Sagsnr.: 2009/14626 Dato: Boligselskabernes svar på bemærkninger til deres regnskaber Sagsbehandler: Flemming Byrgesen

Transkript

1 Sagsnr.: 2009/14626 Dato: Sag: Boligselskabernes svar på bemærkninger til deres regnskaber Sagsbehandler: Flemming Byrgesen Baggrund Under iagttagelse af de af BDO Kommunernes Revision afgivne kommentarer godkendte Byrådet den 8. december 2009 regnskaber 2007/2008 for de i kommunen værende boligselskaber. Under Økonomiudvalgets forudgående behandling den 2. december 2009 besluttede Økonomiudvalget: Direktionens indstilling anbefales, idet handlingsplanerne forelægges Økonomiudvalget. Der er udarbejdet redegørelse over de tilbagemeldinger, der er modtaget fra boligselskaberne. Sagsfremstilling BDO Kommunernes Revision afgav i deres gennemgang af boligselskaberne regnskaber en række bemærkninger, som efterfølgende er blevet fremført overfor de enkelte boligselskaber. Der er i redegørelsen lavet en sammenføjning af BDO Kommunernes Revisions bemærkninger og den modtagne reaktion fra boligselskabet. Det skal holdes for øje, at boligselskaberne først tidsmæssigt har mulighed for fuldt ud at efterleve bemærkningerne fra BDO Kommunernes Revision med virkning for regnskabet for Som led i den normale revision/gennemgang af boligselskabsregnskaberne indgår en opfølgning på tidligere afgivne bemærkninger, og således også de bemærkninger, der er afgivet til regnskaberne for 2007/2008. Sammenfattende kan det siges, at boligselskaberne har meddelt at de vil bringe de påpegede forhold i orden ved de efterfølgende regnskaber. Et selskab har skiftet revisor, som konsekvens af de af kommunen påpegede forhold. To selskaber har ønsket en dialog omkring de påpegede forhold, og disse har været i kontakt med BDO Kommunernes Revision. Nedenfor er der for hvert boligselskab en oplistning af BDO Kommunernes Revisions bemærkninger (der refereres til det af BDO Kommunernes Revisions udarbejdede 61 siders notat, som findes indlagt i sagen) og den af boligselskabet modtagne reaktion. Siden HAB indsendte regnskabet for 2007/2008 er boligselskabets økonomiske situation blevet forværret. Der er derfor i afsnittet for HAB (side 13) suppleret med et ekstra afsnit omkring boligselskabets aktuelle situation Lejerbo, (regnskab for 1/ /9 2008) BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Lejerbo til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 14-16): 1/23

2 at der - i forhold til revisors supplerende oplysninger til afdelingsregnskabernes underskud - fremsendes vurdering/skøn som tilgodeser, at sædvanlig budgetafviklingsperiode på højst 3 år jfr. notebemærkninger og spørgeskema er ændret til højst 10 år for afdelingerne 024-0, 135-0, og Samtidigt skal sikres, at fremadrettede regnskaber for ovennævnte afdelinger indeholder note, som angiver den fastlagte afviklingsperiode, og viser de årlige afviklinger og nedbragte underskud at der snarest vedrørende afdeling fremsendes genopretningsplan for en forøgelse af hensættelserne, således at det fremadrettet sikres, at disse er tilstrækkelige i forhold til de årlige udgifter på hensættelsesområderne at revisors anbefaling om, at boligorganisationens forsikringsforhold regelmæssigt gennemgås og revurderes i samarbejde med forsikringsselskabet efterleves. I tilslutning hertil ønskes en tilkendegivelse af, hvornår der senest er sket vurdering af de forsikringsmæssige forhold, samt hvor ofte der sker en vurdering af forsikringernes aktualitet og dækning at boligorganisationens revisor fremadrettet i sin påtegning af regnskabet -erklærer sig i forhold til den af boligorganisationen udførte forvaltningsrevision at driftsbekendtgørelsens 75 stk. 1 efterleves, hvilket er ensbetydende med, at eventuelle overskud i prioriteret rækkefølge skal dække tidligere års underskud og underfinansiering inden, der kan henlægges til andre formål. Dette medfører, at boligorganisationens bestyrelse skal foranledige, at der i 2009/2010 regnskaberne foretages de fornødne korrektioner således, at de i 2007/2008 registrerede underfinansieringer nedskrives svarende til de i samme år konstaterede overskud. Der skal ligeledes udarbejdes opgørelse, som viser hvorledes de enkelte henlæggelseskonti er reguleret. Korrektioner og opgørelser skal udarbejdes for afdelingerne og at der vedrørende afdeling og sker fornøden berigtigelse i forhold til de bogføringer, som er foretaget vedrørende lejeledighed. Da Halsnæs Kommune ikke har modtaget/godkendt ansøgning om at lade afdelingernes henlæggelseskonti dække disse udgifter, er det som udgangspunkt reglerne i driftsbekendtgørelsens 39, som gælder. Dette er ensbetydende med, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække afdelingerne de udgifter, der er opstået som følge af lejeledighed 2/23

