Faaborg-Midtfyn Kommunes MED-aftale

Transkript

1 Faaborg-Midtfyn Kommunes MED-aftale Med-aftalen er indgået med det formål at belyse de rammer og vilkår der ligger til grund for samarbejdet mellem ledere og medarbejdere. Den er en udmøntning af de centrale parters rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse og den skal sikre, at der arbejdes for at arbejdsmiljøet bliver bedre end arbejdsmiljølovens bestemmelser MED-aftalens grundlag er baseret på Faaborg-Midtfyn kommunes personalepolitiske værdisæt / ledelsesværdier. Vi tager ansvaret/lederskabet på os Dialog er en forudsætning for at vi lykkes Det skal være sjovt og meningsfyldt at gå på arbejde Vi forenkler det komplicerede Værdierne bygger på tillid og den værdibaserede organisation, fællesskab og loyalitet. Forandring er et vilkår, som stiller krav til nytænkning, ambitioner samt vilje og evne til at sige til og fra. Klar kommunikation og information gør, at vi sætter tydelige mål og afstemmer forventninger. Den dialogbaserede aftalestyring foregår i en åben atmosfære, hvor vi lytter til hinanden. Ledere er synlige og tilgængelige som ledere og skaber tillid og ejerskab gennem involvering af medarbejderne. Kommunen har brug for kompetente ledere og medarbejdere til at løse opgaverne. Faaborg- Midtfyn Kommune er et væksthus, hvor alle hele tiden kompetenceudvikler sig selv og hinanden til fælles bedste. Fremtidens udfordringer kræver faglig og tværfaglig bæredygtighed på et højt niveau. Der skal være overensstemmelse mellem opgaver, kompetencer og ressourcer. 1

2 2

3 Indhold Side 1 Aftalens område Med-aftalens formål Struktur og organisering Etablering af MED-udvalg eller personalemøde med MED-status. 6 5 Medarbejderrepræsentanternes vilkår Arbejdsform for MED-udvalg og personalemøder med MED-status. 6 7 Afsluttende bemærkninger... 6 Bilag 1, Vejledende forretningsorden for MED-udvalg Bilag 2 Aftaleskabelon om vilkår for tillidsvalgte Bilag 3 Dagsorden skabelon til MED-Møder Bilag 4 Arbejdsmiljøopgaver på strategisk og operationelt niveau Bilag 5 Oversigt: organiseringsplan 2018/AM-grupper. Bilag 6 MED-organisationens Struktur.... Bilag 7 Velkommen til Kontaktudvalget Aftalens område Denne MED-aftale gælder for alle ansatte ved Faaborg-Midtfyn Kommune, herunder ansatte ved selvejende dag- og døgninstitutioner, som Faaborg-Midtfyn Kommune har indgået driftsoverenskomst med. 2 MED-aftalens formål: I Faaborg-Midtfyn Kommune er det altafgørende, at der er et godt fysisk/psykisk arbejdsmiljø. Ledelse og medarbejdere har en fælles interesse og et fælles ansvar for et godt arbejdsmiljø. Denne fælles interesse og ansvar varetages blandt andet i arbejdsmiljøgrupperne og MED-udvalgene, som indtænker arbejdsmiljøet både i den daglige opgaveløsning, men også i planlægningen af nye arbejdsopgaver. Det skal sikre, at medarbejderne får de bedst mulige betingelser for at løse opgaven (bilag 4). Derfor er alle medarbejdere sikret medindflydelse og medbestemmelse ved arbejdets tilrettelæggelse og udformning af deres egen arbejdssituation. Adgangen til medindflydelse og eller medbestemmelse sker i de lokale MED-udvalg/personalemøder med MED-status, ledelsens beslutninger træffes på baggrund af dialog og gensidig information. Link til 21, jf. 6,7. Medarbejderinvolvering i budgetproceduren: Hovedudvalget, FællesMED og det lokale MED-system er vigtige aktører i budgetfasen og er derfor indskrevet i Faaborg-Midtfyn Kommunes budgetprocedure. Dermed er medarbejderne sikret den fornødne 3

