Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Transkript

1 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: Dato: Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, tirsdag den 3. oktober 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, (10 min) 4. Status på budget 2018, anden periodeopfølgning (januar-august) / Michael Sandersen, Økonomiafdelingen, (15 min) Bilag 4.1: Udkast til budget 2018 Bilag 4.2: Anden periodeopfølgning Orientering om beredskab i Fælles Service/ Svend Ole Hosbond, (15 min) Bilag 5.1: Implementering af AAU Generel Beredskabsplan Pause, (10 min) 6. Opfølgning på flektidsaftale/ Henrik Søndergaard, (15 min) Bilag 6.1: Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden Flekstidsaftale for Fælles Service 7. Opfølgning på trivselsbarometer og fokuspunkter for det kommende APV-år/ Antonino Castrone, (15 min) Bilag 7.1: Status på arbejdet med resultater fra trivselsbarometer Drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering af udvalgsmedlemmer/louise Danielsen, (15 min) 9. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler september 2017/Henrik Søndergaard, (10 min) 10. Eventuelt, (5 min) Referater fra lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg under Fælles Service, afholdt i 2017, findes i workzone under sagsnr.:

2 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Dato: Forhåndsgodkendt referat for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag den 14. juni 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonference; @v.aau.dk Medlemmer Til stede Afbud X Suppleant Suppleant fremmødt X Antonino Castrone (AC) X (frem til kl ) Louise Danielsen (LD) X Bo Hovgaard Thomasen X Kaj Zacho Nedergaard (KN) X Helle Kjær (HK) X Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) X Per Knudsen Finn Büttner (FB) X Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) X Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) X Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) X Henrik Søndergaard (HHS) X Martin Vive Ivø (MVI) X (video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) (ref.) Desuden deltog: Michael Sandersen, Økonomicentret, samt Camilla Skjødt og Jeanet Klindoch, HR-afdelingen 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) Universitetsdirektøren indledte mødet med orientering om, at Prosa, grundet manglende opstillede kandidater til TR-posten, havde frasagt sig pladsen i FSA. De faglige organisationer ville frem mod næste møde starte processen omkring, hvordan udvalgs-posten skulle besættes. Medarbejdersiden kommenterede, at det blev oplevet som et problem at rekruttere udvalgsmedlemmer. Det blev besluttet, at drøfte denne betragtning som punkt ved næste møde. Forhåndsgodkendt Fordi FB (PROSA) havde en post i underudvalget for udmøntning af kompetencefondsmidler valgte medarbejdersiden, efter det ordinære FSA-møde, HK som nyt medlem af underudvalget. 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Angående punkt 5. Trivselsbarometer efterspurgte medarbejdersiden en orientering om den videre behandling af resultaterne i den administrative ledergruppe. Universitetsdirektøren svarede, at det endnu ikke var behandlet, men at en orientering efterfølgende ville blive givet. Som opfølgning på punkt 6. Sygefravær og nærvær i Fælles Service 2016 blev der fra medarbejdersiden efterspurgt en opfølgning på, hvornår en orientering ville blive givet angående pilotprojektet Rum for 1

3 nærvær en forebyggende arbejdsmiljø- og sygefraværsindsats. HR-afdelingen svarede, at denne orientering ville ske på et kommende møde i forbindelse med evaluering af indsatsen. 3. Godkendelse af flekstidsaftale for Fælles Service/ HR-afdelingen, (15) Bilag 3.1: Flekstidsaftale for Fælles Service HR-afdelingen orienterede om, at flekstidsaftalen var blevet redigeret på baggrund af kommentarerne fra seneste FSA-møde. Efterfølgende havde medarbejdersen sendt skriftlige kommentarer. Medarbejdersiden ønskede at vide, hvornår aftalen trådte i kraft. HR-afdelingen oplyste, at aftalen ville være gældende fra den dato den blev indgået. Udvalget havde en drøftelse omhandlende nødvendigheden af en supplerende læsevejledning. Det blev besluttet, at HR-afdelingen udarbejdede en FAQ, som svarer på de mest gængse spørgsmål og uklarheder i forståelsen af aftalen. Udvalget lagde i øvrigt vægt på, at det var af stor betydning, at lokale SA drøfter indholdet i aftalen for at skabe en fælles forståelse og forankring. Der var i udvalget enighed om, at aftalen skulle effektueres hurtigst muligt, og det blev derfor besluttet at HR-afdelingen inviterede udvalgte medarbejderrepræsentanter til et møde, hvor væsentlige pointer kunne drøftes og aftalen kunne blive endelig. 4. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år evaluering af årshjul / Tanja Busk, (40) Bilag 4.1: Bilag 3.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Evaluering af FSA s arbejde indgår som del årshjulet og var udskudt fra ordinært januar-møde. Som del af punktet indgik drøftelser omhandlende samarbejde med hhv. formandskab, ledelse, andre udvalg og ift. rammer, form og indhold i årshjulet. Samarbejdet med formandskab og ledelse I forhold til samarbejdet med formandskab og ledelse kommenterede medarbejdersiden, at de havde en oplevelse af at blive inddraget sent i beslutningsprocesser og ønskede bedre og tidligere information om forhold der berørte medarbejdergruppen. Ledelsessiden tog synspunktet til efterretning, men lagde vægt på, at disse processer planlægges med forståelse for væsentligheden af relevant medarbejderinvolvering, men anerkendte at der var et uoverensstemmelse mellem ledelsens hensigter og medarbejdernes oplevelse. Medarbejdersiden opfordrede til et fortsat fokus på tillid og åbenhed i udvalget. Udvalget havde herefter en drøftelse angående hvilke anliggender, der burde behandles på hvilke niveauer i samarbejdsstrukturen i FS. Medarbejdersiden kommenterede i øvrigt, at de oplevede, at udvalgsmedlemmer ift. nogle anliggender behandlet på HSU - og SA-niveau havde været tvivl om graden af fortrolighed og at de som udgangspunkt mente, at medarbejdergruppen var rustet til at kunne modtage oplysninger, der kunne have konsekvenser for deres organisering, opgaveløsning og ansættelse. Udvalgsmedlemmerne var enige i, at en del af disse misforståelser kunne forebygges ved en aftalt indledende orientering fra universitetsdirektøren på FSA-møder og et øget fokus i FSA på problemstillingen. Forhåndsgodkendt Samarbejde og relation ift. lokale SA Side 2 af 5

