HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø. Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon:

Transkript

1 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Dato: Forhåndsgodkendt referat for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag den 14. juni 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonference; @v.aau.dk Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Antonino Castrone (AC) (frem til kl ) Louise Danielsen (LD) Bo Hovgaard Thomasen Kaj Zacho Nedergaard (KN) Helle Kjær (HK) Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) Per Knudsen Finn Büttner (FB) Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) Henrik Søndergaard (HHS) Martin Vive Ivø (MVI) (video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) (ref.) Desuden deltog: Michael Sandersen, Økonomicentret, samt Camilla Skjødt og Jeanet Klindoch, HR-afdelingen 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) Universitetsdirektøren indledte mødet med orientering om, at Prosa, grundet manglende opstillede kandidater til TR-posten, havde frasagt sig pladsen i FSA. De faglige organisationer ville frem mod næste møde starte processen omkring, hvordan udvalgs-posten skulle besættes. Medarbejdersiden kommenterede, at det blev oplevet som et problem at rekruttere udvalgsmedlemmer. Det blev besluttet, at drøfte denne betragtning som punkt ved næste møde. Fordi FB (PROSA) havde en post i underudvalget for udmøntning af kompetencefondsmidler valgte medarbejdersiden, efter det ordinære FSA-møde, HK som nyt medlem af underudvalget. 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde Angående punkt 5. Trivselsbarometer efterspurgte medarbejdersiden en orientering om den videre behandling af resultaterne i den administrative ledergruppe. Universitetsdirektøren svarede, at det endnu ikke var behandlet, men at en orientering efterfølgende ville blive givet. Som opfølgning på punkt 6. Sygefravær og nærvær i Fælles Service 2016 blev der fra medarbejdersiden efterspurgt en opfølgning på, hvornår en orientering ville blive givet angående pilotprojektet Rum for 1

2 nærvær en forebyggende arbejdsmiljø- og sygefraværsindsats. HR-afdelingen svarede, at denne orientering ville ske på et kommende møde i forbindelse med evaluering af indsatsen. 3. Godkendelse af flekstidsaftale for Fælles Service/ HR-afdelingen, (15) Bilag 3.1: Flekstidsaftale for Fælles Service HR-afdelingen orienterede om, at flekstidsaftalen var blevet redigeret på baggrund af kommentarerne fra seneste FSA-møde. Efterfølgende havde medarbejdersen sendt skriftlige kommentarer. Medarbejdersiden ønskede at vide, hvornår aftalen trådte i kraft. HR-afdelingen oplyste, at aftalen ville være gældende fra den dato den blev indgået. Udvalget havde en drøftelse omhandlende nødvendigheden af en supplerende læsevejledning. Det blev besluttet, at HR-afdelingen udarbejdede en FAQ, som svarer på de mest gængse spørgsmål og uklarheder i forståelsen af aftalen. Udvalget lagde i øvrigt vægt på, at det var af stor betydning, at lokale SA drøfter indholdet i aftalen for at skabe en fælles forståelse og forankring. Der var i udvalget enighed om, at aftalen skulle effektueres hurtigst muligt, og det blev derfor besluttet at HR-afdelingen inviterede udvalgte medarbejderrepræsentanter til et møde, hvor væsentlige pointer kunne drøftes og aftalen kunne blive endelig. 4. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år evaluering af årshjul / Tanja Busk, (40) Bilag 4.1: Bilag 3.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Evaluering af FSA s arbejde indgår som del årshjulet og var udskudt fra ordinært januar-møde. Som del af punktet indgik drøftelser omhandlende samarbejde med hhv. formandskab, ledelse, andre udvalg og ift. rammer, form og indhold i årshjulet. Samarbejdet med formandskab og ledelse I forhold til samarbejdet med formandskab og ledelse kommenterede medarbejdersiden, at de havde en oplevelse af at blive inddraget sent i beslutningsprocesser og ønskede bedre og tidligere information om forhold der berørte medarbejdergruppen. Ledelsessiden tog synspunktet til efterretning, men lagde vægt på, at disse processer planlægges med forståelse for væsentligheden af relevant medarbejderinvolvering, men anerkendte at der var et uoverensstemmelse mellem ledelsens hensigter og medarbejdernes oplevelse. Medarbejdersiden opfordrede til et fortsat fokus på tillid og åbenhed i udvalget. Udvalget havde herefter en drøftelse angående hvilke anliggender, der burde behandles på hvilke niveauer i samarbejdsstrukturen i FS. Medarbejdersiden kommenterede i øvrigt, at de oplevede, at udvalgsmedlemmer ift. nogle anliggender behandlet på HSU - og SA-niveau havde været tvivl om graden af fortrolighed og at de som udgangspunkt mente, at medarbejdergruppen var rustet til at kunne modtage oplysninger, der kunne have konsekvenser for deres organisering, opgaveløsning og ansættelse. Udvalgsmedlemmerne var enige i, at en del af disse misforståelser kunne forebygges ved en aftalt indledende orientering fra universitetsdirektøren på FSA-møder og et øget fokus i FSA på problemstillingen. Samarbejde og relation ift. lokale SA Side 2 af 5

