Spørgsmål-svar om 13- og 14-afdelinger - version 17. juni 2018

Transkript

1 0. Indledning 1. Økonomi i 13-afdelinger 2. Cigarkasser fordele og ulemper? 3. Personlige bankkonti fordele og ulemper? 4. Foreningskonto i et pengeinstitut fordele og ulemper 5. Foreningskonto hvordan får man en sådan i dag? 6. Vedtægter hvor findes de? 7. CVR-nummer hvordan fås det, og valg af foreningstype og navn? 7a. Hvordan? 7b. Foreningstype ved oprettelsen? 7c. Navn? 8. Hvis større/mindre omsætning end forventet ved oprettelse, så foreningstypen skal ændres 9. Er der organisatorisk forskel på 13- og 14-afdelinger? 10. Selvstændig økonomi i medfør af 14 hvad vil det egentlig sige? 11. Årsregnskab i 14-afdelinger er der særlige krav til indhold mv. og hvem skal have det? 11a. Formkrav? 11b. Periode? 11c. Til hvem? 12. Revision af 14-regnskab særlige krav? 13. Tilknytning til regionen er der forskel på 13- og 14-afdelinger? 14. Tilskud fra regionen og evt. ekstramidler kan det opnås af en velhavende 14-afdeling? 15. Åbne arrangementer for ikke-medlemmer/gæster forskel mellem 13- og 14-afdelinger? 16. Moms og skat 17. Moms 18. Skat 0. Indledning Dette skriv er tænkt som et hjælperedskab for tillidsvalgte i de lokalafdelinger, der overvejer at skifte fra at være en 13-afdeling uden selvstændig økonomi til at være en 14-afdeling med selvstændig, synlig økonomi. Heri omtales nogle af de hurdler, man skal igennem. En sidegevinst ved at overgå til 14 kan være, at afdelingen får lov til gratis at låne kommunale lokaler til medlemsmøder det er i hvert fald lykkedes i nogle kommuner, dog forudsat at lokalafdelingen er blevet registreret i CVR og har fået eget CVR-nummer. 1. Økonomi i 13-afdelinger Holdes der medlemsmøder (= ølsmagninger mv.) skal de som udgangspunkt hvile i sig selv, dvs. udgifter (fx øl, chips, lokaleleje mv.) finansieres af deltagerbetaling af samme størrelse. De fleste lokalafdelinger opkræver deltagerbetaling forud til brug for indkøb til arrangementerne. Giver et arrangement overskud opbevares det nok i reglen i en cigarkasse hos formanden eller et andet medlem af lokalafdelingsbestyrelsen, da en lokalafdeling omfattet af 13 som udgangspunkt ikke har nogen pengekasse eller bankkonto. 2. Cigarkasser fordele og ulemper? Mellem smagningerne opbevares kassen fx i et privat hjem eller i et aflåst rum på et fast mødested. Kassens indhold forøges, hvis et arrangement giver overskud, mens der tæres på indholdet, hvis et 1

2 arrangement giver underskud. Om kun kassebestyreren ved hvad der er i kassen, eller om der aflægges et uformelt regnskab som led i årsmødet begge dele forekommer nok. Så længe alt går godt er det som sådan ikke noget problem, men indholdet, der reelt tilhører alle lokalafdelingens medlemmer, kan pludselig forsvinde, fx som følge af at: kassen opbevares et sted, hvorfra den forsvinder i forbindelse med indbrud el. brand, bestyreren af kassen rager uklar med bestyrelsen og/eller landsforeningen, og undlader at reagere på alle henvendelser om at udlevere kassen bestyreren af kassen dør eller går konkurs, og hvis det ikke tydeligt fremgår af kassen, at den tilhører lokalafdelingen, vil den blive inddraget i døds- eller konkursboet. At pengene forsvinder kan undgås, hvis lokalafdelingens bestyrelse opretter en foreningskonto i et pengeinstitut, hvor kassebeholdningen opbevares under betryggende forhold. 