4 Medarbejdersiden efterspurgte indledningsvist en status på trivselsudfordringer I Campus Service. HRafdelingen orienterede om, at der var kendte fælles udfordringer som følge af forandringer og kulturændringer, som blev oplevet som havde en oplevet betydning for arbejdsmiljøet. HR-afdelingen var i dialog med tillidsrepræsentanter som har til opgave at gøre opmærksom på, hvis igangsatte initiativer ikke havde den ønskede effekt. Udvalget havde en drøftelse angående, hvordan relevant information gives FSA og SA imellem. Det blev besluttet, at der fra udvalget udgår en opfordring til, at lokale SA har et punkt angående centrale informationer fra FSA-referatet. I forhold FSA s forpligtigelse til at være ajourført på relevante forhold der berør medarbejdergruppen i FS, var medarbejdersiden tilfredse med praksis for at lokale SA arkiverer referater i workzone. Det blev derfor besluttet at udvalgssekretæren undersøger muligheden for at udvalget kan få automatisk besked fra systemet, når nye referater er tilgængelige. Der var også enighed I at udvalgsmedlemmerne var forpligtigede til at holde sig orienteret og være opsøgende på disse oplysninger. Medarbejdersiden kunne i øvrigt konkludere, at ikke alle SA-referater, som aftalt, var arkiveret under den oprettede sag i Workzone. Udvalgssekretæren tog det til efterretning og følger op ved at sende påmindelse til FS-udvalgssekretærer. Udvalgssekretæren orienterede om, at der fra lokale SA-udvalgssekretærer havde været ønske om, at bilag offentliggøres sammen med dagsordenen. FSA besluttede det fremover skal være praksis, at dagsorden og bilag fremgår af hjemmesiden senest 5 arbejdsdage inden mødets afholdelse. De gode rammer og former Medarbejdersiden ønskede at blive orienteret om relevante forhold og resultater fra de administrative ledermøder. Der blev i denne forbindelse også konstateret et behov for tættere opfølgning på tidligere drøftede tematikker fra forrige møde. Det blev derfor besluttet at tilføje et indlende punkt på alle ordinære FSA-møder, med universitetsdirektørens orientering fra relevante møder og opfølgning på aftaler fra forrige FSA-møde i forbindelse med godkendelse af referat. FSA s årshjul Udvalget drøftede det overordnede årshjul og fandt enighed i, at dagsordner og punkter skulle prioriteres på en måde, der gjorde at det muligt at behandle andre forhold i FS og temaer, der opstår løbende. Det blev besluttet at flytte punktet Arbejdsmiljødrøftelse fra FSA s møde i juni til mødet i Marts. Bevæggrundene var, at en overordnet evaluering af udvalgets arbejdsmiljøarbejde vil være relevant i forbindelse med sygefraværsstatistik og resultater fra AAU s trivselsbarometer, som behandles på martsmødet. Det blev herudover besluttet at slette punktet Årsrapport for AAU og FS, da der ikke laves selvstændig årsrapport for FS og at årsregnskabet behandles på marts-mødet. Forhåndsgodkendt Mødeplanen for det kommende år blev ikke drøftet, men en plan vil blive fremlagt på kommende møde. 5. Arbejdsmiljødrøftelse opsamlende drøftelse efter lokalt afholdte arbejdsmiljødrøftelser /Tanja Busk (10) Bilag 5.1: Guide til arbejdsmiljødrøftelse på AAU Punktet blev drøftet i forbindelse med evaluering af FSA s arbejde og blev under evalueringen besluttet behandlet på ordinære møder i marts. 6. Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS og AAU Side 3 af 5

