Østsjællands Beredskab

Transkript

1 Østsjællands Beredskab Beredskabskommissionsmøde (Beredskabskomissionsmøde) :30 Station Roskilde

2 Mødeindhold Punkt Side Beslutning for punkt 1: Status beredskab 1 Punkt 1: Status beredskab 2 Beslutning for punkt 2: Temadag om muligheder og udfordringer i det fælles 3 Punkt 2: Temadag om muligheder og udfordringer i det fælles beredskab 4 Beslutning for punkt 3: Kvartalsrapport 2. kvartal Punkt 3: Kvartalsrapport 2. kvartal Beslutning for punkt 4: Status og tillægsbevilling til fælles vagtcentral 10 Punkt 4: Status og tillægsbevilling til fælles vagtcentral 11 Beslutning for punkt 5: Opkrævning af ABA afgift i kommunale institutioner 13 Punkt 5: Opkrævning af ABA afgift i kommunale institutioner 14 Beslutning for punkt 6: Orientering om konsekvenser af bortfald af kommunale 15 Punkt 6: Orientering om konsekvenser af bortfald af kommunale serviceopgaver 16 Beslutning for punkt 7: Orientering om opbevaring af sager fra de tidligere 18 Punkt 7: Orientering om opbevaring af sager fra de tidligere kommunale 19 Beslutning for punkt 8: Servicedeklaration for større eller længerevarende 20 Punkt 8: Servicedeklaration for større eller længerevarende hændelser 21 Beslutning for punkt 9: Orientering om forløb vedr. nye brandkontrakter og 23 Punkt 9: Orientering om forløb vedr. nye brandkontrakter og godkendelse af rammer 24 Punkt 10: Eventuelt 27 Punkt 11: Godkendelse af referat fra dette møde 28

3 Beslutning for punkt 1: Status beredskab Der er ført protokol til dette punkt. 1

4 Punkt 1: Status beredskab Pkt. Status fælles beredskab Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Punktet er afsat til en drøftelse af status på det fælles beredskab. Under punktet deltager kun borgmestrene fra de 8 kommuner. Beredskabsdirektøren står til rådighed til afklaring af evt. spørgsmål af beredskabsfaglig karakter. 2

5 Beslutning for punkt 2: Temadag om muligheder og udfordringer i det fælles beredskab Temadagen lægges d. 14. december, hvor det ordinære Beredskabskommissionsmøde forsøges udvidet. Formandskab, ledelse i Østsjællands Beredskab og kommunaldirektør i Høje Taastrup udarbejder et oplæg til dagen, der peger på fælles løsninger til de grundlæggende dilemmaer i fællesskabet. 3

6 Punkt 2: Temadag om muligheder og udfordringer i det fælles beredskab Pkt. Temadag om muligheder og udfordringer i det nye fælles beredskab Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Ønsker til temadag om muligheder og udfordringer i det nye fælles beredskab skal drøftes med deltagelse af og input fra konsulent Lars Mortensen. Indstilling Forvaltningen indstiller, at beredskabskommissionen fastsætter ønsker til temadagen. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Beredskabskommissionen har ønsket en temadag om muligheder og udfordringer i det nye fælles beredskab. Det blev på Beredskabskommissionens møde i marts besluttet at konsulent Lars Mortensen faciliterer temadagen og inviteres til Beredskabskommissionens møde i september med henblik på at kortlægge nærmere ønsker til temadagen. Lars Mortensen har på baggrund af vedtægter, ejerstrategi, strategiplan mv. udarbejdet et kort notat med input til mulige temaer for temadagen. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. 4

7 Bilag til Punkt 2: Temadag om muligheder og udfordringer i det fælles beredskab Bilag - Temaer for strategiseminar for Østsjællands Beredskab.pdf 5

8 Punkt 2, Bilag 1: Bilag - Temaer for strategiseminar for Østsjællands Beredskab.pdf Ledelsesforum A/S Triumfvej Lyngby M: E: lm@ledelsesforum.com Temaer til strategiseminar for Østsjællands Beredskab Østsjællands Beredskab blev etableret med virkning fra 1. oktober 2015 og har derfor snart været i drift i to år. Driften har på det strategiske plan været forankret i Ejerstrategien og Strategiplan I løbet af fællesskabets første leveår er der indhøstet erfaringer med, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Bestyrelsens opgave er at støtte ledelsen i det strategiske arbejde med udvikling af fællesskabet. Bestyrelsen har derfor besluttet, at man på et strategiseminar i efteråret/vinteren 2017/2018 vil afklare muligheder og udfordringer i samarbejdet med udgangspunkt i de indhøstede erfaringer. Afhængig af udfaldet af strategiseminaret kan det komme på tale at udarbejde en ny strategiplan. Nærværende notat er udarbejdet til bestyrelsen med henblik på, at der kan opnås enighed om, hvilke temaer der skal behandles på strategiseminaret. De enkelte mulige temaer gennemgås neden for. Temaerne påvirker gensidigt hinanden. Til illustration påvirkes økonomien af de opstillede mål, ligesom der er sammenhæng mellem servicemål og stationsstruktur. Vision Er det fortsat visionen, at skabe tryghed for alle borgere, virksomheder og samfundet som helhed? Hvis ja, hvordan udmøntes visionen da i dagligdagen? Hvad betyder det konkret? Mission Er det fortsat missionen bl.a. at være robust nok til at kunne klare mange samtidige hændelser 24 timer i døgnet? Kan missionen gøres mere konkret ved at definere hvor mange hændelser og over hvor lang tid? Og hvad får det af praktiske konsekvenser? Hvordan påvirkes missionen af de mange hyppige skybrud, og det ændrede trusselsbillede som følge af den stigende terrorisme, som opleves i de europæiske lande? Mål Der er i strategiplanen formuleret 10 mål bl.a. at være blandt de 5 billigste beredskaber i Danmark målt som samlede omkostninger til administration pr. indbygger. Omkostningsmålet skal ses i sammenhæng med, at beredskaberne i Danmark generelt er blandt de billigste i Europa. Er alle 10 mål fortsat relevante? Skal de suppleres med nye mål? Samarbejdsform Et bestyrelsesmedlem i et aktieselskab varetager, uanset hvem der ejer selskabet, selskabets interesser. Hvis interesser varetager det enkelte bestyrelsesmedlem i Østsjællands Beredskab? Er det alene den kommune, som medlemmet kommer fra, eller kan det tænkes, at man til tider må varetage bredere interesser? Vedtægterne definerer, hvilke beslutninger der kræver særlig godkendelse eller stemmetal. Er der en klar opfattelse af, hvilke sager bestyrelsen skal tage sig af, og hvad der håndteres af den daglige ledelse? I hvilken udstrækning kan og skal der delegeres kompetence mellem kommunalbestyrelse, bestyrelse og daglig ledelse? Servicemål og serviceniveau Er der fortsat enighed om de formulerede servicemål? Gælder målene for alle interessentkommunerne, eller kan det accepteres, at der er geografiske variationer og dermed også variationer i finansieringen? I hvilket omfang skal fællesskabet rumme forskelligheder? 1

