En guide til at afholde arrangementer

Transkript

1 Sådan... En guide til at afholde arrangementer

2 Sådan får du succes som vært for et arrangement Værtskab for et arrangement kan være en nem og omkostningseffektiv måde at nå ud til en kvalifi ceret målgruppe med et målrettet budskab. Et arrangement er en effektiv måde, hvorpå du kan vise din ekspertviden og give de fremmødte chance for at lære mere om mulige løsninger til de forretningsmæssige problemer, de står over for. Et arrangement kan have forskellige udformninger afhængigt af publikumsstørrelse og budget. Overvej følgende muligheder: Seminar, der skaber kundeemner Onlineseminarer, Live Meetings Brugergrupper Workshop og træning Arrangementer i forbindelse med lanceringer Arrangementer for særligt indbudte Briefi ng til ledere Orientering omkring tekniske aspekter Arrangement til rekruttering af partnere I denne vejledning har vi valgt at fokusere på, hvordan du kan afholde et seminar, som kan skabe kundeemner, da denne type traditionelt set har været den mest populære arrangementtype, der afholdes af partnere. Mange af oplysningerne i dette dokument kan imidlertid nemt og effektivt anvendes til andre typer arrangementer. Fordelene ved afholdelse af et seminar Et seminar er en omkostningseffektiv måde at nå ud til et kvalifi ceret publikum på med et målrettet budskab. Effekten af seminaret ligger i betimeligheden, relevansen i forhold til kundernes behov og dets handlingsopfordring. Seminarer er: Informative Seminarer har en tendens til at blive anskuet af de fremmødte som en mulighed for, at få viden omkring produkter eller løsninger, som de overvejer at købe. Løsningsorienteret Modsat en produktdemonstration, som fokuserer på produktfunktioner, skal et seminar

3 fokusere på de forretningsfordele, som dit produkt kan give til deltagerne. Der skal bruges tid på at identifi cere målgruppens behov, og hvordan den løsning, som diskuteres på arrangementet, kan imødekomme disse. Handlingsgrundlag Et seminar skal indeholde vigtige oplysninger, som målgruppen kan tage med sig, og afsluttes med en handlingsopfordring eller næste trin i processen. Effektivt seminar trin for trin Hvis du følger disse trin, vil et seminar øge dit forretningspotentiale. Kom godt i gang Her er en liste over ting, som du kunne få brug for som vært: Nødvendigt Dato og tidspunkter for arrangementer Afholdelsessted Dagsorden Præsentationer Talere med gennemslagskraft Invitationer Visitkort Registreringsmuligheder (internet, telefon og ) Kundereferencer/case studies Støttemateriale fra virksomheden Værter for arrangementet (som regel salgsteamet) Pakker til deltagerne Valgfrit: Catering Audio-visuelle hjælpemidler Arrangementsskilte (opstilling af stande, skilt til registreringsbord, andre skilte på afholdelsessted) Evalueringsformularer efter arrangementet Navneskilte til deltagerne og værterne Gratis reklamepakker Blokke og penne Definer dine egne mål med arrangementet Det er vigtigt at tage dit forretningsmæssige mål i betragtning, når du skal være vært for et seminar, fordi dette vil fastholde din fokus på det, du rent faktisk vil opnå. Start med at stille dig selv følgende spørgsmål: Hvad vil min virksomhed opnå med dette seminar større nysalg, fortælle om en ny ide eller reklamere for et eller andet? Har du et stærkt budskab og noget af indlysende værdi, som du kan give kunderne? Hvor mange regner du med, at der dukker op?