4 involvering i budgetprocessen. Hvis der er tvivl om behandlingsniveauet skal formandsskabet i Hovedudvalget inddrages. Procedure for MED-arbejderinvolvering ved større rationaliserings- og omstillingsprojekter. Når der påtænkes omstillingsprojekter, som går på tværs af områder, skal den ansvarlige leder sørge for at involvere MED-systemet på de konkrete niveauer i de berørte områder samt formand og næstformand i Hovedudvalget. Dette sker ved, at leder indleder en drøftelse med de pågældende formænd og næstformænd fra de involverede lokale MED-udvalg samt FællesMED om projektorganisering og hvordan medindflydelse og medbestemmelse skal finde sted i forbindelse med processen. Hovedudvalget/formandskabet kan beslutte at et medlem fra Hovedudvalget skal tiltræde gruppen. MED-systemet skal involveres både i drøftelserne inden beslutning og i drøftelserne om beslutningens gennemførelse med det formål at sikre at alle tager ansvar og oplever reel inddragelse. Hovedudvalgets rolle i øvrigt. Begge parter i Hovedudvalget/formand og næstformand kan om ønsket til enhver tid dagsordensætte aktuelle omstillingsprojekter til en drøftelse i Hovedudvalget. Ændringer af MED-organiseringen. Når der er tale om større omstillingsprojekter, som vil medføre, at MED-strukturen på flere områder vil blive ændret, skal MED-strukturen behandles i Hovedudvalget. Opgaver og indhold: Det enkelte MED-udvalg i Faaborg-Midtfyn Kommune kan aftale retningslinjer på eget område, under forudsætning af, at disse ikke er i uoverensstemmelse med retningslinjer indgået af HU eller øvrige retningslinjer og beslutninger. 3 struktur og organisering MED-struktur MED-strukturen følger den administrative struktur, således at der nedsættes et MED-udvalg/personalemøde med MED-status pr. lederområde i henhold til bilag 5.(link) Personaleorganisationerne kan vælge en fællestillidsrepræsentant, som ikke i forvejen er tillidsrepræsentant. Forudsætningen er, at den pågældende fællestillidsrepræsentant har en ansættelsesmæssig tilknytning til Faaborg-Midtfyn Kommune. Medindflydelse på tværs af områderne: Alle MED-udvalg og personalemøder med MED-status kan efter behov enkeltvis eller på tværs nedsætte adhoc/projektgrupper. Hovedudvalget Sammensætning af hovedudvalget Hovedudvalget består af 23 medlemmer. 10 medarbejderrepræsentanter 2 arbejdsmiljørepræsentanter 1 central arbejdsmiljøleder (lederrepræsentant) 10 ledelsesrepræsentanter Kommunaldirektøren er formand for Hovedudvalget. 4

5 Medarbejderrepræntanterne til Hovedudvalget udpeges af de faglige organisationer. Kontaktudvalg Kontaktudvalget består af hovedudvalgets medarbejderrepræsentanter samt de fællestillidsrepræsentanter, som ikke har plads i hovedudvalget. Suppleanter til hovedudvalget er ligeledes velkommen. Arbejdsmiljørepræsentanterne, som er valgt til hovedudvalget deltager også i møderne. Kontaktudvalget indkaldes forud for møder i Hovedudvalget, næstformanden er ansvarlig for indkaldelse samt ledelse af møderne. Kontaktudvalget er et kvalificerende udvalg til hovedudvalget, som har til formål, at sikre så bred en indflydelse som muligt. Her har man som FTR/AMR mulighed for, at bringe emner/problemstillinger op, som skal drøftes i hovedudvalget. Kontaktudvalget skal således være bidragene til, at kvalificere og nuancere drøftelser, som skal finde sted på hovedudvalget. Opgaveportefølje findes i bilag 7. FællesMED FællesMED findes på 3 store koncernområder: Opvækst og læring, Sundhed og Omsorg, samt By, Land og Kultur. Arbejdsmarked har status som FællesMED, men har ingen underliggende lokalmed, jf. aftale med de faglige organisationer. FællesMED er oprettet i 2018 med det formål, at understøtte projekter, strategier og indsatser, som går på tværs inden for hvert koncernområde. Der foreligger en opgaveportefølje, som findes i bilag 6 Selvejende institutioner Selvejende institutioner, som har driftsoverenskomst med Faaborg-Midtfyn kommune har en repræsentation i FællesMED. Arbejdsmiljøgrupperne fra hhv. de selvejende daginstitutioner og de kommunale daginstitutioner mødes en gang om året, hvor der udveksles information og koordineres arbejdsmiljøanliggender af fælles betydning på tværs af institutionerne. Derudover invitereres arbejdsmiljøgrupperne fra de selvejende daginstitutioner til større fællesarrangementer for de kommunale arbejdsmiljøgrupper. Opbygning af MED strukturen i Faaborg-Midtfyn kommune pr Kontakt udvalget 5