3. Personlige bankkonti fordele og ulemper? Det forekommer, at kassebestyreren ikke ønsker at have ansvaret for en cigarkasses indhold, og i stedet har indsat pengene på en personligt ejet bankkonto. Måske betaler lokalafdelingens medlemmer forud for deltagelse i smagninger ind til samme konto, og udgifter til ølindkøb mv. refunderes fra kontoen. Det er en fordel for kassebestyreren, at han har fuld adgang til at se og disponere over kontoens indestående, men i tilfælde af bestyrerens sygdom, ferie mv. er det en ulempe for resten af bestyrelsen, at kun én har denne adgang. Det kan også være en ulempe for kontoejer, at indeståendet på den personlige bankkonto kan betyde begrænsning i ejerens mulighed for at få offentlige tilskud mv. (boligsikring, pension og meget andet). Indeståendet, der reelt tilhører alle lokalafdelingens medlemmer, kan også pludselig forsvinde, fx som følge af at: ejeren af den personlige bankkonto forsvinder, ejeren af den personlige bankkonto rager uklar med bestyrelsen og/eller landsforeningen, og undlader at reagere på alle henvendelser om adgang til kontoen, ejeren af den personlige bankkonto har personlig gæld til det offentlige, og en foged vil måske forlange at få gælden helt eller delvis betalt med kontoens indestående den personlige bankkonto inddrages i et dødsbo eller konkursbo, og hvis kontoens ejer ikke tydeligt har markeret, at kontoen ikke er ejers, men lokalafdelingens. Disse situationer kan undgås, hvis lokalafdelingen opretter en foreningskonto i et pengeinstitut. 4. Foreningskonto i et pengeinstitut fordele og ulemper Fordelen ved foreningskonti er, at mere end en fra bestyrelsen kan have adgang til både at se og at disponere over indeståendet, så man ikke er afhængig af én person i tilfælde af sygdom, ferie mv., og flere kan følge med i udviklingen i kontoens indestående. Eneste ulempe kan være, at pengeinstituttet kræver et gebyr på fx 25 kr. pr. måned for kontoen. 5. Foreningskonto hvordan får man en sådan i dag? For at oprette en konto vil de fleste pengeinstitutter have følgende, enten som scan eller fysisk: lokalafdelingens vedtægter, hvoraf evt. hæftelsesforhold fremgår, referat fra lokalafdelingens seneste generalforsamling/årsmøde inklusive oplysning om hvem bestyrelsen består af, ID (billedlegitimation og sygesikringskort) for alle i bestyrelsen, som også skal skrive under, både i forbindelse med oprettelse af kontoen, på hvor mange og hvem, der skal have adgang til at disponere over kontoen, og på en separat aftale om adgang til kontoen via netbank, og hvem der skal have denne adgang, og 2

3 oplysning om foreningens CVR-nummer. 6. Vedtægter hvor findes de? Vedtægterne for Danske Ølentusiaster dækker både landsforening, regioner og 13- og 14- lokalafdelinger, og kan downloades i printvenlig version fra ale.dk. Lokalafdelinger, der vælger at have selvstændig økonomi, omfattes af 14, med begrænsede hæftelsesforhold for bestyrelsen, som nævnt i stk. 4 og stk CVR-nummer hvordan fås det, og valg af foreningstype og navn? 7a. Hvordan? CVR-nummer kan bestilles via søg efter Start frivillig forening eller Start almindelig forening og se de aktuelle betingelser. Som led i bestillingen kræver Erhvervsstyrelsen, at der, af hensyn til fremtidig digital kommunikation, også oprettes: 1) en NemID-medarbejdersignatur, 2) en Nemkonto (kan tilføjes senere, når lokalafdelingen har fået oprettet en foreningskonto i et pengeinstitut) samt oprettelse af 3) en Digital postkasse. 7b. Foreningstype ved oprettelsen? Hvis lokalafdelingen forventer en omsætning på mindre end kr. inden for en 12 måneders periode, skal foreningstypen være Frivillig forening. Hvis det forventes, at omsætningen vil overstige kr. i 12-månedersperioden, så skal lokalafdelingen momsregistreres hos SKAT, og foreningstypen skal være Almindelig forening. 7c. Navn? Der er begrænsning i antal karakterer, der kan indtastes som lokalafdelingens navn ved oprettelsen hos CVR. For at navnene fremstår ensartet i forhold til omverdenen opfordres til at alle navngiver sig således: Danske Ølentusiaster x (x = lokalafdelingens navn), efterfulgt af ordet lokalafdeling eller lokalafd.. 8. Hvis større/mindre omsætning end forventet ved oprettelse, så foreningstypen skal ændres: Som det er nu kræver Erhvervsstyrelsen, at den først oprettede forening skal afmeldes, dvs. at CVR-nummeret lukkes, og at hele registreringsprocessen (punkt 7a, 7b og 7c) skal gennemføres på ny, som om det var en ny forening, bare af den anden type. Når den nye proces er gennemført skal man også huske at oplyse sit pengeinstitut om det nye CVR-nummer. 