4. kvartal 2017 Nyt Aalborg Universitetshospital

Transkript

1 Kvartals- og årsrapport 4. kvartal 2017 Nyt Aalborg Universitetshospital

2 Projektafdelingen Hospitalsbyen Gistrup gh@rn.dk

3 Indhold 1. Indledning Ledelseserklæring Revisorerklæring Regionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger Overblik Rapportering Risikovurdering Projektets økonomi Projektøkonomi og udgiftsprofil Kvalitet og indhold Bilag A: Revisorerklæring Bilag B: Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomiske færdiggørelse (observationer) Bilag E: Risikolog Bilag F: Change Request Katalog Bilag G IT, Inventar og apparatur Bilag H Rapportering vedr. effektiviseringsgevinster Side 3 af 63

4 1. Indledning Region Nordjylland modtog den 15. marts 2012 endeligt tilsagn til byggeriet af det nye Universitetshospital i Aalborg fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Sammen med tilsagnet modtog regionen en række dokumenter om, hvordan regionen skulle agere i forhold til rapporteringer omkring projektets fremdrift. Jf. økonomiaftale for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede rapporter til regionsrådene som også danner grundlag for opfølgningen fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kvartalsrapporten skal give et samlet overblik over udviklingen i økonomi, kvalitet og tid samt risici for det kvalitetsfondsstøttede byggeri Nyt Aalborg Universitetshospital. Sammen med denne kvartalsrapport fremsendes udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Efter godkendelsen af udbetalingsanmodningen vil der kvartalsvist blive udbetalt midler til kvalitetsfondsprojektet og der skal i den forbindelse afrapporteres kvartalsvist til Regionsrådet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse efter et fast koncept. Denne rapport er således den 10. i en række af kvartalsrapporter, der strækker sig helt frem til afslutningen af projektet. Kvartalsrapporten er udarbejdet med baggrund i den nyeste styringsmanual, der er opdateret august SÆRLIGE FORHOLD Ingen Side 4 af 63

5 2. Ledelseserklæring Ledelsen i Region Nordjylland fremsender hermed kvartalsrapportering pr for regionens igangværende kvalitetsfondsprojekt til Sundheds- og Ældreministeriet Regionsrådet har behandlet kvartalsrapporteringen på regionsrådsmødet den Ledelsen skal efter bedste overbevisning erklære, at: Kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende samtlige regionens igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler Kvartalsrapporteringen givet et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet Såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler Såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Aalborg den Ulla Astman Regionsrådsformand Svend Særkjær Regionsdirektør Side 5 af 63

6 3. Revisorerklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter projektets økonomiske forbrug fra projektstart og frem til og med udgangen af 3. kvartal 2017 samt deponeringsgrundlaget på samme tidspunkt for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Aalborg Universitetshospital. Region Nordjyllands eksterne revision BDO har gennemgået kvartals- og årsrapporten og har d. 22. februar 2018 fremsendt udkast til revisorerklæring, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af Regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Projektets fremdrift og risici Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden til i alle væsentlige henseender er udarbejder i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Vi har ingen væsentlig kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Den fulde revisionserklæring fremgår af bilag A. 3.1 Regionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger Regionen har ingen kommentarer til den udarbejdede revisorerklæring. Side 6 af 63

7 4. Overblik Den overordnede vurdering er, at projektet er realiserbart på de kendte forudsætninger. På byggepladsen er der den fornødne fremdrift på nuværende tidspunkt. Det er ligeledes vurderingen, at byggeriet opfylder tilsagnsbetingelser fra kvalitetsfonden, idet det fortsat er forventningen, at der bygges et fuldt ud funktionsdygtigt hospital, der kan levere den planlagte aktivitet og opfylde effektiviseringskravet på 6 %. Det vurderes således også, at den afsatte ramme på 4,1 mia. kr. i 2009-niveau samt lån på 90,7 mio. kr. til energiforbedringer er tilstrækkeligt til at realisere det projekt, som er beskrevet i dispositionsforslaget, og at de afsatte reserver er tilstrækkelige til at imødegå uforudsete udgifter og hændelser jf. risikoarbejdet. Kvartals og årsrapporten er opdateret med de nyeste forventninger til tidsplan og forventede omsætninger, ligesom den også indeholder et opdateret budget for håndværkerudgifterne, hvor de seneste godkendte projektjusteringer og beregninger fra den digitale model er indeholdt. Den digitale model efterprøves af EXIGO med jævne mellemrum, og EXIGO har fundet, at modellen overordnet er valid og bygbar. Landskabsprojektet forventes færdiggjort inden udgangen af 2020, idet byggeledelsen vurderer, at det ikke vil være muligt at færdiggøre samtidig med hospitalsbyggeriet grundet behov for byggepladsvej og opmagasinering af byggematerialer som følge af en relativ stor omsætning i de sidste faser af byggeperioden. Ovenstående forudsætninger er så vidt muligt indarbejdet i tids- og omsætningsplanen, som danner grundlag for nærværende kvartalsrapport. Der vil i den videre proces fortsat skulle ske en løbende bearbejdning og optimering af tids- og omsætningsplanen, og nærværende rapport bygger således i nogen grad på forhold, som vil skulle justeres og kvalificeres yderligere. Den gældende rammetidsplan er ved kvartalets udgang revideret, men gennemgangen har ikke givet anledning til ændringer, som kan registreres på oversigten. Der er identificeret en række risikofaktorer, som kan påvirke projektet i negativ retning. Disse er beskrevet i overensstemmelse med projektets risikoparadigme. Da projektet nærmer sig et tidspunkt, hvor langt den største del af håndværkerentrepriserne er udbudt, kan det konstateres at reserverne er under pres. Der arbejdes dog løbende på, at følge økonomi og fremdrift, således at der stadig forventes sammenhæng i projektet. Der er samlet set et tilfredsstillende risikobillede af projektet på nuværende tidspunkt. Der er en generel risiko for hele projektet, som vedrører det forhold, at staten regulerer kvalitetsfondsprojekterne med pris- og lønindekset frem for byggeomkostningsindekset. De to indeks følger ikke samme udvikling. Dette betyder, at tilsagnsrammerne fra statens side reguleres mindre, end byggeomkostningsindekset tilsiger. Dette udgør en væsentlig problemstilling. Det er besluttet, at der er ikke afsættes en særlig reservepulje til P/L-problematikken. Denne udfordring håndteres i første omgang ved, at de forventede udgifter løbende opgøres efter byggeomkostningsindekset, mens budgettet reguleres efter P/L. Uoverensstemmelser mellem det afsatte budget og de faktiske udgifter håndteres via et træk på den generelle reserve eller projektjusteringer i overensstemmelse med reservestrategien, som den fremgår af projektets styringsmanual. Side 7 af 63

8 I august måned 2015 har Sundheds- og Ældreministeriet fremsendt en skrivelse, hvoraf det fremgår, at kvalitetsfondsprojekterne får mulighed for at fremskrive IT, inventar og apparatur med en mindre fremskrivningsprocent og anvende et tilsvarende beløb til helt eller delvist at afdække P/L-udfordringen i byggeomkostningsindekset. På baggrund af denne skrivelse er det realiserede P/L-problem afdækket gennem en mindre fremskrivning af IT, inventar og apparatur samt et reservetræk. i 2. kvartal Det bemærkes i øvrigt, at de seneste indekstal viser, at indeksene følges ad fra ultimo 2015 til ultimo De endelige indeks for 2017 er ikke kendte endnu. De endelige resultater af udbudspakke 5, 6 og 7 er nu indarbejdet i projektøkonomien. Hertil kommer licitationsresultater i november måned vedrørende udbudspakke 8 og 99. Der er indledt en nærmere gennemgang af tilbuddene af rådgiver og bygherre. Der er i november iværksat en række svagstrømsudbud (udbudspakke 18), hvor licitationsfristen er sat til medio februar Side 8 af 63

9 5. Rapportering Det følgende indeholder en risikovurdering samt en gennemgang af økonomi og fremdrift for Nyt Aalborg Universitetshospital. 5.1 Risikovurdering Risikovurderingen består af en række centrale risikoelementer hovedrisici, der udgør de største risici mod projektet. En risiko er en mulig fremtidig hændelse, der, hvis den realiseres, vil påvirke projektet negativt i form af en tidsmæssig forsinkelse af projektet, en økonomisk fordyrelse af projektet eller en kvalitetsmæssig forringelse af projektet. Risici identificeres og bearbejdes løbende i arbejdet omkring etableringen af Nyt Aalborg Universitetshospital. Risikoarbejdet er et fælles ansvar og er integreret i det øvrige arbejde omkring planlægning og bygning af Nyt Aalborg Universitetshospital. Alle aktører har et ansvar i forhold til risikoarbejdet og derfor afleverer både totalrådgiver og byggerådgiver en risikorapport til bygherren ved udgangen af hvert kvartal. Hver enkelt risiko vurderes på en skala fra 1-5 i forhold til følgende parametre: Økonomi Tid Kvalitet Sandsynlighed Afslutningsvis beregnes hver risikos samlede risikoscore som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore. Projektets risici kan efterfølgende illustreres i en figur som nedenstående. Der er identificeret følgende hovedrisici på nuværende tidspunkt: Side 9 af 63

10 Aktuelle hovedrisici vedr. byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital Projektets aktuelle hovedrisici Risikoemner Økonomi Tid Kvalitet 1) Licitationsresultat for Udbudspakke 8 vedr. apterings - og installationsentrepriser i delprojekt D 2) Risiko for manglende interesse eller kapacitet hos entreprenører, som medfører at der ikke er tilstrækkeligt med bydende 3) Licitationsresultat for Udbudspakke 7 vedr. medicinske luftarter og gasser 4) Pris- og lønfremskrivningen dækker ikke prisstigningerne i byggesektoren (byggeomkostningsindekset) 5) Risiko for forsinket igangsætning af tunnelprojekt som følge af manglende eksproprieret areal Samlet set vurderer administrationen, at risikobilledet for Nyt Aalborg Universitetshospital afspejler en situation, hvor projektet er tydeligt påvirket af den store aktivitet i byggesektoren og dermed stigende priser. Opmærksomheden i projektøkonomien og risikoarbejdet vil derfor i særlig grad rettes mod at sikre, at der er tilstrækkelige midler til at afdække uforudseelige udgifter i projektet, og at der ikke sker yderligere udhuling af projektets reserver i forbindelse med de endnu ikke afholdte licitationer. Nedenfor er en kort beskrivelse af de risikoelementer, der ved udgangen af fjerde kvartal 2017 vurderes at være særligt relevante og aktuelle. Ad 1) Ved licitationen for Udbudspakke 08 den 23. november 2017 kunne det konstateres, at de indkomne tilbud på en række entrepriser, herunder navnlig ventilation, tag og apteringsentrepriserne lå over anlægsoverslaget. Projektafdelingen har efterfølgende i samarbejde med rådgivere iværksat en proces med henblik på identifikation af projektjusteringer og besparelser, der kan være medvirkende til at reducere budgetoverskridelserne. Omfanget af risikoen forventes afdækket i løbet af første kvartal Ad 2) Risiko for manglende interesse eller kapacitet hos entreprenører, som medfører, at der ikke er tilstrækkeligt med bydende har vist sig stadig aktuel ved den seneste licitation, hvor det kunne konstateres, at der var færre bydende end forventet, og hvor der var en enkelt entreprise, der ikke indkom tilbud på. Såfremt denne tendens fortsætter frem mod den forestående Side 10 af 63