9 Punkt 2, Bilag 1: Bilag - Temaer for strategiseminar for Østsjællands Beredskab.pdf Ledelsesforum A/S Triumfvej Lyngby M: E: lm@ledelsesforum.com Beredskaberne i de enkelte kommuner har historisk uden særlig betaling varetaget mindre opgaver som rådgivning ved kommunale arrangementer, juletræstænding etc. Er der enighed om, hvilke ikke-betalte opgaver, som beredskabet skal løse? Det fremgår af ejerstrategien, at takstberegningen skal tage udgangspunkt i et basisniveau, der ikke medfører en ekstraregning for de enkelte kommuner. Det fremgår af vedtægterne, at fællesskabet og interessentkommunerne skal arbejde for, at fællesskabets udgifter på sigt fordeles ensartet i forhold til indbyggertal. Er der enighed om, hvordan basisniveauet defineres? Er man villig til at dele ressourcer med hinanden? Er det acceptabelt, at en kommune som betaler mere, hjælper naboen som betaler mindre? Effektiviseringspotentiale - økonomi Sammenlægningen af de kommunale beredskaber i Danmark tager sit udgangspunkt i en rapport fra konsulentfirmaet Deloitte Consulting fra 2012, hvor det blev skønnet, at der var et besparelsespotentiale på landsplan på mellem 343 og 432 mio. kr. om året, såfremt antallet af kommunale beredskaber blev reduceret. I tråd hermed forventede Østsjællands Beredskab ved etableringen i 2015 at opnå en besparelse på det samlede beredskab. Det er for indeværende lykkedes at indfri en del af besparelsen, men hvad er i dag forventningerne til det samlede besparelsespotentiale? Og hvordan hænger forventningerne sammen med målet om at være blandt de billigste beredskaber i Danmark, samt beslutningen om ikke at ændre det lokale serviceniveau? Potentialet skal også ses i sammenhæng med forventningerne til, hvilke opgaver der skal løses (dagligdagshændelser, terror og klima). Leverandørmodeller Det er i ejerstrategien slået fast, at Østsjællands Beredskab også fremover ønsker en tæt tilknytning af de frivillige brandmænd. Er det fortsat ønsket? Hvilken aktivitet forventes fra det frivillige beredskab, og hvad har det af økonomiske konsekvenser? Det fremgår af ejerstrategien, at det er målet, at der altid er en kombination af privat og kommunal produktion i beredskabet. Er det fortsat målet? Kan og bør der i givet fald opstilles mål for udliciteringsgraden, eller skal det komme an på konkrete afgørelser fra opgave til opgave? Hvordan håndteres, hvis der er private operatører, som ikke vil byde, eller der slet ikke er andre operatører? Stationsstruktur og dimensionering Østsjællands Beredskab arbejder efter en risikobaseret dimensionering, som er godkendt af interessentkommunerne. Den skal løbende revideres i forhold til risikobilledet og eventuelle effektiviseringer, der påvirker den grundlæggende organisering af opgaverne. I hvilken udstrækning skal stationsstrukturen og dimensioneringen tage hensyn til politiske krav og ønsker og ikke kun beredskabsfaglige? Indtægtsdækkede opgaver Finansieringen af beredskabets kerneopgaver forudsætter, at der fortsat løses indtægtsgivende opgaver. Er ejerkommunerne indstillet på at lade Østsjællands Beredskab byde på disse opgaver? Lyngby den 30. august

10 Beslutning for punkt 3: Kvartalsrapport 2. kvartal 2017 Orientering taget til efterretning. Der rundsendes efter mødet en opgørelse over, hvor mange kurser de enkelte kommuner aftager (er vedhæftet dagsordenspunktet) 6

11 Punkt 3: Kvartalsrapport 2. kvartal 2017 Pkt. Kvartalsrapport 2. kv Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Kvartalsrapport for 2.kvartal 2017 fremlægges til orientering. Indstilling Det indstilles, at kvartalsrapporten tages til efterretning. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Kvartalsrapporten viser, at Østsjællands Beredskab ved udgangen af 2. kvartal 2017 forventer at et merforbrug på 1,2 mio. kr. Dette er en ændring på 1,2 mio.kr. i forhold til sidste budgetopfølgning. Mio. kr. (+=udgifter, -=indtægter) Budget 2017 Forventet regnskab Afvigelse (-=merforbrug) Driftsindtægter i alt -109,3-113,2 3,9 Kerneopgave -81,8-86,2 4,4 Serviceopgaver -27,6-27,1-0,5 Driftsudgifter i alt 106,2 111,3-5,1 Kerneopgave 88,3 93,6-5,3 Serviceopgaver 18,0 17,8 0,2 Nettodrift -3,1-1,9-1,2 Anlæg 0,0 0,0 0,0 Investeringer kerneopgave 0,0 0,0 0,0 Investeringer serviceopgaver 0,0 0,0 0,0 Resultat af drift og anlæg -3,1-1,9-1,2 Finansiering og balanceforskydninger mv. 0,0 0,0 0,0 Lån 0,0 0,0 0,0 Afdrag 0,0 0,0 0,0 Renter 0,0 0,0 0,0 Finansforskydninger 0,0 0,0 0,0 Resultat likvid beholdning (+ =underskud) -3,1-1,9-1,2 Heraf hensættelser til investeringer jf. afskrivning 4,9 4,9 0,0 Resultat inkl. hensættelser 1,9 3,1-1,2 Der er redegjort for merforbruget i kvartalsrapporten, der er vedlagt som bilag. Der forventes herudover en merudgift på implementering af vagtcentral på 2,4 mio.kr. i 2017, som i 2016 blev besluttet finansieret af hensættelser. Arbejdet med implementering af vagtcentral er blevet forsinket og udgiften er derfor først afholdt i Jf. vedtægter og gældende regler skal finansiering via hensættelser derfor endnu engang godkendes af Beredskabskommissionen samt sendes til godkendelse i interessentkommunerne, da det er at betragte som en tillægsbevilling finansieret af Østsjællands Beredskabs kassebeholdning. Der redegøres for dette i særskilt sag på dagsorden. 7

12 Punkt 3: Kvartalsrapport 2. kvartal 2017 Udrykningstiden er samlet set 2 pct. bedre end det fastsatte serviceniveau i den fælles risikobaserede dimensionering. I Beredskabsloven stilles krav til at afgangstiden, dvs. tiden fra alarm modtages til første køretøj forlader stationen, maks. må være 5 minutter. Statistikken for 2. kvartal viser, at dette ikke har været tilfældet på knapt 6 pct. af alle ture. Det drejer sig fortrinsvist om deltidsstationer, hvor det tilkaldte mandskab ikke er nået frem tids nok til at en sprøjte med 4 mand kan forlade stationen indenfor 5 minutter. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. 8

13 Bilag til Punkt 3: Kvartalsrapport 2. kvartal 2017 Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Kursusoversigt 1-1 til pdf 9

14 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Østsjællands Beredskab Kvartalsrapport 2. kvartal 2017 Udarbejdet august

15 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Østsjællands Beredskab er godt i gang med et spændende og travlt Implementering af den fælles vagtcentral er næsten i mål, og vi ser allerede eksempler på de muligheder for bedre og billigere service samarbejdet bringer med sig. Vagtmandskab i Østsjællands Beredskab og Hovedstadens Beredskab er blevet oplært til at kunne dække hinandens poster. Dette giver en større robusthed, men også mulighed for at reducere i bemanding. Det nye it-system i bilerne giver et bedre overblik over den samlede kapacitet i Østsjællands Beredskab, som giver mulighed for at disponere på tværs og i sidste ende kan betyde hurtigere responstider for borgere og virksomheder. Sidst men ikke mindst oplever vi en videndeling og professionalisering, som forbedrer arbejdsgange og udvikler de metoder og værktøjer, der anvendes i styring af de dagligdage indsatser, men også ved større hændelser. På baggrund af drøftelser om krisestyring og beredskabsplaner i foråret har Østsjællands Beredskab valgt at købe licens til et fælles krisestyringssystem. Systemet bliver allerede brugt i Køge og Stevns, men kan nu med forankring i den fælles vagtcentral bruges af alle kommunerne i fællesskabet. Systemet vil blive et centralt værktøj i den fremtidige håndtering af kriser og andre større indsatser. Via systemet kan vagtcentralen kommunikere nemt og hurtigt via sms og mail til relevante grupper i forbindelse med forskellige typer af hændelser. Herudover gør systemet det muligt at samle og tilgå alle beredskabsplaner fra ét sted, så de rette instrukser og kommunikationslinjer hurtigt kan findes frem både af vagtcentralen, kriseledelse i Østsjællands Beredskab og decentralt rundt i de enkelte kommuner. De nuværende brandkontrakter er blevet forlænget frem til medio 2018, hvor nye aftaler forventes at kunne træde i kraft. Forlængelsen giver os tid til i samarbejde med både interessentkommuner og leverandører på markedet at finde en løsning, der giver mest muligt beredskab for pengene og sikrer, at borgere og virksomheder i alle 8 kommuner også i fremtiden vil opleve en høj service og kvalitet, når de har brug for beredskabet. Sammenlægningen af de kommunale beredskabsenheder har indtil videre haft fokus på centralisering og stordriftsfordele. Tryghed kommer dog i høj grad også fra et synligt og lokalkendt beredskab og vi vil derfor i den kommende tid prioritere en række mere kommunenære aktiviteter og arrangementer. Som led i denne indsats vil vi det kommende år afholde åbent hus arrangementer i alle delområder, hvor borgere og andre interessenter kan komme tæt på det lokale Østsjællands Beredskab. Der er afholdt åbent hus på station Lellinge i Køge i august måned og i efteråret vil vi følge trop med arrangementer i Greve og på Stevns. I foråret kommer turen til Solrød, Roskilde og Taastrup. Med ønske om et godt efterår. Lars Robetje Beredskabsdirektør i Østsjællands Beredskab 2