6 4 Etablering af MED-udvalg eller personalemøde med MED-status. Der foretages valg til de respektive MED-udvalg i henhold til forretningsorden for MED-udvalg i Faaborg- Midtfyn Kommune. Som bilag 1(link) vedlægges en forretningsorden for MED-udvalg med minimumsbestemmelser. I områder, hvor der afholdes personalemøder med MED-Status vælges en medarbejderrepræsentant til at varetage de opgaver og funktioner en næstformand i et MED-udvalg normalt varetager. 5 Medarbejderrepræsentanternes vilkår Der henvises til bilag 2.(link) 6 Arbejdsform for MED-udvalg og personalemøder med MED-status. Der henvises til forretningsorden for MED-udvalg i FMK. Arbejdsmiljøarbejdet er organiseret, så det afspejler Faaborg-Midtfyn Kommunes organisationsstruktur. Som hovedregel skal der være min. én arbejdsmiljøgruppe område se Bilag 5 organisationsdiagram. Evt. ændringer i arbejdsmiljøorganiseringen, eks. i forbindelse med organisations-/strukturændringer skal drøftes i det pgl. områdes MED-udvalg / personalemøde med MED-status, men Hovedudvalget har kompetencen til at tilpasse MED-strukturen. Se opdateret oversigt over organiseringen i de enkelte lederomrområder LINK til med-portalen Den enkelte leder er ansvarlig for løbende opdatering. Aktiviteter og metoder til at sikre styrkelse og effektivisering af opgavevaretagelsen Arbejdsmiljøindsatsen i Faaborg-Midtfyn Kommune bygger på FMK s værdier samt personalepolitikken LINK. Der lægges vægt på at løse arbejdsmiljøopgaverne i dialog mellem ledere og medarbejdere, og at både ledelsen og den enkelte medarbejder tager ansvar for sammen at skabe et godt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøopgaverne skal udføres dels på strategisk niveau i Hovedudvalget og FællesMED og på operationelt niveau lokalt på arbejdspladserne. Se en nærmere beskrivelse i bilag 4.(link) 7 Afsluttende bemærkninger Den lokale aftale kan opsiges skriftligt til bortfald med 9 måneders varsel. Ved aftalens opsigelse optages forhandling om indgåelse af ny aftale. En lokal aftale kan genforhandles uden forinden at være opsagt. Bekendtgørelsens almindelige regler om arbejdsmiljøorganisationen finder anvendelse ved opsigelse. Denne aftale evalueres efter 1 år fra underskrift af nuværende aftale. For afklaring af tvivlsspørgsmål henvises til: Rammeaftalen for MED-indflydelse og MED-bestemmelse (link) Hovedudvalgets formand eller næstformand Staben Politik og Strategi Forhandlingsorganet opretholdes indtil evaluering er gennemført. 6

7 Bilag 1 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE 1 Grundlag Vejledende forretningsorden for MED-udvalg (minimumsbestemmelser) Medindflydelses- og Medbestemmelsesorganisationen er etableret i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes MED-aftale. 2 Formål med MED-udvalg og personalemøder med MED-status Stk. 2 MED-aftalen skal sikre et velfungerende medindflydelses- og medbestemmelsessystem som forudsætning for at kommunens opgaver løses bedste muligt. MED-udvalgene er midlet til, at medarbejderne får medindflydelse og medbestemmelse på deres arbejdsvilkår indenfor deres respektive arbejdssteder. Faaborg-Midtfyn Kommune har en administrativ organisation, som gør, at der vil være forskellige måder at få medindflydelse og medbestemmelse på: Som hovedregel nedsættes et repræsentativt lokalt MED-udvalg i det enkelte område. Såfremt medarbejdere og leder lokalt er enige, kan der i stedet nedsættes personalemøder med MED-status. Såfremt der ikke kan opnås enighed om et MED-udvalgssammensætning og struktur skal sagen behandles i FællesMED på Koncernområderne alternativt Hovedudvalget. 3 Medlemmer i MED-udvalg Stk 2 Stk. 3 Medudvalget er sammensat af X medlemmer, heraf Y ledelsesrepræsentanter og Z medarbejderrepræsentanter. Formanden udpeger ledelsesrepræsentanter, som dog ikke må overstige antallet af medarbejderrepræsentanter. Der skal til MED-udvalget som minimum vælges en arbejdsmiljørepræsentant af og blandt de valgte arbejdsmiljørepræsentanter. Derudover udpeges en lederrepræsentant fra aftaleområdets arbejdsmiljøgruppe/-er. Stk. 4 Stk. 5 Stk. 6 Der vælges suppleanter for personale- og ledelsesrepræsentanter. Disse deltager i møderne ved ordinære medlemmers fravær. Der kan i særlige tilfælde indbydes ad hoc medlemmer. Nyvalgte medlemmer indtræder i MED-udvalget fra første møde efter nyvalg/godkendelse. 3A Personalemøder med MED-status 3B Stk. 2 Stk. 4 Hvis der etableres personalemøde med MED-status deltager alle ledere og medarbejdere inden for det pågældende aftaleområde i møderne. Aftaleområdets leder fungerer som formand. Som næstformand vælges en medarbejderrepræsentant. Næstformanden er omfattet af samme regler som tillidsrepræsentanter, herunder beskyttelse, uddannelse og aftale om vilkår. 7