11 licitation vedr. aptering af Servicebyen, er der risiko for en ikke optimal konkurrencesituation med forhøjede byggepriser til følge. For i videst muligt omfang at imødegå disse udfordringer har det været et særligt fokus på at tilrettelægge udbuddene, så der skabes interesse hos flest mulige entreprenører. Bl.a. derfor udbydes de svagstrømstekniske entrepriser delvist efter udbud med forhandling. Ad 3) Ved licitationen for Udbudspakke 07 den 31. maj 2017 kunne det konstateres, at de indkomne tilbud entreprise E960 Luftarter og gasser lå mærkbart over anlægsoverslaget. Det blev efterfølgende besluttet at aflyse licitationen for E960 Luftarter og gasser, for i stedet at genudbyde arbejderne på baggrund af et revideret udbudsgrundlag. Ved licitation for genudbud af entreprisen medio december 2017, kunne det fortsat konstateres, at tilbuddene var højere en anlægsoverslaget. Omfanget af risikoen forventes afdækket i løbet af første kvartal Ad 4) Denne risiko er afledt af, at pris og lønfremskrivningen af de bevillingsmæssige rammer for kvalitetsfondsbyggeriet, som følge af statens anlægs-pl for regioner, afviger betydeligt fra den faktiske prisudvikling, som afspejles i byggeomkostningsindekset. Det vurderes, at fremskrivningsproblematikken fortsat udgør en økonomisk risiko. Ad 5) Det er en forudsætning for hospitalets ibrugtagning, at der etableres en tunnelforbindelse mellem hospitalskomplekset og servicebyen. Arealet til tunnelforløbet er ikke omfattet af allerede eksproprierede arealer, hvorfor det er nødvendigt at ekspropriere supplerende arealer. Ekspropriationen af de fornødne arealer er bremset som følge af aflyst åstedsforretning i august 2017, idet Aalborg Kommune skønnede, at der var behov for præcisering af ekspropriationsmaterialet. Ekspropriationsmaterialet er efterfølgende underlagt revision, og der pågår en tæt dialog med ekspropriationsmyndigheden med henblik på tilvejebringelse af de fornødne arealer. Vedlagt som bilag er en opdateret risikolog for Nyt Aalborg Universitetshospital med alle afrapporterede risici. Risikologgen indeholder 24 risici, hvoraf 5 udvalgte risici er beskrevet i det forudgående. Udvælgelsen af risici er foretaget ud fra en vurdering af, om en risiko er aktuel for kommende periode/fase, om en risiko generelt kræver særlig opmærksomhed eller om en risiko har særlig relevans for bygherre. Den samlede risiko for alle 24 risici anslås til at udgøre ca. 148 mio. kr. ud fra en teoretisk gennemsnitsberegning, baseret på sandsynlighed og konsekvens for hver enkelt risiko. Den opdaterede risikolog for Nyt Aalborg Universitetshospital tegner et billede af risikovurderingen ved udgangen af 3. kvartal Risikovurderingen er udarbejdet af Projektafdelingen på baggrund af dialog med- og risikorapporter fra både Totalrådgiver og Byggeledelse. Efterfølgende er risikovurderingen underkastet ekstern kontrol i overensstemmelse med retningslinjerne i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri. Side 11 af 63

12 5.2 Projektets økonomi Kortfattet status for projektets økonomi På sit nuværende stade er projektets samlede økonomi stadig intakt. Udgifter, der er realiseret som følge af P/L-problematikken, er modregnet i budgettet for IT, inventar og apparatur samt reserve til regionsrådet disposition. Det drejer sig om utilstrækkelig fremskrivning af budgetterne for forberedende arbejder, byggepladsdrift, råhus, facader samt udbudspakkerne 5, 6 og 7. I andet kvartal 2017 blev der taget højde for en beregnet P/L-omkostning på 73,7 mio.kr., som blev udlignet med den beregnede besparelse på IT- og apparaturbudgettet som følge af særlig fremskrivning på denne pulje og et træk på projektets reserver på 10,6 mio.kr. Den faktiske P/L-udfordring kan i praksis først opgøres ved projektets færdiggørelse, men der tages højde for en forventet udfordring løbende. Den igangværende taksationssag omkring arealerhvervelsen udgør en risiko i forhold til det samlede budget. Der har i 3. kvartal været syn og skøn på en del af arealerne. Vurderingen heraf er positiv for projektets økonomi, men det kan ikke på nuværende tidspunkt vurderes, om denne vurdering også giver en tendens for resten af arealet. Det er ikke på nuværende tidspunkt fastslået, hvor meget ændringen betyder for projektets samlede økonomi. Der er udarbejdet et revideret Change Request katalog. Det betyder en reduktion af værdien af Change-Requestkataloget fra 150 mio.kr. til ca. 52 mio.kr. Den reviderede opgørelse fremgår af denne kvartalsrapport. Status på facader Facadeentrepriserne er blevet fordelt over udbudspakke 5, 6, 7 og i mindre grad udbudspakke 8. I kvartalsrapport blev det aktuelle behov for projektjusteringer opgjort til 30 mio.kr. (2009-indeks). Det vurderes fortsat, at der med den tidligere gennemførte budgettilførsel er afsat tilstrækkeligt med midler til at gennemføre de entrepriser, der er udbudt i udbudspakke 5. Det er tillige forventningen at de 4 tagentrepriser på bygningerne i delprojekt B og C kan realiseres indenfor det afsatte budget. Disse 4 entrepriser er udbudt i forbindelse med udbudspakke 6 og udbudspakke 7. Tag på bygningerne i delprojekt D samt foyerfacader og drejedøre er udbudt sammen med udbudspakke 8 jfr. efterfølgende. Status på råhuset Entreprisen omfatter betonarbejde i form af støbning af kældre, søjler og etagedæk på hospitalsbyggeriet. Herudover udfører råhusentreprenøren en række jord- og kloakarbejder samt murede facader. Byggeriet af råhuset er startet op i løbet af sommeren Entreprisen er planlagt udført over 43 måneder, og arbejdet med råhuset forventes således afsluttet ved udgangen af 1. kvartal Ved udløb af 4. kvartal 2017 var udførelsen af råhuset i foran tidsplanen og byggeriet følger generelt en positiv fremdrift i forhold til omsætningen jf. stadeopgørelsen fra Exigo. Status på byggepladsdrift Byggepladsentreprisen omfatter byggepladsydelser i forbindelse med opførelsen af kvalitetsfondsprojektet og udvidet serviceby. Entreprisen indeholder etablering og drift af adgangsveje, Side 12 af 63

13 midlertidige pladser til oplag, affaldshåndtering og materiel og drift af byggepladsfaciliteter herunder toiletter, spise- og omklædningsfaciliteter for håndværkere, drift og vedligeholdelse af skurby, portner/vagtfunktion, førstehjælpscontainere, vinterforanstaltninger og lignende. Det samlede budget for entreprisen udgør ca. 94,8 mio. kr. (byggeomkostningsindeks 137,1). Heraf udgør andelen til byggepladsdrift vedrørende udvidet serviceby ca. 5,7 mio. kr. Der budgetteres udover selve kontraktsummen på 61,8 mio. kr. med en pulje til variable ydelser, idet det endelige ydelsesomfang vil afhænge af den endelige detailplan for udførelsesfasen, som endnu ikke er endeligt fastlagt. I budgettet indgår desuden et rammebeløb til vinterforanstaltninger. Status på forsyninger i terræn Det er forventningen, at der i løbet af 2018 etableres 2 fjernvarmestikledninger frem til hospitalsbygningerne, mens de øvrige forsyninger afventer afklaring af landskabsprojektet herunder koter og infrastruktur. Det er på nuværende tidspunkt forventningen, at forsyninger primært etableres i perioden fra medio 2018 og frem til udgangen af Delprojekt A - Servicebyen / Udbudspakke 99 Tunnelbyggeriet er påbegyndt i 3. kvartal 2017 mens opstarten af selve råhuset til servicebyen påbegyndes medio Udgravning hertil er påbegyndt i efteråret 2017 og arkæologiske arbejder på det tilstødende areal, hvor forsyningsanlæg placeres opstartes hurtigst muligt efter nytår, når vejrforholdene tillader det. Årsagen til den senere opstart har været en proces omkring konfigurationen af byggeriet, herunder en sikring af fremtidige udvidelsesmuligheder for køkkenet og sterilcentralen. Endvidere har miljømyndighedens krav om rensning af hospitalets spildevand medført, at servicebyens endelige udformning ikke har kunnet fastlægges. Senest har en optimering af området omkring servicebyen, herunder drøftelser med Vejdirektoratet omkring vejtilslutning, medført en udsættelse af den planlagte licitation. Der har i 4. kvartal 2017 været afholdt licitation omfattende råhus og facader. Det er forventningen, at det endelige resultat af dette udbud kan indgå som en del af kvartalsrapport 1 for Delprojekt B Sengetårne, forskning og uddannelse / Udbudspakke 6 I løbet af 2. halvår 2016 har der været afholdt licitation på de 23 entrepriser dels vedrørende luknings-, installations- og apteringsentrepriser i sengetårnene samt forsknings- og uddannelsesbygningerne. Endvidere blev der afholdt tværgående udbud på slidlag, lofter i gangarealerne og vandtågesprinkling. 4 entrepriser er genudbudt sammen med udbudspakke 7. De 19 entrepriser, der er skrevet kontrakt på, lå indenfor den afsatte ramme. Entreringsrisikoen er derfor overført til projektets generelle reserver. Arbejdet for enkelte entrepriser er igangsat inden udgangen af 4. kvartal 2017, mens resten opstartes i Side 13 af 63

14 Delprojekt C Behandling og FAM / Udbudspakke 7 Udbudspakken har omfattet 15 entrepriser med et budget på ca. 500 mio. kr. i 2009-niveau. Udbudspakken indeholder primært diverse apteringsentrepriser vedrørende behandlingsbygningen og den fælles akutmodtagelse (FAM), men udbudspakken indeholder også de 4 udskudte licitationer fra udbudspakke 6 samt 4 tværgående entrepriser. Efter licitationen har der i lighed med tidligere udbudspakker været en verifikationsrunde, hvor entreprenørerne i dialog med bygherre og rådgiver har fået mulighed for at verificere og fastlåse mængderne i de enkelte delprojekter. Nogle verifikationer har resulteret i lavere kontraktsummer end de afgivne tilbud, mens andre har resulteret i højere kontraktsummer. Regionsrådet har godkendt licitationsresultatet. Der er indledt kontraktindgåelse med 13 entreprenører til en samlet kontraktsum, der ligger 35 mio.kr. over det afsatte budget (2009-niveau). De 35 mio. kr. er finansieret af projektets reserver dels ved et træk på entreringsrisikoen på 15 mio. kr. og dels ved et træk på bygherrens risikopulje 20 mio. kr. (2009-niveau). Delprojekt D Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier / Udbudspakke 8 Der er i november/december 2017 modtaget tilbud vedrørende udbudspakke 8, Udbudspakken har omfattet 19 entrepriser vedrørende aptering, el, vvs, ventilation, facade- og taglukning samt genudbud af elevatorer og medicinske luftarter og gasser fra udbudspakke 7. Der er indledt en nærmere gennemgang af tilbuddene. Det er forventningen, at det endelige resultat af dette udbud kan indgå som en del af kvartalsrapport 1 for Status på ekspropriationssagen Overtaksationskommissionens afgørelser er anket til byretten, hvor der forventes en afgørelse indenfor 6-8 måneder. I mellemtiden er lodsejerne efter gældende regler blevet tilbudt at få udbetalt deres tilgodehavende medens sagen afprøves ved byretten. Hovedparten af lodsejerne har taget imod dette tilbud. Der har sideløbende med ovenstående kørt en sag i Overtaksationskommissionen vedrørende afklaring af, hvorvidt betalingen til lodsejerne er momspligtig eller ej og om det allerede udbetalte beløb skulle betragtes som værende med eller uden moms. Sagen er afgjort ved Overtaksationskommissionen i december 2017 og konklusionen er, at de udbetalte beløb ikke er inklusiv moms og at der skal udbetales momsbeløb til de lodsejere, som er momsregistreret. Spørgsmålet om håndtering af moms indgår ifølge anbefaling fra projektets eksterne advokat i den verserende byretssag vedrørende ekspropriationserstatningen. Side 14 af 63

15 Udvikling i forbruget af reserver Reserverne kan inddeles i følgende 4 typer: 1. Generelle puljer 2. Change Request 3. Uforudsete udgifter Ad 1) Generelle puljer anvendes til afdækning af P/L-udfordringen, til at afdække projektjusteringer, der ikke kan dækkes inden for de afsatte delbudgetter samt til dækning af større uforudsete udgifter i projektet, der ikke kan dækkes af puljerne til verifikation og uforudsete udgifter indenfor de enkelte delprojekter. Ad 2) Change Request puljen er et udtryk for midler, der kan tilvejebringes ved at fjerne elementer fra byggeriet. Puljen kan bringes i spil, hvis det vurderes, at projektets øvrige reserver ikke er tilstrækkelige til at imødegå udgiftspresset på reserverne. I forbindelse med iværksættelse af delprojekt D (Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier) og delprojekt A (Serviceby) udgår flere af elementerne. Der er derfor udarbejdet et opdateret Change Request-katalog. Heri indgår fortsat et element vedrørende ændret udformning landskabsprojektet. Værdien af elementet er nedjusteret fra 40 mio.kr. til 30 mio.kr. i overensstemmelse med gældende fordelingsnøgle. Herudover er tilføjet et nyt element, i form af helikopterlandingsplads på taget af det nye universitetshospital. Den samlede værdi af Change Request-elementerne er herefter nedjusteret fra 150 mio.kr. til ca. 52 mio.kr. Ad 3) Uforudsete udgifter (incl. vinterforanstaltninger) anvendes i udførelsesfasen til at dække omkostninger, der ligger ud over den aftalte kontrakt, men som er nødvendige for delprojektets gennemførelse. Der er tidligere disponeret 41 mio. kr. til ufo på råhus entreprisen. Efterfølgende er yderligere 17,2 mio.kr. disponeret og ved kvartalets udgang anvendt 38,9 mio. kr. til UFO samt 4,1 mio. kr. til vinterforanstaltninger. Der resterer således en pulje på ca. 15,2 mio. kr. til dækning af uforudsete udgifter ved råhusbyggeriet. (Alle beløb vedr. råhus er angivet i kontraktindeks 137,1). Der er oprindeligt afsat 16,8 mio. kr. (indeks 120,3) til de udbudte facadeentrepriser. Dette beløb er sidenhen øget med 26 mio. kr. (indeks 120,3). Herudover er disponeret 2,0 mio.kr. vedr. vejrligsforanstaltninger. Der har været et træk på 12,9 mio. kr. i alt og der er dermed en resterende saldo på delprojektet til uforudsete udgifter på 31,9 mio.kr. Der er afsat 18,9 mio.kr. (indeks 88,7) til entrepriserne i Delprojekt B - Sengetårne, forskning og uddannelse. Der er ikke trukket på puljen til uforudsete udgifter ved udgangen af I forbindelse med Delprojekt C Behandling og FAM, er der reserveret 30,2 mio.kr. (indeks 88,7) på UFO-puljen. Der har ikke været træk på puljen ved udgangen af 4. kvartal Side 15 af 63