4 Hvor mange kundeemner, salgsmuligheder og afsluttede salgsaftaler er mit mål for arrangementet? Er jeg i stand til hurtigt nok at følge op på interesserede kunder? Hvordan skal jeg måle udbyttet af pengene og tiden, der er investeret i at stable dette seminar på benene? Vælg et emne Når du har identifi ceret dit forretningsmæssige mål, er det vigtigt, at du vælger et relevant emne. Hold følgende for øje: Reklamer med dine styrker. Sørg for, at du gør reklame for et emne, som ligger i forlængelse af din kernekompetence som teknologileverandør. Hold din målgruppe for øje. Skræddersy emnet til de forretningsmæssige problemstillinger og behov. Formidl dit budskab klart og nøjagtigt. Ram den rigtige målgruppe Det er meget vigtigt, at dit seminar er relevant i forhold til målgruppen. En af de klager, arrangører oftest får fra fremmødte, er, at arrangementet ikke var tilstrækkeligt målrettet i forhold til de fremmødtes behov. For at undgå denne situation er det meget vigtigt at defi nere, hvem arrangement er rettet mod. Overvej parametre såsom: Hvem er målgruppen? Forretningsmæssige eller teknologiske beslutningstagere eller folk der udøver indfl ydelse på anden vis? Kundestørrelse (både hvad angår medarbejdere og/eller antal pc er). Behovet i en lille virksomhed er meget forskelligt fra en stor virksomheds. Kundernes placering Vertikale brancher Forretningsmæssige behov Udarbejd dit indhold Indholdet vil uden tvivl være det mest kritiske aspekt ved afholdelse af et effektivt arrangement. Det vil variere i forhold til, hvilken målgruppe du har, og din forståelse af, hvilke ting de har på hjerte. Forretningsmæssige beslutningstagere: Undgå tekniske vendinger Fokuser på de forretningsmæssige fordele hvordan vil en implementering af din løsning hjælpe kunden med at drive deres virksomhed på en mere effektiv og/eller omkostningseffektiv måde. Eksempler på forretningsrelaterede budskaber: - Find, del og kommuniker oplysninger mere effektivt. - Fordelene ved et trådløst lager - Sådan skaber it vækst. - Automatiser salgsarbejdet, og luk fl ere handler.

5 Tekniske beslutningstagere: Fokuser på, hvordan den rigtige teknologi kan omdanne deres organisation. Eksempler på teknologibaserede budskaber: - Derfor har din virksomhed brug for CRM. - Beskyt værdifulde oplysninger, uanset hvor de befi nder sig. - Hjørnestene i en it-succes fl eksibilitet/interoperabilitet Inviter en forretningspartner Overvej at holde arrangementet sammen med en forretningspartner. Ved at komme med et fælles budskab kan løsningen fremstå mere overbevisende i forhold til potentielle kunder, samtidig med at I deler omkostningerne ved og ansvaret for at holde arrangementet. Hvis begge partnere inviterer nuværende og potentielle kunder til arrangementet, vil dette være endnu en mulighed for at åbne op for nye forretningsmuligheder for den anden partner. Valg af afholdelsessted og dato Overvej først, hvilken dato du foretrækker til dit arrangement, og hvilke organisatoriske tiltag der skal foretages, fra beslutningen tages til dagen for arrangementet. Hvis der forløber under 10 uger, mellem ideen til arrangementet foreligger og den planlagte arrangementsdato, kan du risikere, at du ikke har tilstrækkelig tid til at sikre, at det bliver en succes. Deltagerne skal modtage deres invitationer mindst seks uger før, hvis antallet af fremmødte skal maksimeres. Vælg et sted, som er professionelt og bekvemmeligt. Undervisningslokalet i jeres egen virksomhed eller et stort konferencelokal kan være det helt rigtige valg, fordi jeres kunder dermed får lejlighed til at besøge det sted, I arbejder. Lokale kontorer og konferencecentre er også gode alternativer. Du kan også overveje et usædvanligt eller spændende afholdelsessted, som vækker deltagernes interesse. Hvis en deltager er interesseret i at se afholdelsesstedet, kan det være en tilskyndelse til at tilmelde sig, hvis de ikke er helt sikre på, om de vil deltage. For eksempel har mange sportssteder avancerede konferencefaciliteter til denne type arrangementer, og det samme har mange museer. En eksklusiv restaurant kan også være et perfekt sted til en præsentation på ledelsesniveau efterfulgt af frokost. Sørg for at have en række alternativer som dine foretrukne afholdelsessteder og datoer, da det ikke er sikkert, at dit førstevalg af sted er ledigt den dato, du foretrækker. Der er også andre vigtige ting at overveje: Hvordan skal deltagerne placeres under et arrangement? Ved store arrangementer er det meget almindeligt at bruge auditorieformen. Hvis det drejer sig om mindre arrangementer, er det måske bedre at placere folk omkring et afl angt bord. Den måde, stolene arrangeres på, vil påvirke lokalets kapacitet. Er der gode parkeringsmuligheder for deltagerne? Og hvis det er tilfældet, skal de betale noget? Er der gode offentlige transportmidler og vejforbindelser til afholdelsesstedet? Er der god skiltning til afholdelsesstedet på vej dertil? Er der tilstrækkelig tid til, at man kan få adgang til afholdelsesstedet før arrangementet? Det kan være en god ide at booke ekstra tid før og efter arrangement, hvis der er behov for opstilling og nedpakning.