8 4 Valg Stk. 2 Stk. 3 Stk. 4 Medlemmerne vælges af de respektive parter inden udgangen af december måned for to år ad gangen. Det anbefales, at medlemmerne vælges, således valgperioderne for disse er forskudt i forbindelse med førstegangsvalg f.eks. således at valg for så vidt angår halvdelen af medlemmerne kun sker for ét år. MED-udvalgets funktionsperiode løber fra medmindre andet aftales. MED-udvalget konstituerer sig på første møde efter 1. januar med formand, næstformand (medarbejderrepræsentant) og vælger sekretær. Sekretæren kan vælges udenfor medlemmernes kreds. 5 Møder Stk. 2 Stk. 3 MED-udvalget afholder minimum 4 årlige ordinære møder. Ekstraordinære møder afholdes, hvis formand eller næstformand, eller såfremt et flertal af medarbejderrepræsentanterne fremsender begæring herom med angivelse af det eller de punkter, som ønskes behandlet. Sådanne møder indkaldes normalt med 8 dages varsel og skal finde sted senest 3 uger efter, at begæringen er fremsendt. Der kan afholdes formøder, hvis medarbejdersiden skønner at der er et behov. 6 Dagsorden Stk. 2 Stk. 3 Forslag tilstilles formand, næstformand eller sekretær senest X uger før mødet. Dagsorden med fornødne bilag udarbejdes af formand, næstformand og sekretær og udsendes senest X dage før mødet. Dagsorden for ordinære møder skal følge vedlagte skabelon. 7 Referat Sekretæren udarbejder et informativt referat snarest efter mødets afholdelse. Efter formanden og næstformandens godkendelse udsendes referat til det fælles drev som er tilgængeligt for medarbejderne. 8 Information Stk. 2 Stk. 3 Medlemmerne i MED-udvalget får tilsendt referat af dagsordenen. Personalet informeres ved opslag af referater og dagsordner eller via elektronisk post/ fælles drev. Når det findes formålstjenligt, kan der i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere afholdes informationsmøder eller temamøder til drøftelse af særlige emner, der vedrører samarbejds- og sikkerhedsforhold. 9 Arbejdsmiljøarbejdet Arbejdsmiljørepræsentanten og lederen sikrer, at opgaver efter arbejdsmiljøloven dagsordensættes. 8

9 10 Nedsættelse af udvalg og arbejdsgrupper MED-udvalget kan i særlige situationer nedsætte arbejdsgrupper eller udvalg. 11 Revision og ændringer Stk. 2 Nuværende bestemmelser revideres og ajourføres, når enten medarbejder- eller ledelsesside finder behov herfor. Ændringer af nærværende bestemmelser kan kun foretages, når et flertal af MED-udvalget stemmer herfor. 12 Ikrafttrædelse Denne forretningsorden træder i kraft xx.xx.20xx. 9

