Forretningsorden for Danske Kreds

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer Konstituerende bestyrelsesmøde Ordinært bestyrelsesmøde Andre bestyrelsesmøder Mødeleder og ansvar for konklusioner Generelt om bestyrelsens arbejde Økonomi Sekretariatet Udtræden af kredsbestyrelsen... 6 Bilag A Introduktion til og afsked med kredsbestyrelsen... 7 Bilag B Aktiviteter og funktioner i Danske Kreds... 9 Bilag C Erstatningsansvar og ansvar for økonomi som bestyrelsesmedlem Bilag D Bemanding af funktioner og roller Bilag E Regler og rammer for udgifter Danske Kreds bestyrelse Bilag F Regler og rammer for udgifter Områdetillidsmænd og Tillidsmænd Bilag G Regler og rammer for udgifter Medlemmer Bilag H Regler og rammer for udgifter Sekretariatets medarbejdere Bilag I Kurser og seminarer/konferencer for bestyrelsesmedlemmer Bilag J Regler for rejseudgifter og børns pleje Bilag K Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen Bilag L Æresmedlemmer i Danske Kreds Bilag M Samtaler med OTM Bilag N Retningslinjer for ferieboliger Bilag O Praktik og vigtige arbejdsgange Bilag P Adfærdsregler / Code of conduct for Danske Kreds... 44

2 1. Introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer Inden det konstituerende bestyrelsesmøde holder formand og/eller næstformand et møde med det nyvalgte KB-medlem, hvor gensidige forventninger drøftes, så dette kan indtænkes i forhold til bestyrelsens konstituering. Yderligere introduktion aftales mellem formandskabet og det nye KB-medlem og skal tage højde for det nye bestyrelsesmedlems konkrete behov (bilag A beskriver uddybende om introduktionen). 2. Konstituerende bestyrelsesmøde Konstituerende bestyrelsesmøde afholdes hurtigst muligt efter generalforsamlingen. Mødet indkaldes af formanden. Dagsorden for det konstituerende møde: 1) Formanden orienterer om bestyrelsens tavshedspligt, herunder erstatningsansvar (se bilag c). 2) Gennemgang og godkendelse af forretningsorden 3) Udpegning til funktioner og roller i Danske Kreds 4) Udpegning til funktioner og roller i Finansforbundet 5) Udpegning til fælles udvalg med koncernen 6) Udpegning til bestyrelser og fonde 7) Udpegning af kontaktpersoner i forhold til OTM-områderne 8) Godkendelse af principper for udpegning af delegerede til Finansforbundets landsmøde og repræsentantskab 9) Fastsættelse af mødedatoer for kommende kalenderår: a) Bestyrelsesmøder b) Bestyrelsesseminarer c) Formøder til Repræsentantskabsmøder og Landsmøder d) OTM møder e) Forhandlingsdage i år med overenskomstforhandlinger 10) Fastlæggelse af dato for generalforsamling tre år fra indeværende år (kun i generalforsamlingsår) 11) Information til tillidsmænd (konstituering, udvalg m.m.) 12) Eventuelt I år hvor der ikke afholdes ordinær generalforsamling, drøftes og revideres konstitueringen i forbindelse med det årlige strategiseminar. Funktioner og aktiviteter i kredsbestyrelsen: Under bestyrelsens konstituering besluttes det, hvem af kredsbestyrelsens medlemmer, der varetager hvilke funktioner i det kommende år. Danske Kreds har en række funktioner som videns- og handleansvarlig for de områder, som kredsen primært arbejder med i forhold til kredsens strategi. Derudover har bestyrelsen en række andre funktioner, som er relevante for kredsens arbejde. Det aftales ligeledes ved konstitueringen hvem i kredsbestyrelsen, der repræsenterer Danske Kreds i Finansforbundets hovedbestyrelse ansvarsområder (kredsteams) og evt. andre udvalg/råd. Der, hvor der er sammenfald mellem kredsens og Finansforbundets 1

3 fokusområder/ansvarsområder (og evt. udvalg/råd), er det kredsens videns- og handleansvarlige for området, der deltager i kredsteam (og evt. udvalg/råd), mens der for de ansvarsområder (og evt. udvalg/råd), der kun arbejdes med i Finansforbundsregi udpeges i forhold til interesseområder og kompetencer. Konstitueringen tager udgangspunkt i et forslag fra formandskabet, som så vidt muligt tilgodeser ønsker fremsat ved de årssamtaler, som formandskabet har haft med de enkelte kredsbestyrelsesmedlemmer. 3. Ordinært bestyrelsesmøde Der afholdes mindst 11 møder årligt. Det skal tilstræbes, at der ikke går mere end fire uger mellem møderne. Mødetidspunktet er normalt med begyndelse kl og afslutning senest kl Ved 2-dages møder der afholdes med overnatning er starttidspunktet på første-dagen kl. 10 og på anden-dagen kl Det tilstræbes, at indkaldelse med dagsorden er offentliggjort for bestyrelsesmedlemmerne på AdminControl senest 7 dage før mødet. Dagsordenen skal tillige offentliggøres for OTM på Finansnet før mødet. Bestyrelsens medlemmer fremsender sager til behandling på møderne således, at de er sekretariatet i hænde senest 9 dage før mødet. Bilag og presserende spørgsmål kan udsendes med kortere varsel og bliver taget på dagsordenen ved mødets start. Afbud meddeles formanden og sekretariatet. Ønsker et fraværende medlem at tilkendegive sin stillingtagen til et eller flere punkter på dagsordenen, kan dette ske skriftligt eller mundtligt til formanden eller i dennes fravær til en næstformand, eller til et bestyrelsesmedlem. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og opfølgning af referat 3. Emner til drøftelse og beslutning 4. Emner til høring og debat 5. Emner til orientering 6. Eventuelt Sekretariatet har ansvaret for, at bestyrelsesmøderne refereres. Referatet skal indeholde problemstillinger, hovedsynspunkter og konklusion samt eventuelle særstandpunkter med navns nævnelse. Udkast til referat skal udsendes sammen med materialet til næstkommende bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen beslutter eventuelle rettelser og godkender referatet. Det endeligt godkendte referat offentliggøres herefter for kredsbestyrelsen og områdetillidsmændene. 2

4 4. Andre bestyrelsesmøder Ekstraordinære bestyrelsesmøder: Der kan undtagelsesvis indkaldes til bestyrelsesmøde med kortere varsel af formanden/næstformændene eller på foranledning af mindst 3 af bestyrelsens medlemmer. 2-dages bestyrelsesmøder: Det tilstræbes, at der to gange om året afholdes et bestyrelsesmøde over 2 dage, hvor der også sikres tid til møde uden dagsorden Årligt strategiseminar En gang om året (i august) holder kredsbestyrelsen strategiseminar. I år, hvor der har været valg til bestyrelsen, fastlægges kredsens strategi for de kommende tre år. De øvrige år bruges strategiseminaret til at evaluere og eventuelt justere på gældende strategi. Fastlæggelsen af kredsens strategi tager udgangspunkt i situationen i Danske Bank, medlemmernes situation og Finansforbundets indsatsområder og strategier. Buffermøder Der reserveres 2-3 halve mødedage i bestyrelsens kalender pr. halvår til brug for pludseligt opstået behov eller fælles aktiviteter/arbejdsdage i bestyrelsen. Formandskabet meddeler senest en uge før dagen, at reservationen bruges til møde. Er det ikke sket kan kredsbestyrelsesmedlemmerne selv disponere over tiden. 5. Mødeleder og ansvar for konklusioner Mødelederfunktionen varetages af næstformanden. Beskrivelse af mødelederens funktion: Disponere tiden så afslutningstidspunktet overholdes Være ordstyrer og eventuelt overdrage dette hverv på enkelte punkter af dagsordenen Afholde pauser Hvis dagsordenen skønnes ikke at kunne gennemføres på mødedatoen, skal der træffes beslutning om eventuel udskydelse af punkter eller aftales et nyt møde indenfor en uge. Ansvaret for at der konkluderes entydigt på dagsordenspunkterne varetages af formanden. Konklusionen kan enten drages af den, der indstiller et punkt eller af formanden. 6. Generelt om bestyrelsens arbejde Information: Der er gensidig informationspligt i bestyrelsen. Information skal som udgangspunkt gives skriftligt. Som ansvarlig for et politisk område, en funktion eller et projekt har man orienteringspligt overfor formandskabet og kredsbestyrelsen. Dette betyder, at man løbende holder 3