16 Det er forventningen, at forbrugsprocenten på uforudsete udgifter i store træk vil følge forbrugsprocenten på håndværkerudgifter. Ved udgangen af 4. kvartal 2017 er vurderingen, at disse udgifter overordnet følges ad (fraset verifikationer) og at der er afsat tilstrækkeligt med midler til uforudsete udgifter. Det vurderes dog, at dispositioner og forbrug af UFO-midler på de enkelte entrepriser skal følges tæt fremadrettet. Samlet set er trækket på reserver acceptabelt. Politisk behandling Regionsrådet har i 4. kvartal 2017 behandlet kvartalsrapport med henblik på fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Sagen blev behandlet på regionsrådets møde den 19. december Endvidere har Regionsrådet på mødet d. 19. december 2017 godkendt anlægsbevilling på 14,7 mio. kr. til indkøb af cyklotron. Køb heraf sker forholdsvist tidligt i processen af hensyn til indretning af lokaler til cyklotronen, som placeres i kælderniveau i særligt afskærmede arealer. Kvartalsrapportens grundlag Gennemgangen af projektets aktuelle status ved udgangen af 4. kvartal 2017 tager udgangspunkt i de vedhæftede tids- og omsætningsplaner. Der arbejdes løbende med at kvalificere økonomi, risici og tidsplanerne, hvorfor der må forventes at være tale om ændrede forudsætninger på visse områder, når kvartalsrapporten forelægges til behandling i Regionsrådet. I denne rapport er der anvendt rådgivers samt byggeledelsens skøn for forventede omsætninger på råhus, udbudspakke 5 og udbudspakke 6, udbudspakke 7 samt byggepladsdrift, mens øvrige omsætninger indenfor håndværkerrammen er beregnet og fordelt på de enkelte delbudgetter i overensstemmelse med den gældende rammetidsplan ved udgangen af kvartalet. Efterfølgende er disse skøn kvalificeret af bygherren. Den forventede udgift til erhvervelse af jord og bygninger er baseret på kendelsen fra overtaksationskommissionen og efterfølgende fordelt i overensstemmelse med den af regionsrådet godkendte fordelingsnøgle. Alle øvrige udgifter udenfor håndværkerrammen er baseret på bygherrens skøn. Beregningen af P/L-udfordringen er beregnet som forskellen mellem P/L og byggeomkostningsindeks i perioden fra 2009 og frem til licitationstidspunktet. I udførelsesperioden er det forudsat, at de 2 indeks balancerer. Denne beregningsmodel er ikke anvendt ift. forberedende arbejder. Her er den faktiske forskel indregnet, idet delprojektet er afsluttet. Ifølge den gældende udbudsstrategi, så udbydes en række entrepriser på tværs af delprojekterne og dermed delbudgetter. Derfor har det som nævnt i kvartalsrapport været nødvendigt, at oprette yderligere 2 delprojekter i rapporteringen for at sikre en klar og entydig økonomiopfølgning på de enkelte entrepriser. De 2 delprojekter vil omfatte tværgående entrepriser og generes ud fra de øvrige delbudgetter i overensstemmelse med Indigo s forventede targets for entrepriserne samt bygherrens skøn. En del af disse entrepriser har været udbudt i 2., 3. og 4. kvartal I forhold til risikostyringen er skalaen for økonomisk konsekvens justeret som følge af byggeriets stade. Denne ændring er indarbejdet i den nyeste styringsmanual, som blev godkendt i Regionsrådet sammen med kvartalsrapport Side 16 af 63

17 Skema A1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: korrigeret budget og forventet forbrug Realiseret færdiggørelsesg Oprindeligt budget** Korrigeret budget* (a) Forbrug til dato (b) Disponeret (c ) Resterende udgifter til bevilling (d) Forventet samlet forbrug (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørels esgrad rad Mio. kr Pct Delprojektoversigt Projektering og fagtilsyn 429,1 444,0 277,9 60,0 106,2 444,0 Ikke relevantikke relevant Køb af jord og bygninger 55,6 76,1 62,1 14,0 0,0 76,1 Ikke relevantikke relevant Forberedende arbejder 121,8 79,7 79,7 0,0 0,0 79,7 100,0% 100,0% Serviceby 117,5 137,8 4,0 0,0 133,8 137,8 2,9% 2,9% Råhus 509,4 616,6 508,8 107,7 0,0 616,6 71,8% 76,7% Sengetårne, forskning og uddannelse 638,7 171,2 1,1 170,1 0,0 171,2 0,6% 0,6% Behandling og FAM 422,3 260,2 0,0 260,2 0,0 260,2 0,0% 0,0% Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier 272,9 220,0 0,0 0,0 220,0 220,0 0,0% 0,0% Facader 336,0 429,4 97,9 331,5 0,0 429,4 15,5% 15,5% Tekniske forsyningsanlæg (El og VVS) 0,0 105,0 0,0 0,0 105,0 105,0 0,0% 0,0% P-pladser, veje og grønne arealer 141,9 117,1 0,0 0,0 117,1 117,1 0,0% 0,0% Tværgående entrepriser excl. el 0,0 405,3 6,2 332,3 66,8 405,3 1,5% 1,5% Tværgående el-entrepriser 0,0 253,8 0,0 55,3 198,5 253,8 0,0% 0,0% Byggepladsdrift 78,6 101,3 54,2 7,6 39,5 101,3 Ikke relevantikke relevant IT, Inventar og apparatur 832,6 861,2 8,9 0,0 852,3 861,2 1,0% 1,0% Projektorganisation samt byggesagsomkostninger 272,2 279,8 109,4 0,0 170,4 279,8 Ikke relevantikke relevant Verifikation og uforudsete udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ikke relevantikke relevant Reserve til regionsrådets disposition 158,7 91,5 0,0 0,0 91,5 91,5 Ikke relevantikke relevant Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 Ikke relevantikke relevant Evt. andre relevante reserveposter 166,3 163,4 0,0 0,0 163,4 163,4 Ikke relevantikke relevant I alt investering 4.553, , , , , ,3 Ikke relevantikke relevant - heraf donationer Ikke relevantikke relevant I alt investeringsramme, jf, tilsagnsramme *Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget **Oprindeligt budget er angivet i P/L-indeks 108,8 mens det korrigerede budget er angivet i løbende priser *** byggeriets stade for råhus er baseret på rapporter fra Exigo (tid), mens øvrige er baseret på økonomisk fremdrift. Side 17 af 63

18 Skema A2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Løbende priser I alt mio. kr. i årets priser PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,74 113,31 115,91 115,91 115,91 115,91 PL indeks IT, inventar og apparatur 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 101,90 103,33 104,77 107,18 107,18 107,18 107,18 Delprojektoversigt Projektering og fagtilsyn 2,9 2,5 13,6 39,6 52,7 61,3 56,7 48,5 59,2 58,6 45,1 3,2 444,0 396,7 9% Køb af jord og bygninger 0,0 0,0 2,0 29,8 17,7 13,6-1,0 14,0 76,1 70,0 2% Forberedende arbejder 13,8 43,1 22,4 0,3 79,7 71,7 2% Afsluttet Serviceby 4,0 41,5 80,5 11,8 137,8 119,0 3% Projektforslag Råhus 71,0 222,0 215,9 83,9 23,9 616,6 537,2 13% Udførelse Sengetårne, forskning og uddannelse 1,1 40,6 126,2 3,4 171,2 140,7 3% Gennemført licitation Behandling og FAM 88,2 159,5 12,5 260,2 213,0 5% Gennemført licitation Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier 11,7 154,0 54,3 220,0 189,8 5% Projektforslag Facader 4,5 93,4 285,5 46,1 429,4 347,7 8% delvis udbudt/udførelse Tekniske forsyningsanlæg (El og VVS) 33,0 29,0 43,0 105,0 90,6 2% hovedprojekt P-pladser, veje og grønne arealer 16,3 100,8 117,1 101,1 2% For- og hovedprojekt Tværgående entrepriser excl. el 6,2 94,3 293,3 11,5 405,3 346,4 8% projektforslag/udbud Tværgående el-entrepriser 53,8 178,4 21,6 253,8 216,1 5% projektforslag/udbud Byggepladsdrift 7,0 18,4 28,9 20,3 17,0 9,8 101,3 78,1 2% IT, Inventar og apparatur 8,9 70,0 386,6 311,9 83,8 861,2 803,1 19% Projektorganisation samt byggesagsomkostnin 0,2 0,2 9,6 29,5 12,5 12,9 14,0 14,9 15,5 54,9 52,4 35,1 28,0 279,8 249,8 6% Verifikation og uforudsete udgifter 0,0 0,0 0% Reserve til regionsrådets disposition 29,0 28,3 23,2 11,0 91,5 78,9 2% Reserve til prisregulering 0% Evt. andre relevante reserveposter incl. UFO 80,3 56,2 26,8 163,4 141,0 3% I alt investeringsramme 0,2 3,2 12,1 45,1 95,8 126,4 189,3 315,8 422, , ,9 710,8 126, , ,7 - heraf change request 60,3 60,3 52,0 - heraf reserver i alt 0,0 109,3 84,5 50,0 11,0 254,9 219,9 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 8,9 70,0 386,6 311,9 83,8 861,2 803,1 Afrundinger er reguleret på landskabsprojektet. Budgettet for IT, Inventar og apparatur er fremskrevet med en lavere procentsats svarerende til den af Ministeriet udmeldte. Entrepriser, der er udbud i licitationen er fremskrevet med det højere byggeomkostningsindeks fra 2009 til licitationsdagen og herefter med P/L Forskellen mellem de 2 fremskrivninger afdækkes af projektets reserver jf. reservestrategien. Ændringen er i overensstemmelse med ministeriets retningslinjer. I alt 09-pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse Side 18 af 63

19 5.3 Projektøkonomi og udgiftsprofil Nedenfor ses en figur med den forventede udgiftsprofil for NAU. Det ses af figuren, at den senere igangsætning af Servicebyen, forsyninger i terræn, facadeprojektet og apteringen samt den forlængede byggeperiode for råhuset betyder en lavere omsætningstakt i perioden frem til i forhold til det oprindelige budget. I perioden afsluttet byggeriet og den resterende omsætning omfatter primært installation af IT, apparatur og inventar, samt afprøvning heraf inden ibrugtagning i Tids- og omsætningsplan er blevet kvalificeret ved hjælp af Indigo og Exigo. 5.4 Kvalitet og indhold Byggeriet af det Nye Aalborg Universitetshospital kører overordnet efter tidsplanen. Der er forventningen, at der bygges et fuldt ud funktionsdygtigt hospital i overensstemmelse med tilsagnsbetingelserne inden for det fastsatte tidsramme. Der forventes en omsætning i 2018 på ca mio. kr. i løbende priser inkl. reserver, hvilket stort set svarer til seneste rapportering. Senere tilslutning af fjernvarme, herunder tilslutningsafgifter samt senere igangsætning af Servicebyen er lagt ind i modellen. Udbud vedr. udbudspakke 18, som omfatter svagstrømsudbud vedr. patientkald, brandsikring m.m., er igangsat i november Udbud gennemføres med valg af prækvalificerede til tilbudsgivning og efterfølgende udvælgelse af bedste tilbud. Resultatet af udbudspakke 18 vil sandsynligvis indgå i kvartalsrapport 1 for Det er fortsat forventningen, at håndværkerne er færdige med hospitalsbyggeriet d. 31/ og at landskabsprojektet samt Servicebyen færdiggøres inden udgangen af Side 19 af 63