10 Bilag 2 Aftaleskabelon om vilkår for tillidsvalgte: (navn) ansat ved (arbejdsplads) i Faaborg-Midtfyn Kommune, indgået mellem (leder) og tilllidsvalgt (forhandlingsberettiget organisation) Centrale aftaler Faaborg-Midtfyn Kommunes MED-aftale (F)TR/TRS/AMR s område og hverv Aftale om vilkår for tillidsvalgte respekterer de til enhver tid gældende centrale aftaler på området p.t.: Rammeaftale om Medbestemmelse og Medindflydelse med tilhørende bilag/protokollater Nærværende aftale er indgået i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes MED- aftale med bilag. (F)TR/TRS/AMR repræsenterer (antal) kolleger på følgende områder: (nævnes), for F(TR) omfattet af overenskomst med forhandlingsberettiget organisation: De kolleger som (F)TR/TRS/AMR repræsenterer er ansat på (antal) forskellige arbejdspladser. (F)TR/AMR varetager desuden hvervet som f. eks. næstformand/medlem af HU/MED/XX TR suppleant TRS er valgt som suppleant for TR evt. medlem af. Hvis tillidsrepræsentanten er forhindret i at varetage hvervet indtræder TR-suppleanten i TR-hvervet med de dertil hørende rettigheder og pligter. Tid til hvervet Medarbejderrepræsentanter skal have den nødvendige og tilstrækkelige tid til varetagelsen af deres hverv. Af hensyn til planlægning af arbejdet foretages et skøn over tidsforbruget til varetagelse af hvervet (f.eks.) opgjort som antal dage/timer om året. Der afsættes på forhånd tid til forudsigelige aktiviteter herunder f.eks.: Forberedelse, deltagelse og opfølgning/formidling af møder i MED-systemet Næstformandspost i udvalg Lokalt TR-arbejde/Arbejdsmiljøarbejde TR-møder obligatorisk uddannelse/efteruddannelse Listen er ikke udtømmende men udfyldes konkret med relevante aktiviteter. Tiden til opgaverne indarbejdes i arbejdsplanen således: (konkret beskrivelse af hvordan arbejdstilrettelæggelsen tager hensyn til varetagelsen af (F)TR/AMR-opgaver) Medarbejderne på (F)TR/AMR s arbejdsplads orienteres om arbejdstilrettelæggelsen for (F)TR/AMR og konsekvenserne heraf. Kompetenceudvikling - fagligt - i relation til hvervet AKUT-refusion For at sikre (F)TR/AMR mulighed for at holde sin faglige uddannelse ved lige er det aftalt at: - der indgås en kompetenceudviklingsplan for F(TR)/AMR, der bl.a. sikrer (F)TR/AMR mulighed for at deltage i relevante fagrelevante kurser. (F)TR/AMR har ret til at deltage i alle relevante uddannelsesaktiviteter og kurser i relation til hvervet, herunder: MED-uddannelse og arbejdsmiljøuddannelse. Akut-refusion iht. den centrale MED-aftales 15 tilfalder (F)TR s 10

11 arbejdsplads. Kompensation Faciliteter f.eks. Løn (F)TR s hverv varetages i forhold til flere arbejdspladser og der gives derfor kompensation til (F)TR s arbejdsplads fra de øvrige arbejdspladser/ Faaborg-Midtfyn Kommune. (F)TR/AMR har adgang til de nødvendige faciliteter: pc, lokale, telefon/mobiltelefon, andre kommunikationsmidler, hjemmearbejdsplads, således: - - Varetagelsen af hvervet som (F)TR/AMR må ikke medføre indtægtstab. (F)TR/AMR beholder således den løn inkl. tillæg som pågældende har ved hvervets tiltrædelse. Hvis (F)TR/AMR udfører opgaver uden for normal arbejdstid sidestilles dette med almindeligt arbejde og honoreres med sædvanlig løn, særydelser mv. jf. overenskomsten. Da hvervet som medarbejderrepræsentant har et omfang, som reducerer (F)TR/AMR`s mulighed for at få en lønudvikling, der svarer til hvad der generelt gælder på området, er der aftalt konkret lønkompensation til udligning af forskellen kr. XX Hvervet som (F)TR/AMR skal/kan aflønnes med et funktionstillæg på kr. _XX Hvervet som næstformand/medlem i HU aflønnes med et funktionstillæg på kr. XX) Ved hvervets ophør drøfter de forhandlingsberettigede parter lønsammensætningen og der aftales evt. konvertering af tillæg / aftrapning af funktionstillæg for (F)TR/AMR-hvervet. Aftalen skal sikre at den afgående (F)TR/AMR ikke oplever en akut væsentlig lønnedgang som følge af hvervets ophør. F(TR)/AMR kan på lige fod med øvrige medarbejdere komme i betragtning i forhandlingerne om løn for varetagelse af funktioner/kvalifikationer i forhold til det almindelige arbejde. Transport Hvervets ophør Der ydes transportgodtgørelse til dækning af transport ved varetagelse af (F)TR/AMR-opgaver. Når (F)TR/AMR ophører i hvervet afholdes en udviklingssamtale med nærmeste leder med henblik på drøftelse af faglig kompetenceudvikling og den fremtidige opgavevaretagelse på arbejdspladsen. I forbindelse med hvervets ophør drøftes konsekvenserne for aflønningen af den afgående (F)TR/AMR jf. afsnit om løn ovenfor. Aftalens varighed Denne aftale drøftes mellem parterne og justeres efter behov én gang årligt. Dato: Dato: (leder) Forhandlingsberettiget organisation 11

