Referat fra HAMiU-møde onsdag d. 7. december 2016 kl. 13:00 til 15:00

Transkript

1 Referat fra HAMiU-møde onsdag d. 7. december 2016 kl. 13:00 til 15:00 Tilstedeværende: Per Michael Johansen, Antonino Castrone, Lars Brodersen, Henrik H. Søndergaard, Rudi P. Nielsen (pr. video), Ole Busck, Marianne Meyer Jønsson, Martin Mølholm, Jette Thorsen Gade, Annette Lorentsen, Henriette Giese, Kim Dremstrup, Mogens Juul Møller, Peter Nielsen, Trond Beldo Klausen, Thorkild Ærø (pr. video), Søren Rudbæk Juul (pr. video) samt Andreas Rasmussen (pkt.3) og Trine Bovbjerg (pkt. 3). Afbud: Louise Danielsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Afstemningerne ved AAU s arbejdsmiljøkonference i relation til Vision De store linjer i arbejdsmiljøarbejdet i 2017; HAMiU og AMS 4. Personalereduktioner og psykisk arbejdsmiljø 5. Psykisk arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15 (Arbejdstilsynssagen) 6. Fysisk arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge Status for implementering af AAU's beredskabsplan 8. Sammenlægninger af SU og AMiU i Fælles Service 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Punkt 7, orientering om implementering af beredskabsplanen, blev udsat til næste møde d. 21. februar Rektor bød de tre nye medlemmer af HAMiU velkommen; Marianne Meyer Jønsson, Jette Thorsen Gade og Martin Mølholm. 2. Afstemningerne ved AAU s arbejdsmiljøkonference i relation til Vision 2020 Ved AAU's arbejdsmiljøkonference var stort set hele AAU's arbejdsmiljøorganisation og flere tillidsrepræsentanter til stede. Der blev gennemført en afstemning med tre spørgsmål i relation til Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø ved AAU. Afstemningsresultaterne må med det store fremmøde siges at være nogenlunde repræsentative for arbejdsmiljøorganisationens synspunkt vedr. Vision 2020 og bør derfor inddrages i arbejdet med arbejdsmiljøpolitik mv. Orientering (Lars Brodersen). Bilag 1. Afstemningsresultaterne vedr. Vision 2020 Lars Brodersen gennemgik afstemningsresultaterne og fremdrog de resultater med flest stemmer: Den største betydning for det fremtidige arbejdsmiljø - markant reduktion af langtidsfraværet side 1 af 5

2 - forebyggende initiativer - holdånden i det daglige arbejde Det sværeste at realisere - den markante reduktion af langtidsfraværet Hvad har man brug for i forhold til at få visionen til at gå i opfyldelse - inspiration til forebyggende arbejdsmiljøarbejde - efteruddannelse i specifikke arbejdsmiljøemner - viden om best practice fra andre institutter/afdelinger. I afstemningerne deltog ca. 125 ud af de ca. 140 konferencedeltagere. HAMiU tog orienteringen til efterretning mhp. inddragelse i det kommende arbejdsmiljøarbejde herunder arbejdet med en ny arbejdsmiljøpolitik. 3. De store linjer i arbejdsmiljøarbejdet i 2017; HAMiU og AMS Status og drøftelse af opmærksomhedspunkter eller sigtelinjer for arbejdet i 2017 i HAMiU samt 2017-handleplaner for arbejdsmiljøsektionen. Arbejdet med at få oprettet en funktionsduelig arbejdsmiljøorganisation, herunder oprettelse af arbejdsmiljøsektionen, og implementering af vores nye APV-koncept har fyldt en god del af det hidtidige HAMiU-arbejde og det samme for arbejdsmiljøsektionens vedkommende. Nu er disse elementer kommet godt i vej, og derfor er det tid til at kigge dybere på selve indholdet i arbejdsmiljøarbejdet; hvilke emner skal vi gøre hvad ved og på hvilket ambitionsniveau. Drøftelse (HAMiU-oplæg v. Lars Brodersen, AMS-handleplaner v. Trine Bovbjerg (psykisk og strategisk) og Andreas Rasmussen (fysisk og kemisk-biologisk)). Bilag 2a: udkast til emner til HAMiU's arbejde i 2017 og Bilag 2b: handleplaner for arbejdsmiljøsektionen i De fremlagte planer (bilag 2a og 2b) blev drøftet, og der blev fremsat kommentarer om - opfordring til at inddrage branchearbejdsmiljørådenes viden og materialer, - ønske om hjælp til at håndtere studerende i arbejdsmiljøarbejdet, - opfordring til via et centralt spørgeskema at spørge medarbejderne direkte hvorvidt de i det forgangne år har været sygemeldt pga. psykisk arbejdsmiljø for at vi kan få et validt datamateriale i relation til sygefravær grundet stress o.l., - opfordring til tillid til effekten af APV-konceptet og til trivselsmålingens gentagelsesudsagn (udviklingen over tid), - at man i et institut har lavet rundering i psykisk arbejdsmiljø vha. eget spørgeskema (ca. 100 spørgsmål), og at det er oplevet som effektivt selvom det har kostet meget tid og energi at arbejde med det, - at man i et andet institut med udgangspunkt i trivselsbarometeret succesfuldt har gennemført trivselsseminarer med ca. 150 personers deltagelse, - at et trivselsseminar umiddelbart kan virke omkostningstungt men reelt er en særdeles rentabel investering i forhold til, hvad sygefravær koster. side 2 af 5