20 Bilag A: Revisorerklæring Den uafhængi Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet for Region Nordjylland Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden til for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Aalborg Universitetshospital (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 1.210,2 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Revisionen har omfattet følgende sider 5 18, og 30 i kvartalsrapporteringen. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget) udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriet fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Side 20 af 63

21 Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering. Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: - at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne - at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Side 21 af 63

22 Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden til i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige Side 22 af 63

23 økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Aalborg, den 20. marts 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Torben Rohde Pedersen Statsautoriseret revisor Side 23 af 63

24 Bilag B: Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Løbende priser - mio. kr. Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering 2,0 876,9 876,9 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt Total 304,6 0,0 876, ,7 0,0 3 Forventet investeringsprofil kvartal kvartal kvartal kvartal P/L-indeks Total Vejledning til skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering. Formålet med skema E er at give overblik over regionens deponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autoriserede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region. Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling samt låneadgang. Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering. * Hensættelser og renter er opgjort ultimo 4. kvartal 2017 Side 24 af 63

25 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Hovedtidsplan Nyt Aalborg Universitetshospital -Ultimo december 2017 Tidsmæssig fremdrift R å h u s, se rvic e b y e ksl. T u n n e l -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse A p t e rin g, S e rvic e b y -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Rå hus, hosp. -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse F a c a d e r -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse S e n g e t å rn e, fo rskn in g o g u d d a n n e lse -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Be ha ndling og FAM -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Inte nsiv+b& U+Amb. -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Te kniske forsyningsa nlæ g -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse P - p la d se r, ve je o g g rø n n e a re a le r -Projektforslag - For- og Hovedprojekt - Udførelse Projektforslag For- og Hovedprojekt Udførelse Kritiske veje for byggeriet kvt. 4. kvt. 1. kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. 1. kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. 1. kvt 2. kvt 3. kvt. 4. kvt. Side 25 af 63

26 Bilag D: Økonomiske færdiggørelse (observationer) Pct. Af total Revideret investeringsprofil Side 26 af 63 Pct. Af total Pct. Af total År. Investeringsprofil Forbrug (mio. Årets priser (mio. kr.) (mio. kr.) kr.) ,00 0,00 0,00 0,0% 0,00 0,00 0,00 0,0% 0,00 0,00 0,00 0,0% 0,17 0,17 0,17 0,0% ,40 0,40 0,40 0,0% 0,73 0,73 0,73 0,0% 1,50 1,50 1,50 0,0% 3,33 3,33 3,33 0,1% ,58 5,58 5,58 0,1% 8,09 8,09 8,09 0,2% 11,88 11,88 11,88 0,2% 15,45 15,45 15,45 0,3% ,67 17,67 17,67 0,4% 24,68 24,68 24,68 0,5% 30,83 30,83 30,83 0,6% 60,54 60,54 60,54 1,3% ,22 63,22 63,22 1,3% 70,80 70,80 70,80 1,5% 113,29 113,29 113,29 2,4% 156,35 156,35 156,35 3,2% ,90 173,90 173,90 3,6% 202,24 202,24 202,24 4,2% 247,21 247,21 247,21 5,1% 282,73 282,73 282,73 5,9% ,63 300,57 300,57 6,2% 357,47 332,52 332,52 6,9% 462,10 369,96 369,96 7,7% 579,73 472,05 472,05 9,8% ,58 525,19 525,19 10,9% 867,60 603,53 603,53 12,5% 1.006,62 677,94 677,94 14,1% 1.145,64 787,84 787,84 16,4% ,37 854,79 854,79 17,8% 1.645,11 944,40 944,40 19,6% 1.894, , ,81 21,6% 2.144, , ,50 24,9% , , , , , , , , , , , , , , , ,51

27 , , , , , , , , , , , , , ,30 Side 27 af 63

28 Bilag E: Risikolog Fælles risikolog - 4. kvartal 2017 Risikovurdering Ændringer siden sidst nr.* Beskrivelse af risiko økonomi tid kvalitet sandsynlighed Risikoprofil Register økonomi tid kvalitet økonomi tid kvalitet Sandsynlighed Der er risiko for, at der ikke investeres tilstrækkeligt i IT, inventar og Fælles apparatur på Aalborg Universitetshospital i årene op til udflytningen Licitationsresultat for Udbudspakke 8 vedr. apterings - og installationsentrepriser i delprojekt D Fælles Klager i forbindelse med udbud Fælles Pris- og Lønfremskrivningen dækker ikke de faktiske stigninger i omkostningerne til byggeri Fælles Højere byggepriser end ventet Fælles Der er risiko ved forskudte udbud på tværs af delprojekterne i forhold til kvalitetsniveau og myndighedsbehandling Indigo Risiko for forsinket kontrahering Fælles Risiko for komprimering af apterings- og installationsentrepriser NIRAS Risiko for at det faktiske behandlingsbehov overstiger dimensioneringsgrundlaget for NAU Risiko for manglende interesse eller kapacitet hos entreprenører, som medfører at der ikke er tilstrækkeligt med bydende Fælles Indigo Licitationsresultat for Udbudspakke 7 vedr. medicinske luftarter og gasser Fælles Risiko i forbindelse med fremføring af rørpost i tilfældet af, at antallet af stationer øges ift. det oprindelige grundlag Risiko for ændringer i ambulatorier samt intensivafsnit efter udførelsesprojekt for råhus og lukning er afleveret Fælles Fælles Tilladelser fra offentlige myndigheder foreligger ikke rettidigt Fælles Manglende afklaring fra offentlig myndighed i forhold til kollektivt trafiktrace ved NAU Fælles Risiko for forsinket igangsætning af porebeton - og slidlagsentrepriser Fælles Risiko for forsinket igangsætning af tunnelprojekt som følge af manglende eksproprieret areal Fælles Manglende afstemning mellem kvalitetsfondsprojekt planlagte og budgetterede fremdrift og den regionale budgetramme til udvidet serviceby Fælles SUND-byggeriet realiseres ikke eller realiseres for sent Fælles Risiko vedr. manglende tæthed omkring vinduer og bagmurselementer i facaden Risiko for vandgennemtrængning gennem dæk til kælderniveau Udgifter til ekspropriation overstiger det afsatte budget Fælles Skade på ejendomme langs kridttransportvejen NIRAS Forurening af off. Vej med kridt NIRAS * Risici er prioriteret efter størrelsen af den økonomisk risiko. Økonomi Skala Værdi Fælles Fælles En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 0,5 mio. 1 op til mio. kr. 0,50 Risikoen har ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger 1 En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 5 mio. 2 op til mio. kr. 5,00 Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 2 En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 25 mio. 3 op til mio. kr. 25,00 Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger 3 En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 50 mio. 4 op til mio. kr. 50,00 Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger 4 En samlet effekt på projektøkonomien på over kr. 50 mio. 5 over mio. kr. 50,00 Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger 5 Tid den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet en uge eller mind 1 op til 1 uge Risikoen er forværret i forhold til sidste rapport Følgende risici er udgået siden sidst: den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til en måned 2 op til 1 mdr Risiko for at helikopterlandingsplads på tag ikke kan beflyves den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til to måneder 3 op til 2 mdr Risikoen er uændret i forhold til sidste rapport et tilstrækkeligt antal dage om året, som følge af vindinduceret turbulens den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til seks måned 4 op til 6 mdr den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet seks måneder ell 5 over 6 mdr Risikoen er reduceret i forhold til sidste rapport Ny risiko Ny risiko Sandsynlighed S a n d syn lig h e (Risikoen indtræffer næsten aldrig) 1 op til 9% d (Risikoen indtræffer ca. hver femte gang eller sjældnere) 2 op til 19% 5 Lav Medium Høj Høj Høj (Risikoen indtræffer hver tredje gang eller sjældnere) 3 op til 39% 4 Lav Medium Medium Høj Høj (Risikoen indtræffer ca. hver anden gang) 4 op til 59% 3 Lav Medium Medium Medium Høj (Risikoen indtræffer næsten hver gang ) 5 over 60% 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj K o n se kve n s Side 28 af 63

29 Bilag F: Change Request Katalog I Skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagnsbetingelserne. Dato: Projekt: Nyt Aalborg Universitetshospital Nr. Beskrivelse Delprojekt Forventet anlægsøkonomisk konsekvens Årets priser - mio. kr. Forventet konsekvens for den efterfølgende drift Sluttidspunkt for at benytte den pågældende besparelsesmulighed 1 Ændret udformning og materialevalg på parkeringsplads og ændret belysning på P-plads. Anlæg 30 mio. kr. 2 Helikopterlandingsplads på tag Anlæg 22 mio.kr. Øgede udgifter til vedligehold af parkeringspladser. Forringet tilgængelighed for gangbesværede og Der vil være landingsplads til helikopter i terræn. Ændringsforslagene er opstillet i prioriteret rækkefølge Jf. tilsagnsbetingelserne skal der udarbejdes et katalog over mulige tilpasninger i projektet. Formålet med skema B er at give overblik over change request kataloget. Dette opnås ved at opliste change requests i prioriteret rækkefølge og for hvert emne beskrive indhold og relevant delprojekt. Der angives nettobeløb under anlægsøkonomisk konsekvens, og under konsekvenser for drift beskrives eventuelle væsentlige ændringer i forhold til fx tid og kvalitet. Særligt bør det bemærkes, hvis change har konsekvenser i ft. de overordnede formål med kvalitetsfondsbyggeriet, jf. tilsagnsgrundlaget. Der angives sluttidspunkt for indløsning. Skema B skal sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gang årligt. Ultimo 2018 Medio 2020 Side 29 af 63

30

31 Økonomi & Plan samt NAU-kontoret Bilag H Rapportering vedr. effektiviseringsgevinster Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg Universitetshospital Januar 2018 Side 31 af 63

32 Indhold 1.3 Baggrund Konkretisering af effektiviseringsgevinst Realiseret effektivisering Færre senge Færre matrikler Opsigelse af husleje/færre m Ikke-realiseret effektivisering Forsat tilpasningen af sengemassen fra mod udflytning til NAU Opsigelse af husleje/færre M Patientsikkerhed Rengøring Arbejdsgange og vagtlag Administration og ledelsesorganisering Sporing mv Automatiske transportsystemer Medicoteknik Energi og vandforbrug IT Opsamling Organisering af programmet Klar til NAU Forankringen af effektiviseringsarbejdet i Klar til NAU Risikostyring Opsamling Side 32 af 63

33 Økonomi & Plan samt Klar til NAU -kontoret 1.4 Baggrund Region Nordjylland modtog i 2012 tilsagn om finansiering fra Kvalitetsfonden til etablering af Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU). I forbindelse med tilsagnet er der fastsat et effektiviseringskrav på 6% af driftsbudgettet for de funktioner, som samles i nybyggeriet (172,1 mio. i 11-PL). Aalborg UH kan planmæssigt tage det nye hospitalsbyggeri i brug i løbet af , og effektiviseringsgevinsterne knyttet til kvalitetsfondsbyggeriet skal realiseres senest 1 år efter ibrugtagning. Siden finansieringstilsagnet blev givet har en løbende realisering af det samlede effektiviseringskrav således været et underliggende vilkår såvel som praksis for hospitalets driftsafvikling. I de nedenstående afsnit præsenteres en status for Aalborg UH s arbejde med effektiviseringskravet, der redegøres for organiseringen af projektet Klar til NAU samt for arbejdet med risikostyring af effektiviseringstiltag. Liste over tidligere fremsendt rapporteringsmateriale vedr. arbejdet med effektiviseringskrav ved Aalborg UH: December 2014: Aalborg UH fremsender notaterne Orientering vedr. omstillingsarbejdet frem mod NAU og Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg UH. Notaterne indgår i Projektorganisationens udbetalingsanmodning til Sundhedsministeriet. Oktober 2015: Aalborg UH fremsender Ajourførelse vedr. realisering af effektiviseringsgevinst til Projektorganisationen. Ajourførelsen sendes i Danske Regioners excel-skabelon. April 2016: Aalborg UH fremsender redegørelse til Projektorganisationen, som svar på spørgsmål fra Rigsrevisionen vedr. arbejdet med effektiviseringsgevinst. Maj 2016: Aalborg UH fremsender Ajourførelse vedr. realisering af effektiviseringsgevinst inkl. indledende risikoscreening. Risikoscreeningen foretages med afsæt i det risikoparadigme, som ligeledes anvendes på NAU-byggeriet som helhed. Oktober 2016: Aalborg UH fremsender Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg Universitetshospital, 6. oktober 2016 til Projektorganisationen. Februar 2017: Aalborg UH fremsender Status for arbejdet med effektiviseringskravet v. Aalborg Universitetshospital, januar 2017 til Projektorganisationen. Al materiale vedr. ovenstående er tilgængeligt i edoc på journalnummer og kan rekvireres ved behov. Siden det sidst fremsendte materiale er der primært tale om følgende ændringer/tilføjelser i nærværende rapport og bilag: - Uddybning og kvalificering af de tidligere fremsendte beskrivelser over realiserede effektiviseringer - Uddybning og kvalificering af beskrivelserne vedr. endnu ikke-realiserede effektiviseringer - opdatering af fordelingen mellem ikke-realiserede og realiserede effektiviseringer - opdaterede risikovurderinger i forhold til realiseringen af effektiviseringskrav - opdaterede skemaer i forhold til opfølgning på effektiviseringskrav, jf. ministeriets regnskabsinstruks (bilag 1) Side 33 af 63