12 Bilag 3 Dagsorden skabelon til MED-Møder: Dagsorden til MED-møde på xx institution nr. 1 xxdag den xx.xx. 20xx kl. xx.xx-xx.xx Sted: xxx Faste punkter der altid skal medtages i dagsordenen er: - Økonomi (budget/regnskab) - Arbejdsmiljøforhold - håndtering af forandringprocesser Deltagere: ledelsessiden: Medl. Medl. medarbejdersiden: Medl. Medl. Afbud: Dagsorden Fraværende uden afbud: Referat Godkendelse af referat fra sidste møde. Formand og næstformand godkender altid referater inden de udsendes Sager til beslutning Sager til drøftelse Sager til orientering - Referat fra Hovedudvalg - - Mødet slut: Referent: Næste møde, møderække Aftalte møder for året: Her skrives aftalt møder op, så man til stadighed kan følge med i en evt. møderække Opsamling af punkter, der skal behandles senere: Her noteres punkter, der ønskes drøftet senere. Dagsorden og referat skal ligge offentligt tilgængeligt for alle. Referat fra møderne er tilgængelige på en fælles platform. 12

13 Bilag 4 Arbejdsmiljøopgaver på strategisk og operationelt niveau Det strategiske niveau De strategiske opgaver jf. 17 i 1 Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed, varetages af Hovedudvalget. Hovedudvalget har en årlig drøftelse af arbejdsmiljøet i Faaborg-Midtfyn Kommune. Midlet til en løbende forbedring af arbejdsmiljøet er, at Hovedudvalget mindst hvert andet år formulerer en strategiplan, der bl.a. indeholder indsatsområder til forbedring af arbejdsmiljøet. Link til HU s strategiske indsatser. På baggrund af arbejdsmiljøstrategien iværksætter Hovedudvalget tværkommunale aktiviteter/indsatser. I forbindelse med den årlige drøftelse af arbejdsmiljøet, drøftes om det foregående års mål for arbejdsmiljøindsatsen er nået. Der udarbejdes årligt et HR-regnskab, som blandt andet danner baggrund for den årlige centrale drøftelse af arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøstrategien. FællesMED gennemfører en årlig drøftelse af arbejdsmiljøet mhp. at igangsætte tiltag/indsatser på tværs i de lokale områder, der har betydning for arbejdsmiljøet og sikre sammenhæng mellem disse. Dette kan ske på baggrund af tilbagemeldinger fra de lokale MED-udvalg, fra indsamling af oplysninger og statistik på tværs af området samt ifm. udmøntning af Hovedudvalgets gældende strategi og indsatser. Det operationelle niveau MED-udvalg/personalemøder med MED-status har arbejdsmiljøudvalgets opgaver f.s.v.a. de emner, der er specifikke for det enkelte område De operationelle opgaver jf. 2 bekendtgørelsens 18 varetages af områder med MED-udvalg, som har kompetencen til at udmønte såvel personalepolitikker, arbejdsmiljøstrategien samt egne arbejdsmiljøindsatser lokalt. Planlægningen af arbejdsmiljøprocesser og indsatser drøftes i hhv. FællesMED og MED-udvalget, arbejdsmiljøgruppen/-erne eller i et trio-samarbejde hvor ledelse, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentantfunktionen samarbejder og det giver mening. 1 og 2 Arbejdstilsynets bekendtgørelse, nr af 15. okt. 2010, om samarbejde om sikkerhed og sundhed 13

14 En styrket og effektiv opgavevaretagelse sikres gennem systematik i opgavevaretagelsen og sammenhæng mellem forskellige tiltag/indsatser på arbejdspladsen, der har betydning for arbejdsmiljøet Dette sker gennem: Planlægning og koordinering af konkrete indsatser/tiltag på møder i hhv. am-gruppen, trio-gruppen og MED-udvalget Planlægning af APV-proces og opfølgning på aktiviteter/indsatser Elektronisk styringsredskab til håndtering af alle handleplaner, der har en arbejdsmiljømæssig sammenhæng Årlig drøftelse af arbejdsmiljøet både på centralt og lokalt niveau, herunder evaluering af foregående års mål Tilbud om efteruddannelse af arbejdsmiljøgrupperne jf. kompetenceudviklingbehov afdækket i den årlige drøftelse Obligatorisk supplerende intern uddannelsesdag, hvor nye arbejdsmiljø- og ledelsesrepræsentanter arbejder med sammenhængen mellem arbejdsmiljøarbejdet og værdier, politikker og strategier (både politiske og personalepolitiske) samt kommunens metoder og redskaber Årshjul for det lokale MED-system, der omfatter alle aktiviteter vedr. arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Systematisk opfølgning efter arbejdsulykker og grænseoverskridende hændelser mhp. forebyggelsestiltag 14

