Kommunikationspolitik

Transkript

1

2 Kommunikationspolitik for Langeland Kommune Januar 2017 Baggrund Som offentlig arbejdsplads er vi forpligtet til at forholde os til, hvordan vi kommunikerer, når det gælder den service, vi yder, og den måde, vi løser vores opgaver på. Flere parter stiller krav til den enkelte kommune. F.eks. opstiller KL s fællesoffentlige digitaliseringsstrategi mål: Det digitale skal være let, hurtigt og sikre god kvalitet Offentlig digitalisering skal give gode vilkår for vækst Tryghed og tillid skal i centrum Vores geografiske placering, demografi og socioøkonomiske forhold stiller dertil særlige krav til kommunikationen fra både kommunalbestyrelse, direktører, ledere og medarbejdere. Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for indholdet af politikken. Direktionen inddrager lederforum og MED-udvalg i implementeringen af kommunikationspolitikken. Vision og mål for kommunikation i Langeland Kommune Langeland Kommune vil arbejde for at udvikle den offentlige kommunikation og bruge kommunikationen som et strategisk værktøj i arbejdet for at nå sine mål. Visionen er at være en kommunikerende kommune, hvor medarbejderne til stadighed arbejder for at blive bedre til at kommunikere med hinanden, borgerne, virksomhederne og pressen. Det er tydeligt, hvordan vi arbejder med kommunikation i kommunen, og hvad den enkelte gør for at bidrage. Alle har et ansvar for god kommunikation, og den enkelte leder har initiativpligt. Formålet for politikken er at skabe grundlag for en bedre dialog. Det er derfor ikke selve regelsættet, der er vigtigt, men nærmere holdningerne bag. I henhold til visionen har politikken følgende mål: at åbenhed og dialog er et styrende princip for kommunikationen at samle, koordinere og udvikle organisationen og dens samlede kommunikation internt og eksternt. 1

3 at styrke kommunens synlighed og image i medierne i offentligheden samt formidle dens visioner, projekter og handlinger at skabe udvikling og forandringer gennem dialog og kommunikative processer at opbygge fælles viden og at få spredt den enkeltes viden til andre relevante ledere og/eller medarbejdere. Kommunikation er både intern og ekstern Kommunens ydelser udvikles i dialog med borgerne God kommunikation kendetegnes af, at det har den rette hyppighed, timing og præcision, og at kommunikationen er problemløsende fremfor problemskabende. Det betyder, at kommunikationens omfang hverken skal opleves som værende for meget eller for lidt, at den kommer på rette tid og sted, samt at indholdet af den er præcis og tager hensyn til målgruppen. Langeland Kommune får input til at udvikle serviceydelserne igennem råd, høringer og borgerundersøgelser, samt gennem medarbejdernes viden, praksis og dialog med borgerne. Derigennem opnår vi et godt grundlag for at træffe kvalificerede beslutninger. Det politiske element er centralt og skal synliggøres, så det bliver tydeligt for borgerne, at de via den demokratiske proces har mulighed for at øge indflydelse på kommunens virksomhed. Kommunikationspolitikken omfatter hele kommunen Kommunikationspolitikken gælder for alle områder, der ligger under kommunalbestyrelsens beslutningskompetence. Langeland Kommune forventer, at den enkelte ansatte ser kommunikation som en vigtig del af opgaveløsningen på arbejdspladsen. Til opgaveløsningen hører, at den enkelte ansatte inddrager relevante parter i dialogen og synliggør arbejdet i både interne og eksterne medier som en del af kommunens virksomhed. God ekstern kommunikation Uanset kommunikationsformen arbejder vi efter princippet: én indgang til kommunen, og vi sætter borgerne og virksomhederne i centrum. Al kommunikation skal være målrettet og tage udgangspunkt i modtagerens behov. Borgere og virksomheder skal have let ved at få information om kommunens aktiviteter og serviceydelser, når de har brug for den. Borgerne og virksomhederne skal mødes med respekt og tillid, og opgaverne løses i dialog for at sikre den størst mulige effektivitet og den størst mulige tilfredshed. 2

4 Hjemmesiden Hjemmesiden er den væsentligste og højst prioriterede kommunikationskanal over for borgere, virksomheder og presse, og den repræsenterer Langeland Kommune som virksomhed, myndighed, politisk enhed og som geografisk område. Hjemmesidens primære formål er: at sætte borgere og virksomheder i stand til så vidt muligt at betjene sig selv inden for den kommunale opgaveportefølje at give borgere og virksomheder mulighed for at deltage i den kommunalpolitiske proces at oplyse om kommunens virke God intern kommunikation God intern kommunikation balancerer ved, at der kommer løbende feedback fra medarbejderne og løbende justeringer på opgaveløsning og retningslinjer fra ledelsen. Information fra medarbejdere til ledelsen bidrager til at formidle borger- og brugerforventninger samt medarbejderforslag om forenklinger og forbedringer til ydelser i kerneopgaven. Information fra ledelsen til den enkelte medarbejder sikrer, at kommunalbestyrelsen og direktionens budskaber formidles, så ledere og medarbejdere kan implementere forandringer i ydelser i kerneopgaven. Intranettet Intranet er det væsentligste interne kommunikationsredskab. Alle ansatte skal derfor have adgang til intranet via deres arbejdsplads. Intranettet kan tilgås uafhængigt af devices. Med adgangen følger også en pligt til at holde sig orienteret på intranettet. Samtidig er intranettet det samlende medie for alle ansatte i Langeland Kommune, der også formidler arbejdspladsens personalepolitiske værdier, ledelsesgrundlag samt aktiviteter og tilbud m.fl. Design og visuel identitet Langeland Kommune har vedtaget et fælles designmæssigt udtryk for, hvordan kommunen præsenterer sig visuelt, internt og eksternt. Designet signalerer Langeland Kommunes som virksomhed, myndighed, politisk enhed og som geografisk område. Designet skal bruges af administration og alle øvrige kommunale arbejdspladser i al visuel kommunikation. Der henvises til nedenstående guider som findes under Vejledninger på intranettet. Designguide for kommunikativ brug samt brug af logo (daglig tale designguide) Designmanual for det offentlige rum (daglig tale designmanual) 3

5 Implementering Kommunens kommunikationspolitik skal udvikles og implementeres decentralt i en proces på den enkelte arbejdsplads med ledere og direktører som ansvarlige i et samspil med Styregruppen for kommunikationspolitikken. Styregruppen har ansvaret for, at der udarbejdes informationsstrategier og hjælpeværktøjer til brug for arbejdet med at virkeliggøre kommunikationspolitikken. I det daglige kommunikationsarbejde og i dialogen om opgaveløsningen har den enkelte leder og medarbejder et ansvar for at medvirke til: at vi i relevante sammenhænge synliggør det politiske element i opgave- løsningen, og at vi medvirker til at sætte dagsordenen for den offentlige debat. at vi synliggør kommunens ydelser ved at informere let og forståeligt om de lovfastsatte ydelser og om kommunens ydelser/service at vi opnår et troværdigt image, forstået som et image, hvor borgere og brugere kan genkende de oplevelser, de selv har haft i kontakt med kommunen at vi afstemmer forventningspresset i omgivelserne ved at skabe et realistisk og genkendeligt billede af arbejdspladsens ydelse/service at vi mindsker antallet af konflikter med dem, vi servicerer, gennem tydelig og respektfuld kommunikation/dialog at vi opnår en bedre positiv omtale i regionale og landsdækkende medier Evaluering Kommunikationspolitikken evalueres hvert tredje år. 4