6 Er der gode adgangsforhold til arrangementet i forbindelse med diverse leverancer og specialudstyr? Hvilke muligheder for leje af teknisk udstyr og ressourcer er der på afholdelselsesstedet, f.eks. AV-udstyr, internetforbindelse osv. og hvad koster det? Afhængigt af hvornår det er på dagen, kan du også servere mad og drikkevarer for gæsterne. Denne service ydes typisk af afholdelsesstedet. Brug af webkonferencer Det bliver stadig mere populært at bruge en webkonference som vært for et arrangement. Deltagerne skal kunne deltage fra deres eget skrivebord, og på den måde bruges der ikke så meget af deres arbejdsdag på det. Arrangørerne har også fordelen ved, at det er nemt at organisere og koster ikke ret meget pr. deltager. Læs mere på: Registreringsprocedure En effektiv registreringsprocedure gør to ting. Den skaffer de deltagendes oplysninger de nuværende og potentielle kunder og giver endnu en mulighed for at kommunikere med dine kunder. Registreringsproceduren skal skaffe alle de oplysninger, du skal bruge til at kunne følge op på en kvalificeret måde: Navn Jobtitel Virksomhedsnavn Virksomhedens adresse Virksomhedens telefonnr. -adresse Virksomhedens størrelse Vertikal branche Sørg for, at dine kunder kan svare på flere måder: Telefon Internet Post Fax Processen skal være informativ og nem for dine kunder at bruge: Brug et registreringssystem, så du dagligt kan tjekke registreringen. Angiv en dato for sidste tilmeldingsfrist. Angiv telefonnummer eller -adresse til kontaktperson, hvis der er spørgsmål. Bekræft tilmeldingen.

7 Fastlæg din kontaktstrategi Dette betyder overordnet set, at du skal fastlægge, hvad din adresseliste skal indeholde, og hvilke kilder du vil bruge. Start med det ønskede antal deltagere, og arbejd dig så baglæns, og fi nd frem til, hvor mange invitationer du skal sende for at nå målet. Husk at tage højde for frafald, da omkring % af de personer, som tilmelder sig, er nødt til at melde afbrud eller ikke dukker op på dagen. Hvis du holder dig i kontakt med deltagerne op til arrangementet, reduceres denne usikkerhedsfaktor til et minimum. Det næste trin er at fi nde en kilde til dine adresselister. Hvis du vælger at sende invitationer til personer på udenfor -lister (personer, der ikke er i din aktuelle kundedatabase), kan en specialist i formidling af adresselister hjælpe dig med at indhente de bedste lister til din distribution. Se En Guide til køb af data for yderligere oplysninger. Den kan hentes på Oprettelse af invitationer Din seminarinvitation giver en potentiel kunde det første indtryk af din virksomhed. Invitationen bør derfor være: Rettidig det optimale tidspunkt til udsendelse af invitationer til et arrangement er 6-8 uger i forvejen. Professionel Overbevisende præsenter et forretningsbehov, der opfyldes ved deltagelse i arrangementet Oplysende Arrangementets navn, dato, sted, tidsfrister og registreringsoplysninger bør alle være placeret meget tydeligt i en invitation. Overvej andre måder, hvorpå potentielle deltagere kan få fat på en kopi af invitationen. Sørg for, at der uddeles invitationer i offentlige rum i kontorerne og til salgsteamet, så de kan forære dem væk ved kundebesøg. Du har måske allerede sendt en invitation til deres kunde, men ekstra kopier er altid praktiske, så salgsteamet kan minde deres kunder om at deltage eller måske invitere en kollega med. Derudover bør du overveje jeres forretningspartnere har I en alliancepartner, der også kunne promovere arrangementet for dig? Cirka en uge før arrangementet fi nder sted, skal du desuden følge op på dine registrerede deltagere for at sikre deres deltagelse ved: Udsendelse af deltagelsesvejledning en bekræftelse af deres registrering sammen med anvisninger til afholdelsesstedet. Du kan også vælge at fremsende et trykt deltagernavneskilt sammen med bekræftelsen. Fremsendelse af en påmindelse om arrangementet du kan forbedre deltagerantallet ved at påminde deltagerne om arrangementet et par dage i forvejen via eller et høfl ighedsopkald. Tjekliste for invitationen Dækker din invitation følgende: Navn på arrangement Dato med ugedag Tider angiv tydeligt, hvornår arrangementet starter og slutter. Sted navn og adresse på afholdelsessted Overbevisende grund til deltagelse hvad kommer deltagerne til at lære?