16 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf 80 køretøjer 63,9 fastansatte årsværk 8 tjenestemænd udlånt af ejerkommunerne 58 deltidsbrandfolk Ca. 150 frivillige 9 stationer Ca indbyggere Ca. 935 km2 I dette afsnit præsenteres en opfølgning på økonomien efter 2. kvartal Samlet økonomi Østsjællands Beredskab Mio. kr. (+=udgifter, -=indtægter) Budget 2017 Forventet regnskab Afvigelse (-=merforbrug) Driftsindtægter i alt -109,3-113,2 3,9 Kerneopgave -81,8-86,2 4,4 Serviceopgaver -27,6-27,1-0,5 Driftsudgifter i alt 106,2 111,3-5,1 Kerneopgave 88,3 93,6-5,3 Serviceopgaver 18,0 17,8 0,2 Nettodrift -3,1-1,9-1,2 Anlæg 0,0 0,0 0,0 Investeringer kerneopgave 0,0 0,0 0,0 Investeringer serviceopgaver 0,0 0,0 0,0 Resultat af drift og anlæg -3,1-1,9-1,2 Finansiering og balanceforskydninger mv. 0,0 0,0 0,0 Lån 0,0 0,0 0,0 Afdrag 0,0 0,0 0,0 Renter 0,0 0,0 0,0 Finansforskydninger 0,0 0,0 0,0 Resultat likvid beholdning (+ =underskud) -3,1-1,9-1,2 Heraf hensættelser til investeringer jf. afskrivning 4,9 4,9 0,0 Resultat inkl. hensættelser 1,9 3,1-1,2 3

17 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Kvartalsrapporten viser, at Østsjællands Beredskab ved udgangen af 2. kvartal 2017 forventer et merforbrug på 1,2 mio. kr. Dette er en ændring på 1,2 mio.kr. i forhold til sidste budgetopfølgning. Mio. kr. (-)=mindreforbrug/merindtægt; (+)=merforbrug/mindreindtægt Kerneopgave 0,9 Merudgift på løn til afhjælpende indsats på 1,0 mio.kr. Ligesom i 2016 er budgetforudsætningerne for løn sat for lavt. I budgetforudsætningerne for 2018 er dette rettet. 1,0 Merudgifter til forsikringer på 0,3 mio. kr., som skyldes ikke forudsete reguleringer fra Der var i 2015 opgjort for få køretøjer på oversigt til forsikring. De er tilføjet i 2016 men først reguleret i betalingen med tilbagevirkende kraft i ,3 Merudgifter til udbudsadvokater på 0,5 mio. kr. Udgifter til advokater i forbindelse med udbud og forhandling af brandkontrakter er ikke budgetlagt. Merudgiften er tidligere blevet forventet dækket indenfor den nuværende ramme. Dette forventes ikke længere muligt grundet en række nødvendige prioriteringer i budgettet bl.a. udskiftning af branddragter, reparationer af køretøjer og udbetaling af ikke afholdt ferie grundet store afspadseringssaldi. 0,5 Merudgift på storm på 3,5 mio. kr. 3,5 Merindtægt på storm på 3,5 mio. kr. -3,5 Merindtægt på diverse aftaler om brandslukningsydelser samt salg af overskudsmateriel på 0,9 mio.kr. -0,9 Serviceopgaver 0,3 Mindreindtægt på kursusvirksomhed på 0,5 mio. kr. Det blev i forbindelse med fremlæggelse af besparelseskatalog i foråret 2016 besluttet, at Østsjællands Beredskab i 2017 skulle hente 1 mio. kr. i merindtægter ved salg af kurser til flere interessentkommuner. Der er taget kontakt og sendt materiale til alle interessentkommuner, men til trods for, at Østsjællands Beredskabs kurser ikke er dyrere end de nuværende leverandører på markedet, har en række kommuner meldt tilbage, at de ikke er interesserede i at ændre deres nuværende løsning. Arbejdet med salg af kurser fortsættes ligesom udgifter løbende tilpasses. Mindreindtægten forventes dog ikke længere at kunne klares indenfor den nuværende ramme. Kursusvirksomhed giver fortsat et netto overskud i budgettet. 0,5 Netto merudgift til lastvognskørsel på 0,1 mio. kr. Afvikling af opgaven omkring lastvognskørsel har medført udgifter til merarbejde, udgifter til ekstern leverandør og feriepenge, som samlet har givet en merudgift. 0,1 Mindreudgift på 0,3 mio.kr. til varekøb til sikringsopgaver for Roskilde Kommune grundet lagerbeholdning fra ,3 Østsjællands Beredskab i alt 1,2 Der arbejdes løbende med at tilpasse og reducere udgifter, hvor det er muligt. Der forventes herudover en merudgift på implementering af vagtcentral på 2,4 mio.kr. i 2017 som i 2016 blev besluttet finansieret af hensættelser. Arbejdet med implementering af vagtcentral er blevet forsinket og udgiften er derfor først afholdt i Jf. vedtægter og gældende regler skal finansiering via hensættelser derfor endnu engang godkendes af Beredskabskommissionen samt sendes til godkendelse i interessentkommunerne, da det er at betragte som en tillægsbevilling finansieret af Østsjællands Beredskabs kassebeholdning. Der redegøres for dette i særskilt sag på dagsorden. 4

18 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Afhjælpende Der har i første halvår af 2017 været 1010 udrykninger i Østsjællands Beredskabs samlede område hvoraf 522 har været i 2. kvartal. Hændelserne tæller både brande, trafikulykker, andre redningsopgaver og blinde alarmer, hvor en fejl udløser brandalarmen uden at der er brand. Der er 2 branddøde personer i perioden. Udrykningstiden er samlet set 2 pct. bedre end det fastsatte serviceniveau i den fælles risikobaserede dimensionering. I Beredskabsloven stilles krav til at afgangstiden, dvs. tiden fra alarm modtages til første køretøj forlader stationen, maks. må være 5 minutter. Statistikken for 2. kvartal viser, at dette ikke har været tilfældet på knapt 6 pct. af alle ture. Det drejer sig fortrinsvist om deltidsstationer, hvor det tilkaldte mandskab ikke er nået frem tids nok til at en sprøjte med 4 mand kan forlade stationen indenfor 5 minutter. Østsjællands Beredskab arbejder sammen med underleverandører på hurtigst muligt at rette op på dette, men er udfordret af, at det generelt er svært at rekruttere deltidsfolk. Årets hændelser målt som antal kørsler Kildeanvendelse: Beredskabsstyrelsens Onlineindberetningssystem(ODIN) Udrykningstid 2. kvartal Østsjællands Beredskab Kildeanvendelse: Beredskabsstyrelsens Onlineindberetningssystem(ODIN) 5

19 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Udrykningstid 2. kvartal 2017 de enkelte kommuner Kildeanvendelse: Beredskabsstyrelsens Onlineindberetningssystem(ODIN) Afgangstid 2. kvartal 2017 de enkelte kommuner Kildeanvendelse: Beredskabsstyrelsens Onlineindberetningssystem(ODIN) Om data: Data er et udtræk fra Odin leveret af Beredskabsstyrelsen. Data som er indeholdt i statistikken: Det er kun godkendte rapporter og kun automobilsprøjten der indgår i statistikken Der er kun medtaget 1. sprøjte på ture. Solrød kommune bliver beregnet med begge sprøjter (henholdsvis Lelling/Greve) hvis disse er kørt med. Ture der ikke medgår i statistikken: Indsatslederbil Mandsskabsvogne 6