34 - opdateret oversigt med tidsplan over realiseringen af effektiviseringsgevinster (bilag 2) 1.5 Konkretisering af effektiviseringsgevinst Den overordnede konkretisering af effektiviseringsgevinsten, som fremgår af tabel 1 nedenfor, er godkendt i december 2015 af hospitalsledelsen ved Aalborg UH og forelagt Regionsrådet, projektledelsen for kvalitetsfondsbyggeriet NAU samt klinikledelser og stabschefer v. Aalborg UH. (Tabel 1) Kategori Tilpasning til sengemasse Patientsikkerhed "Den dynamiske enestue" Beskrivelse En forudsætning for NAU er en reduktion i sengemassen. RN har siden tilsagnet til byggeriet blev givet i arbejdet målrettet på at reducere antallet af standardsenge. I 2012 var der 632 standardsenge. I dag er tallet 523. Der forventes at kunne kapitaliseres en yderligere effektiviseringsgevinst for en værdi svarende til 30 standardsenge senest 1 år efter udflytningen. En seng er værdisat til kr. (2011-priser) Reduktion i: Hospitalserhvervede infektioner/medicineringsfejl/faldulykker og patientflytninger. Estimeret effektiviseringsgevinst (2018 PL) (mio. kr.) 98,1 8,7 Arbejdsgange og vagtlag (samdriftsfordele) Sporing i forbindelse med servicelogistik Medicoteknik Rengøring Fælles Akutmodtagelse, OP og Opvågning/ Én sammenhængende intensivfunktion/ Centrale laboratorie-, senge- og ambulante funktioner. Sporing er et væsentligt parameter i NAU. Aalborg UH har siden 2013 igangsat flere pilotprojekter. Et centralt princip for driften på NAU er fælles ejerskab af medicinsk udstyr. At udstyret tilhører hospitalet muliggør at det følger patienten under indlæggelsen og dermed understøtter det effektive patientforløb. På rengøringsområdet forventes et effektiviseringspotentiale pga. færre m 2, nye rengøringsprincipper og nyt bygningsdesign. 10,9 5,5 Afventer yderligere konkretisering 4,3 Side 34 af 63

35 Færre m 2 - opsigelse af husleje Aalborg UH har arbejdet målrettet på optimeret udnyttelse af fysiske rammer og efterfølgende opsigelse af eksterne lejemål. Patienthotel og gynækologisk ambulatorium er allerede hjemtaget. Ved udflytningen opsiges yderligere lejemål. Automatiske transportsystemer Interne transporter på NAU vil pga. princippet om "just in time" leveringer primært foregå med AGV'er. Energi- og vandforbrug Ved ibrugtagning af NAU reduceres energiog vandforbrug som følge af et mindre samlet bygningsareal og en samtidig reduktion i energiforbruget pr. m2. 22,9 10,9 19,0 Færre matrikler Administration (samordning) Med lukningen af Dronninglund Sygehus samles aktiviteten i RN på færre sygehusmatrikler. Det er forventningen, at der med udflytningen til NAU kan opnås synergieffekter pga. en bedre strategisk placering af de administrative funktioner. 22,6 10,0 I alt 212,8 Når alle effektiviseringstiltag, jf. ovenfor, vil være fuldt indfaset, vil Aalborg Universitetshospital have effektiviseret for ca. 212,8 mio. kr. (2018 PL). Hertil kommer, at der stadig arbejdes med at afdække effektiviseringspotentialet vedrørende medicoteknik. Derved honoreres effektiviseringskravet på 6 % af driftsbudgettet på 186,9 mio. kr. (2018 PL) plus en buffer på ca. 25,9 mio. kr. Bufferen er en del af den overordnede risikostyring i arbejdet med det samlede effektiviseringskrav. Konsekvenserne minimeres således, hvis de ovenstående forventede effektiviseringsgevinster ikke realiseres i fuldt omfang, da hospitalet stadig vil have effektiviseret for minimum en værdi svarende til effektiviseringskravet. Bilag 2 viser en opdateret samlet og skematisk oversigt over de allerede realiserede gevinster samt tidsplanen for de endnu ikke-realiserede effektiviseringsgevinster. Det skal bemærkes, at der er tale om dynamisk oversigt, der derfor vil blive opdateret løbende i forbindelse med risikovurderingen i forhold til realiseringen af beløbsstørrelser såvel som i forhold til tidsplanen for implementering af de ovenstående tiltag. 1.6 Realiseret effektivisering Som nævnt indledningsvis har Aalborg UH arbejdet med realiseringen af effektiviseringsgevinsterne siden tilsagnet om finansiering fra Kvalitetsfonden primo Dette er hovedsageligt sket gennem tilpasning af sengekapaciteten til dimensioneringsforudsætningerne. Derudover er der sket en samling af aktivitet på færre matrikler og opsigelse af eksterne lejemål, jf. tabel 1 ovenfor. En væsentlig del af effektiviseringsgevinsten er således allerede realiseret, hvilket vil blive uddybet nedenfor. Side 35 af 63

36 Færre senge En grundforudsætning i kvalitetsfondsbyggeriet NAU er en reduktion i sengemassen. Siden finansieringstilsagnet primo 2012 har Aalborg UH derfor arbejdet målrettet på at reducere antallet af standardsenge således, at sengekapaciteten ved NAU ikke overstiger den standardsengemasse, der er forudsat i dimensioneringen. Pr. 1. januar 2012 havde Aalborg Universitetshospital i alt 892 senge, heraf vedrørte 632 senge de matrikler, der oprindeligt var tænkt ind i dispositionsforslaget til NAU (Aalborg matriklerne Syd/Nord). Pr. 1. januar 2018 er standardsengenormeringen på Aalborg Universitetshospital i alt 745 senge, heraf 523 senge, der vedrører kommende NAU-senge. 1 Fra primo 2012 til januar 2017 er der samlet sket en reduktion af den NAU-relaterede standardsengemasse på 109 senge. Der udstår en yderligere tilpasning af sengemassen i perioden at matche dimensioneringsforudsætningerne, og værdien heraf vurderes på nuværende tidspunkt at svare til 30 standardsenge. Den samlede effektiviseringsgevinst som følge af de allerede realiserede sengereduktioner fra 2012 til og med 2017 andrager ca. 76,9 mio. kr. (2018 PL). Tilpasningen af senge er muliggjort via en kontinuerlig og konsekvent anvendelse af analysemetoden patientinventering (rette patient, rette tid, rette sted), fælles sengeafsnit på tværs af specialer, iværksættelse af accelererede patientforløb, hurtigere genoptræning og dermed kortere liggetid, optimering af samarbejde med primærsektor og praktiserende læger samt ikke mindst en kraftig omlægning fra til stationær til ambulant aktivitet. Det er forventningen, at der kan effektiviseres for en værdi svarende til yderligere ca. 21,2 mio. kr. (2018 PL) ved sengereduktioner i forbindelse med tilpasningen af dimensioneringsforudsætningerne. I forrige afrapportering var det antaget, at der kunne reduceres med 10 senge i løbet af Særligt i første del af 2017 var hospitalet dog ramt af et stort belægningspres, hvorfor der samlet ikke er sket sengereduktioner i Hospitalet arbejder dog vedvarende med at afdække potentialer for yderligere tilpasninger af den stationære kapacitet og omlægninger til ambulante- og dagfunktioner. Senere i denne rapport, i afsnittet Organisering af programmet Klar til NAU, beskrives den organisatoriske forankring af arbejdet med yderligere effektiviseringer af patientbehandlingen gennem omlægninger fra stationær til ambulant behandling Færre matrikler Udover nedlukning af senge på Aalborg UH - har Region Nordjylland desuden haft fokus på samling af sygehusdrift på færre sygehusmatrikler som element i forberedelsen til udflytningen til NAU. Den 28. maj 2015 blev der indgået politisk aftale om en samlet Plan for Sygehuse og Speciallægepraksis i Region Nordjylland - gældende for perioden 2015 til NAU vil som bekendt være parat til ibrugtagning om ca. 4 år, hvorfor en af ambitionerne med planen har været at sikre de rette udviklingsspor frem mod den struktur, der vil være gældende fra Tidligere har sengenedlæggelser inden for onkologien ikke være medtaget, da det har været planlagt, at specialet skulle forblive i de eksisterende fysiske rammer efter udflytningen. Siden sidste rapportering til ministeriet har regionsrådet dog besluttet, at onkologien også skal flyttes til den nye matrikel. Sengelukninger inden for onkologien medtages dog ikke i opfyldelsen af effektiviseringskravet, da de onkologiske senge ikke har indgået i den sengemasse, der indgik i beregningsgrundlaget ved fastlæggelsen af effektiviseringskravet for hospitalet. Side 36 af 63

37 Med planen følger en ny sygehusstruktur, hvor der blandt forligspartierne var enighed om at lukke sygehusmatriklen i Dronninglund og flytte sygehusfunktionerne herfra til de øvrige sygehusmatrikler i Region Nordjylland - herunder i vid udstrækning til Aalborg Universitetshospital. Hermed samles aktiviteten i Region Nordjylland strukturelt på færre sygehusmatrikler, hvilket er et væsentligt skridt i klargøringen til udflytningen til NAU. Med nedlukningen af Dronninglund Sygehus er realiseret en effektiviseringsgevinst svarende til ca. 22,6 mio. kr. (2018 PL), jf. tidligere fremsendt materiale Opsigelse af husleje/færre m 2 Der dimensioneres i det kommende kvalitetsfondsbyggeri, NAU, med væsentligt færre m 2 end Aalborg UH disponerede over, da tilsagnet blev givet primo Aalborg UH har således arbejdet målrettet på en plan i forhold til optimeret udnyttelse af fysiske rammer og opsigelse af eksterne lejemål. Dette har resulteret i hjemtagning af hospitalets patienthotel og gynækologisk ambulatorium svarende til en reduceret huslejeudgift på ca. 13,5 mio. kr. til patienthotellet og 1,2 mio. kr. til gynækologisk ambulatorium. I alt er der tale om besparelser på husleje på ca. 14,9 mio. kr. (2018 PL) Den allerede realiserede effektiviseringsgevinst andrager samlet set ca. 119,9 mio. kr. (2018 PL) 1.7 Ikke-realiseret effektivisering Aalborg UH s pålagte effektiviseringskrav er ca. 186,9 mio. kr. (2018 PL). Det samlede ikke-realiserede effektiviseringskrav udgør således ca. 67,0 mio. kr. (2018 PL). Indtil nu har der primært været tale om effektiviseringer, der har kunnet ske gennem tilpasning til de nye fysiske vilkår på NAU, herunder færre m 2 og færre senge. En stor andel af det resterende effektiviseringskrav skal fortsat identificeres ved, at driftsorganisationen på Aalborg UH gradvist tilpasses de fysiske vilkår, som det nye byggeri forudsætter. Men i stigende omfang vil effektiviseringerne ske ved at omlægge rutiner og arbejdsgange til de muligheder, der er tilstede ved NAU. Dette arbejder hospitalet kontinuerligt på ved allerede nu at afprøve nye arbejdsgange i det eksisterende byggeri med udgangspunkt i erfaringer fra andre byggerier, fortsat reduktion af sengemassen, omlægning af eksisterende arbejdsgange mv. Disse løbende effektiviseringer og tilpasninger af driftsorganisationen til NAU har fået et styrket fokus gennem 2016 og 2017 og fokus herpå vil gradvist styrkes yderligere frem mod udflytningen. Konkret sker dette arbejde i det løbende budgetarbejde i de kommende år samt i projektorganiseringen Klar til NAU, der beskrives yderligere senere i denne rapport. En andel af effektiviseringskravet vil desuden først kunne indfries i forbindelse med selve udflytningen herunder de omkostningsreduktioner, som relaterer sig til opsigelse af resterende eksterne lejemål, drift og vedligeholdelse af færre m 2, ny logistik i form af rørpost, besparelser på energiforbrug mv. I de følgende afsnit beskrives hovedindholdet i de endnu ikke-realiserede effektiviseringsgevinster Forsat tilpasningen af sengemassen fra mod udflytning til NAU Som anført ovenfor er der, siden tilsagnet til NAU blev givet i 2012, reduceret med 109 standardsenge på Aalborg UH. Der arbejdes målrettet på, at denne udvikling fortsætter og udmøntes i en yderligere reduktion med henblik på at sengemassen tilpasses det nye byggeri. Værdimæssigt andrager reduktionen svarende til 30 standardsenge ca. 21,2 mio. kr. Konkret sker dette ved følgende tiltag: Side 37 af 63