15 Bilag 5 MED-organisations struktur marts

16 Bilag 5 16

17 Fordeling af arbejdsmiljøgrupper pr Decentale områder Antal grupper By, Land og Kultur 10 Center (Teknisk Service) 2 Musikskole 2 Intern Drift 3 Havn/Færge 2 Biblioteker 1 Opvækst og Læring 29 Center 1 Tandpleje 1 Skoler Ungdomsskolen 1 Tingagerskolen 1 Øhavsskolen 2 Nordagerskolen 1 Landsbyordning Tre Ege Skolen 2 Landsbyordning Espe Skole 1 Landsbyordning Brahesminde Skolen 2 Landsbyordning Bøgebjerg 1 Heldagsskolen Vantinge 1 Cartl Nielsen Skolen 1 Broskolen 4 Brobyskolerne 2 Dagtilbud Børneområde Vest 2 Børneområde Syd 1 Børneområde Nord 1 Børneområde Midt 1 Dagplejen 3 Sundhed og Omsorg 40 Center 2 Viften 3 Rehabilitering Nord 11 Rehabilitering Træning og Aktivitet 3 Rehabilitering Syd 11 Kostforplejningen 3 Døgnpsykiatri FMK 3 Bo og Aktiv 4 Arbejdsmarked 4 Politik og Strategi 2 Politik og Strategi 1 It og digitalisering 1 Løn og Økonomi 1 Øvrige 2 Socialtilsyn Syd 1 17

18 Nyt bilag pr Fællesindkøb Fyn 1 Bilag 6: MED-organisationens Struktur Hovedudvalget: Der udpeges 10 medarbejderrepræsentanter, samt suppleanter for disse. Pladserne i Hovedudvalget fordeles mellem organisationerne efter udpegning fra OAO, FTF og AC. Der er følgende fordeling 5 OAO, 4 FTF og 1 AC. Desuden vælges 2 arbejdsmiljørepræsentanter, disse vælges blandt alle arbejdsmiljørepræsentanter i kommunen. Kontaktudvalget: Kontaktudvalget består af hovedudvalgets medlemmer samt de fællestillidsrepræsentanter, som ikke har plads i hovedudvalget. Suppleanter til hovedudvalget er ligeledes velkommen. Arbejdsmiljørepræsentanterne, som er valgt til Hovedudvalget deltager også i møderne. Kontaktudvalget holder som hovedregel møde ind hovedudvalgsmøderne. Fælles MED-udvalg Der er nedsat Fælles MED-udvalg for Koncernområde By,Land og Kultur, Koncernområde Opvækst og Læring, Koncernområde Sundhed og Omsorg og Arbejdsmarked. Fælles MED-udvalget består af TR/FTR indenfor hovedorganisationerne OAO, FTF og AC og afspejler personalesammensætningen i områderne som udgangspunkt har hver fagforbund 1 repræsentant i Fælles MED. Der vælges 2 arbejdsmiljørepræsentanter til FællesMED. Fælles MED-udvalgenes sammensætning: Fælles MED for: LO* OAO FTF* AC* AMR** By, Land og Kultur Opvækst og Læring *** 2(+1)***** Sundhed og Omsorg 6 4 1**** 2 Arbejdsmarked MED-udvalget i Arbejdsmarked skifter navn til FællesMED fra 1. marts Sammensætningen er pt. uændret på medarbejdersiden efter indførelse af FællesMED. * Der udpeges suppleanter for hver af disse. ** Arbejdsmiljørepræsentant vælges blandt alle AMR på området. *** Hvis ingen AC erer ønsker pladsen, skal pladsen gå til FTF. **** Hvis ingen AC erer ønsker pladsen, skal pladsen gå til OAO. *****De selvejende daginstitutioner har en AMR samt 1 arbejdsmiljøleder i FællesMED jf. Rammeaftalen. Koncernchefen er formand for FællesMED. Koncernchefen udpeger øvrige ledelsesrepræsentanter, der om muligt repræsenterer de forskellige områder. Næstformanden for FællesMED vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i Fælles MED-udvalget. I Stabene, Socialtilsyn Syd og FællesIndkøb Fyn er der oprettet lokale MED udvalg/personalemøde med MED-status. Eksempel på opgaveportefølje til henholdsvis Hovedudvalg og FællesMED Hovedudvalg: Aftale retningslinjer for indhold og opfølgning på trivselsundersøgelse Udarbejde og implementere Hovedudvalgets strategi Aftale retningslinjer for sygefravær, herunder sygefraværspolitik Strategisk arbejdsmiljø årlig arbejdsmiljødrøftelse 18