20 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Trailer m.v. Ture der er sendt til assistance til anden kommune (ikke ØSB kommuner) er ikke medtaget Frivilligsprøjten i Køge / Greve er ikke medtaget Kørsel 2 er ikke medtaget Der er slette 1 ture i første kvartal, da disse ikke havde valide data Der er slette 10 ture i andet kvartal, da disse ikke havde valide data Forebyggende Myndighedsafdelingen har fra 1. juni 2017 skiftet navn til forebyggende afdeling. Udover daglig drift har fokus i andet kvartal og hen over sommeren bl.a. været på ændringer af lovgrundlag, rådgivning til kommunerne omkring beredskabsplanlægning samt opfølgning og analyse af den risikobaserede dimensionering som i forbindelse med drøftelser om muligheder i nye brandkontrakter. Forebyggende afdeling deltager endvidere i en række samarbejdsfora herunder om gas, certificering af telte, certificeringsordning for byggesagsbehandling samt samarbejde med forsyning omkring skybrud. Der er i den daglige drift gennemført brandsyn på 187 adresser i 2. kvartal af Der er heriblandt flere, der rummer mange objekter som eksempelvis Roskilde Universitetscenter og Den Hvide By i Køge. Der var i perioden planlagt 160 brandsyn, som betyder at de brandsyn, der ikke blev nået i 1. kvartal 2017, grundet sygefravær i afdelingen, nu er gennemført. Der er i perioden også brugt megen tid i forbindelse med større arrangementer som kræmmermarked, dyrskue, festival og festuge. Der er i årets sidste måneder planlagt 170 brandsyn i 3. kvartal og 130 i 4. kvartal. Hertil kommer brandsyn i forbindelse med fyrværkeri i december måned. Periodens brandsyn (unikke adresser) Kildeanvendelse: intern registrering. 7

21 Punkt 3, Bilag 1: Bilag - Kvartalsrapport 2. kvartal 2017.pdf Serviceopgaver På serviceopgaveområdet har der i 2. kvartal af 2017 været fokus på optimering af driften. Det er i effektiviseringsstrategien for Østsjællands Beredskab forudsat, at der løbende arbejdes med at forbedre synergi mellem serviceopgaver og kerneopgaven. Dette er bl.a. sket ved, at Østsjællands Beredskab 1. maj 2017 formelt har sammenlagt servicevagterne med brandholdet på station Roskilde. Servicevagterne laver bl.a. aftenrundering på skoler, kører til tyverialarmer og laver lovpligtigt slukkereftersyn, men bidrager også med en øget robusthed idet de alle er uddannet brandfolk og til hver en tid kan træde til i indsatser, hvis dette bliver nødvendigt. Med sammenlægningen er både brandfolk og servicevagter kommet på effektiv tid, som betyder flere men kortere vagter, og som samlet giver Østsjællands Beredskab mulighed for at løse endnu flere opgaver med det samme antal hænder. Aftalerne på sikringsopgaver for Roskilde Kommune udløber ultimo 2017, og det er usikkert hvorvidt Østsjællands Beredskab fortsat skal løfte denne opgave efter et forestående udbud. Sikringsafdelingen opgaver løses mere effektivt end der var forudsat i den oprindelige prisfastsættelse og bidrager derfor med et økonomisk overskud som er med til at finansiere kerneopgaven. Herudover bidrager sikringsopgaverne også til en øget robusthed, da de ansatte i afdelingen bidrager til en øget viden om kommunens bygningsmasse og alle er brandfolk, der til hver en tid kan træde til i indsatser, hvis dette bliver nødvendigt. Der arbejdes allerede nu på at afdække, hvilke konsekvenser opfør af opgaven i sin nuværende form vil have, og hvordan disse konsekvenser skal håndteres. Kursusaktivitet (antal afholdte kurser) Kildeanvendelse: intern registrering. 8

22 Punkt 3, Bilag 2: Kursusoversigt 1-1 til pdf S E P T E M B E R År til dato oversigt 1/ /8-17 Solgte kurser fordelt på kommuner og andre segmenter: Kommuner/Kunde Antal kurser Andel i % Køge Kommune Roskilde kommune Greve Kommune Taastrup Kommune 5 3 Vallensbæk Kommune 1 0,5 Stevns Kommune 2 1 Ishøj Kommune 0 0 Solrød Kommune 1 0,5 Østsjællands Beredskabs kursusafdeling har fra 1. januar til 31. august afholdt 195 kurser i Førstehjælp og brand-bekæmpelse. Der ud over afholder vi forskellige events og temadage Region Hovedstaden 5 3 Foreninger 11 6 Statslig 1 1 Private Østsjællands Beredskab deltog med rådgivning og udstyr i forskningens døgn på Høje-Taastrup Gymnasium. Her bliver en flok folkeskole elever undervist af studerende fra gymnasiet Prisliste Førstehjælp 3 timers opdateringskursus 3.986,- 4 timers HLR + AED 5.314,- 5½ timers Livreddende FHJ 7.665,- 12 timers FHJ ,- Særkurser og workshops pr. time 1.500,- For standard kurserne gælder Dansk Førstehjælp råds retningslinjer Brand Elementær brandbekæmpelse 4.037,- ABA-bruger (vejl. 005) pr. person 990,- Hjælperøgdykker fuldt kursus 5.500,- Hjælperøgdykker Vedligehold 3.300,- Andet Vi holder kurser og temadage med forskelligt indhold. Kontakt os for muligheder og pris. Alle priser eksl. moms. Der afregnes ikke moms til afdelinger i ejer kommunerne. K O N T A K T I N F O R M A T I O N K U R S U S A F D E L I N G E N : K U R S U S A F D E L I N O E S B. DK

23 Beslutning for punkt 4: Status og tillægsbevilling til fælles vagtcentral 1. Status taget til efterretning 2. Indstilling tiltrådt. 10

24 Punkt 4: Status og tillægsbevilling til fælles vagtcentral Pkt. Status og tillægsbevilling fælles vagtcentral Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Implementering af den fælles vagtcentral er ved at være gennemført. En række af planlagte indkøb og aktiviteter er dog blevet forsinket. Beredskabskommissionens beslutning fra 2016 om at anbefale en tillægsbevilling til implementering af vagtcentral finansieret af pulje til hensættelser skal derfor behandles på ny. Indstilling Forvaltningen indstiller, at: 1. status tages til efterretning og 2. der gives en tillægsbevilling på 2,4 mio.kr., der jf. beredskabskommissionens beslutning i 2016 finansieres af puljen til hensættelser, der indgår i Østsjællands Beredskabs kassebeholdning. Beslutningskompetence Interessentkommunerne Sagsfremstilling Implementering af den fælles vagtcentral er ved at være gennemført. Status vedr. implementering og drift af den fælles vagtcentral er vedhæftet som bilag. Det var oprindeligt forventet at vagtcentralen var færdigimplementeret ultimo Grundet udfordringer og begrænsede personalemæssige ressourcer til opgaven er en række planlagte indkøb og aktiviteter blevet forsinket. Det betyder også at hovedparten af de udgifter der blev forventet afholdt og finansieret i 2016 først er afholdt i I 2016 besluttede Beredskabskommissionen at anbefale en tillægsbevilling til implementering af vagtcentral på 2,4 mio. kr. finansieret af pulje til hensættelser. Grundet forsinkelser er midlerne ikke blevet anvendt i 2016 og anbefaling om tillægsbevilling er ikke blevet fremlagt til godkendelse i interessentkommunerne. Udgifter til indkøb og aktiviteter afholdes i stedet i 2017, hvorfor der på ny anmodes om en tillægsbevilling finansieret af puljen til hensættelser, som er en del af Østsjællands Beredskabs kassebeholdning. Økonomi Der anmodes om en tillægsbevilling på 2,4 mio. kr. Det drejer sig om samme tillægsbevilling, der er blevet anbefalet i 2016, men som ikke er blevet anvendt. Tillægsbevillingen foreslås finansieret af puljen til hensættelser, der er en del af Østsjællands Beredskabs kassebeholdning. Der forventes med udgangspunkt i regnskab 2016 og budgettet for 2017 en kassebeholdning ultimo 2017 på 6,1 mio. kr. Efter en tillægsbevilling forventes kassebeholdningen at udgøre 3,7 mio. kr. Jf. gældende økonomistyringsregler skal tillægsbevillinger anvendes det år, de er givet, og selvom Beredskabskommissionen tidligere har behandlet sagen, skal den derfor behandles på ny. Jf. fællesskabets vedtægter skal tillægsbevillinger godkendes af interessentkommunerne. 11