5 formandskabet orienteret om proces og resultater og at man orienterer/inddrager kredsbestyrelsen med jævne mellemrum, så man sikrer sig mandat fra kredsbestyrelsen. Årlige samtaler: Formandskabet afholder minimum 1 gang årligt en samtale med hvert kredsbestyrelsesmedlem. Her kan gensidige forventninger og samarbejdsrelationer diskuteres. Møder med Koncernen: Ved møder med koncernens ledelse og HR deltager mindst 2 fra Danske Kreds. Der kan dog være tilfælde hvor formanden går alene til møder. Desuden kan bestyrelsesmedlemmer og ansatte i sekretariatet gå alene til møder efter aftale med formandskabet. Månedsmøder: Månedsmøderne er et forum for formandskabet og HR. Lønudvalget behandler evt. emner i forlængelse af månedsmøderne. Kredsbestyrelsens ansvarlige for løn og jobvurderingsområdet deltager evt. under lønudvalgets punkter. Organisationsmøder med FA: Der er normalt 1 fra bestyrelsen tilstede ved organisationsmøder. Hvem der deltager fra kredsbestyrelsen beror på en konkret vurdering af sagen, men som udgangspunkt er det den OK- og sagsansvarlige eller en fra formandskabet, der deltager. HB-møder Forud for hver HB-møde sender kredsbestyrelsens HB-medlemmer dagsordenen for HBmødet til kredsbestyrelsesmedlemmerne til kommentering. Backup-funktionen Back-up funktionen dækker primært vidensansvaret på strategiens fokusområder samt faste opgaver. Formålet med back-up funktionen er at styrke vidensdeling og kendskabet til hvad vi hver især laver. Tanken er desuden, at man som kredsbestyrelsesmedlem kan have en backup på de opgaver, hvor man vurderer, det giver mest mening. Det vil kunne sikre, at vi er mindre sårbare ved f.eks. fravær. Back-up-parrene dækker over forskellige arbejdsopgaver og ansvar og alene af den grund vil udmøntningen af back-up funktionen være afhængig af, hvem og hvad der indgår i det. Det er op til hvert par indbyrdes at aftale udmøntning af back-up funktionen. Rollen som back-up er vil som hovedregel omfatte: 1. Interesse i at følge med i den andens opgaver 2. Sparring om opgaver 3. I det omfang det er muligt være suppleant for den anden Ved etablering af makkerpar, skal makkerparrene indbyrdes aftale hvordan de vil udmønte back-up ansvaret og dernæst drøfte denne aftale med formandskabet. Når der er enighed om aftalen mellem makkerparret og formandskabet, kan makkerparret inddrage sin kontaktperson i formandskabet efter behov. 4

6 Praktik og vigtige arbejdsgange: Praktik omkring kredsbestyrelsens daglige arbejde, afdelingsmøder samt vigtige arbejdsgange er beskrevet i Bilag P. 7. Økonomi Følgende opgaver er knyttet til Danske Kreds økonomi forvaltning af Danske Kreds midler depotpleje udarbejdelse af refusionsskema og gaveregulativ til det konstituerende bestyrelsesmøde kontrollere om vedtagne retningslinjer overholdes daglige betalinger/refusioner ferieboliger (se evt. samarbejdsaftale mellem Danske Kreds og Bikubens Personaleforening) forsikringer halvårsregnskab årsregnskab Danske Kreds budgetlægning - herunder likviditetsbudget interne revisorers kritiske rapport fondsregistret o årsoplysninger til skattevæsen (selvangivelse for Danske Kreds) o Danske Kreds foredragsholdere kørselsrefusion Finansforbundet betaling af kontingent for æresmedlemmer administration af firmaordning (Mastercard) og firmatelefoner løbende orientering til revisorer om diverse vedtagelser Kredsens økonomiansvarlige har ansvaret for den daglige drift af Danske Kreds økonomi. Den økonomiansvarlige, kontorlederen og de administrative medarbejdere i sekretariatet varetager den daglige drift. Fuldmagt til foreningens konti tildeles jfr. tegningsreglerne i vedtægterne, pkt 11.1 Danske Kreds tegnes af formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer i forening. Ved formandens forfald tegnes Danske Kreds af et flertal i bestyrelsen i forening 8. Sekretariatet Sekretariatet forestår Danske Kreds sagsbehandling og administration og understøtter kredsbestyrelsen i forhold til aktiviteter, juridisk/faglig bistand og kommunikation. Sekretariatets bemanding Danske Kreds sekretariat er bemandet med en kontorleder, en politisk koordinator og et antal konsulenter og sekretariatsmedarbejdere. 5

7 Faste driftsmæssige opgaver Sekretariatet varetager en række faste opgaver som: medlemssagsbehandling og rådgivning af tillidsmænd planlægning og afvikling af større arrangementer som generalforsamling, tillidsmandsseminar og faste medlemsmøder kommunikationsopgaver (kredsblad, hjemmeside, TM-informationer, mv.) administration af tillidsmandssystemet (herunder bistand til afvikling af TM- og AMR-valg) administration af medlemmers kontingentbetalinger andre administrative opgaver og drift af kontoret Opgaverne aftales mere detaljeret mellem kontorlederen og formandskabet. Kontorlederen fordeler ressourcer til de faste driftsmæssige opgaver. Ønsker kredsbestyrelsen sekretariatets bistand til andet administrativt arbejde, fordeles bistanden i hvert enkelt tilfælde af kontorlederen. Aktivitetsbistand Der kan knyttes sekretariatsbistand til kredsbestyrelsens aktiviteter. Det kan handle om administrativ, juridisk/faglig bistand og/eller anden konsulentbistand. Alle aftaler om sekretariatsbistand til aktiviteter skal indgås med kontorlederen under hensyntagen til kredsbestyrelsens prioriteringer og sekretariatets ressourcer. Når aktivitetsbistanden er aftalt, planlægger den aktivitetsansvarlige i kredsbestyrelsen arbejdet direkte med sekretariatsmedarbejderen/-medarbejderne. Interne møder hvor sekretariatsmedarbejdere deltager, skal primært foregå på kredskontoret. Politisk koordinering Sekretariatet understøtter formandskabet og generelt det politiske, strategiske og organisatoriske arbejde i kredsen. Formandskabet planlægger arbejdet med den politiske koordinator. Økonomi De administrative medarbejdere i sekretariatet varetager den daglige drift i samarbejde med kontorlederen og den økonomiansvarlige i kredsbestyrelsen. Kontorlederens ansvar indbefatter indkøb samt indgåelse af forpligtende kontrakter på vegne af Danske Kreds. Dette sker i samråd med kredsens økonomiansvarlige for så vidt angår økonomien. 9. Udtræden af kredsbestyrelsen Formandskabet for Danske Kreds har ansvar for at sikre, at et bestyrelsesmedlems udtræden af kredsbestyrelsen sker på en ordentlig måde, hvad enten det sker efter bestyrelsesmedlemmets eget ønske eller ved at bestyrelsesmedlemmet ikke opnår genvalg. Dette er yderligere beskrevet i bilag A og i notatet god dag og farvel. Forretningsorden med tilhørende bilag er vedtaget på kredsbestyrelsesmødet den 17. maj

8 Bilag A Introduktion til og afsked med kredsbestyrelsen Både begyndelsen og afslutningen på en post i kredsbestyrelsen er meget anderledes end ved andre jobs i Danske Bank-koncernen. For eksempel er arbejdsopgaverne, rutinerne, strukturen og beslutningsprocesserne meget anderledes end i mere almindelige afdelinger i Danske Bank. Og det er generalforsamlingen, der beslutter, om en kandidat skal begynde/fortsætte i kredsbestyrelsen eller ej. Bliver man som kredsbestyrelsesmedlem ikke genvalgt ved generalforsamlingen, så slutter ens job fra den ene dag til den næste. Derfor er det vigtigt, at potentielle kandidater kan få information om arbejdet i kredsbestyrelsen, at nye kredsbestyrelsesmedlemmer får en god introduktion til arbejdet og at der tages hånd om bestyrelsesmedlemmer, der ikke måtte opnå genvalg ved en generalforsamling. Information til områdetillidsmandsniveauet Ofte kommer nye bestyrelsesmedlemmer fra gruppen af områdetillidsmænd. Forud for generalforsamlinger med valg til bestyrelsen informerer kredsbestyrelsen derfor områdetillidsmændene om, hvad arbejdet i kredsbestyrelsen indebærer (herunder om arbejdstider og ferieperioder). Efter mødet, men inden frist for opstilling af kandidater, orienteres TM om mødets indhold i en TM-information. Alle der overvejer at stille op som enten bestyrelsesmedlem eller suppleant har mulighed for at få et møde med formanden og/eller næstformanden. Dette samt processen for introduktion af nye kredsbestyrelsesmedlemmer er beskrevet i nedenstående skema. Sekretariatet står for bestilling af diverse nødvendigheder herunder nøgler, PC, adgange og mobiltelefon samt tabletcomputer. Afsked med kredsbestyrelsen Der er meget stor forskel på om et afgående bestyrelsesmedlem selv har valgt at sige farvel til Danske Kreds (pensionering, andet job etc.), eller om bestyrelsesmedlemmet ikke bliver genvalgt. Det er formanden, der har ansvar for planlægningen af afskeden med et bestyrelsesmedlem. Der skal tages stort hensyn til det individuelle bestyrelsesmedlems ønsker i planlægningen. En række overvejelser er beskrevet i notatet god dag og farvel. 7

