper A&M Tilbud om sparring og information til arbejdsplads-med udvalg om processer/håndtering A&M Fase 3: Forløsning Ledere drøfter lokal strategi med MED-udvalg/AMR/AMG og går derefter i gang Stikprøvevis tjek af, om der er gang i arbejdet Arbejdspladser når bagkant (vurdering ifm. årlig arbejdsmiljødrøftelse) A&M Opsamling fra arbejdspladsniveau til niveau over arbejdsplads - Indsamling af data, sammenskrivning A&M Hovedudvalg - status og konklusion A&M *Der kan være områdevise variationer i ønsket om informationsstrategi

17

18

19

20

21

22

23