25 Bilag til Punkt 4: Status og tillægsbevilling til fælles vagtcentral Bilag - Status på implementering af fælles vagtcentral.pdf 12

26 Punkt 4, Bilag 1: Bilag - Status på implementering af fælles vagtcentral.pdf Østsjællands Beredskab Sagsnr Brevid Ref. MLW Dir. tlf mariewaar@oesb.dk NOTAT: Bilag - Status på implementering af fælles vagtcentral 4. september 2017 Interimbestyrelsen besluttede på møde d. 13. august 2015 at etablere fælles vagtcentral til branddisponering hos Hovedstadens Beredskab. Aftalen skulle tegnes for i første omgang en periode på 3 år. Aftalen med Hovedstadens Beredskab trådte i kraft 1. februar Implementering er sket løbende for de enkelte kommuner i takt med, at de tidligere aftaler er blevet opsagt. 1. januar 2017 var branddisponering i alle 8 kommuner lagt ind under den fælles vagtcentral. Opkobling til en fælles vagtcentral har krævet en række investeringer i it løsninger og tilpasning af servere mv. Dette arbejde forventes afsluttet i løbet af efteråret I forbindelse med implementering af den fælles vagtcentral, er der i gang med at blive udrullet et fælles kvalitetssikringssystem til validering af data for afgangs- og udrykningstider i køretøjerne. Systemet forventes færdigimplemeteret i løbet af foråret Ved opstart af den fælles vagtcentral var der ansat 7 personer til disponering i Østsjællands Beredskabs område. I takt med implementering er blevet gennemført, er der i gang med at blive etableret et tættere samarbejde med disponenter i Hovedstadens Beredskab, således, at personalet fra de to beredskabsområder kan dække hinandens områder. Det betyder, at normeringen fra 2018 vil være reduceret til 4 personer i Østsjællands Beredskabs område. På baggrund af erfaringerne fra indsatsen omkring vandstandsstigninger ultimo 2016 og primo 2017 har Østsjællands Beredskab valgt at stille et fælles krisestyringssystem til rådig for alle 8 kommuner. Systemet skal sikre hurtig kommunikation og nem adgang til beredskabsplaner både i Østsjællands Beredskab og i de relevante afdelinger i kommunerne. Systemet forankres hos den fælles vagtcentral, dog således at den enkelte kommune kan rette og vedligeholde deres egne planer. Systemet forventes færdig implementeret ultimo 2017, med de planer der er tilgængelige. Konsekvenser af sammenlægningen Sammenlægningen af vagtcentralopgaven har givet en række kvalitetsmæssige gevinster i form af: Bedre overblik over det samlede område, som kan betyde bedre disponering og kortere udrykningstid for borgere og virksomheder Professionalisering i form af bedre udstyr Videndeling i form af tættere samarbejde med andre beredskabsområder

27 Punkt 4, Bilag 1: Bilag - Status på implementering af fælles vagtcentral.pdf Side2/2 Større robusthed i kraft af samarbejdet med personale fra Hovedstadens Beredskab, der er klædt på til også at kunne dække Østsjællands Beredskabs område, samt højere sikkerhed på bygninger og it. Sammenlægningen har også haft en række økonomiske konsekvenser: Der er jf. beslutning på Beredskabskommissionens møde i maj 2016 foretaget en indledende investering til implementering af fælles vagtcentral. Udgifter til implementering beløber sig til knapt 3,0 mio. kr. hvoraf 0,6 mio.kr. er afholdt indenfor driftsbudgettet og 2,4 mio.kr. forventes finansieret af hensættelser til investeringer via en tillægsbevilling i På driftssiden har den fælles vagtcentral, hvis man sammenligner udgiftsniveau i 2014 med udgifter i budget 2018, medført en besparelse på 1,2 mio. kr. årligt. Vagtcentral - nettoudgifter 2014* Køge, Greve og Solrød Stevns Høje Taastrup, Ishøj, Vallensbæk Roskilde Krisestyringssystem Stevns og Køge I alt udgifter *Udgifter til vagtcentral fremgår ikke for alle kommuner som en selvstændig post i regnskabet og er derfor blevet estimeret på baggrund af tilgængelig viden om organisering af opgaven. Vagtcentral - nettoudgifter fra 2018 hvor fælles vagtcentral er fuldt implementeret Personale Driftsbetaling til Hovedstadens Beredskab Serviceaftaler Krisestyringssystem fælles Ledelse og administration I alt udgifter Vagtcentralen løser også en lang række indtægtsdækkede overvågningsopgaver herunder overvågning af automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA), tyverialarmer, demensalarmer, nødkald mv. Dette giver samlet Østsjællands Beredskab en indtægt på knapt 6 mio. kr.

28 Beslutning for punkt 5: Opkrævning af ABA afgift i kommunale institutioner Indstilling tiltrådt. 13

29 Punkt 5: Opkrævning af ABA afgift i kommunale institutioner Pkt. Opkrævning for overvågning af ABA i kommunale institutioner Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume I en række kommuner er kommunale institutioner undtaget opkrævning af afgift på automatiske brandalarmerings anlæg (ABA-anlæg). Afgiften har i stedet været indeholdt i et kommuneabonnement hos Falck. Pr. 1. januar 2017 overvåges alle anlæg af Østsjællands Beredskab, og det foreslås, at praksis for opkrævning af afgift harmoniseres, så der fremover opkræves afgift på alle kommunale institutioner. Indstilling Det indstilles, at der fra 2017 og frem opkræves afgift for overvågning af ABA-anlæg på alle kommunale institutioner i Østsjællands Beredskabs område. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Beredskabskommissionen har i maj 2016 behandlet forslag om at harmonisere praksis for opkrævning af afgift for overvågning af ABA-anlæg på tværs af kommunerne i fællesskabet. Beredskabskommissionen besluttede dengang, at de ønskede mere information for at kunne træffe en endelig beslutning. I Høje Taastrup, Ishøj, Vallensbæk, Roskilde og Stevns er anlæggene i 2015 og 2016 blevet overvåget af kommunale vagtcentraler/østsjællands Beredskabs fælles vagtcentral. Her har både private og kommunale kunder betalt et årligt gebyr på mellem kr. og kr. afhængigt af prisfastsættelsen i den enkelte kommune. I Køge, Greve og Solrød er anlæggene i 2015 og 2016 blevet overvåget af Falcks vagtcentral. Her har private kunder betalt et gebyr på kr. (2016 tal). Kommunale kunder har betalt indirekte via et kommuneabonnement til Falck. Fra 1. januar 2017 overvåger den fælles vagtcentral ABA-anlæg i alle 8 kommuner. Prisen for overvågning i 2017 er kr. De kommunale institutioner er i forbindelse med overgangen til Østsjællands Beredskabs vagtcentral primo 2017 blevet varslet om, at der fremover forventes at blive opkrævet et gebyr for overvågning af ABA-anlæg. Der har ikke været indvendinger mod dette. Det drejer sig om 38 anlæg i Køge, 30 anlæg i Greve og 13 anlæg i Solrød. Økonomi Harmonisering af principper for opkrævning af gebyr for overvågning af ABA-anlæg, så der fremover opkræves afgift for alle kommunale anlæg, vil medføre en merindtægt i 2017 på 0,4 mio. kr. I 2018 og frem vil det medføre en merindtægt på 0,5 mio. kr. 14

30 Beslutning for punkt 6: Orientering om konsekvenser af bortfald af kommunale serviceopgaver Orientering taget til efterretning. 15