9 8 Forretningsorden for Danske Kreds

10 Bilag B Aktiviteter og funktioner i Danske Kreds Bestyrelsen har besluttet en ansvarsfordeling mellem formandskabet og bestyrelsen. Målet med at uddelegere ansvar og kompetence til bestyrelsesmedlemmer, er primært at skabe mest mulig medlemsværdi og sekundært at inddrage og gøre så mange af bestyrelsens medlemmer som muligt ansvarlige i det politiske arbejde, samtidig med, at der også ligger en initiativpligt i de politiske opgaver. Set i lyset af denne beslutning er det ønskeligt, at der er den størst mulige spredning i besættelse af funktioner og projektansvar. A. Kredsbestyrelsens funktioner En central del af kredsens politiske arbejde foregår via de funktioner, som kredsbestyrelsen har vedtaget skal varetages. Det er funktioner som videns- og handleansvarlig for de af kredsen prioriterede områder, som ansvarlig for kredsens centrale opgaver, og funktionerne som HB-medlem, kredsteammedlem, SU-medlem, næstformand, formand m.fl. Disse funktioner er beskrevet i enten deciderede jobbeskrivelser eller i kortere funktionsbeskrivelser, som findes her i forretningsordenen. B. Aktiviteter En anden central del af kredsens politiske arbejde foregår i aktiviteter. Der er faste aktiviteter, som vender regelmæssigt tilbage og der er enkeltstående aktiviteter, som har til formål at fremme et bestemt formål eller imødekomme en bestemt udfordring. Start (godkendelse), status og slut (evaluering) i kredsbestyrelsen Alle aktiviteter skal godkendes af kredsbestyrelsen uanset om de er tilbagevendende eller enkeltstående. Når en aktivitet indstilles til godkendelse i kredsbestyrelsen, skal der være gjort overvejelser om en række forhold, som beskrevet i aktivitetsskemaet. Det er blandt andet: o Formål o Hvordan projektet skaber værdi for medlemmerne o Hvilke af kredsens strategiske fokusområder eller politiske målsætninger projektet medvirker til at indfri o Start- og slutdato o Økonomiske og tidsmæssige ressourcer forbundet med projektet o Bemanding af projektet o Evt. involvering af andre interessenter ledelsen, Finansforbundet, TM og OTM Den aktivitetsansvarlige har pligt til at holde kredsbestyrelsen orienteret om aktivitetens fremdrift, samt involvere kredsbestyrelsen i politiske drøftelser om aktivitetens fremdrift. Når en aktivitet afsluttes, skal den evalueres i kredsbestyrelsen. Forud for evalueringen har den/de aktivitetsansvarlige gjort sig overvejelser om aktivitetens indfrielse af formålene. Opfølgning og evalueringer og den strategiansvarliges rolle Hvert halve år evaluerer kredsbestyrelsen på, hvordan aktiviteter har medvirket til at indfri kredsens samlede strategi. I første kvartal tages en halvvejs-evaluering af fremdriften i aktiviteterne og i tredje kvartal i forbindelse med strategiseminaret tages en samlet evaluering af aktiviteterne i forhold til Danske Kreds strategi og politiske målsætninger. På baggrund af den evaluering tager kredsbestyrelsen stilling til om der 9

11 skal sættes ekstra ind i forhold til specifikke politiske målsætninger, eller om der skal foretages en anden prioritering. Kredsens strategiansvarlige har ansvaret for at Danske Kreds strategi og aktiviteter evalueres i kredsbestyrelsen. Den strategiansvarlige kan endvidere bruges som sparring på udvikling af en aktivitet og løbende undervejs i aktiviteten. Sponsor i formandskabet Alle aktiviteter har en sponsor i formandskabet. Sponsoren er aktivitetens forankring i formandskabet og den, der kan tage en aktivitet op overfor ledelsen i Danske Bank. Den aktivitetsansvarlige kan endvidere bruge sponsoren til sparring/coaching vedrørende aktiviteten ligesom den aktivitetsansvarlige har ansvar for at holde sponsoren orienteret om udviklingen. Bistand fra sekretariatet Hvis en aktivitet har behov for bistand fra sekretariatet skal dette drøftes med den politiske koordinator, der i samråd med kontorlederen og under hensyntagen til kredsbestyrelsens prioriteringer og sekretariatets ressourcer tildeler bistand til aktiviteten. Kontakt til Danske Bank og/eller Finansforbundet En aktivitet, der har behov for kontakt til Danske Bank, skal via formandskabet drøftes med banken ved månedsmøde. Her kan der laves aftale om eventuelle kontaktpersoner i Danske Bank, men det er også muligt at ledelsen ikke kan/ønsker at afsætte ressourcer til at bidrage til aktiviteten. En aktivitet, der har behov for assistance fra Finansforbundets sekretariat, skal drøftes af kontorlederen med koordinatoren i politikudviklingsområdet i Finansforbundet. Her laves der eventuelt aftaler om ressourcepersoner i Finansforbundet, men det er også muligt, at Finansforbundet ikke kan afse ressourcer til aktiviteten. Driftsopgaver For tilbagevendende (eller faste) aktiviteter eller opgaver gælder samme procedurer, som for enkeltstående (eller ad hoc) aktiviteter. Det vil sige, at de skal beskrives fra bunden, før arbejdet med aktiviteten/opgaven går i gang. Det betyder for eksempel, at det er den samlede kredsbestyrelse, der tager stilling til de overordnede rammer (herunder formål, værdiskabelse og økonomi) for årets tillidsmandsseminar. Også med hensyn til opfølgning og evaluering følger driftsopgaverne samme proces. Økonomi i aktiviteter og funktioner Der udfærdiges et totalbudget for hver aktivitet for det kommende år. Derudover udarbejder de videns- og handleansvarlige et budget for deres område, hvis der er opgaver, hvor der er behov for økonomi. Hvis en aktivitet antages at koste over kroner, skal aktivitetens enkelte udgiftsposter specificeres i aktivitetsbudgettet. KB godkender budgetterne. Ved første fremlæggelse for KB skal hver aktivitet udover budgettet i lighed med de gældende regler som et minimum indeholde formål og projektbeskrivelse. Fornyet KB-behandling kræves hvis: 10

12 En videns- og handleansvarligs totalbudget overskrides med minimum 10% / kroner Et aktivitetsbudget overskrides med minimum 15%. En udgiftspost i en aktivitet øges med minimum 20% (uanset at beløbet evt. kan findes indenfor aktivitetens totalbudget). Den videns- og handleansvarlige eller den aktivitetsansvarlige bærer ansvaret for, at budgetterne udarbejdes og fremlægges for KB. Den økonomiansvarlige sørger for den praktiske udarbejdelse af budgetterne efter input fra videns- og handleansvarlige og aktivitetsansvarlige. Sekretariatet varetager desuden, som tidligere aftalt, indhentning af tilbud, bestillinger osv. I denne proces overvåger sekretariatet og formanden for økonomiudvalget aktivitetsbudgetterne og adviserer det respektive kredsbestyrelsesmedlem i tilfælde af en (forventet) overskridelse. Er der en udvikling i en aktivitet, som gør, at det vil være formålstjenstligt at handle hurtigt eller opstår der en situation, hvor der akut er behov for en ny aktivitet, men hvor det ikke vurderes, at der er behov for et ekstraordinært kredsbestyrelsesmøde, kan formandskabet godkende en ny aktivitet og/eller bevilge en budgetudvidelse/et aktivitetsbudget på op til kr. Den aktivitetsansvarlige/initiativtageren til en ny aktivitet skal overfor formandskabet beskrive budgetudvidelsen/aktiviteten og de enkelte budgetposter og begrunde, hvorfor det ikke kan afvente næste kredsbestyrelsesmøde. Bevilges budgetudvidelsen/aktiviteten har den aktivitetsansvarlige pligt til at orientere kredsbestyrelsen om budgetudvidelsen/aktiviteten på førstkommende kredsbestyrelsesmøde. 11

13 Bilag C Erstatningsansvar og ansvar for økonomi som bestyrelsesmedlem Erstatningsansvar Hvad sker der i tilfælde af, at et bestyrelsesmedlem eller en ansat begår en ansvarspådragende fejl, som medfører et økonomisk tab for den forurettede part? Det kan fx dreje sig om fejlagtig rådgivning eller en overskreden frist. Principielt bærer Danske Kreds ansvaret for kredsbestyrelsen og de Danske Bank-ansatte i sekretariatet. Finansforbundet bærer umiddelbart ansvaret for medarbejdere ansat i Finansforbundet og som er helt eller delvist udstationeret til at arbejde i Danske Kreds. Vedrørende behandling af klager og udbetaling af erstatning følger Danske Kreds de til enhver tid gældende regler i Finansforbundet, som kan findes på Finansforbundets hjemmeside - klageinstans Ansvar for økonomi Kredsbestyrelsen træffer beslutning om og godkender årsbudgetterne for kredsens aktiviteter og drift på baggrund af indstilling fra Økonomiudvalget. Kredsbestyrelsen behandler og underskriver årsregnskaberne for kredsen og disponerer årets resultat for kredsen på baggrund af indstilling fra økonomiudvalget. 12