3 Rektor konkluderede, at HAMiU tager de fremlagte planer (bilag 2a og 2b) til efterretning som udtryk for HAMiU's ønsker for de store linjer i arbejdsmiljøarbejdet 2017 i HAMiU og AMS. Rektor opfordrede de institutter/afdelinger, som ikke får tilstrækkeligt datamateriale vha. de metoder, der er indbygget i APV-konceptet og trivselsbarometeret, til at supplere med egne spørgeskemaer og tilsvarende tiltag, som man finder det hensigtsmæssigt i de enkelte institutter og afdelinger, og meget gerne med inspiration fra andre institutter og afdelinger, der har gjort sig erfaringer med supplerende metoder. 4. Personalereduktioner og psykisk arbejdsmiljø De aktuelle personalereduktioner i FS og PLAN har skabt usikkerhed og ligefrem frygt blandt en del medarbejdere og haft en dårlig indflydelse på arbejdsmiljøet. Manglende transparens i de modeller, der styrer ressourceallokeringen mellem de enkelte dele af virksomheden, som heller ikke er gennemskuelige for medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalg mv., øger usikkerheden og skaber en udbredt følelse af vilkårlighed i ledelsens beslutninger. Hvordan kan en større grad af ansvarlighed og ordentlighed i personalepolitikken fremmes, således at medarbejderne oplever retfærdighed i de trufne beslutninger? Drøftelse (Ole Busck). Bilag 5 (uddelt på mødet og vedhæftet dette referat) fra universitetsdirektøren om arbejdet med besparelserne i Fælles Service. Emnet blev drøftet, og der blev fremsat kommentarer om - at processen omkring afskedigelserne i PLAN som følge af besparelser er blevet oplevet som lukket i en grad, der har frustreret både SU-medlemmer og instituttets medarbejdere i øvrigt. Blandt andet er det blevet oplevet som belastende i betydelig grad, at der har været lukkethed omkring de reelle årsager til udvælgelsen af bestemte personer. - at begrundelserne for udvælgelsen er den praksis, som har været anvendt i flere år, som svarer til praksis ved de øvrige universiteter og følger Moderniseringsstyrelsens anbefalinger og input fra faglige organisationer. - at løsningen på institutter, hvor man har været igennem større sparerunder, primært har været at skabe transparens omkring økonomien. Det har givet forståelse blandt medarbejderne og skabt forøget, aktiv indsats for at få økonomien til at hænge fornuftigt sammen. Rektor svarede, at økonomien i Fælles Service er en fast procentsats af universitetets omsætning, dvs. en meget enkel og transparent model, og at omsætningen er under et vedvarende pres bl.a. pga. regeringens årlige 2%-sparekrav. Universitetets generelle økonomi skal være præget af, at indtægter og udgifter skal være i balance. Egenkapitalen skal som udgangspunkt ikke bruges til den løbende drift. Budgetmodellerne på AAU skal være simple, transparente og let forståelige, fx bør AAU's budgetmodel ideelt set kunne forklares på en side. Der pågår arbejde i fakulteterne, som skal sikre, at også fakulteternes budgetmodeller er simple, transparente og let forståelige. I forhold til besparelser og tilsvarende har dekanerne råderetten over økonomien i fakultetet. Udfordringerne i PLAN skyldes, at ledelsen gennem en årrække ikke har formået at bringe balance mellem indtægter og udgifter. side 3 af 5