3 Der er fra Lejerbo modtaget følgende reaktion: 3/23

4 *) *) Der er efterfølgende meddelt dispensation om fritagelse fra dækning af lejetab over dispensationsfonden, jf. driftsbekendtgørelsens 39. Boligselskabet af 1940, (regnskab for 2007 og 2008) BDO Kommunernes Revision anbefaler at Byrådet tager regnskaberne for Boligselskabet af 1940 til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 24-25): at den meddelte ændring af regnskabspraksis omkring periodisering af indtægter vedrørende byggesags honorarer sker med virkning fra regnskabsår 2009 og foranlediger, at revisor fremadrettet redegør for sine vurderinger i forhold til at konkludere, at henlæggelserne vedrørende periodisk og planlagt vedligeholdelse er utilstrækkelige herunder beløbsmæssige angivelser 4/23

5 at bestyrelsens årsberetning for jfr. bestyrelsens besvarelse af byrådets skrivelse vedrørende tilsynet for 2006 (dateret 10. september 2009) vil indeholde beskrivelse og status for forvaltningsrevisionen i overensstemmelse med driftsbekendtgørelsens 71 stk.2 og foranlediger, at selskabets revisor fremadrettet redegør nærmere for forvaltningsrevisionen - jfr. 96 stk. 5 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de - i fastsatte handlingsplaner - beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt reglerne for henlæggelse til dispositionsfond er efterlevet, j.fr. driftsbekendtgørelsens 38 og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt de udbetalte bestyrelsesvederlag er udbetalt i overensstemmelse med gældende regelsæt og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører hvorvidt reglerne i driftsbekendtgørelsens kapitel 12, vedrørende kapitalforvaltning er efterlevet der i 2009 regnskaberne foretages de fornødne korrektioner i afdelingerne A, E, F og K således, at de i 2008 registrerede underfinansieringer elimineres via de modsvarende overskud. Der skal ligeledes udarbejdes opgørelse, som viser hvorledes de enkelte henlæggelseskonti er reguleret at der redegøres nærmere for de i 2008 konstaterede overfinansieringer vedrørende afdelingsregnskaberne for afdeling: D, L, Karlsgave I, Karlsgave II samt P. Redegørelsen skal omhandle overfinansiering for såvel anskaffelsessummer som forbedringsarbejder. Det skal oplyses, hvorledes beløbene er/bliver udlignet - og hvornår at der fremadrettet konteres/bogføres i overensstemmelse med gældende regler vedrørende udgifter til lejeledighed. Sådanne udgifter skal således fremover som udgangspunkt - dækkes af dispositionsfonden (reglen er trådt i kraft fra 1. januar 2007) Der er fra Boligselskabet af 1940 modtaget følgende reaktion: 5/23

6 1.2. Den selvejende institution Ældreboliger i Melby, (regnskaber for 2007 og 2008) BDO Kommunernes Revision anbefaler at Byrådet tager regnskaberne for Den selvejende institution Ældreboliger i Melby til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 28-30): at regnskabet fremadrettet skal være udarbejdet i henhold til driftsbekendtgørelsens regler og den tilhørende autoriserede kontoplan. Det fremtidige materiale skal indeholde revisionspåtegnet regnskab og spørgeskema, bestyrelsens årsberetning samt revisionsprotokollat. Regnskabsmaterialet skal endvidere være forsynet med forskriftsmæssige påtegninger og godkendelser af henholdsvis administrator, revisor og bestyrelse, jfr. gældende bestemmelser om drift af almene boliger m.v. 6/23