14 Bilag D Bemanding af funktioner og roller Politisk ansvarlig for kommunikation Formanden har denne funktion Politisk ansvarlig for Forhandling Formanden har denne funktion Kirsten Ebbe Brich Kirsten Ebbe Brich Danske Kreds Politisk ansvar for al kredsens udgående information. Kredsblade, tillidsmandsinformationer og andre informationer med politisk indhold skal godkendes af den ansvarlige. I henhold til særskilt funktions- og/eller rollebeskrivelse Næstformand (1 el. 2) Carsten Eilertsen I henhold til særskilt funktions- og/eller rollebeskrivelse Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Opbakning til Danske Kreds Bente Bang Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Arbejdsglæde Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Medlemmernes kompetenceudvikling Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Arbejdsmarkedsforandringer Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Organisation Ansvarlig for strategi Ansvarlig for SU- og EWCkoordinering Susanne Arboe Kirsten Guntofte Lars Aabling- Thomsen og Kirsten Lund Peter Gaardsdal Sørensen og Dorte Bielefeldt Lars Aabling- Thomsen Lars Aabling- Thomsen Som videns- og handleansvarlig for et af Danske Kreds strategis fokusområder har man ansvar for at: opsøge viden og være kredsens specialist på området formidle relevant viden om området til kredsbestyrelsen, Finansforbundet, koncernen, tillidsmænd og medlemmer involvere kredsbestyrelsen, Finansforbundet, tillidsmænd og medlemmer, hvor relevant, i forhold til at formulere kredsens holdninger og handlinger på området tage initiativer til handlinger/aktiviteter, der medvirker til at indfri fokusområdet. Handlinger/aktiviteter kan udføres af alle, men man er som videns- og handleansvarlig forpligtet til at følge handlinger/aktiviteter for at have overblikket over fokusområdet. understøtte formandskabet og HB-medlemmer i forhold til drøftelser og forhandlinger med ledelsen og andre interessenter, om emner indenfor fokusområdet. Den ansvarlige for strategien har ansvar for at Danske Kreds strategi udarbejdes samt for at der følges op og evalueres se forretningsordenens bilag b. At sikre i samarbejde med formandskabet, at der sker en koordinering og fremdrift af kredsens politiske arbejde, med et særligt fokus på koncernen, SU og EWC. At sikre Danske Kreds arbejde i forhold til SU og EWC et udvikles og er dagsordensættende. At sikre, at relevante emner indenfor områderne bringes det rigtige sted hen. 13

15 Ansvarlig for aktivitetsrum Lars Aabling- Thomsen Politisk ansvarlig for Løn og Kirsten Lund Job (inkl. Jobvurdering) Politisk OK- og sagskoordinator Kirsten Lund Ansvarlig for Generalforsamling Bente Bang og repræsentantskab Ansvarlig for Landsmøde og repræsentantskabsmøder i Finansforbundet Ansvarlig for koordinering ved masseafskedigelser Økonomiansvarlig Danske Unions-medlemmer (3) Formandskabet og SU-/EWCkoordinatoren Peter Gaardsdal Sørensen Susanne Arboe Dorte Bielefeldt Kirsten Ebbe Brich, Carsten Eilertsen og Lars Aabling-Thomsen At bidrage til, at Områdetillidsmænd involveres i udvikling af områderne. At bidrage til, at kredsens tillidsmænd får kendskab til områderne. At bidrage til, at der er en dialog med medlemmerne og at medlemmerne får kendskab til kredsens arbejde indenfor områderne. Ansvarlig for drift og indretningen af aktivitetsrummet og for facilitering af møderne i aktivitetsrummet. I henhold til særskilt funktions- og/eller rollebeskrivelse I henhold til særskilt funktions- og/eller rollebeskrivelse Ansvarlig for planlægning og afvikling i henhold til drejebog Ansvarlig for planlægning og afvikling herunder hele processen med delegationen Ansvarlig for opgaver i henhold til drejebogen og procesbeskrivelsen Opgaverne er beskrevet i forretningsordenens pkt. 7 samt særskilt funktionsbeskrivelse og årshjul. I forhold til vedtægterne for Danske Unions samt funktionsbeskrivelse 14

16 HB-medlemmer (2) Formanden plus et KB-medlem udpeget af KB Kirsten Ebbe Brich og Knud Grøngaard Finansforbundet At repræsentere kredsens synspunkter og holdninger i hovedbestyrelsen og bidrage til hovedbestyrelsens fælles arbejde og beslutninger for alle medlemmer af Finansforbundet. Derudover at være bindeled mellem hovedbestyrelsen og Danske Kreds. Deltager(e) i kredsteam WLI (Videns- og handleansvarlige for fokusområderne: Medlemmernes kompetenceudvikling og Organisation) Deltager(e) i kredsteam Arbejdsliv og trivsel (Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Arbejdsglæde) Deltager(e) i kredsteam Digitalisering og arbejdsplads (Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Arbejdsmarkedsforandringer) Deltager(e) i kredsteam Bæredygtighed og Branche Deltager(e) i kredsteam Kommunikation, Branding og Markedsføring (Videns- og handleansvarlig for fokusområde: Opbakning til Danske Kreds) Kirsten Guntofte og Dorte Bielefeldt Susanne Arboe (og Knud Grøngaard som HB-udpeget politisk ansvarlig) Lars Aabling-Thomsen (og Kirsten Ebbe Brich, som HBudpeget deltager i politisk team) Kirsten Lund og Peter Gaardsdal Sørensen Hvervning: Bente Bang (og Elin Bech) Kommunikation: Peter Gaardsdal Sørensen (og Daniel Lundgren Jørgensen) Introduktion til opgaven gives af Finansforbundets formand. Rammerne for Hovedbestyrelsens opgave og ansvar er beskrevet i Finansforbundets vedtægter. At repræsentere kredsens synspunkter og holdninger i kredsteamet og bidrage til ansvarsområdets fælles arbejde for alle medlemmer af Finansforbundet. At være bindeled mellem ansvarsområdet og Danske Kreds derunder at holde kredsbestyrelsen opdateret på arbejde indenfor ansvarsområdet. Rammerne for ansvarsområdernes opgaver og ansvar er beskrevet i deres kommissorier. Finansforbundets lønråd (1) Kirsten Lund Opgaven er defineret i lønrådets kommissorium 15

17 (Den politisk ansvarlige for Løn og jobvurdering) Finansforbundets IT-klub (1) (En af kontaktpersonerne i Group IT) Peter Gaardsdal Sørensen Opgaven er defineret i IT-klubbens kommissorium SU (6 medlemmer) Formandskabet besætter de første pladser. De øvrige pladser besættes af kredsbestyrelsesmedlemmer med aftalte politiske ansvarsfunktioner (SU-/EWCkoordinator, Medlemmernes Kompetenceudvikling, Arbejdsglæde) + et andet kredsbestyrelsesmedlem EWC (4 medlemmer) Formandskabet og SU-/EWC-koordinatoren besætter de første pladser + et andet kredsbestyrelsesmedlem Koncernens Arbejdsmiljøudvalg (1 medlem) Den videns- og handleansvarlige for fokusområde Arbejdsglæde. Danske Kompetence Den videns- og handleasvarlige for Medlemmernes kompetenceudvikling og en repræsentant fra formandskabet. Fælles Jobvurderingsudvalg Den politisk ansvarlig for løn og job, en repræsentant for formandskabet samt det kredsbestyrelsesmedlem, der har jobvurderingsopgaven sammen med den ansvarlige. Fælles udvalg med koncernen Kirsten Ebbe Brich, Carsten Eilertsen, Lars Aabling-Thomsen, Kirsten Guntofte, Peter Gaardsdal Sørensen, Susanne Arboe Kirsten Ebbe Brich, Carsten Eilertsen, Lars Aabling-Thomsen og Peter Gaardsdal Sørensen Susanne Arboe Kirsten Guntofte og Carsten Eilertsen Kirsten Lund, Lars Aabling- Thomsen og Carsten Eilertsen, I henhold til særskilt jobbeskrivelser samt samarbejdsaftalen i VOK. I henhold til særskilt jobbeskrivelser samt aftale om Danske Bank Groups EWC. Jf forretningsgangen for Arbejdsmiljøudvalget, VOK-aftalen og lovgivningen. Jf. forretningsgangen for Danske Kompetence jf SU-aftalen Beskrevet i lokalaftale K02 16

18 Fælles pensionsudvalg En repræsentant fra formandskabet plus tre andre kredsbestyrelsesmedlemmer. Inkluderer også Førtidspensionskassen for medarbejdere i Rødt tilsagn og kunderåd i Danica (2) Misbrugskorps (2 fra kredsbestyrelsen) Kirsten Guntofte, Bente Bang, Knud Grøngaard og Carsten Eilertsen, Kirsten Guntofte og Dorte Bielefeldt (Peter Gaardsdal Sørensen er suppleant i vestdanmark) Beskrevet i VOK ens protokollat om pensionsleverandør (afsnit 3 bl.a.) Jf forretningsgang på portalen 17

