REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 2. MAJ 2012

Transkript

1 Dato 16. maj 2012 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 2. MAJ 2012 X Søren Høgsberg Bestyrelsesformand X Henrik Autzen Næstformand X Heidi Bindløv Bestyrelsesmedlem X Michael Rud Bestyrelsesmedlem X Lars Hansen Bestyrelsesmedlem X Berit Jørgensen Bestyrelsesmedlem X Hans Jørgen Riis Bestyrelsesmedlem X Per Hasager Bestyrelsesmedlem X Olav Bertelsen Bestyrelsesmedlem X Keld Danielsen Bestyrelsesmedlem Torben Kjølhede Bestyrelsesmedlem X Grethe Rasmussen Bestyrelsesmedlem X Chris Mikkelsen Medarbejderrepræsentant X Morten Homann Administrationen (referent) x Carl Danielsen Administrationen (deltog under pkt. 1) 1. Økonomi a. Godkendelse af regnskab 2011 for Bo83 samt afdelinger Regnskab og økonomisk beretning blev godkendt. b. Budget 2013 Budgettet blev godkendt med følgende ændringer vedr. kontoen Kurser, møder repr., best. m.v., der ændres fra til , jf. ændringerne vedtaget under pkt. 2. a. c. Favrskov Kommunes godkendelse regnskab VesterBo Taget til efterretning. d. Revisionsprotokollat byggeregnskab afdeling 72 Rønnevangen Protokollatet blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Det endelige regnskab forelægges for bestyrelsen, når det er færdigt. 2. Organisation a. Behandling af kommissorier for udvalg Bestyrelsen havde følgende bemærkninger og indstillinger til udvalgenes kommissorier: Kursusudvalget: Udvalgsmedlemmer bør også kunne deltage i konferencer. "Standardomkostninger" er organisationens standard for refusion af rejseomkostninger.

2 Der opkræves ikke deltagergebyr, men derimod gebyr for uanmeldt udeblivelse (depositum). Råderetsudvalg: Medarbejdere der arbejder med råderet refererer alene til den administrative leder. Evt. beslutninger der vedrører personale og disses arbejdsopgaver drøftes alene med direktøren. Bestyrelsen (eller repræsentantskabet) kan vælge at delegere sin kompetence til et udvalg. Demokratiudvalg: Udvalget opfordres til at fjerne bilag 1 fra deres kommissorium Fritidsudvalg: Lars Hansen tager kontakt til udvalget med henblik på at lave et egentligt kommissorium. Spørgsmålet om bowlingturnering afventer dette. Udvalgenes kommissorier inkl. budgetter optrykkes i materialet til repræsentantskabet. Herefter optrykkes bestyrelsens indstilling, som er at repræsentantskabet godkender udvalgenes kommissorier med følgende tilføjelser: Der afholdes to årlige konferencer i Kursusudvalgets regi som beskrevet i kommissoriet (dog kun én dag hver), og at de øvrige beskrevne konferencer (fx Råderetsudvalgets og Demokratiudvalgets forslag) imødekommes som særskilte spor herpå for at sænke omkostningerne og øge netværksdannelsen. Udvalgsmedlemmer bør også kunne deltage i konferencer. Der opkræves ikke deltagergebyr, men derimod gebyr for uanmeldt udeblivelse (depositum). Udvalgene tager som organisationsbestyrelsen som udgangspunkt ikke på egentlige studieture, men selvfølgelig gerne virksomhedsbesøg. Et udvalg kan efter ansøgning få bevilget yderligere midler til aktiviteter, ture (til oplysning og inspiration) og lignende jf. budgettet. Heidi, Grethe og Berit tager dog forbehold for dette punkt. Renoverings- og Byggeudvalgene slås sammen til ét udvalg Der nedsættes ikke et Udearealudvalg Nybyggeri- og renoveringsudvalg og Miljøudvalg (vedr. energi- og miljørigtigt byggeri) hhv. Demokratiudvalg og IT- og multimedieudvalg (vedr. IT i beboerdemokratiet) forholder sig inden repræsentantskabsmødet 2013 til disse overlap og indstiller til organisationsbestyrelsen, hvorvidt disse emner skal placeres entydigt, eller om udvalgene evt. skal slås sammen. Udvalgenes budgetter tilpasses, således at kursusudvalgets budget inkl. konferencer fastsættes til , at der afsættes til BKÅ Festival og at der derudover afsættes kr. pr. medlem af de nedsatte udvalg til udvalgenes aktiviteter. Det resterende beløb op til er en pulje, som organisationsbestyrelsen bevilger fra efter konkret ansøgning fra udvalget. Melder der sig flere kandidater på repræsentantskabsmødet, vil der godt kunne nedsættes flere end det anbefalede maksimum fra udvalget. Det enkelte udvalg udpeger selv ansvarlig/formand. Valgperioden er for alle udvalg ét år. b. Repræsentantskabsmøde 1) Afvikling af repræsentantskabsmødet Indstillingen blev godkendt, således, at udvalgskommissorierne præsenteres kortfattet (3 minutter) af en repræsentant for hvert udvalg. Næstformanden præsenterer efterfølgende bestyrelsens indstilling.