7 og foranlediger, at revisionen altid skal udføres, afrapporteres og påtegnes i overensstemmelse med gældende regelsæts krav. Revisionspåtegning skal fremover henvise til at revisionen er udført i overensstemmelse med gældende bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. og den til bekendtgørelsen tilhørende Instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber at såvel boligorganisation som revisor skal iagttage og efterleve gældende regelsæt omkring forvaltningsrevision, der bl.a. omhandler: Bestyrelsens årsberetning Dette betyder fortsat, at bestyrelsen årligt jfr. driftsbekendtgørelsens 71 stk. 2 skal afrapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den af boligselskabet gennemførte og fra 1999 gældende obligatoriske forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal samtidig redegøre for stadet for implementeringen af forvaltningsrevisionen, herunder fastlæggelse af politikker, målsætninger og forretningsgange m.v. Revisionens protokollat Revisor skal i forbindelse med førstkommende regnskabsaflæggelse i revisionsprotokollen redegøre nærmere for forvaltningsrevisionen. (jfr. driftsbekendtgørelsens 96 stk.5). Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de i fastsatte handlingsplaner beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. og foranlediger, at revisor i sit revisionsprotokollat skal anføre, hvorvidt henlæggelserne til dispositionsfonden sker i overensstemmelse med gældende regelsæt, jfr. driftsbekendtgørelsens 38. og foranlediger, at revisor i sit revisionsprotokollat skal udtrykke, hvorvidt de i gældende bekendtgørelses kapitel 12 fastsatte regler for kapitalforvaltning er efterlevet. og foranlediger, at revisor i forhold til henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse entydigt skal udtrykke, om der er overensstemmelse med de løbende ajourførte planer i forhold til såvel forbrug(konto 116), henlæggelsesbeløb(konto 120) som bogføringsmæssigt registrerede henlæggelsessaldi (konto 401) Såfremt samtlige ovenfor anførte punkter ikke er efterlevet ved førstkommende regnskabsaflæggelse, så vil byrådet i Halsnæs Kommune ikke kunne tage regnskabet til efterretning. Herudover skal bestyrelsen sikre: at fremtidige budgetter balancerer således, at der er overensstemmelse imellem udgifter og indtægter at der fremadrettet forholdes til de særligt gældende regler omkring udgifter til antenne m.m., herunder at der ikke er indeholdt udgifter/indtægter vedrørende antenneregnskab/antenneforening i det regnskab, der danner grundlag for huslejefastsættelsen. Der er fra Den selvejende institution Ældreboliger i Melby modtaget følgende reaktion: 7/23

8 Ved brev af 6. januar 2010 har kommunen taget den selvejende institutions regnskaber for 2007 og 2008 til efterretning under forudsætning af, at institutionens bestyrelse fremover sikrer at en række nærmere angivne forhold bliver efterlevet. Samtidig har kommunen udbedt sig en plan m.m. for hvorledes man har tænkt sig at realisere de af kommunen fremsatte krav til ændringer i revision og regnskab. I denne anledning skal APO-Boligfonden oplyse, at man på baggrund af kommunens udspil vedrørende den fremtidige regnskabsaflæggelse for ovennævnte boliger har besluttet, at overlade revisionen til et nyt revisionsfirma med speciale i bl.a. revision af almene boligorganisationers regnskaber.fonden vil derfor i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet for 2009 i samarbejde med vor revisor arbejde på, at de af kommunen angivne forhold bliver efterlevet. Såfremt der skulle opstå problemer i denne forbindelse vil man tage sagen op til drøftelse med kommunen. Endelig skal det bemærkes, at man fra 1. januar 2010 har indgået aftale med advokatfirmaet Nicolai Giødesen i København med henblik på styrkelse af fondens bogføring og regnskabsaflæggelse. Med disse tiltag skulle der fremover kunne opnås en mere kvalificeret regnskabsaflæggelse og revision i overstemmelse med kommunens ønsker på dette område. Venlig hilsen Niels Theisler APO-Boligfonden 1.3. Boligselskabet Nordsjælland afdeling Ølsted, (regnskaber for 2007 og 2008) BDO Kommunernes Revision anbefaler at Byrådet tager regnskaberne for Boligselskabet Nordsjælland afdeling Ølsted til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 34-35): at de på nuværende udarbejdede fremtidige budgetter revurderes, og at der fremadrettet udvises større omhu ved udarbejdelsen af budgetterne således, at de afspejler de forventelige og almindeligt forekommende forhold. Begrundelsen for nærværende skal ses med baggrund i de, for både år 2007 og 2008, store underskud som afdelingen har haft, og som væsentligst skyldes fejlagtig og for 2007 manglende budgetbeløb vedrørende varmeudgifter til fællesarealer. For 2009 kan allerede på nuværende tidspunkt konstateres såfremt varmeudgiften er på niveau, som i tidligere år, at der omkring denne post kan forventes en negativ afvigelse i størrelsesordenen kr. Afvigelser af denne størrelsesorden - vedrørende en almindelig forekommende og nogenlunde beregnelig udgift - er uacceptabel i fremadrettede regnskabsaflæggelser. at der fremadrettet sker en ændring af den til regnskabet tilhørende note vedrørende konto 303, forbedringer. 8/23