19 Udpegning af fondsbestyrelsesmedlemmer Danske Kreds Jubilæumsfond Kredsbestyrelsen udpeger hvert år bestyrelsesmedlemmer og revisorer til Danske Kreds Jubilæumsfond. Udpegningen sker jfr. fundatsen for Danske Kreds Jubilæumsfond 6. Fondens bestyrelse består af den til enhver tid siddende formand og yderligere to medlemmer af bestyrelsen for Danske Kreds samt 2 andre medlemmer. Bestyrelsen udpeges for 1 år ad gangen af bestyrelsen i Danske Kreds på dennes konstituerende møde ud fra fondens anbefaling/indstilling. Udpegningen kan ske både blandt kredsbestyrelsesmedlemmer og andre interessenter. Udpegning af revisor vil altid være de generalforsamlingsvalgte revisorer for Danske Kreds. Danske Kreds Jubilæumsfond (3 fra kredsbestyrelsen + 2 medlemmer) formanden for Danske Kreds skal deltage Kirsten Ebbe Brich (formand), Bente Bang og Dorte Bielefeldt Charlotte Lee Kock og Peter Svensson Opgave defineret jf. fundats Danske Banks Velfærdsfond af 1993 Danske Banks Velfærdsfond af 1993 (2) formanden for Danske Kreds skal deltage Kirsten Ebbe Brich og Bente Bang Opgave defineret jf. fundats Danske Banks Pensionskasse for førtidspensionister Udpegning af bestyrelsesmedlem og suppleant til Danske Banks Pensionskasse for førtidspensionister formanden for Danske Kreds Kirsten Ebbe Brich Opgave defineret jf. fundats Bikubens Personaleforening ( feriefond ): Kredsbestyrelsen udpeger hvert år bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisorer til Bikubens Personaleforening. Udpegningen sker jfr. vedtægten for Bikubens Personaleforening 6 [ ] 2 revisorer, som udpeges af bestyrelsen i den virksomhedskreds under Finansforbundet (pt. Danske Kreds) som repræsenterer medlemmerne jf. 3 De udpegede revisorer må ikke samtidig være udpeget som bestyrelsesmedlem eller suppleant i Bikubens Personaleforening. og 8. [ ] Bestyrelsen består af 5 medlemmer og 2 suppleanter, som udpeges af bestyrelsen for den virksomhedskreds under Finansforbundet (p.t. Danske Kreds), der repræsenterer medlemmerne jf. 3. Den pr. den 1. januar 2011 siddende bestyrelse kan dog meddele at de ønsker at fortsætte deres hverv, således at nyudpegning først sker ved varigt forfald. Udpegning sker for et år. Udpegningen meddeles den siddende formand inden 1.juni og meddeles den efterfølgende generalforsamling. [ ] 18

20 Udpegningen kan ske både blandt kredsbestyrelsesmedlemmer og andre interessenter. Udpegning af revisor vil altid være de generalforsamlingsvalgte revisorer for Danske Kreds. Bikubens Personaleforening ( feriefond ) Medlemmer af den pr. den 1. januar 2011 siddende bestyrelse er: Knud Grøngaard Ib René Holm Mona Beyer (suppleant) Knud Grøngaard, Dorte Bielefeldt, Steen Lund Olsen, Carsten Eilertsen og Ib René Holm Bente Bang (1. suppleant), Mona Beyer (2. suppleant) Det er besluttet, at Steen Lund Olsen udtræder ifm. generalforsamling i Bikubens Personaleforening i 2018 og erstattes af Kirsten Ebbe Brich Opgave jf vedtægterne samt samarbejdsaftale mellem Danske Kreds og Bikubens Personaleforening 19

21 Kontaktpersoner Se jobbeskrivelse for kontaktpersoner og aftale om TM-struktur Antal TM og Enhed Antal OTM ansatte (ca.-tal pr Aug 2016) Kontaktpersoner IT 4 - Ejby 1 18 mulige TM Peter Gaardsdal - Brabrand 1 Sørensen og - Lyngby ansatte Bente Bang - København City 1 Group Operations 7 - Workplace Services 1 - Personal Banking Operations 2 - Business Banking Operations 1 - Markets Operations 1 - TxB Operations 1 - Global Utilities 1 COO other 2 - Group Process Development, Global Teams and Group Operations Development and Chief of Staff 1 - Group Procurement 1 Internal Audit 1 CFO Area 1 Group Risk Management 1 Group Communications 1 Group HR 1 Wealth 2 C&I 1 Nordania Leasing 1 Realkredit Danmark 1 Home 1 Business Banking, Stabe 1 Personal Banking, Stabe 1 MobileLife & MobilePay 1 26 mulige TM ansatte 30 mulige TM ansatte Kirsten Guntofte, Kirsten Lund, Susanne Arboe og Knud Grøngaard Dorte Bielefeldt og Lars Aabling- Thomsen 20

22 Antal TM og Enhed Antal OTM ansatte (ca.-tal pr Aug 2016) Business Banking 5 24 mulige TM - Fordelingen aftales mellem ledelsen og områdetillidsmænd ansatte Personal Banking 16 - Danske Direkte Vest 1 - Danske Direkte Øst 1 - Markedsområde Esbjerg 1 - Markedsområde Frederiksberg 1 - Markedsområde Glostrup 1 - Markedsområde Holmens Kanal 1 - Markedsområde Horsens mulige TM - Markedsområde Hørsholm 1 - Markedsområde Lyngby 1 ca ansatte - Markedsområde Næstved 1 - Markedsområde Nørreport 1 - Markedsområde Odense 1 - Markedsområde Roskilde 1 - Markedsområde Vejle 1 - Markedsområde Aalborg 1 - Markedsområde Aarhus 1 Kontaktpersoner Lars Aabling-Thomsen og Bente Bang Kirsten Lund, Dorte Bielefeldt, Kirsten Guntofte, Susanne Arboe, Peter Gaardsdal Sørensen og Knud Grøngaard 21

23 Godkendelse af principper for udpegning af delegerede (reguleret i Danske Kreds vedtægter) Landsmøde: Der udpeges efter følgende principper: 1. Bestyrelsen minus HB medlemmer 2. Suppleanter til bestyrelsen 3. Medlemmer af Finansforbundets repræsentantskab 4. Suppleanter til Finansforbundets repræsentantskab 5. OTM og til sidst TM her står sekretariatet for at spørge først blandt OTM og hvis nødvendigt blandt TM. Der skal udover det antal delegerede der er brug for findes mindst 10 suppleanter. Først-til-mølle princippet gælder. Tilmeldinger ud over det antal der er behov for, udgør suppleantlisten i den rækkefølge de er indkommet. Delegerede udpeges til det aktuelle landsmøde/ekstraordinære landsmøde efter ovenstående principper og ikke for en periode. Finansforbundets repræsentantskab: Der udpeges efter følgende principper: 1. Bestyrelsen minus HB medlemmer 2. Suppleanter til bestyrelsen De resterende vælges af og blandt OTM ved det første møde efter generalforsamlingen eller ved en elektronisk afstemning efter bestyrelsens vurdering. Valget gælder fra 1/7 det år valget foretages til 30/6 tre år efter Danske Kreds har fra 1. juli 2017 til 30. juni pladser i Finansforbundets repræsentantskab. 8 udgøres af kredsbestyrelsesmedlemmer (ekskl. HBmedlemmerne) og 3 af suppleanter til kredsbestyrelsen. Følgende blev valgt blandt OTM den 16. juni 2016 Frank Fredslund Nielsen Lisbeth Sahlertz Nielsen Suppleanter (med førstesuppleanten øverst): 1. Peter Keld Christensen 2. Sofie Schandorph 3. Charlotte Hoffmann 22

24 Bilag E Regler og rammer for udgifter Danske Kreds bestyrelse Arrangement Bemærkninger Beløb Jubilæer 25, 40 og 50 Gave. Kr ,- års Kredsbestyrelsesmedlemmet kan vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle til jubilaren inviteres med) eller en reception der afholdes i kredsens lokaler. Koncernens jubilæumsarrangement indgår i kredsens arrangement. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Længerevarende sygdom/hospital Afskedsgave bestyrelsen Buket Kr. 300,- Pr. år inkl. afgangsår. Kr. 500,- (dog max kr ,-) Kredsbestyrelsesmedlemmet kan vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle til det afgående kredsbestyrelsesmedlem inviteres med), en reception eller deltagelse i kredsens årlige sociale arrangement. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Mastercard Tivolikort Uddannelse/kurser/ Konferencer Arrangementer Internetabonnement Mobiltelefoner Formanden og kredsens økonomiansvarlige kan træffe andre beslutninger, der ikke medfører øgede udgifter for kredsen for eksempel hvis flere afgående bestyrelsesmedlemmer slår sig sammen om reception eller middag. Alle bestyrelsesmedlemmer udstyres med et Mastercard, til betaling af udlæg i kredsens tjeneste. Alle i bestyrelsen kan få refunderet udgiften til et årskort til Tivoli. Alle ansøgninger om kurser, temadage eller seminarer skal bevilges af formandskabet (bilag I) Danske Kreds (bestyrelse og sekretariat) kan afholde et arrangement af en dags varighed. Overnatning kan være en del af arrangementet. Bestyrelsesmedlemmer med en Danske Bank bærbar PC med mulighed for adgang til bankens netværk hjemmefra får refunderet op til kr. 250 pr. måned til internetabonnement. Dette refunderes en gang om året. Alle bestyrelsesmedlemmer udstyres med en mobiltelefon Økonomiudvalget bevilger. 23