5 /Henrik Søndergaard, (15) Udvalget havde en drøftelse af processen i forbindelse med 2. kvartals lønforhandlinger i FS, med henblik på input til den kommende runde. Der var i udvalget en fælles forståelse for, at lønforhandlingerne var en omfangsrig proces i forhold til det reelle udbytte for medarbejderne, hvor rammen var fastsat til 0,5 af lønsummen. Udvalget vurderede derfor ikke at det ville være udbytterigt at justere eller ændre i processen. Forholdet at TAP-lønforhandlingerne er omfattet af en fast lønramme, mens VIP-lønforhandlingerne ikke er, opfattes af udvalget som en kritisabel forskelsbehandling. Medarbejdersiden supplerede med, at HR-afdelingen havde sendt fyldestgørende datamateriale til TR, til det videre analysearbejde. Dog ønskede medarbejdersiden, at materialet blev gjort mere brugervenligt, så det var lettere at lave et grafisk overblik over fordelingen. HR.-afdelingen tog syspunktet til efterretning. 7. Første periodeopfølgning (januar april) (15) Bilag 7.1: Første periodeopfølgning, præsentation MS præsenterede udvalget for talmateriale udarbejdet som del af årshjulets punkt omhandlende første periodeopfølgning for FS. Udvalget blev præsenteret for første perioderesultat, herunder en uddybning af personaleomkostninger, forbrugsomkostninger, resultat pr. afdeling efter april og estimat for 2017 for FS. Resultatet viser en positiv afvigelse på ca. 12,6 mio. kr. Dette skyldes hovedsagelig en afvigelse på andre forbrugsomkostninger, som er på 14 mio. kr. Grunden til afvigelsen skyldes, at en del aktiviteter, herunder specielt projekter under digitaliseringspuljen, er rykket til senere på året. Forventningen er stadig, at midlerne forventes brugt. Eksempler på udskydelse af aktiviteter er: vedligehold af vore bygninger, it-systemomkostninger, indkøb af materialer osv. MS oplyste også, at AAU Innovation er en del af budgettet, men at finansieringen heraf sker ved en forhøjelse af FS-bidraget, så det påvirker ikke FS s ramme. En anden tilføjelse omfattede, at der fremadrettet fra direktionen, var besluttet at tilføre flere midler til digitaliseringspuljen, således at der forventes øgede omkostninger her på ca. 14 mio. kr. Budgettet var ligeledes lagt således, at der var afsat midler centralt til at dække omkostningerne i forbindelse med afskedigelserne i FS, i efteråret 2016, ift. ansættelser der ophørte i Lønforhandlinger i maj og juni gav også mindre udsving. MS orienterede om, at det estimerede afdelingsvise resultat for 2017 viser en afvigelse på 5,5 mio. kr., som primært skyldtes nyoprettede stillinger finansieret af strategimidler for en tre-årig periode. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering om status for ligestillingsindsatsen/jeanet Klindoch, (10) HR-afdelingen orienterede om processen for ligestillingsindsatsen på AAU, som tidligere var en indsats og opgave under HSU, men nu et rådgivende udvalg under direktionen. Formandsposten varetages af dekan Lars Hvilsted Rasmussen. HR-afdelingen præsenterede udvalgets opgaver herunder udarbejdelse af en 5 årige handleplaner for arbejdet ligestilling og diversitet; ad hoc analyser, formidling til bl.a. ministerie, bestyrelse og medarbejdere, monitorering af at relevant lovgivning overholdes m.m. På mødet blev ligeledes en procesplan for efteråret 2017, hvor der skal udarbejdes en handleplan for Udvalget forventer at præsentere handleplaner for bestyrelsen primo Som input til handleplansarbejdet udarbejder Videncenter for Ligestilling, Køn og Diversitet (EDGE) analyser og anbefalinger til udvalget. Analyserne baserer sig på input fra medarbejdere bredt. AAU s medarbejdere blevet spurgt om input, hvilket gav et afkast på 180 henvendelser. EDGE har i denne forbindelse lavet fokusgruppe interview og analyseret relevante statistisk materiale. Og sammen med formanden for udvalget deltaget i og inddraget input fra besøg i AAU s akademiske råd og campusrådene i Esbjerg og København i arbejdet. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Side 4 af 5 Forhåndsgodkendt

6 8. Eventuelt, (5 min) Kommende møder, oktober kl Forhåndsgodkendt Side 5 af 5

7 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 4. Status på budget 2018, anden periodeopfølgning Anledning: Bilag: Som del af FSAs årshjul følger en orientering Bilag 4.1: Udkast til budget Bilag 4.2: 2. periode 2017 Sagsfremstilling: Orientering om status på Fælles Service budget 2018 og 2. periodeopfølgning 2017 Indstilling: Sagsbehandler: Orientering og evt. drøftelse Michael Sandersen, Økonomiafdelingen

8 Bilag 4.1 FSA Udkast til budget 2018 AAU FÆLLES SERVICE

9 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Overordnede budgetprincipper for Fælles Service Fælles Service spiller en vigtig rolle i universitetets bestræbelser for at nå de ambitiøse mål i Viden for verden, og Fælles Service har derfor et særligt fokus på at bidrage til at gennemføre strategien. AAU s administrative områder har defineret fem administrative principper under Viden for Verden : Løsningsorienteret og værdiskabende administration og service, Organisatorisk helhedssyn, Relevant standardisering, Attraktivt og udviklende arbejdsmiljø og God ledelse og godt samarbejde. I løbet af 2016 blev der blevet udarbejdet 4 indsatsområder, Sammenhængskraft, Kompetencer og ressourcer, Det digitale AAU og Forenkling regler og processer, og afledt heraf er der lavet en række handleplaner for det administrative område. I 2018 vil der fortsat være stor fokus på implementering af handleplanerne, som vil effektivisere og lette det administrative arbejde. Dette afspejler sig dermed også i budgettet for FS. Der er prioriteret en række indsatser i de enkelte afdelinger, hvortil der er tilført ressourcer, både via FS midler men også via strategimidler. Budgetrammen for de enkelte afdelinger skal sikre: at der er fuld løndækning til varigt og midlertidige ansatte, herunder en fastsat procentdel til lokale forhandlinger (pt. 0,5%). at der er midler til drift, udstyr samt kompetenceudvikling

10 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Procedure/tidsplan 1. udkast til FS s budget 2018 fremlægges på Administrationens ledergruppemøde d. 31. august og samme dag på økonomicentermøde i FS. Herefter er tidsplanen følgende: 21. september: Frist for afdelingernes ønsker/behov til budget september: Frist for input til investeringsbudget 2018 (ITS og CAS) 26. september: Resultatmålsmøde for FS (FS s ramme for 2018 fastsættes) Uge 40: Møder med afdelingerne om ønsker/behov til budget oktober: Endeligt budget 2018 for Fælles Service udsendes til afdelingerne 13. oktober: Præsentation af endeligt budget på Adm ledergruppemøde 26. oktober: Frist for afdelingernes budget, dvs. RES og Prophix skal være opdaterede, samt aflevering af fokuspunkter

