Lager Programopdatering version DSM 2009 Efterår 2011

Transkript

1 Følgende er en oversigt over de ændringer indenfor området Lager, som programopdateringen omfatter. Vær opmærksom på at denne beskrivelse kun omfatter en del af den samlede programopdatering, idet der findes tilsvarende beskrivelser vedr. maskinhandel, værksted og økonomi. Du har mulighed for at få de øvrige beskrivelser tilsendt ved at tilmelde dig mail-listerne på under Tilmeld / frameld mail-liste. Der findes vejledninger til funktionerne i DSM-løsningen. Disse vejledninger er tilgængelige på vores ekstranet på under Kunder Extranet DSM vejledn. Menustruktur i DSM2009 Menustrukturen i DSM2009 er ændret på nogle områder. I de tilfælde hvor der er fjernet menupunkter, der ikke benyttes længere, vil de fremgå af denne skrivelse. I de tilfælde, hvor menupunkter blot er flyttet til en mere hensigtsmæssig placering, er dette ikke dokumenteret. Der opfordres derfor til at man, som noget af det første, bruger lidt tid til lige at orientere sig i den nye menustruktur. Nødvendige opsætninger I det efterfølgende beskrives de opsætninger, som SKAL laves for at programmet kan anvendes. Debitorskabeloner: Funktionaliteten vedr. debitorskabeloner er ændret markant i DSM2009 i forhold til tidligere versioner. I den nye version er der således mulighed for at lave skabelonopsætning på flere felter, samt ikke mindst, mulighed for at oprette flere skabeloner, der dækker flere områder. Der er således nu mulighed for at oprette skabeloner for f.eks. kreditorer og varer. Det er VIGTIGT at der inden konverteringen af data udskrives en liste over de debitorskabeloner, der bruges og er oprettet i systemet. Efter konverteringen skal disse skabeloner oprettes igen under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner. Når der skal oprettes nye debitorer, kreditorer, varer m.m., bliver man som bruger ikke længere spurgt om man ønsker at anvende skabelonerne. Der er kommet en ny funktionalitet under funktionsknappen Funktion, der hedder Anvend skabelon, som skal aktiveres for at skabelonen kommer til anvendelse. Her kan man så vælge mellem de forskellige skabeloner man har oprettet. Denne funktion kan også anvendes efter at der er lavet posteringer på f.eks. en debitor. Debitorkort for EAN-kunder I forbindelse med opdateringen til DSM2009, er der behov for at man påfører en betalingsformskode til alle de eksisterende kunder med tilknyttet EAN-nummer. Til betalingsformskoden skal der tilknyttes en betalingskanal. Betalingskanalen beskriver typen af overførsel, der er tale om. Denne kode kan først påføres efter konverteringen til DSM september 2011 Side 1 af 5

2 Ved overførsel af OIO-dokumenter bliver beskrivelsestekst fra enhedskoder nu anvendt som OIOenhed, hvorfor disse enhedskoders beskrivelsestekster ikke må være blanke. Efter konvertering til DSM2009 er det vigtigt at gennemgå alle enhedskoder og oprette en beskrivelsestekst for dem, der måtte være blanke. Enhedskoder er påført vare- og ressourcekort og overføres fra disse til ordrelinjerne. Normalt er det enhederne STK og TIMER, der anvendes. Opgaveplanlægger De opgaver der er oprettet i opgaveplanlæggeren, så de køres af DSM, typisk uden for normal arbejdstid, skal genoprettes efter konverteringen. Opgaverne er oprettet efter et specifikt opsæt, der passer til den opgave man forventer udført, men flere af de rapporter, der kan bruges i opgaveplanlæggeren, bliver i forbindelse med opdateringen ændret med nye filtrerings- og anfordringsmuligheder, hvorfor det efter konverteringen er nødvendigt at opdatere disse enkeltvis. Opgaveplanlæggeren findes under Opsætning It-administration Planlægningsopgave Planlægningsopgave. JMA vil sørge for at opgaveplanlæggeren opdateres. Denne opdatering vil finde sted i løbet af den første dag efter konverteringen. Eksisterende opsætninger I forbindelse med konverteringen til DSM2009, vil alle de opsætninger som ellers normalt gemmes/huskes af Navision, blive nulstillet. Det anbefales derfor, at man noterer de opsætninger til f.eks. samlefakturering, beregn plan i indkøbskladden, specifikke funktioner og rapporter, som man har benyttet i det gamle system. Hvis der er nye rapporter, tilføjes de således: Vælg Rapporter, knappen Ret. Tast F3, hvor du vil have rapporten tilføjet. Udfyld Rapport-id, tryk Enter. Menupunkt: Ny funktionalitet Info-panes Beskrivelse: Der er kommet et ekstra informationsvindue på hhv. salgs- og købsdokumenterne, på dokumenttyperne for Tilbud/Rekvisition, Ordrer og Fakturaer. Informationsvinduerne kaldes for Info-panes og er knyttet til både ordrehovedet og ordrelinjerne. På ordrehovedet findes information om Kunde/Leverandør, Leverings- /bestillingsadresser, Kontaktpersoner og Salgs-/Købsoversigter. På ordrelinjerne findes der information om Varenr., Disponibel beholdning mm. Ved at klikke på felterne i informationsvinduerne, åbnes for de pågældende informationskort. 16. september 2011 Side 2 af 5