19 Drøftelse af budget Dialog med det politiske organ Revidere diverse personalepolitikker + værdier Regelmæssig evaluering af anvendelsen af MUS i kommunen Aftale retningslinjer for sundhed, herunder konkret sundhedsfremmende aktiviteter Deltage i strategisk sparring med direktionen Deltagelse i diverse styre og arbejdsgruppe, som arbejder på tværs i organisationen FællesMED: Budgetproceduren/budgetprocessen Arbejdet med hverdagseffektiviseringer Tværgående budgetforslag og høringssvar Politiske strategier og fælles indsatser Udarbejdelse og tilretning af lokale politikker, retningslinjer og indsatser Sygefravær og indsatser Trivselsundersøgelse og fælles indsatser Koordineringen af arbejdsmiljøarbejdet og orientering af HU Deltage i den overordnede planlægning af forhold som har betydning for arbejdsmiljøet indenfor udvalgets kompetence. Det kan eksempelvis være at planlægge og koordinere tværgående hensyn ved udvidelser og ombygninger, anskaffelser og ændringer af it-løsninger og ved nye eller ændrede arbejdsgange, arbejdsprocesser eller arbejdsmetoder Inddragelse i arbejdet med mål og effektaftaler. Sager fra lokale MED Implementeringsfase Hovedudvalgets MED-arbejdsgruppe har i arbejdet haft stor fokus på inddragelse af berørte interessenter, herunder koncernledelse samt faglige organisationer, udover allerede nævnte udvalg. Den videre proces med etablering af FællesMED bør tage afsæt i en fælles konsensus af, at kerneopgaven er i fokus, og vi fælles har et ønske om at lykkedes på tværs i organisationen. Arbejdsgruppen anbefaler, at så snart at der er sket udpegning af repræsentanter, at der iværksættes mødeplan og efterfølgende udarbejder årshjul for opgaveportefølje samt en forretningsorden, som skal godkendes i Hovedudvalget september 2018, jævnfør ovenstående tidsplan (se side 1) Hovedudvalgets MED-arbejdsgruppe bistår gerne med råd og vejledning eller som aktiv medspiller i opstartsprocessen. 19

20 Bilag 7. Nyt bilag pr Velkommen til Kontaktudvalget Kontaktudvalgets sammensætning: Kontaktudvalget består af hovedudvalgets medlemmer samt de fællestillidsrepræsentanter, som ikke har plads i hovedudvalget. Suppleanter til hovedudvalget er ligeledes velkommen. Arbejdsmiljørepræsentanterne, som er valgt til Hovedudvalget deltager også i møderne. Kontaktudvalget holder som hovedregel møde inden Hovedudvalget, næstformanden er ansvarlig for indkaldelse samt ledelse af møderne. Hvorfor mødes vi? MED indflydelse: Kontaktudvalget er et kvalificerende udvalg til hovedudvalget, som har til formål, at sikre så bred en indflydelse som muligt. Her har man som FTR/AMIR mulighed for, at bringe emner/problemstillinger op, som skal drøftes i hovedudvalget. Kontaktudvalget skal således være bidragene til, at kvalificere og nuancere drøftelser, som skal finde sted på hovedudvalget. Ligeledes er kontaktudvalget også et forum, som står til rådighed for de lokale MED udvalg, som måtte have behov for råd og vejledning, inspiration mm. Gensidig orientering: FTR erne/amr ere forpligter hinanden til gensidigt at orientere om situationen på deres fagområde. Der tages udgangspunkt i den konstruktive orientering. Formålet med gensidig orientering er, at FTR erne/amr ere inspireres til arbejdet med projekter/strategier og indsatser/problemstillinger med henblik på, at kunne optimere arbejdsforholdene andre steder. Formanden for kontaktudvalget orienterer ligeledes omkring arbejdet som næstformand og samarbejdet med direktionen. Videndeling: Kontaktudvalget deler aktivt viden om forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Ligeledes er der fokus på at fortælle om den gode historie, give ideer og inspiration til andre faggrupper. Sparringsforum: Kontaktudvalget er ligeledes et sparringsforum for fællestillidsrepræsentanterne, hvor man kan få sparring på konkrete arbejdet med projekter/strategier og indsatser/problemstillinger. Det er kontaktudvalgets opfattelse, at man kan drøfte alle arbejdsrelaterede forhold, men der kan ikke drøftes personalesager. Der er i kontaktudvalget enighed om, at drøftelserne foregår i et fortroligt rum, og sparring gives ud fra en anerkendende tilgang. Kontaktudvalgets medlemmer bidrager med et løsningsorienteret sigte med afsæt i deres erfaring fra andre områder. Eksempel på opgaveportefølje: Emnerne er ikke i en prioriteret rækkefølge Budget Arbejdsmiljø Lønpolitik Arbejdsforhold for TR/AMR Personalepolitik Overvågningspolitik Følge strukturændringerne nøje Psykisk og fysisk arbejdsmiljø Fraværspolitik og håndteringen af fravær Retningslinjer for sociale arrangementer Synliggørelse af MED systemet branding af kontaktudvalget og HU Magtanvendelse Fokus på den positive historie Revision af MED aftalen 20