3 Medarbejdersiden efterspurgte indledningsvist en status på trivselsudfordringer I Campus Service. HRafdelingen orienterede om, at der var kendte fælles udfordringer som følge af forandringer og kulturændringer, som blev oplevet som havde en oplevet betydning for arbejdsmiljøet. HR-afdelingen var i dialog med tillidsrepræsentanter som har til opgave at gøre opmærksom på, hvis igangsatte initiativer ikke havde den ønskede effekt. Udvalget havde en drøftelse angående, hvordan relevant information gives FSA og SA imellem. Det blev besluttet, at der fra udvalget udgår en opfordring til, at lokale SA har et punkt angående centrale informationer fra FSA-referatet. I forhold FSA s forpligtigelse til at være ajourført på relevante forhold der berør medarbejdergruppen i FS, var medarbejdersiden tilfredse med praksis for at lokale SA arkiverer referater i workzone. Det blev derfor besluttet at udvalgssekretæren undersøger muligheden for at udvalget kan få automatisk besked fra systemet, når nye referater er tilgængelige. Der var også enighed I at udvalgsmedlemmerne var forpligtigede til at holde sig orienteret og være opsøgende på disse oplysninger. Medarbejdersiden kunne i øvrigt konkludere, at ikke alle SA-referater, som aftalt, var arkiveret under den oprettede sag i Workzone. Udvalgssekretæren tog det til efterretning og følger op ved at sende påmindelse til FS-udvalgssekretærer. Udvalgssekretæren orienterede om, at der fra lokale SA-udvalgssekretærer havde været ønske om, at bilag offentliggøres sammen med dagsordenen. FSA besluttede det fremover skal være praksis, at dagsorden og bilag fremgår af hjemmesiden senest 5 arbejdsdage inden mødets afholdelse. De gode rammer og former Medarbejdersiden ønskede at blive orienteret om relevante forhold og resultater fra de administrative ledermøder. Der blev i denne forbindelse også konstateret et behov for tættere opfølgning på tidligere drøftede tematikker fra forrige møde. Det blev derfor besluttet at tilføje et indlende punkt på alle ordinære FSA-møder, med universitetsdirektørens orientering fra relevante møder og opfølgning på aftaler fra forrige FSA-møde i forbindelse med godkendelse af referat. FSA s årshjul Udvalget drøftede det overordnede årshjul og fandt enighed i, at dagsordner og punkter skulle prioriteres på en måde, der gjorde at det muligt at behandle andre forhold i FS og temaer, der opstår løbende. Det blev besluttet at flytte punktet Arbejdsmiljødrøftelse fra FSA s møde i juni til mødet i Marts. Bevæggrundene var, at en overordnet evaluering af udvalgets arbejdsmiljøarbejde vil være relevant i forbindelse med sygefraværsstatistik og resultater fra AAU s trivselsbarometer, som behandles på martsmødet. Det blev herudover besluttet at slette punktet Årsrapport for AAU og FS, da der ikke laves selvstændig årsrapport for FS og at årsregnskabet behandles på marts-mødet. Mødeplanen for det kommende år blev ikke drøftet, men en plan vil blive fremlagt på kommende møde. 5. Arbejdsmiljødrøftelse opsamlende drøftelse efter lokalt afholdte arbejdsmiljødrøftelser /Tanja Busk (10) Bilag 5.1: Guide til arbejdsmiljødrøftelse på AAU Punktet blev drøftet i forbindelse med evaluering af FSA s arbejde og blev under evalueringen besluttet behandlet på ordinære møder i marts. 6. Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS og AAU Side 3 af 5