38 - Implementering af Sikkert Patientflow, der blev påbegyndt i sidste kvartal af Sigtet er at sikre sammenhængende patientforløb af høj kvalitet uden unødig ventetid i forbindelse med indlæggelse, overflytning og udskrivning. Derved understøttes den bedst mulige anvendelse af sengemassen. Dette sker konkret ved afholdelse af tavlemøder i specialerne, fælles kapacitetskonferencer på hospitalsplan på tværs af specialer og matrikler samt udnævnelse af kapacitetskoordinatorer. Efter en projektperiode overgår Sikkert Patientflow til almindelig drift pr. 1. marts Hospitalet vil fortsat have et kontinuerligt fokus på en mere optimal udnyttelse af den samlede sengekapacitet. I de tilfælde, hvor patienter indlægges i andre sengeafsnit end det, hvor de naturligt er hjemmehørende, er det af hensyn til patientsikkerheden vigtigt, at der er de rette kompetencer i det modtagende afsnit til at håndtere de konkrete patientforløb. Hospitalet arbejder derfor med faglige fællesskaber på tværs af sengeafsnittene. I de faglige fællesskaber skal der være hjælp og kompetenceudvikling på tværs af specialerne. Dette er forudsætningen for, at alle patientforløb kan være sikre forløb også i de situationer, hvor sengeafsnittene aflaster hinanden på tværs af hospitalet. Dette er ligeledes en forberedelse til anvendelsen af sengekrydsene i NAU. Der vil således fortsat være stor ledelsesfokus på den samlede belægning på hospitalet og derfor også en løbende vurdering og udvikling af konceptet. Ud over kapacitetsudnyttelsen i hospitalet vil der ligeledes fremadrettet blive arbejdet med forbedringstiltag i forhold til de forskellige dele af patientforløbene (f.eks. stuegang, udskrivelse, konferencer). Samtidig vil Aalborg UH fortsætte anvendelsen af værktøjet patientinventering, hvor der er fokus på rette patient i rette senge på rette tidspunkt samt omlægning fra stationær til ambulant aktivitet. - Implementering af Fælles Visitation: Den 1. april 2015 overgik visitationen af størstedelen af de akutte medicinske patienter v. Aalborg UH til AMK-vagtcentral, som også varetager alle 112 opkald. Dette gælder for visitationen af akutte henvisninger for lungemedicin, endokrinologi, medicinsk gastroenterologi, infektionsmedicin, nefrologi, hæmatologi, reumatologi samt geriatri. For øvrige specialer foregår visitationen via læge fra specialet. Denne praksis gælder både for matrikel Nord og Syd. Dette set up skal nu ensrettes ved etablering af én fælles visitation for alle specialer, som almen praksis og vagtlæge kan kontakte i forbindelse med henvisning af akutte patienter. Men den fælles visitation er ønsket at skabe et mere strømlinet flow for de akut henviste patienter og dermed optimere patientforløb og sikre en mere hensigtsmæssig udnyttelse af ambulatorieflade og sengepladser. I forbindelse med etableringen af den fælles visitation vil der desuden blive arbejdet målrettet på at udvide muligheden for henvisning til subakutte ambulatorietider, som et alternativ til en akut indlæggelse. Implementeringen af den Fælles Visitation sker primo april Efter ca. ½ års drift vil der ske en evaluering af både den fælles visitation og anvendelsen af subakutte tider. Udover ovenstående har Aalborg Universitetshospital gennemført en række indsatser for at reducere belægningen på hospitalet: o Med henblik på at mindske belægningen på Hæmatologisk sengeafsnit er der etableret et hæmatologisk dagafsnit for at accelerere omlægningen fra stationær til ambulant behandling, herunder etablere pumpebehandling til kemo- og antibiotikabehandling (hjemmebehandling). Daghospitalet åbnede d. 1. november Det er vurderingen, at dagafsnittet Side 38 af 63

39 har ydet et væsentligt bidrag til at specialet har kunne håndtere et stigende pres på det stationære sengeafsnit o Der arbejdes i Akutmodtagelsen med at vurdere mulighederne for, at almen medicinske patienter i højere grad kan forblive og færdigbehandles i AMA mod at specialepatienter indlægges direkte i stamafsnit og derved forkorte liggetiden o Endelig er der i samarbejde med de nordjyske kommuner iværksat en indsats med Tidlig opsporing og tidlig indsats (TIT projekt). Med en målrettet rettidig indsats i snittet mellem kommunernes akuttilbud, hjemmepleje, hjemmesygepleje, praktiserende læge, plejecentre samt sygehusets specialistkompetencer er det målet at reducere antallet af korttidsindlæggelser og forebyggelige indlæggelser, og dermed forebygge en egentlig indlæggelse på sygehuset. Hospitalet vil frem til udflytningen til NAU fortsat gennemføre lignende indsatser i de forskellige afdelinger og i samarbejde med primærsektoren for at optimere sengeanvendelsen. Der er ikke forlods knyttet præcise krav til reduktioner af sengemassen i forbindelse med implementeringen af Fælles Visitation, Sikkert Patientflow, den fortsatte patientinventering og øvrige tiltag. I forbindelse med den årlige budgetlægningsproces vil resultaterne og effekterne af initiativerne blive vurderet, og der vil blive foretaget en afledt tilpasning af den normerede standardsengekapacitet. I den seneste afrapportering var der anført, at forventningerne var, at reducere med 10 standardsenge i løbet af 2017, men idet hospitalet særligt i foråret var ramt af en meget høj belægning, er der samlet set ikke reduceret standardsenge i Samtidig er der i 2015, 2016 og 2017 reduceret sengepladser på hospitalets matrikler i Farsø og Hobro (ikke omfattet af effektiviseringskrav), der indirekte presser kapaciteten på de matrikler i Aalborg, der er omfattet af effektiviseringskrav. Med andre ord er der tale om, at befolkningsunderlaget for sengemassen, der er omfattet af effektiviseringskrav, er udvidet i forhold til det tidspunkt, hvor kravet blev fastsat. Der er således tale om andre og mere krævende forudsætninger, end da tilsagnet om finansiering fra Kvalitetsfonden blev givet Jf. beskrivelserne ovenfor har hospitalet i løbet af 2017 dog iværksat flere initiativer med henblik på forbedret patientflow og mere hensigtsmæssig udnyttelse af ambulatorieflade og sengepladser, hvorfor tilpasningen af sengemassen frem mod udflytningen stadig vurderes at være realistisk. Idet der som nævnt er tale om andre forudsætninger for realiseringen, er risikovurderingen opdateret, jf. bilag 1. Jf. hospitalets tidsplan og oversigt over realisering af effektiviseringskravet (bilag 2) er de fortsatte forventede sengereduktioner fordelt jævnt med 10 senge i hhv. 2018, 2019 og Fordelingen mellem årene og beløbsstørrelserne vil blive opdateret løbende Opsigelse af husleje/færre M 2 Der dimensioneres i det kommende kvalitetsfondsbyggeri med væsentlig færre m 2 end Aalborg UH disponerede over, da tilsagnet blev givet i 2012 Aalborg UH vil derfor planmæssigt opsige de resterende eksterne lejemål frem mod udflytningen. Konkret drejer det sig om lejemål til Smerteklinik, Arbejdsmedicinsk klinik og administration. Opsigelsen af eksterne lejemål vil genere en effektiviseringsgevinst svarende til i alt ca. 8,0 mio. kr. (2018 PL). Som del af risikostyringen på realiseringen af besparelsen på huslejeudgifterne er besparelsen genberegnet med de nye prisfremskrivningsnøgler. Derfor er beløbet også opjusteret fra 7,0 mio. kr., som anført i tidligere rapporter. Besparelsen vil blive genberegnet årligt i forbindelse med kommende afrapporteringerne Side 39 af 63

40 af status for arbejdet med effektiviseringsgevinster. Hvis besparelsen må nedjusteres, vil projektets buffer blive nedskrevet med tilsvarende værdi. Figur 2: Overordnet procesplan i forhold til opsigelse af eksterne lejemål Patientsikkerhed Der er en ikke-realiseret effektiviseringsgevinst på ca. 8,7 mio. kr. (2018 PL), som relaterer sig til patientsikkerhed. Effektiviseringen udmøntes ved færre hospitalserhvervede infektioner (4,3 mio. kroner), reducering af medicineringsfejl (1,1 mio. kroner), færre faldulykker (3,2 mio. kroner) samt færre patientflytninger. Færre hospitalserhvervede infektioner, færre patientflytninger og reducering af medicineringsfejl: - I forbindelse med udflytning til NAU omlægges der til enestuer. Undersøgelser viser, at der er færre hospitalserhvervede infektioner på enestuer i forhold til flersengsstuer. Endvidere er enestuer lettere og hurtigere at rengøre og desinficere efter patientens udskrivelse end flersengsstuer. - Frem mod udflytning til nyt hospital arbejdes der konkret og kontinuerligt med at nedsætte antallet af hospitalserhvervede infektioner og dermed øge kvaliteten for patienterne. Region Nordjylland implementerer i 2018 en database (NIMO), der kan understøtte data fra HAIBA-databasen på individniveau. Derved bliver det muligt at identificere samtlige patienter, der får en hospitalserhvervet infektion samt identificere eventuelle sammenhænge og således arbejde målrettet med at forbedre kvaliteten for patienterne. - Med indførsel af enestuer til samtlige patienter ved NAU forventes en effektiviseringsgevinst i forhold til reducering af medicinfejl og færre patientflytninger. Undersøgelser viser at afdelinger, der udelukkede har enestuer, har større belægningsgrad; der er ikke behov for at flytte rundt på patienterne, patienterne udskrives hurtigere, og der ses færre medicineringsfejl. - Frem mod udflytning til nyt hospital arbejdes der målrettet med at mindske antallet af medicineringsfejl. Region Nordjylland har købt nyt medicinsystem. Patientsikkerhed har været og vil være afgørende i såvel udbud, systemvalg som implementering af nyt system og dertilhørende arbejdsgange. Det nye medicinsystem er i 2017 fuldt implementeret. Med et nyt og vel implementeret medicinsystemet vil der være færre medicineringsfejl. Jf. bilag 2 er der skønnet, at ca. 15 % af potentialet vil kunne realiseres i Dette skøn vil blive evalueret og opdateret i forbindelse med næste afrapportering. - Som beskrevet i ovenstående har det også positiv betydning for antallet af medicineringsfejl, at patienterne ligger på enestuer. Ligeledes arbejdes der kontinuerligt med at ensarte niveauet for medicinservice på hospitalet med henblik på optimering af patientsikkerhed og økonomi. Jf. bilag 2 er det således forventningen, at 75 % af potentialet vil blive realiseret efter udflytningen. Side 40 af 63