11 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Indtægtsrammen 2018 FS s ramme er fastsat til 17,4% af hovedområdernes faktiske indtægt i 2016, svarende til 487,2 mio. kr. På direktionsmøde d. 25. august blev rammen udvidet til 18,8%, svarende til 526,4 mio. kr. dvs. en forøgelse på 39,2 mio. kr. De ekstra midler er til følgende: Aktivitetsændringer af betydning for FS bidraget B kr. Digitaliseringspulje HR organisering VAUU II AAU ID DKUNI (kontingent) 414 Campus Esbjerg 300 Ovenstående giver omkostninger for ca. 40,3 mio. kr. mod en ekstra bevilling på 39,2 mio. kr. dvs. der er en underfinansiering på 1,1 mio. kr. Dette skyldes, at den tildelte FS procent afrundes til en decimal. Pt. er der en endvidere en indstilling på direktionens møde medio september vedr. øget FS bidrag grundet flere omkostninger til AAU Innovation

12 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Foreløbige indarbejdede ændringer i 1. udkast I 1. udkast til afdelingernes ramme er der indregnet følgende: P/L reguleringen af lønmidler er fastsat til 3,7%. Heri er der taget højde for de forholdsvis store overenskomststigninger i 2017 (1,22% pr og 1,5% pr. 1.12), lokalløn 2017, samt en forventet lønstigning pr på 2,4%. Pt. er kontorhold osv. også P/L reguleret med 3,7% det skal vi i fællesskab have rettet, da det kun er lønningerne, som skal have denne P/L. Ellers er det 0,5%. Den resterende del af afdelingernes ramme er P/L reguleret med 0,5%. Kendte merbevillinger fra tidligere år er indarbejdet. Disse kan ses i nedenstående skemaer under de enkelte afdelinger. Kendte bevillinger som ophører i 2018 er fratrukket. Disse kan ses i nedenstående skemaer under de enkelte afdelinger. Ønsker/behov Afdelingerne bedes senest d. 21. september fremsende ønsker/behov til budget Endvidere bedes alle gennemgå de udmeldte rammer, og vurdere specielt på projekter/aktiviteter/puljer om den udmeldte ramme kan reduceres. F.eks. rammen til vore systemer hvor meget skal der bruges på driften, på udvikling osv. Risici Da dette er 1. udkast, er der områder som endnu ikke er 100% gennemarbejdet. Der er endvidere flere områder/aktiviteter, som stadig er behæftet med en stor usikkerhed, såsom husleje, administrative effektiviseringer, statens indkøbsbesparelser osv

13 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Indarbejde ændringer for afdelingerne i 1. udkast t. kr. Beløb Kommentar AUB Engansgbevilling til Workzone Ekstra årsværk som HR partner, opbygning af ny HRorganisering, HR flytning af lønkontor Engangsbevillinger bortfaldet, justering af IT service investeringsramme Kommunikation Flytning af årsrapport, LACS, engangsbevilling bortfaldet Rektorsekretariatet PA til rektor, årsfest, midlertidigt årsværk, kunstudvalg Studieservice 760 STADS, ophør AAU on Demand Ophør engangsbevilling Indkøb, flytning af årsrapport, flytning af lønkontor, SOD (funktionsadskillelse), færre Økonomi midler til stud.medhjælp FS CPH 106 Stud.medhjælp FS Esbjerg 300 Underbudgettering på løn i 2017 I alt

14 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Fælles Service indtægter budget 2017 og 2018 Indtægter Budget 2017 Ændringer Budget 2018 t. kr. Fælles Service bidrag 18,3 og 17,4% Direktionsbeslutning udvidet FS bidrag til 18,8% Direktionsbeslutning udvidet FS bidrag til 19,0% Administrative effektiviseringer Statens indkøbsbesparelser Overhead Studievalg Overhead AAU Karriere Overhead Innovation Hensættelse CAS Rente indtægter Indtægter i alt

15 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Fælles Service omkostninger budget 2017 og 2018 Omkostninger Budget 2017 Ændringer P/l regulering Budget 2018 t. kr. Afdelinger Kommunikation Rektorsekretariatet Økonomi Studieservice HR IT services AUB Fælles Service CPH Fælles Service Esbjerg AAU Innovation Vakance Afdelinger i alt Puljer/husleje Husleje Investeringer, afskivning, feriepengeforpligtigelse Bestyrelse og rektorat Direktørens rådighedssum Rektors rådighedssum Digitaliseringspuljen Den strategiske pulje AAU ID Øvrige Puljer/husleje i alt Omkostninger i alt

16 1. Udkast Budget 2018 Fælles Service Samlet budget for Fælles Service 2017 og 2018 Resultat Budget 2017 Ændringer Budget 2018 t. kr. Indtægter Omkostninger Resultat før overførsler Ekstraordinære overførsler Digitaliseringspulje mindreforbrug Prorektors strategiske pulje Prorektors strategiske pulje Rektors strategiske pulje CAS underskud fra CAS overskud fra Ekstra løn ½ årseffekt Overførsler i alt Samlet resultat

17 Bilag 4.2 FSA 2. periode 2017 AAU FÆLLES SERVICE

18 Perioderesultat og estimat I kr. Periodens realiseret Periodens budget Afvigelse til budget Afvigelse i % Årsestimat 2. periode Årets budget 2017 Afvigelse estimat til I kr. Ordinære driftsindtægter: Statstilskud ,0% Salg af varer og tjenesteydelser ,3% Tilskudsfinansierede områder ,1% Ordinære driftsindtægter i alt ,0% Ordinære driftsomkostninger: Forbrugsomkostninger ,6% Personaleomkostninger ,5% Andre driftsomkostninger ,5% Af og nedskrivninger ,4% Ordinære driftsomkostninger i alt ,6% Interne overførsler netto: Interne handel og overhead ,4% Interne bidrag ,2% Interne overførsler netto i alt ,6% Finansielle poster ,2% Resultat ,9%

19 Afvigelse personaleomkostninger

20 Afvigelse forbrugsomkostninger

21

22 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 5. Beredskab Anledning: Implementering af AAU Generel Beredskabsplan Bilag: 5.1 Kort beskrivelse af aktuel status - sept Sagsfremstilling: Indstilling: Sagsbehandler: FSA har ønsket en status for beredskabsplanlægningen på AAU. Arbejdet henhører under HAMiU med universitetsdirektøren som ansvarlig. Det indstilles, at FSA tager beskrivelsen af status til efterretning. Svend Ole H. Poulsen, Arbejdsmiljøsektionen/CAS

