Revideret samarbejdsaftale mellem Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening og Frederiksberg Kommune vedrørende en række arrangementer

Transkript

1 UDKAST 13. august 2013 Sagsbehandler: Dok.nr.: 2013/ Kommunaldirektørens Område Ledelsesstaben Revideret samarbejdsaftale mellem Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening og Frederiksberg Kommune vedrørende en række arrangementer Indledning Denne aftale er en revision af samarbejdsaftalen Vilkår for Frederiksberg Kommunens økonomiske bidrag til Frederiksberg Experience af 2. oktober Omfanget af arrangementer, der forventes afholdt er uændret i forhold til den hidtidige aftale, men der er ændringer i forhold til bemandingen af opgaveløsningen samt i forhold til hyppigheden af evalueringsmøderne samt muligheden for at opsige aftalen. Med indgåelse af denne aftale bortfalder samarbejdsaftalen af 2. oktober 2012 og dermed også Aftale om udlån af medarbejder til løsning af opgaver vedrørende en række arrangementer på Frederiksberg af 23. oktober 2012, hvor en kommunalt ansat deltidsmedarbejder hidtil er blevet udlånt til Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening (tidligere Frederiksberg Experience) for at forestå det praktiske arbejde i forbindelse med foreningens løsning af opgaverne i aftalen. Formålet med aftalen er at styrke og udvikle samarbejdet og dialogen med det lokale erhvervsliv gennem Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening. Frederiksberg Kommune ønsker at fremme involveringen af de private virksomheder i en række større arrangementer på Frederiksberg, bl.a. ved at lade Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening stå for arrangementerne mod et samlet økonomisk bidrag fra kommunen. Forventningen er, at Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening med sin tætte kontakt til virksomhederne kan udvikle nye måder at inddrage erhvervslivet i arrangementerne. Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har siden år 1900 været byen Frederiksbergs handels- og erhvervsforening, og har p.t. ca. 175 medlemmer. Foreningen deltager i adskillige samarbejder med Frederiksberg Kommune den er bl.a. repræsenteret i Frederiksberg Erhvervsråd og i Logo Frederiksberg. Foreningens

2 arbejde bygger på en frivillig indsats fra især bestyrelsens side, men også fra udvalgte ildsjæle blandt medlemmerne. På baggrund af nedennævnte vilkår yder kommunen med denne aftale et samlet bidrag til Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening på kr. årligt fra og med I 2013 ydes kr. Beløbet tager udgangspunkt i de faktiske udgifter Frederiksberg Kommune hidtil har haft til f.eks. afspærringer og drift til de pågældende aktiviteter, som Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening så har overtaget med den tidligere aftale, og lønudgiften til den hidtidige udlånte medarbejder. Som en del af kommunens samlede økonomiske bidrag jf. denne aftale, indgår finansieringen af en deltidsstilling, med henblik på at varetage de opgaver, der er nævnt i denne aftale. Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har det fulde ansvar for ansættelsen af medarbejderen. Handels- og Erhvervsforeningen kan også vælge at indgå en aftale med en ekstern leverandør i stedet for at ansætte en deltidsmedarbejder. Ved både en ansættelse eller en aftale med en ekstern leverandør skal der dog være en kort opsigelsesvarsel, således at både Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening og Frederiksberg Kommune har mulig for at opsige samarbejdsaftalen uden unødige udgifter, jf. nedenfor i denne aftale. Aftalen træder i kraft fra tidspunktet for underskrivelse. Frederiksberg Handels- og Erhvervsforenings opgaver Bidraget fra Frederiksberg Kommune ydes ud fra følgende vilkår og forudsætninger: 1. Arrangementer: At Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har ansvaret for at afholde et julemarked på Frederiksberg i minimum samme omfang som det hidtidige på Rådhuspladsen: Tilrettelæggelse, information og koordinering omkring udlejning af de 25 stadepladser Booke underholdning til scenen og aktører til juleværkstedet Udarbejde markedsføringsmateriale, hjemmeside, plakater mv. Bestille op- og nedtagning af telt, leje af messestande, scene m.v. Sørge for dekoration både ude og inde Bestille sceneteknik, lys, lyd og strøm hos rådhusservice Bestille samarit vagt (i åbningstid) samt nattevagt I beregningen af julemarkedsopgaven er der taget udgangspunkt i kommunens hidtidige udgifter til at afholde julemarkedet på Rådhuspladsen. 2