9. Er der organisatorisk forskel på 13- og 14-afdelinger? Nej, der er slet ingen forskel på lokalafdelinger omfattet af 13 og 14, alle er underordnet regionerne, landsbestyrelsen og i sidste ende generalforsamlingen (se den grafiske illustration i punkt 1.1 i Håndbogen for Regioner og Lokalafdelinger). 10. Selvstændig økonomi i medfør af 14 hvad vil det egentlig sige? I Selvstændig økonomi ligger alene, at lokalafdelingens bestyrelse formelt har lov at opspare overskud og forbruge af samme, i modsætning til 13-afdelingen, som ikke har en formel økonomi. 11. Årsregnskab i 14-afdelinger er der særlige krav til indhold mv. og hvem skal have det? 11a. Formkrav? Hverken det offentlige eller Landsbestyrelsen stiller (endnu) bestemte formkrav til indholdet i årsregnskabet for en Frivillig eller Almindelig forening, men det SKAL selvfølgelig vise indtægter og udgifter samt aktiver og passiver, herunder egenkapitalens størrelse. Lokalafdelinger, der er i tvivl om hvad regnskabet skal indeholde og hvordan det kan opstilles, kan i første omgang anvende en skabelon, Landsbestyrelsens økonomiansvarlige har udarbejdet og sendt til inderkreds i december

4 11b. Periode? Årsregnskabet SKAL omfatte perioden 1. juli år 1 til 30. juni år 2. Når Lokalafdelingen på et årsmøde vælger at overgå til 14, vil det første årsregnskab kun skulle omfatte perioden fra årsmødet frem til førstkommende 30. juni, men må gerne omfatte alle 12 foregående måneder. 11c. Til hvem? Ifølge 14 stk. 5 skal årsregnskabet aflægges (= udleveres) på Lokalafdelingens årsmøde. Når regnskabet er godkendt under årsmødet, skal det umiddelbart efter sendes til Landsbestyrelsens økonomiansvarlige til orientering, jævnfør stk. 8. Der er endnu ikke krav om at årsregnskabet skal sendes til andre, fx Erhvervsstyrelsen. Ethvert medlem af Lokalafdelingen eller Landsbestyrelsen kan dog forlange, at årsregnskabet og de løbende posteringer forelægges landsforeningens kritiske revisor. Læs evt. om kritisk revisors funktion på siden her. 12. Revision af 14-regnskab særlige krav? Nej, den revision, der skal foretages, er på linje med den, der foretages i enhver anden mindre forening, og kan udføres af lægmand uden særlige kvalifikationer eller uddannelse. Der skal ikke aflægges nogen erklæring, men blot skrives under på regnskabet af kasserer og revisor - med mindre selvfølgelig, at den valgte revisor synes der er grund til at tilføje evt. bemærkninger i regnskabet. 13. Tilknytning til regionen er der forskel på 13- og 14-afdelinger? Næsten ikke! Alle rettigheder og pligter i forhold til regionen er præcis de samme. Man har samme muligheder for at være en del af regionen og Regionsrådet, og man har helt de samme muligheder for at søge og få de tilskud fra regionen, som regionsbestyrelsen vil bevilge. Eneste forskel er, at en 14-afdeling kan modtage tilskud til f.eks. administration og aktiviteter uden at der skal foreligge konkrete bilag på udgiften, hvorimod en 13-afdeling kun kan modtage tilskud mod fremsendelse af konkrete bilag (da der ellers vil være tale om udbetaling til en privatperson, hvilket vil udløse skattepligtig for pågældende). 14. Tilskud fra regionen og evt. ekstramidler kan det opnås af en velhavende 14-afdeling? Ja, om man er 13- eller 14 lokalafdeling medfører ikke nogen forskel på hvad man kan søge til, men som nævnt er der forskel på den dokumentation der skal afleveres. En regionsbestyrelse vælger selv sine retningslinjer for uddeling af de midler, den har til rådighed, men må selvfølgelig ikke stille en 14-afdeling, hvor der er ordentlig dokumentation for økonomien, ringere end en tilsvarende 13-afdeling! 