23 Implementering af AAU Generel Beredskabsplan - beskrivelse af aktuel status og forventninger, sept Arbejdet foregår fortsat i 2 spor Krisestyring: Etablering og udvikling af krisestyringsorganisation Samordning: Udvikle, samordne og synliggøre beredskabsmæssige ressourcer 1. Krisestyring Etablering af krisevagtordning o ordning i drift siden Uddannelse af krisevagter o AAU AAL og AAU ESB: kursus v. Falck gennemført jan o AAU CPH: kursus v. Falck gennemføres okt Nødtelefonnumre o er etableret har været i skarp brug i en række tilfælde. Beredskabstaske o arbejde med indhold i og format for beredskabstaske til krisevagter i gang (krisevagter er med i dette arbejde). Indhold og form vil afspejle lokale forhold for AAL, CPH og ESB. o AAU AAL: indkøb af særligt arbejdstøj er iværksat formål: vagterne vil fremstå ensartede og let genkendelige. Tilsvarende løsning i CPH overvejes. I ESB er der kun 2 krisevagter, som er velkendte for 112-beredskabet, hvorfor behovet for uniformering p.t. vurderes at være mindre. Øvelser (for krisevagter) o øvelsesplanlægning er endnu ikke iværksat. 2. Samordning (af beredskabsmæssige ressourcer) Safety Points (SP) o AAL midtby: BAD5-13 samt RDB14 er indrettet med SP (i alt 8 stk.). Yderligere opsættes 1 stk. i GLT10 (Studenterhuset), 1 stk. i RDB6 samt 1 stk. i SLP4 (Utzon) ultimo september. Øvrige SP afventer koordination med udlejere, bl.a. Musikkens Hus og Nordkraft. o AAL øst: PON101, PON111, PON107 samt TMV23 er indrettet med SP (i alt 5 stk.). Yderligere opsættes 1 stk. i PON105 og 1 stk. i PON109 ultimo september. Herefter forventes at ske en gradvis opsætning af SP efter følgende grovplan: Fibigerstræde, Kroghstræde, Fr. Bajers Vej, Niels Jernes Vej og til sidst Selma Lagerlöffs Vej. o AAL CPH: 10 stk. SP er opsat i de 4 bygninger i Sydhavnen. Yderligere skal opsættes 1 stk. i SBI s nye laboratorium i TDC s tidl. lagerlokaler forventes at kunne ske primo o AAL ESB: 2 stk. SP er opsat i bygningerne (i vindfang ved hovedindgange). Afsluttet. o Generelt: indholdet til alle SP er anskaffet.

24 Øvrige ressourcer, inkl. slukningsmateriel, skiltning m.v. o Overordnet: placeringen af disse ressourcer baseres på beredskabsmæssige bygningsgennemgange, som er gennemført alle steder, hvor der nu er opsat SP. Gennemgangene er tidskrævende og det forventes derfor fremadrettet, at alt ikke laves på én gang. Andre tiltag o Bygningsbrugerinstruktioner Som omtalt på FSA-mødet i oktober 2016 er det et vigtigt element i implementeringen af beredskabsplanen at fortælle om den. En række bygningsbrugermøder (dansk/engelsk) af ca. 1½ times varighed er gennemført overalt på AAU. Flere er planlagt. I ESB har man selv stået for denne opgave. o Anden formidling omkring AAU s beredskab Møde omkring studieprojekt til projektbørsen planlagt i september (samarbejde med Inst. for Kommunikation og Psykologi). Viden om AAU s beredskab formidles desuden på den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Det overvejes p.t. at oversætte beredskabsplanen til engelsk. o Evalueringer Evaluering af beredskabet sker efter hver hændelse, evaluering efter Gigantium-branden den 5. juli vil ske i uge 43 (udsat p.g.a. sommerferien). o Samarbejde med 112-beredskabet Kort over særlige farer ved bygninger med laboratorier og værksteder i AAU s hovedcampus under udarbejdelse. Retter sig primært mod Beredskabscenter Aalborgs 6 indsatsledere. SOHP

25 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 6. Opfølgning på Flekstidsaftale for Fælles Service Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Opfølgning på flekstidsaftalen med henblik på drøftelse af FAQ 6.1 Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden Flekstidsaftale for Fælles Service I referatet fra FSA s møde den 14. juni 2017 pkt. 3, fremgår, at det blev besluttet, at HRafdelingen skulle udarbejde en FAQ som svarer på de mest gængse spørgsmål og uklarheder ift. forståelsen af flekstidsaftalen. På den baggrund, har HR-afdelingen fundet det hensigtsmæssigt, at behovet for og indholdet i en sådan FAQ, drøftes nærmere i regi af FSA, inden denne udarbejdes. Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA drøfter uklarheder ift. aftalen og dermed hvad som vil være relevant at specificere i en FAQ. HR-afdelingen, Specialkonsulent, Camilla Skjødt Jakobsen