3 Salgsoversigt i salgsdokumenter - Tilbud - Ordrer - Fakturaer Lager Under Salg & marketing Ordrebehandling Ordrer, kan man stå på en salgsordre og i Info-panes ruden vælge funktionen Salgsoversigt. Fra denne oversigt kan man se alle de bogførte dokumenter for den pågældende debitor på salgsordren. Hvis man vælger at se f.eks. Bogførte fakturaer, vises alle tidligere bogførte fakturaer til denne debitor. Ved at markere en eller flere linjer kan disse kopieres til den salgsordre, man står på, ved at benytte funktionsknappen Kopiér til dokument. Købsoversigt i købsdokumenter - Rekvisition - Ordrer - Fakturaer Under Køb Ordrebehandling Ordrer, kan man stå på en købsordre og i Infopanes ruden vælge funktionen Købsoversigt. Fra denne oversigt kan man se alle de bogførte dokumenter for den pågældende leverandør på købsordren. Hvis man vælger at se f.eks. Bogførte fakturaer, vises alle tidligere bogførte fakturaer til denne leverandør. Ved at markere en eller flere linjer kan disse kopieres til den købsordre, man står på, ved at benytte funktionsknappen Kopiér til dokument. Udskrivning af lagerkladder Under Lagersted Lager er der for kladdetyperne: Varekladder Omposteringskladder Lageropgørelseskladder kommet en funktionsknap, til udskrivning af kladdelinjerne direkte fra kladden. Tidligere skulle man ind i udskriftsmenuen og finde rapporterne for at få dannet en udskrivning af kladderne, men dette kan nu ske direkte fra kladdevinduet. Der findes til lageropgørelsen flere rapporter, der hver især udskriver og viser rapportdata forskelligt (stående/liggende). Det er ikke muligt selv at vælge hvilken specifik rapport-id der skal udskrives ved at trykke på funktionsknappen Udskriv. Det er fra JMA besluttet at rapporten DSM Lageropgørelsesoversigt A4 høj udskrives som standard. Varekort På varekortet, der bl.a. findes under Lagersted Planlægning & udførelse, er der oprettet 2 nye felter på fanebladet for Fakturering. Kostværdien er reguleret Viser om varens kostpris er reguleret i forbindelse med kostprisreguleringskørslen. Hvis der IKKE er flueben i feltet, kan man som udgangspunkt ikke regne med at kostprisen er korrekt. 16. september 2011 Side 3 af 5

4 Bogført kostpris Viser om værdiændringen i forbindelse med en kostprisregulering er bogført til finanskontoplanen, eller om det kun er kostprisfeltet på varekortet, der er opdateret. Skabeloner Der er nu mulighed for at oprette skabeloner på debitorniveau, kreditorniveau, vareniveau mm. Skabelonerne oprettes under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner, hvor det for de forskellige skabeloner vælges hvilke felter, der skal udfyldes via disse skabelonkort. Ved oprettelse af f.eks. en ny debitor kan man under menuknappen Funktion på debitorkortet vælge funktionen Anvend skabelon, herefter vælge den skabelon, der ønskes kopieret fra, og herved få udfyldt oplysninger på debitorkortet med værdier fra skabelonen. Man bliver som bruger ikke længere spurgt om man ønsker at anvende skabelonerne. Forudbetaling Der er mulighed for at oprette og registrere forudbetalinger på hhv. salgsordre og købsordre, således at disse ordrer kan gøres afhængige af, at der inden endelig bogføring skal være registreret betaling af forudbetalingsbeløbet. Forudbetalingsbeløbet oprettes som en %-del af det samlede ordrebeløb. Forudbetalingen kan oprettes som en fast %-sats på hhv. debitor- og kreditorkortet, samt som en individuel %-sats på de enkelte salgsordrer og købsordrer. Der kan på en vare opsættes en specifik forudbetalings-%, der kan rettes mod en specifik debitor/kreditor, en debitorprisgruppekode eller gælde for alle debitorer. I salgs- og købsopsætningen kan der markeres, at en ordre ikke må kunne bogføres, førend forudbetalingen er registreret som betalt og udlignet i systemet. Der vil blive udviklet specifik vejledning til dette emne, som vil kunne findes på Beholdningsadvarsel Når der i DSM2009 oprettes varer på baggrund af en katalogvare, vil der ikke for disse varer fremkomme beholdningsadvarsler, hvis man forsøger at sælge en vare, der ikke er beholdning på. Beholdningsadvarsel vises udelukkende for de varer, der er oprettet direkte i varekartoteket. Elektroniske fakturaer For at kunne afsende de elektroniske betalinger i DSM2009, skal der på debitorkortet, for de kunder der anvender EAN, angives en Betalingsformskode, hvortil der er knyttet en kode for betalingskanal. Denne kode kan først påføres efter konverteringen til DSM september 2011 Side 4 af 5