9 Efter samtale med boligorganisationens administration er aftalt, at noten fremadrettet justeres således, at afviklingsperiode for underfinansiering beregnes i forhold til tidspunkt for udgifternes afholdelse. For nuværende opsamles udgifter over en årrække inden afvikling beregnes og iværksættes, og dette er i flere tilfælde ensbetydende med, at tilladte afviklingsperiode på højst 5-10 år overskrides. Fremtidig oversigt skal udarbejdes som en afviklingsplan således, at den afspejler de årlige udgifter, samt over hvilken årrække afvikling vil blive foretaget. Herudover skal afviklingen de enkelte år specificeres i forhold til de arbejder det vedrører. at der fremadrettet tilføjes regnskabet en note, hvori godtgøres, at såvel afvikling af underfinansiering og underskud, som de - jfr. de til enhver tid ajourførte vedligeholdelsesplaner planlagte vedligeholdelsesudgifter samt den kortfristede gæld, altid kan dækkes af afdelingens omsætningsaktiver. (Såfremt dette ikke er tilfældet, vil det som oftest være nødvendigt i den udstrækning det er muligt - at skulle lånefinansiere udgifterne til forbedringsarbejder) at huslejeniveauet tilstræbes holdt på et niveau, der ikke adskiller sig væsentligt fra øvrige sammenlignelige boliger i området. Efter de seneste års store huslejestigninger på henholdsvis 6,13 % i 2007 og 7,64 % i 2008 synes afdelingens huslejeniveau - i forhold til sammenlignelige boliger i Halsnæs Kommune at ligge i den højere ende af skalaen. Der er fra Boligselskabet Nordsjælland modtaget følgende reaktion: Vi har modtaget jeres skrivelse af 6. januar 2010 angående regnskaber for 2007 og Vi er opmærksom på de tiltag der skal ske både budgetmæssigt og regnskabsmæssigt, og de anførte forhold vil være bragt på plads fuldt ud i regnskabet for På nuværende tidspunkt kan det oplyses, at Boligselskabet har ydet afdelingen driftsstøtte i 2009 for knap til at dække underskud, hvorfor der ikke for nuværende skal afvikles underskud i afdelingen. Med venlig hilsen Marianne Eriksen Bakkegade 25, 3400 Hillerød / ma@fo-hill.dk 1.4. Ølsted Andelsboligforening, (regnskaber for 2007 og 2008) BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskaberne for Ølsted Andelsboligforening til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 38-40): 9/23

10 at ny administrator og ny revisor meget hurtigt orienteres om, tilsynets forventninger/krav til materialet og afrapporteringen fremover: Forvaltningsrevision Bestyrelsens årsberetning I forhold til kravet vedrørende bestyrelsens årsberetning er ingen ændringer. Dette betyder fortsat, at bestyrelsen årligt jfr. driftsbekendtgørelsens 71 stk.2 skal afrapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den af boligselskabet gennemførte og fra 1999 gældende obligatoriske forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal samtidig redegøre for stadet for implementeringen af forvaltningsrevisionen, herunder fastlæggelse af politikker, målsætninger og forretningsgange m.v. Frem til årsberetningen for 2008 har bestyrelsens årsberetning ikke indeholdt oplysninger omkring forvaltningsrevisionen, hvor vi må antage, at der ikke er foretaget handlinger herom. I bestyrelsens beretning for 2008 er vedrørende forvaltningsrevision anført: Der henvises til særskilt udarbejdet beretning om forvaltningsrevision, der beskriver de mål og handlingsplaner i forbindelse med forvaltningsrevision, der er opstillet for boligorganisationen og de enkelte afdelinger: Vi er ved henvendelse til boligorganisationens nye administrator oplyst om, at der ikke findes en sådan beretning og at der heller ikke er overleveret noget herom fra tidligere administrator. Revisionens protokollat Revisor skal i forbindelse med førstkommende regnskabsaflæggelse i revisionsprotokollen redegøre nærmere for forvaltningsrevisionen. (jfr. driftsbekendtgørelsens 96 stk.5) Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de i fastsatte handlingsplaner beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. Dispositionsfond Revisor skal i sit revisionsprotokollat anføre, hvorvidt henlæggelserne til dispositionsfonden sker i overensstemmelse med gældende regelsæt, jfr. driftsbekendtgørelsens 38. Kapitalforvaltning Revisor skal i protokollat udtrykke, hvorvidt de i gældende bekendtgørelses kapitel 12 fastsatte regler for kapitalforvaltning er efterlevet. Bestyrelseshonorar Revisor skal i protokollat såfremt bestyrelsen oppebærer honorar anføre, hvorvidt disse er udbetalt korrekt og i overensstemmelse med gældende regler. Vedligeholdelsesplaner Revisor skal i forhold til henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse giver udtryk for, om der er overensstemmelse med de løbende ajourførte planer i forhold til 10/23