26 Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden Flekstidsaftale for Fælles service I henhold til Aalborg Universitets Politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativt personale, er der indgået følgende lokalaftale om fleksibel arbejdstid for Fælles Service på Aalborg Universitet. Teknisk administrativt personale (TAP) ansat i Fælles Service, med undtagelse af chefer i lønrammestillinger, er som udgangspunkt omfattet af flekstid. Den enkelte FS-chef kan efter forudgående drøftelse undtage medarbejdere eller grupper af medarbejdere fra at være omfattet. Flekstid betyder, at den enkelte medarbejder har mulighed for, inden for fastlagte rammer, selv at tilrettelægge sin daglige arbejdstid under hensyntagen til organisationen, herunder specifikt aftalte tidsfrister, og den enkeltes eget behov. Der gøres opmærksom på, at chefkonsulenter og specialkonsulenter samt medarbejdere omfattet af 8 stk. 3 i cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten 1 [1] eller tilsvarende regelsæt, også skal registrere deres arbejdstid, for at kunne udnytte aftalen om fleksibel arbejdstid, uden at de dog har ret til en-til-en afspadsering af overskydende arbejdstimer. 1.1 Fikstid og flekstid Det er op til det enkelte tjenestested at fastsætte regler for, hvorvidt der skal være en ramme for flekstiden jf. Aalborg Universitets "Politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativ personale". Som udgangspunkt er der ingen rammer for flekstiden. FS-lederen i den enkelte afdeling kan, efter forudgående drøftelse, fastsætte en fikstid 2 for funktioner eller teams. Ved anvendelse af flekstid (og eventuelt fikstid) skal tjenestestedet tage hensyn til afdelingens åbningstid/kontortid og bemanding, så der altid sikres en tilstrækkelig personaledækning. Dette skal medarbejdere også tage hensyn til, når der afspadseres. For deltidsansatte aftales fikstiden individuelt. FS-lederen i den enkelte afdeling kan, om nødvendigt, fastsætte forskellige fiks- og flekstider for forskellige områder og funktioner. 1.2 Arbejdstid Medarbejdere som er omfattet af denne flekstidsaftale skal tidsregistrere, dvs. registrere deres møde- og gåtider i et flekstidsregnskab. Det kan fx ske i det Excel-ark som findes i AAUhåndbogen, her: 1 Cirkulære om aftale om arbejdstid for tjenestemænd i staten af 9. juni For mere om fikstid se Aalborg Universitets politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativt personale, pkt

27 En arbejdsdag for fuldtidsansatte udgør gennemsnitligt 7,4 timer pr. dag svarende til 7 timer og 24 minutter. Ved udgangen af hver måned skal medarbejderen aflevere en kopi af flekstidsregnskabet til sin nærmeste leder, for at lederen kan anerkende eventuelle overskudstimer. Flekstidsregnskabet skal som minimum indeholde møde- og gåtider for de enkelte arbejdsdage, evt. afholdt flextid midt på dagen, overført flekstidssaldo fra tidligere måned samt ny flekstidssaldo. Hensigten er, at tidsregistreringen skal bruges af medarbejdere og ledere som et dialogværktøj til at afstemme forventninger, sikre en god anvendelse af arbejdstiden. 1.3 Overskuds- og underskudstimer Overskudsstimer må ved månedens udgang ikke overstige 37 timer, og underskudstimer må ikke overstige 10 timer med mindre andet konkret aftales med nærmeste leder, fx i forbindelse med en særlig travl periode i den specifikke jobfunktion. Såfremt timerne nærmer sig maksimum eller minimum, er det medarbejderens ansvar hurtigst muligt at meddele dette til nærmeste leder med henblik på at aftale, hvorledes timerne f.eks. holdes nede eller afvikles. Leder og medarbejder har herefter et fælles ansvar for at sikre, at der skabes balance ift. arbejdstiden. 1.4 Afspadsering Opsparet flekstid afspadseres én til én, uanset hvornår flekstimerne er optjent. Medarbejdere kan normalt afspadsere de optjente flekstimer når som helst. Det er dog et krav, at afdelingen altid skal være funktionsdygtig i den normale åbningstid/kontortid. (dvs. i fikstiden). Hvor der er aftalt en fikstid skal afspadsering i fikstiden godkendes af nærmeste leder Særligt ved fratrædelse Opsiges en medarbejder i afdelingen, eller opsiger medarbejderen sin stilling, vil eventuelle overskudstimer søges afholdt i opsigelsesperioden. Overskudstimer udbetales normalt ikke, i særlige tilfælde kun efter universitetsdirektørens godkendelse. Aftalen er gældende fra og med den 1. august 2017 Aftalen kan ændres eller opsiges med et varsel på 3 måneder. Side 2 af 2

28 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA Punkt 7. Opfølgning på trivselsbarometer og fokuspunkter for det kommende APV-år Anledning: På ordinært FSA-møde d. 14. juni 2017 efterspurgte medarbejdersiden en orientering om den videre behandling af resultaterne af AAU s trivselsbarometer 2017, i den administrative ledergruppe. Herudover indgår punktet i årshjulet som del af fokuspunkter for det kommende APV-år. Bilag: Bilag 7.1: Status på arbejdet med resultater fra trivselsbarometer 2017 Sagsfremstilling: Universitetsdirektøren efterspurgte, på administrativt ledergruppemøde d. 21. august 2017, en status på det lokale Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg-arbejde (SA) med trivselsbarometer-resultaterne. Det blev besluttet på mødet, at FS-lederne frem mod næstkommende FSA-møde fik til opgave at give en kort status på hvad der blev gjort for at følge op på trivselsbarometer i de enkelte afdelinger og sende til udvalgssekretæren for FSA. FS-ledernes tilbagemeldinger er samlet i Bilag 7.1. Udvalget har herefter en drøftelse af fokuspunkter for kommende års APV-arbejde. 1. november 2017 starter det nye APV-år, hvor lokale SA og arbejdsmiljøgrupper frem mod 1. februar laver runderinger. FSA skal i denne drøftelse tage stilling til, om der er fælles træk eller tematikker der udgør behov for fælles fokuspunkter i APV-arbejdet i FS-enhederne. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at udvalget tager orienteringen til efterretning og har en drøftelse af fokuspunkter for kommende års APV-arbejde i Fælles Service. Tanja Busk Lykke Sloth, HR-afdelingen