41 Færre faldulykker: - Den største del af effektiviseringsgevinsten i forbindelse med faldforebyggelse ligger i selve indretningen og konstruktionen af det nye hospital, hvor der på baggrund af enestuerne, kan arbejdes med inventar og teknologiske løsninger på stuer og badeværelser, som kan tilpasses den enkelte patient i form af eksempelvis fjernbetjening af blandt andet solafskærmning, hæve-/sænketoiletter, - vaske m.m. - Frem mod udflytning til nyt hospital arbejdes der kontinuerligt med faldforebyggelse. Der er således iværksat fokuserede indsatser for at forebygge faldulykker. Milepæle i forhold til konkretisering af effektiviseringsgevinst vedr. patientsikkerhed Konceptet omkring enestuer afprøvet som et mock-up i eksisterende sengeafsnit Drift af NIMO databasen, der monitorerer hospitalserhvervede infektioner på individniveau Implementering af nyt medicinmodul. 2017/ Ensretning af niveau for medicinservice Denne største del af effektiviseringsgevinsten realiseres i forbindelse med etablering af enestuer til samtlige patienter, som sker ved udflytning til NAU. Effektiviseringsgevinsterne i forbindelse med patientsikkerhed vil blive kapitaliseret i forbindelse med dels det løbende budgetarbejde frem mod udflytningen til NAU og dels den endelige fastlæggelse af driftsniveauet (normeringer) i forbindelse med indflytning. I bilag 2 er der indarbejdet skøn over, hvor store dele af effektiviseringsgevinsterne i forhold til forbedret patientsikkerhed, der på nuværende forventes at kunne realiseres i de kommende år. Som del af risikostyringen i forhold til realiseringen af beløbet, vil disse skøn blive revurderet i forbindelse med de årlige budgetlægningsprocesser samt i forbindelse med den løbende implementering af de pågældende initiativer, jf. ovenstående milepæle Rengøring På rengøringsområdet forventes et effektiviseringspotentiale på ca. 4,3 mio. kr. (2018 PL) som følge af; et mindre og mere kompakt bygningskompleks, nye teknologi inden for rengøringsmaterialer, anvendelse af sporingsværktøjer mv. Der arbejdes allerede med afprøvning af nye metoder og anvendelse af sporingsværktøjer i det eksisterende byggeri. Rengøringen har således iværksat et pilotprojekt på OP, hvor software fra Systematic anvendes til opsætning af digitaliseret opgavestyring. Rengøringsopgavesystemet muliggør, at rengøringsopgaver kan rekvireres ved behov samt understøtter et bedre overblik i forhold til personaleressourcer på OP. De foreløbige evalueringer viser en positiv effekt på både arbejdsmiljø og effektivitet. Effektiviseringsgevinsten vedrørende pilotprojektet på OP er endnu ikke endeligt beregnet, men forventes indarbejdet i næste afrapportering. 25 % af det forventede effektiviseringspotentiale på 4,3 mio. kr. på rengøringsområdet vil blive konkretiseret ved gradvis indfasning af rengøringsopgavesystemet inden 2021 og udmøntet i det løbende budgetarbejde ved normeringstilpasninger. De resterende 75 % vil realiseres ved fastlæggelsen af det endelige normeringsniveau i forbindelse med indflytningen og evt. tilpasning i år 1 efter ibrugtagningen. Den forventede og foreløbig plan herfor fremgår i bilag 2. Side 41 af 63

42 1.7.5 Arbejdsgange og vagtlag Der er en ikke-realiseret effektiviseringsgevinst på 10,9 mio. kr. (2018 PL), som relaterer sig til arbejdsgange og vagtlag. På Aalborg UH arbejdes der med denne effektivisering ud fra følgende helt overordnede procesplan. Figur 2: Overordnet procesplan/milepæle i forhold til tilpasning af arbejdsgange Driftskoncepter Analyse og afprøvning af nye arbejdsgange Træning og implementering Som den overordnede procesplan illustrerer, vil der først blive udarbejdet driftskoncepter, som kan danne fundament for de videre analyser og afprøvninger af nye arbejdsgange. I vil hovedvægten være på udarbejdelse samt operationalisering af driftskoncepter. Sideløbende vil der blive igangsat en række analyser og afprøvninger. Fra 2018 og frem vil der være primært fokus på afprøvning og eventuel implementering af nye arbejdsgange. Den overordnede procesplan er iværksat, og der igangsættes løbende konkrete projekter og initiativer med henblik på at forberede driften på udflytning til NAU, sikre mere effektive arbejdsgange samt gradvist realisere det skønnede effektiviseringspotentiale på 10,9 mio. kr. Eksempler på projekter og initiativer: - Afprøvning af muligheder for ændret planlægning af vagtlag på tværs af specialer, sengekryds mv. med udgangspunkt i eksisterende erfaringer fra Aalborg UH, fra øvrige regioner / hospitaler samt med afsæt i de nye bygningsmæssige rammer. Målet er, at der sker reduktion i vagtlag, når det er hensigtsmæssigt ud fra såvel økonomiske som kvalitetsmæssige betragtninger. - Udvikling af samspil og drift i sengekryds mellem forskellige specialer og funktioner med henblik på at afdække mulighederne for at forbedre udnyttelsen af den fælles personale-, ressource- og bygningsmæssige flade i de enkelte sengekryds, men også i øvrige kliniske områder. - Planlægning af fremtidige arbejdsgange i forhold til samling af børne- og ungeforløb samt akutte patientforløb. Initiativet vil forventeligt medføre stordriftsfordele, når kompetencerne samles i en større enhed. - Definition, analyse og afprøvning af den fremtidig anvendelse af den samlede intermediære sengeflade, som kan håndtere særligt plejekrævende patienter, hvilket vil kunne udmøntes i et reduceret behov for dedikerede sengevagter i de øvrige sengeafsnit samt yderligere optimering af patientforløb. Implementeringen forventes at medføre stordriftsfordele, når den ekstra overvågning bruges til samtidig overvågning af flere patienter i en samlet enhed. - Afklaring og afprøvning af fælles udnyttelse af faciliteter på det ambulante område og operationsområdet, når henholdsvis det ambulante område og det operative område samles. Dette giver mulighed for at drive eksempelvis fælles reception, fælles depoter og fælles prøvetagning i en samlet enhed. Målet er at sikre optimerede og koordinerede patientforløb, bedre generelt flow samt optimeret ressourceudnyttelse. - Afprøvning af nye arbejdsgange på de diagnostiske områder, hvor der med udgangspunkt i byggeriet arbejdes med afprøvning af de nye muligheder for laboratoriedrift på tværs af specialer via fælles prøvemodtagelse, fælles prøvefordeling og fælles analysebånd. Målet er, at der opnås stordriftsfordele via en bedre samlet udnyttelse af de tilgængelige ressourcer. Side 42 af 63

43 - Afprøvning og implementering af standardprocedurepakker på operationsområdet med henblik på at effektivisere planlægning, forberedelse og gennemførelse af operationer via indførelse af en instrumentpakke ud fra best practice i forhold til den konkrete procedure. Målet er at minimere variationen, og dermed håndtering, rengøring mv., i forhold til brug af instrumenter. Ovenstående projekter og initiativer i forhold til arbejdsgange og vagtlag foregår i regi af programmet Klar til NAU. Kapitaliseringen af effektiviseringsgevinsterne vil dels ske løbende i budgetarbejdet og dels i forbindelse med fastlæggelsen af den endelige drifts- og normeringsstruktur ved ibrugtagningen af NAU. I bilag 2 er der indarbejdet skøn over, hvor store dele af effektiviseringer vedr. arbejdsgange og vagtlag, der på nuværende forventes at kunne realiseres i de kommende år. Som del af risikostyringen i forhold til realiseringen af beløbet, vil disse skøn blive revurderet i forbindelse med de årlige budgetlægningsprocesser samt i forbindelse med den løbende implementering af de pågældende initiativer, jf. ovenstående milepæle. Risikovurderingen ultimo 2017 har ikke identificeret nye væsentlige risici Administration og ledelsesorganisering Den nye bygningsmæssige struktur i NAU - med sengekryds, samlingen af OP, samlet opvågning, samlet intensivflade, samlet ambulatorieflade mv. åbner op for nye tværgående sekretariatsformer og mere simple ledelsesstrukturer. Jf. tidligere fremsendt materialet har forventningerne hidtil været, at der frem mod 2021 vil være effektiviseringsgevinster svarende til ca. 2,2 mio. kr. (2018 PL) på mere rational administrativ betjening og ledelsesorganisering i det nye hospitalsbyggeri. Ultimo 2017 er det dog besluttet at ændre på administrations- og ledelsesorganiseringen frem mod NAU, blandet andet med henblik på at sikre, at administrationen i højere grad agerer som én samlet administration. Organisationen fastlægges ud fra det perspektiv, at de administrative funktioner ved udflytning til NAU samles fysisk. Den samlede økonomiske effekt forventes ved fuld indfasning at udgøre 10,0 mio. kr. (2018 PL). 3,7 mio. kr. heraf forventes realiseret i I takt med at ændringerne implementeres, vil effektiviseringerne blive opgjort konkret og opdateret i de løbende afrapporteringer vedr. opfyldelsen af effektiviseringskravet. Jf. bilag 2 er der indsat foreløbige skøn over den løbende realisering Sporing mv. Ny anvendelse af sporingsværktøjer er et væsentligt parameter i kvalitetsfondsbyggeriet NAU, som skal være med til at bidrage til et bedre overblik over hospitalets ressourcer og bl.a. effektivisere i servicefunktionerne. På den baggrund blev der i Portørcentralen på Aalborg UH i 2013 igangsat et pilotprojekt med henblik på at etablere it-understøttelse af servicelogistikken på hospitalet. Via eksisterende infrastruktur på hospitalet er der skabt et opgavesystem, der samler oplysninger om, hvor portører og opgaver er lokaliseret således, at portørerne på smartphones kan se, hvor nærmeste kollega befinder sig samt hvilke opgaver, der er tættest på, mens specialerne kan booke opgaver direkte i systemet. Formålet med pilotprojektet er at styrke koordineringen og planlægningen af driftsopgaver gennem afprøvning af sporing af personale og serviceopgaver. Systemet har siden januar 2015 været i permanent drift og er fuldt udrullet på hele hospitalet. Opgavesystemet har bidraget til et mere optimalt workflow i portørcentralen, øget effektiviteten og dermed minimeret ventetiden for patienterne. Side 43 af 63

44 Det er vurderingen, at brugen af sporingsteknologi foreløbigt har bidraget til effektiviseringer af arbejdsgange, der kan værdifastsættes til ca. 5,5 mio. kr. (2018 PL). Frem mod udflytningen til NAU vil der blive arbejdet kontinuerligt med at overføre sporing til andre funktioner Automatiske transportsystemer Et centralt logistikkoncept for kvalitetsfondsbyggerierne er automatiske transportsystemer, herunder AGVsystem, rørpost samt skaktsystemer for senge og affald/linned. - Interne transporter i NAU vil med baggrund i princippet om "just in time" leveringer primært foregår med AGV'er, der leverer case-carts fra/til et specificeret sted til ønsket tid hele døgnet. Det at personalet vil kunne bestille en levering med AGV via hospitalets computersystem samt det forhold at affald/linned håndteres via skaktsystemer betyder, at et væsentligt antal manuelle transporter bortfalder. - I 2017 er det afklaret, at der skal anvendes tre forsendelsesmuligheder: 1. Just in time on schedule leveres på bestemte tidspunkter 2. Just in time on demand leveres når en medarbejder kalder leverancen 3. Just in time fast track leveres når forsendelsen er pakket - Der er ligeledes arbejdet med planlægning af logistikken, således at også emner som medicin og væsker, som leveres fra Sygehusapoteket (ikke på matriklen) indarbejdes i transporterne med AGV erne. Samtidigt er arbejdsgange diskuteret og planlagt på overordnet niveau. Den praktiske afprøvning af AGV-erne foretages i det nye byggeri, når disse er indkøbt inden udflytning. - Tilsvarende gør sig gældende for etablering af rørpost, der vil betyde hurtige prøvesvar til gavn for patienter samt færre manuelle håndteringer af blodprøver for personalet. Der er i 2016 etableret en rørpost mellem matrikel Syd og Nord på Aalborg UH. Effekterne herfra følges nøje i programmet Klar til NAU med henblik på indhentning af erfaringer forud for indflytningen til NAU, hvor rørpost vil være det gennemgående logistiske princip i forhold til prøvetagning og prøvesvar mv inden for diagnostiske specialer. Det planlægges desuden at etablere en automatisering i forsendelse af prøver, som modtages fra regionens praktiserende læger, således at modtagelse fra eksterne parter sker på en standardiseret måde. Samlet set forventes et effektiviseringspotentiale på ca. 10,9 mio. kr. (2018 PL) som følge af automatisering af transporter samt en reduktion i transportområdet (mindre fremtidigt bygningsareal) på NAU, når systemet er fuldt indfaset. Kapitaliseringen af effektiviseringsgevinsten vil dels ske løbende i budgetarbejdet frem mod 2021 og dels i forbindelse med fastlæggelse af det endelige normeringsniveau i forbindelse med udflytningen Medicoteknik Aalborg UH arbejder stadig nærmere med at konkretisere effektiviseringspotentialet inden for medicoteknik. Der er således i 2017 etableret en samlet database (MEDUSA) på Aalborg UH for medicoteknisk udstyr, der er en forudsætning for at kunne have fælles ejerskab til apparatur. I 2018 arbejdes der med yderligere optimering og validering af databasen. Det vurderes, at etablering af MEDUSA kan bidrage til effektivisering via bl.a. et væsentligt forbedret overblik over medicoteknisk udstyr samt medføre en række stordriftsfordele i forhold til anvendelse og servicering. Effektiviseringsgevinsten som følge af fælles ejerskab til apparatur og anskaffelsen af et fælles apparaturregistreringssystem vil blive konkretiseret løbende i takt med, at principperne og systemets funktionalitet integreres i hospitals daglige drift. Side 44 af 63