4 /Henrik Søndergaard, (15) Udvalget havde en drøftelse af processen i forbindelse med 2. kvartals lønforhandlinger i FS, med henblik på input til den kommende runde. Der var i udvalget en fælles forståelse for, at lønforhandlingerne var en omfangsrig proces i forhold til det reelle udbytte for medarbejderne, hvor rammen var fastsat til 0,5 af lønsummen. Udvalget vurderede derfor ikke at det ville være udbytterigt at justere eller ændre i processen. Forholdet at TAP-lønforhandlingerne er omfattet af en fast lønramme, mens VIP-lønforhandlingerne ikke er, opfattes af udvalget som en kritisabel forskelsbehandling. Medarbejdersiden supplerede med, at HR-afdelingen havde sendt fyldestgørende datamateriale til TR, til det videre analysearbejde. Dog ønskede medarbejdersiden, at materialet blev gjort mere brugervenligt, så det var lettere at lave et grafisk overblik over fordelingen. HR.-afdelingen tog syspunktet til efterretning. 7. Første periodeopfølgning (januar april) (15) Bilag 7.1: Første periodeopfølgning, præsentation MS præsenterede udvalget for talmateriale udarbejdet som del af årshjulets punkt omhandlende første periodeopfølgning for FS. Udvalget blev præsenteret for første perioderesultat, herunder en uddybning af personaleomkostninger, forbrugsomkostninger, resultat pr. afdeling efter april og estimat for 2017 for FS. Resultatet viser en positiv afvigelse på ca. 12,6 mio. kr. Dette skyldes hovedsagelig en afvigelse på andre forbrugsomkostninger, som er på 14 mio. kr. Grunden til afvigelsen skyldes, at en del aktiviteter, herunder specielt projekter under digitaliseringspuljen, er rykket til senere på året. Forventningen er stadig, at midlerne forventes brugt. Eksempler på udskydelse af aktiviteter er: vedligehold af vore bygninger, it-systemomkostninger, indkøb af materialer osv. MS oplyste også, at AAU Innovation er en del af budgettet, men at finansieringen heraf sker ved en forhøjelse af FS-bidraget, så det påvirker ikke FS s ramme. En anden tilføjelse omfattede, at der fremadrettet fra direktionen, var besluttet at tilføre flere midler til digitaliseringspuljen, således at der forventes øgede omkostninger her på ca. 14 mio. kr. Budgettet var ligeledes lagt således, at der var afsat midler centralt til at dække omkostningerne i forbindelse med afskedigelserne i FS, i efteråret 2016, ift. ansættelser der ophørte i Lønforhandlinger i maj og juni gav også mindre udsving. MS orienterede om, at det estimerede afdelingsvise resultat for 2017 viser en afvigelse på 5,5 mio. kr., som primært skyldtes nyoprettede stillinger finansieret af strategimidler for en tre-årig periode. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering om status for ligestillingsindsatsen/jeanet Klindoch, (10) HR-afdelingen orienterede om processen for ligestillingsindsatsen på AAU, som tidligere var en indsats og opgave under HSU, men nu et rådgivende udvalg under direktionen. Formandsposten varetages af dekan Lars Hvilsted Rasmussen. HR-afdelingen præsenterede udvalgets opgaver herunder udarbejdelse af en 5 årige handleplaner for arbejdet ligestilling og diversitet; ad hoc analyser, formidling til bl.a. ministerie, bestyrelse og medarbejdere, monitorering af at relevant lovgivning overholdes m.m. På mødet blev ligeledes en procesplan for efteråret 2017, hvor der skal udarbejdes en handleplan for Udvalget forventer at præsentere handleplaner for bestyrelsen primo Som input til handleplansarbejdet udarbejder Videncenter for Ligestilling, Køn og Diversitet (EDGE) analyser og anbefalinger til udvalget. Analyserne baserer sig på input fra medarbejdere bredt. AAU s medarbejdere blevet spurgt om input, hvilket gav et afkast på 180 henvendelser. EDGE har i denne forbindelse lavet fokusgruppe interview og analyseret relevante statistisk materiale. Og sammen med formanden for udvalget deltaget i og inddraget input fra besøg i AAU s akademiske råd og campusrådene i Esbjerg og København i arbejdet. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Side 4 af 5

5 8. Eventuelt, (5 min) Kommende møder, oktober kl Side 5 af 5