15. Åbne arrangementer for ikke-medlemmer/gæster forskel mellem 13- og 14-afdelinger? Nej. Se afsnit 5.1 i Håndbog for Regioner og Lokalafdelinger, version juni Bemærk, at 14 ikke giver særlige/andre muligheder for at holde åbne arrangementer i forhold til Moms og skat Indledningsvis er det vigtigt at vide, at Danske Ølentusiaster ifølge formålet i vedtægterne primært er en forening med forbrugerpolitiske formål. Foreninger af den art er IKKE moms- og skattefri, som tilfældet er med næsten alle almennyttige og almenvelgørende foreninger. De nugældende regelsæt om moms og skat for foreninger er meget forskellige, hvorfor de beskrives hver for sig. 17. Moms Hvis en momspligtig person (et begreb i momsloven, der omfatter både personer, foreninger og virksomheder) har omsætning (= deltagerbetaling for smagninger, bryggeribesøg mv.) på kr. 4

5 eller derover indenfor en periode på 12 måneder, så indtræder der momspligt, dvs. pligt til at føre momsregnskab og at afregne evt. positiv eller mulighed for at retursøge evt. negativ moms. 17a. Momsmæssigt set betragtes Danske Ølentusiaster (landsforeningen, regionerne og lokalafdelingerne omfattet af 13), som én momspligtig person, registreret med landsforeningens CVR-nummer. 17b. Under de årlige Ølfestivaler har landsforeningen en omsætning langt over grænsen på de kr., hvilket betyder, at al økonomisk aktivitet i alle 13-afdelinger (og alle regioner) skal indgå i landsforeningens momsregnskab. For tiden arbejder Landsbestyrelsen derfor på at finde et nyt fælles regnskabssystem, som også kan håndtere registreringer af al økonomisk aktivitet i alle regioner og lokalafdelinger. Når det er fundet og sat i drift vil Landsbestyrelsen informere herom, og bistå alle i at komme godt i gang med at bruge systemet. 17c. En 14-afdeling med eget CVR-nummer og selvstændig økonomi betragtes derimod som en selvstændig momspligtig person, der (kun hvis omsætningsgrænsen overstiges) skal angive og afregne moms. Det er Landsbestyrelsens opfattelse, at omsætningen i mange lokalafdelinger ikke overstiger grænsen, og både disse og landsforeningen vil kunne undgå det administrative besvær at føre et fælles momsregnskab, hvis de vælger at være omfattet af 14. De vil dog stadig skulle registrere al økonomisk aktivitet i det fælles regnskabssystem nævnt i punkt 17b., idet systemet også vil kunne danne ensartede årsregnskaber for alle 14-afdelinger. 17d. 14-afdelinger med årlig omsætning over kr. vil via registreringer af al økonomisk aktivitet i regnskabssystemet kunne få det til at angive og beregne evt. moms. 18. Skat Hvis en forening har overskud ved leverancer (= deltagerbetaling minus udgifter) KUN til foreningens medlemmer er det skattefrit. Hvis overskud fremkommer ved leverancer både til medlemmer og ikke-medlemmer/gæster vil en forholdsmæssige del af overskud, der svarer til ikkemedlemmernes andel af det samlede antal medlemmer, være skattepligtigt. 18a. Skattemæssigt betragtes Danske Ølentusiaster (landsforeningen, regioner og alle lokalafdelinger, uanset om de omfattes af 13 eller 14) som ét skattesubjekt. 18b. Derfor SKAL der - uanset hvilken del af foreningen, der er arrangør - udarbejdes regnskab for alle arrangementer, hvori der deltager gæster/ikke-medlemmer mod betaling. Regnskabet skal vise andelen af evt. overskud, der stammer fra gæsters deltagelse, og skal sendes til landsforeningens økonomiansvarlige, som herefter beregner skatten og anmoder arrangøren om at overføre et beløb af samme størrelse til landsforeningens bankkonto. Landsforeningen medregner overskudsandelen i selvangivelsen og afregner senere skatten. 18c. Hvis gæster deltager i arrangementer mod forhøjet betaling medfører det, at andelen af overskuddet stiger, hvorfor lokalafdelingen også skal afregne et større beløb til landsforeningen. 18d. Hvis gæster deltager uden at de selv eller andre betaler for dem opstår der ikke noget skattepligtigt overskud, og som følge heraf skal der heller ikke afregnes noget skattebeløb til landsforeningen. - - o - - 5