3 Det står således Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening frit, såfremt foreningen ønsker at afholde en anden form for julearrangement i byens rum, blot ambitionsniveauet svarer til det hidtidige julemarked på Rådhuspladsen. Handels- og Erhvervsforening forventes tillige som i andre år at medvirke i samme omfang som hidtil ved juletræstændingen på Rådhuspladsen. At Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har ansvaret for juleudsmykningen på de vigtigste handelsveje og alléer på Frederiksberg i minimum samme omfang som hidtil. Dog forudsætter det en tilstrækkelig egenbetaling fra forretningerne og virksomhederne på de enkelte veje. Frederiksberg Kommune betaler fortsat særskilt for strømforbruget. Guirlanderne ejes af Frederiksberg Kommune, men udlånes permanent til Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening, som også varetager drift og vedligehold af lyskæderne og lyskilder. Lyskæder og lyskilder overdrages til Handelsforeningen, når de er afskrevet efter ca. 8 år. Beskrivelse af opgaven: Opbevaring af juleguirlander Opsætning og nedtagning af guirlanderne Løbende vedligeholdelse af guirlanderne At Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening modtager kr. årligt fra det lokale bybranding netværk Logo Frederiksberg til den løbende drift af hjemmesiden/portalen for projektet Gourmet Frederiksberg. Opbygning af hjemmeside/portal er allerede blevet finansieret i 2012 i den oprindelige aftale. Beløbet er inkluderet i det samlede bidrag, dog er der her ikke tale om en kommunal opgave, men er en del af Logo Frederiksbergs indsatser. At Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har ansvar for et antal mobile pavilloner, som skal bruges som mobile stadepladser mindst tre gange om året ved særlige lejligheder for byens handelsliv i de forskellige gadezoner f.eks. foran den nyrenoverede kirkegårdsmur på Frederiksberg Allé og andre centrale pladser i byen. Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening udlejer de mobile stadepladser på markedsvilkår. Frederiksberg Kommune har med den oprindelige aftale allerede finansieret anskaffelsen af pavillonerne i At Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har ansvaret for aktiviteter under Frederiksberg Dagene, der vedrører erhvervslivet på Frederiksberg, herunder inddragelsen og rekrutteringen af de private virksomheder i arran- 3

4 gementer, facilitering af fælles erhvervsarrangementer (bl.a. ved hjælp af gadezonerne) mv. Markedsføringen overfor virksomhederne skal anvende de fælles visuelle udtryk for Frederiksberg Dagene f.eks. Frederiksberg Dage plakaten, evt. i en tilpasset form. Beregningsforudsætninger for opgaven: Tilrettelæggelse, information og mødevirksomhed med de forretningsdrivende Bestille vejafspærring, skiltning i forbindelse med afspærringen, byggetilladelser til scener mv. Bestille scener, tekniker, lys og lyd Etablering af strøm Søge tilladelser iht. lovgivningen Markedsføring af begivenheder Frederiksberg Kommune vil fortsat stå for en lang række kulturelle arrangementer og generel markedsføring af Frederiksberg Dagene. Deltagelse i ovennævnte arrangementer skal tilbydes alle relevante virksomheder uafhængig af evt. medlemskab af Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening. Brugen af Logo Frederiksberg indgår som en naturlig del af markedsføringen af arrangementerne. Det understreges, at Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har metodefrihed ved løsninger af ovennævnte opgaver samt frihed til at fortage indsamlinger, opkræve et relevant deltagergebyr samt søge fonde, sponsering mv. til (med)finansiering af aktiviteterne. 2. Samarbejdsrelationer: at Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening fortsat vil være repræsenteret og deltage aktivt i Frederiksberg Erhvervsråd og i Logo Frederiksberg at Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening understøtter andre relevante, lokale arrangementer, møder og kampagner, ud over de specifikt nævnte i denne aftale. Det gælder bl.a. (men er ikke begrænset til) de lokale gadezoner, Frederiksberg Åbne Erhvervsnetværk, diverse erhvervsnetværksmøder, virksomhedsarrangementer mv. at der er en løbende dialog mellem Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening om såvel overordnede som konkrete udfordringer og problemstillinger. 4

5 Udbetaling, evaluering og ophør af aftalen Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening fremsender en faktura til Frederiksberg Kommune to gange om året fra 2014 i hhv. februar og august måned, hver faktura indeholder halvdelen af den årlige økonomiske ramme plus moms. I 2013 sendes en faktura i august 2013, hvor der indgår finansieringen af en deltidsmedarbejder i et halvt år. Beløbet p/l reguleres én gang årligt fra og med 2014 ligesom beløbet kan reguleres, såfremt Frederiksberg Kommunes ramme til erhvervsudvikling reguleres. Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening skal indsende sit godkendte og reviderede årsregnskab til Frederiksberg Kommune. Heri skal fremgå hvilke aktiviteter, Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening har afholdt indenfor de i aftalen nævnte arrangementer. Revisionen af regnskabet skal være foretaget af en statsautoriseret eller registreret revisor. Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening foretager to gange årligt en fælles evaluering, hvor grundlaget for det økonomiske bidrag og behovet for eventuelle ændringer i opgavevaretagelsen drøftes. Evalueringen forventes at finde sted i januar og august måned. Frederiksberg Kommune kan bringe denne aftale til ophør til udgangen af henholdsvis juni og december måned med et varsel på to måneder, hvis kommunens forudsætninger for at yde det økonomiske bidrag ændrer sig væsentligt. Kommunen står i et sådant tilfælde inde for at honorere eventuelle eksterne partnere, som der er kontraheret med i forbindelse med de arrangementer, der er nævnt i aftalen, såfremt der er tale om sædvanlige og nødvendige udgifter, der ikke har kunnet undgås. Frederiksberg Kommune kan bringe denne aftale til ophør straks, hvis Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening i væsentligt omfang undlader at opfylde vilkårene for det økonomiske bidrag. Hvis midler måtte være anvendt i strid med formålene for bidraget, skal Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening tilbagebetale de uretmæssigt anvendte midler til kommunen. Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening kan bringe denne aftale til ophør til udgangen af et halvår med et varsel på en måned, hvis foreningens forudsætninger for at udføre opgaverne ændrer sig væsentligt. Der forventes også efter et evt. ophør af denne aftale foregå en positiv dialog mellem Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening og Frederiksberg Kommune. 5

6 Frederiksberg, den xx. august 2013, For Frederiksberg Handels- og Erhvervsforening For Frederiksberg Kommune 6