8 Opfordring til handling på invitation hvordan registrerer deltagerne sig? Dagsorden Taleroplysninger Navn og kort biografi Evalueringer Seminarevalueringer er afgørende for ethvert arrangement, som du afholder. Evalueringer gør det muligt at: Kontrollere deltagerantal i forhold til registreringer. Måle den samlede virkning af seminaret. Måle en bestemt talers/præsentations virkning. Måle, hvor sandsynligt det er, at en kunde vil gøre forretninger med dig samt bevæggrundene bag dette. Følge op på hver enkelt deltager efterfølgende. Kommunikere til dine kunder, at du er interesseret i deres oplevelse af arrangementet. Opfølgning Listen over kunder, der deltager i arrangementet, er ekstremt værdifuld. Efter seminaret bør hver enkelt deltager: Modtage et takkebrev, der minder dem om dine tilbud og kontaktoplysninger. Indsættes i jeres egen kundedatabase. Tidsfrister for organisering af arrangement Nedenstående tjekliste er udviklet som en hjælp til dig, så du nemt og effektivt kan organisere arrangementet ved hjælp af en huskeliste og anbefalinger om det bedste tidspunkt at gå i gang med hvert enkelt punkt på listen. Arrangementer, der organiseres med mindre end 3 måneders varsel, organiseres tit lidt forhastet og er derfor ikke så succesfulde som arrangementer, der har en længere tidsramme for organisering. Mindst 3 måneder før: Defi ner målsætninger og målgruppe for arrangement. Fastsæt indholdsbudskab. Fastsæt arrangementets dato og varighed (hel dag, halv dag, morgenarrangement osv.). Skaf talere. Bestil afholdelsessted. Organiser registreringsforløbet. Design og udskriv invitationer. 2 måneder før: Udsend invitationer. Bestil gratis gaver. 6 uger før: Opfølgning via telemarketing. Gennemgå antallet af registrerede deltagere.

