Sådan... En guide til at lave præsentationer

Transkript

1 Sådan... En guide til at lave præsentationer

2 Sådan får du succes med en præsentation Evnen til at holde en mindeværdig og dygtig præsentation er en god egenskab i vore dages forretningsverden og noget, som mange af os forsøger at mestre. Virkeligheden er imidlertid, at det for mange af os føles unaturligt at stille sig op foran et publikum. Så hvis du gerne vil forbedre dine egne præsentationsfærdigheder, er her nogle af de vigtigste delelementer, som er helt essentielle i enhver vellykket præsentation. Kom godt i gang Når du skal forberede din præsentation, skal du gøre dig klart, hvilke mål du har, og hvilket publikum præsentationen skal vises til. Det kan være nyttigt at stille følgende spørgsmål: Hvorfor laver du denne præsentation? Hvor meget tid er afsat til præsentationen? Er publikum interesseret i det forretningsmæssige eller det teknologiske? Hvilke forventninger og mål har dit publikum i forhold til denne præsentation? Hvad ved publikum allerede om emnet? Hvad er de tre vigtigste ting, du ønsker, at de skal forstå? Hvad skal du bruge af udstyr? Forberedelse er vigtig Husk, at en afslappet og sikkert udført præsentation kun kan komme fra en person, som selv er afslappet og sikker. For at udstråle sikkerhed, ro og koncentration er du nødt til at være godt forberedt men overdriv ikke, da dette kan give den stik modsatte virkning af, hvad du ønsker. Så nogle dage før præsentationen skal holdes, skal du stille dig selv de følgende spørgsmål: Er målene med præsentationen tydelige? Ved jeg tilstrækkeligt om publikum? Er jeg helt sikker på, at jeg forstår og behandler publikums behov? Har jeg det rigtige antal dias til mit emne og den tid, der er afsat? Brug skønsmæssigt 2-3 minutter pr. dias. Er mine vigtigste pointer klare og tydelige? Har jeg brugt enkle, let forståelige visuelle illustrationer frem for tekst, hvor det er muligt? Er der luget ud i fagsnakken? Bruger jeg visuelle illustrationer til at vise mine pointer på en elegant og enkel måde, så ofte som jeg burde?

3 Har jeg øvet min præsentation ved at holde den først og tage tid på den? Har jeg fået feedback om indholdet af min præsentation og måden at holde den på fra kolleger, venner eller familie? Er min ind- og udgangsreplik tilstrækkeligt forberedt? Hvordan skal jeg håndtere vanskelige spørgsmål? Har jeg forberedt materiale, som skal deles ud, og husket på, at komplicerede dias ikke nødvendigvis ser godt ud på print? Har jeg anmodet om eventuelt udstyr, som jeg skal bruge, og kontrolleret, at det fungerer, f.eks. projektorer, fl ip-overs, internetforbindelse? Hvem skal kontaktes, hvis jeg har spørgsmål vedrørende faciliteterne? Hvem skal jeg ringe til, hvis jeg får tekniske problemer? Hvilken dresscode er der ved arrangementet? Har jeg fået lavet alle de visuelle illustrationer og demonstrationsmaterialet? Har jeg forberedt materialet, som skal deles ud? Har jeg sendt den færdige præsentation til den, der organiserer arrangementet, som backup Brug af visuelle hjælpemidler Visuelle hjælpemidler er vigtige, fordi de er fremragende til at vise dit budskab på en tydelig og interessant måde. Det er almindeligt kendt, at visuelle hjælpemidler er langt bedre end lange tekstpassager til at demonstrere væsentlig pointer eller statistiske oplysninger, hvis man vil være sikker på, at folk forstår det. Hvis du bruger visuelle hjælpemidler til at indlede din præsentation, får du publikums opmærksomhed med det samme. Visuelle hjælpemidler er også gode til at vise dagsordenen, fremhæve vigtige pointer og fakta, fungere som overgange mellem to emner samt vise de vigtigste pointer endnu en gang ved præsentationens afslutning. Når præsentationen skal holdes Selvom alle præsentationer er forskellige, er det de samme bagvedliggende ideer og teknikker, som kræves for at få en vellykket afvikling. Her er nogle nyttige tip, som du kunne overveje at bruge: Rigtig og forkert forberedelse til at holde præsentationen Hvis du ikke har ret meget erfaring i at holde præsentationer, kan dette være den sværeste del af præsentationsprocessen. De fl este talere er enige om, at tiden umiddelbart før, præsentation skal holdes, er værre end selve afholdelsen. Det anbefales, at du bruger tiden optimalt for at sikre, at du er så afslappet og sikker som muligt. Det kan du gøre ved, at du har en indgående viden om og forståelse af indholdet i din præsentation og samtidig både føler dig klar til opgaven, men også har gjort de rigtige forberedelser, hvad angår fremtoning. Fremtoning: Overhold arrangementets dresscode. Hvis du er i tvivl, så er det bedre at være iført et smart habitsæt end at være for afslappet i påklædningen.