5 Ligeledes skal der oprettes Tekst/Beskrivelse til alle enhedskoder, der anvendes på EAN-dokumenterne. Enhedskoder er påført vare- og ressourcekort og overføres fra disse til ordrelinjerne. Normalt er det enhederne STK og TIMER, der anvendes. Teksterne fra disse enhedskoder, anvendes som OIO-enheder og må derfor ikke være blanke. Felter eller menupunkter, som er fjernet Samlefakturering Menupunktet Salg & marketing Ordrebehandling Samlefakturering er fjernet, således at der kun findes én tilgang til denne funktionalitet. Samlefakturering er samlet i én kørsel, der findes under Salg & marketing Ordrebehandling. Reservedele Under Lagersted Reservedele er der oprettet en del nye menupunkter. Dette er gjort for at man fremover kun skal gå i denne menu for at kunne håndtere alt omkring opsætning af katalogvarer, prisopdateringer, leverandørkoder mm. I menuen er kartotekskort for Varer, Lagervare (pr. lokation) og Katalogvarer oprettet som selvstændige punkter, sammen med funktionerne for Varesøg og Reservedelssøg. Varekort, feltet Gnsn. kostpris (RV) Debitorskabelon Feltet Gnsn. kostpris (RV), der fandtes på varekortets faktureringsfaneblad, er fjernet i DSM2009 versionen. I DSM2009 versionen vises kostprisbevægelserne anderledes end tidligere, hvorfor feltet ikke længere har nogen relevans, da der ikke vises udligningsposter m.m. Funktionaliteten til oprettelse af Debitorskabeloner, som hidtil fandtes under Salg & marketing Salg Opsætning, er fjernet fra menuen. Der kan oprettes debitorskabeloner i DSM2009, men det foregår nu under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner. 16. september 2011 Side 5 af 5

6 Programopdatering version DSM DK Følgende er en oversigt over de ændringer indenfor området Lager, som programopdateringen omfatter. Vær opmærksom på at denne beskrivelse kun omfatter en del af den samlede programopdatering, idet der findes tilsvarende beskrivelser vedr. maskinhandel, værksted og økonomi. Du har mulighed for at få de øvrige beskrivelser tilsendt ved at tilmelde dig mail-listerne på under Tilmeld / frameld mail-liste. Der findes vejledninger til funktionerne i DSM-løsningen. Disse vejledninger er tilgængelige på vores ekstranet på under Kunder Extranet DSM vejledn. Hvis der er nye rapporter, tilføjes de således: Vælg Rapporter, knappen Ret. Tast F3, hvor du vil have rapporten tilføjet. Udfyld Rapport-id, tryk Enter. Menupunkt: Ny funktionalitet Indkøbsordre Indkøbsordre Indkøbsordre Indkøbsfaktura Salgsordre Beskrivelse: Ved bestilling af varer hos MI (via Send ordre) modtages i dag en fax, der oplyser om varerne er på lager nu er der mulighed for i stedet at få tilbagemelding fra MI på . Dette kræver blot at feltet Indkøber er udfyldt på købsordren og feltet på sælger/indkøber er udfyldt. Bestilling/afsendelse af ordren foretages som hidtil. I varemodtagelsesøjeblikket er det er nu blevet nemmere at ændre varenr. på skaffevarer, som er tilknyttet en salgs/serviceordre (specialordre). På købsordren er der kommet en ny funktion Ændre varenr. (specialordre), som med fordel kan anvendes i forbindelse med varenumre, der er bestilt med et midlertidigt varenummer, f.eks. varenummer XX. Funktionen åbner et nyt vindue, hvor det korrekte varenummer indtastes. Findes varen, ændres varenummer på købsordre og tilknyttet salgs-/serviceordre automatisk. Findes varen ikke gives der mulighed for i samme arbejdsgang at oprette varen og derefter gennemføre opdatering af ordren. Der er på købsordrer nu mulighed for at indtaste tilknyttede tekstlinjer under knappen Funktion. Tilknyttede tekstlinjer kan i modsætning til bemærkninger og alm. tekstlinjer - vises i integrationskladden. Linjer med tilknyttede tekstlinjer vil i kladden være markeret med et gult udråbstegn ved klik på udråbstegnet vises tekstlinjerne. For at lette afstemningen af købssamlefaktura er leverandørvarenummer nu tilføjet på købsfakturaens linje-del. Der er nu mulighed for på salgsordrer at få beregnet kostpris på varer med lagerværdi 0 ud fra salgspris og DG på varebogføringsgruppen. 20. september 2011 Side 1 af 3