11 såvel forbrug(konto 116), henlæggelsesbeløb(konto 120) som bogføringsmæssigt registrerede henlæggelsessaldi (konto 401) at der i relation til revisors notater omkring manglende likviditet i afdelingerne 4602, 4603 og 4606 fremsendes beregning, som godtgør, at såvel afvikling af underfinansiering (afdeling 4602) og underskud, som de jfr. de til enhver tid ajourførte vedligeholdelsesplaner planlagte vedligeholdelsesudgifter samt den kortfristede gæld, til enhver tid kan dækkes af afdelingens omsætningsaktiver. Der er fra administrationsselskabet Boligselskabet af 1940 modtaget følgende reaktion: 1.5. Kregme-Vinderød Boligselskab, (regnskaber for perioderne 1/ / og 1/ /3 2009) BDO Kommunernes Revision anbefaler at Byrådet tager regnskaberne for Kregme-Vinderød Boligselskab til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 45-46): 11/23

12 at regelsættet omkring forvaltningsrevision, som i øvrigt har været gældende siden 1999, fremadrettet efterleves. Dette indebærer, at boligorganisationens bestyrelse iagttager driftsbekendtgørelsens 71 stk. 2. Bestyrelsen skal endvidere foranledige, at revisor efterlever driftsbekendtgørelsens 96 stk. 5. Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de i fastsatte handlingsplaner beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. Bestyrelsen skal samtidig holde sig for øje, at såfremt gældende regler ikke er opfyldt i fremtidige regnskaber, vil disse ikke kunne tages til efterretning af Halsnæs byråd der snarest redegøres for, hvorledes det fremadrettet sikres, at likviditeten i afdeling 2508 bedres, herunder hvorledes der sker en styrkelse af hensættelser til imødegåelse af mulige tab vedrørende fraflyttere samt sikres tilstrækkelige midler til de forventede øgede driftsudgifter til fællesarealer og fælles møde- og selskabslokaler og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt reglerne for henlæggelse til dispositionsfond er efterlevet, jfr. driftsbekendtgørelsens 38 og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt bestyrelsesvederlag er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. (driftsbekendtgørelsens 13) at regnskaber for afdeling 2502 og 2525 vedrørende overskuds disponeringer i henholdsvis regnskabs år 2007/2008 og 2008/2009 korrigeres i kommende regnskab for 2009/2010. Regnskaberne skal korrigeres således, at de - i de respektive år - registrerede ufinansierede forbedringsarbejder dækkes ind inden der sker henlæggelser til øvrige konti.(jfr. driftsbekendtgørelsens 75 stk. 1) Der er fra administrationsselskabet Domea modtaget følgende reaktion: 12/23

13 1.6. Hundested Almennyttige Boligselskab, (regnskab for perioden 1/ /6 2008) Sidste nyt Siden indsendelsen af regnskabet for 2007/2008 har HAB oplevet en forværret økonomisk situation for afdelingen Høje Tøpholm. 13/23