4 Ifør dig tøj og sko, som du føler dig godt tilpas i. Ifør dig ikke tøj eller smykker, som kan virke distraherende, f.eks. armbånd, der dingler, eller overpyntede beklædningsgenstande. Overvej at medbringe et ekstra sæt tøj, hvis uheldet er ude, f.eks. fordi der spildes på det, eller det bliver meget krøllet. Umiddelbart før præsentationen: Kom tidligt, og hils på den, som står for arrangementet, og eventuelle andre talere. Test dit udstyr, og stil din præsentation op, så den er klar, når du skal i gang. Kig præsentationsdias igennem, og sørg for, at du har styr på de vigtigste pointer og budskaber. Lad være med at foretage ændringer i sidste øjeblik, medmindre det er absolut nødvendigt. Sørg for, at du er klar 10 minutter før, du skal i gang. Se i øjnene, at du muligvis kommer til at begå en fejl under præsentationen men at det ikke er jordens undergang. Vær forberedt på spørgsmål også de vanskelige. Stil et glas vand, så det er lige ved hånden. Afholdelsen: Rank ryggen, og vær afslappet en meget stiv fysisk positur tolkes måske som nervøsitet. Tag en dyb indånding, og smil, før du går i gang. Fortæl, hvem du er sørg for, at dit publikum forstår, hvem du er, og hvorfor du er kvalifi ceret til holde denne præsentation. Humor i starten af en præsentation kan være meget effektiv, men kun, hvis det passer ind i sammenhængen. Brug en velafpasset, naturlig gestikulation for at forstærke dit budskab, men undlad overdrevne armbevægelser, da det vil distrahere publikum. Tænk hele tiden på din holdning undgå at hænge med skuldrene, og lad være med at gå hurtigt frem og tilbage eller rokke fra side til side. Har du tendens til fi ngerere med et eller andet i sådanne situationer? Hvis det er tilfældet, så sørg for, at disse ting ikke er i nærheden f.eks. en pen, du klikker med. Skab interaktion med publikum ved at få og fastholde øjenkontakt du må aldrig vende ryggen til publikum eller tale til dine dias. Henvend dig til hele publikummet under din præsentation, og undgå at fi ksere på en eller to personer i for lang tid ad gangen. Varier tonehøjden, tempoet og fylden i din stemme undgå at mumle eller tale med en fl ad, monoton stemme. Hold det på samtaleniveau, men afvig ikke fra emnet! Brug huskekort, hvis det er en hjælp: Det kunne måske også være en ide at lære den første del af din præsentation udenad, indtil det begynder at glide bedre. Hvis du laver en fejl, skal du korrigere dig selv, så publikum ikke misforstår noget, og derefter fortsætte. Tag ikke dig selv for alvorligt, nyd det!