7 Programopdatering version DSM DK Dette kræver at der i DSM-opsætningen, på fanen Vare sættes markering i feltet Kostpris på varer m. lagerværdi 0 via DG, og at der er angivet en DG på den varebogføringsgruppe, som varen tilhører. Er begge forudsætninger opfyldt vil salgs- og kostpris blive sat til 0 på ordrelinjen når varenummer indtastes. Og når salgspris efterfølgende angives, vil kostprisen automatisk blive udregnet ud fra DG på varegruppen. Er der ingen DG angivet vil priser blive hentet fra varekortet, som hidtil. Salgsordre Salgsordre Salgsordre / Salgskreditnota / Købsordre / Købskreditnota Salgsordre / Varekategori Katalogvarer Katalogvarer - oprydning Integrations- Der er nu mulighed for integration til PostDanmarks webbaserede udskrivningsprogram WebPack, hvorfra der kan udskrives adresselabels med adresser, stregkode og porto. WebPack-integration er et tillægsmodul kontakt venligst JMA s salgsafdeling vedr. priser og yderligere information. På salgsordre vises der nu en markering for dokumenter på på ordrehovedet, således at man bliver opmærksom på at der ikke kommer en udskrift på print. Markeringen er et lille PDF-logo. Ved fejlmeldinger fra systemet, f.eks. når bogføring afvises pga. en manglende oplysning på ordren, henvises ofte til et bestemt ordrelinjenummer. Som en hjælp til fejlsøgning er linjenummer derfor nu tilføjet yderst til højre i ordreskærmbilledets linje-del. Der kan nu tilknyttes udvidede tekster på varekategorier. De nye, udvidede tekster oprettes fra oversigten over varekategorier, under knappen Tekst. Varer, hvor der på ordrer automatisk ønskes indsat udvidede varekategoritekster, skal markeres i feltet Automatisk udvidede varekategoritekster på fanen Generelt. På varekategori-oversigtsbilledet, under knappen Tekst, findes en hjælpefunktion, der kan opdatere de varer, hvor der til varekategorien er tilknyttet udvidede tekster. De nye tekster kan eksempelvis anvendes i forbindelse med brugte varer, som er indkøbt hos ikke-momsregistreret person, hvor der via teksterne kan gives information på salgstidspunktet vedr. brugtmoms m.v. Af hensyn til indberetning til Intrastat er der nu kommet et nyt felt på katalogvarer, nemlig feltet Brugstarifnr. Ved oprettelse af varer fra katalogvarer opdateres brugstarifnr. og nettovægt på varekortet. Og ved opdatering af salgspriser via katalogvarer opdateres brugstarifnr. på varen. Der er kommet en ny rapport Sletning af katalogvarer (rapport ), hvor det er muligt at få slettet katalogvarer, der ikke er prisopdateret i en given periode. Du finder rapporten under Lagersted Periodiske aktiviteter. Rapporten kan afvikles i opgaveplanlæggeren. Der er kommet 2 nye felter i integrationskladden: Specialordrenr. (Med link til salg eller serviceordre) 20. september 2011 Side 2 af 3

8 Programopdatering version DSM DK kladde Tilknyttet tekst (viser tilknyttede tekstlinjer fra købsordren). DSM lageropgørelsesoversigt DSM Lageropgørelsesoversigt gemmer nu opsætning fra rapportens indstillingsfane. Har man valgt: "Vis antal beregnede" vil denne opsætning blive husket fra gang til gang. 20. september 2011 Side 3 af 3