3 Til stemmeudvalget indstilles Leon Wagtmann afdeling 35, Kirsten Thomsen afdeling 15, Elsebeth Nielsen afdeling 11, Jesper Rasmussen afdeling 10 samt Carl Danielsen administrationen. 2) Forretningsorden Indstillingen blev godkendt. 3) Beretning Forslaget blev godkendt. Administrationen tilføjer yderligere statistik og faktuelle oplysninger. 4) Indstilling til besættelse af udvalg m.m. Bestyrelsen sammenfatter sin anbefaling til repræsentantskabet om sammensætning af udvalgene. Nedsætter repræsentantskabet flere end det anbefalede antal, er det ikke noget problem: Kursusudvalg Hans-Jørgen Krickhahn Henrik Autzen Johnny Eriksen Peter Lykke Nielsen Søren Høgsberg Fritidsudvalg Kaj Nielsen Inger Garde Tom Thyrring Joan Christiansen Kirsten Wedel Kirsten Jensen Markus Lund Freja Haarup Redaktionsudvalg Robert Thorsen Berit Jørgensen Martin Westy Løvendahl Tina Madsen Lise Ryde Elmer Pedersen Søren Høgsberg (redaktør) Peter Ebbesen Jette Hjermitslev IT-udvalg (Multimedieudvalg) Hans-Jørgen Krickhahn Anders Toft Torben Ulrich Sørensen Klaus Mark Mogens Carlsen Stig Ramløv Frandsen Michael Rud

4 Råderetsudvalg Heidi Bindløv Dan Hjorth Tom Thyrring Søren Nissen Malte Nielsen Robert Thorsen Brian Kristensen Grethe Rasmussen Kirsten Hillebrandt Mogens Carlsen Ungdomsboligudvalg Lærke M. Pedersen Mette M. Pedersen Torben Kjølhede Demokratiudvalg Berit Jørgensen Robert Thorsen Peter Lykke Nielsen Johnny Eriksen Lise Ryde Mia Falck Olav Bertelsen Kirsten Hillebrandt Miljø-, energi- og klimaudvalg Michael Rud Hans Jørgen Riis Elmer Pedersen Robert Thorsen Berit Jørgensen Anders Isaksen Micky Hansen Kommunikationsudvalg Brian Kristensen Helle M. Jensen Berit Jørgensen Malte Nielsen Hans-Jørgen Krickhahn Johnny Eriksen Nybyggeri og renoveringsudvalg Keld Danielsen Grethe Rasmussen Peter Nelson Henrik Autzen Jon Bruhn Hansen Per Hasager Bestyrelsen tiltrådte i øvrigt indstillingen om nedsættelse af udvalg.

5 Olav spurgte om vi havde et økonomisk problem med, at der kunne komme for mange i udvalgene? Organisationsbestyrelsen har ingen indstilling til kredsdelegerede udover bestyrelsen. Indstillingen vedr. bestyrelsessuppleanter blev tiltrådt. 5) Udpegning af årets afdeling Bestyrelsen godkendte forretningsudvalgets indstilling til årets afdeling. 6) Forslag Bestyrelsen godkendte de indstillede forslag. 7) Vedtægtsændringer Bestyrelsen godkendte de indstillede forslag til vedtægtsændringer. Herunder godkendte bestyrelsen at indstille forslaget om direkte valg af næstformand til vedtagelse. En enig bestyrelse anbefaler Henrik Autzen som næstformand. c. Kundeundersøgelse afdelingsbestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen roste initiativet, resultaterne af undersøgelsen og opfølgningsplanen. d. Husdyrreglement og husorden Olav problematiserede husdyrreglementet. Oplægget behandles i august. 3. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne Bestyrelsen besluttede, at administrationen ikke anmelder forlydender om socialt bedrageri, men rådgiver evt. beboere eller afdelingsbestyrelser om, hvordan de kan foretage underretningen selv. 4. Administration a. Orientering fra administrationen Orienteringen blev taget til efterretning. b. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse Bestyrelsen anerkendte det meget positive resultatet, også den megen turbulens i organisationen taget i betragtning. 5. Kommende møder a. Emner til næste møde, der holdes den 31. maj 2012 b. Mødeplan

6 6. Eventuelt Bestyrelsesmedlemmer både på valg og fortsættende har mulighed for senest mandag den 7. maj at sende et opstillingsgrundlag på linjer, fx baseret på: Hvor bor du (noget om din afdeling ikke blot adressen)? Hvad er dine erfaringer med beboerdemokratiet? Har du øvrige erfaringer fra foreningsdanmark? Hvad er dine særlige kompetencer og hvordan kan de udnyttes i organisationens bestyrelse? Hvad er din særlige interesse i organisationsarbejdet? + navn, alder og foto.