14 HAB består af 8 afdelinger, hvor 6 afdelinger har overskud i regnskabet for 2008/2009 mens afdelingerne Høje Tøpholm og Degnebakken udviser underskud på henholdsvis kr. og kr. Afdelingen Høje Tøpholm har fra regnskab 2007/2008 et overført underskud på kr. således, at det samlede akkumulerede underskud for denne afdeling kommer op på kr. I regnskabet nævnes om afdeling Degnebakken, at underskuddet skyldes tab på fraflyttere. Men generelt vurderes afdelingen til, efter en længere tids periode med økonomiske problemer stille og roligt, at være kommet på rette kurs. For afdelingen Høje Tøpholm nævnes, at underskuddet skyldes store stigninger på renovation, forsikringer og ekstraordinære udgifter i forbindelse med renovering af varmeanlæg. Derudover har afdelingen haft tab ved lejeledighed og tab ved fraflytninger. Der ses i afdelingen et stigende antal fraflytninger, en skrumpende venteliste og begyndende lejeledighed for de store lejligheder. Dette kombineret med et højt huslejeniveau og problemer med finansiering af den løbende vedligeholdelse vidner om strukturelle problemer for afdelingen. Senest har administrationsselskabet DAB meddelt, at afdelingen ikke har likviditet til betaling af terminsydelserne samt oplyst omkring en sag om skimmelsvamp på badeværelserne. Der er således via en undersøgelse af samtlige badeværelser konstateret massiv vækst af den aggressive type Stachybotrys sp skimmelsvamp omkring rørgennemføringerne i brusenicherne og ved håndvaske. Udbedringen af skimmelsvampangrebet forventes at blive omfattende, og der har været nævnt tal i størrelsesordenen 60 mio. kr. DAB er på vegne af afdelingen i kontakt med Landsbyggefonden om afdelingens problemer. Landsbyggefonden er velvilligt indstillet til at hjælpe afdelingen, og vil kunne stille økonomiske midler til rådighed til udbedring af skimmelsvampangrebet, forskellige renoveringstiltag og eventuelt bidrag til huslejenedsættelse. Herudover har DAB bragt på bane, om det er muligt at omdanne et antal lejligheder i Høje Tøpholm (8-24 stk.) til ældreboliger. I givet fald vil Landsbyggefonden også kunne medvirke økonomisk omkring de nødvendige bygningsmæssige tiltag. Hvorvidt der er behov for et sådan antal ældreboliger, om placeringen heraf er i orden, og om det økonomisk kan lade sige gøre vil efterfølgende blive klarlagt. Det der vil skulle ske omkring afdelingens problemer, er at DAB udarbejder en handleplan over den nuværende situation, som kan danne baggrund for støtte fra Landsbyggefonden. Handleplanen bliver nok af så omfattende karakter, at Landsbyggefonden vil fordre, at kommunen er med ind over og tager stilling til om handleplanen kan (formodes at) løse afdelingens problemer. Det vil på nuværende tidspunkt ikke kunne afvises, at kommunen kan blive økonomisk inddraget i en løsning af Høje Tøpholms problemer. Det vil i givet fald blive via reglerne om et 1/5-dels depot hvor Landsbyggefonden, aktuel kreditforening, boligselskabet og kommunen sammen tilvejebringer en nødvendig finansiering - typisk til huslejenedsættelser eller imødegåelse af huslejestigninger. 14/23

15 Regnskab 2007/2008 BDO Kommunernes Revision anbefaler herefter at Byrådet tager regnskabet for Hundested Almennyttige Boligselskab til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 50-51): at der oplyses om stillingtagen til, hvorledes de som følge af manglende periodisering vedrørende prioritetsydelser ekstraordinære udgifter vedrørende afdelingerne Ullerupvænge og Lyngvænge skal finansieres iagttagelse af revisors vurdering i forhold til afdelingerne Høje Tøpholm I og Isefjordparken om, at afdelingernes henlæggelser til tab ved fraflytninger vurderes som utilstrækkelige til at dække de forventede tab på tilgodehavender at der i fremtidige årsberetninger jfr. driftsbekendtgørelsens 71 stk. 2 rapporteres om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision, såvel vedrørende organisation som afdelinger. D.v.s. at administrator i dette tilfælde udover at belyse forvaltningsrevisionen i administrationsselskabet skal inkludere et afsnit, hvor der for forvaltningsrevisionsemnerne for Hundested almennyttige Boligselskab redegøres særskilt og foranlediger, at revisor redegør for den af boligorganisationen/administrator udførte forvaltningsrevision jfr. driftsbekendtgørelsens 95 stk.5. Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de i fastsatte handlingsplaner beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt reglerne for henlæggelse til dispositionsfond er efterlevet (driftsbekendtgørelsens 38) og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt reglerne i driftsbekendtgørelsens kapitel 12, vedrørende kapitalforvaltning er efterlevet og foranlediger, at revisor fremtidigt - i forhold til henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse - entydigt udtrykker, hvorvidt der er overensstemmelse med de løbende ajourførte vedligeholdelsesplaner i forhold til såvel forbrug (konto 116), henlæggelsesbeløb (konto 120) som bogføringsmæssigt registrerede henlæggelsessaldi (konto 402) og foranlediger, at revisor fremadrettet anfører, hvorvidt udbetaling af bestyrelsesvederlag er sket i overensstemmelse med gældende regler Der er fra administrationsselskabet DAB modtaget følgende reaktion: 15/23