45 Energi og vandforbrug Ved ibrugtagning af det nye hospitalsbyggeri forventes et reduceret energi- og vandforbrug som følge af et mindre samlet bygningsareal og en samtidig reduktion i energiforbruget pr. m 2. Det gælder for såvel brugsvand som fjernvarme- og elforbrug. Herudover arbejdes der i byggeprogrammet kontinuerligt med en række energibesparende foranstaltninger såsom klimaskærm, tæthed, vinduer, ventilation, belysning og solceller. Reduktionen i energi- og vandforbruget har Projektafdelingen i 2011 beregnet til en effektiviseringsgevinst på i størrelsesordenen ca. 19,0 mio. kr. (2018 PL). Beregningen er udarbejdet med afsæt i energiforbruget i de eksisterende fysiske rammer sammenholdt med det forventede energiforbrug i det nye hospitalsbyggeri. Effektiviseringsgevinsterne vil gradvist blive specificeret i takt med, at de bygningsmæssige forhold præciseres igennem projektets faser, og har indtil videre afventet en endelig afklaring af byggeriet af Servicebyen. Dette er nu afklaret, og der vil i 2018 blive påbegyndt en nærmere kvalificering af effektiviseringsgevinsten. Udmøntningen af effektiviseringsgevinsten sker i forbindelse med udflytningen IT Jf. tidligere fremsendte beskrivelser vurderes der ligeledes at være et særligt effektiviseringspotentiale vedr. IT, der har overlap til både de omtalte effektiviseringer af arbejdsgange, medicoteknik samt logistikkoncepter og sporing. Frem mod næste afrapportering vil Aalborg UH i samarbejde med Projektafdelingen og IT-organisationen arbejde videre at afdække og konkretisere dette effektiviseringspotentiale. 1.8 Opsamling De samlede ikke-realiserede effektiviseringer andrager jf. ovenstående ca. 92,9 mio. kr. (2018 PL). En opdateret opdeling af de realiserede og de ikke-realiserede effektiviseringsgevinster primo 2017 fremgår af nedenstående tabel 2: (Tabel 2) Indsatsområde Realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr PL) Ikke-realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr PL) I alt (mio. kr PL) 76,9 21,2 98,1 Færre M 2 14,9 8,0 22,9 Færre matrikler 22,6 22,6 Patientsikkerhed 8,7 8,7 Rengøring 4,3 4,3 Arbejdsgange og vagtlag 10,9 10,9 Administration 10,0 10,0 Sporing mv. 5,5 5,5 transportsy- Automatiske stemer Tilpasning af sengemassen 10,9 10,9 Medicoteknik?? Energi- og vandforbrug 19,0 19,0 I alt Ca. 119,9 Ca. 92,9 Ca. 212,8 Side 45 af 63

46 De 119,9 mio. kr., som allerede er realiseret, er løbende geninvesteret i ny/anden sygehusaktivitet i Region Nordjylland i tråd med den forudsatte håndtering i Økonomiaftalen 2017 mellem Regeringen og Danske Regioner. 1.9 Organisering af programmet Klar til NAU Såvel de allerede konkretiserede som de planlagte effektiviseringstiltag følges nøje i den organisering, som Aalborg UH har bygget op omkring programmet Klar til NAU. Med henblik på at styrke programmet blev Klar til NAU i 2017 etableret som selvstændigt kontor under hospitalsledelsen på Aalborg UH. Der er i regi af Klar til NAU -organiseringen, at realiserbarheden og risici i forbindelse med indfrielsen skal vurderes. Organisationsdiagrammet for programmet Klar til NAU ser ud som følger: Som det fremgår, er programmet Klar til NAU bygget op omkring tre organisatoriske spor: Omstilling, Flytning samt Økonomi. I Omstillingssporet arbejdes der på udvikling af organisationen med henblik på at blive parat til at fungere inden for de drifts- og aktivitetsmæssige betingelser, som bliver en realitet i NAU. Flyttesporet sikrer processen i forhold til koordinering af den meget væsentlige opgave, der vil være forbundet med at flytte driftsorganisationen med ca medarbejdere til det nyetablerede hospitalsbyggeri. I Økonomisporet er man ansvarlig for den overordnede koordinering i forhold til indfrielsen af effektiviseringskravet. Side 46 af 63

47 Delprojekterne er organiseret med en tovholder, typisk en klinikchef eller en anden relevante ledelsesrepræsentant, der er ansvarlig for området og rapporterer til styregruppen 2. Med henblik på yderligere optimering af sammenhængskraft og fremdrift er en række af de oprindelige delprojekter slået sammen i Videre er der i 2017 i regi af Klar til NAU og Projektafdelingen igangsat arbejdet med at planlægge og forestå flytningen af hospitalet. Kontorchefen for Klar til NAU-kontoret er programleder for Klar til NAU og har sammen med hospitalsledelsen hyppige møder med relevante tovholdere for delprojekterne samt med øvrige repræsentanter for klinikog serviceområder med henblik på sikring af, at omstillingsprocessen forløber som planlagt. En af ambitionerne med programmet Klar til NAU er netop, at de rette organisatoriske ledelsesniveauer på Aalborg UH, i Projektorganisationen og MED-systemet skal inddrages og høres løbende vedr. den drifts- og aktivitetsmæssige omstilling. En samlet masterplan for Klar til NAU er godkendt i januar Forankringen af effektiviseringsarbejdet i Klar til NAU Indtil nu har konkretiseringen af effektiviseringsgevinsten været på et overordnet niveau fordelt på kategorier/temaer (tabel 1). Fokus har været på tilpasning af sengemassen, opsigelse af eksterne lejemål og samling på færre matrikler mv. Dette har foreløbig tilvejebragt over halvdelen af effektiviseringskravet. I løbet af de kommende år rettes fokus på i stigende omfang på de driftsmæssige effektiviseringsgevinster, som findes inden for de respektive delprojekter, som er organiseret inden for omstillingssporet i Klar til NAU. Delprojekterne er alle oprindeligt søsat uden et effektiviseringskrav. Det har været styregruppen magtpåliggende, at delprojekterne ikke lod sig begrænse af et effektiviseringskrav i deres omstillingsarbejde fra start, men i stedet tog åbent afsæt i fagligheden og funktionsområderne inden for deres genstandsfelt. Delprojekterne har nu fungeret i ca. 3 år, har alle en god fremdrift. Et overblik i forhold til det nødvendige omstillingsbehov og arbejder med effektiviseringspotentialet fremgår nedenfor. Den ikke-realiserede effektiviseringsgevinst på 92,9 mio. kr. forventes i størst muligt omfang fordelt i 2017 på de relevante delprojekter. Den nedenstående tabel illustrerer den foreløbige fordelingsnøgle. Indsatsområde Ansvarligt delprojekt Ikke-realiseret effektiviseringsgevinst (mio. kr. pl. 2018) Tilpasning af sengemassen 21,2 Flere delprojekter: OP, Intensiv, Sengeafsnit, Ambulatorier mv. Patientsikkerhed 8,7 Arbejdsgange og vagtlag 10,9 Automatiske transportsystemer Logistik og IT 10,9 Færre M 2 Realiseres efter udflytning 8,0 Medicoteknik Medicoteknik, Bygninger og teknik Energi og vandforbrug 19,0 Rengøring Rengøring 4,3 2 Udvidet Hospitalsledelse består af hospitalsledelsen, hospitalets klinikchefer samt forskningschefen. Klar til NAU -styregruppen består af Udvidet Hospitalsledelse samt projektchefen for NAU og repræsentanter for servicechefer. Side 47 af 63

48 Administration (ikke fordelt på delprojekt) 10,0 I alt 82,9 Det skal understreges, at de beløbsstørrelser, som er estimeret i forhold til effektiviseringsgevinsterne, vil kunne variere over tid i takt med dels at de forskellige rengørings- og logistikløsninger afprøves yderligere, og dels at der opnås et yderligere overblik i forhold til potentialet for nedlukning af yderligere senge Risikostyring Aalborg UH har tidligere (maj 2016) fremsendt en indledende risikoscreening i forhold til de overordnede effektiviseringskategorier (tabel 1) og en mere uddybende risikovurdering (januar 2017). Risikovurderingen udarbejdes med afsæt i det risikoparadigme, som også danner grundlag for hele NAU-byggeprojektet, og samme risikoparadigme er således også udgangspunktet for risikovurderingerne i forhold til opfølgning på de enkelte effektiviseringsgevinster. Risikovurderingen i forbindelse med nærværende rapport har ikke afdækket væsentlige nye risici i forhold til at imødekomme effektiviseringskravet. De økonomiske konsekvenser samt sandsynligheden for, at alle effektiviseringerne ikke realiseres fuldt ud er dog revurderet, jf. bilag 1. Siden sidste rapportering er beregningerne af de realiserede effektiviseringsgevinster desuden blevet opdateret med de seneste pris- og lønfremskrivningsnøgler, hvorfor visse beløb er ændret. Projektets buffer er også genberegnet og er blevet større i den forbindelse, hvilket giver yderligere sikkerhed for, af der som minimum vil ske effektiviseringer svarende til det fastsatte effektiviseringskrav. Den primære årsag til de forøgede buffer er, at det er fastsat en større effektivisering for administrationen i forlængelse af en ambition om, at tilpasse den administrative betjening og organisering til det nye byggeri og driftsorganisation. I bilag 2 vises opdelingen af de allerede realiserede effektiviseringsgevinster på de enkelte år siden tilsagnet om midler fra Kvalitetsfonden. I denne oversigt fremgår ligeledes den foreløbige og forventede plan for realisering af de endnu ikke-realiserede effektiviseringsgevinster. 1.10Opsamling Arbejdet med konkretisering af effektiviseringskravet skrider planmæssigt frem. Der er på nuværende tidspunkt konkretiseret ca. 119,9 mio. kr. ud af de forventede effektiviseringsgevinster på i alt 212,8 mio. kr. (2018 PL) Hermed indgår der en buffer på 25,9 mio. kr. i forhold til det fastsatte effektiviseringskrav. Mio. kr. (2018 PL) Realiserede effektiviseringsgevinster 119,9 Ikke-realiserede effektiviseringsgevinster 92,9 Buffer 25,9 I alt 186,9 Effektiviseringskrav 186,9 Side 48 af 63

49 Den ikke-realiserede effektiviseringsgevinst udgør således ca. 92,9 mio. kr. Kapitaliseringen af den ikkerealiserede effektiviseringsgevinst sker dels i forbindelse med det løbende budgetlægningsarbejde og dels ved fastlæggelsen af driftsniveauet ved udflytning. Såfremt der ønskes yderligere information om Aalborg UH s arbejde med effektiviseringskravet kan kontorchef og programleder Thomas Pryssing kontaktes på t.pryssing@rn.dk. Side 49 af 63

50 Oversigtstabel skema A Effektiviseringstiltag - opfølgning i relevante faseovergange Mio. kr., 2018-priser Ansøgning om endeligt tilsagn Indledende faser (konkurrence/ byggeprogram) Dispositionsforslag Projektforslag Udførelse Ibrugtagning Gruppering Organisatoriske effektiviseringsgevinster 1 Tilpasning til sengemasse 98,1 4 Patientsikkerhed 8,7 6 Arbejdsgange og vagtlag 10,9 8 Sporing mv. 5,5 10 Medicoteknik Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster 5 Rengøring 4,3 2 Færre M2 - (opsigelse af husleje) 22,9 9 Automatiske transportsystemer 10,9 11 Energi- og vandforbrug 19,0 Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster 3 Færre matrikler - lukning af aktiviteten i Dronninglund 22,6 7 Administration og ledelsesorganisering 10,0 Strukturelle effektiviseringsgevinster Strukturelle effektiviseringsgevinster Organisatoriske effektiviseringsgevinster ,2 0 0 Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster ,2 0 0 Strukturelle effektiviseringsgevinster ,5 0 0 Effektiviseringsgevinster i alt ,8 0 0 Effektiviseringskrav jf. endeligt tilsagn pl ,9 Buffer ,9 0 0 Side 50 af 63

51 Ovenstående risikoregime er designet til at sikre risikostyring i forhold til hele NAU-byggeriet. Flere af de anviste skalaer kan overføres direkte i forhold til risikostyring i relation til arbejdet med effektiviseringskravet på 6%. I skalaen i forhold til Økonomi vurderes trinene dog for store, hvorved der ikke opnås et retvisende billede af risiko. Aalborg UH arbejder derfor med afsæt i nedenstående tilpassede skala for økonomi. Tilpasset økonomiskala Skala mio kr. En samlet effekt på projektøkonomien på 1 op til 2,5 En samlet effekt på projektøkonomien på 2 op til 5 En samlet effekt på projektøkonomien på 3 op til 10 En samlet effekt på projektøkonomien på 4 op til 20 En samlet effekt på projektøkonomien på 5 op til 50 Side 51 af 63