5 Håndtering af spørgsmål fra publikum: Fortæl publikum i starten af din præsentation, hvornår det bedste tidspunkt er til at stille spørgsmål under eller efter præsentationen. Hvis spørgsmålene kommer lidt trægt i starten, kan du få en kollega til at sætte sig blandt publikum med et spørgsmål, som er forberedt på forhånd dette er især nyttigt til at fremhæve en bestemt pointe, som er afgørende for hele præsentationen. Lyt omhyggeligt til spørgsmålet, og fasthold øjenkontakten med spørgeren, mens det bliver stillet. Gentag spørgsmålet over for publikum for at sikre, at alle har hørt det, og ret derefter svaret til hele publikum. Kom med præcise svar på spørgsmålene med angivelse af fakta og oplysninger. Hvis du ikke kender svaret, så indrøm det. Tilbyd at fi nde frem til svaret og fortælle det til spørgeren på et senere tidspunkt, hvis muligt så fastlæg et tidspunkt. Undgå at være defensiv, og optræd aldrig belærende, latterliggørende, og udvis ikke utålmodighed over for folk, som stiller spørgsmål, der forekommer at være svære, trivielle eller irrelevante. Få øjenkontakt til enhver, der afbryder dig, og fasthold den. Effektiv håndtering af spørgsmål Det er et rigtig godt spørgsmål få spørgeren til at tro, at dennes input er noget, du kan bruge. Det problem, du har, er meget specifi kt, skal vi ikke lige tale sammen på et andet tidspunkt, så jeg kan hjælpe dig med at løse det? Hvis du føler, at det pågældende spørgsmål er uheldigt i forhold til det, du gerne vil opnå med præsentationen, eller fører over i et område, der kun vil interessere de færreste blandt tilhørerne, skal du tilbyde at fortsætte diskussionen på et tidspunkt efter præsentationen, hvor I kan mødes personligt. Tip til at lave en præsentation, som visuelt er meget effektiv Sæt som mål, at minimum halvdelen af din præsentation består af visuelle illustrationer. Visuelle illustrationer skal være tydelige, tilstrækkeligt store til at kunne læses, nøjagtige og pæne. Hold den enkelte visuelle illustration enkel. Find ud af, hvor visuelle illustrationer vil være gode til at støtte præsentationen. Brug en almindelig skrifttype til teksten. Brug så få ord som muligt hold dig til én hovedpointe for hver visuel illustration. Brug punktopstillinger i stedet for hele sætninger. Brug grafi k i farver i stedet for tekst, hvor det er muligt brug kun 2-3 farver. Brug grafer eller diagrammer i stedet for sider fyldt med tal. Brug for eksempel et cirkeldiagram til at vise, hvordan proportionerne er i forhold til helheden. Brug grafer til at vise tendenser og ændringer. Brug søjlediagrammer til sammenligning. Undgå at stå i vejen for dine visuelle illustrationer eller tale til illustrationen i stedet for publikum. Hent nye Microsoft PowerPoint -skabeloner fra Microsoft Offi ce-online, hvis din virksomhed ikke har en skabelon, du kan bruge ce.microsoft.com/da-dk/templates/ct aspx Undgå multimedieklip i form af tegneseriefi gurer det virker uprofessionelt. Overvej at bruge animationer og overgange men pas på, at du ikke kommer til at overdrive.

6 Denne vejledning forsøger at hjælpe dig til at forberede og holde en effektiv præsentation. Men når alt kommer til alt, bliver du nødt til at være sikker på, at du føler dig godt tilpas og sikker i forhold til dine egne evner på dette område. Hvis du ikke er det, bør du overveje, om du ikke hellere skulle bruge en kollega eller en anden, der kan klare opgaven. Denne beslutning skal træffes, så der er tid nok til at fi nde en egnet afl øser. Skønt vi har bestræbt os på at sikre oplysninger af høj kvalitet, nøjagtighed og brugbarhed i denne vejledning, giver Microsoft Limited ( Microsoft ) ingen garantier, udtrykkelige eller stiltiende, vedrørende sådanne oplysninger ( Indholdet ). Microsoft frasiger sig udtrykkeligt alle garantier, herunder, men ikke begrænset til, garantier for egnethed til et bestemt formål og garantier for salgbarhed, hvad angår Indholdet. Microsoft eller dets datterselskaber fraskriver sig ethvert ansvar for direkte, særlige, hændelige skader eller følgeskader (herunder, men ikke begrænset til, erstatning for driftstab, driftsforstyrrelser, tab af forretningsoplysninger eller andre økonomiske tab), der opstår som direkte eller indirekte følge af din brug af eller afhængighed af Indholdet, selvom Microsoft på forhånd er blevet underrettet om muligheden for sådanne skader. Microsoft garanterer ikke for Indholdets nøjagtighed, relevans eller rettidighed.

7 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, the Microsoft logo and Windows are either trademarks or registered trademarks of the Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.