25 Alle bestyrelsesmedlemmer beskattes af fri telefon efter SKAT s gældende regler herom. Mobiltelefonabonnementet kører via Danske Banks "arbejdsmobilabonnement", hvor man som udgangspunkt selv betaler et beløb om måneden. Dette beløb refunderes af kredsen på regning en gang om året. Dette abonnement kan indenfor rimelighedens grænser bruges både arbejdsmæssigt og privat - både i ind- og udland, jfr. Danske Banks forretningsgang om arbejds-mobiltelefoner. Bemærk, at ved udlandsophold henstilles til, at man så vidt muligt benytter wifi. Transport Fortæring Kredsen følger Finansforbundets regler. (bilag J). Fortæring i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende refunderes efter regning med deltagers navne samt anledning på bilag. Møder flere dage Hotel Avis Forsikring Forsikring ved rejser i udlandet P-afgifter Bestyrelsesmedlemmer kan i forbindelse med møder flere dage i træk få refunderet biograf-/ teaterbilletter og billetter til koncerter og udstillinger og lignende. Kredsen følger koncernens rabat ordning. Refunderes efter regning. Bestyrelsesmedlemmer kan tegne et abonnement på avis efter eget ønske Koncernens indboforsikring dækker alt på kontoret. Derudover har Danske Kreds tegnet netbankforsikring. Alle der får lønseddel fra koncernen er omfattet af koncernens rejseforsikring. P-afgifter refunderes mod kvittering. 24

26 Tablets, tilhørende hardware samt mobiltelefoner Bestyrelsesmedlemmer og ansatte kan efter behov udstyres med en tabletcomputer og evt. ekstra hardware til arbejdsmæssig brug. Ved fratræden fra kredsen kan det fratrædende bestyrelsesmedlem/ansatte overtage tablet og/eller den udleverede mobiltelefon (inkl. abonnement med tilhørende sim-kort). Overtagelsesprisen fastsættes ift. tablet/mobiltelefon/hardwares alder: Mellem 0 og 1 år: 2/3 af anskaffelsesprisen Mellem 1 og 2 år: 1/3 af anskaffelsesprisen Mellem 2 og 3 år: 500 kr. totalt (dog maks. 1/3 af anskaffelsesprisen) Mere end 3 år: 0 kr. totalt Anskaffer kredsen nye tablet/hardware/mobiltelefoner kan bestyrelsesmedlemmerne overtage de gamle tablet/hardware/mobiltelefoner efter samme regler, som hvis et KB medlem fratræder. Børnepasning Eksterne receptioner Danske Kreds følger Finansforbundets regler (bilag J). Gaver til receptioner som Danske Kreds er indbudt til kan gives efter forud godkendelse af formandskabet. Ved tvivlsspørgsmål kontaktes formandskabet. Der gives ikke gaver til receptioner hvor invitationen er sendt personligt til bestyrelsesmedlemmer eller ansatte i Danske Kreds Udgifter, som afholdes af kredsbestyrelsesmedlemmer, men som ikke er nævnt i ovenstående gennemgang, kan som udgangspunkt ikke refunderes af Kredsen. Formandskabet kan i særlige tilfælde dispensere herfra. 25

27 Bilag F Regler og rammer for udgifter Områdetillidsmænd og Tillidsmænd Arrangement Bemærkninger Beløb 25, 40 og 50 års jubilæum Der udsendes en gave fra kredsen. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Tillidsmandsmøder Mødet afholdes så vidt muligt i Koncernens egne lokaler. Bespisning holdes inden for en ramme på kr. 350,- Hvis mødet opgøres som dagsmøde skal dagsmødeprisen holdes inden for en ramme på kr. 500,- pr. person Udgiftsbilag kan findes på Danske Kreds hjemmeside. Navne på deltagere og oplysninger om hvilket møde, der er tale om, samt kvitteringer skal påføres/vedhæftes udgiftsbilaget. Tillidsmandsgrupper, der er meget spredt geografisk, kan efter ansøgning bevilges TM-møder af 2 dages varighed og overnatning mellem de 2 dage. Ved vurderingen af en ansøgning skal der bl.a. lægges vægt på det konkrete behov, det faglige indhold samt geografisk spredning. Der vil blive lagt vægt på, at seminarets indhold væsentligt understøtter tillidsmændenes mulighed for at udfylde rollen som tillidsmænd til gavn for medlemmerne. Det vil også blive vurderet om et tilsvarende udbytte kan opnås via 1-dages- eller skype-møder. Udførlig dagsorden og et overslag over udgifter vedlægges ansøgningen. Ansøgningen kan bevilges af formandskabet, den økonomiansvarlige og kontaktpersonerne i samråd. Interne udgifter trækkes på 3908 Transport Overnatning Følger Finansforbundets regler (bilag J). Flyrejser godkendes kun i særlige tilfælde og skal aftales forudgående med kontorlederen. Overnatning dækkes kun efter særskilt aftale med kontorlederen. Som udgangspunkt er det muligt at få refunderet overnatningen, hvis man ellers skulle hjemmefra før kl om morgenen for at være til stede ved fx TM-seminar eller generalforsamling. 26

28 Deltager man i dags- eller aftenmøde dagen før TM-seminar eller generalforsamlingen afholdes, og holdes mødet samme sted, kan man som udgangspunkt få refunderet en overnatning. Børnepasning Afgående tillidsvalgte Lokale tillidsmandsseminarer Danske Kreds opfordrer til, at man sover to pr. værelse. Danske Kreds følger Finansforbundets regler (bilag J). Afgående tillidsmænd modtager gave fra kredsen. Afgående arbejdsmiljørepræsentanter, som ikke også er valgt som tillidsmand, modtager gave fra kredsen. Grupper af OTM/TM, der har en problemstilling, der ikke kan løses på et eller flere TM-dagsmøde(r) kan ekstraordinært få bevilget et lokalt TM-seminar på 1-2 dages varighed. Der skal tages udgangspunkt i, at seminaret kommer medlemmerne til gode og som udgangspunkt kan det kun bevilges en gang per valgperiode. Hvis der er behov for bistand i form af en instruktør eller facilitator skal denne primært være fra Finansforbundet eller Danske Kreds. Det er påkrævet, at der er deltagelse af kontaktperson(er) og den/de kan have en særlig rolle på seminaret fx som facilitator. Hvis ikke behovet for bistand kan dækkes af Finansforbundet eller Danske Kreds kan der bevilges op til kr. til en ekstern instruktør. Prisen for et tilsvarende møde/seminar på Kobæk Strand udgør den økonomiske max-grænse for ophold og forplejning. Ansøgningsskemaet på Finansnet skal udfyldes af OTM og indstilles af en af kontaktpersonerne til bevilling på et KB-møde. I situationer, hvor behandling i kredsbestyrelsen ikke kan nås, kan formandskabet bevilge et seminar. Kredsbestyrelsen orienteres da efterfølgende. Aftaler og evaluering Alle aftaler med arrangører og samarbejdspartnere foretages af kredsens sekretariat eller i samarbejde med sekretariatet. Efter seminaret skal området udarbejde en evaluering (se hjælpespørgsmål i Økonomiudvalget fastsætter beløb. 27

29 Medlemsmøder ansøgningsskemaet). Kontaktpersonerne søger for, at evalueringen bliver forelagt KB som en skriftlig orientering på et efterfølgende KB-møde. Tillidsmænd kan efter behov arrangere lokale medlemsmøder. Møderne sker på tillidsmandens initiativ og med tillidsmanden som arrangør. Mødet skal have et fagpolitisk indhold og relevant(e) kredsbestyrelsesmedlemmer skal inviteres. Økonomi Bespisning: max 350,- kr. pr. deltagende medlem Foredragsholder: max 100,- kr. pr. deltagende medlem Der kan inviteres en dyrere foredragsholder, hvis bespisningsprisen er tilsvarende lavere. Sekretariatet i Danske Kreds skal inddrages i forbindelse med: Bestilling af lokaler og forplejning, hvis ikke mødet kan holdes i koncernens lokaler. Bestilling af foredragsholder samt godkendelse og underskrivelse af kontrakter Godkendelser Lokale medlemsmøder (dog ikke korte orienteringsmøder) skal godkendes af tillidsmandens kontaktperson(er) i kredsbestyrelsen. Er der udgifter forbundet med medlemsmødet skal det tillige godkendes af kontorlederen. Hvervemøder og andre særlige medlemsmøder skal derudover godkendes af formandskabet. For alle medlemsmøder med udgifter skal ansøgningsskema (findes på Finansnet) udfyldes og indsendes til Danske Kreds R3908 i god tid før forventet afholdelse af medlemsmødet. Udgiftsbilag kan findes på Danske Kreds hjemmeside. Navne på deltagere og oplysninger om hvilket møde, der er tale om, samt kvitteringer skal påføres/vedhæftes udgiftsbilaget. Interne udgifter trækkes på 3908 Retningslinjer for lokale medlemsmøder er yderligere beskrevet på Finansnet. Ved tvivlsspørgsmål kontaktes kontorlederen i Danske Kreds. 28

30 Bilag G Regler og rammer for udgifter Medlemmer Arrangement Bemærkninger Beløb 25, 40 & 50 års jubilæum Der udsendes gave fra kredsen. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Transport Medlemmer der ønsker at deltage i kredsens generalforsamling, får refusion af transportudgifter som tillidsvalgte og delegerede, men kørselsgodtgørelse i egen bil er skattepligtig og indberettes til SKAT som B-indkomst. 29