29 HR-afdelingen Bilag 7.1_status på trivselsbarometer 2017 HR-afdelingen I forlængelse af drøftelsen på AL-mødet, hermed indmelding til Universitetsdirektøren og FSA vedr. HR-afdelingen. HR-afdelingens SA har som følge af den omfattende organisationsændring, hvor Lønkontoret og Fakultetskontorernes HR-enheder fusioneres med HR-afdelingen, besluttet, at der ikke følges specifikt op i SA hæftede sig samtidigt ved Trivselsmålingens resultat, som viste en lille fremgang i HR-afdelingens oplevede trivsel. De indsatser, som HR-afdelingens satte i gang som følge af APV en i 2016, forventes dog at fortsætte i den nye organisation, og omhandler nye samarbejdsformer, herunder serviceog feedback-kultur. AAU IT Services ITS har præsenteret resultatet for alle medarbejdere. Endvidere arbejder vi med resultatet i ITS SA mhp. konkrete handlinger inden for arbejdsmiljøarbejdet, hvor der er udviklet et årshjul med handlinger. Endelig gennemføres en opfølgningsundersøgelse ca. i november, hvor vi vil være mere specifikke i at afdække komponenterne / bagvedliggende årsager, så vi ind i 2018 kan være om muligt mere målrettede i at forbedre trivslen. Vi tillader os uden at kende årsagssammenhængene også at tænke, at tidspunktet for undersøgelsen gav en lidt negativ ramme, da vi kort tid før havde gennemført en besparelsesrunde med reduktion på 10% af medarbejderne. Campus CPH I FS CPH dannede APV-runderingerne grundlag for en indstilling om forslag til handlingsplaner, som AMR udarbejdede og forelagde for det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (FSA CPH). FSA CPH godkendte de foreslåede handleplaner. Efterfølgende blev der udpeget en (eller flere) ansvarlige for hver handlingsplan. Handleplanerne er forankrede i FSA CPH, hvor Status på APV er et fast punkt på de ordinære møders dagsordener. Trivselsbarometerets resultater har ligeledes været drøftet i det lokale udvalg, og har haft indflydelse på indhold i og prioritering af handlingsplanerne. Der kommunikeres åbent og transparent om APV-arbejdet i enheden, både ved at drøfte Trivselsbarometer-resultaterne og dele status på de forskellige handleplaner bl.a. på FS CPH s faste månedsmøder, og ved at FSA CPH s referater sendes rundt til alle enhedens medarbejdere pr. mail. Desuden tilstræber enheden at efterleve et princip om, at alle chefer og medarbejdere bidrager til AM-arbejdet, således at vi er fælles om løsningerne, om end ansvaret er ledelsens. Studieservice STS har afholdt seminardag, hvor temaer udvalgt af samarbejdsudvalget er drøftet. Der har været områdemøder med kvalitativ drøftelse af trivselsproblematikker er drøftet. Drøftelserne er nedfældet i referater med opsamling af handlepunkter, dels til eget området dels rettet mod STS på tværs. Der arbejdes fortløbende med handlepunkterne herfra. Økonomiafdelingen (uddrag fra SA-møde d. 19. maj 2017) ØASA noterer med stor tilfredshed, at der er meget høje svarprocenter på begge målinger. Trivselsbarometer ØASA drøftede trivselsbarometer 2017, som offentliggjort i marts. Vi ser samlet fald i trivsel med fald på 2 ud af 4 spørgsmål, marginalt fald på 1 ud af 4 spørgsmål og marginal stigning på 1 ud af 4 spørgsmål. Samlet midt i ændringsfeltet i forhold til andre FS-afdelinger. Trivselsmåling (intern måling i ØA) Sidste års måling gav anledning til at igangsætte indsats for forbedring af kendskab til ØAs mål. Bl.a. med ØA Strategidagen i oktober. Vi kan se betydelig stigning på denne 1

30 HR-afdelingen parameter i den nye måling. Generelt er trivselsmålingen uændret i forhold til 2016, men jo på baggrund af et miks af fald og stigninger. Der er signifikante fald for mulighed for dobbeltdækning, mulighed for indflydelse på arbejdsmængde og tilfredshed med hhv. nærmeste leder og økonomidirektør. Generelt er det mindre antal medarbejdere, der svarer stærkt negativt mens hovedparten af medarbejderne svarer til den positive side. ØASA finder, at målingen generelt viser, at medarbejderne trives tilfredsstillende. ØASA er bevidst om, at der det sidste år dels er gennemført en besparelsesproces, der medførte uansøgte afskedigelser, og dels er igangsat mange initiativer, som påvirker medarbejderne, og som derfor vil kunne ses i en trivselsmåling. MD opfordrede til, at der blev bremset op for en tid i forandringstakten. MW vil viderebringe dette. Aalborg Universitetsbibliotek Campus Service Trivselsmålingen viser lavest score på spørgsmål om mulighed for kompetenceudvikling. Medarbejderrepræsentanterne mindede i den forbindelse om tidligere drøftelser. Og MW mindede fra sin side om, at kompetenceudvikling også foregår og kan opsøges i hverdagen fx for nærværende med muligheder for at tilegne sig bredere ESDH-færdigheder. MW finder, at balancen mellem ØAs opgaver, tilgængelige ressourcer, behov for tilførsel af nye kompetencer og deltagelse i in- og eksterne kurser generelt er tilfredsstillende. Trivselsmålingerne har som første led været behandlet på SA møde, hvor det som en del af behandlingen indgik, at SA tog beslutning om behandlingen af trivselsmålingerne for alle ansatte. SA besluttede nedenstående, som er udført: - Trivselsmålingerne behandles og diskuteres på fælles møde for alle ansatte, hvor resultaterne gennemgås. På mødet initieres endvidere en debat med udgangspunkt i trivselsmålingerne om trivsel i dagligdagen. - Som en vigtig del af fællesmødet understreges det, at de medarbejdere, der ikke trives, opfordres til at henvende sig til enten leder eller team/funktionsleder eller sin TR, så der kan igangsættes tiltag målrettet en bedre trivsel for den enkelte. Resultatet af trivselsmålingerne i 2017 blev drøftet af CASSA samt hver enkelt afdeling i CAS med henblik på at fastlægge indsatser både for den enkelte afdeling og på tværs af CAS. Drøftelserne om trivsel har haft en klar sammenhæng til det igangværende projekt God Campus Service samt deltagelsen i pilotprojektet Rum for Nærvær. De fastlagte indsatser er kommunikeret til medarbejderne og der følges op løbende herpå i CASSA. Mål og indsatser er beskrevet i det følgende skema. Status er at alle indsatser fastsat til gennemførelse til og med 3. kvartal er gennemført og de der er fastsat herefter er planlagt og forventes gennemført som angivet. Mål Indsatser Tidspunkt Forbedret samlet resultat i trivselsmålingerne i 2018 ift. resultatet i 2017 Der gennemføres en dialogproces med ekstern bistand ml. ledelsen og gartnerfunktionen med henblik på at få genetableret et godt samarbejde Afholdelse af minimum 3 årlige medarbejdermøder 2. og 3. kvartal 2017 Løbende i året 2