31 Punkt 6: Orientering om konsekvenser af bortfald af kommunale serviceopgaver Pkt. Konsekvenser af bortfald af kommunale serviceopgaver Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Aftalerne på en række af de serviceopgaver, som Østsjællands Beredskab i dag udfører for interessentkommunerne, udløber primo 2018 og det er usikkert, hvorvidt Østsjællands Beredskab fortsat skal varetage disse opgaver. Der orienteres om bortfald af serviceopgaver som potentielt kan medføre et merforbrug i 2018 på 3,6 mio.kr. Indstilling Det indstilles, at Beredskabskommissionen tager orienteringen til efterretning. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling I flere interessentkommuner er overskud på serviceopgaver en væsentlig del af kommunernes finansiering af det gældende serviceniveau i beredskabet jf. nedenstående tabel. Serviceopgaverne er tildelt de kommunale beredskaber før sammenlægningen - enten efter konkurrenceudsættelse eller i forbindelse med intern omorganisering af opgaver, som led i diverse effektiviseringsprojekter. Østsjællands Beredskab har i forbindelse med sammenlægningen overtaget disse opgaver. Overskud på opgaverne er ligesom i de gamle kommunale beredskaber anvendt til finansiering af serviceniveau på kerneopgaven. Mio. kr. i 2018 pl. Obligatorisk bidrag 2018 Oprindeligt overskud på serviceopgaver 2018 pl.* Finansiering i alt 2018 Roskilde 21,1 7,2 28,3 Køge 16,1 3,5 19,6 Greve 11,9 0,3 12,2 Solrød 2,6-2,6 Stevns 5,9 0,7 6,6 Høje Taastrup 9,1-9,1 Ishøj 4,5-4,5 Vallensbæk 3,0-3,0 Total 74,3 11,7 86,0 * Beløbene er hentet fra godkendt budgetnotat (bilag 4 til vedtægterne) fremskrevet til 2018 pris. Kerneopgaven i Østsjællands Beredskab er på nuværende tidspunkt finansieret med 11,7 mio. kr. fra serviceopgaver. Hvis serviceopgaver, der indgår i kommunernes grundlæggende finansiering af kerneopgaven, frafalder, vil det derfor have økonomiske konsekvenser, der kan påvirke serviceniveau. Bortfald af serviceopgaver påvirker i mange tilfælde også beredskabets robusthed, idet flere af opgaverne løses af ansatte med branduddannelse, der indgår i den samlede kapacitet af disponible ressourcer ved større hændelser. Økonomi Østsjællands Beredskab har 2 aftaler, der automatisk udløber eller er varslet at udløbe primo Det drejer sig om sikringsopgaver for Roskilde Kommune, der bidrager 16

32 Punkt 6: Orientering om konsekvenser af bortfald af kommunale serviceopgaver med finansiering for ca. 2,0 mio. kr. og hjælpemiddeldrift for Køge Kommune, der bidrager med finansiering for ca. 1,6 mio. kr. Hvis Østsjællands Beredskab ikke bliver tildelt disse opgaver med samme økonomiske ramme som tidligere i 2018 og frem, vil det betyde et netto merforbrug i Østsjællands Beredskabs budget 2018 og frem på i alt ca. 3,6 mio. kr. Når det er afgjort, hvordan opgaverne fremover skal løses, skal Beredskabskommissionen tage stilling til, hvordan et evt. merforbrug skal finansieres. Finansiering kan bl.a. ske via nedsættelse af beredskabets serviceniveau på kerneopgaven, via en tillægsbevilling eller via tildeling af nye serviceopgaver med samme overskud. Det vurderes ikke muligt at finansiere merforbruget via effektiviseringer, der ikke påvirker serviceniveau. Beredskabet arbejder fortsat på at gennemføre de indledende effektiviseringer på 16 mio. kr., og der kan pt. ikke peges på yderligere forslag i denne kategori. Prisen for udførsel af serviceopgaver i beredskabet er jf. gældende regler fastsat med udgangspunkt i de forventede omkostninger. Der generes dog ofte overskud på serviceopgaver i Beredskabet, fordi opgaverne løses i synergi med øvrige opgaver, som dermed bliver billigere, og fordi der i beregning af omkostninger indgår en risikobuffer til uventede udgifter, som kun sjældent skal afholdes. 17

33 Beslutning for punkt 7: Orientering om opbevaring af sager fra de tidligere kommunale beredskaber Orientering taget til efterretning. Det tydeliggøres, at det drejer sig om sager fra før , som kommunerne selv skal arkivere. Østsjællands Beredskab arkiverer alle sager fra og frem. 18

34 Punkt 7: Orientering om opbevaring af sager fra de tidligere kommunale beredskaber Pkt. Orientering om opbevaring af sager fra de tidligere kommunale beredskaber Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der orienteres om, at Østsjællands Beredskab som udgangspunkt ikke kan opbevare gamle sager fra de tidligere kommunale beredskaber. Indstilling Det indstilles, at orientering tages til efterretning. Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Østsjællands Beredskab har fået henvendelse fra interessentkommuner vedr. opbevaring af sager fra de tidligere kommunale beredskaber. Østsjællands Beredskab har desværre ikke plads eller administrative ressourcer til at sortere og opbevare gamle sager for alle otte interessentkommuner. Østsjællands Beredskab vil derfor som udgangspunkt afvise at modtage gamle sager fra interessentkommunerne medmindre, det drejer sig om åbne sager, hvor det beredskabsfaglige arbejde omkring sagen endnu ikke er afsluttet. Østsjællands Beredskab opbevarer pt. en række gamle sager for enkelte kommuner grundet overtagelse af bygninger fra de kommunale beredskaber. Med udgangspunkt i, at de samme administrative principper skal gælde alle interessentkommuner, vil disse sager inden udgangen af 2017 blive afleveret tilbage til de respektive kommuner. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. 19

35 Beslutning for punkt 8: Servicedeklaration for større eller længerevarende hændelser Indstilling tiltrådt. 20

36 Punkt 8: Servicedeklaration for større eller længerevarende hændelser Pkt. Servicedeklaration til større eller længerevarende hændelser Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der fremlægges servicedeklaration, der beskriver, hvilke ressourcer Østsjællands Beredskab råder over ved større eller længerevarende hændelser og hvordan de prioriteres. Indstilling Det indstilles, at servicedeklaration til større eller længerevarende hændelser godkendes. Beslutningskompetence Beredskabskommission Sagsfremstilling I forbindelse med evaluering af indsatser og samarbejde omkring vandstandsstigninger ultimo 2016 og primo 2017 blev det aftalt, at Østsjællands Beredskab skulle udarbejde en servicedeklaration, der tydeliggjorde, hvor meget det fælleskommunale beredskab kan stille med ved større eller længerevarende hændelser, og hvordan ressourcerne prioriteres ved flere samtidige hændelser. Servicedeklarationen er vedlagt som bilag og beskriver, hvilke ressourcer Østsjællands Beredskab råder over ved større eller længerevarende hændelser, og hvordan de som udgangspunkt prioriteres. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. 21

37 Bilag til Punkt 8: Servicedeklaration for større eller længerevarende hændelser Bilag - Servicedeklaration ved større eller længerevarende hændelser.pdf 22

38 Punkt 8, Bilag 1: Bilag - Servicedeklaration ved større eller længerevarende hændelser.pdf Østsjællands Beredskab Sagsnr Brevid Ref. MLW Dir. tlf mariewaar@oesb.dk 4. september 2017 NOTAT: Bilag - Servicedeklaration ved større eller længerevarende hændelser I forbindelse med evaluering af indsatser og samarbejde omkring vandstandsstigninger ultimo 2016 og primo 2017 blev det aftalt, at Østsjællands Beredskab skulle udarbejde en servicedeklaration, der tydeliggjorde, hvor meget det fælleskommunale beredskab kan stille med ved større eller længerevarende hændelser, og hvordan ressourcerne prioriteres ved flere samtidige hændelser. Ved større eller længerevarende hændelser har politiet det koordinerende ansvar, beredskabet har det tekniske ansvar og kommunerne har sektoransvaret. Østsjællands Beredskab dækker 935 km2 og ca indbyggere. Det daglige beredskab er fordelt på 4 delområder og 9 stationer. Der er gennemsnitligt 7 hændelser dagligt i Østsjællands Beredskabs område, og en normalhændelse varer gennemsnitligt ca. 1 time. Det daglige vagtberedskab, som kan tiltræde øjeblikkeligt, består af i alt: 1 chefvagt 4 indsatsledere 20 faste brandfolk (heraf 4 ansat i ØSB og 16 ansat i Falck) 41 deltidsbrandfolk (heraf 17 ansat i ØSB og 24 ansat i Falck) 0 Frivillige brandfolk Hertil kommer ikke vagtsat personale tilknyttet ØSB, som vil blive indkaldt ved større eller længerevarende hændelser, men som kan være optaget af private forhold og som ikke er forpligtet til at møde op. Ikke vagtsat beredskabspersonale består af i alt: 1 chefvagt 16 indsatsledere 20 faste brandfolk ansat i ØSB Ukendt antal faste brandfolk ansat i Falck (Falck er kontraktligt forpligtet til at stille mest muligt ved større eller længerevarende hændelser) 50 deltidsbrandfolk ansat i ØSB Ukendt antal deltidsbrandfolk ansat i Falck (Falck er kontraktligt forpligtet til at stille mest muligt ved større eller længerevarende hændelser) 150 frivillige brandfolk fordelt på kompetencer som forplejning, indsats og logistik (statistisk er 1/10 disponible og møder op ved indkald til større eller længerevarende hændelser)