9 Hvis der forekommer overbookning, bør du overveje at udvide arrangementet eller tilføje en ny dato. Hvis der ikke er tilmeldt et tilstrækkeligt antal deltagere, bør du overveje at udarbejde fl ere taktikker for at tiltrække deltagere og fastsætte en dato, hvor antallet af tilmeldte deltagere skal gennemgås, og hvor det da besluttes, om arrangementet skal afl yses for at undgå unødvendige bøder for at afl yse. 1 måned før: Forbered præsentationsmateriale. Find ud af, hvad indholdet i deltagernes pakker skal være. Bekræft handlingsopfordringer for hver enkelt deltager hvad ønsker du, at de skal foretage sig som følge af deltagelsen i arrangementet? Bestil catering (regn med et frafald på 15-20% på selve dagen) og vand og mintpastiller/bolcher til deltagerne. Kontakt talerne for at dobbelttjekke, at de arbejder på deres præsentationer, og forhør dig, om de har specielle krav til AV-udstyr. 1 uge før: Gennemgå og øv præsentationerne. Kontroller, at alt materiale og gratis gaver er leveret. Arranger, at det bliver leveret til arrangementet og hentet igen efter arrangementet. Lav navneskilte og evalueringsskemaer. Udsend bekræftelsesbreve til alle registrerede deltagere med ruteangivelse til arrangementet. Uddel deltagerlisten til salgsteamet. 2 dage før: Ring til alle registrerede deltagere for at få bekræftet deres deltagelse, og kontroller, at de har modtaget bekræftelsesbrevet med vejanvisninger. 1 dag før: Kontroller, at alt materiale er blevet leveret rettidigt til arrangementet. Sørg for sikkerhedskopier af præsentationer på cd/usb-drev og ekstra bærbar computer. Udskriv den endelige deltagerliste, så den kan medbringes til arrangementet. Hvis du har adgang til stedet for arrangementet aftenen før selve arrangementet, bør du bruge denne tid til at gøre stedet klart, så du undgår, at der opstår problemer i sidste øjeblik. På selve dagen: Ankom tidligt. Introducer dig for din kontaktperson for dagen. Afprøv AV- og præsentationsudstyr, og sørg for, at du og andre, der skal holde en præsentation, er fortrolige med udstyret. Organiser registreringsbordet uddeleger liste, så der holdes styr på de fremmødte, materiale osv. Arranger deltagernes navneskilte i alfabetisk rækkefølge efter efternavn, så deltagerne let kan fi nde deres navneskilte. Sørg for, at der er ekstra navneskilte i tilfælde af uventede deltagere.

10 Kontroller cateringen. Kontroller beliggenheden af de vigtigste faciliteter: garderobe, nødudgange, lys og termostat. Kontroller rumtemperaturen. Orienter værterne om nødvendige opgaver. Kontroller, at deltagernes mødepakker ligger parate (enten på deres stole eller på registreringsbordet overvej at vedlægge en invitation til fremtidige arrangementer). Tag imod gæsterne, og sørg for, at de bliver informeret om beliggenheden af forskellige faciliteter såsom garderober og toiletter. Opfordr deltagerne til at udfylde og returnere evalueringsskemaer tilbyd eventuelt en lille gave for hvert returneret skema, eller træk lod om en præmie blandt de returnerede skemaer. Dagen efter arrangementet: Kontroller, at alt ubrugt materiale fra arrangementet er blevet returneret. Udsend takkebreve til hver deltager, og tilbyd en yderligere mulighed for at følge op på eventuel interesse, som deltagerne måtte vise, og som ikke blev fulgt op under arrangementet Følg op på personer, der ikke dukkede op til arrangementet er der mulighed for at sende dem billeder og materiale fra arrangementet eller måske arrangere et møde? Opdater kundedatabasen med oplysninger om deltagerne og eventuelle kundeemner, der blev indhentet under arrangementet. Gennemgå evalueringsskemaerne. Gennemgå arrangementet generelt hvad gik godt, og hvad gik dårligt? Er der noget, du kan bruge ved fremtidige arrangementer? 2 uger efter arrangementet: Gennemgå antallet af kundeemner, du har indhentet som følge af arrangementet 1 måned efter arrangementet (og fremefter): Gennemgå antallet af møder og opportunites, som er opnået som følge af arrangementet, op til handlen er blevet lukket. Skønt vi har bestræbt os på at sikre oplysninger af høj kvalitet, nøjagtighed og brugbarhed i denne vejledning, giver Microsoft Limited ( Microsoft ) ingen garantier, udtrykkelige eller stiltiende, vedrørende sådanne oplysninger ( Indholdet ). Microsoft frasiger sig udtrykkeligt alle garantier, herunder, men ikke begrænset til, garantier for egnethed til et bestemt formål og garantier for salgbarhed, hvad angår Indholdet. Microsoft eller dets datterselskaber fraskriver sig ethvert ansvar for direkte, særlige, hændelige skader eller følgeskader (herunder, men ikke begrænset til, erstatning for driftstab, driftsforstyrrelser, tab af forretningsoplysninger eller andre økonomiske tab), der opstår som direkte eller indirekte følge af din brug af eller afhængighed af Indholdet, selvom Microsoft på forhånd er blevet underrettet om muligheden for sådanne skader. Microsoft garanterer ikke for Indholdets nøjagtighed, relevans eller rettidighed.

11 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, the Microsoft logo and Windows are either trademarks or registered trademarks of the Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.