16 16/23

17 *) *) Det er efterfølgende meddelt boligselskabet, at kommunen ønsker, at der inkluderes et sådan afsnit. 17/23

18 1.7. Halsnæs Boligselskab, (regnskaber for 2007 og 2008) BDO Kommunernes Revision anbefaler at Byrådet tager regnskaberne for Halsnæs Boligselskab til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 56-57): at regelsættets bestemmelser omkring forvaltningsrevision fremadrettet efterleves, hvilket er ensbetydende med, at 18/23

19 - at boligselskabets bestyrelse, jfr. driftsbekendtgørelsens 71 stk. 2, skal rapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision, såvel vedrørende organisation som afdelinger. - at boligselskabets bestyrelse foranlediger, at selskabets revisor fremadrettet redegør nærmere for forvaltningsrevisionen - jfr. 96 stk. 5 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de - i fastsatte handlingsplaner - beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt og endelig skal revisor erklære sig om, hvorvidt der i boligorganisationen sker en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning Kravet om forvaltningsrevision, som har været gældende siden 1. oktober 1999, skal fremadrettet efterleves i overensstemmelse med gældende regelsæt af såvel organisationsbestyrelse som af revisor i modsat fald vil byrådet ikke kunne tage fremadrettede regnskaber til efterretning. - og foranlediger, at revisor fremadrettet i sit protokollat - entydigt udtrykker, hvorvidt de bogførte forbrug og henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse svarer til de beløb, som fremgår af de til enhver tid ajourførte vedligeholdelsesplaner, og om der i forhold til den 10 års periode, som vedligeholdelsesplanen dækker, vurderes at ske tilstrækkelig hensættelse. at afvikling af underfinansiering sker over en årrække på højst 5-10 år. Bestyrelsen skal redegøre for, hvornår og med hvilke beløb underfinansieringen er opstået/akkumuleret, ligesom der skal fremlægges en afviklingsplan, der efterlever gældende regelsæt for underfinansieringens afvikling og foranlediger, at revisor i forbindelse med revisionen i 2009 sikrer, at den ændrede forretningsgang vedrørende procedurer omkring bankbeholdning er hensigtsmæssig og tilstrækkelig betryggende og foranlediger, at revisors protokollat fremadrettet indeholder oplysninger om/ entydigt udtrykker, hvorvidt de i driftsbekendtgørelsens kapitel 12 fastsatte regler for kapitalforvaltning er efterlevet og foranlediger, at revisor fremadrettet i sit protokollat udtrykker, hvorvidt henlæggelserne til dispositionsfonden sker i overensstemmelse med gældende regelsæt, jfr. driftsbekendtgørelsens 38 Der er fra administrationsselskabet Boligkontoret Danmark modtaget følgende reaktion: 19/23