39 Punkt 8, Bilag 1: Bilag - Servicedeklaration ved større eller længerevarende hændelser.pdf Side2/2 Når større eller længere varende hændelser indtræffer, er der en række funktioner, som beredskabet skal dække: 1. Lokal Beredskabsstab - Østsjællands Beredskab skal stille en ledelsesressource til den lokale beredskabsstab (LBS) nedsat af politidirektøren. Østsjællands Beredskab dækker to politikredse og kan derfor, hvis en hændelse fordeler sig over flere politikredse, skulle stille en ledelsesressource til to forskellige lokale beredskabsstabe. 2. Kommunal krisestab - Ved større eller længerevarende indsatser vil der typisk blive nedsat en kommunal krisestab med kommunens ledelse. Østsjællands Beredskab skal i det omfang det er muligt stille med en ledelsesressource til den kommunale krisestab. Østsjællands Beredskab dækker 8 kommuner, og skal derfor, hvis der sker samtidige hændelser i flere kommuner, finde en hensigtsmæssig måde at fordele de begrænsede ledelsesmæssige ressourcer mellem de implicerede kommuner. Dette vil typisk ske ved at der oprettes en central beredskabsfaglig krisestab med løbende kontakt til de kommunale krisestabe og skadestedsledelsen i de enkelte kommuner. 3. Skadestedsledelse Østsjællands Beredskab skal stille en skadestedsleder (indsatsleder) ved hvert skadested. Ved flere samtidige hændelser vil skadestedet typisk blive defineret som et delområde, således at der tildeles en skadestedsleder pr. delområde. 4. Centralt logistikcenter Østsjællands Beredskab skal etablere og dække et centralt logistikcenter, der koordinerer de praktiske forhold omkring anskaffelse, indkald og fordeling, og opretholdelse af mandskab og materiel. 5. Stående dagligt beredskab Det daglige beredskab i Østsjællands Beredskabs samlede område skal under større eller længerevarende hændelser fortsat være dækket tilstrækkeligt til at dagligdagshændelser fortsat kan håndteres tilfredsstillende.

40 Beslutning for punkt 9: Orientering om forløb vedr. nye brandkontrakter og godkendelse af rammer for ny RBD 1. Orientering tages til efterretning. 2. Indstilling tiltrådt (den fremlagte model 2). I færdiggørelsen af en konkret model kobles en kommunaldirektør samt formandskabet på processen. Der laves en fælles pressemeddelelse om, at der fortsat arbejdes for en fælles løsning, der kan fremlægges for beredskabskommissionen i december. 23

41 Punkt 9: Orientering om forløb vedr. nye brandkontrakter og godkendelse af rammer for ny RBD Pkt. Status på nye brandkontrakter og godkendelse af rammer for ny RBD Sagsnr Beredskabskommissionen punkt Resume Der orienteres om status på drøftelser omkring nye brandkontrakter, hvor det er kortlagt, at en model indenfor den nuværende risikobaserede dimensionering (RBD) vil medføre prisstigninger på ca. 30 %. Der fremlægges forslag til rammer for ny mere fleksibel minimums RBD, der skaber råderum til at lave en model for organisering af opgaven, som indfrier besparelsen uden at forringe service i området samlet set. Indstilling Det indstilles at: 1. Orientering om status tages til efterretning 2. Rammer for ny fælles risikobaseret dimensionering godkendes Beslutningskompetence Beredskabskommissionen Sagsfremstilling Beredskabskommissionen besluttede før sommeren at forlænge de eksisterende kontrakter til og med 30. juni 2018 samt indlede uformelle drøftelser med Falck om nye brandkontrakter. Østsjællands Beredskab har afholdt 2 arbejdsgruppemøder med Falck, hvor muligheder for nye brandkontrakter er drøftet. Konklusionen på møderne er, at det indenfor rammerne i den nuværende risikobaserede dimensionering ikke er muligt at indfri ønsker til en besparelse, hverken med kommunal drift eller privat leverandør drift. Tværtimod vil en løsning koste i størrelsesorden 30 pct. mere end den nuværende kontraktsum i begge løsningsmodeller. Konklusionen fra arbejdsgruppemøderne er fra både Falck og Østsjællands Beredskab, at der skal ske væsentlige ændringer i den nuværende organisering af opgaven, hvis målet om en besparelse skal indfries. Disse ændringer vil betyde ændringer i placering af stationer, mandskab og materiel. De vil også betyde, at serviceniveau vil blive defineret med udgangspunkt i responstid for første relevante enhed og effekt af indsatserne på skadestedet. Med disse ændringer vurderer Østsjællands Beredskab, på baggrund af de foreløbige drøftelser og analyser, at det er muligt at lave en model for organisering af opgaven, der i samarbejde mellem privat og kommunal drift indfrier besparelsen uden at forringe service for borgere og virksomheder i området samlet set. Ændringerne kræver, at der godkendes en ny fælles RBD. For at sikre råderum til at Østsjællands Beredskab i dialog med Falck og interessentkommunerne kan færdiggøre og kvalitetssikre modellen, anbefales det, at udarbejde en fleksibel RBD, der fastsætter minimumsniveauet for et tilstrækkeligt beredskab jf. lovgrundlaget, uden at der angives en præcis placering af stationer, mandskab og materiel. Samtidig skal det fastsættes, at der i den faktiske organisering af opgaven skal tages højde for, at det nuværende serviceniveau målt som responstid, samlet set fortsat overholdes. En fleksibel RBD kombineret med en fastsættelse af serviceniveau målt som responstid vil skabe råderum til at drøfte forskellige varianter af den optimale model i forhandlinger med Falck og i dialog med kommuner, uden at modellen hver gang, der fx flyttes et køretøj fra en station til en anden, kræver at den behandles af Beredskabsstyrelsen og byråd. 24

42 Punkt 9: Orientering om forløb vedr. nye brandkontrakter og godkendelse af rammer for ny RBD Placering af stationer og materiel vil fortsat tage udgangspunkt i hændelsesmønster, men idet specifikke adresser ikke er fastlagt kan der forekomme marginale udsving i fordeling af responstid i forhold til den nuværende struktur. Når Beredskabskommissionen har tilkendegivet, hvorvidt man kan acceptere rammer for en ny RBD, vil Østsjællands Beredskab færdiggøre forslag til model for organisering af opgaven. Færdiggørelsen vil ske i samarbejde med Falck, for at tilstræbe en blanding af privat og kommunal drift svarende til den nuværende fordeling. Færdiggørelsen vil også ske i samarbejde med interessentkommunerne for at kvalitetssikre modellen i forhold til særlig viden, som kommunerne besidder. Den videre proces omkring godkendelse af forslag til ny fleksibel RBD og fastlæggelse af model for organisering af opgaven er vedlagt som bilag. Såfremt rammer for ny fælles RBD, der har fokus på effekten af indsats på skadestedet og hvor serviceniveau måles som responstid for første relevante enhed samlet set, ikke kan godkendes, vurderes det ikke at være muligt at fremlægge en model for faktisk organisering af opgaven, der opfylder både krav til besparelse og fastholdelse af serviceniveau. Notat om rammer for ny fælles RBD er vedlagt som bilag. Rammer for ny fælles RBD og de foreløbige drøftelser omkring model for organisering af opgaven vil blive fremlagt på mødet af beredskabsdirektøren. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. Økonomiske konsekvenser af resultat af forhandling om nye brandkontrakter i 2018 og frem fremlægges i sag til Beredskabskommissionen, når resultat af forhandlingerne foreligger. 25

43 Bilag til Punkt 9: Orientering om forløb vedr. nye brandkontrakter og godkendelse af rammer for ny RBD Bilag - Tids- og procesplan for nye brandkontrakter.pdf Bilag - Rammebeskrivelse for ny Risikobaseret Dimensionering (RBD).pdf Modeller for fremtidig organisering (uddelt på mødet).pdf 26