4 5. Psykisk arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15 (Arbejdstilsynssagen) Bilag 6 (uddelt umiddelbart før mødet og på mødet og vedhæftet dette referat) med påbud fra Arbejdstilsynet om undersøgelse ved ekstern rådgiver af det psykiske arbejdsmiljø for VIP i A.C. Meyers Vænge 15. Lars Brodersen orienterede om indholdet i påbuddet herunder at - der er indgået en aftale med en ekstern, certificeret arbejdsmiljørådgiver, Crecea A/S. Rådgiveren vil påbegynde undersøgelsesarbejdet i januar der i påbudsregelsættet ligger, at universitetet, såfremt undersøgelsen identificerer problemer, på eget initiativ skal undersøge om tilsvarende problemer findes andre steder i universitetet og skal finde løsninger på de eventuelle problemer for hele universitetet og ikke må begrænse løsningsarbejdet til den pågældende adresse, som er udtaget i påbuddet, - rådgiveren allerede har gjort opmærksom på, at det kan være en fordel for AAU på eget initiativ at påbegynde løsningsarbejdet sideløbende med rådgiverens undersøgelse, således at Arbejdstilsynet kan underrettes om, samtidig med rådgiverens afrapportering til Arbejdstilsynet, at AAU allerede er i gang med at skabe løsninger, og herved reducere risikoen for, at Arbejdstilsynet vender tilbage med yderligere påbud. - rådgiveren ønsker, at AAU nedsætter en styregruppe bestående af 6-8 personer (både ledere og medarbejdere), som skal mødes med rådgiveren ca. fire gange undervejs i undersøgelsesprocessen. HAMiU tog orienteringen til efterretning og opfordrede til, at alle relevante parter i sagen bliver informeret og inddraget i det videre arbejde både på chefniveau og med betydelig medarbejderinvolvering. HAMiU kommenterede også, at der er indbygget et paradoks i sagen, idet medarbejderne på den ene side giver udtryk for oplevelsen af overbelastning og på den anden side måske må forudse, at de nu også skal finde tid til at deltage i en større undersøgelse om samme. Rektor besluttede at indkalde alle involverede ledere på niveau 2, 3 og 4 til et møde i begyndelsen af januar 2017 for at drøfte sagen og udpege medlemmerne af styregruppen. 6. Fysisk arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15 Opfølgning på HAMiU-møde d. 24. maj Campusrådet i Campus København fremlægger en redegørelse om emnet på HAMiU's møde i december Orientering (Thorkild Ærø). Bilag 3. Erfaringer med lokaleanvendelse i A.C. Meyers Vænge 15. HAMiU tog orienteringen til efterretning dog med en kommentar om, at der fortsat opleves problemer med det fysiske arbejdsmiljø i de enheder, der ikke har haft midler til at iværksætte egentlige ombygninger. 7. Status for implementering af AAU's beredskabsplan Orientering og eventuel drøftelse (Svend Ole H. Poulsen, Campus Service). Bilag 4. Status for implementering af beredskabsplanen. Udsat til mødet i HAMiU d. 21. februar side 4 af 5

5 8. Sammenlægninger af SU og AMiU i Fælles Service Orientering (Henrik H. Søndergaard). Henrik H. Søndergaard orienterede om, at man i Fælles Service i foråret og forsommeren 2016 etablerede nye, sammenlagte samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg i de ni afdelinger i Fælles Service, og at udbyttet i relation til samarbejde og arbejdsmiljøarbejde indtil videre er blevet oplevet som meget positivt 9. Eventuelt Der var fremsendt et forslag fra Karina Boller Jensen om at udvide HAMiU fast med en stabsmedarbejder med ekspertise i værksteder og laboratorier. Rektor svarede, at HAMiU ikke skal udvides med begrundelse i, at særlige funktionsvaretagelser blandt medarbejderne ikke vandt plads i arbejdsmiljørepræsentanternes demokratiske valg til HAMiU, og at der i forhold til det konkrete forslag allerede er hensigtsmæssig repræsentation af "værksteder og laboratorier" i HAMiU, og endelig at HAMiU er et virksomhedspolitisk forum, hvor ledere og medarbejdere mødes for at drøfte arbejdsmiljøpolitik, strategier for arbejdsmiljøarbejdet og rammer for samme, og at staben derfor allerede er repræsenteret i et hensigtsmæssigt omfang. HAMiU kommenterede, at bilag 1 i HA- MiU's forretningsorden, som beskriver valgprocessen for AMR i HAMiU, eventuelt kan revideres, såfremt arbejdsmiljørepræsentanterne finder andre valgkriterier mere hensigtsmæssige. side 5 af 5