31 Bilag H Regler og rammer for udgifter Sekretariatets medarbejdere Arrangement Bemærkninger Beløb Jubilæer 25, 40 og 50 års Gave. Kr ,- Er sekretariatsmedarbejderen ansat af Danske Bank, kan denne vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle til jubilaren inviteres med) eller en reception, der afholdes i kredsens lokaler. Koncernens jubilæumsarrangement indgår i kredsens arrangement. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Længerevarende sygdom/hospital Afskedsgave sekretariatsmedarbejder Buket Kr. 300,- Gave Er sekretariatsmedarbejderen ansat af Danske Bank, kan denne vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle til den afgående sekretariatsmedarbejder inviteres med) eller en reception. Max. kr ,- Formanden og kredsens økonomiansvarlige kan træffe andre beslutninger, der ikke medfører øgede udgifter for kredsen for eksempel hvis flere afgående sekretariatsmedarbejderes slår sig sammen om reception eller middag. Transport Fortæring Tivolikort Transportudgifter i forbindelse med deltagelse i arbejdsmæssige aktiviteter udenfor kredskontoret afholdes af Kredsen / Finansforbundet, på samme måde som for kredsbestyrelsesmedlemmer. Fortæring i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende efter regning med deltagers navne samt anledning på bilag. Alle ansatte kan få refunderet udgiften til et årskort til Tivoli. 30

32 Mastercard Sekretariatets medarbejdere udstyres efter behov og godkendelse af kontorlederen med et Mastercard, til betaling af udlæg i kredsens tjeneste. Mobiltelefoner Finansforbundet udstyrer udstationerede konsulenter, politisk koordinator og kontorleder med mobiltelefon. Danske Kreds sørger for opkobling til bankens system. Danske Kreds udstyrer øvrige ansatte i sekretariatet med en mobiltelefon. For regler om abonnement, beskatning m.v. henvises til bilag E Internetabonnement Børns pleje / pasning Ved medarbejderens fratræden kan mobiltelefonen (inkl. abonnement med tilhørende sim-kort), hvis den er stillet til rådighed af Danske Kreds, overtages efter samme regler, som afgående kredsbestyrelsesmedlemmers overtagelse af mobiltelefoner. Kontorleder, politisk koordinator og kommunikationskonsulent med en Danske Bank bærbar PC med mulighed for adgang til bankens netværk hjemmefra får refunderet op til kr. 250 pr. måned til internetabonnement en gang årligt. I tilfælde, hvor ansatte deltager i arbejdsmæssige rejser eller arrangementer, der strækker sig ud over normal arbejdstid yder Danske Kreds betaling for børns pleje / pasning, hvis det ikke er muligt at få barnet passet af den nærmeste familie. Regler og satser følger Finansforbundets regler (bilag J). 31

33 Bilag I Kurser og seminarer/konferencer for bestyrelsesmedlemmer Alle ansøgninger om kurser, temadage eller seminarer, som Danske Kreds betaler, skal bevilges af formandskabet. Formandskabet er med til at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne får et kvalificeret efteruddannelsestilbud, således at de matcher ledelsens repræsentanter, og får den kompetenceudvikling, der skal til, for at være attraktive på arbejdsmarkedet. Bestyrelsesmedlemmer ansøger formandskabet skriftligt. Ansøgningen skal indeholde Kursus- /uddannelsesnavn, indhold og arrangør Pris Afholdelsessted og tidspunkt Formål med deltagelse Efter endt uddannelse drøftes og deles udbytte med formandskabet og kollegaer i det omfang det er relevant. 32

34 Bilag J Regler for rejseudgifter og børns pleje Danske Kreds følger Finansforbundets regler. Herunder de væsentligste elementer. De nuværende refusionsregler for rejseudgifter Hovedformålet med at refundere rejseudgifter i kredsene er at dække den del af udgifterne, der hovedsageligt påvirkes af kredsenes forskellige geografiske udbredelse, og som ikke alene afhænger af kredsens medlemstal. De nuværende refusionsregler omfatter: Kredsbestyrelsen, som får refusion af udgifter til rejser med tog, fly, kørsel i egen bil efter Ligningslovens satser og brug af taxa i nødvendigt omfang. Der refunderes for rejser i forbindelse med bestyrelsesmøder, møder i de politiske ansvarsområder, møder, kurser og seminarer for bestyrelsen, møder, kurser og seminarer for tillidsvalgte, møder med andre organisationer, medlemsmøder og alle andre opgaver på kredsens kontor. Bestyrelsen er omfattet af skattelovens 60 dages regel om skattefri kørselsgodtgørelse. Det betyder at honorering af kørsel i egen bil til kredsens kontor ud over 60 dage inden for en periode på 12 måneder, er skattepligtig og skal beskattes med fradrag af skat og AMbidrag. Al afregning af kørselsgodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer i egen bil sker via Bluegarden. Afregning vil ske mindst en gang om måneden. Øvrig transport i egen bil til aktiviteter uden for kontoret honoreres fortsat skattefrit. Tillidsvalgte, eksempelvis tillidsmænd, områdetillidsmænd eller arbejdsmiljørepræsentanter, får refusion af udgifter til rejser med tog. Kørsel i egen bil efter Ligningsrådets satser, når tog ikke kan benyttes, eller når samkørsel giver lavere omkostninger. Der refunderes for rejser i forbindelse med møder, kurser og seminarer for tillidsvalgte, medlemsmøder, kredsens generalforsamling. Alle skattefrie kørselsrefusioner indberettes til SKAT. Til medlemmer ydes der alene refusion af transportudgifter ved deltagelse i Danske Kreds generalforsamling. Medlemmers kørsel i egen bil til generalforsamling er skattepligtig B- indkomst og indberettes til SKAT. Anmodning om refusion skal ske senest 30 dage efter begivenhedens afholdelse. Anmodning om refusion sker ved indsendelse af udgiftsbilag til Danske Kreds med original underskrift. Børns pleje Finansforbundet yder efter aftale med sekretariatet betaling for børns pleje ved deltagelse i kredsens møder m.v., hvis det ikke er muligt at få barnet passet af den nærmeste familie. Udgiften refunderes med en timesats eller en døgnsats beregnet efter timelønnen for midlertidigt beskæftigede på bankområdet efter overenskomsten mellem FA og Finansforbundet. 33

35 Døgnsatsen er fastsat til 11 x timesatsen, hvilket giver følgende beløb: Personer under 18 år kr. 84,25 pr. time eller Kr. 926,75 pr. døgn Personer over 18 år kr. 140,40 pr. time eller Kr ,40 pr. døgn Satserne for børnepleje reguleres løbende efter gældende satser i Finansforbundet. Der er tale om en skattepligtig indkomst, og modtagerens navn, adresse og personnummer skal oplyses. Beløbet indberettes til SKAT som B-indkomst. Børnepasningssatser er beregnet ud fra løntabellen løntrin 5 gældende fra Reglerne er godkendt i Budget- og Finansudvalget i Finansforbundet, den 22. oktober 1998 og senere. 34

36 Bilag K Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen om lønvilkår m.v. for medarbejdere i Danske Kreds bestyrelse Aftalen Hvervene som bestyrelsesmedlem i Danske Kreds er som andre job i Koncernen jobvurderet og indplaceret på følgende niveauer Formand Niveau 10 Næstformand Niveau 8 Bestyrelsesmedlem Niveau 6 Det individuelle tillæg er politisk fastsat til 10 %. Indplacering Den samlede løn kan dog ikke være lavere end den løn som bestyrelsesmedlemmet havde før indtræden i bestyrelsen. Differencen indgår som et specielt tillæg, som er pensionsgivende. Overarbejde/merarbejde Bestyrelsesmedlemmer har selvstændig arbejdstilrettelæggelse, hvorfor merarbejde uanset jobniveau er indeholdt i lønnen. Bestyrelsesmedlemmer kan registrere sine merarbejdstimer i forholdet 1:1 i PLTID (timekode 4060) og kan afvikle timerne som mindrearbejde (timekode 3853). Der bliver ikke betalt for merarbejde. Saldoen bliver ikke nulstillet. Bestyrelsesmedlemmer har 6 ugers ferie og 5 omsorgsdage. Pensionsbidrag Der betales pensionsbidrag efter bestemmelserne i Virksomhedsoverenskomstens Afsnit 2, punkt 4. Udtræden af bestyrelsen Når et medlem udtræder af bestyrelsen, sikres der mulighed for at tiltræde andet job i koncernen gennem en oplæring på op til 12 måneder afhængig af den periode den pågældende har været engageret i bestyrelsesarbejdet. Koncernen ser Danske Kreds som et led i et godt og konstruktivt samarbejde. Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer sker naturligt gennem tillidsmandsorganisation, hvor koncernen har tilkendegivet at dette hverv kan ses som en del af en karriereudvikling. En bestyrelsespost i Danske Kreds er derfor naturligt også et led i den personlige og faglige udvikling. Koncernen anerkender derfor også at det er en gensidig forpligtelse at finde et nyt job til et bestyrelsesmedlem, når dette ønsker at udtræde af bestyrelsen i Danske Kreds eller ikke opnår genvalg. Der er derfor aftalt følgende retningslinier for placering i et andet job i koncernen. 35

