Pressestrategi Assens Kommune

Transkript

1 Pressestrategi Assens Kommune

2 Pressestrategien understøtter Kommunikationspolitikkens tre grundlæggende principper om, at vores kommunikation skal være i øjenhøjde, målrettet og rettidig. Indledning Vi er ca ansatte i organisationen og dermed også 3200 ambassadører til at fortælle historier fra vores arbejdsplads. Assens Kommune vil være en åben og tilgængelig kommune. Derfor er vi proaktive og professionelle i vores kommunikation med pressen, både når vi har gode og mindre gode historier at fortælle. En proaktiv pressehåndtering har stor betydning i vores arbejde med at markedsføre vores kommune. Både over for nuværende borgere og erhvervsdrivende samt overfor potentielle tilflyttere og virksomheder. Synlighed er dog aldrig et mål i sig selv. Derfor skal konkrete presseinitiativer altid holdes op mod, om de understøtter vores aktuelle strategiske mål på en hensigtsmæssig måde. Det har desuden stor betydning for kommunens image, hvordan især kriser og dårlige sager håndteres pressemæssigt. 2 Pressestrategi INDLEDNING

3 Det vil vi opnå med vores pressestrategi Ledere og medarbejdere er fælles om at fortælle den gode historie og formidle serviceoplysninger om prioriterede indsatser fra eget fagområde. Historierne er med til at højne stoltheden over at være ansat i organisationen, da det har stor betydning som ansat at kunne læse og se historier i medierne om sin arbejdsplads. Vi er på forkant med vores pressehåndtering. Som leder er du åben og proaktiv i din håndtering af pressesager og krisesager, herunder bekendt med proceduren for, hvordan vanskelige sager håndteres (Handlegang er beskrevet i Retningslinjerne for håndtering af vanskelige sager i medierne). At du som leder tør stå frem og forsvare upopulære beslutninger eller indrømme, hvis der er begået en fejl. At vi øger kendskabet til Assens Kommune som et godt sted at bo, leve og drive erhverv. Sådan gør vi Som leder sikrer du, at der i den daglige opgaveløsning indgår naturlige overvejelser om, hvordan I fortæller den gode historie eksternt og internt. Som leder sikrer du, at dine medarbejdere er bekendt med procedurer for, hvordan pressekontakt samt krisesager håndteres på jeres arbejdsplads. Ledere og relevante nøglemedarbejdere er tilgængelige for pressen, når det kræves. Kommunikationsafdelingen tilbyder løbende kurser i pressehåndtering og medieforståelse. HVAD VIL VI... Pressestrategi 3

4 Sådan samarbejder du med Kommunikation om pressehåndtering Kommunikation (kommunikationskoordinator) kontaktes altid og gerne så hurtigt som muligt i forhold til håndtering af pressen i forbindelse med vanskelige sager/krisesager, personsager eller andre typer af sager, der har stor strategisk eller politisk bevågenhed. Større pressetiltag og initiativer koordineres med Kommunikation (kommunikationskoordinator). Pressemeddelelser sendes altid ud via Kommunikation. Ved behov for at sende en pressemeddelelse ud, kontaktes Kommunikation. I dialogen afklares det, om en pressemeddelelse er hensigtsmæssig at sende ud, eller om anden form for kontakt til medierne er bedre. Fagområdet er ansvarlig for at levere udkast/input til pressemeddelelsen, hvorefter Kommunikation kvalitetssikrer udkastet og sikrer udsendelse til relevante medier. Kommunikation yder presserådgivning og sparring til borgmester, når han/hun repræsenterer Assens Kommune som helhed. Der ydes presserådgivning og sparring til udvalgsformænd, når de varetager deres erhverv som udvalgsformænd. I forhold til øvrige byrådsmedlemmer ydes der presserådgivning og sparring i sager, der har relation til byrådets arbejde og kan behandles af byrådet. Kontakt til pressen Når du som leder eller medarbejder er i kontakt med pressen, er der en række ting, som du skal være særligt opmærksom på. Husk, at Kommunikation altid tilbyder spar- ring og rådgivning i forbindelse med håndtering af pressen. 4 Pressestrategi KONTAKT TIL PRESSEN

5 Når du som leder er i kontakt med pressen Som leder har du et særligt ansvar for at sikre, at du og dine medarbejdere har en proaktiv tilgang til pressen og samarbejdet med journalisterne. Som leder må du naturligvis gerne udtale dig til pressen, så længe det sker inden for nedenstående rammer: At du orienterer din nærmeste chef/direktør om, at du har udtalt dig til en journalist/at der er en pressehistorie på vej. Det beror selvfølgelig på karakteren af din snak med journalisten. Husk også ved behov at informere på tværs af organisationen. At du udtaler dig om faktuelle forhold. Sager af politisk karakter overlades til borgmester eller udvalgsformand. At du i alvorlige sager orienterer kommunikationskoordinator om henvendelsen og ved behov drøfter håndteringen af den konkrete henvendelse før et interview. At du er dialogorienteret og tilgængelig i kontakten med pressen. At du i forbindelse med krisesager, har et særligt ansvar, da det ALTID er en ledelsesmæssig opgave at håndtere dem. I Retningslinjer for håndtering af vanskelige sager i medierne kan du læse mere om, hvordan du forventes at håndtere pressen, når der er tale om en krisesag (Find dem på Intranettet - Håndbogen - Kommunikation - Krisekommunikation). Når du som medarbejder er i kontakt med pressen Som medarbejder må du gerne udtale dig, hvis en journalist ringer. Du har ofte en stor faglig indsigt, der kan være med til at kvalificere svarene til journalisten. Som medarbejder kan du derfor trygt udtale dig til en journalist om det faktuelle indhold i de sager, du har ansvar for/dit eget ansvarsområde, så længe du er opmærksom på, at det sker inden for nedenstående rammer: At du orienterer din nærmeste leder, hvis du har udtalt dig til en journalist. At du udtaler dig om faktuelle forhold. Sager af politisk karakter overlades til borgmester eller udvalgsformand. Og at du ved behov henter rådgivning i Kommunikation i forhold til budskaber m.v. før interviewet. At du vurderer, om du er den rette til at udtale dig om sagen. Er du i tvivl, om du må udtale dig eller ej, så kontakt din nærmeste leder eller Kommunikation. Er der tale om en krisesag eller noget, der minder om, skal du ALTID sende henvendelsen videre til din nærmeste leder. Din leder vurderer herefter, hvordan sagen håndteres. Der gælder naturligvis også de samme retningslinjer, hvis du er tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant. KONTAKT TIL PRESSEN Pressestrategi 5

6 Du har ytringsfrihed Det er vigtigt at understrege, at du som ansat i Assens Kommune naturligvis har ytringsfrihed og dermed også ret til at ytre dig personligt om din arbejdsplads. Hvis du ytrer dig om din arbejdsplads, er det vigtigt, at du er opmærksom på følgende: At det er tydeligt, om du udtaler dig som privatperson eller som ansat i Assens Kommune. At du ikke overskrider tavshedspligten fx i forhold til personsager, fortrolig leverandørinformation, ejendomssager eller andre typer af forhold, hvor du er underlagt en tavsheds- eller fortrolighedserklæring. At du anbefales at orientere din nærmeste leder om, at du har udtalt dig til pressen. Det gælder også, hvis du fx har sendt et kritisk læserbrev til avisen. Kommunikationsafdelingen 2018