31 HR-afdelingen Fastlæggelse af årshjul for og form på sociale arrangementer i CAS, herunder julefrokost mv. 3. kvartal 2017 Afholdelse af afdelingsspecifikke arrangementer der indeholder både en faglig og social dimension 3. og 4. kvartal 2017 Gennemførelse af afsluttende fase af Projekt God Campus Service 3. og 4. kvartal 2017 Implementering af frugtordning og stillingtagen til mulige yderligere medarbejdergoder i sammenhæng med forhold i Fælles Service generelt Etablering af en personaleforening eller tilsvarende ordning som faciliterer afholdelse af sociale arrangementer 4. kvartal kvartal 2017 Samlokalisering af medarbejdere i Facility Teams 4. kvartal 2017 Teamledere i CAS gennemfører fælles teamlederuddannelse 4. kvartal 2017 Deltagelse i projekt "MUS med værdi" og gennemførelse af MUS efter dette koncept 1. halvår 2018 Der gennemføres en ombygning og en indflytning af Gartner og områdehåndværkerfunktionerne på MYR halvår 2018 Rektorsekretariatet I Rektorsekretariatet (Rektorsekretariatet/AAU Kommunikation) ser vi ikke trivselsbarometret som et enkeltstående værktøj men bruger det som et led og en indikator i det samlede APV-arbejde. Trivselsmålingen viser fremgang i trivslen i Rektorsekrateriatet fra 2016 til Oplysninger er belyst og kvalificeret via den fysiske rundering, individuelle samtaler og drøftelser på kontormøder sidstnævnte separat i de to afdelinger. Da trivslen er forholdsvis god, kredser drøftelserne oftest snarere om, hvordan tallene skal tolkes, og hvad den enkelte har med in mente, når de svarer. Der desuden er opmærksomhed på, at tallet dækker over variation i de to afdelinger, hvorfor tiltagene i afdelingerne også er forskellige. I begge afdelinger er der gennemført tema/personaledag, hvor fokus har været på det, man i den enkelte afdeling gerne vil udvikle. 3

32 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 8. Drøftelse/Dialog vedr. rekrutteringsbesvær af udvalgsmedlemmer/ Louise Danielsen Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: I anledning af at vi pt. mangler ét fast medlem af FSA, er der ved medarbejderrepræsentanterne en opfattelse af, at det er svært at rekruttere til udvalg og tillidshverv. Evt. årsager til dette ønskes drøftet under dette punkt. Ingen Der ønskes en drøftelse/dialog om hvorvidt denne udfordring, mht. at rekruttere medlemmer til udvalg og tillidshverv, opleves på tværs af afdelingerne i Fælles Service (i de lokale SA), i FSA og evt. på tværs af resten af AAU. Udvalgsmedlemmerne opfordres til at komme med eksempler på mulige årsager til at arbejdet i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ikke virker særlig attraktivt. Kan udfordringen med at rekruttere evt. være en indikation (symptom) på, at der er udfordringer i arbejdsmiljøet i de forskellige miljøer? Såfremt der findes områder i Fælles Service, der ikke har denne udfordring opfordres udvalgsmedlemmerne til at komme input til hvilke årsager der kan være til at dette/disse område(r) ikke oplever samme udfordring. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles at FSA har en fælles drøftelse/dialog af dette emne for at finde ind til evt. årsager og derefter forholder sig til om der er behov for videre tiltag for at styrke attraktiviteten af udvalgsposter og tillidshverv i Fælles Service s lokale SA er samt FSA. Louise Danielsen - ITS

33 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i FSA 9. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler Anledning: Bilag: Orienteringen om udmøntningen af kompetencefondsmidler i forbindelse med ansøgningsrunden d. 1/ Ingen bilag vedlagt Sagsfremstilling: Ved ansøgningsrunden d. 1. september blev der modtaget 14 ansøgninger fordelt på 5 forskellige afdelinger. Der blev i alt søgt midler for ansøgere fik tilsagn på deres ansøgning, og der blev i alt udmøntet midler for kr. Der er i denne runde kommet flere ansøgninger end ved runden i marts. Ansøgningerne kommer ligeledes fra flere forskellige afdelinger. Det må ses som en positiv udvikling, at flere bliver opmærksomme på kompetencefondens midler. Det betyder dog også, at ikke alle kan få tilsagn. Der bør derfor forsat gøres opmærksom på muligheden for at søge midler ude i afdelingerne, men der bør ligeledes gøres opmærksom på, at der ikke er nok midler til alle kan få tilsagn. Næste ansøgningsrunde er den 1/12, og den resterende andel af kompetencefondens midler for 2017 udgør ca Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning Stine Vestergaard, HR-afdelingen