20 Kære Halsnæs Kommune, v. regnskabsafdelingen. I har ved skrivelse af 6. Januar 2010 henvendt Jer til Boligkontoret Danmark, og meddelt at kommunen har taget regnskaberne for 2007 og 2008 til efterretning for Halsnæs Boligselskab. Der nævnes dog en række forbehold, idet I udbeder Jer en nærmere redegørelse for en række punkter, hvoraf det gennemgående tema er forvaltningsrevision. Der stilles blandt andet i udsigt at byrådet ikke vil kunne tage fremtidige regnskaber til efterretning, såfremt kravene til forvaltningsrevision ikke efterleves. Vi har på denne baggrund været i en dialog med selskabets revisor PriceWaterhouseCoopers, som er blevet bedt om at tilkendegive en stillingtagen til de mange punkter vedrørende forvaltningsrevision, som der spørges til. PriceWaterhouseCoopers har tilkendegivet, at de i første omgang frem for at give en skriftlig redegørelse ønsker etableret et afklarende møde med kommunen, hvor de stillede spørgsmål drøftes, og hvor det afklares på hvilke punkter den gennemførte forvaltningsrevision efter kommunens opfattelse afviger fra regelsættet. Baggrunden for revisors ønske er at man har den holdning, at det anvendte protokollat overholder reglerne, og at man endvidere som hovedrevisor for det almene administrationsselskab Boligkontoret Danmark, har kontrolleret kapitalstrømmene og at der sker rationel drift blandt medlemsorganisationerne, herunder Halsnæs Boligselskab. Vi hører gerne nærmere hvordan kommunen forholder sig til et sådant møde, og boligselskabets administration står naturligvis til rådighed, med henblik på koordination og deltagelse i et sådant. Der stilles i kommunens skrivelse spørgsmål til underfinansiering, herunder hvordan en sådan har kunnet opstå. Det kan oplyses, at der kører en syns og skønssag, som har til hensigt at afklare ansvaret for nogle fejl og mangler ved afdelingens opførelse, bl.a. vedrørende fundamenter og udvendigt murværk. Manglerne er blevet registreret i forbindelse med 1 og 5 års eftersyn, og da mangelafhjælpning fra byggeriets parter ikke har været tilfredsstillende, er der startet en voldgiftssag op under de sædvanlige regler. En sådan sag medfører desværre en del opstartsudgifter, bl.a. sikkerhedsstillelse og diverse udlæg til undersøgelser. Saldoen ultimo året er kr ,- og vi håber på, at der vil komme en afklaring af sagen i løbet af 2010, hvorefter afdelingen forventes at få udlægget retur samt en erstatning, til udbedring af skaderne. Indtil der foreligger en afklaring af denne sag, er det hensigten at undlade at foretage driftsmæssig afskrivning. Afslutningsvis skal jeg beklage den sene besvarelse af Jeres henvendelse, som skyldes et højt arbejdspres. Jeg står naturligvis til rådighed for yderligere oplysninger i sagen, og ser frem til at høre fra Jer. Med venlig hilsen Dennis Larsen Forretningsfører Boligkontoret Danmark Administrationen har henvist Boligkontoret Danmark og dennes revisor til at kontakte BDO kommunernes revision, som har udført tilsynsarbejdet og udarbejdet bemærkninger på vegne af Halsnæs Kommune. 20/23

21 1.8. Halsnæs Ældreboligselskab, (regnskab for perioden 1/ /3 2009) Samt regnskab for 1/ / vedr. tidligere Hundested Ældreboligselskab og regnskab 2007 vedr. tidligere Frederiksværk Ældreboligselskab BDO Kommunernes Revision anbefaler at Byrådet tager regnskabet for Halsnæs Ældreboligselskab, tidl. Hundested Ældreboligselskab og tidl. Frederiksværk Ældreboligselskab til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 60-61): at regelsættet omkring forvaltningsrevision, som i øvrigt har været gældende siden 1999, fremadrettet efterleves. Dette indebærer, at boligorganisationens bestyrelse iagttager driftsbekendtgørelsens 71 stk. 2. Bestyrelsen skal endvidere foranledige, at revisor efterlever driftsbekendtgørelsens 96 stk. 5. Herunder skal revisor beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de i fastsatte handlingsplaner beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. Bestyrelsen skal samtidig holde sig for øje, at såfremt gældende regler ikke er opfyldt i fremtidige regnskaber, vil disse ikke kunne tages til efterretning af Halsnæs byråd at revisors henstilling om, at der vedrørende afdelingerne 2201, 2202 og i kommende budgetter foretages hensættelser/øgede hensættelser til istandsættelse og tab ved fraflytning efterleves at revisors henstilling om, at der i afdeling 2203 fremtidigt sker en forhøjelse af henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse efterleves - alternativt, at der foretages besparelser på forbrugssiden at det af revisor anførte tilgodehavende vedrørende antenneregnskabet bliver budgetteret opkrævet lejerne og foranlediger, at revisor fremadrettet i sit protokollat udtrykker, hvorvidt henlæggelserne til dispositionsfonden sker i overensstemmelse med gældende regelsæt, jfr. driftsbekendtgørelsens 38 Der er fra administrationsselskabet Domea modtaget følgende reaktion: 21/23

22 Lov- og plangrundlag Lov om almene boliger Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Intet at bemærke. 22/23

23 Personaleforhold Intet at bemærke. 23/23