37 Medlem af bestyrelsen i op til 5 år Den pågældende medarbejder returnerer normalt til det område og den jobfunktion vedkommende bestred før medarbejderen indtrådte i bestyrelsen. Koncern HR formidler kontakten til den stedlige HR-chef/partner, der straks inviterer den pågældende medarbejder til et møde. Der sikres gennem en individuelt tilrettelagt uddannelsesplan, at det faglige niveau bringes ajour. Dette sker gennem jobtræning, kurser og sidemandsoplæring. Koncernen betaler fra centralt hold lønnen i oplæringsperioden, normalt op til 6 måneder, således at området ikke belastes i denne periode. Medlem af bestyrelsen i over 5 år Bestyrelsesmedlemmer der efter mere end 5 år i bestyrelsen ikke skal fortsætte inviteres umiddelbart efter at bestyrelsesarbejdet ophører til et møde i Koncern HR. Under dette møde drøftes kompetencer faglige og personlige ønsker fra medarbejderens side behovet fra koncernens side Til at hjælpe i afklaringen kan anvendes de værktøjer som koncernen råder over i form af test og værktøjer til kompetenceafklaring og udvikling. Det er væsentligt at begge parter har øje for, at der skal findes en tilfredsstillende løsning, som tilgodeser såvel medarbejderens som koncernens behov. Når det fremtidige mål er fastlagt finder Koncern HR et område, der påtager sig at tilrettelægge en målrettet uddannelsesplan, der sigter mod at medarbejderen kan tiltræde det job, som er målet. Koncernen betaler fra centralt hold lønnen i oplæringsperioden, normalt op til 12 måneder, således at området ikke er belastet i denne periode. Lønforhold I uddannelsesperioden opretholder kredsbestyrelsesmedlemmet uændret løn. Ved tiltrædelse af det nye job indplaceres medarbejderen efter lønmodellen for det nye job. En nedgang i lønnen sker med respekt af virksomhedsoverenskomstens regler om garantier ved jobskifte og regler om nedtrapning, idet uddannelsesperioden indgår som første periode i varslingsperioden. 36

38 Opsigelse Aftalen træder i kraft 1. april 2014 og kan opsiges med 3 måneders varsel til udløb til en 1. april, dog tidligst 1. april Den 12. august 2014 DANSKE BANK DANSKE KREDS 37

39 Bilag L Æresmedlemmer i Danske Kreds Kredsen udnævner ikke længere æresmedlemmer. Nuværende æresmedlemmer er udnævnt efter følgende principper: man skal have været kredsbestyrelsesmedlem man skal have udført en særlig indsats for Danske Kreds / medlemmerne Æresmedlemmer oppebærer følgende rettigheder fra Danske Kreds: man får et æresdiplom Danske Kreds betaler medlemskontingentet man inviteres til Danske Kreds generalforsamlinger Æresmedlemmerne er: Rigmor Poulsen John Agerholm Anna-Marie Halvorsen Peter Michaelsen 38

40 Bilag M Samtaler med OTM Forretningsorden for Danske Kreds Samtlige OTM inviteres til en årlig samtale. Samtalerne kan afholdes med den enkelte OTM eller samlet for alle OTM i området, alt afhængig af hvad OTM er ønsker. Det påhviler den/de enkelte kontaktperson/er i kredsbestyrelsen at indkalde OTM til en samtale og at gennemføre samtalerne. Samtaleskemaet medsendes til OTM i mødeindkaldelsen. Samtalerne skal tilbydes OTM umiddelbart efter det konstituerende kredsbestyrelsesmøde og være afholdt inden udgangen af oktober måned. Samtalen kan finde sted i Kredsbestyrelsens lokaler eller i områdetillidsmandens afdeling/område. Samtalen afholdes én gang årligt. Kontaktpersonen udfærdiger referatet, som efterfølgende godkendes af områdetillidsmanden. Det udfærdigede konklusionsreferat sendes med kopi til områdetillidsmanden. Referatet opbevares i OTM samtale mappen på I-drevet. Samtaleskema, som kun skal ses som vejledende og som hjælp til afholdelse af samtalen, findes på Finansnet. 39

41 Bilag N Retningslinjer for ferieboliger Regler for ophold og opgaveløsning i Danske Kreds` ferieboliger Kredsbestyrelsen og sekretariatet kan som udgangspunkt benytte ferieboliger ud fra følgende principper: Ophold i ferieboligen uden prisrabat Der gælder samme regler som for alle andre medlemmer. Du deltager i lodtrækningen og kan leje ferieboligen på samme vilkår og til samme priser, som øvrige medlemmer. Der vil i forbindelse med dit ophold ikke være nogle forventninger om, at du skal løse opgaver ved ferieboligen. Ønsker du at leje efter denne bestemmelse, skal feriehusadministrationen kontaktes, inden betalingen, for justering af bookingvilkårene. Ophold i ferieboligen med prisrabat. Du har mulighed for at leje ferieboligen med en rabat på kr. 140,00 pr. døgn mod at du samtidig løser opgaver ved ferieboligen. Du deltager i lodtrækningen og kan leje ferieboligen på samme måde som øvrige medlemmer. Ønsker du at leje efter denne bestemmelse, skal feriehusadministrationen kontaktes, inden dit ophold, for planlægning af opgaver. Opgaver vil være af mindre karakter. Ophold i ferieboligen med tilsynsopgaver Som ejer af ferieboliger vil der være et behov for at der planlægges større opgaver og gennemgang af ferieboligen herunder møde med tilsynsførende at vi ser tingene med Danske Kreds øjne. Disse opgaver planlægges af feriehusadministrationen, og udbydes til alle. Det tilstræbes, at disse uger primært placeres udenfor højsæson. Der betales ingen leje for opholdet, og det aftales hvilken tid, der medgår som arbejdstid. Transportformen aftales nærmere og Danske Kreds dækker følgende udgifter: o Fly og færgebillet o P-afgifter o Kørsel i egen bil efter statens laveste takst Der udarbejdes et særligt udgiftsbilag ved disse tilsynsopgaver. 40

42 Bilag O Praktik og vigtige arbejdsgange Mødekalender Du skal anvende kalenderen i Outlook. Kalenderen skal være åben for alle ansatte i koncernen samt ansatte i Finansforbundet med udstationering i Danske Kreds. Kalenderen skal holdes opdateret med møder (inkl. rejsetid hvor denne betyder, at man ikke er tilgængelig) og kendt fravær (ferie, hjemmearbejdsdage, mm.). Funktionen All day event benyttes ved ferie, mens enkeltstående fridage, hjemmearbejdsdage mv. markeres med et møde fra 8 til 16. Vær opmærksom på at din tid i kalenderen vil/kan fremstå som ledig. Møder i Danske Kreds og Finansforbundet Dette er aftalt med FF og gælder alle kredse Sygdom orientering og registrering Ansatte i FF skal huske at registrere i FF system Anden akut fravær (fx barns sygdom) Ferieplanlægning Møder i Danske Kreds skal som udgangspunkt lægges torsdag og fredag, mens Finansforbundet har råderet til at planlægge møder på mandage og tirsdage. Onsdag er en bufferdag for begge parter. Mandag og tirsdag kan også benyttes til møder i Danske Kreds, men man skal så være forberedt på at skulle ændre mødet, hvis noget dukker op fra Finansforbundet. Hvis du er syg, skal hele kontoret have besked. Det sker ved at bruge funktionen rapporter syg på Portalen. Du kan enten selv gøre det via din PC eller du kan ringe til en kollega eller sende en mail til afdelingspostkassen (mail@danskekreds.dk), hvorefter din kollega eller sekretariatet taster det via Portalen. Når du er tilbage efter sygdom opretter du sygeperioden med start- og slutdato i PL-tid. Ved længere sygefravær er det dog sekretariatet eller en KB-kollega der opretter/starter sygdomsperioden i PL-tid. Hvis du af anden grund ikke kan komme på kontoret (fx barn syg) skal hele kontoret også have besked. Du kan enten selv gøre det ved at sende en mail til alle (3908best og 3908sekr), eller du kan ringe til en kollega eller sende en mail til afdelingspostkassen (mail@danskekreds.dk), hvorefter din kollega eller sekretariatet giver besked til resten af kontoret. Når du er tilbage efter fraværet skal du huske at indtaste det i PL-tid. Som udgangspunkt skal ferie afholdes i de store ferieperioder: Fra og med sidste uge i juni til og med første uge i august Uge 42 Fra ca. 20. december til ca. 5. januar Uge 7 og 8 I påsken Ferier uden for lavaktivitetsperioderne skal som udgangspunkt ikke være længere end en uge, skal passe med opgaverne og skal aftales med formandskabet. Sekretariatet skal aftale ferien med kontorlederen Ferieregistrering Det er også muligt en gang i mellem at afholde en længere ferie/rejse udenfor sommerferien. Kan andre "lavaktivitetsperioder" som fx efterårsferie eller vinterferie indtænkes i dette, er det optimalt. Dette skal aftales med formandskabet. Du skal altid indtaste planlagt ferie i PL-tid, så der kan trækkes en samlet ferieoversigt. 41