44 Måned maj-16 jun-16 jul-16 aug-16 sep-16 Oprindelig tidsplan ved offentliggørelse af udbudsmateriale Godkendelse af principper for udbud af brandkontrakter (13. maj) Justering efter Falck af 2 omgange har bedt om udskud tilbudsfrist. Endelig godkendelse af udbudsmateriale okt-16 (17. oktober) nov-16 dec-16 Offentliggørelse af udbudsmateriale jan-17 feb-17 Tilbudsfrist Oprindelig tilbudsfrist mar-17 Forventet godkendelse af ny leverandør Ny tilbudfrist (31. marts) apr-17 Justering efter at det konstateres at der ikke er indkommet tibud på 2 ud af 3 delområder og tilbud på det sidste delområde er ukonditionsdygtigt. Ny tilbudfrist (31. marts) hvor det konsteres at der ikke er indkommet konditionsdygtige tilbud Formelle forhandlinger indledes Justering efter Falck ikke vil indgå i formelle forhandlinger og beslutning om at indlede uformelle drøftelser. maj-17 Forventet godkendelse af ny leverandør Uformelle drøftelser indledes jun-17 jul-17 aug-17 sep-17 okt-17 nov-17 dec-17 jan-18 Forventet godkendelse af ny leverandør Nye kontrakter træder i kraft men med risiko for forsinkelse Præsentation af resultat af uformelle drøftelser for beredskabskommission og forventet godkendelse af ny løsning. Godkendelse af evt. tilretninger af risikobaseret dimensionering i byråd. Nye kontrakter træder i kraft men risiko for forsinkelse Justering efter udmelding fra Falck om at udspil først kan være klar ultimo juni. Forlængelse af nuværende kontrakter Præsentation af resultat af uformelle drøftelser for beredskabskommission Forventet godkendelse af ny løsning. Godkendelse af evt. tilretninger af risikobaseret dimensionering i byråd. Justering ultimo august efter første runde af uformelle drøftelser med Falck Status på første runde af uformelle drøftelser med Falck Godkendelse af rammer for arbejde med ny RBD i Beredskabskommission Drøftelse med Beredskabsstyrelse Arbejdsgruppemøde med Falck Godkendelse af ny RBD i Beredskabskommission Udtalelse til ny RBD fra Beredskabsstyrelsen Dialog og kvalitektssikring af model med kommuner Arbejdsgruppemøde med Falck Fremlæggelse af modeller for ny organisering af den operative opgave til Beredskabskommission Godkendelse af ny RBD i interessentkommunerne Evt. godkendelse af model for ny organisering af den operative opgave i interessentkommuner. feb-18 Nye kontrakter træder i kraft Nye kontrakter træder i kraft Opstart implementering mar-18 apr-18 maj-18 jun-18 jul-18 Nye kontrakter træder i kraft Nye kontrakter træder i kraft aug-18 Punkt 9, Bilag 2: Bilag - Tids- og procesplan for nye brandkontrakter.pdf

45 Punkt 9, Bilag 2: Bilag - Rammebeskrivelse for ny Risikobaseret Dimensionering (RBD).pdf Østsjællands Beredskab Sagsnr Brevid Ref. NRA Dir. tlf nielsra@oesb.dk NOTAT: Rammebeskrivelse for indhold og omfang af ny Risikobaseret Dimensionering 11. september 2017 Med udarbejdelsen af en ny plan for risikobaseret dimensionering (RBD) er målet at leve op til visionen i ejerstrategien om, at Østsjællands Beredskab skal skabe tryghed for borgere og virksomheder og samfundet som helhed. Det sker i fuldt samspil med beredskabsloven, som beskriver at beredskabet skal forebygge, begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljø. Vi fokuserer på Beredskabets parathed, hvor vi vurderer samtidige hændelser, antallet af udrykningsenheder samt teknisk ledelse, Udrykningstid, hvor vi vurderer antal og placering af beredskabsstationer samt mandskabets ansættelse på fuldeller deltid, samt Materiel og bemanding, hvor vi vurderer materiel og teknologi, mandskabets antal og uddannelse samt mulighed for assistance. Vi lægger med RBD en op til at optimere brugen af ressourcerne uden derved at svække robustheden i vores beredskab. Med kommende RBD fokuserer vi i høj grad på effekten på skadestedet hos borgeren/virksomheden, hvor vores intention er, at der ikke må opleves en ændret service. Denne skal vi tilsikre med udgangspunkt i vores vagtcentral, der med overblikket over beredskabets samlede ressourcer smidigt skal sammensætte udrykningen til den enkelte hændelse. Det kan lokalt ses som om, der er et ændret serviceniveau, når man ser ind i garagen, men i det samlede billede er det et udtryk for, at de synergier, der er i sammenlægningen, er blevet hentet. Planen er lavet med en beskrivelse af, i hvilke områder, der skal være placeret brandstationer. Herudover er det op til leverandøren egen eller ekstern at placere enheder, så responstidskravet overholdes. Der lægges endvidere i RBD en op til en ensartet udrykningssammensætning og et ensartet serviceniveau for responstid i hele området. RBD en beskriver det samlede antal brandmænd på vagt i de enkelte områder, ligesom antal og typer af køretøjer fremgår. Den samlede ressourceoversigt er et udtryk for beredskabets robusthed. For at opnå den størst mulige effekt har vi med udgangspunkt i den enkelte hændelse fokus på hurtigt at tilvejebringe ledelseskapacitet samt kapacitet til førsteindsats på skadestedet. De efterfølgende ressourcer ses tilvejebragt enten fra egen station eller nabostationen. Som en yderligere konsolidering af beredskabet indgås aftaler med naboberedskaber om muligheden for gensidig støtte ved større og/eller længerevarende hændelser.

46 Punkt 9, Bilag 2: Bilag - Rammebeskrivelse for ny Risikobaseret Dimensionering (RBD).pdf Side2/2 Et bagvedliggende værdisæt for den afhjælpende indsats tager udgangspunkt i, at borgere og virksomheder, når alarmen lyder, kan være trygge ved: at opgaven håndteres øjeblikkeligt at beredskabet ved alarmer vil være fremme med kompetent personale og materiel inden for 10 min. i 85 %, inden for 15 min. i 95 % og inden for 20 min. i 98 % af tilfældene. Alle udrykninger vil være inden for 30 min. at alt disponibelt personale, køretøjer og materiel i hele Østsjællands Beredskabs område i udgangspunktet er til rådighed for en hændelse, hvor det er relevant at alle indsatser efterfølgende kvalitetskontrolleres for at sikre, at de er udført med opfyldelse af fastsatte servicemål at indsatser, der ikke overholder fastsatte servicemål, evalueres med henblik på fortsatte kvalitetsløft Processen for udarbejdelse af plan for risikobaseret dimensionering har følgende forløb: Risikoidentifikation, der opsummerer de risici, der er i området Risikoanalyse, der indeholder o Scenarieanalyser med beskrivelse af mulige og sandsynlige hændelsesscenarier o Kapacitetsanalyse, der opgør ressourcebehov ud fra mulige hændelser samt risiko for samtidighed. Oplæg til serviceniveau, der beskriver administrationens anbefaling af beredskabets niveau på alle områder Beredskabsstyrelsens udtalelse på oplæg til serviceniveau, som er garant for at det fremsatte forslag er i tråd med virkeligheden. Politisk behandling og godkendelse Endelig implementering. Ud over de operative kapaciteter ser Østsjællands Beredskab forebyggelse som et væsentligt aspekt i imødegåelse af hændelsers opståen. Der lægges derfor op til en konsistent forebyggelsesindsats rettet imod offentlige institutioner med børn, unge og ældre samt boligområder med mange mennesker i samme bygningsmasse.

47 Model 1 Model 2 Nuværende RBD kommune fokus +30 pct. - 5 mio. kr. Samme placering af stationer, køretøjer og mandskab og samme udrykningssammensætning Samme responstid på adresser Ny RBD fællesskabs fokus Ændring i placering af stationer, køretøjer, mandskab og udrykningssammensætning Min. samme responstid samlet set Øget faglig kvalitet i udrykningssammensætning Øget kapacitet i udrykningssammensætning Punkt 9, Bilag 3: Modeller for fremtidig organisering (uddelt på mødet).pdf